Các thông tin để có chứng từ hợp lệ

1) Hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thì được coi là hợp pháp. Đó là:

* Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn do Doanh nghiệp tự tạo theo quy định của Chỉnh phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn.
* Biên lai thu phí, lệ phí theo Pháp lệnh Phí, Lệ phí và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành.

Hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành, …

2) Khi nói đến hoá đơn, chứng từ hợp lý là muốn nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hoá đơn hợp pháp vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý, nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung kinh doanh và tình hình hoạt động cũng như hiện trạng của Doanh nghiệp.

Thí dụ, hóa đơn ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp nhưng phải xem hóa đơn ấy có liên quan đến hoạt động SXKD hay không ? Nếu hóa đơn ăn uống là do bạn chiêu đãi người thân, gia đình, ... không liên quan đến hoạt động SXKD thì cho dù có hóa đơn hợp pháp cũng không được xem là chi phí hợp lý và không được hạch toán vào chi phí, giá thành.

Hay như doanh nghiệp không có phương tiện vận tải mà lại có hóa đơn mua nhiên liệu phục vụ vận tải để kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí là không hợp lý.

3) Hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn.

Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới đáp ứng 03 yêu cầu cơ bản. Trong một số trường hợp, chi phí phát sinh còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như: không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...), không vượt mức khống chế (chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo, ... không vượt quá % trên tổng chi phí). Nếu chi phí phát sinh quá lớn hoặc chi phí đã trả cho nhiều kỳ thì phải phân bổ dần, ...