Lưu trữ hồ sơ đăng ký thường trú

Theo Điều 10 Thông tư số 80/2011/TT-BCA, việc lưu trữ hồ sơ đăng ký thường trú là bước sắp xếp, lưu trữ hồ sơ để bảo quản, khai thác lâu dài. Cách thức ghi chép, bảo quản, khai thác hồ sơ hộ khẩu được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác. Thông tư số 80/2011/TT-BCA chỉ quy định về cách sắp xếp các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ và trách nhiệm của cơ quan đăng ký trong việc sắp xếp, chuyển hồ sơ cho tàng thư hộ khẩu. Theo quy định hiện nay, hồ sơ đăng ký thường trú được lưu trữ, bảo quản tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu và được sắp xếp theo thứ tự như sau:
 
a) Văn bản đề xuất giải quyết hồ sơ
 
b) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu
 
c) Bản khai nhân khẩu ( nếu có )
 
d) Giấy chuyển hộ khẩu ( nếu có )
 
đ) Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp (nếu có )
 
e) Giấy tờ chứng minh các điều kiện đăng ký cư trú
 
g) Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu ( nếu có )
 
h) Sổ hộ khẩu ( nếu có )
 
i) Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu ( nếu có )
 
k) Giấy tờ khác ( nếu có )
 
Để đảm bảo việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ đúng quy định, Thông tư số 80/2011/TT-BCA quy định trách nhiệm của cơ quan đăng ký cư trú trong việc chuyển hồ sơ đăng ký thường trú vào tàng thư sổ hộ khẩu; theo đó, đối với cấp huyện: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày trả kết quả đăng ký thường trú, cán bộ đăng ký phải chuyển hồ sơ đến tàng thư hồ sơ hộ khẩu để lưu trữ, quản lý theo quy định. Đối với xã, thị trấn cảu huyện thuộc tỉnh: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày trả kết quả đăng ký thường trú, cán bộ đăng ký phải chuyển hồ sơ đến tàng thư hồ sơ hộ khẩu để lưu trữ, quản lý theo quy định. Việc giao, nhận hồ sơ đến tàng thư hồ sơ hộ khẩu phải kiểm tra giấy tờ, tài liệu giao, nhận và có sổ bàn giao