Công văn 2826/TCT-PCCS sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán,văn bản giao dịch... với cơ quan thuế

• Số hiệu: 2826/TCT-PCCS
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Tổng cục Thuế
• Người ký: Phạm Duy Khương
• Ngày ban hành: 09/08/2006

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 2826/TCT-PCCS V/v: Sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán, văn bản giao dịch... với cơ quan thuế	Hà Nội, ngày 09 tháng 08 năm 2006

Kính gửi: Cục thuế các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương

Thời gian vừa qua, Tổng cục Thuế nhận được phản ánh của một số Cục Thuế, doanh nghiệp về việc phát hiện chữ ký của người đại diện cơ sở kinh doanh trên các hoá đơn GTGT và các tờ khai gửi cơ quan thuế không phải chữ ký trực tiếp mà được đóng bằng dấu khắc.

Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

- Tại Khoản 1 Điều 20 Luật Kế toán (số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003) quy định: “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất”.

- Tại Khoản 4 Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”.

Căn cứ các quy định trên, người có thẩm quyền (hoặc người được uỷ quyền) của cơ sở kinh doanh phải ký trực tiếp bằng bút mực (trừ các trường hợp chữ ký điện tử được cấp phát, quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử) trên các chứng từ kế toán và các văn bản giao dịch với cơ quan thuế.

Tổng cục Thuế yêu cầu các Cục Thuế cho tiến hành kiểm tra rà soát lại các chứng từ kế toán, các tờ khai thuế và các văn bản giao dịch khác mà các cơ sở kinh doanh đã gửi cho cơ quan thuế để xử lý theo hướng dẫn dưới đây:

1. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản không đúng thẩm quyền (Tổng cục Thuế đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 1498/TCT-PCCS ngày 24/4/2006) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.

2. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.

3. Khi phát hiện các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế thuộc một trong các trường hợp nêu trên, cơ quan thuế xử lý như sau:

- Đối với các hoá đơn, chứng từ kế toán được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ hợp pháp để xác định quyền và nghĩa vụ về thuế của cơ sở kinh doanh.

- Đối với các tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì yêu cầu cơ sở kinh doanh khắc phục sai sót và nộp bản thay thế. Thời Điểm cơ quan thuế nhận được bản thay thế được coi là thời Điểm nộp tờ khai và văn bản giao dịch. Nếu tính đến thời Điểm nộp bản thay thế mà quá thời hạn pháp luật quy định đối với việc nộp loại tờ khai, văn bản giao dịch đó thì cơ quan thuế phải xử phạt về hành vi chậm nộp theo quy định của pháp luật.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết và thực hiện./.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Phạm Duy Khương

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE  THE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 2826/TCT-PCCS Re: Use of the carved signature seals on the accounting documents, transaction documents ... with the tax authority	Hanoi, August 09, 2006

To: The Departments of Taxation of central-affiliated cities and provinces

The General Department of Taxation has recently received inquiries from several Tax Department and enterprises about use of carved signature seals on VAT invoices and declarations to be submitted to tax authorities instead of handwritten signatures of representatives of businesses.

General Department of Taxation hereby gives the following opinions:

- At Clause 1 Article 20 of the Law on accounting No. 03/2003/QH11 dated June 17, 2003 specified: “Accounting vouchers must be properly signed. Signatures on accounting vouchers must be written with ink pen. Accounting vouchers must not be signed in red ink or with carved signature seals. A person's signature on accounting vouchers must be consistent.”

- At Clause 4 Article 10 of Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 8, 2004 of the Government on work of records and archives specified: “Do not use pencil, red ink or other types of easily faded ink upon document signing.”

Based on the above provisions, the competent persons (or authorized persons) of the business must directly sign with ink pen (except for cases where electronic signatures are permitted in accordance with the regulations on electronic transactions) on accounting documents and tax documents.

The General Department of Taxation hereby request the Tax Departments of provinces to re-inspect accounting documents, tax declarations and other transaction documents sent by businesses to tax authorities and follow these instructions:

1. The invoices, accounting documents, tax declarations and other transaction documents sent by businesses to tax authorities that are signed ultra vires (According to Official Dispatch No. 1498/TCT-PCCS dated April 24, 2006 of General Department of Taxation) shall not be regarded as lawful invoices, accounting documents and transaction documents.

...

...

...

3. In any of the cases above:

- The tax authority shall not use invoices and accounting documents specified in Point 1 and Point 2 above as lawful documents for determining the tax-related rights and obligations of the business.

- Regarding unlawful tax declarations and other transaction documents specified in Point 1 and Point 2 above, the tax authority shall request the sender to resubmit it. The date the tax authority receives the resubmitted document is considered the date of receipt of the document. If a document is resubmitted after prescribed deadline, the tax authority shall impose a penalty for late submission according to the provisions of law.

Tax Departments of provinces shall implement this document.

FOR THE GENERAL DIRECTOR
OF GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Pham Duy Khuong