Công văn 1766/TCT-CS Đóng dấu trên hoá đơn

• Số hiệu: 1766/TCT-CS
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Tổng cục Thuế
• Người ký: Phạm Duy Khương
• Ngày ban hành: 08/05/2008

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -----	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
Số: 1766/TCT-CS V/v Đóng dấu trên hoá đơn	Hà Nội, ngày 08 tháng 5 năm 2008

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thời gian qua Tổng cục Thuế nhận được công văn của một số Cục Thuế và doanh nghiệp đề nghị được in sẵn mẫu dấu trên hoá đơn thay cho việc đóng dấu. Về việc này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại khoản 4, Điều 19 Luật Kế toán quy định: “Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.”

Căn cứ quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì không quy định được in sẵn mẫu dấu để thay thế cho việc đóng dấu.

Đối chiếu với các quy định nêu trên thì đề xuất của một số doanh nghiệp được in sẵn mẫu dấu trên hoá đơn tự in thay cho việc đóng dấu ướt trên hoá đơn liên giao cho khách hàng là không đúng theo quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu và Luật Kế toán. Doanh nghiệp in sẵn mẫu dấu trên hoá đơn chỉ là logo, biểu tượng để quảng bá, thông tin về doanh nghiệp, không thay thế cho việc đóng dấu ướt trên hoá đơn liên giao cho khách hàng theo quy định của pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in thì thực hiện như sau:

- Nếu mẫu hoá đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký tên thì thủ trưởng đơn vị phải ký tên và đóng dấu theo quy định.

- Trường hợp Công ty uỷ quyền cho cấp dưới ký thì cấp dưới ký tên và đóng dấu của Công ty theo uỷ quyền; hoặc đóng dấu treo.

- Trường hợp mẫu hoá đơn chỉ có người mua, người bán ký tên khi có uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị (không có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký) thì không nhất thiết phải đóng dấu.

Doanh nghiệp căn cứ vào nhu cầu kinh doanh để thiết kế, đăng ký mẫu hoá đơn với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm trong việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn của đơn vị theo quy định.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết và hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc phản ánh Tổng cục Thuế để được giải quyết kịp thời./.

Nơi nhận: - Như trên; - Vụ PC, CST, CĐKT và KT; - Các Ban, đơn vị thuộc TCT; - Lưu: VT, CS (3b).

KT.TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Phạm Duy Khương

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 1766/TCT-CS	Hanoi, May 8, 2008

OFFICIAL LETTER

ON APPENDING SEALS ON INVOICES

To: Provincial/municipal Tax Departments

The General Department of Taxation has recently received official letters from some provincial/municipal Tax Departments and enterprises proposing for acceptance of using the pre-printing of specimen seals on invoices instead of appending seals. Concerning this matter, the General Department of Taxation gives the following opinions:

Clause 4, Article 19 of the Accounting Law stipulates: “Accounting documents must be made adequately in the prescribed number of copies. If an economic and financial operation requires many copies of accounting documents, the contents of those copies must be identical. For accounting documents which are made by accounting units defined at Points a throu d, Clause 1, Article 2 of this Law to conduct transactions with outside organizations or individuals, the copies to be handed over to outsiders must be appended with seals of the issuing units.”

The Government’s Decree No. 58/2001/ND-CP of August 24, 2001, on seal management and use, does not allow the pre-printing of specimen seals instead of appending seals.

Pursuant to the above provisions, the enterprises’ proposal to use pre-print specimen seals on self-printed invoices instead of appending seals on invoices’ copies handed over to customers runs counter to the seal management and use regulations and the Accounting Law. Specimen seals pre-printed on invoices by the enterprises are merely logos or symbols for advertising or information on the enterprises, which cannot substitute for the seals appended on invoices’ copies handed over to customers under legal regulations.

Enterprises using self-printed invoices shall comply with the following regulations:

...

...

...

- In case the company authorizes a subordinate to sign the invoice, such subordinate shall sign his/her name and append the company’s seal on it as authorized; or append the seal at the top of the invoice.

- In case the invoice should be signed only by the purchaser and seller as authorized by the unit head (without the item “signature of the unit’s head”), a seal may not be appended.

Enterprises shall, based on their business requirements, design and register their specimen invoices with tax agencies and take accountability for the printing, issuance and use of their invoices according to regulations.

The General Department of Taxation notifies the above opinions to provincial/municipal Tax Departments for information and guidance to enterprises for compliance. Problems arising in the course of implementation should be reported to the General Department of Taxation for timely settlement.

FOR THE GENERAL DIRECTOR OF TAXATION
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Pham Duy Khuong