|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
---------------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 260/VTLTNN-NVĐP
V/v. Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn
thư và lưu trữ
|
Hà
Nội, ngày 06 tháng 5 năm 2005
|
|
Kính
gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ;
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Cơ quan TW của các tổ chức chính trị - xã hội;
- Các tổng công ty nhà nước.
|
Thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ được giao tại Quyết
định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng quy chế (hoặc
quy định) công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung
là quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan) như sau:
1. Mục
đích xây dựng quy chế
Việc xây dựng,
ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan nhằm cụ thể hoá các quy định
của Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của
từng cơ quan, tổ chức; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt
động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật
trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng
lâu dài.
2. Đối tượng
xây dựng quy chế
Tất cả các cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ
quan, tổ chức) cần xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ
quan.
3. Phạm vi
áp dụng quy chế
Quy chế công
tác văn thư và lưu trữ cơ quan chỉ nên áp dụng trong nội bộ từng cơ quan, tổ chức.
Đối với những cơ quan, tổ chức có các cơ quan, tổ chức trực thuộc, thì mỗi cơ
quan, tổ chức trực thuộc cũng cần có quy chế riêng để quy định những Điều chi Tiết,
cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đặc Điểm của cơ quan, tổ
chức mình. Tuy nhiên, nếu các cơ quan, tổ chức trực thuộc không có quy định gì
khác chi Tiết hơn các quy định của cơ quan, tổ chức cấp trên, thì quy chế công
tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên cũng có thể quy định áp dụng
cho cả các cơ quan, tổ chức trực thuộc.
4. Căn cứ
để xây dựng quy chế
Quy chế công
tác văn thư và lưu trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau
đây:
- Văn bản quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ
quan, tổ chức;
- Các Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành;
- Các văn bản
quy phạm pháp luật hiện hành về công tác văn thư và lưu trữ như: Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi Tiết thi hành một số Điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; các Thông tư
hướng dẫn thực hiện hai Nghị định nói trên và các văn bản quy phạm pháp luật
khác;
- Những tiêu
chuẩn, quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư và lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước ban hành như: các tiêu chuẩn ngành về giá, hộp, sổ thống kê…; các
văn bản hướng dẫn về quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ hiện hành, nguồn và
thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp, chỉnh lý, bảo quản, tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ…
- Những văn bản
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, về quản lý và sử
dụng con dấu.
5. Hướng dẫn
vận dụng bản đề cương quy chế
Bản Đề cương
quy chế tham khảo gửi kèm theo văn bản này có tính chất định hướng chung, nhằm
đưa ra các gợi ý để giúp các cơ quan, tổ chức tham khảo, vận dụng trong quá
trình xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
Các cơ quan,
tổ chức căn cứ vào tình hình thực tế để lựa chọn hình thức xây dựng quy chế và
nội dung Điều chỉnh cho phù hợp. Bản quy chế có thể xây dựng theo các hướng
sau: quy chế chung công tác văn thư và lưu trữ cơ quan; quy chế công tác văn
thư riêng và quy chế công tác lưu trữ riêng; quy định một phần nội dung trong
công tác văn thư và lưu trữ (ví dụ quy chế về xây dựng và ban hành văn bản; quy
chế về quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành...).
Dựa vào những
tiêu chí hướng dẫn trong từng Điều của bản Đề cương quy chế, các cơ quan, tổ chức
áp dụng những quy định đã có ở các văn bản căn cứ nói trên và cụ thể hoá, chi Tiết
hơn với Điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức mình.
Để phổ biến rộng
rãi văn bản này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố sao gửi văn bản này đến các cơ quan, tổ chức
thuộc phạm vi quản lý của mình, đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện.
Trong quá
trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các ơ quan phản ánh bằng
văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba
Đình, Hà Nội.
|
|
CỤC
TRƯỞNG
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Dương Văn Khảm
|
ĐỀ
CƯƠNG THAM KHẢO
(Ban hành kèm theo Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
QUY
CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng Điều chỉnh
Quy định phạm
vi áp dụng của quy chế.
Quy định đối
tượng Điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ:
- Công tác
văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập
hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong
văn thư.
- Công tác
lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2.
Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ:
- Trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư và lưu
trữ;
- Trách nhiệm
của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ;
- Trách nhiệm
của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;
- Trách nhiệm
của mỗi cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức.
Điều 3. Tổ
chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
- Tổ chức,
nhiệm vụ của văn thư cơ quan.
- Tổ chức,
nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan.
Điều 4.
Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Quy định cán
bộ làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải đảm bảo tiêu chuẩn
nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định.
Điều 5.
Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Quy định
trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và của Chánh Văn phòng (hoặc
Trưởng phòng Hành chính) trong việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị
chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn
thư và lưu trữ.
Điều 6. Bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
Quy định mọi
hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện
theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Mục I. Soạn thảo, ban hành
văn bản
Điều 7.
Hình thức văn bản
Quy định cụ
thể các hình thức văn bản mà cơ quan được phép ban hành:
- Văn bản quy
phạm pháp luật;
- Văn bản
hành chính thông thường;
- Văn bản
chuyên ngành (nếu có)...
Điều 8. Thể
thức văn bản
Quy định thể
thức các loại văn bản mà cơ quan, tổ chức được phép ban hành:
- Văn bản quy
phạm pháp luật;
- Văn bản
hành chính;
- Văn bản
chuyên ngành (nếu có);
- Văn bản
trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài (nếu có)...
Kèm theo Điều
này cần có một số phụ lục về mẫu trình bày từng loại văn bản và bảng chữ viết tắt
tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức để ghi ký hiệu văn bản.
Điều 9. Soạn
thảo văn bản
- Quy định về
việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo các Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
- Quy định
trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; của đơn vị và cá nhân được
giao chủ trì soạn thảo văn bản đối với việc soạn thảo văn bản hành chính trong
cơ quan, tổ chức.
Điều 10.
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Quy định về
quy trình duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
Điều 11.
Đánh máy, nhân bản
Quy định những
yêu cầu của việc đánh máy, nhân bản văn bản trong cơ quan, tổ chức.
Điều 12.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Trách nhiệm
của thủ trưởng đơn vị hoặc các nhân chủ trì soạn thảo văn bản trong việc kiểm
tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Trách nhiệm
của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc kiểm tra và chịu
trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 13.
Ký văn bản
- Thẩm quyền
ký: của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; các trường hợp ký thay mặt (TM.), ký
thay (KT.), ký thừa ủy quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) trong cơ quan, tổ chức.
- Trách nhiệm
của người ký văn bản về số lượng bản ký trực tiếp; số lượng bản phát hành; gửi
văn bản vượt cấp (nếu có).
- Loại bút, mực
dùng để ký văn bản.
Điều 14. Bản
sao văn bản
- Các hình thức
sao văn bản (sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục).
- Thể thức của
bản sao.
- Giá trị
pháp lý của các bản sao có dấu.
- Giá trị
pháp lý của các bản sao không có dấu.
Mục 2. Quản
lý văn bản
Điều 15.
Trình tự quản lý văn bản đến
Quy định tất
cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến;
2. Trình,
chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Quy định chi Tiết
việc tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ (hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến).
Điều 17.
Trình, chuyển giao văn bản đến
- Thời hạn
trình và chuyển giao văn bản (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc đối với từng
loại văn bản khẩn và văn bản thường).
- Yêu cầu
chuyển giao chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
Điều 18.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Trách nhiệm
của người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ
đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách.
- Trách nhiệm
của đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản.
- Trách nhiệm
của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết
văn bản đến.
- Quy định thời
hạn giải quyết đối với văn bản đến loại khẩn và loại bình thường.
Điều 19.
Trình tự quản lý văn bản đi
Quy định tất
cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra
hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản;
2. Đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký
văn bản;
4. Làm thủ tục,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản
đi.
Điều 20.
Chuyển phát văn bản đi
- Quy định thời
hạn chuyển phát văn bản đi đối với loại khẩn và loại thường.
- Quy định
trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi bằng Fax, gửi qua mạng,
sau đó phải gửi bản chính.
Điều 21.
Lưu văn bản đi
- Quy định số
lượng và nơi lưu văn bản phát hành.
- Yêu cầu đối
với tập lưu văn bản đi ở văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Yêu cầu giấy
và mực in đối với bản lưu văn bản quy phạm pháp luật.
Mục 3.
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Điều 22. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
- Khái niệm hồ
sơ.
- Nội dung việc
lập hồ sơ hiện hành.
- Yêu cầu đối
với hồ sơ được lập.
Điều 23.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm
của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Thời hạn
giao nộp, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với tài liệu hành chính; tài
liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu ảnh, phim điện ảnh,
mi-crô- phim, tài liệu ghi âm, ghi hình.
- Thủ tục
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Điều 24.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
- Trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trách nhiệm
của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).
- Trách nhiệm
của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức.
- Trách nhiệm
của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
- Trách nhiệm
của lưu trữ hiện hành.
Mục 4.
Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
Điều 25.
Quản lý và sử dụng con dấu
- Quy định về
người giữ dấu, việc bảo quản con dấu trong giờ hành chính, ngoài giờ hành
chính.
- Trách nhiệm
của nhân viên văn thư trong việc giữ và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, đơn vị
trong cơ quan, tổ chức.
Điều 26.
Đóng dấu
- Quy định
cách đóng dấu lên bản chính, lên chữ ký.
- Quy định về
đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu nổi (nếu có).
Chương III
CÔNG
TÁC LƯU TRỮ
Mục 1.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Điều 27.
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quy định
trách nhiệm hàng năm của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ
các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan.
Điều 29.
Xác định giá trị tài liệu
- Yêu cầu của
việc xác định giá trị tài liệu.
- Trách nhiệm
của lưu trữ hiện hành trong việc nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu của cơ quan, tổ chức.
Điều 30. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
- Nhiệm vụ của
Hội đồng.
- Thành phần
Hội đồng.
- Phương thức
làm việc của Hội đồng.
Điều 31.
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Thẩm quyền
của cơ quan, tổ chức trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị đối với cơ quan,
tổ chức trực thuộc (nếu có).
- Thẩm quyền
của cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
của cơ quan, tổ chức.
- Thẩm quyền
của người đứng đầu trong việc quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ
quan, tổ chức.
- Thủ tục và
hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 32. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với cơ quan, tổ chức
thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử)
- Trách nhiệm
của lưu trữ cơ quan.
- Thời hạn
giao nộp các loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Mục 2.
Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan
Điều 33.
Thống kê tài liệu lưu trữ
- Đối tượng
thống kê lưu trữ.
- Chế độ thống
kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Các loại sổ
sách thống kê trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Điều 34. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
- Quy định
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ.
- Trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo thực hiện các quy định về
bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Trách nhiệm
của lưu trữ hiện hành trong việc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu
lưu trữ.
Mục 3.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan
Điều 35. Đối
tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng
được phép khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành.
- Cá nhân
trong cơ quan;
- Cá nhân
ngoài cơ quan;
- Cá nhân có
nhu cầu riêng chính đáng. trên.
2. Thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với từng đối tượng
Điều 36.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phòng đọc
phục vụ tại chỗ;
- Cho mượn về
phòng làm việc;
- Các hình thức
khác (nếu có).
Điều 37.
Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thẩm quyền
của thủ trưởng cơ quan.
- Thẩm quyền
của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).
- Thẩm quyền
của người phụ trách lưu trữ cơ quan.
Điều 38.
Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Quy định việc
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để quản lý như: sổ
đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả.
Điều 39.
Khen thưởng và xử lý vi phạm