|
Kính gửi:
|
- Các phòng chức năng thuộc BHXH thành phố;
- Bảo hiểm xã hội quận, huyện.
|
Nhằm hoàn thiện việc gộp sổ bảo hiểm xã
hội (BHXH) đối với người lao động (NLĐ) có nhiều sổ, nay BHXH Thành phố ban
hành hướng dẫn thống nhất một số nội dung và trình tự giải quyết hồ sơ liên
quan đến gộp sổ BHXH như sau:
I. Các nguyên tắc
xử lý liên quan đến gộp sổ BHXH:
1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp
trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để
lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối
cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì
NLĐ nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp
sổ.
2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN
chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng
(hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để
tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.
- Nếu quá trình tham gia BHXH đầu
tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ
BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.
- Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng
trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.
3. Đối với những sổ gộp có thời gian
đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ
tự ưu tiên như sau:
- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh
thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ
BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;
- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;
- Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn
lao động - bệnh nghề nghiệp;
- Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn
BHXH thất nghiệp chưa hưởng;
- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp
nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;
- Sổ có thời gian tham gia BHXH,
BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.
4. Sổ BHXH mà NLĐ đã hưởng các chế độ
trợ cấp, thì xác nhận dữ liệu đã hưởng tương ứng với các phương án theo quy định,
quá trình còn lại chưa hưởng chế độ trợ cấp thì vẫn được bảo lưu.
5. Trường hợp NLĐ cam kết không thừa
nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN thì phải trình bày rõ trong Đơn đề nghị (mẫu
D01-TS). Cán bộ xử lý nghiệp vụ khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng
phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Đơn đề nghị
của NLĐ có phê duyệt của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc Lãnh đạo phòng Thu
BHXH Thành phố để thay thế cho sổ thu hồi. Trường hợp đặc biệt phải phục hồi lại
quá trình đã khóa phương án KB, KT, thì chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt
(nơi đã khóa dữ liệu trước đây) của Ban Giám đốc BHXH quận, huyện hoặc lãnh đạo
phòng chức năng của Thành phố và đúng theo quy trình phục hồi số sổ đã hủy.
6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH
trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa
hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất
nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm
trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).
7. Khi gộp sổ BHXH có quá trình tham
gia BHXH trùng nhau và đã hưởng trợ cấp BHTN, nếu quá trình đóng BHXH trùng,
dùng để tính thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp (3 tháng, 6 tháng hoặc 9 tháng
...) thì yêu cầu NLĐ phải nộp trả lại số tiền BHTN đã hưởng trước khi giảm
trùng.
8. NLĐ đã dùng hồ sơ của người khác để
tham gia BHXH và hưởng các chế độ trợ cấp BHXH, nếu còn quá trình chưa hưởng thì
sau khi đơn vị (hoặc NLĐ) nộp hồ sơ điều chỉnh theo đúng quy định, cơ quan BHXH
thực hiện điều chỉnh hồ sơ về nhân thân đúng và thông báo cho các nơi đã giải
quyết chế độ cập nhật nhân thân đúng thông qua Bộ phận chế độ BHXH.
9. Quá trình tham gia BHXH đã hưởng
chế độ, nhưng do quận, huyện khác quản lý thì không nhập dữ liệu đó về. Nếu dữ
liệu gốc do đơn vị mình quản lý thì xác nhận dữ liệu theo phương án CT, TT (nếu
có).
10. Quá trình tham gia BHXH mà NLĐ
cam kết không thừa nhận, nhưng do quận, huyện khác quản lý thì phải nhập dữ liệu
đó về để khóa phương án KB, KT.
11. Thời gian đóng trùng BHXH hoặc
đóng tiếp BHXH sau khi có quyết định hưởng hưu trí, được giải quyết trên nguyên
tắc gộp quá trình về sổ gốc, hoàn trả lại quá trình đóng trùng hoặc quá trình
đóng tiếp BHXH, kể từ thời gian NLĐ chính thức hưởng lương hưu trở về sau và
tính lại lương hưu.
II. Trình tự giải
quyết hồ sơ liên quan đến gộp sổ BHXH tại các Phòng nghiệp vụ hoặc các Bộ phận
(dưới đây gọi tắt là Bộ phận) Thu, Cấp sổ thẻ, Chế độ BHXH, Kế hoạch tài chính:
Để hạn chế tối đa việc cấp số sổ
trùng cho NLĐ tham gia BHXH, cán bộ xử lý nghiệp vụ phải căn cứ số chứng minh
nhân dân (CMND) của NLĐ, rà soát các kho dữ liệu trong quá trình giải quyết hồ
sơ.
1. Trình tự giải
quyết hồ sơ cấp số sổ BHXH mới:
Bộ phận Thu tiếp nhận hồ sơ tăng mới
của đơn vị, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp
số sổ cho NLĐ.
- Chỉ cấp số sổ mới nếu không phát hiện
được NLĐ có bất kỳ số sổ nào.
- Trường hợp phát hiện NLĐ đã có 1 số
sổ hợp lệ (không tính các số sổ tạm, số sổ không đủ 10 ký tự theo quy định ...)
thì ghi nhận tăng mới BHXH theo số sổ đó. Nếu phát hiện NLĐ có nhiều số sổ, thì
tạm thời lấy số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng và kèm theo phiếu yêu cầu gộp
sổ P01-ĐV chuyển đơn vị.
- Trường hợp không phát hiện số sổ
nào, nhưng trong phần khai báo tăng mới BHXH, đơn vị có ghi số sổ cũ (kể cả số
sổ do tỉnh, thành phố khác cấp), thì dùng số sổ của đơn vị khai báo nhưng phải
có sổ photo kèm theo.
2. Trình tự giải
quyết hồ sơ chốt sổ BHXH khi NLĐ có nhiều sổ:
Bộ phận Cấp sổ thẻ khi giải quyết hồ
sơ chốt sổ, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp
số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:
- Chốt sổ trên chương trình SMS; In mẫu
07/SBH, in phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV (hoặc P02-CN).
- Trả lại hồ sơ, kèm mẫu 07/SBH và
phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV cho đơn vị (hoặc P02-CN nếu NLĐ nộp hồ sơ).
- Khi đơn vị nộp bổ sung đầy đủ hồ sơ
kèm theo phiếu yêu cầu gộp sổ BHXH, nơi gộp sổ sẽ tiến hành gộp và chốt sổ theo
quy định.
- Trường hợp đã chốt sổ nhưng không
in tờ bìa, tờ rời thì phải ghi chú lên phiếu yêu cầu gộp P01-ĐV đối với đơn vị
hoặc P02-CN đối với NLĐ.
3. Trình tự giải
quyết hồ sơ hưu trí, tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, trợ cấp 1 lần,
thai sản cá nhân và 3 chế độ ngắn hạn khi NLĐ có nhiều sổ:
Bộ phận chế độ BHXH khi giải quyết hồ
sơ hưu trí, tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, trợ cấp 1 lần, thai sản
cá nhân và 3 chế độ ngắn hạn, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà
soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:
- In phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV đối
với đơn vị nộp hồ sơ hoặc P02-CN nếu NLĐ nộp hồ sơ.
- Trả lại hồ sơ chưa giải quyết chế độ
và phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV cho đơn vị (hoặc P02-CN cho NLĐ).
Trường hợp phát hiện NLĐ có nhiều sổ,
nhưng ngoài số sổ đang đề nghị hưởng chế độ, các số sổ còn lại khác đã hưởng hết
chế độ, sổ do NLĐ cam kết không thừa nhận thì hướng dẫn NLĐ làm Đơn đề nghị
theo mẫu D01-TS và giải quyết hồ sơ như sau:
- Nếu NLĐ có số sổ cam kết không thừa
nhận quá trình tham gia BHXH mà quá trình đó do quận, huyện khác hoặc Thành phố
quản lý, thì Bộ phận chế độ BHXH lập mẫu C02-TS kèm hồ sơ, chuyển qua Bộ phận
thu để nhập quá trình nơi khác về. Bộ phận thu sau khi nhập quá trình nơi khác
về, chuyển tiếp hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ thẻ thực hiện nghiệp vụ khóa dữ liệu
theo phương án KB, KT, lập biên bản hủy số sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ” và chuyển
trả hồ sơ kèm biên bản hủy sổ cho Bộ phận chế độ BHXH giải quyết chi trả chế độ
cho NLĐ.
- Nếu NLĐ có số sổ cam kết không thừa
nhận quá trình tham gia BHXH mà quá trình đó do quận, huyện mình quản lý, thì Bộ
phận chế độ BHXH lập mẫu C02-TS kèm hồ sơ, chuyển qua Bộ phận cấp sổ thẻ thực
hiện nghiệp vụ khóa dữ liệu theo phương án KB, KT, lập biên bản hủy số sổ tại mục
“Hủy có nhiều sổ” và chuyển trả hồ sơ kèm biên bản hủy sổ cho Bộ phận chế độ
BHXH giải quyết chi trả chế độ cho NLĐ.
Lưu ý:
+ Trường hợp NLĐ có nhiều sổ,
ngoài sổ đang đề nghị hưởng chế độ nhưng vẫn còn sổ khác, có quá trình chưa hưởng
chế độ thì vẫn trả hồ sơ về nơi tham gia và chốt sổ sau cùng thực hiện gộp sổ
theo quy định.
+ Ngoài trình tự giải quyết hồ sơ
như trên, Bộ phận chế độ BHXH vẫn phải thực hiện giải quyết hồ sơ như hướng dẫn
tại văn bản số 1435/BHXH-CĐBHXH ngày 16/5/2013 của Bảo hiểm xã hội Thành phố.
4. Trình tự giải
quyết hồ sơ gộp sổ BHXH nhưng phát hiện NLĐ có nhiều sổ hơn số lượng sổ đã nộp:
Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp
sổ, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ
cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ hơn số lượng sổ đã nộp theo hồ sơ thì thực
hiện:
- Không giải quyết gộp sổ, chỉ in phiếu
yêu cầu gộp sổ P01-ĐV (hoặc P02-CN nếu NLĐ nộp hồ sơ) kèm hồ sơ để chuyển trả lại
cho đơn vị.
- Khi NLĐ bổ sung đầy đủ sổ kèm theo
phiếu yêu cầu gộp sổ BHXH, nơi gộp sổ sẽ tiến hành gộp sổ theo quy định.
5. Trình tự giải
quyết hồ sơ điều chỉnh nhân thân tham gia BHXH khi NLĐ có nhiều sổ:
Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ điều
chỉnh nhân thân, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng
cấp số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:
- Điều chỉnh nhân thân trên chương
trình SMS, in phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV (hoặc P02-CN nếu NLĐ nộp hồ sơ) và
chuyển hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ thẻ.
- Bộ phận cấp sổ thẻ in lại thẻ BHYT
đã được điều chỉnh để trả cho đơn vị cùng với hồ sơ và phiếu yêu cầu gộp sổ.
6. Trình tự giải
quyết hồ sơ cấp mất, cấp hỏng sổ BHXH khi NLĐ có nhiều sổ:
Bộ phận cấp sổ thẻ khi giải quyết hồ
sơ cấp mất, cấp hỏng sổ BHXH, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:
- Không in lại sổ mất, sổ hỏng chỉ in
mẫu 07/SBH và phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV (hoặc P02-CN), có ghi chú lên phiếu
yêu cầu gộp về tình trạng của sổ đó như: chưa in tờ bìa, tờ rời ... để trả lại
cho đơn vị (hoặc P02-CN nếu NLĐ nộp hồ sơ).
- Khi NLĐ bổ sung đầy đủ hồ sơ sổ
BHXH, kèm theo mẫu 07/SBH và phiếu yêu cầu gộp sổ BHXH, nơi gộp sổ sẽ tiến hành
gộp sổ theo quy định.
7. Trình tự giải
quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH:
7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ
gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn
hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số
2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh
vực quản lý sổ BHXH.
NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của
Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng
quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh
nhân thân do mượn tên (303/.../SO).
7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ
không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:
- Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn
đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do
không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn
hồ sơ đã tham gia BHXH.
- Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp
sổ (304/.../SO).
- Bộ phận thu nhập quá trình tham gia
BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận (nếu có).
- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham
gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa
nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần,
trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không
thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.
7.3. Trường hợp NLĐ mượn hồ sơ tham
gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ trên sổ mượn tên (hồ sơ giả), nay nộp hồ sơ
giải quyết điều chỉnh nhân thân, có Quyết định xử phạt...theo
(PGNHS303/.../SO), thì thực hiện:
- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình
tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại
mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH
thu hồi hoặc bị mất sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia
BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.
7.4. Trường hợp 2 số sổ BHXH trùng
nhau hoàn toàn về nhân thân mà NLĐ đang giải quyết hồ sơ, có đơn cam kết không
cho người khác mượn hồ sơ (do bị người khác lạm dụng):
- Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ
đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, để làm căn
cứ giải quyết.
- Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ
đó đã nghỉ việc không liên lạc được, thì hướng dẫn NLĐ đang giải quyết hồ sơ,
làm thủ tục hồ sơ và giải quyết như mục 7.2 trên đây “Trường hợp người cho mượn
hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ”
8. Trình tự giải
quyết hồ sơ giảm trùng thời gian tham gia BHXH:
8.1. Thoái thu quá trình đóng trùng
BHXH thông qua đơn vị:
- Áp dụng cho trường hợp NLĐ đang làm
việc, có quá trình tham gia BHXH chưa được chốt sổ nhưng trùng quá trình với
đơn vị khác đã chốt.
- Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu
cho NLĐ thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị kèm“Phiếu thông tin” trả tiền
cho NLĐ.
- Đơn vị làm hồ sơ điều chỉnh giảm
trùng quá trình tham gia BHXH theo PGNHS (103/.../THU), ghép với hồ sơ gộp sổ
theo PGNHS (304/.../SO).
- Bộ phận thu lập phiếu yêu cầu
(C02-TS), chuyển Bộ phận CĐ.BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối
với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ
có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số sổ phải thu hồi.
- Bộ phận CĐ.BHXH phản hồi lại kết quả
cho Bộ phận thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có).
8.1.1. Trường hợp NLĐ chưa hưởng chế
độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:
- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng
quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến
Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả
(mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.
- Bộ phận thu gửi 01 Quyết định (QĐ)
hoàn trả cho NLĐ, 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ cùng với hồ sơ được giải
quyết về đơn vị.
8.1.2. Trường hợp NLĐ đã hưởng chế độ
đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:
- Bộ phận thu không giải quyết hồ sơ
gộp sổ; lập thông báo trả hồ sơ (kèm 01 QĐ thu hồi), yêu cầu NLĐ nộp lại số tiền
đã hưởng trước khi giải quyết hồ sơ gộp sổ.
- Sau khi NLĐ đã nộp lại số tiền theo
yêu cầu của BHXH, thì nộp lại hồ sơ gộp sổ (kèm chứng từ nộp tiền) để BHXH gộp
sổ.
- Bộ phận thu nhận được hồ sơ gộp sổ
(có kèm chứng từ nộp tiền của NLĐ), chuyển Bộ phận kế toán (C02-TS) để xác minh
số tiền NLĐ đã nộp đúng, đủ theo yêu cầu mới thực hiện gộp sổ.
- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng
quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến
Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả
(mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.
- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền,
gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu
thông tin” trả tiền cho NLĐ cùng với hồ sơ được giải quyết về đơn vị.
8.2. Thoái thu quá trình đóng trùng
BHXH trực tiếp cho NLĐ:
- Áp dụng cho trường hợp NLĐ có quá
trình tham gia BHXH đã được chốt sổ nhưng trùng quá trình với đơn vị khác đã chốt.
- Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu
cho NLĐ thông qua mã quản lý thu giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho
NLĐ (GT0001x hoặc GT0002x) kèm “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị nộp
hồ sơ gộp sổ).
- Bộ phận thu tự lập D02-TS để điều
chỉnh giảm thời gian đóng trùng BHXH, BHTN khi giải quyết hồ sơ gộp sổ.
- Bộ phận thu lập phiếu yêu cầu
(C02-TS), chuyển Bộ phận CĐ.BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối
với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ
có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số sổ phải thu hồi.
- Bộ phận CĐ.BHXH phản hồi lại kết quả
cho Bộ phận thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có).
8.2.1. Trường hợp NLĐ chưa hưởng chế
độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:
- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng
quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến
Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả
(mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.
- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền,
gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu
thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị đi nộp hồ sơ gộp sổ) cùng với hồ sơ được
giải quyết cho NLĐ.
8.2.2. Trường hợp NLĐ đã hưởng chế độ
đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:
a. Nếu số tiền hoàn trả cho NLĐ lớn
hơn số tiền thu hồi thì:
- Bộ phận thu thực hiện như hướng dẫn
tại điểm 8.2.1.
- Bộ phận kế toán thực hiện thủ tục
thu hồi và hoàn trả tiền cho NLĐ theo đúng quy định.
b. Nếu số tiền hoàn trả cho NLĐ nhỏ
hơn số tiền thu hồi thì:
- Bộ phận thu không giải quyết hồ sơ
gộp sổ; lập thông báo trả hồ sơ (kèm 01 QĐ thu hồi), yêu cầu NLĐ nộp lại số tiền
đã hưởng trước khi giải quyết hồ sơ gộp sổ.
- Sau khi NLĐ đã nộp lại số tiền theo
yêu cầu của BHXH, thì nộp lại hồ sơ gộp sổ (kèm chứng từ nộp tiền) để BHXH gộp
sổ.
- Bộ phận thu nhận được hồ sơ gộp sổ
(có kèm chứng từ nộp tiền của NLĐ), chuyển Bộ phận kế toán (C02-TS) để xác minh
số tiền NLĐ đã nộp đúng, đủ theo yêu cầu mới thực hiện gộp sổ.
- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng
quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến
Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả
(mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.
- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền,
gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu
thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị nộp hồ sơ gộp sổ) cùng với hồ sơ được
giải quyết cho NLĐ.
Lưu ý:
- Nếu Bộ phận CĐ.BHXH xác định quá
trình giảm trùng đã hưởng chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức) thì lập
03 quyết định thu hồi, chuyển Bộ phận kế toán 01 QĐ thu hồi, chuyển lại cho Bộ
phận thu 01 QĐ thu hồi cùng với mẫu C02-TS để yêu cầu đơn vị hoặc NLĐ nộp lại
tiền mới giải quyết gộp sổ.
- Nếu xác minh các chế độ chi trả
BHXH của quá trình giảm trùng, liên quan đến BHXH quận, huyện khác hoặc Thành
phố quản lý thì Bộ phận thu của quận, huyện hoặc Thành phố đang giải quyết hồ
sơ chịu trách nhiệm gửi và nhận kết quả xác minh, thông qua đường truyền FTP để
kịp thời phản hồi lại cho Bộ phận thu giải quyết hồ sơ.
- Căn cứ vào các xác nhận của Bộ
phận chế độ thuộc BHXH quận, huyện hoặc Thành phố có liên quan; BHXH quận, huyện
hoặc Thành phố đang giải quyết hồ sơ gộp sổ, có trách nhiệm ra quyết định và
thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có) của 3 chế độ ngắn hạn (ốm đau,
thai sản, dưỡng sức). Trường hợp nếu có thu hồi trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp
thì chuyển đến Bộ phận thất nghiệp (Phòng Chế độ BHXH/TP), để đề nghị Trung Tâm
Giới Thiệu Việc Làm ra quyết định thu hồi.
- Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu)
lập 04 QĐ hoàn trả tiền đóng trùng cho NLĐ (mẫu C16-TS), trình Ban Giám đốc ký,
chuyển cho Bộ phận thu quận, huyện hoặc Thành phố 03 bản QĐ.
- Bộ phận thu dùng mã quản lý thu
GT0001x (hoặc GT0002x) để thoái thu quá trình trùng cho NLĐ đối với tất cả các
sổ có quá trình đóng BHXH trùng và đã chốt sổ (ngoại trừ quá trình trùng phải
giảm của NLĐ đang làm việc mà chưa được đơn vị chốt sổ thì thực hiện hoàn trả
tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị), cách khai báo
thêm mã đơn vị mới trong chương trình SMS:
- Mã khối Hx - Mã đơn vị GT0001x với
nội dung “Giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (Dùng cho đối tượng tham
gia BHXH, BHYT, BHTN)”
- Mã khối Xx - Mã đơn vị GT0002x với
nội dung “Giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (Dùng cho đối tượng
chỉ tham gia chế độ BHXH dài hạn)”
9. Trình tự giải
quyết việc đồng bộ chuyển dữ liệu về sổ gốc:
- Bộ phận thu thực hiện gộp sổ, chuyển
toàn bộ quá trình về sổ gốc, cập nhật dữ liệu nhân thân và nhập dữ liệu nơi
khác chuyển đến.
- Bộ phận cấp sổ thẻ xác nhận và khóa
dữ liệu theo các phương án quy định. Lập biên bản hủy sổ tại mục “Hủy có nhiều
sổ”, khi cán bộ lập biên bản hủy sổ phải xác định chính xác số sổ cần gửi thông
báo để chọn phương án “YES” hoặc “NO”. (Lưu ý: Chỉ gửi các thông báo có số sổ
BHXH cần chuyển quá trình từ sổ hủy về sổ gốc, còn các sổ hủy do đã hưởng trợ cấp
1 lần (CT), NLĐ không thừa nhận (KB, KT) thì không gửi).
- Bộ phận thu dùng tiện ích từ chương
trình SMS để in và gửi mẫu G01-NB vào folder “THÔNG BÁO GỘP SỔ” tương ứng từng
Quận, Huyện hoặc Phòng Thu theo định kỳ hàng tuần, thông qua đường truyền FTP,
để xử lý đồng bộ dữ liệu trên toàn hệ thống, đồng thời hàng tháng in bản tổng hợp
thông báo gộp sổ để gửi các đơn vị BHXH liên quan lưu trữ.
- Bộ phận thu dùng tiện ích từ chương
trình SMS để in và gửi mẫu G02-NT đối với các BHXH tỉnh, thành phố khác theo định
kỳ hàng tuần, thông qua đường bưu điện.
- Căn cứ nội dung thông báo gộp sổ mẫu
G01-NB hoặc G02-NT, hằng quý Phòng Thu kiểm tra dữ liệu gộp sổ trên toàn Thành
phố, để đảm bảo việc đồng bộ dữ liệu được thực hiện nghiêm túc.
Lưu ý:
- Bắt buộc in và gửi thông báo gộp
sổ mẫu G01-NB và G02-NT từ chương trình SMS, không dùng các phần mềm khác để in
thông báo như: word, excel ...
- Chỉ duy nhất đơn vị gửi thông
báo làm biên bản hủy số sổ.
10. Trình tự giải
quyết việc xác minh và điều chỉnh trùng số CMND của 2 NLĐ khác nhau:
Trường hợp, cùng 1 số CMND nhưng có 2
người đứng tên khác nhau, phải yêu cầu NLĐ (hoặc đơn vị quản lý NLĐ) nộp CMND
và kiểm tra hồ sơ gốc của NLĐ để đối chiếu, điều chỉnh, sau khi kiểm tra mà vẫn
trùng CMND thì yêu cầu mỗi NLĐ tự viết “Đơn đề nghị xác minh số CMND gốc”,
gửi về Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH để xác minh. Sau khi có kết quả xác minh thì
lập hồ sơ điều chỉnh theo quy định (có mẫu Đơn đề nghị xác minh số CMND gốc
kèm theo ở dưới đây).
Trường hợp người trùng CMND đã nghỉ
việc không liên lạc được, tạm thời thêm ký tự “A” vào trước dãy số CMND của người
trùng đã nghỉ việc đó.
Sử dụng đường truyền FTP, điện thoại
để trao đổi gửi, nhận thông tin xác minh và điều chỉnh trùng CMND giữa các quận,
huyện hoặc Thành phố, thông qua đầu mối là cán bộ tổng hợp thu ở quận, huyện và
cán bộ tổng hợp chuyên quản thu quận huyện của Thành phố (phòng Thu).
III. Một số lưu ý
khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH:
1. Sổ BHXH đã hưởng trợ cấp 1 lần thì
không chuyển quá trình của sổ đó về sổ gốc, Bộ phận cấp sổ thẻ xác nhận dữ liệu
theo phương án CT (nếu dữ liệu do quận huyện mình quản lý) và thực hiện nghiệp
vụ hủy sổ. Trường hợp sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng vẫn còn quá trình chưa hưởng
thì Bộ phận thu chuyển quá trình đó về sổ gốc; Bộ phận cấp sổ thẻ xác nhận dữ
liệu theo phương án CT và thực hiện nghiệp vụ hủy sổ.
2. NLĐ có nhiều số sổ BHXH mà sổ tham
gia và chốt sau cùng thuộc tỉnh, thành phố khác, còn các sổ trước đó thuộc BHXH
Thành phố Hồ Chí Minh quản lý, nhưng NLĐ đã hưởng hết chế độ hoặc sổ không thừa
nhận, thì không nhận hồ sơ giải quyết gộp sổ do cá nhân NLĐ đi nộp. Chỉ nhận hồ
sơ giải quyết gộp sổ do đơn vị đi nộp, khi NLĐ đi làm việc lại tại TP.Hồ Chí
Minh. Trong trường hợp này, nếu NLĐ đi hưởng trợ cấp 1 lần tại địa bàn TP. Hồ
Chí Minh thì quận, huyện nhận hồ sơ giải quyết theo điểm 3, mục II trên đây “Trình
tự giải quyết hồ sơ hưu trí, tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, trợ cấp
1 lần, thai sản cá nhân và 3 chế độ ngắn hạn khi NLĐ có nhiều sổ”
3. NLĐ có Đơn đề nghị, cam kết sổ đã
hưởng trợ cấp BHXH 1 lần, nhưng dữ liệu tra cứu của cơ quan BHXH không thể hiện
thì vẫn thực hiện xác nhận dữ liệu theo phương án CT như nội dung cam kết của
NLĐ và giải quyết hồ sơ bình thường.
4. Khi giải quyết hồ sơ liên quan đến
quá trình tham gia BHXH của NLĐ, nếu đủ căn cứ NLĐ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp
thì xác nhận dữ liệu bằng phương án TT, nếu không đủ căn cứ thì khóa dữ liệu bằng
phương án KT.
5. Các trường hợp phục hồi lại quá
trình thất nghiệp trước đây của NLĐ do đã hưởng và bị thu hồi, hủy sổ khi gộp sổ,
nay có Quyết định thu hồi của Sở LĐTB&XH, nhưng quá trình tham gia bảo hiểm
thất nghiệp cần phục hồi không có trong cơ sở dữ liệu của nơi trực tiếp nhận hồ
sơ, do khi gộp sổ không nhập quá trình đã hưởng. Trong trường hợp này, căn cứ
vào dữ liệu đồng bộ toàn hệ thống BHXH/TP để giải quyết hồ sơ; đối với dữ liệu
gốc do tỉnh thành khác quản lý thì chuyển trả về tỉnh thành đó xác nhận quá
trình BHTN chưa hưởng để làm căn cứ giải quyết hồ sơ.
6. Khi giải quyết các nghiệp vụ BHXH,
phát hiện sổ đã được cấp mất, nhưng NLĐ nộp sổ không có dấu “Cấp lần 2” thì phải
lập biên bản thu hồi. Vì trong trường hợp này NLĐ chỉ được sử dụng sổ cấp lần
hai để giao dịch.
7. Sổ BHXH đã chốt đúng, hợp lệ nhưng
sau đó do cơ quan BHXH điều chỉnh giảm lùi quá trình tham gia BHXH của toàn bộ
đơn vị, tương ứng với số tiền đơn vị nợ BHXH, trong trường hợp này vẫn công nhận
sổ đã được BHXH chốt trước đó.
IV. Phạm vi áp dụng:
Văn bản này quy định, hướng dẫn trình
tự giải quyết nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH của NLĐ có nhiều sổ, trên địa
bàn BHXH Thành phố quản lý.
Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày
ký. Các hướng dẫn có liên quan trước đây trái với hướng dẫn tại văn bản này đều
hết hiệu lực thực hiện.
V. Tổ chức thực hiện:
Phòng Thu phối hợp Phòng Công nghệ
thông tin tổng hợp yêu cầu, thực hiện bổ sung phần mềm chương trình quản lý và
tạo thư mục trao đổi nghiệp vụ riêng trên đường truyền FTP. Phòng Tổ chức cán bộ
chủ trì, phối hợp các phòng nghiệp vụ liên quan, bổ sung quy trình tiếp nhận và
giải quyết hồ sơ, để đảm bảo thực hiện nhanh chóng và thuận lợi cho nghiệp vụ gộp
sổ theo hướng dẫn này.
Yêu cầu BHXH quận, huyện và các phòng
nghiệp vụ có liên quan thực hiện đúng nội dung hướng dẫn trên. Trong quá trình
thực hiện nếu có vướng mắc thì phản ánh về BHXH Thành phố (các phòng nghiệp vụ
liên quan) để được giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Ban Giám đốc;
- Lưu VT, P.Thu (T, 01 bản).
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Thu
|
P01-ĐV
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
/PYC-BHXH
|
TP. Hồ Chí Minh,
ngày tháng năm 201
|
PHIẾU YÊU CẦU
V/v yêu cầu người lao động gộp sổ
BHXH
Bảo hiểm
xã hội ………………………… thông báo đến đơn vị:
.......................................................................................................................................
các trường hợp người lao động đã được
cấp nhiều sổ BHXH như sau:
|
STT
|
Họ và tên
|
Số sổ BHXH đã cấp
|
Tên đơn vị tham
gia BHXH sau cùng
|
Cơ quan BHXH quản
lý sau cùng
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Đề nghị đơn vị yêu cầu người lao động
nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói trên cho đơn vị tham gia BHXH sau cùng để lập hồ
sơ gộp sổ theo quy định.
Trường hợp người lao động không cung
cấp được sổ BHXH thì phải có đơn trình bày cụ thể lý do và cam kết chịu trách
nhiệm đối với nội dung trình bày.
Trân trọng./.
|
CÁN BỘ BHXH
|
GIÁM ĐỐC
|
|
Nơi nhận:
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- Lưu VT.
|
|
P02-CN
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
/PYC-BHXH
|
TP. Hồ Chí Minh,
ngày tháng năm 201
|
PHIẾU YÊU CẦU
V/v yêu cầu người lao động gộp sổ
BHXH
Bảo hiểm
xã hội …………………………….. thông báo đến ông (bà):
.......................................................................................................................................
về việc đã được cấp nhiều sổ BHXH như
sau:
|
STT
|
Số sổ BHXH đã cấp
|
Tên đơn vị tham
gia BHXH sau cùng
|
Cơ quan BHXH quản
lý sau cùng
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Đề nghị ông (bà) nộp lại toàn bộ các
sổ BHXH nói trên cho đơn vị tham gia BHXH sau cùng để lập hồ sơ gộp sổ theo quy
định.
Trường hợp ông (bà) không cung cấp được
sổ BHXH thì phải có đơn trình bày cụ thể lý do và cam kết chịu trách nhiệm đối
với nội dung trình bày.
Trân trọng./.
|
CÁN BỘ BHXH
|
GIÁM ĐỐC
|
|
Nơi nhận:
- Tên người lao động;
- Lưu VT.
|
|
G01-NB
Kính gửi:
Bảo hiểm xã hội……………………
Căn cứ Quyết định số 1111/QĐ-BHXH
ngày 25/10/2011 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội …………….…….. đề nghị
Bảo hiểm xã hội …………………………. thực hiện điều chỉnh hồ sơ của người tham gia BHXH
như sau:
|
STT
|
Họ và tên
|
Số sổ BHXH đã hủy
|
Chuyển về số sổ
BHXH gốc
|
Ghi chú
|
|
1
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trân trọng./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT, BHXH quận…….
|
GIÁM ĐỐC
|
G02-NT
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
/BHXH-THU
V/v gộp sổ BHXH cho người lao động
|
TP. Hồ Chí Minh,
ngày tháng năm 201
|
Kính gửi:
Bảo hiểm xã hội…………………..
Căn cứ Quyết định số 1111/QĐ-BHXH
ngày 25/10/2011 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội …………………… đề nghị
Bảo hiểm xã hội………………………….. thực hiện điều chỉnh hồ sơ của người tham gia BHXH
như sau:
|
STT
|
Họ và tên
|
Số sổ BHXH đã hủy
|
Chuyển về số sổ
BHXH gốc
|
Ghi chú
|
|
1
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trân trọng./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- NLĐ (nếu có thời gian đóng trùng);
- Lưu VT, Đơn vị soạn thảo VB.
|
GIÁM ĐỐC
|
Ghi chú: Nếu có thời gian đóng trùng cần thoái thu ở ngoài tỉnh thì ghi thêm lý
do “có thời gian đóng trùng tại Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh từ ……./……/……
đến …../…../……/ đề nghị thoái trả cho người lao động”.
Mẫu D01-TS
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
Kính gửi:
Bảo hiểm xã hội …………………….
Tôi tên là: ……………………………………….. Giới
tính:........................................
Sinh ngày: ………………; CMND số:
………………………..; Cấp ngày:................
Địa chỉ thường
trú:..................................................................................................
Đơn vị:....................................................................................................................
Nội dung:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Hồ sơ gửi kèm:
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Tôi xin cam đoan những nội dung trên
là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật./.
|
|
………,ngày…..tháng…..năm……
NGƯỜI VIẾT ĐƠN
|
Ghi chú: Căn cứ vào thông báo gộp
sổ của cơ quan BHXH, người lao động phải ghi rõ tình trạng từng số sổ BHXH cụ
thể (cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH của số sổ này; sổ bị thu hồi
do đã hưởng trợ cấp 1 lần; sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần và bị mất...)
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC MINH SỐ CHỨNG MINH NHÂN DÂN GỐC
Kính gửi:
Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH ……………..
Tôi tên là: ……………………………………….. Giới
tính:...........................................
Sinh ngày: ………………………; Nguyên
quán:........................................................
CMND số: ………………; Cấp ngày: ……………………;
Cấp tại:.............................
Nơi ĐKHK thường
trú:...............................................................................................
...................................................................................................................................
Địa chỉ liên lạc:...........................................................................................................
...................................................................................................................................
Số điện thoại liên lạc:.................................................................................................
Nay tôi viết đơn này, đề nghị quý cơ
quan xác minh số chứng minh nhân dân (CMND) gốc, để tôi bổ túc hồ sơ tham gia
và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.
Lý do: Số
CMND của tôi bị trùng với một người khác, cụ thể:
Họ tên người trùng: …………………………….; Giới
tính:.........................................
Sinh ngày: ………………………; Nguyên
quán:........................................................
CMND số: ………………; Cấp ngày: …………………….;
Cấp tại:............................
Nơi ĐKHK thường
trú:...............................................................................................
..................................................................................................................................
Hồ sơ gửi kèm:
- CMND (photo) mang
tên:........................................................................................
- CMND (photo) mang tên:
.......................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Tôi xin thành thật cám ơn./.
|
|
………,ngày…..tháng…..năm……
NGƯỜI VIẾT ĐƠN
|
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
/PTT-BHXH
|
TP. Hồ Chí Minh,
ngày tháng năm 201
|
PHIẾU THÔNG TIN
V/v yêu cầu đơn vị chuyển trả số tiền
thoái thu cho người lao động
Trong Thông báo kết quả đóng BHXH,
BHYT, BHTN tháng …./20... của đơn vị:......................
Bảo hiểm xã hội ……………………. đã điều chỉnh
giảm …………. đồng, là số tiền thoái thu cho:
Ông (Bà): …………………………; Số sổ…………….
…
…
khi thực hiện gộp sổ BHXH do đóng
trùng nhiều nơi.
Đề nghị đơn vị hoàn trả lại cho người
lao động số tiền nói trên. (Đính kèm 01 bản D02-TS).
Trân trọng./.
|
Cán bộ BHXH
|
GIÁM ĐỐC
|
|
Nơi nhận:
- Tên đơn vị;
- Lưu VT, THU.
|
|