|
CỤC LƯU TRỮ NHÀ
NƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 287/LTNN-KH
V/v hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư
xây dựng, cải tạo kho lưu trữ
|
Hà Nội, ngày 03
tháng 7 năm 2000
|
|
Kính gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ
- Văn phòng Quốc hội
- Văn phòng Chủ tịch nước
- Văn phòng Chính phủ
- Toà án Nhân dân tối cao
- Viện kiểm sát Nhân dân tối cao
- Cơ quan TW của các đoàn thể
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
|
Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày
01/3/1984 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Thực hiện điểm 2 của
Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới; sau khi trao đổi xin ý kiến Bộ Kế
hoạch và Đầu tư, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản hướng dẫn lập dự án và kế hoạch
đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ kèm theo.
Trong quá trình nghiên cứu áp dụng
văn bản này, nếu có vấn đề gì vướng mắc, xin liên hệ với Cục Lưu trữ Nhà nước để
cùng hợp tác giải quyết.
|
|
CỤC TRƯỞNG CỤC
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Dương Văn Khảm
|
BẢN HƯỚNG DẪN
LẬP DỰ
ÁN VU KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG, CẢI TẠO KHO LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo văn bản số 283/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm 2000 của Cục
Lưu trữ Nhà nước)
I. Những vấn đề chung
Việc lập dự án và kế hoạch đầu tư xây
dựng, cải tạo kho lưu trữ của các Bộ, ngành và địa phương phải tuân theo các
quy định quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số
52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của
Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Qui chế quản lý đầu tư và
xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính
phủ.
Tuy nhiên, dự án đầu tư xây dựng, cải
tạo kho lưu trữ có những đặc thù kỹ thuật riêng. Để bảo vệ an toàn và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia và yêu cầu của Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Cục
Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho
lưu trữ của các Bộ, ngành và địa phương.
II. Những nội dung chính của dự án
đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ
1. Tên dự án: Trung tâm lưu trữ Tỉnh,
hoặc Kho lưu trữ Bộ.
2. Chủ đầu tư: Văn phòng UBND tỉnh,
hoặc Văn phòng Bộ.
3. Người quyết định đầu tư:
- Thủ tướng Chính phủ - đối với các dự
án nhóm A.
- Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Bộ trưởng -
đối với các dự án nhóm B và nhóm C.
4. Địa điểm xây dựng: Địa danh cụ thể
nơi công trình xây dựng.
5. Thời gian xây dựng: Thời gian bắt
đầu xây dựng và thời gian hoàn thành dự án đưa vào sử dụng.
6. Những căn cứ để xác định sự cần
thiết phải đầu tư:
a. Các căn cứ pháp lý: các quy định của
Chính phủ, UBND tỉnh, Bộ, ngành về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; các
quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư và xây dựng; văn bản của cấp
có thành phố cho phép đầu tư xây dựng hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ; các
quy định của Nhà nước về bảo quản bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia.
b. Đánh giá về hiện trạng cơ sở vật
chất, kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ của đơn vị, tình hình tài liệu lưu trữ
hiện có; nhu cầu thu nhận tài liệu lưu trữ hàng năm. Phân tích khả năng đáp ứng
về cơ sở vật chất, kho tàng đối với nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ hiện tại
và tương lai.
c. Kết luận về sự cần thiết, tính cấp
bách phải đầu tư xây dựng hoặc cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ.
7. Lựa chọn hình thức đầu tư.
a. Đầu tư xây dựng mới kho lưu trữ
chuyên dụng:
- Đối với các Bộ, ngành, địa phương
chưa có kho lưu trữ;
- Đối với yêu cầu bảo quản cố định
tài liệu lưu trữ quốc gia tại trung tâm, kho lưu trữ lịch sử.
b. Cải tạo, nâng cấp:
- Đối với các Bộ, ngành, địa phương
đã có kho lưu trữ nhưng qui mô nhỏ hoặc chưa bảo đảm tiêu chuẩn bảo quản, bảo vệ
an toàn tài liệu lưu trữ;
- Đối với yêu cầu bảo quản tài liệu
lưu trữ có giá trị hiện hành, sau đó phải giao nộp để bảo quản cố định tại
trung tâm, kho lưu trữ lịch sử.
8. Qui mô công trình:
a. Căn cứ vào khối lượng tài liệu lưu
trữ (mét giá) hiện có đang bảo quản tại cơ quan.
b. Dự tính khối lượng tài liệu (mét
giá) sẽ thu tiếp trong 15-20 năm tới.
c. Tổng số khối lượng tài liệu tính
theo mét giá; số tài liệu lưu trữ hiện có cộng với số tài liệu sẽ thu tiếp là
nhu cầu cần bảo quản tại kho và là căn cứ để tính tổng diện tích kho phải đầu
tư xây dựng.
9. Yêu cầu về diện tích sử dụng và tổ
chức mặt bằng kho lưu trữ:
Căn cứ nhu cầu bảo quản tài liệu đã
xác định ở điểm 8 nói trên và diện tích cho các hoạt động cần thiết khác tại cơ
quan lưu trữ để xác định mặt bằng sử dụng.
Một Trung tâm lưu trữ hoặc Kho lưu trữ
lớn được chia làm hai khu vực chính:
a. Khu vực kho tài liệu. Diện tích
sàn kho được tính theo công thức:
Diện tích sàn kho = Số mét giá tài liệu
cần bảo quản
b. Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật
bao gồm:
- Các phòng làm việc của cán bộ công
chức lưu trữ.
- Khu vực tiếp nhận tài liệu, bảo quản
tạm.
- Khu vực phân loại, chính lý, xác định
giá trị, lựa chọn, loại huỷ tài liệu.
- Khu vực khử trùng tài liệu.
- Khu vực phục vụ độc giả và các công
tác nghiệp vụ khác.
Số diện tích sàn khu vực này thường
chiếm khoảng 30% diện tích sàn kho.
10. Yêu cầu về tải trọng sàn kho:
a. Đối với các kho lưu trữ có sử dụng
giá cố định bảo quản tài liệu: tải trọng là 1.200 kg/m2.
b. Đối với các kho lưu trữ có sử dụng
giá di động bảo quản tài liệu: tải trọng là 1.700kg/m2.
Tùy theo tính chất của tài liệu và địa
chất công trình, tải trọng sàn có thể thay đổi cao hơn, nhưng không được thấp
hơn mức quy định trên.
11. Yêu cầu về chế độ bảo quản đối với
từng loại hình tài liệu:
a. Chế độ nhiệt độ, độ ẩm:
- Tài liệu giấy: nhiệt độ 20oC
(± 2oC)
Độ ẩm: 50% (± 5%)
- Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 16oC
(± 2oC)
Độ ẩm: 35% (± 5%)
- Tài liệu ảnh màu: nhiệt độ 5oC
(± 2oC)
Độ ẩm: 35% (± 5%)
- Tài liệu Microfim: nhiệt độ 2oC
(± 2oC)
Độ ẩm: 35% (± 5%)
- Tài liệu ghi âm: nhiệt độ 18oC
(± 2oC)
Độ ẩm: 45% (± 5%)
b. Chế độ ánh sáng: hạn chế tối đa
ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Trong phòng kho độ chiếu sáng
là 30-50 lux; phòng đọc là 200 lux trở lên.
c. Chế độ thông gió luôn duy trì lượng
gió lưu thông luân chuyển 1-8 lần trong 1 giờ.
d. Chế độ vệ sinh môi trường: Nồng độ
khí độc hại trong kho phải hạ mức tiêu chuẩn:
- Khí sunfuarơ: < 0.15 mg/m3.
- Khí ôxít nitơ: < 0,1 mg/m3.
- Khí CO2 < 0,15 mg/m3.
12. Yêu cầu phòng chống cháy và an ninh:
a. Yêu cầu phòng chống cháy: có hệ thống báo cháy tự
động, chữa cháy bán tự động bằng khí hoặc nước; tường kho chịu lửa 4 giờ; cửa
kho mở ra ngoài; có cầu thang cứu hoả, thoát hiểm an toàn; xung quanh nhà có hệ
thống đường cho xe cứu hoả và hệ thống nước cứu hoả. Bản thiết kế thi công của
kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy tham gia ý kiến.
b. Yêu cầu phòng bụi và ô nhiễm: xung quanh kho có
đủ diện tích trồng cây xanh để chắn bụi; không dùng cửa sổ thông thoáng tự
nhiên cho kho lưu trữ; cửa sổ thông khí của kho phải lưới chắn bụi; nền kho lát
bằng gạch men hoặc trải thảm chuyên dụng, không lát nền bằng xi măng cát.
c. Yêu cầu phòng chống mối, chuột và côn trùng: khi
xây dựng kho, nền nhà kho phải xử lý chống mối. Cửa kho phải được thiết kế chống
côn trùng và chống chuột.
d. Yêu cầu phòng chống đột nhập: cửa kho phải chắc
chắn, có thiết bị bảo vệ an toàn, có khóa tốt; toàn kho phải có hệ thống báo động
bằng camera.
13. Các phương án lựa chọn địa điểm xây dựng.
a. Địa điểm: giao thông thuận tiện cho việc vận
chuyển tài liệu và xe cứu hỏa đi lại: địa thế dễ thoát nước, thông thoáng, thuận
tiện cho độc giả đến khai thác tài liệu.
b. Hướng chính: cố gắng chọn hướng đông nam.
c. Địa chất công trình: ổn định, sức chịu tải của đất
phải phù hợp với yêu cầu xây dựng kho lưu trữ.
14. Phân tích, lựa chọn phương án dây chuyển công
nghệ xử lý tài liệu lưu trữ:
Căn cứ vào quy trình xử lý tài liệu lưu trữ để bố
trí phương án sử dụng mặt bằng công trình. Qui trình xử lý tài liệu lưu trữ là:
a. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: thu tài liệu,
bao quản tạm, phân loại, chỉnh lý, loại huỷ tài liệu hết giá trị, làm công cụ
tra cứu, khử trùng, đưa vào bảo quản chính thức.
b. Bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu: kho bảo quản
tạm thời tài liệu thu về trước khi xử lý kỹ thuật; kho bảo quản tài liệu loại
huỷ; kho bảo quản chính thức tài liệu đã xử lý kỹ thuật, trong đó có kho bảo quản
tài liệu giấy và tài liệu ở hình thức vật màng tin đặc biệt; phòng bảo quản tài
liệu xuất ra khỏi kho đang sử dụng cho yêu cầu nghiên cứu; phòng tu bổ, phục chế
tài liệu; phòng camera...
c. Tổ chức sử dụng tài liệu: phòng đọc phục vụ độc
giả; phòng công cục tra cứu, tài liệu tham khảo; phòng máy tính; phòng sao chụp
tài liệu; phòng trưng bày triển lãm tài liệu.
d. Khu vực hành chính: phòng làm việc của cán bộ
công chức; phòng bảo vệ, thường trực; phòng giao dịch; phòng hội thảo.
Vậy diện tích sàn của công trình lưu trữ phải được
bố trí theo dây chuyền hợp lý, phù hợp với quy trình xử lý kỹ thuật của tài liệu
và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ là: đầu vào - xử lý kỹ thuật và bảo quản
- khai thác thông tin đầu ra.
15. Các phương án và giải pháp xây dựng.
a. Các phương án qui hoạch của kho lưu trữ: khi lập
phương án quy hoạch phải chú ý đến dây chuyền công nghệ và tính năng hoạt động
của toàn công trình. Lưu ý hướng phát triển sau này của công tác lưu trữ. Tối
thiểu phải có 2 đến 3 phương án để so sánh chọn phương án tối ưu. Phải có bản vẽ
minh hoạ về quy hoạch.
b. Các phương án kiến trúc: khi lập phương án kiến
trúc cần phải thiết kế từ 2 đến 3 phương án để so sánh chọn phương án tối ưu. Mỗi
phương án có các bản vẽ phối cảnh, mặt bằng, mặt đứng, mặt bên, và một số mặt cắt
chính thể hiện phương án thiết kế.
c. Các thông số kỹ thuật:
- Chiều cao tầng kho: thông thuỷ tối thiểu là 2,4m.
- Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao 2,1m -
2,4m.
- Tầng mái: tầng giáp mái cao 3,6m. Mái kho làm 2 lớp,
lớp 1 là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp 2 là vật liệu cách nhiệt, tạo độ dốc,
có chiều cao tạo thành lưu không thông thoáng, chiều cao tối thiểu 1m.
- Tường kho: thiết kế 2 lớp, tường ngoài cách tường
trong 1m - 2m tạo thành hành lang bên để chống nóng, chống ánh sáng và đi lại
thuận tiện và để lắp đặt các thiết bị kỹ thuật.
- Cửa kho: Cửa kho ra vào làm 2 lớp bằng vật liệu
chống cháy, chống ẩm, cách nhiệt, chống mối.
- Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và có song
sắt, lưới sắt, có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, chống bụi.
- Diện tích các phòng kho: loại phòng lớn có diện
tích tối đa 200m2; loại nhỏ có diện tích tối đa 100m2.
- Lối đi trong kho: lối đi giữa các hàng giá cố định
là 0,7 - 0,8m; lối đi đầu giá là 0,4-0,6 m; lối đi chính trong kho là 1,2-1,5
m; lối đi hành lang xung quanh là 1-1,2 m.
- Hệ thống điện: đường điện trong kho có dây bọc,
ruột bằng đồng được đặt trong ống an toàn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện.
Nhà kho có hai hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện trong kho và hệ thống điện
bảo vệ ngoài kho.
- Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh hoạt, hệ
thống cấp nước cứu hỏa.
Đường ống nước không đi qua phòng kho lưu trữ. Hệ
thống thoát nước thải và nước mua phải bảo đảm thoát nhanh, bảo đảm độ kín,
không rò rỉ.
16. Các giải pháp kết cấu chính của khu lưu trữ:
Do đặc thù của kho lưu trữ phải chịu tải lớn và lâu
dài nên kết cấu nhà kho thường là nhà khung sàn bê tông cốt thép đổ tại chỗ, có
sức chịu tải bền vững; có giải pháp chống động đất.
17. Mạng kỹ thuật hạ tầng của kho lưu trữ:
Ngoài phần nhà kho, khu làm việc, cần phải có các
công trình phụ trợ: tường rào; đường đi xung quanh cho xe cứu hoả và vận chuyển
tài liệu; hệ thống nước cứu hoả, bể nước cứu hoả; trạm điện; cây xanh; hệ thống
thông tin liên lạc, hệ thống công nghệ thông tin...
18. Yêu cầu về trang thiết bị bảo quản tài liệu:
- Thiết bị điều hoà nhiệt độ, thông gió.
- Thiết bị chống sét.
- Thiết bị cấp thoát nước.
- Thiết bị phòng, chống cháy.
- Thiết bị điện.
- Thiết bị vận chuyển tài liệu gồm: thang máy, xe đầy
tài liệu, băng tải.
- Thiết bị bảo quản tài liệu: giá, tủ đựng tài liệu.
- Thiết bị thông tin liên lạc.
- Thiết bị tin học.
- Thiết bị khử trùng tài liệu.
- Thiết bị loại huỷ tài liệu.
- Thiết bị phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu.
- Thiết bị văn phòng (phòng làm việc, phòng tiếp
khách, hội trường).
19. Phương án tài chính - kinh tế.
a. Kinh phí xây lắp.
b. Kinh phí trang thiết bị.
c. Kinh phí kiến thiết cơ bản khác. d. Kinh phí dự
phòng.
e. Tổng mức vốn đầu tư.
20 Trách nhiệm quản lý chuyên ngành:
Trước khi các Bộ, ngành, địa phương trình duyệt dự
án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ phải có văn bản thoả thuận của Cục lưu
trữ Nhà nước về các vấn đề liên quan đến dự án theo yêu cầu của Chỉ thị 726/TTg
của Thủ tướng Chính phủ đã nêu và quy định tại mục b khoản 5, Điều
7 của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số
52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.
21. Các giai đoạn thực hiện dự án.
Dự án phải nêu được thời gian khởi công, thời gian
triển khai các hạng mục, thời gian hoàn thành đưa vào sử dụng.
III. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng kho lưu trữ:
1. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm:
Hàng năm, trong thời gian lập dự toán Ngân sách nhà
nước cho năm sau, theo quy định của Luật ngân sách nhà nước, căn cứ vào tiến độ
thực hiện dự án và số kiểm tra kế hoạch do các cấp có thẩm quyền thông báo, các
Trung tâm lưu trữ tỉnh (đối với các dự án kho lưu trữ địa phương) và các Phòng
lưu trữ Bộ (đối với các dự án kho lưu trữ các Bộ, ngành quản lý), xây dựng kế
hoạch vốn đầu tư XDCB của đơn vị trình Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ.
Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ tổng hợp kế hoạch trình Chủ tịch UBND tỉnh
và Bộ trưởng để tổng hợp trình Chính phủ.
2. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản:
a. Lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư:
Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và Phòng lưu trữ Bộ, căn
cứ vào tình hình thực tế và khả năng phát triển về công tác lưu trữ của đơn vị,
tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh hoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư
để thực hiện các nội dung sau:
- Điều tra, khảo sát.
- Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả
thi của dự án.
- Thẩm định dự án và quyết định đầu tư.
Việc lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư của các dự án phải
dựa vào quy hoạch phát triển của Bộ, ngành, địa phương và quy hoạch hệ thống
kho lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước.
b. Lập kế hoạch chuẩn bị thực hiện dự án:
Các Trung tâm lưu trữ tỉnh và các Phòng lưu trữ Bộ,
sau khi có quyết định phê duyệt đầu tư dự án, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh
hoặc Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị thực hiện dự án để thực hiện các nội
dung:
- Khảo sát, thiết kế kỹ thuật.
- Lập tổng dự toán.
- Lập hồ sơ mời thầu.
- Chi phí quản lý: đền bù đất đai, giải phóng mặt bằng...
Các dự án được đưa vào kế hoạch chuẩn bị thực hiện
là các dự án có quyết định đầu tư theo đúng Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày
08/7/1999 của Chính phủ về việc ban hành Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng và
Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ
sung một số điều của Qui chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị
định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ.
c. Lập kế hoạch thực hiện dự án:
Khi công tác chuẩn bị của dự án đã hoàn thành, các
Trung tâm lưu trữ tỉnh và Phòng lưu trữ Bộ tiếp tục lập kế hoạch thực hiện dự
án để xác định các nội dung sau:
- Chi phí xây lắp.
- Chi phí thiết bị.
- Chi phí khác.
- Phí dự phòng.
Các dự án được đưa vào kế hoạch thực hiện dự án là
các dự án đã có tổng dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc đã có quyết
định đầu tư phê duyệt mức vốn của từng hạng mục trong dự án.