NGÂN
HÀNG PHÁT TRIỂN
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 571/NHPT-TCKT
V/v hướng dẫn kiểm soát chi và hạch toán cho
vay hỗ trợ đối doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm kinh tế có cắt giảm lao
động trong năm 2009
|
Hà
Nội, ngày 11 tháng 3 năm 2009
|
Kính
gửi:
|
- Sở giao dịch I, II NHPT
- Chi nhánh NHPT tỉnh, thành phố (khu vực) trực thuộc Trung ương
|
Căn cứ Quyết
định số 30/2009/QĐ-TTg ngày 23/02/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc hỗ trợ đối
với người lao động mất việc làm trong doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm
kinh tế;
Căn cứ công
văn số 452/NHPT-TTKH ngày 9/03/2009 của NHPT về việc hướng dẫn thực hiện nghiệp
vụ cho vay hỗ trợ đối doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm kinh tế có cắt giảm
lao động trong năm 2009;
Ngân hàng
phát triển Việt Nam (NHPT) hướng dẫn Sở giao dịch I, II và các Chi nhánh NHPT
khu vực, tỉnh, thành phố trực thuộc TW (sau đây gọi chung là Chi nhánh) một số
nội dung về công tác kiểm soát chi và hạch toán kế toán đối với cho vay hỗ trợ
doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm kinh tế có cắt giảm lao động trong năm
2009 như sau:
I. Hướng dẫn
về công tác kiểm soát chi và giải ngân vốn vay:
1. Hồ sơ
giải ngân:
1.1. Hồ sơ
ban đầu:
a. Thông báo
cho vay.
b. Hợp đồng
vay vốn..
c. Hồ sơ mở
tài khoản, cấp mã khách hàng.
1.2. Hồ sơ
thanh toán:
a. Thông báo
nguồn vốn.
b. Hồ sơ giải
ngân theo quy định tại điểm 1.2 Phần II công văn số 452/NHPT-TTKH ngày
09/03/2009 của NHPT về việc hướng dẫn thực hiện cho vay hỗ trợ đối doanh nghiệp
gặp khó khăn do suy giảm kinh tế có cắt giảm lao động trong năm 2009.
c. Phê duyệt
của Lãnh đạo Chi nhánh về việc chấp thuận thanh toán.
d. Chứng từ chi
tiền (Phiếu chi, UNC)
2. Kiểm
soát chứng từ giải ngân:
Khi nhận được
hồ sơ do phòng Tín dụng chuyển xuống, cán bộ kế toán kiểm soát:
- Ghi đầy đủ,
rõ ràng các nội dung hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của NHPT.
- Nội dung của
Giấy đề nghị giải ngân đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. Các bảng kê kèm
theo phù hợp với nội dung của giấy đề nghị giải ngân và điền đầy đủ các nội
dung liên quan đến người lao động như họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng
minh thư nhân dân, số tiền ...
- Số tiền giải
ngân phải phù hợp với Hợp đồng vay vốn, không vượt quá mức cho vay theo Hợp đồng
vay vốn.
- Kiểm tra
tính hợp pháp của người đại diện ký khế ước nhận nợ, nếu không phải là Chủ tài
khoản thì phải có giấy uỷ quyền lưu kèm khế ước nhận nợ.
- Con dấu, chữ
ký Chủ tài khoản, chữ ký Kế toán trưởng trên ủy nhiệm chi phải khớp đúng với mẫu
dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký tại Chi nhánh NHPT.
3. Một số
lưu ý khi thực hiện giải ngân vốn vay:
3.1. Về việc
lập Phiếu chi tiền mặt:
- Chi nhánh lập
sẵn Phiếu chi tiền mặt trước khi thực hiện giải ngân (Mẫu kèm theo công văn).
Các yếu tố trên Phiếu chi tiền mặt được ghi sẵn, có chữ ký của người lập phiếu
và Thủ trưởng đơn vị. Người kiểm soát, thủ quỹ và người lao động ký ngay khi nhận
tiền.
- Phiếu chi
tiền mặt được lập làm 3 liên (2 liên kê giấy than), ký và đóng dấu trên cả 3
liên trong đó: 01 liên kê giấy than giao cho người lao động, 01 liên kê giấy
than kèm theo bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt gửi doanh nghiệp làm căn cứ đối
chiếu, 01 liên liền quyển Chi nhánh lưu riêng để tiện kiểm tra (không lưu cùng
chứng từ kế toán hàng ngày).
- Chi nhánh
ghi rõ số thứ tự người lao động nhận tiền bên góc trên cùng bên phải của Phiếu
chi tiền mặt theo danh sách người lao động doanh nghiệp đề nghị thanh toán được
Lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt chấp thuận.
- Trường hợp
người lao động chưa đến nhận tiền thì Phiếu chi tiền mặt viết sẵn được lưu trữ
như giấy tờ có giá tại kho của Chi nhánh.
- Ký kiểm
soát trên Phiếu chi tiền mặt: Tùy theo khối lượng giải ngân thanh toán tiền vay
hỗ trợ người lao động mất việc làm, Giám đốc Chi nhánh giao nhiệm vụ ký kiểm
soát Phiếu chi tiền mặt đảm bảo Phiếu chi tiền mặt được lập chính xác, kịp thời.
- NHPT sẽ gửi
Phiếu chi tiền mặt cho Chi nhánh. Trường hợp sử dụng hết Phiếu chi tiền mặt
NHPT gửi, Chi nhánh có thể đặt in theo mẫu tại địa phương (lưu ý số seri Phiếu
chi tiền mặt phải liên tục).
3.2. Tổng
hợp Phiếu chi tiền mặt:
Kết thúc ngày
làm việc thực hiện giải ngân chi trả lương cho người lao động, bộ phận chi trả
lập bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt có chữ ký xác nhận của đại diện doanh
nghiệp tham gia chi trả. Bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt được lưu cùng chứng
từ kế toán phát sinh hàng ngày (Mẫu kèm theo công văn)
3.3. Về khế
ước nhận nợ vay (Mẫu kèm theo công văn):
Chi nhánh hướng
dẫn Doanh nghiệp ký khế ước nhận nợ trước khi thực hiện giải ngân chi trả lương
cho người lao động và chuyển tiền cho bảo hiểm xã hội theo đề nghị của Doanh
nghiệp được Lãnh đạo Chi nhánh chấp thuận.
Định kỳ, Chi
nhánh thông báo cho doanh nghiệp tiến độ giải ngân thanh toán cho người lao động,
đề nghị doanh nghiệp phối hợp thông báo cho người lao động đến nhận tiền theo
quy định.
3.4. Về việc
lập tổ thực hiện chi trả lương cho người lao động:
Giám đốc Chi
nhánh thành lập tổ thực hiện chi trả lương cho người lao động. Số lượng thành
viên mỗi tổ tối thiểu là 4 người gồm 01 trưởng nhóm, 01 kiểm soát chứng từ, 01
kiểm soát việc phát tiền, 01 thủ quỹ.
4. Lưu trữ
hồ sơ
Phòng tài
chính kế toán lưu trữ các hồ sơ sau:
- Lưu tại kho
của Chi nhánh: hồ sơ mở tài khoản, cấp mã khách hàng, quyển phiếu chi (Trên bìa
quyển Phiếu chi tiền mặt đưa vào lưu trữ phải ghi đầy đủ các nội dung: tên
doanh nghiệp vay vốn, số lượng tờ phiếu chi tiền mặt trong quyển, số thứ tự của
người lao động từ số … đến số…)
- Lưu cùng chứng
từ kế toán hàng ngày các bản chính gồm Thông báo cho vay, Hợp đồng vay vốn, Giấy
đề nghị giải ngân, phê duyệt của Lãnh đạo Chi nhánh về việc chấp thuận thanh
toán, uỷ nhiệm chi, bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt; các chứng từ còn lại kế
toán lưu bản sao.
II. Hướng
dẫn hạch toán kế toán:
1. Tài khoản
sử dụng:
- TK 275171 -
Nợ đủ tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ
- TK 275271 -
Nợ cần chú ý cho vay các chương trình khác của Chính phủ
- TK 275371 -
Nợ dưới tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ
- TK 275471 -
Nợ nghi ngờ cho vay các chương trình khác của Chính phủ
- TK 275571 -
Nợ có khả năng mất vốn cho vay các chương trình khác của Chính phủ
- TK 519126 -
Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ
giữa Hội sở chính và Chi nhánh.
- TK 519426 -
Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ
giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.
2. Hướng dẫn
hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
2.1. Trường
hợp Chi nhánh trực tiếp giải ngân:
2.1.1. Hạch
toán tại Chi nhánh:
a. Hạch
toán nhận nguồn vốn cho vay:
- Khi nhận
nguồn vốn cho vay do Hội sở chính chuyển, căn cứ báo Có của Ngân hàng, kế toán
hạch toán:
Nợ TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Nợ TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
Có TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ giữa HSC và Chi nhánh.
- Trường hợp
bù trừ nguồn vốn: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ và Lệnh chuyển Có của Hội sở chính qua
chương trình chuyển tiền điện tử nội bộ, kế toán hạch toán:
Nợ TK 519191
– Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ
Có TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ giữa HSC và Chi nhánh.
Đồng thời hạch
toán:
Nợ TK liên
quan
Có TK 519191
– Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ
b. Hạch
toán giải ngân:
Căn cứ số tiền
nhận nợ trên khế ước nhận nợ vay của doanh nghiệp, kế toán hạch toán:
Nợ TK 275171
- Nợ đủ tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ
Có TK 459911
– Các khoản chờ thanh toán khác (mở chi tiết cho từng doanh nghiệp vay vốn)
Khi thực hiện
giải ngân, căn cứ báo Nợ của Ngân hàng và các chứng từ có liên quan, kế toán hạch
toán:
Nợ TK 459911
– Các khoản chờ thanh toán khác (mở chi tiết cho từng doanh nghiệp vay vốn)
Có TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Có TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
Hoặc Có TK
101111 – Tiền mặt tại đơn vị
c. Hạch
toán phân loại nợ:
Chi nhánh thực
hiện chuyển nhóm nợ theo quy định về phân loại nợ của NHPT. Căn cứ chứng từ
liên quan, kế toán hạch toán:
Nợ TK
275 – chi tiết TK phù hợp
Có TK 275 –
chi tiết TK phù hợp
d. Hạch
toán thu nợ vay (nợ gốc):
Đến hạn thu nợ
gốc, trường hợp người lao động của doanh nghiệp vẫn chưa đến nhận lương (còn số
dư trên tài khoản chờ thanh toán), kế toán hạch toán:
Nợ TK 459911
– Các khoản chờ thanh toán khác (mở chi tiết cho từng doanh nghiệp vay vốn)
Có TK 275171
- Nợ đủ tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ
Khi khách
hàng nộp tiền mặt hoặc khi nhận được báo Có của Ngân hàng về số nợ gốc khách
hàng trả nợ, kế toán hạch toán:
Nợ TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Nợ TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
Hoặc Nợ TK
101111 – Tiền mặt tại đơn vị
Có TK 275 -
chi tiết TK phù hợp
đ. Hạch
toán điều chuyển nợ gốc về Hội sở chính:
Căn cứ báo Nợ
của Ngân hàng về số nợ gốc hoặc số nguồn vốn thừa chuyển về Hội sở chính, kế
toán hạch toán:
Nợ TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ giữa Hội sở chính và Chi nhánh.
Có TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Có TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
Đồng thời,
Chi nhánh lập “Thông báo chuyển vốn” gửi Hội sở chính để theo dõi tiền về.
e. Hạch
toán chi phí thuê phương tiện vận chuyển tiền, chi phí thuê công an bảo vệ và
chi phí bồi dưỡng vận chuyển và áp giải tiền trong trường hợp giải ngân bằng tiền
mặt tại doanh nghiệp (nếu có):
Căn cứ vào chứng
từ chi tiền và các chứng từ khác liên quan, kế toán hạch toán:
Nợ TK 813111
– Vận chuyển, bốc xếp tiền (đối với chi phí thuê phương tiện vận chuyển tiền)
Nợ TK 813311
- Bảo vệ tiền (chi phí thuê công an bảo vệ và chi phí bồi dưỡng vận chuyển và
áp giải tiền)
Có TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Có TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
Hoặc Có TK
101111 – Tiền mặt tại đơn vị
2.1.2. Hạch
toán tại Hội sở chính:
a. Hạch toán
chuyển nguồn vốn cho vay:
Căn cứ giấy
báo Có của Ngân hàng về nguồn vốn cho vay chuyển cho Chi nhánh, kế toán hạch
toán:
Nợ TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.
Có TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Có TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
- Trường hợp
bù trừ nguồn vốn: kế toán lập Lệnh chuyển Nợ và Lệnh chuyển Có qua chương trình
chuyển tiền điện tử nội bộ gửi Chi nhánh, kế toán hạch toán:
Nợ TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.
Có TK 519191
– Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ
Đồng thời hạch
toán:
Nợ TK 519191
– Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ
Nợ TK liên
quan
b. Hạch
toán thu nợ gốc Chi nhánh chuyển trả:
Căn cứ báo Có
của Ngân hàng về số nợ gốc hoặc số dư nguồn vốn Chi
nhánh chuyển
về, kế toán hạch toán:
Nợ TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Nợ TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng
đồng VN
Có TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa Hội sở chính và Chi nhánh.
2.2. Trường
hợp Phòng giao dịch trực tiếp giải ngân:
2.2.1. Hạch
toán tại Phòng giao dịch:
a. Hạch
toán nhận nguồn vốn cho vay do Hội sở chính chuyển:
- Khi nhận
nguồn vốn cho vay do Hội sở chính chuyển, căn cứ báo Có của Ngân hàng, kế toán
hạch toán:
Nợ TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Nợ TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
Có TK 519426
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.
Đồng thời lập
Giấy báo vãng lai gửi Chi nhánh.
Hạch
toán giải ngân, thu hồi nợ, chi phí thuê phương tiện vận chuyển tiền, …: thực
hiện tương tự như hướng dẫn tại mục 2.1.1.
b. Hạch
toán chuyển thu nợ gốc về Hội sở chính:
Căn cứ báo Nợ
của Ngân hàng về số nợ gốc hoặc số nguồn vốn thừa Phòng giao dịch chuyển về Hội
sở chính, kế toán hạch toán:
Nợ TK 519426
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.
Có TK 111311
– Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN
Hoặc Có TK
131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN
Đồng thời lập
Giấy báo vãng lai gửi Chi nhánh.
2.2.2. Hạch
toán tại Chi nhánh:
a. Hạch
toán nhận nguồn vốn:
Căn cứ giấy
báo vãng lai của Phòng giao dịch về nguồn vốn nhận của Hội sở chính, kế toán hạch
toán:
Nợ TK 519426
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.
Có TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.
b. Hạch
toán chuyển thu nợ gốc về Hội sở chính:
Căn cứ giấy
báo vãng lai của Phòng giao dịch về số nợ gốc hoặc số nguồn vốn thừa Phòng giao
dịch chuyển về Hội sở chính, kế toán hạch toán:
Nợ TK 519126
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.
Có TK 519426
- Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính
phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.
2.2.3. Hạch
toán tại Hội sở chính:
Tại Hội sở
chính hạch toán tương tự như hướng dẫn tại mục 2.1.2
3. Chế độ
báo cáo:
Định kỳ hàng
tháng, quý, năm, các đơn vị lập và gửi báo cáo cho vay vốn, báo cáo tình hình
thanh toán cho vay theo Quyết định 30/2009/QĐ-TTg theo mẫu biểu kèm theo.
4. Tổ chức
thực hiện:
Công văn này
có hiệu lực từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Chi nhánh
phản ánh kịp thời về Hội sở chính (Ban Tài chính kế toán) để nghiên cứu hướng dẫn
./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- TGĐ, các P.TGĐ;
- Trưởng Ban Kiểm soát;
- Lưu VP, PC, CNTT, TCKT.
|
KT.TỔNG
GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn Chí Trang
|