|
TỔNG CỤC THUẾ
CỤC THUẾ TP.HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 4862/CT-TTHT
V/v: Hóa đơn điện tử
|
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 05 năm 2018
|
Kính gửi: Công ty TNHH Grainland Việt
Nam
Địa chỉ: Tầng
56, Tháp Tài Chính Bitexco, số 2, Đường Hải Triều, Phường Bến Nghé, Q. 1, TP.HCM
Mã số thuế:
0314741464
Trả lời văn bản số 04/2018 ngày 10/04/2018 của Công
ty về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử; Cục Thuế TP có ý kiến như
sau:
Căn cứ tại khoản 2, Điều 1, Nghị định số
04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi khoản 5, điều 5 Nghị định
51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010.
“5. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng
nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện
tử”.
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của
Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:
+ Tại khoản 2, Điều 4 về nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi
tạo hóa đơn điện tử:
“…
2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn
Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người
bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện
giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có
sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng
thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử
dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng
tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo,
lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký
điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm
bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với
phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của
hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm
(hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ
dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu
về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với
các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm
bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực
tuyến toàn bộ dữ liệu.”
+ Tại khoản 1 và khoản 2, Điều 7 quy định khởi tạo,
phát hành hóa đơn điện tử:
“...
1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng
cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu
hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của
tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và
được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo
hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế
quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế
và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử),
tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên
công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương
tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu
trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ
liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan
việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong
nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa
đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo
hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế
quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục
ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn
điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại
hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông
báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký
của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo
phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức
khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế
nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát
hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo
phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới
theo hướng dẫn tại khoản này.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa
đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu
(theo đúng định dạng gửi cho người
mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm
hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử”.
+ Tại Điều 8 quy định Lập hóa đơn điện tử:
“...
1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các
thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định.
Các hình thức lập hóa đơn điện tử:
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa
đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện
tử của người bán;
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa
đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
2. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa
đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo
hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa
đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ
thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa
hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua
ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người
bán theo cách thức truyền nhận
hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp
hóa đơn điện tử:
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa
đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử
của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng
hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người
bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi
cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ
thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người
mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người
bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho
người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông
qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử”.
Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty đáp ứng điều
kiện khởi tạo hóa đơn điện tử tại khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì
được phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều
7 và Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
Cục Thuế TP.Hồ Chí Minh thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được
trích dẫn tại văn bản này./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- P.KT2;
- P.PC;
- Lưu: VT, TTHT.
724.D
|
KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Nam Bình
|