Kính
gửi: Đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Thực hiện Kế hoạch số
4161/KH-BNV ngày 22/6/2025 của Bộ Nội vụ triển khai Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW
ngày 19/6/2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi
mới sáng tạo và chuyển đổi số nhằm thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ,
nhanh, hiệu quả đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị,
Bộ Nội vụ tổ chức làm việc với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về tổng
thể công tác văn thư, lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy và hỗ trợ tháo gỡ vướng
mắc, khó khăn khi vận hành chính quyền địa phương 02 cấp.
1. Nội dung
làm việc
a) Quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ.
b) Quản lý tài liệu lưu trữ (tổng
kiểm kê khối lượng tài liệu, kho tàng, trang thiết bị, tình trạng xử lý nghiệp
vụ).
c) Quản lý hoạt động dịch vụ
lưu trữ có sử dụng ngân sách nhà nước.
d) Hướng dẫn, hỗ trợ chuyển
giao công nghệ xây dựng phần mềm phục vụ hoạt động số hoá và quản lý tài liệu
lưu trữ số.
đ) Tổng hợp nhu cầu hỗ trợ kinh
phí từ ngân sách trung ương để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện.
e) Đánh giá kết quả thực hiện
Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án
Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020-2025.
g) Đánh giá tình hình thực hiện
Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các
nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II.
h) Tổ chức và nhân sự thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ.
i) Kiến nghị, đề xuất của địa
phương.
2. Thời
gian làm việc
a) Thời gian làm việc trực tiếp
với các địa phương từ ngày 01/8/2025 đến ngày 30/10/2025.
b) Thời gian, chương trình và
thành phần làm việc cụ thể với từng địa phương, Bộ Nội vụ sẽ liên hệ trước để địa
phương chuẩn bị.
3. Tổ chức
thực hiện
a) Bộ Nội vụ giao Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức các Đoàn công tác làm việc trực tiếp tại địa
phương; thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ về thời gian, chương trình và thành
phần làm việc.
b) Bộ Nội vụ trân trọng đề nghị
đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:
- Giao Giám đốc Sở Nội vụ làm đầu
mối chuẩn bị các điều kiện làm việc tại địa phương.
- Chỉ đạo các đơn vị liên quan
chuẩn bị các báo cáo phục vụ chương trình làm việc, cụ thể như sau:
+ Sở Nội vụ báo cáo các nội
dung tại các phụ lục: I, II,
III, IV, V, VII, IX, X, XI, XII, XIII và phối hợp với Sở Tài chính thực hiện Phụ lục VIII.
+ Sở Khoa học và Công nghệ báo
cáo nội dung tại Phụ lục VI và phối hợp với Sở Nội
vụ thực hiện Phụ lục IX.
+ Sở Tài chính báo cáo các nội
dung tại Phụ lục VIII.
- Giao Sở Nội vụ đôn đốc các
đơn vị liên quan hoàn thành báo cáo theo các Phụ lục đính kèm và gửi về Bộ Nội
vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) trước ngày 10/8/2025.
Bộ Nội vụ trân trọng cảm ơn sự
phối hợp công tác của đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Các đồng chí Thứ trưởng;
- Tổ Giúp việc 02 Ban chỉ đạo (Văn phòng TW Đảng);
- Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Văn phòng Bộ;
- Vụ Chính quyền địa phương;
- Trung tâm CNTT;
- Lưu: VT, CVT<NN.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Cao Huy
|
PHỤ LỤC I[1]
ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ, SỐ HÓA
TÀI LIỆU LƯU TRỮ SAU KHI THỰC HIỆN MÔ HÌNH CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG 02 CẤP
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN-NV ngày 30 tháng 7 năm 2025 của
Bộ Nội vụ)
I. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác Văn thư
a) Ban hành các văn bản quản
lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn; văn bản quy định
danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới
thuộc phạm quản lý.
b) Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sau khi thực hiện mô hình chính
quyền địa phương 02 cấp: đơn vị cung cấp Hệ thống; các chức năng cơ bản của Hệ
thống.
2. Công tác lưu trữ
a) Kế hoạch triển khai Luật Lưu
trữ năm 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ- CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày
14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;
Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi
tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
b) Tình hình xây dựng đề án, dự
án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức
khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp.
c) Tình hình số hóa tài liệu
lưu trữ.
3. Tình hình quản lý hồ sơ,
tài liệu lưu trữ giấy khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp
a) Thực trạng quản lý tài liệu
lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh
- Khái quát khối lượng, thành
phần tài liệu trước và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Phương án bố trí kho bảo quản
tài liệu lưu trữ.
- Chi tiết số lượng kho tàng,
tài liệu và tình trạng xử lý nghiệp vụ hiện nay (Phụ
lục II, Phụ lục III).
- Nhân sự quản lý và thực hiện
nghiệp vụ tại các kho lưu trữ.
b) Tình hình quản lý hồ sơ, tài
liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã kết
thúc công việc.
+ Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn:
khối lượng, nơi bảo quản, mức độ sẵn sàng phục vụ sử dụng, số hóa;
+ Tài liệu lưu trữ có thời hạn:
khối lượng, nơi bảo quản, mức độ sẵn sàng phục vụ sử dụng, số hóa.
- Chi tiết số lượng và tình trạng
xử lý nghiệp vụ hiện nay (Phụ lục IV).
- Đối với hồ sơ, tài liệu đang
tiếp tục thực hiện.
c) Tình hình quản lý hồ sơ, tài
liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã kết
thúc công việc
+ Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn:
khối lượng, nơi bảo quản, mức độ sẵn sàng phục vụ sử dụng, số hóa;
+ Tài liệu lưu trữ có thời hạn:
khối lượng, nơi bảo quản, mức độ sẵn sàng phục vụ sử dụng, số hóa.
- Số lượng và tình trạng xử lý
nghiệp vụ hiện nay (Mục 1 và Mục 3 Phụ lục V).
- Đối với tài liệu đang tiếp tục
thực hiện.
d) Tình hình quản lý hồ sơ, tài
liệu của các cơ quan, tổ chức cấp xã
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã kết
thúc công việc
+ Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn:
khối lượng, nơi bảo quản, mức độ sẵn sàng phục vụ sử dụng, số hóa;
+ Tài liệu lưu trữ có thời hạn:
khối lượng, nơi bảo quản, mức độ sẵn sàng phục vụ sử dụng, số hóa.
- Số lượng và tình trạng xử lý
nghiệp vụ hiện nay (Mục 2 và Mục 3 Phụ lục V).
- Đối với tài liệu đang tiếp tục
thực hiện.
4. Tình hình quản lý tài liệu
số
a) Tình hình quản lý và sử dụng
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, thành phố trước và sau sáp nhập.
- Tên Hệ thống.
- Nhà cung cấp.
- Nơi đặt hạ tầng kỹ thuật vận
hành Hệ thống.
- Phạm vi áp dụng: cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp...
- Mức độ kết nối với các hệ thống
khác.
b) Tình hình quản lý tài liệu
lưu trữ số trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc.
- Tình hình khoanh vùng dữ liệu.
- Thực trạng quản lý: đơn vị
nào quản lý, ở đâu, phần mềm quản lý...
- Mức độ xử lý nghiệp vụ: định
dạng, cấu trúc dữ liệu, mức độ lập hồ sơ trong Hệ thống; cách thức lưu trữ
(theo mã, theo phông hay theo thời gian, giai đoạn...).
- Khả năng sử dụng khi có nhu cầu.
- Dự kiến kế hoạch xử lý nghiệp
vụ.
Chi tiết quản lý dữ liệu tài liệu
lưu trữ số tại Phụ lục VI.
5. Chuyển giao công nghệ
a) Thực trạng hạ tầng công nghệ
thông tin lưu trữ tài liệu số
- Hạ tầng mạng và máy chủ.
- Hệ thống phần mềm ứng dụng.
- Hạ tầng phục vụ số hóa.
- Các thiết bị khác.
b) Chuẩn bị nhân lực và hạ tầng
tiếp nhận
- Chuyển giao, hướng dẫn cài đặt
Phân hệ số hoá.
- Chuyển giao source code Phần
mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số.
- Xác nhận hạ tầng, nhu cầu sử
dụng Kho Lưu trữ số Nhà nước.
6. Tổ chức bộ máy và nhân lực
thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
II. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
1. Khó khăn, vướng mắc
2. Đề xuất các giải pháp thực
hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ trong thời gian tới
3. Kiến nghị với cơ quan có
thẩm quyền.
PHỤ LỤC II
BÁO CÁO TÌNH HÌNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
|
STT
|
Tên tỉnh/ thành phố
|
Kho chuyên dụng
|
Kho tạm (Kho được sử dụng trước khi sắp xếp
TCBM)
|
Tổng số phông
|
Số lượt người khai thác sử dụng tài liệu 5
năm gần đây
|
Tỷ lệ lập Danh mục tài liệu tiếp cận có
điều kiện (hạn chế sử dụng) (%)
|
Tổng số tài liệu giấy hiện có (mét
giá)
|
Tài liệu lưu trữ giấy đã lưu trữ tại Lưu
trữ lịch sử theo quy định
|
Tổng số tài liệu khác (phim, ảnh, ghi âm,
ghi hình)
|
Ghi chú
|
|
Chỉnh lý
|
Số hóa
|
Tình trạng Mục lục hồ sơ và Dữ liệu đặc tả
(tổng số các trường thông tin)
|
Tài liệu hình thành dạng số
|
|
Hoàn chỉnh
|
Sơ bộ
|
Chưa chỉnh lý
|
Đã số hóa
|
Dung lượng
|
Chưa số hóa
|
Tỷ lệ số hóa
|
Mức độ đầy đủ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu tại chỗ
(%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
nội bộ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
rộng rãi (%)
|
Thời hạn công khai Danh mục theo quy định
tại Luật Lưu trữ (năm dự kiến công khai 100%)
|
Số trang
|
Dung lượng
|
|
Số lượng
|
Diện tích (m2)
|
Số lượng
|
Diện tích (m2)
|
Tình trạng (đủ, thiếu trang thiết bị)
|
Hồ sơ
|
mét giá
|
Hồ sơ
|
mét giá
|
mét giá
|
mét giá
|
trang ảnh
|
GB
|
mét giá
|
%
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý: Việc điền số liệu
của Phụ lục II thực hiện trực tuyến tại đường link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MoCb02148BgOWMJhe4SV9GO9xEvhbvYx4hNjr301ayE/edit?usp=sharing
PHỤ LỤC III
BÁO CÁO TÌNH HÌNH TÀI LIỆU DO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TIẾP NHẬN
TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
|
STT
|
Tên tỉnh/ thành phố
|
Tổng số tài liệu giấy hiện có (mét
giá)
|
Tài liệu lưu trữ giấy trong quá trình sắp
xếp tổ chức bộ máy (tạm thời tiếp nhận để xử lý nghiệp vụ)
|
Tổng số tài liệu khác (phim, ảnh, ghi âm,
ghi hình)
|
Ghi chú
|
|
Chỉnh lý
|
Số hóa
|
Tình trạng Mục lục hồ sơ và Dữ liệu đặc tả
(tổng số các trường thông tin)
|
Tài liệu hình thành dạng số
|
|
Hoàn chỉnh
|
Sơ bộ
|
Chưa chỉnh lý
|
Đã số hóa
|
Dung lượng
|
Chưa số hóa
|
Tỷ lệ số hóa
|
Mức độ đầy đủ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu tại chỗ
(%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
nội bộ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
rộng rãi (%)
|
Thời hạn công khai Danh mục theo quy định
tại Luật Lưu trữ (năm dự kiến công khai 100%)
|
Số trang
|
Dung lượng
|
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
mét giá
|
mét giá
|
trang ảnh
|
GB
|
mét giá
|
%
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý: Việc điền số liệu
của Phụ lục III thực hiện trực tuyến tại đường link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MoCb02148BgOWMJhe4SV9GO9xEvhbvYx4hNjr301ayE/edit?usp=sharing
PHỤ LỤC IV
BÁO CÁO TÌNH HÌNH TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP HUYỆN
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
|
STT
|
Tên tỉnh/ thành phố[2]
|
Tên huyện
|
Cơ quan hiện đang quản lý tài liệu
|
Tổng số tài liệu giấy hiện có (mét
giá)
|
Tài liệu lưu trữ của từng huyện
|
Tình trạng Mục lục hồ sơ và Dữ liệu đặc tả
(Đối với tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và sơ bộ)
|
Tài liệu hình thành dạng số
|
Tổng số tài liệu khác (phim, ảnh, ghi âm,
ghi hình)
|
Ghi chú
|
|
Chỉnh lý
|
Số hóa
|
Mức độ đầy đủ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu tại chỗ
(%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
nội bộ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
rộng rãi (%)
|
Thời hạn công khai Danh mục theo quy định
tại Luật Lưu trữ (năm dự kiến công khai 100%)
|
|
Hoàn chỉnh
|
Sơ bộ
|
Chưa chỉnh lý
|
Đã số hóa
|
Dung lượng
|
Chưa số hóa
|
Tỷ lệ số hóa
|
|
Lưu trữ lịch sử
|
Cấp xã
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
mét giá
|
mét giá
|
trang ảnh
|
GB
|
mét giá
|
%
|
Số trang
|
Dung lượng
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý: Việc điền số liệu
của Phụ lục IV thực hiện trực tuyến tại đường link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MoCb02148BgOWMJhe4SV9GO9xEvhbvYx4hNjr301ayE/edit?usp=sharing
PHỤ LỤC V
BÁO CÁO TÌNH HÌNH TÀI LIỆU TẠI CÁC NGUỒN NỘP LƯU VÀO
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
1. Số liệu tổng hợp tài liệu
lưu trữ của các sở, ngành
|
STT
|
Tên tỉnh/ thành phố
|
Phòng/Kho bảo quản
|
Tổng số tài liệu giấy hiện có (mét
giá)
|
Tài liệu lưu trữ giấy tại sở, ngành (Nguồn nộp vào Lưu trữ lịch sử)
|
Tình trạng Mục lục hồ sơ và Dữ liệu đặc
tả (Đối với tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và sơ bộ)
|
Tài liệu hình thành dạng số
|
Tổng số tài liệu khác (phim, ảnh, ghi âm, ghi hình)
|
Ghi chú
|
|
Chỉnh lý
|
Số hóa
|
Mức độ đầy đủ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu tại chỗ
(%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến nội bộ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực
tuyến rộng rãi (%)
|
Thời hạn công khai Danh mục theo quy định
tại Luật Lưu trữ (năm dự kiến công khai 100%)
|
|
Hoàn chỉnh
|
Sơ bộ
|
Chưa chỉnh lý
|
Đã số hóa
|
Dung lượng
|
Chưa số hóa
|
Tỷ lệ số hóa
|
|
Số lượng
|
Diện tích (m2)
|
Tình trạng (đủ, thiếu trang thiết bị)
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
mét giá
|
mét giá
|
trang ảnh
|
GB
|
mét giá
|
%
|
Số trang
|
Dung lượng
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý: Việc điền số liệu
của Phụ lục V thực hiện trực tuyến tại đường link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hwDBy1QBuXvcjjjkV5eV4zCTFZ3Bj0coEWoWljDCXps/edit?usp=sharing
2. Số liệu tổng hợp tài liệu
lưu trữ của cấp xã
|
STT
|
Tên tỉnh/ thành phố
|
Phòng/Kho bảo quản
|
Tổng số tài liệu giấy hiện có (mét
giá)
|
Tài liệu lưu trữ giấy tại cấp xã (Nguồn nộp
vào Lưu trữ lịch sử)
|
Tình trạng Mục lục hồ sơ và Dữ liệu đặc tả
(Đối với tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và sơ bộ)
|
Tài liệu hình thành dạng số
|
Tổng số tài liệu khác (phim, ảnh, ghi âm,
ghi hình)
|
Ghi chú
|
|
Chỉnh lý
|
Số hóa
|
Mức độ đầy đủ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu tại chỗ
(%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
nội bộ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
rộng rãi (%)
|
Thời hạn công khai Danh mục theo quy định
tại Luật Lưu trữ (năm dự kiến công khai 100%)
|
|
Hoàn chỉnh
|
Sơ bộ
|
Chưa chỉnh lý
|
Đã số hóa
|
Dung lượng
|
Chưa số hóa
|
Tỷ lệ số hóa
|
|
Số lượng
|
Diện tích (m2)
|
Tình trạng (đủ, thiếu trang thiết bị)
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
mét giá
|
mét giá
|
trang ảnh
|
GB
|
mét giá
|
%
|
Số trang
|
Dung lượng
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Số liệu chi tiết của từng
sở, ngành, xã
|
STT
|
Tên tỉnh/ thành phố
|
Tên sở, ngành, xã
|
Phòng/Kho bảo quản
|
Tổng số tài liệu giấy hiện có (mét
giá)
|
Tài liệu lưu trữ giấy
|
Tình trạng Mục lục hồ sơ và Dữ liệu đặc tả
(Đối với tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và sơ bộ)
|
Tài liệu hình thành dạng số
|
Tổng số tài liệu khác (phim, ảnh, ghi âm,
ghi hình)
|
Ghi chú
|
|
Chỉnh lý
|
Số hóa
|
Mức độ đầy đủ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu tại chỗ
(%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
nội bộ (%)
|
Mức độ sẵn sàng phục vụ tra cứu trực tuyến
rộng rãi (%)
|
Thời hạn công khai Danh mục theo quy định
tại Luật Lưu trữ (năm dự kiến công khai 100%)
|
|
Hoàn chỉnh
|
Sơ bộ
|
Chưa chỉnh lý
|
Đã số hóa
|
Dung lượng
|
Chưa số hóa
|
Tỷ lệ số hóa
|
|
Số lượng
|
Diện tích (m2)
|
Tình trạng (đủ, thiếu trang thiết bị)
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
Hồ sơ (nếu có)
|
mét giá
|
mét giá
|
mét giá
|
trang ảnh
|
GB
|
mét giá
|
%
|
Số trang
|
Dung lượng
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHỤ LỤC VI[3]
BÁO CÁO TÌNH HÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ TRÊN HỆ
THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
I. THÔNG TIN CHUNG
1. Tên tỉnh, thành phố:
........................................................................................................
2. Tên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành đang sử dụng (Hệ thống):
.............................................................................................................................................
3. Cơ quan cung cấp thông tin:
□ Sở Khoa học và Công nghệ
□ Sở Nội vụ
□ Lưu trữ lịch sử
□ Khác:
...............................................................................................................................
4. Người cung cấp thông tin:
□ Lãnh đạo cơ quan, đơn vị
□ Công chức, viên chức công nghệ
thông tin
□ Công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ
□ Khác:
...............................................................................................................................
II. NỘI DUNG CUNG CẤP THÔNG
TIN
II.1. Quá trình hình thành
và đặc điểm của tài liệu số trong Hệ thống
5. Cơ quan quý vị có sử dụng Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung cấp tỉnh để hình thành văn bản,
tài liệu số không?
□ Có, sử dụng thường xuyên
trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ
□ Có, nhưng chỉ dùng một phần
(ví dụ: gửi nhận văn bản, không tạo hồ sơ)
□ Không sử dụng
□ Khác:
..................................................................................................................................
6. Những loại tài liệu nào cơ
quan quý vị thường xuyên hình thành trên hệ thống? (có thể chọn nhiều phương
án)
□ Văn bản dự thảo (trước khi
ký)
□ Văn bản điện tử đã ký số, ban
hành
□ Hồ sơ công việc điện tử
□ Tài liệu nội bộ khác (lịch họp,
phiếu trình, báo cáo...)
□ Khác:
................................................................................................................................
7. Hệ thống mà cơ quan quý vị
đang sử dụng có chức năng lập hồ sơ điện tử không?
□ Có, cho phép mở, quản lý và
đóng hồ sơ điện tử
□ Không có chức năng lập hồ sơ
□ Không rõ
□ Khác:
.................................................................................................................................
8. Trong thực tế, cơ quan quý vị
có thực hiện việc lập hồ sơ công việc điện tử trên hệ thống không?
□ Có, thường xuyên và theo đúng
danh mục hồ sơ
□ Có nhưng không đồng bộ, chưa
theo danh mục hồ sơ
□ Không thực hiện lập hồ sơ
□ Khác:
.................................................................................................................................
9. Hồ sơ điện tử trên hệ thống
có được gắn metadata mô tả hồ sơ không?
□ Có đầy đủ các trường theo quy
định
□ Có nhưng không đầy đủ
□ Không có metadata mô tả hồ sơ
□ Khác: .................................................................................................................................
10. Các trường metadata mô tả hồ
sơ lưu trữ mà hệ thống đang áp dụng bao gồm: (có thể chọn nhiều)
□ Mã hồ sơ
□ Tiêu đề hồ sơ
□ Thời hạn lưu trữ
□ Mức độ tiếp cận
□ Ngôn ngữ
□ Thời gian bắt đầu
□ Thời gian kết thúc
□ Từ khóa
□ Tổng số tài liệu trong hồ sơ
□ Số lượng trang
□ Ký hiệu thông tin
□ Mức độ tin cậy
□ Chế độ lập tài liệu lưu trữ dự
phòng
□ Tình trạng lập tài liệu lưu
trữ dự phòng
□ Tệp tin hồ sơ
□ Ghi chú
□ Khác:
.................................................................................................................................
11. Văn bản, tài liệu điện tử
trong hệ thống có được gắn metadata mô tả tài liệu không?
□ Có đầy đủ
□ Có nhưng không đầy đủ
□ Không có metadata
□ Khác:
.................................................................................................................................
12. Các trường metadata mô tả
tài liệu lưu trữ mà hệ thống đang áp dụng bao gồm: (có thể chọn nhiều)
□ Mã định danh tài liệu
□ Mã lưu trữ tài liệu
□ Thời hạn lưu trữ
□ Tên loại tài liệu
□ Số của tài liệu
□ Ký hiệu của tài liệu
□ Ngày tháng năm ban hành tài
liệu
□ Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
ban hành tài liệu
□ Trích yếu nội dung
□ Ngôn ngữ
□ Số lượng trang
□ Ký hiệu thông tin
□ Từ khóa
□ Mức độ tiếp cận
□ Mức độ tin cậy
□ Quy trình xử lý
□ Chế độ lập tài liệu lưu trữ dự
phòng
□ Tình trạng lập tài liệu lưu
trữ dự phòng
□ Tệp tin tài liệu
□ Ghi chú
□ Khác:
.................................................................................................................................
II.2. Chuyển giao và giải
quyết văn bản, tài liệu trong Hệ thống
13. Cơ quan quý vị sử dụng hệ
thống để luân chuyển văn bản, tài liệu theo hình thức nào?
□ Chuyển nội bộ giữa các
phòng/ban
□ Chuyển liên thông giữa các
đơn vị trong tỉnh
□ Chuyển liên thông ngoài tỉnh
qua nền tảng tích hợp
□ Khác:
.................................................................................................................................
14. Việc xử lý văn bản, hồ sơ
có được gắn với quy trình công việc số trên hệ thống không?
□ Có, toàn bộ quy trình được
tích hợp
□ Có nhưng không đồng bộ hoàn
toàn
□ Không sử dụng quy trình số
□ Khác: .................................................................................................................................
15. Văn bản được ký số như thế
nào trên hệ thống?
□ Tất cả văn bản được ký số
hoàn toàn
□ Một phần văn bản ký tay và
scan
□ Không thực hiện ký số
□ Khác:
.................................................................................................................................
II.3. Bảo quản và lưu trữ
văn bản, tài liệu trong Hệ thống
16. Hệ thống có chức năng đóng
hồ sơ và chuyển trạng thái 'lưu trữ' không?
□ Có, đã áp dụng trong thực tế
□ Có nhưng chưa triển khai
□ Không có chức năng
□ Khác:
.................................................................................................................................
17. Hồ sơ, tài liệu đã đóng có
được tổ chức lưu trữ theo nguyên tắc lưu trữ hiện hành không?
□ Có, đầy đủ và rõ ràng
□ Có nhưng chưa đầy đủ
□ Không thực hiện phân loại lưu
trữ
□ Khác:
.................................................................................................................................
18. Hệ thống có phân chia dữ liệu
theo từng cơ quan để phục vụ tách phông không?
□ Có, rõ ràng theo mã cơ quan
□ Có nhưng thiếu chuẩn hóa
□ Không phân chia theo phông
□ Khác:
.................................................................................................................................
II.4. Sử dụng văn bản, tài
liệu, dữ liệu trong Hệ thống
19. Việc tra cứu, sử dụng lại
văn bản, hồ sơ đã xử lý trên hệ thống được thực hiện như thế nào?
□ Dễ dàng và thường xuyên
□ Có nhưng thao tác phức tạp
□ Không rõ cơ chế tra cứu
□ Khác:
.................................................................................................................................
20. Việc phân quyền truy cập, sử
dụng tài liệu trên hệ thống được thiết lập ra sao?
□ Theo vị trí, chức vụ người
dùng
□ Theo phòng/ban hoặc nhóm công
việc
□ Không rõ cơ chế phân quyền
□ Khác: .................................................................................................................................
II.5. Xác thực tài liệu lưu
trữ số trong Hệ thống
21. Hệ thống có lưu giữ thông
tin xác thực của tài liệu không?
□ Có đầy đủ (chữ ký số, dấu thời
gian, lịch sử chỉnh sửa...)
□ Có nhưng chưa đầy đủ
□ Không có
□ Khác:
.................................................................................................................................
22. Trong trường hợp cần xác
minh tính pháp lý của tài liệu, cơ quan quý vị thực hiện như thế nào?
□ Dựa trên kiểm tra chữ ký số
và thời gian ký
□ Đối chiếu với bản giấy (nếu
có)
□ Không có quy trình xác minh
rõ ràng
□ Khác: .................................................................................................................................
II.6. Giao nộp tài liệu lưu
trữ số vào Lưu trữ lịch sử
23. Cơ quan quý vị đã từng giao
nộp tài liệu từ hệ thống vào Lưu trữ lịch sử chưa?
□ Có, đã thực hiện giao nộp
□ Chưa, nhưng có kế hoạch
□ Chưa thực hiện
24. Nếu đã giao nộp, hình thức
giao nộp tài liệu là gì?
□ Giao nộp bằng gói SIP chuẩn
□ Giao nộp từng tài liệu đơn lẻ
□ Sao chép vào thiết bị lưu trữ
(USB, ổ cứng...)
□ Khác:
.................................................................................................................................
25. Tài liệu được giao nộp có
phân chia theo từng phông cơ quan không?
□ Có, rõ ràng theo phông
□ Có nhưng chưa đầy đủ metadata
□ Không tách phông
□ Khác:
.................................................................................................................................
26. Cơ quan quý vị gặp những
khó khăn gì trong việc giao nộp tài liệu số? (có thể chọn nhiều)
□ Thiếu công cụ trích xuất dữ
liệu
□ Không đủ metadata để xác định
phông
□ Thiếu hướng dẫn kỹ thuật
□ Thiếu nhân lực chuyên trách
□ Khác:
.................................................................................................................................
II.7. Thuận lợi, khó khăn và
đề xuất, kiến nghị
27. Trong quá trình quản lý hồ
sơ, tài liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung, cơ quan quý
vị nhận thấy có những thuận lợi gì? (có thể chọn nhiều phương án)
□ Dễ dàng theo dõi, xử lý và
tra cứu hồ sơ, tài liệu
□ Tiết kiệm thời gian và chi
phí lưu trữ hồ sơ giấy
□ Hệ thống có phân quyền rõ
ràng, thuận tiện khi sử dụng
□ Tài liệu số được lưu giữ tập
trung, bảo mật tốt hơn
□ Có hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn
từ cấp tỉnh
□ Khác: .................................................................................................................................
28. Trong quá trình sử dụng hệ
thống, cơ quan quý vị gặp những khó khăn, vướng mắc gì? (có thể chọn nhiều
phương án)
□ Chưa có hướng dẫn rõ ràng về
cách lập, đóng và bảo quản hồ sơ điện tử
□ Giao diện hệ thống khó sử dụng,
thao tác phức tạp
□ Dữ liệu không đồng bộ, khó
phân loại theo phông lưu trữ
□ Không có chức năng kết xuất dữ
liệu phục vụ lưu trữ số
□ Thiếu nhân sự có kỹ năng lưu
trữ điện tử
□ Khác:
.................................................................................................................................
29. Vui lòng cho biết một số kiến
nghị của cơ quan, tổ chức (nếu có) nhằm thúc đẩy việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
30. Vui lòng cho biết một số đề
xuất của quý vị liên quan đến việc quản lý tài liệu lưu trữ trong hệ thống của
cơ quan, tổ chức
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
PHỤ LỤC VII
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ CÓ SỬ DỤNG
NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TỪ 01/01/2020 ĐẾN 30/6/2025[4]
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
|
STT
|
Tên tỉnh, thành phố
|
Bên giao dịch vụ
|
Bên thực hiện dịch vụ
|
Loại hình dịch vụ và nội dung
|
Thời gian thực hiện
|
Giá trị hợp đồng
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Số thứ tự được ghi liên tục
theo hợp đồng.
(2) Tên tỉnh/thành phố được ghi
cho tất cả các hàng của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuê khoán trong tỉnh, thành
phố.
(3) Ghi tên cơ quan/tổ chức/đơn
vị thuê khoán.
(4) Ghi tên tổ chức/doanh nghiệp/cá
nhân nhận khoán.
(5) Ghi tên loại hình hoạt động
dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý; số hoá; tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc; bảo
quản; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ...)
và ghi vắn tắt nội dung (tên Phông/khối tài liệu, thời gian của tài liệu, số lượng
của tài liệu...).
(6) Ghi thời gian thực hiện hợp
đồng.
(7) Ghi tổng số tiền của hợp đồng.
(8) Ghi Quyết định; Đề án đi
kèm và các nội dung khác (nếu có).
Lưu ý: Việc điền số liệu
Phụ lục VII được thực hiện trực tuyến tại đường link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gCuQAnOvfyaKdZHPrUesIGQ8VPqmVK
BZP956T4eymxk/edit?usp=sharing và bản pdf gửi kèm văn bản về Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước trước ngày 30/9/20025.
PHỤ LỤC VIII
NHU CẦU HỖ TRỢ KINH PHÍ TỪ NGÂN SÁCH TRUNG ƯƠNG ĐỂ THỰC
HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN[5]
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
|
STT
|
Tên[6] tỉnh/ thành phố
|
Tên huyện
|
Nhu cầu số hóa
|
Dự kiến số hóa năm 2025 (đối với tài liệu
đã đủ điều kiện số hóa)
|
Dự kiến số hóa năm 2026 (đối với tài
liệu đã đủ điều kiện số hóa)
|
|
Tổng số (mét)
|
Đã[7] chỉnh lý (mét)
|
Chưa[8] chỉnh lý (mét)
|
Số lượng (mét)
|
Quy ra trang khổ A4
|
Đơn giá (trang A4)
|
Thành tiền
|
Trong đó dự kiến nguồn kinh phí
|
Số lượng (mét)
|
Quy ra trang khổ A4
|
Đơn giá (trang A4)
|
Thành tiền
|
Trong đó dự kiến nguồn kinh phí
|
|
|
|
|
Ngân sách Địa phương
|
Đề nghị NSTW hỗ trợ
|
Ngân sách Địa phương
|
Đề nghị NSTW hỗ trợ
|
|
A
|
B
|
C
|
(1) =(2)+(3)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
'(7) =(5)*(6)
|
'(8)
|
(9)
|
'(10)
|
(11)
|
'(12)
|
'(13) = (11)*(112)
|
'(14)
|
'(15)
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý: Việc điền số liệu
của Phụ lục VIII thực hiện trực tuyến tại đường link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/12tK4_n5ij3hQS0YGVW2sAGVXQQ7QVmh5ay2GAdg_RAg/edit?usp=sharing
PHỤ LỤC IX[9]
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG CỦA
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ TẠI ĐỊA PHƯƠNG
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
A. THÔNG TIN CHUNG
1. Tên tỉnh, thành phố:
……………………………………………………………..…………...........……………………
2. Tên cơ quan, tổ chức
………………………………………………………………………………………….....….……
3. Tên đơn vị, bộ phận
…………………………………………………………………………………………....….……
4. Người cung cấp thông tin:
a) Lãnh đạo cơ quan, đơn vị
□
b) Công chức, viên chức công
nghệ thông tin □
c) Công chức, viên chức văn
thư, lưu trữ □
d) Khác (vui lòng nêu rõ):
…..............................………………………………………………
5. Thông tin liên hệ
…………………………………………………………………………………………......….……
B. NỘI DUNG CUNG CẤP THÔNG
TIN
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
ĐƯỢC GIAO TẠI QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTg
6. Cơ quan quý vị đã thực hiện
nhiệm vụ rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
yêu cầu của pháp luật chưa?
a) Đã rà soát □
b) Chưa rà soát □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
7. Cơ quan quý vị đã trang bị
hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử
dụng hiệu quả tài liệu điện tử?
a) Đã có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
8. Trường hợp chọn phương án
a tại mục 7, vui lòng cho biết:
a) Số lượng, loại hình máy chủ:
…………................................................................………
………………………………………………………………………………………………………
b) Thiết bị lưu trữ điện tử:
……......................................................................................
…
………………………………………………………………………………………………………
c) Máy móc, thiết bị số hóa:
……......................................................................................…
………………………………………………………………………………………………………
9. Cơ quan quý vị đã
xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử áp dụng tại Lưu trữ hiện
hành (Lưu trữ cơ quan)?
a) Đã xây dựng □
b) Chưa xây dựng □
c) Đang xây dựng □
d) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
10. Trường hợp chọn phương
án a tại mục 9, vui lòng cho biết Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đã
có giải pháp tích hợp, kết nối liên thông với Hệ thống của Lưu trữ lịch sử để sẵn
sàng nộp hồ sơ, tài liệu điện tử chưa?
a) Đã có □
b) Chưa có □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
11. Hệ thống của cơ quan quý
vị đã đáp ứng yêu cầu, chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số quy định
tại các Điều 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 Nghị
định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số
điều của Luật Lưu trữ chưa?
a) Đã đáp ứng □
b) Đáp ứng một phần □
c) Chưa đáp ứng □
d) Chưa có Hệ thống □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
12. Cơ quan quý vị đã
thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử chưa?
a) Đã thực hiện □
b) Chưa thực hiện □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
13. Trường hợp chọn phương
án a tại mục 12, vui lòng ghi rõ thực hiện đối với quy trình nghiệp vụ nào sau
đây?
a) Thu, nộp hồ sơ, tài liệu lưu
trữ □
b) Phân loại tài liệu lưu trữ □
c) Xác định giá trị tài liệu
lưu trữ □
d) Bảo quản tài liệu lưu trữ □
đ) Hủy tài liệu lưu trữ hết giá
trị □
e) Sử dụng tài liệu lưu trữ □
g) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
14. Cơ quan quý vị có bố trí
cán bộ chuyên trách lưu trữ tài liệu điện tử không?
a) Có □ Số lượng cụ thể:
..........
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
15. Từ năm 2020 đến
nay, cơ quan quý vị đã tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về lưu trữ điện tử chưa?
a) Đã tổ chức □ Số lượng cụ thể:
..........
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
16. Từ năm 2020 đến nay, cơ
quan quý vị có cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo về lưu trữ điện tử không?
a) Có □
Thông tin chi tiết về khóa đào
tạo và số lượng cán bộ tham gia: ……………...
....……………………………………………………………………………………….........……………
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
17. Từ năm 2020 đến
nay, cơ quan quý vị đã bố trí bao nhiêu kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ điện
tử?
a) Tổng kinh phí:
....................
b) Từ ngân sách thường xuyên
....................
c) Từ nguồn hợp pháp khác:
....................
18. Cơ quan quý vị đã
thực hiện sơ kết, tổng kết báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử về Bộ
Nội vụ?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
II. ĐÁNH GIÁ MỤC TIÊU ĐẠT ĐƯỢC
THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTg
19. Cơ quan quý vị sử
dụng những loại văn bản, tài liệu điện tử nào dưới đây?
a) Bản gốc điện tử (bản có chữ
ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan do văn thư quản lý - dấu
điện tử) □
b) Bản số hóa theo quy định (bản
chỉ có chữ ký số của cơ quan do văn thư thực hiện) □
c) Bản số hóa không có chữ ký số
□
d. Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
20. Số lượng bản gốc
văn bản điện tử đi tại cơ quan quý vị? Ước tính bao nhiêu % trên tổng số
văn bản đi?
……………………………………………..………………………………………………………
21. Số lượng văn bản
đi số hóa tại cơ quan quý vị? Ước tính bao nhiêu % trên tổng số văn bản đi?
……………………………………………..………………………………………………………
22. Cơ quan quý vị có
thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ không?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
23. Phạm vi tài liệu lưu trữ
đã được số hóa tại cơ quan quý vị?
a) Số hóa một phần tài liệu lưu
trữ bảo quản vĩnh viễn □
b) Số hóa một phần tài liệu lưu
trữ bảo quản có thời hạn và vĩnh viễn □
c) Số hóa một phần tài liệu lưu
trữ bảo quản có thời hạn □
d) Số hóa toàn bộ tài liệu lưu
trữ □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
24. Số lượng tài liệu có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan quý vị đã số hóa?
a) Tổng số hồ sơ:
………………………………..…………………………………………….
b) Tổng số văn bản, tài liệu:………………………………...……………………………….
c) Tổng số
trang:……………………………………...……………………………………….
d) Tổng dung lượng (MB):
…………………………………………………………………
25. Tỷ lệ tài liệu đã được số
hóa trên tổng số tài liệu lưu trữ hiện có tại cơ quan quý vị?
a) 0% □
b) Dưới 30% □
c) Từ 30% đến 50% □
d) Trên 50% □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
26. Tài liệu lưu trữ
số hóa tại cơ quan quý vị chủ yếu được lưu ở định dạng nào?
a) pdf (một lớp) □
b) pdf (hai lớp) □
c) jpg □
d) tiff □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :………………………………………….……………….
27. Tài liệu lưu trữ số hóa
tại cơ quan quý vị có được ký số không?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
28. Tài liệu số hóa xong có
được cơ quan quý vị cập nhật vào Hệ thống (Phần mềm) không?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :………………………………………….……………….
…………………………………………………………………………………….…………………
29. Cơ quan quý vị đã thu
tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trong Hệ thống chưa?
a) Đã thu □
b) Chưa thu (vui lòng chuyển đến
mục 32) □
c) Đã lập kế hoạch thu □
d) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
30. Tổng số tài liệu điện tử
đã thu vào Lưu trữ cơ quan trong Hệ thống?
a) Tổng số hồ sơ:
……………………..……..........................…………………………………
b) Tổng số văn bản, tài liệu:…………………........................……………………………….
c) Tổng số
trang:……………………………………........................……………………………
d) Tổng dung lượng (MB):
………………….…...........................……………………………
31. Tổng số tài liệu điện tử
đã nộp vào Lưu trữ cơ quan ngoài Hệ thống?
a) Tổng số hồ sơ:
……………………..………………….........................……………………
b) Tổng số văn bản, tài liệu:………………………….........................……………………….
c) Tổng số trang:………………………………………….............................…………………
d) Tổng dung lượng (MB):
………………….……….............................……………………
32. Tổng số hồ sơ, tài liệu
điện tử của cơ quan quý vị có thời hạn bảo quản vĩnh viễn?
a) Tổng số hồ sơ:
……………………..………………………………………….
b) Tổng số văn bản, tài liệu:………………………………………………….
c) Tổng số
trang:…………………………………………………………………..
d) Tổng dung lượng (MB):
………………….………………………………
33. Tài liệu lưu trữ điện tử
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của cơ quan quý vị đã nộp vào Lưu trữ lịch sử
chưa?
a) Chưa thực hiện □
b) Đã nộp dưới 30% □
c) Đã nộp 30% đến dưới 80% □
d) Đã nộp từ 80% trở lên □
34. Tài liệu số hóa và dữ liệu
đặc tả tài liệu lưu trữ tại cơ quan quý vị đã được khai thác, sử dụng bằng những
hình thức nào dưới đây?
a) Tra tìm và khai thác trực
tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia □
b) Tra tìm và khai thác trực
tuyến qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan □
c) Tra tìm và khai thác trực
tuyến trên mạng nội bộ của cơ quan □
d) Tra tìm và khai thác trực tiếp
tại máy tính có cài đặt phần mềm tại cơ quan □
đ) Chưa khai thác, sử dụng được
trực tuyến □
e) Chưa được khai thác, sử dụng
bằng bất kỳ hình thức nào □
g) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
35. Cơ quan quý vị đã phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến tương ứng dịch vụ công mức độ mấy?
a) Mức độ 1 □
b) Mức độ 2 □
c) Mức độ 3 □
d) Mức độ 4 (toàn trình) □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :………………………………………….……………….
………………………………………………………………………………………………………
III. VƯỚNG MẮC, KHÓ KHĂN, KIẾN
NGHỊ
36. Những vướng mắc, khó
khăn trong quá trình triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg tại cơ quan
quý vị?
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………………
37. Đề xuất, kiến nghị của
quý vị đối với cơ quan có thẩm quyền nhằm giải quyết khó khăn vướng mắc và nâng
cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức?
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………………
PHỤ LỤC X[10]
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG CỦA
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV-CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
A. THÔNG TIN CHUNG
1. Tên tỉnh, thành phố:
……………………………………………………………..…………...........………………………
2. Tên cơ quan, tổ chức
………………………………………………………………………………………….....….………
3. Tên đơn vị, bộ phận
…………………………………………………………………………………………....….……….
4. Người cung cấp thông tin:
a) Lãnh đạo cơ quan, đơn vị
□
b) Công chức, viên chức công
nghệ thông tin □
c) Công chức, viên chức văn
thư, lưu trữ □
d) Khác (vui lòng nêu rõ):
…..............................………………………………………………
5. Thông tin liên hệ
…………………………………………………………………………………………......….……
B. NỘI DUNG CUNG CẤP THÔNG
TIN B. NỘI DUNG CUNG CẤP THÔNG TIN
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
ĐƯỢC GIAO TẠI QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTg
6. Cơ quan quý vị đã thực hiện
nhiệm vụ rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
yêu cầu của pháp luật chưa?
a) Đã rà soát □
b) Chưa rà soát □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
7. Cơ quan quý vị đã trang bị
hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử
dụng hiệu quả tài liệu điện tử?
a) Đã có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
8. Trường hợp chọn phương án
a tại mục 7, vui lòng cho biết:
a) Số lượng, loại hình máy chủ:
…………................................................................………
………………………………………………………………………………………………………
b) Thiết bị lưu trữ điện tử:
……......................................................................................
…
………………………………………………………………………………………………………
c) Máy móc, thiết bị số hóa:
……......................................................................................
………………………………………………………………………………………………………
9. Cơ quan quý vị đã
xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chưa?
a) Đã xây dựng □
b) Chưa xây dựng □
c) Đang xây dựng □
d) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
10. Trường hợp chọn phương
án a tại mục 9, vui lòng cho biết Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử có
giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời
hạn bảo quản tài liệu?
a) Đã có □
b) Chưa có □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
11. Hệ thống của cơ quan quý
vị đã đáp ứng yêu cầu, chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số quy định
tại các Điều 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 Nghị
định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số
điều của Luật Lưu trữ chưa?
a) Đã đáp ứng □
b) Đáp ứng một phần □
c) Chưa đáp ứng □
d) Chưa có Hệ thống □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
12. Cơ quan quý vị đã xây dựng
dữ liệu đặc tả mô tả nội dung tài liệu điện tử và cập nhập vào Hệ thống chưa?
a) Đã xây dựng đối với toàn bộ
tài liệu □
b) Đã xây dựng đối với một phần
tài liệu □
c) Đã xây dựng nhưng chưa cập
nhập vào Hệ thống □
d) Chưa xây dựng □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :………………………………………….……………….
…………………………………………………………………………………….…………………
13. Cơ quan quý vị có thực
hiện số hóa tài liệu lưu trữ không?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :………………………………………….……………….
14. Tài liệu lưu trữ số hóa
tại cơ quan quý vị chủ yếu được lưu ở định dạng nào?
a) pdf (một lớp) □
b) pdf (hai lớp) □
c) jpg □
d) tiff □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :……………………...............................…………………….
…………………………………………………………..................................................……….
15. Tài liệu lưu trữ số hóa
tại cơ quan quý vị có được ký số không?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) …………………..............................……………….............
……………………………………………………………………............................……………
16. Tài liệu số hóa xong có
được cơ quan cập nhật vào Hệ thống (Phần mềm) không?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :………………………………………….……………….
…………………………………………………………………………………….…………………
II. ĐÁNH GIÁ MỤC TIÊU ĐẠT ĐƯỢC
THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTg
17. Tỷ lệ tài liệu đã được số
hóa trên tổng số tài liệu lưu trữ hiện có tại cơ quan quý vị?
a) 0% □
b) Dưới 30% □
c) Từ 30% đến 50% □
d) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
18. Cơ quan quý vị đã thực hiện
việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình tại điểm b, khoản 9, mục IV Quyết định số 458/QĐ-TTg chưa?
a) Đã thực hiện □
b) Chưa thực hiện □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
19. Cơ quan quý vị đã có giải
pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn?
a) Có □
b) Không □
c) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
20. Trường hợp chọn phương
án a tại mục 19, vui lòng mô tả giải pháp?
…………………………………………………………………………………….…………………
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….…………………
………………………………………………………………………………………………………
21. Cơ quan quý vị đã thu
tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn chưa?
a) Chưa thực hiện □
b) Đã thu dưới 30% □
c) Đã thu 30% đến dưới 80% □
d) Đã thu 80% □
22. Tổng số tài liệu điện tử
đã thu vào cơ quan quý vị trên Hệ thống?
a) Tổng số hồ sơ:
……………………..………………………………………….
b) Tổng số văn bản, tài liệu:………………………………………………….
c) Tổng số
trang:…………………………………………………………………..
d) Tổng dung lượng (MB):
………………….………………………………
23. Tổng số tài liệu điện tử
đã thu vào cơ quan quý vị?
a) Tổng số hồ sơ:
……………………..………………………………………….
b) Tổng số văn bản, tài liệu:………………………………………………….
c) Tổng số
trang:…………………………………………………………………..
d) Tổng dung lượng (MB):
………………….………………………………
24. Tài liệu số hóa và dữ liệu
đặc tả tài liệu lưu trữ tại cơ quan quý vị đã được khai thác, sử dụng bằng những
hình thức nào dưới đây?
a) Tra tìm và khai thác trực
tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia □
b) Tra tìm và khai thác trực
tuyến qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan □
c) Tra tìm và khai thác trực
tuyến trên mạng nội bộ của cơ quan □
d) Tra tìm và khai thác trực tiếp
tại máy tính có cài đặt phần mềm tại cơ quan □
đ) Chưa khai thác, sử dụng được
trực tuyến □
e) Chưa được khai thác, sử dụng
bằng bất kỳ hình thức nào □
g) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) ……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
25. Cơ quan quý vị đã phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến tương ứng dịch vụ công mức độ mấy?
a) Mức độ 1 □
b) Mức độ 2 □
c) Mức độ 3 □
d) Mức độ 4 (toàn trình) □
đ) Ý kiến khác (vui lòng nêu
rõ) :………………………………………….……………….
………………………………………………………………………………………………………
III. VƯỚNG MẮC, KHÓ KHĂN, KIẾN
NGHỊ
26. Vui lòng cho biết những
vướng mắc, khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg
tại cơ quan quý vị?
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………………
27. Đề xuất, kiến nghị của quý
vị đối với cơ quan có thẩm quyền nhằm giải quyết khó khăn vướng mắc và nâng cao
hiệu quả quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức?
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
PHỤ LỤC XI
ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO VIỆC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ
71/QĐ-TTG NGÀY 10/02/2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ[11]
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
1. Công tác chỉ đạo, triển
khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các
nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II
- Các văn bản do UBND tỉnh, Sở
Nội vụ đã ban hành để chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai thực hiện Quyết định số
71/QĐ-TTg.
- Hình thức tuyên truyền, phổ
biến Quyết định số 71/QĐ-TTg.
2. Kết quả thực hiện Quyết định
số 71/QĐ-TTg
a) Lựa chọn, lập danh mục tài
liệu lưu trữ thuộc diện lập bản sao bảo hiểm tài liệu (nêu cụ thể số lượng
phông, mét giá tài liệu đã được lựa chọn, thống kê).
b) Số hóa tài liệu lưu trữ phục
vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu (nêu cụ thể số lượng mét giá tài liệu, trang
tài liệu đã được số hóa).
c) Đầu tư, nâng cấp hệ thống
thiết bị để số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu (nêu
cụ thể số lượng các thiết bị đã đầu tư, nâng cấp như máy scan, ổ cứng…).
d) Đào tạo, tập huấn, trao đổi
kinh nghiệm về số hóa tài liệu lưu trữ (nêu cụ thể hình thức đào tạo, tập huấn
(nếu có) và số lượng người đã được đào tạo, tập huấn).
3. Đánh giá chung
a) Ưu điểm, thuận lợi.
b) Hạn chế, khó khăn, vướng mắc,
nguyên nhân (trong đó cần xác định những hạn chế, vướng mắc có nguyên nhân do
chưa phù hợp với thực tiễn của địa phương; những hạn chế, vướng mắc nằm ở khâu
tổ chức thực hiện).
4. Đề xuất nhu cầu lưu trữ dự
phòng đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý
Căn cứ tiêu chí lựa chọn tài liệu
lưu trữ dự phòng quy định tại khoản 2 Điều 22 Luật Lưu trữ năm
2024 và Điều 28 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày
03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, đề xuất
số lượng tài liệu lưu trữ cần lập bản dự phòng theo từng loại hình cụ thể:
- Tài liệu lưu trữ giấy (tổng số
mét giá tài liệu; có thể quy ra số trang tài liệu);
- Tài liệu bản đồ (tổng số tấm
bản đồ giấy);
- Tài liệu ghi âm (tổng số cuộn,
băng, đĩa; có thể quy ra số giờ nghe);
- Tài liệu ghi hình (tổng số cuộn
phim, cuộn băng video, đĩa; có thể quy ra số giờ chiếu);
- Tài liệu ảnh (tổng số chiếc ảnh);
- Tài liệu điện tử (tổng số
Megabye (MB) của tài liệu);
- Tài liệu khác (nêu cụ thể nếu
có).
Đề nghị nêu rõ các yêu cầu xử
lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ trước khi lập bản dự phòng (nếu cần)./.
PHỤ LỤC XII
NHÂN SỰ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ [12]
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
1. Công chức thực hiện tham
mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Sở nội vụ hiện nay
|
STT
|
Tên tỉnh, Thành phố
|
Tên đơn vị tham mưu QLNN về VTLT
|
Tổng số công chức được cấp có thẩm quyền giao
|
Tổng số công chức hiện có (tính đến 25/7/2025)
|
VTVL LĐQL
|
Ngạch công chức (không gồm VTVL lãnh đạo,
quản lý, số liệu hiện có)
|
Trình độ chuyên môn
|
Trình độ lý luận chính trị
|
Độ tuổi
|
Giới tính
|
Thành phần dân tộc
|
|
Trưởng phòng
|
Phó Trưởng phòng
|
Chuyên viên cao cấp
|
Chuyên viên chính
|
Chuyên viên
|
Cử nhân (trong đó, chuyên ngành Lưu trữ,
Văn thư - Lưu trữ:...người)
|
Thạc sỹ (trong đó, chuyên ngành Lưu trữ,
Văn thư - Lưu trữ:...người)
|
Tiến sỹ (trong đó, chuyên ngành Lưu trữ,
Văn thư - Lưu trữ:...người)
|
Tương đương sơ cấp
|
Trung cấp
|
Cử nhân (nếu tốt nghiệp trước tháng 7/2021)
|
Cao cấp
|
Dưới 30
|
Từ 30- dưới 40
|
Từ 40- dưới 50
|
Từ 50 - 60
|
Nam
|
Nữ
|
Kinh
|
Khác
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Tổ chức, biên chế Lưu trữ
lịch sử cấp tỉnh hiện nay
|
ST T
|
Tên tỉnh, Thành phố
|
Tổng số viên chức được cấp có thẩm quyền
giao
|
Tổng số viên chức hiện có (tính đến
25/7/2025)
|
VTVL LĐQL (số liệu hiện có)
|
VTVL CHUYÊN NGÀNH (không gồm VTVL lãnh đạo,
quản lý, số liệu hiện có)
|
VTVL CHUYÊN MÔN DÙNG CHUNG (số liệu hiện
có)
|
Trình độ chuyên môn
|
Trình độ lý luận chính trị
|
Độ tuổi
|
Giới tính
|
Thành phần dân tộc
|
Đầu mối liên hệ (ghi rõ thông tin: họ và
tên, chức vụ/chức danh, số điện thoại liên hệ)
|
Ghi chú
|
|
Giám đốc
|
Phó Giám đốc
|
Trưởng phòng
|
Phó trưởng phòng
|
Lưu trữ viên chính
|
Công nghệ thông tin hạng II
|
Lưu trữ viên
|
Công nghệ thông tin hạng III
|
Lưu trữ viên Trung cấp
|
Kỹ thuật viên
|
VTVL chuyên ngành còn lại (nếu có,
ghi rõ tại phần ghi chú)
|
Hành chính, quản trị
|
Kế toán
|
VTVL CMDC còn lại
|
Cử nhân (trong đó, chuyên ngành Lưu trữ,
Văn thư - Lưu trữ:...người)
|
Thạc sỹ (trong đó, chuyên ngành Lưu trữ,
Văn thư - Lưu trữ:...người)
|
Tiến sỹ (trong đó, chuyên ngành Lưu trữ,
Văn thư - Lưu trữ:...người)
|
Tương đương sơ cấp
|
Trung cấp
|
Cử nhân (tốt nghiệp trước tháng 7/2021)
|
Cao cấp
|
Dưới 30
|
Từ 30- dưới 40
|
Từ 40- dưới 50
|
Từ 50 - 60
|
Nam
|
Nữ
|
Kinh
|
khác
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
31
|
32
|
33
|
36
|
37
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lưu ý: Việc điền số liệu
Phụ lục XII được thực hiện trực tuyến tại đường link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1o2vyKW9wk91U264QZqXTQwzob_2bJfeGEWZi8diuX1w/edit?gid=1006666011#gid=1006666011
PHỤ LỤC XIII
THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TÁC
(Kèm theo Công văn số 5718/BNV - CVT<NN ngày 30 tháng 7 năm 2025 của Bộ
Nội vụ)
|
STT
|
Họ và tên
|
Chức danh
|
Số điện thoại
|
|
Lãnh đạo Sở Nội vụ
|
|
1
|
|
Giám đốc Sở Nội vụ
|
|
|
2
|
|
Phó Giám đốc Sở Nội vụ phụ
trách công tác văn thư, lưu trữ (nếu có)
|
|
|
Tên tổ chức hành chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn
thư, lưu trữ
|
|
1
|
|
Trưởng phòng
|
|
|
2
|
|
Phó Trưởng phòng phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ
|
|
|
3
|
|
Công chức thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
|
|
|
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
|
1
|
|
Giám đốc
|
|
|
2
|
|
Phó Giám đốc
|
|
|
3
|
|
Trưởng Phòng Nghiệp vụ
|
|
|
4
|
|
Phó Trưởng Phòng Nghiệp vụ
|
|
[1] Chi
tiết liên hệ Phụ lục I, II, III, IV, V: Bà Trần Thị Hồng Diệu, Chuyên viên
chính phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
số điện thoại: 0946308679.
[2] Viết
tên tỉnh, thành phố cho tất cả các huyện trong tỉnh, thành phố.
[3] Cơ quan, tổ chức thực hiện Phụ lục VI trực tuyến tại
đường link: https://forms.gle/RBM94tjoFQegYmtdA
Chi tiết liên hệ: Bà Trịnh Thị Hà, Chuyên viên
chính Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
điện thoại: 0919358085.
[4] Chi
tiết liên hệ: Bà Nguyễn Thị Hải Linh, Chuyên viên cao cấp phòng Quản lý dịch vụ
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; số điện thoại: 0905516832.
[5] Chi
tiết liên hệ: Bà Trần Thị Thanh Bình, Trưởng phòng Kế hoạch Tài chính, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước; số điện thoại: 09 04694466.
[6] Viết
tên tỉnh, thành phố cho tất cả các huyện trong tỉnh, thành phố.
[7] Số
lượng tài liệu dự kiến số hóa đối với khối tài liệu đã chỉnh lý = Tổng số tài
liệu đã chỉnh lý x % (dự kiến tài liệu vĩnh viễn, phục vụ hàng ngày).
[8] Số
lượng tài liệu dự kiến số hóa đối với khối tài liệu chưa chỉnh lý = Tổng số tài
liệu chưa chỉnh lý x 70% (dự kiến tài liệu giữ lại sau chỉnh lý) x % (dự kiến
tài liệu vĩnh viễn, phục vụ hàng ngày).
[9] Lưu ý: Trong toàn bộ tài liệu này, thuật ngữ “tài liệu
lưu trữ điện tử” được hiểu như “tài liệu lưu trữ số” quy định tại Luật Lưu trữ
năm 2024.
Cơ quan, tổ chức thực hiện Phụ lục IX trực tuyến tại
đường link: https://forms.gle/bu2wKmK7xB3L6b5GA. Chi tiết liên hệ: Bà Trịnh
Thị Hà, Chuyên viên chính Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, điện thoại: 0919358085.
[10] Lưu ý: Trong toàn bộ tài liệu này, thuật ngữ “tài liệu
lưu trữ điện tử” được hiểu như “tài liệu lưu trữ số” quy định tại Luật Lưu trữ
năm 2024.
Cơ quan, tổ chức thực hiện Phụ lục X trực tuyến tại
đường link: https://forms.gle/sxJsZqZDMFazXKSu6. Chi tiết liên hệ: Bà Trịnh
Thị Hà, Chuyên viên chính Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, điện thoại: 0919358085.
[11]
Chi tiết liên hệ: Bà Hồ Anh Tú, Chuyên viên chính phòng Quản lý Dịch vụ và phát
huy tài liệu lưu trữ; số điện thoại: 0904959897.
[12]
Chi tiết liên hệ: Bà Phạm Phương Bắc, Chuyên viên chính Phòng Tổ chức cán bộ và
Hợp tác quốc tế; số điện thoại: 0913082378.