|
Kính gửi:
|
- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Chính phủ;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
|
Thực hiện Quyết định số
71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm
vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II, thừa ủy quyền của
Lãnh đạo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn các bộ, ngành, cơ
quan trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng
Kế hoạch thực hiện như sau:
I. YÊU CẦU
1. Kế hoạch phải được xây dựng
phù hợp với nội dung Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ
tướng Chính phủ và thực tế tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các bộ, cơ quan
trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
2. Nội dung của Kế hoạch phải
xác định rõ các công việc cụ thể, nguồn kinh phí, thời gian, cơ quan/đơn vị thực
hiện.
II. NỘI
DUNG, THỜI GIAN THỰC HIỆN
1. Lựa chọn,
thống kê tài liệu lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm
a) Tiêu chí xác định tài liệu cần
số hóa
- Đối với tài liệu lưu trữ bảo
quản tại bộ, ngành, cơ quan trung ương, số hóa tài liệu lưu trữ thuộc một trong
các tiêu chí sau đây:
+ Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
quản vĩnh viễn phản ánh các lĩnh vực/mặt hoạt động chính theo chức năng, nhiệm
vụ của bộ, ngành, cơ quan trung ương; tài liệu của các tổ chức tiền thân (nếu có).
+ Tài liệu lưu trữ trên vật
mang tin: lá, gỗ, vải, da, giấy dó… hoặc có ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình
bày, kỹ thuật chế tác độc đáo (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh,
âm thanh…).
+ Tài liệu lưu trữ có giá trị
cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ
chữ… nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.
- Đối với tài liệu lưu trữ do
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý, số hóa tài liệu lưu trữ thuộc một trong các
tiêu chí sau đây:
+ Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp
tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
+ Tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử trước năm 1975.
+ Tài liệu phản ánh thân thế, sự
nghiệp, đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu hoạt động trên địa
bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương qua các thời kỳ lịch sử.
+ Tài liệu lưu trữ trên vật
mang tin: lá, gỗ, vải, da, giấy dó… hoặc có ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình
bày, kỹ thuật chế tác độc đáo (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh,
âm thanh…).
+ Tài liệu lưu trữ có giá trị
cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ
chữ… nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.
b) Phương pháp lựa chọn tài liệu
đưa ra số hóa
- Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa
chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ.
- Thống kê danh mục hồ sơ theo
từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.
c) Thời gian thực hiện: Từ năm
2023 đến năm 2026
2. Số hóa
tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm
a) Thời gian thực hiện: Từ năm
2026 đến năm 2033 b) Yêu cầu
- Số hóa tài liệu theo danh mục
tài liệu đã được lựa chọn, phê duyệt.
- Tài liệu trước khi số hóa phải
được chỉnh lý hoàn chỉnh.
- Tài liệu số hóa phải đảm bảo
chất lượng, yêu cầu theo quy định của pháp luật.
3. Bàn giao
cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ
a) Thời gian thực hiện: Từ năm
2028 đến năm 2034
b) Nội dung
- Bàn giao cơ sở dữ liệu tài liệu
theo phông/công trình/sưu tập lưu trữ kèm theo danh mục thống kê tên phông/công
trình/sưu tập lưu trữ và số lượng tài liệu đã số hóa.
- Phối hợp với Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước để thống nhất trước khi thực hiện bàn giao, tiếp nhận cơ sở dữ
liệu.
III. KINH
PHÍ THỰC HIỆN
1. Nguồn kinh phí
Từ nguồn ngân sách nhà nước được
bố trí trong dự toán hằng năm của cơ quan, địa phương theo phân cấp ngân sách
hiện hành; lồng ghép trong các chương trình, dự án, đề án khác có liên quan (nếu
có) theo quy định của pháp luật.
2. Căn cứ lập dự toán
Căn cứ Kế hoạch triển khai tại
các bộ, ngành, cơ quan trung ương, địa phương; căn cứ chế độ tiêu chuẩn, định mức
chi tiêu tài chính, định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí hiện hành của
Nhà nước và thực tế hao phí lao động, giá cả thị trường của các nội dung công
việc; các cơ quan, đơn vị xây dựng dự toán kinh phí triển khai thực hiện nhiệm
vụ được phân công trong Kế hoạch và dự toán chi tiết kinh phí thực hiện hằng
năm trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật về ngân
sách nhà nước.
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Căn cứ Công văn này, các bộ,
ngành, cơ quan trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng
Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng
Chính phủ, gửi về Bộ Nội vụ để theo dõi, phối hợp, hướng dẫn thực hiện. Định kỳ
trước ngày 15 tháng 12 hằng năm, các cơ quan gửi báo cáo kết quả thực hiện về Bộ
Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.
2. Đối với các bộ, ngành, cơ
quan trung ương đã nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, hiện không
có các tài liệu đáp ứng tiêu chí nêu tại Mục 1 Phần II Công văn này, đề nghị gửi
văn bản về Bộ Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.
3. Đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, hiện không có các
tài liệu đáp ứng tiêu chí nêu tại Mục 1 Phần II Công văn này, đề nghị gửi văn bản
về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương.
4. Trong quá trình thực hiện
văn bản này, nếu có vướng mắc đề nghị các bộ, ngành, cơ quan trung ương và các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phản ánh về Bộ Nội vụ để xem xét, giải
quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- TTrg. Nguyễn Duy Thăng (để báo cáo);
- Vụ KHTC;
- Cục trưởng;
- Lưu: VT, QLI.
|
CỤC TRƯỞNG
Đặng Thanh Tùng
|