|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
-----
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số: 29/VTLTNN-NVTW
V/v phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư,
lưu trữ năm 2008 của các cơ quan, tổ chức trung ương
|
Hà
Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2008
|
|
Kính
gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng
công ty 91.
|
Để các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước,
Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao, các Tập đoàn kinh tế
nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức trung
ương) có căn cứ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
năm 2008 và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn
thư, lưu trữ năm 2008 như sau:
I. QUẢN LÝ, CHỈ
ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Tuyên truyền,
phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tiếp tục tổ chức
tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trong thời gian gần đây, nhằm
nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và
giá trị của tài liệu lưu trữ.
2. Tổ chức và cán
bộ
a) Tiếp tục kiện
toàn tổ chức và tăng cường cán bộ làm văn thư, lưu trữ; đồng thời, chỉ đạo các
cơ quan, đơn vị trực thuộc bố trí đủ cán bộ đã qua đào tạo nghiệp vụ làm văn
thư, lưu trữ.
b) Tăng cường đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là ở các cơ
quan, đơn vị trực thuộc; đối với những cán bộ chưa qua đào tạo nghiệp vụ, cần tạo
điều kiện để những cán bộ này tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc các cơ sở đào tạo chuyên
ngành văn thư, lưu trữ tổ chức.
3. Ban hành văn bản
quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức
trung ương cần tiếp tục cụ thể hoá các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ
cho phù hợp với thực tế của cơ quan, của ngành, trọng tâm là:
a) Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ cơ quan (theo văn bản số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn xây dựng quy chế
công tác văn thư và lưu trữ cơ quan);
b) Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của cơ quan, của ngành (phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước);
c) Hướng dẫn lập hồ
sơ công việc (trên cơ sở văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước);
d) Quy định về
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
4. Kiểm tra, hướng
dẫn nghiệp vụ
Tăng cường công
tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị
thuộc phạm vi quản lý của mình. Trong năm 2008, mỗi cơ quan, tổ chức trung ương
cần tiến hành kiểm tra ít nhất 30% các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung vào
những vấn đề sau:
- Triển khai thực
hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; các Nghị định của Chính phủ về công tác văn
thư, lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và các văn
bản hướng dẫn thi hành của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Thực hiện các
quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản;
- Quản lý văn bản
đi, văn bản đến;
- Thực hiện chế độ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
- Quản lý và sử dụng
dấu trong công tác văn thư;
- Chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện chế độ
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (đối với những cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia);
- Bảo vệ, bảo quản
an toàn tài liệu lưu trữ; kho tàng và trang thiết bị theo hướng dẫn tại Thông
tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ
chuyên dụng;
- Quản lý tài liệu
lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, tổ chức lại cơ quan, tổ chức hoặc
chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước;
- Ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
II. HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Soạn thảo và
ban hành văn bản
a) Thực hiện đúng
các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
b) Thực hiện tốt
việc kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký
ban hành.
2. Quản lý văn bản
a) Thực hiện quản
lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn tại Công
văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước.
b) Thực hiện việc
lập hồ sơ công việc và tổ chức nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức
đúng thời hạn.
c) Quản lý và sử dụng
con dấu theo quy định.
3. Thu thập tài liệu
vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia
a) Xây dựng
kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết
xong từ năm 2006 về trước vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Xây dựng đề án
xử lý tài liệu tích đống trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện
để đến năm 2010 cơ bản giải quyết xong; đối với tài liệu hết giá trị, thực hiện
việc tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
c) Các cơ quan, tổ
chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần phối
hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu thập, lựa chọn và tổ chức
giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thời hạn quy định.
4. Bảo vệ, bảo quản
tài liệu
a) Xây mới hoặc cải
tạo, nâng cấp kho lưu trữ theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26
tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng.
b) Chỉ đạo các đơn
vị trực thuộc bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
c) Trang bị đầy đủ
các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện
báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ
sơ... Từng bước trang bị các phương tiện hiện đại để bảo quản tài liệu như máy điều
hoà không khí, máy hút ẩm...
d) Thực hiện
nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu; vệ sinh định kỳ kho tàng và tài
liệu; thông gió và thực hiện các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng
dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
5. Tổ chức sử dụng
tài liệu
a) Bố trí phòng đọc
đủ điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.
b) Tiếp tục xây dựng
và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu như mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu quản
lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu
và độc giả.
c) Chủ động công bố,
giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức (thông báo, xuất bản sách, viết
bài giới thiệu, trưng bày triển lãm…) nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
III. NHỮNG NHIỆM
VỤ CỤ THỂ KHÁC
1. Hiện đại hoá
công tác văn thư, lưu trữ
a) Ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan,
tổ chức.
b) Nghiên cứu áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác
văn thư, lưu trữ.
2. Thống kê, báo
cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
a) Thực hiện báo
cáo thống kê theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, thống
kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
b) Tổ chức sơ kết
01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, định kỳ tổng
kết công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức hoặc của ngành và gửi báo
cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Thực hiện chế độ
đãi ngộ đối với cán bộ lưu trữ
Chỉ đạo và thực hiện
chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm lưu trữ
theo quy định hiện hành (Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện mức phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ,
công chức, viên chức và Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13 tháng 11 năm 2006 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với
ngành lưu trữ).
Trong quá trình thực
hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng
văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba
Đình, Hà Nội hoặc trao đổi qua số điện thoại: 04.8327008, 04.7665864 và
04.7669022 để cùng phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ Nội vụ (b/c);
- Lãnh đạo Cục (04);
- Các đơn vị: VP, KHTC, TCCB, TTr, TCVTLTVN;
- Trung tâm LTQG II, III, IV;
- TTTH (Website: luutruvn.gov.vn);
- Lưu: VT, NVTW (8b).
|
CỤC
TRƯỞNG
Trần Hoàng
|