|
Kính
gửi:
|
- Sở, Ban, Ngành Thành phố;
- Tổng Công ty, Công ty thuộc UBND Thành phố;
- Cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại
Thành phố;
- Tổ chức xã hội, Tổ chức xã hội - nghề nghiệp;
- Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
Căn cứ Thông tư số 03/2018/TT-BNV
ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ về quy định chế độ báo cáo thống kê
ngành Nội vụ, Thông tư này có hiệu lực từ ngày 23 tháng 4 năm 2018 và thay thế
Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ hàng năm như sau:
1. Nội dung báo
cáo
a) Biểu báo cáo
Trên cơ sở 15 biểu báo cáo văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ có ký hiệu từ 0901.N/BNV-VTLT đến 0915.N/BNV-VTLT của
Thông tư 03/2018/TT-BNV , Sở Nội vụ đã tổng hợp, xây dựng lại
thành 4 biểu như sau:
- Biểu số 01: Báo cáo cơ sở công tác
văn thư
- Biểu số 02: Báo cáo tổng hợp công
tác văn thư
- Biểu số 03: Báo cáo cơ sở công tác
lưu trữ
- Biểu số 04: Báo cáo tổng hợp công
tác lưu trữ
Các biểu báo cáo được phát hành kèm theo
Công văn này và đăng tải tại Mục Tin chuyên ngành của website Chi cục Văn thư -
Lưu trữ, địa chỉ: http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn.
b) Một số nội dung chi tiết
- Quy định về các loại cơ quan (cấp
I, II, III, IV, cấp huyện, cấp xã):
+ Cơ quan,
tổ chức cấp I: Sở, Ban, Ngành thuộc UBND Thành phố; Tổ chức xã hội,
Tổ chức xã hội - nghề nghiệp thuộc Thành phố; Tổng Công
ty, Công ty thuộc UBND Thành phố; cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức, hoạt
động theo ngành dọc tại Thành phố thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố.
+ Cơ quan, tổ chức cấp II: Cơ quan, tổ
chức trực thuộc Sở, Ban, Ngành; đơn vị thành viên của doanh nghiệp thuộc UBND
Thành phố.
+ Cơ quan, tổ chức cấp III: là cơ
quan, tổ chức trực thuộc cấp II.
+ Cơ quan, tổ chức cấp IV: là cơ
quan, tổ chức trực thuộc cấp III.
+ Cấp huyện: Cơ quan, tổ chức thuộc Ủy
ban nhân dân quận, huyện; cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc
tại quận, huyện.
+ Cấp xã: Ủy ban nhân dân phường, xã,
thị trấn.
2. Phương thức
báo cáo
- Cơ quan cấp huyện, cấp xã: Phòng Nội
vụ triển khai đến cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện, Ủy ban
nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện việc báo cáo tại Biểu
1, 3. Sau đó, tiếp nhận, tổng hợp báo cáo tại Biểu số 2, 4 và gửi về Chi cục
Văn thư - Lưu trữ.
- Cơ quan cấp tỉnh:
Cơ quan Sở, Ban, Ngành và cơ quan
khác được xác định là cơ quan cấp I (có cơ quan trực thuộc cấp II, III, IV) triển
khai đến cơ quan, tổ chức trực thuộc thực hiện việc báo cáo tại Biểu 1, 3. Sau
đó, tiếp nhận, tổng hợp báo cáo tại Biểu số 2, 4 và gửi về Chi cục Văn thư -
Lưu trữ.
Cơ quan Sở, Ban, Ngành và cơ quan
khác được xác định là cơ quan cấp I (không có cơ quan trực thuộc) thực hiện việc
báo cáo tại Biểu số 2, 4 và gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
3. Kỳ hạn báo cáo
Số liệu báo cáo thống kê được tính từ
ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.
4. Thời gian và
cơ quan nhận báo cáo
a) Thời gian gửi báo cáo: Cơ quan, tổ
chức gửi báo cáo bằng tài liệu giấy và tài liệu điện tử (theo các biểu file
Excel) trước ngày 15 tháng 01 hàng năm.
b) Cơ quan nhận báo cáo: Chi cục Văn
thư - Lưu trữ, địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ
Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7; điện thoại số (028) 37.760.692; số
fax (028) 37.760.684; email: ccvtlt.snv@tphcm.gov.vn
Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức
thực hiện chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kỳ
hàng năm theo nội dung nêu trên./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Phòng Nội vụ quận, huyện;
- UBND Thành phố (để b/c);
- Giám đốc SNV (để b/c);
- Lưu: VT, CCVTLT.
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Đỗ Văn Đạo
|
Tên cơ quan báo cáo:……….
Cơ quan báo cáo cấp:………
Biểu số 01
BÁO CÁO CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Năm
…..
(Ban
hành kèm theo Công văn số 2625/SNV-CCVTLT ngày 13
tháng 7 năm 2018 của Sở Nội vụ)
|
Nội
dung
|
Mã
số
|
Đơn
vị tính
|
Số
lượng
|
Ghi
chú
|
|
A
|
B
|
|
|
|
|
I. SỐ
LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ
|
|
Quy chế, quy trình văn thư
|
1
|
Văn
bản
|
|
|
|
Danh mục hồ sơ
|
2
|
Văn
bản
|
|
|
|
Quy định khác về văn thư
|
3
|
Văn
bản
|
|
|
|
Tổng số
|
4=
1+2+3
|
Văn
bản
|
|
|
|
II. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN
|
|
1. Văn bản đi
|
|
|
|
|
|
Nền giấy
|
5
|
Văn
bản
|
|
|
|
Điện tử
|
6
|
Văn
bản
|
|
|
|
Tổng số
|
7=5+6
|
Văn
bản
|
|
|
|
2. Văn bản đến
|
|
|
|
|
|
Nền giấy
|
8
|
Văn
bản
|
|
|
|
Điện tử
|
9
|
Văn
bản
|
|
|
|
Tổng số
|
10=8+9
|
Văn
bản
|
|
|
|
III. SỐ LƯỢNG HỒ SƠ
|
|
Hồ sơ nền giấy
|
11
|
Hồ
sơ
|
|
|
|
Hồ sơ điện tử
|
12
|
Hồ sơ
|
|
|
|
Tổng số
|
13=11+12
|
Hồ sơ
|
|
|
|
IV. SỐ TỔ CHỨC VĂN THƯ
|
|
Tổ chức văn thư độc lập
|
14
|
Tổ
chức
|
|
|
|
Tổ chức văn thư không độc lập
|
15
|
Tổ
chức
|
|
|
|
Tổng số
|
16=14+15
|
Tổ chức
|
|
|
|
V. SỐ NHÂN SỰ LÀM CÔNG
TÁC VĂN THƯ
|
|
1. Tổng số nhân sự (có đến 31/12
năm báo cáo)
|
17
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó: Nữ
|
18
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên trách
|
19
|
Người
|
|
|
|
2. Chia theo trình độ đào tạo
|
|
|
|
|
|
a) Trên đại học
|
20
|
Người
|
|
|
|
b) Đại học
|
21
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
22
|
Người
|
|
|
|
c) Cao đẳng
|
23
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
24
|
Người
|
|
|
|
d) Trung cấp
|
25
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
26
|
Người
|
|
|
|
đ) Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
27
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
28
|
Người
|
|
|
|
3. Chia theo ngạch công chức, chức
danh nghề nghiệp viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư
|
|
|
|
|
|
- Văn thư chính và tương đương
|
29
|
Người
|
|
|
|
- Văn thư và tương đương
|
30
|
Người
|
|
|
|
- Văn thư trung cấp và tương đương
|
31
|
Người
|
|
|
|
- Khác
|
32
|
Người
|
|
|
|
4. Chia theo nhóm tuổi
|
|
Người
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
33
|
Người
|
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
34
|
Người
|
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
35
|
Người
|
|
|
|
- Từ 51 đến 55
|
36
|
Người
|
|
|
|
- Từ 56 đến 60
|
37
|
Người
|
|
|
|
- Trên 60 tuổi
|
38
|
Người
|
|
|
|
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
|
…. ,
ngày…. tháng…. năm…..
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 01
I. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN
CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ công tác văn thư bao gồm: Quy chế, quy trình; danh mục hồ sơ và các quy định
khác về công tác văn thư (ví dụ: Chỉ thị) đã ban hành tính đến hết ngày 31
tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung trong 01 văn bản thì chỉ thống kê
vào một trong hai Biểu số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư hoặc Biểu số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ công tác lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 1: Ghi số Quy chế, quy trình
văn thư.
- Dòng 2: Ghi số Danh mục hồ sơ.
- Dòng 3: Ghi số Quy định khác về văn
thư.
- Dòng 4: Ghi tổng số lượng bản chỉ đạo
và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (dòng 1 + dòng 2 +
dòng 3).
II. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN
1. Khái niệm
- Văn bản gồm: văn bản đi (các loại
văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành) và văn bản đến (các loại văn bản, đơn thư
do cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến) tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31
tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp văn bản được phát hành
dưới hai hình thức giấy và điện tử thì chỉ thống kê một
trong hai hình thức: nền giấy hoặc điện tử.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 5: Ghi số văn bản đi nền giấy.
- Dòng 6: Ghi số văn bản đi điện tử.
- Dòng 7: Ghi tổng số văn bản đi
(dòng 5 + dòng 6).
- Dòng 8: Ghi số văn bản đến nền giấy.
- Dòng 9: Ghi số văn bản đến điện tử.
- Dòng 10: Ghi tổng số văn bản đến
(dòng 8 + dòng 9).
III. SỐ LƯỢNG HỒ
SƠ
1. Khái niệm
- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu
điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Hồ sơ bao gồm hồ sơ nền giấy và hồ
sơ điện tử. Số lượng hồ sơ là sổ hồ sơ do cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động lập trong quá trình giải quyết công việc từ ngày 01 tháng 01 đến hết
ngày 31 tháng 12 năm báo cáo. Trường hợp hồ sơ có cả hai loại văn bản nền giấy
và văn bản điện tử thì chỉ thống kê một trong hai hình thức: hồ sơ nền giấy hoặc hồ sơ điện tử.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 11: Ghi số hồ sơ nền giấy.
- Dòng 12: Ghi số hồ sơ điện tử
- Dòng 13: Ghi tổng số hồ sơ (dòng
11+ dòng 12).
IV. SỐ TỔ CHỨC VĂN
THƯ
1. Khái niệm
- Tổ chức văn thư là tổ chức thực hiện
việc quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
- Số tổ chức văn thư là số tổ chức
văn thư độc lập hoặc tổ chức văn thư không độc lập tại cơ quan, tổ chức có đến
hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo
- Trường hợp tổ chức văn thư không độc
lập, bao gồm công tác lưu trữ thì chỉ thống kê ở một trong hai: Biểu số tổ chức văn thư hoặc ở Biểu số tổ chức lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 14: Ghi số tổ chức văn thư độc
lập.
- Dòng 15: Ghi số tổ chức văn thư
không độc lập.
- Dòng 14: Ghi tổng số tổ chức văn
thư (dòng 14 + dòng 15)..
V. SỐ NHÂN SỰ LÀM
CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
- Nhân sự làm công tác văn thư là người
thực hiện các hoạt động văn thư theo quy định của pháp luật tại các cơ quan, tổ
chức.
- Số nhân sự làm công tác văn thư là
số người làm chuyên trách văn thư hoặc người làm công tác văn thư kiêm nhiệm
công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp người làm công tác văn
thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thì chỉ thống kê một trong hai biểu: Biểu số
nhân sự làm công tác văn thư hoặc Biểu số nhân sự làm công tác lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Ghi số nhân sự làm công tác văn thư
là số người làm chuyên trách văn thư hoặc người làm công tác văn thư kiêm nhiệm
công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
Cơ quan báo cáo:
Cơ quan nhận báo cáo:
Biểu số 02
BÁO CÁO TỔNG HỢP THỐNG KÊ CÔNG TÁC VĂN
THƯ
Năm …..
(Ban
hành kèm theo Công văn số 2625/SNV-CCVTLT ngày 13 tháng 7 năm 2018 của Sở
Nội vụ)
|
Nội
dung
|
Mã
số
|
Cơ
quan, tổ chức cấp I
|
Cơ
quan, tổ chức cấp II
|
Cơ
quan, tổ chức cấp III
|
Cơ
quan, tổ chức cấp IV
|
Cấp
huyện
|
Cấp
xã
|
Tổng
số
|
|
A
|
B
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7=1+2 +...+6
|
|
I. SỐ LƯỢNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ
ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ
|
|
Quy chế, quy trình văn thư
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Danh mục hồ sơ
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy định khác về văn thư
|
3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số
|
4=1+2+3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
III. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN
|
|
1. Văn bản đi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nền giấy
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Điện tử
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số
|
7=5+6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Văn bản đến
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nền giấy
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Điện tử
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số
|
10=8+9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VI. SỐ LƯỢNG HỒ SƠ
|
|
Hồ sơ nền giấy
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hồ sơ điện tử
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số
|
13=11+12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
V. SỐ TỔ CHỨC VĂN THƯ
|
|
Tổ chức văn thư độc lập
|
14
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổ chức văn thư không độc lập
|
15
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số
|
16=14+15
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VI. SỐ NHÂN SỰ LÀM CÔNG
TÁC VĂN THƯ
|
|
1. Tổng số nhân sự (có đến
31/12 năm báo cáo)
|
17
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó: Nữ
|
18
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên trách
|
19
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
Chia theo trình độ đào tạo
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Trên đại học
|
20
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Đại học
|
21
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
22
|
|
|
|
|
|
|
|
|
c) Cao đẳng
|
23
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
24
|
|
|
|
|
|
|
|
|
đ) Trung cấp
|
25
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
26
|
|
|
|
|
|
|
|
|
đ) Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
27
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
28
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Chia theo ngạch công chức, chức
danh nghề nghiệp viên chức, chức danh nghề nghiệp văn thư
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Văn thư
chính và tương đương
|
29
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Văn thư và tương đương
|
30
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Văn thư
trung cấp và tương đương
|
31
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Khác
|
32
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Chia theo nhóm tuổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
33
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
34
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
35
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 51 đến 55
|
36
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 56 đến 60
|
37
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trên 60 tuổi
|
38
|
|
|
|
|
|
|
|
Biểu 02 được tổng hợp từ biểu
0901.N/BNV-VTLT đến biểu 0905.N/BNV-VTLT Thông tư số
03/2018/TT-BNV .
|
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
|
....ngày…. tháng...năm….
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 02
I. SỐ LƯỢNG CƠ
QUAN, ĐƠN VỊ
- Ghi số lượng cơ quan, tổ chức từng cấp.
II. SỐ LƯỢNG
VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ công tác văn thư bao gồm: Quy chế, quy trình; danh mục hồ sơ và các quy định
khác về công tác văn thư (ví dụ: Chỉ thị) đã ban hành tính đến hết ngày 31
tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung trong 01 văn bản thì chỉ thống kê vào
một trong hai Biểu số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư hoặc Biểu số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 1: Ghi số lượng Quy chế, Quy
trình văn thư theo các cấp tương ứng.
- Dòng 2: Ghi số lượng Danh mục hồ sơ
theo các cấp tương ứng.
- Dòng 3: Ghi số lượng Quy định khác
về văn thư theo các cấp tương ứng.
- Dòng 4: Ghi tổng số văn bản chỉ đạo
và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (dòng 1 + dòng 2 + dòng 3).
III. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN
1. Khái niệm
- Văn bản gồm: văn bản đi (các loại
văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành) và văn bản đến (các loại văn bản, đơn
thư do cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến) tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày
31 tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp văn bản được phát hành
dưới hai hình thức giấy và điện tử thì chỉ thống kê một trong hai hình thức: nền
giấy hoặc điện tử.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 5: Ghi số lượng văn bản đi nền
giấy theo các cấp tương ứng.
- Dòng 6: Ghi số lượng văn bản đi điện
tử theo các cấp tương ứng.
- Dòng 7: Ghi tổng số văn bản đi
(dòng 5 + dòng 6).
- Dòng 8: Ghi số lượng văn bản đến nền
giấy theo các cấp tương ứng.
- Dòng 9: Ghi số lượng văn bản đến điện
tử theo các cấp tương ứng.
- Dòng 10: Ghi tổng số văn bản đến
theo các cấp tương ứng (dòng 8 + dòng 9).
IV. SỐ LƯỢNG HỒ
SƠ
1. Khái niệm
- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu
điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
- Hồ sơ bao gồm hồ sơ nền giấy và hồ
sơ điện tử. Số lượng hồ sơ là số hồ sơ do cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động lập trong quá trình giải quyết công việc từ ngày 01 tháng 01 đến hết
ngày 31 tháng 12 năm báo cáo. Trường hợp hồ sơ có cả hai loại văn bản nền giấy
và văn bản điện tử thì chỉ thống kê một trong hai hình thức:
hồ sơ nền giấy hoặc hồ sơ điện tử..
2. Cách ghi biểu
- Dòng 11: Ghi số lượng hồ sơ nền giấy theo các cấp tương ứng.
- Dòng 12: Ghi số lượng hồ sơ điện tử
theo các cấp tương ứng.
- Dòng 13: Ghi tổng số hồ sơ theo các
cấp tương ứng (dòng 11+ dòng 12).
V. SỐ TỔ CHỨC
VĂN THƯ
1. Khái niệm
- Tổ chức văn
thư là tổ chức thực hiện việc quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
- Số tổ chức văn thư là số tổ chức
văn thư độc lập hoặc tổ chức văn thư không độc lập tại cơ quan,
tổ chức có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp tổ chức văn thư không độc
lập, bao gồm công tác lưu trữ thì chỉ thống kê ở một trong hai: Biểu số tổ chức
văn thư hoặc ở Biểu số tổ chức lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 14: Ghi số tổ chức văn thư độc
lập theo các cấp tương ứng.
- Dòng 15: Ghi số tổ chức văn thư
không độc lập theo các cấp tương ứng.
- Dòng 16: Ghi số tổ chức văn thư
theo các cấp tương ứng (dòng 14 + dòng 15).
VI. SỐ NHÂN SỰ LÀM
CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
- Nhân sự làm công tác văn thư là người
thực hiện các hoạt động văn thư theo quy định của pháp luật tại các cơ quan, tổ
chức.
- Số nhân sự làm công tác văn thư là
số người làm chuyên trách văn thư hoặc người làm công tác văn thư kiêm nhiệm
công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp người làm công tác văn
thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thì chỉ thống kê một trong
hai biểu: Biểu số nhân sự làm công tác văn thư hoặc Biểu số nhân sự làm công
tác lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Cột 1: Ghi số người làm công tác
văn thư tại cơ quan, tổ chức cấp I.
- Cột 2: Ghi số người làm công tác
văn thư tại cơ quan, tổ chức cấp II.
- Cột 3: Ghi số người làm công tác
văn thư tại cơ quan, tổ chức cấp III.
- Cột 4: Ghi số người làm công tác
văn thư tại cơ quan, tổ chức cấp IV.
- Cột 5: Ghi số người làm công tác
văn thư tại cấp huyện.
- Cột 6: Ghi số người làm công tác
văn thư tại cấp xã.
- Cột 7: Ghi tổng số người làm công
tác văn thư (cột 1 + cột 2 + ... + cột 6).
Tên cơ quan báo cáo: ………
Cơ quan báo cáo cấp: ……..
Biểu số 03
BÁO CÁO CƠ SỞ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Năm….
(Ban
hành kèm theo Công văn số 2625/SNV-CCVTLT ngày 13
tháng 7 năm 2018 của Sở Nội vụ)
|
Nội
dung
|
Mã
số
|
Đơn
vị tính
|
Số
lượng
|
Ghi
chú
|
|
A
|
B
|
C
|
|
|
|
I. DIỆN TÍCH KHO LƯU TRỮ
|
|
|
|
|
|
1. Kho chuyên dụng
|
1=2+3
|
m2
|
|
|
|
Đã sử dụng để bảo quản tài liệu
|
2
|
m2
|
|
|
|
Chưa sử dụng để bảo quản tài liệu
|
3
|
m2
|
|
|
|
2. Kho không chuyên dụng
|
4
|
m2
|
|
|
|
3. Kho tạm
|
5
|
m2
|
|
|
|
4. Tổng số
|
6=1+4+5
|
m2
|
|
|
|
II. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ
ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
|
|
Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ
|
7
|
Văn
bản
|
|
|
|
Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
|
8
|
Văn
bản
|
|
|
|
Nội quy ra vào kho lưu trữ
|
9
|
Văn
bản
|
|
|
|
Bảng thời hạn bảo quản
|
10
|
Văn
bản
|
|
|
|
Các quy định khác về lưu trữ
|
11
|
Văn
bản
|
|
|
|
Tổng số
|
12=7+8+
...+11
|
Văn
bản
|
|
|
|
III. SỐ TỔ CHỨC LƯU TRỮ
|
|
Trung tâm lưu trữ và tương đương
|
13
|
Trung
tâm
|
|
|
|
Phòng lưu trữ
|
14
|
Phòng
|
|
|
|
Tổ lưu trữ
|
15
|
Tổ
|
|
|
|
Bộ phận lưu trữ
|
16
|
Bộ
phận
|
|
|
|
Tổng số
|
17=13+14
+15+16
|
|
|
|
|
IV. SỐ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC LƯU
TRỮ
|
|
1. Tổng số nhân sự (có đến 31/12 năm báo cáo)
|
18
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó: Nữ
|
19
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên trách
|
20
|
Người
|
|
|
|
2. Chia theo trình độ đào tạo
|
|
|
|
|
|
a) Trên đại học
|
21
|
Người
|
|
|
|
b) Đại học
|
22
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư, lưu
trữ
|
23
|
Người
|
|
|
|
c) Cao đẳng
|
24
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
25
|
Người
|
|
|
|
d) Trung cấp
|
26
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
27
|
Người
|
|
|
|
đ) Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
28
|
Người
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
29
|
Người
|
|
|
|
3. Chia theo ngạch công chức, chức
danh nghề nghiệp viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ
|
|
|
|
|
|
- Lưu trữ viên chính và tương đương
|
30
|
Người
|
|
|
|
- Lưu trữ viên
và tương đương
|
31
|
Người
|
|
|
|
- Lưu trữ viên trung cấp và tương
đương
|
32
|
Người
|
|
|
|
- Khác
|
33
|
Người
|
|
|
|
4. Chia theo nhóm tuổi
|
|
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
34
|
Người
|
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
35
|
Người
|
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
36
|
Người
|
|
|
|
- Từ 51 đến 55
|
37
|
Người
|
|
|
|
- Từ 56 đến 60
|
38
|
Người
|
|
|
|
- Trên 60 tuổi
|
39
|
Người
|
|
|
|
V. SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
|
1. Tổng số phông/sưu tập/công
trình lưu trữ (có đến ngày 31/12 năm báo cáo).
|
40
|
Phông/
sưu tập/ công trình
|
|
|
|
- Trong đó: Số sưu tập
|
41
|
Sưu
tập
|
|
|
|
- Trong đó: Số công trình
|
42
|
Công
trình
|
|
|
|
2. Số
tài liệu nền giấy
|
43
|
Hồ
sơ/ ĐVBQ
|
|
|
|
Quy ra mét giá tài liệu
|
44
|
Mét
giá
|
|
|
|
a) Mức độ xử lý nghiệp vụ
|
45
|
|
|
|
|
- Số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
46
|
Hồ
sơ/ĐVBQ
|
|
|
|
Quy ra mét giá
|
47
|
Mét
giá
|
|
|
|
- Số tài liệu
đã chỉnh lý sơ bộ
|
48
|
Hồ sơ/ĐVBQ
|
|
|
|
Quy ra mét giá
|
49
|
Mét
giá
|
|
|
|
- Số tài liệu chưa chỉnh lý
|
50
|
Mét
giá
|
|
|
|
b) Số tài liệu
bị hư hỏng
|
51
|
Mét giá
|
|
|
|
3. Số tài liệu bản đồ
|
52
|
Tấm
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
53
|
Tấm
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
54
|
Tấm
|
|
|
|
4. Số tài liệu ghi âm
|
55
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
Quy ra số giờ nghe
|
56
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
57
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
Quy ra giờ nghe
|
58
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
b) Số tài liệu
bị hư hỏng
|
59
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
5. Số tài liệu ghi hình
|
60
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
Quy ra số giờ chiếu
|
61
|
Giờ nghe
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
62
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
Quy ra giờ chiếu
|
63
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
64
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
6. Số tài liệu phim, ảnh
|
65
|
Chiếc
|
|
|
|
Trong đó: số phim âm bản
|
66
|
Chiếc
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
67
|
Chiếc
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
68
|
Chiếc
|
|
|
|
7. Số tài liệu điện tử
|
69
|
Hồ
sơ
|
|
|
|
Quy ra dung lượng
|
70
|
MB
|
|
|
|
Trong đó: Số tài liệu đã có dữ liệu
đặc tả
|
71
|
Hồ
sơ
|
|
|
|
Quy ra dung lượng
|
72
|
MB
|
|
|
|
8. Số tài liệu khác (chi tiết
theo tài liệu)
|
73
|
|
|
|
|
VI. SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ THU THẬP
|
|
1. Tài liệu nền giấy
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
74
|
Hồ
sơ/ĐVBQ
|
|
|
|
Quy ra mét giá
tài liệu
|
75
|
Mét
giá
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
76
|
Mét
giá
|
|
|
|
2. Tài liệu bản đồ
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
77
|
Tấm
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu thập nhưng chưa thu thập
|
78
|
Tấm
|
|
|
|
3. Tài liệu ghi âm
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
79
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
Quy ra giờ
nghe
|
80
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
81
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
4. Tài liệu ghi hình
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
82
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
Quy ra giờ chiếu
|
83
|
Giờ
chiếu
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
84
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
5. Tài liệu phim, ảnh
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
85
|
Chiếc
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
86
|
Chiếc
|
|
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
87
|
Hồ
sơ
|
|
|
|
Quy ra dung lượng
|
88
|
MB
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
89
|
MB
|
|
|
|
7. Số tài liệu khác (chi tiết
theo tài liệu)
|
90
|
|
|
|
|
VII. SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐƯA RA
SỬ DỤNG
|
|
1. Tài liệu phục vụ theo yêu cầu
của độc giả
|
|
|
|
|
|
a) Số lượt người khai thác sử dụng
tài liệu
|
91
|
Lượt
người
|
|
|
|
- Tại phòng đọc
|
92
|
Lượt
người
|
|
|
|
- Trực tuyến
|
93
|
Lượt
người
|
|
|
|
b) Số Hồ Sơ/ĐVBQ
phục vụ độc giả
|
94
|
HS/ĐVBQ
|
|
|
|
- Trong đó tài liệu nền giấy
|
95
|
HS/ĐVBQ
|
|
|
|
2. Tài liệu do cơ quan Lưu trữ
công bố, giới thiệu
|
|
|
|
|
|
a) Số lượt người khai thác sử dụng tài
liệu
|
96
|
Lượt
người
|
|
|
|
b) Số Hồ Sơ/ĐVBQ đưa ra sử dụng
|
97
|
HS/ĐVBQ
|
|
|
|
- Trong đó tài liệu nền giấy
|
98
|
HS/ĐVBQ
|
|
|
|
c) Số bài công bố, giới thiệu
|
99
|
Bài
viết
|
|
|
|
d) Số lần trưng bày, triển lãm
|
100
|
Lần
|
|
|
|
- Trong đó số lần trưng bày, triển
lãm trực tuyến
|
101
|
Lần
|
|
|
|
đ) Số ấn phẩm xuất bản
|
102
|
Ấn
phẩm
|
|
|
|
- Trong đó số ấn phẩm điện tử
|
103
|
Ấn
phẩm
|
|
|
|
VIII. SỐ TÀI LIỆU ĐƯỢC
SAO CHỤP
|
|
Số tài liệu nền giấy
|
104
|
Tài
liệu
|
|
|
|
Số tài liệu bản
đồ
|
105
|
Tài
liệu
|
|
|
|
Số tài liệu
ghi âm
|
106
|
Tài
liệu
|
|
|
|
Số tài liệu ghi hình
|
107
|
Tài
liệu
|
|
|
|
Số tài liệu
phim, ảnh
|
108
|
Tài
liệu
|
|
|
|
Số tài liệu điện tử
|
109
|
Tài
liệu
|
|
|
|
Số tài liệu khác (chi tiết theo tài
liệu)
|
110
|
Tài
liệu
|
|
|
|
IX. SỐ TRANG THIẾT BỊ DÙNG CHO
LƯU TRỮ
|
|
1. Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu
|
111
|
Mét
giá
|
|
|
|
- Trong đó giá cố định
|
112
|
Mét
giá
|
|
|
|
- Trong đó giá di động
|
113
|
Mét giá
|
|
|
|
2. Camera quan sát
|
114
|
Chiếc
|
|
|
|
3. Hệ thống chống đột nhập
|
115
|
Hệ
thống
|
|
|
|
4. Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự
động
|
116
|
Hệ
thống
|
|
|
|
5. Bình chữa cháy
|
117
|
Chiếc
|
|
|
|
6. Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung
tâm
|
118
|
Hệ
thống
|
|
|
|
7. Máy điều hòa nhiệt độ
|
119
|
Chiếc
|
|
|
|
8. Máy hút ẩm
|
120
|
Chiếc
|
|
|
|
9. Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm
|
121
|
Chiếc
|
|
|
|
10. Thiết bị
thông gió
|
122
|
Chiếc
|
|
|
|
11. Máy khử trùng tài liệu
|
123
|
Chiếc
|
|
|
|
12. Máy khử axit
|
124
|
Chiếc
|
|
|
|
13. Hệ thống thiết bị tu bổ, phục
chế tài liệu
|
125
|
Hệ
thống
|
|
|
|
14. Mạng diện rộng
|
126
|
Hệ
thống
|
|
|
|
15. Mạng nội bộ
|
127
|
Hệ
thống
|
|
|
|
16. Máy chủ
|
128
|
Chiếc
|
|
|
|
17. Ô lưu dữ
liệu
|
129
|
Chiếc
|
|
|
|
18. Máy vi tính
|
130
|
Chiếc
|
|
|
|
19. Máy quét (scanner)
|
131
|
Chiếc
|
|
|
|
20. Máy sao chụp
|
132
|
Chiếc
|
|
|
|
21. Các trang thiết bị khác
|
133
|
|
|
|
|
X. KINH
PHÍ CHO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
|
|
1. Thu
|
134
|
Đồng
|
|
|
|
a) Ngân sách cấp
|
135
|
Đồng
|
|
|
|
b) Thu phí sử dụng tài liệu
|
136
|
Đồng
|
|
|
|
c) Thu khác
|
137
|
Đồng
|
|
|
|
2. Chi (dòng 139 + dòng 143)
|
138
|
Đồng
|
|
|
|
a) Chi hoạt động thường xuyên
|
139
|
Đồng
|
|
|
|
- Ngân sách cấp
|
140
|
Đồng
|
|
|
|
- Từ phí sử dụng tài liệu được để lại
|
141
|
Đồng
|
|
|
|
- Nguồn khác
|
142
|
Đồng
|
|
|
|
b) Chi đầu tư phát triển
|
143
|
Đồng
|
|
|
|
- Ngân sách cấp
|
144
|
Đồng
|
|
|
|
- Từ phí sử dụng tài liệu được để lại
|
145
|
Đồng
|
|
|
|
- Nguồn khác
|
146
|
Đồng
|
|
|
|
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
|
…….., ngày... tháng... năm...
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 03
I. DIỆN TÍCH KHO LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Kho lưu trữ chuyên dụng là nơi được
dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định tại Mục II của Thông tư số
09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ
chuyên dụng.
- Kho không chuyên dụng là nơi bảo quản
tài liệu lưu trữ chưa bảo đảm các yêu cầu của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày
26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ
chuyên dụng.
- Kho tạm là nhà cấp 4, nhà tạm, diện
tích tận dụng (hành lang, cầu thang, sảnh,...) dùng để bảo
quản tài liệu lưu trữ.
- Diện tích kho lưu trữ là diện tích
của kho lưu trữ tính theo mét vuông (m2).
2. Cách ghi biểu
- Dòng 1: Ghi tổng diện tích kho lưu
trữ chuyên dụng (dòng 2 + dòng 3)
- Dòng 2: Ghi diện tích kho lưu trữ
chuyên dụng đã sử dụng.
- Dòng 3: Ghi diện
tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng.
- Dòng 4: Ghi diện tích kho lưu trữ
không chuyên dụng.
- Dòng 5: Ghi diện tích kho lưu trữ tạm.
- Dòng 6: Ghi tổng diện tích kho lưu
trữ (dòng 1 + dòng 4 + dòng 5).
II. SỐ LƯỢNG VĂN
BẢN CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ công tác lưu trữ bao gồm các quy định về quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ;
quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; nội quy ra vào kho lưu trữ; bảng thời
hạn bảo quản; và các quy định khác về công tác lưu trữ do cơ quan, tổ chức ban
hành, số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung trong 01 văn bản thì chỉ thống kê vào một trong hai Biểu số lượng văn bản chỉ
đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư hoặc Biểu số lượng văn bản chỉ đạo
và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 7: Ghi số Quy chế, quy trình
nghiệp vụ lưu trữ.
- Dòng 8: Ghi số Quy chế khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.
- Dòng 9: Ghi số Nội quy ra vào kho
lưu trữ.
- Dòng 10: Ghi số Bảng thời hạn bảo
quản.
- Dòng 11: Ghi số các quy định khác về
lưu trữ.
- Dòng 12: Ghi tổng số lượng văn bản
chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (dòng 7 +
dòng 8 + ... + dòng 11).
III. SỐ TỔ CHỨC
LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Tổ chức lưu trữ là tổ chức thực hiện
các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các tổ chức lưu trữ gồm các trung tâm lưu trữ hoặc
tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; bộ phận lưu trữ. Số tổ chức lưu trữ là số các trung tâm lưu trữ hoặc tương
đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; bộ phận lưu trữ có đến hết ngày 31 tháng 12
năm báo cáo.
- Trường hợp tổ chức lưu trữ không độc
lập, bao gồm công tác văn thư thì chỉ thống kê ở một trong hai: Biểu số tổ chức
văn thư hoặc ở Biểu số tổ chức lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 13: Ghi số trung tâm lưu trữ
và tương đương.
- Dòng 14: Ghi số phòng lưu trữ.
- Dòng 15: Ghi số tổ lưu trữ.
- Dòng 16: Ghi số bộ phận lưu trữ.
- Dòng 17: Ghi tổng số tổ chức lưu trữ
(dòng 13 + dòng 14 + dòng 15 + dòng 16).
IV. SỐ NHÂN SỰ
LÀM CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Nhân sự làm công tác lưu trữ là người
thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật tại các cơ quan, tổ
chức, số nhân sự làm công tác lưu trữ là số người làm chuyên trách lưu trữ hoặc
người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12
năm báo cáo.
- Trường hợp người làm công tác lưu
trữ kiêm nhiệm công tác văn thư thì chỉ thống kê một trong hai biểu: Biểu số
nhân sự làm công tác văn thư hoặc Biểu số nhân sự làm công tác lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Ghi số người làm công tác lưu trữ ở
các cơ quan, tổ chức.
V. SỐ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp, Tài liệu lưu trữ
có các loại: Tài liệu nền giấy; tài liệu ghi âm; tài liệu ghi hình; tài liệu phim,
ảnh; tài liệu điện tử và tài liệu khác.
- Mức độ xử lý nghiệp vụ là mức độ
phân loại, sắp xếp, tổ chức khoa học tài liệu theo quy định, bao gồm: chỉnh lý
hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ và chưa chỉnh lý. Cụ thể:
+ Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh là tài
liệu đã được thực hiện đầy đủ yêu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy
định.
+ Tài liệu chỉnh
lý sơ bộ là tài liệu đã lập hồ sơ, có công cụ tra cứu nhưng chưa thực hiện đầy
đủ yêu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định.
+ Tài liệu chưa chỉnh lý là tài liệu
rời lẻ, lộn xộn, chưa được phân loại, sắp xếp khoa học
theo quy định.
- Tài liệu bị hư hỏng là tài liệu có
một trong các tình trạng sau: giòn, rách, thủng, đính bết, ố vàng, chữ mờ, bay
mực, bị axit, chua, nấm mốc, có côn trùng phá hoại.
- Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu
được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu
trên các vật mang tin khác.
- Dữ liệu đặc tả của tài liệu là
thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành
tài liệu; mối liên hệ của tài liệu với các tài liệu khác; thông tin về chữ ký số
trên tài liệu; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm tạo thuận
lợi cho quá trình quản lý, tìm kiếm và lưu trữ tài liệu.
- Mét giá tài liệu là chiều dài của
01 mét tài liệu khổ A4 được xếp đứng, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); có thể
quy đổi bằng 10 cặp (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10 cm.
- Tài liệu lưu trữ được quản lý theo
các phông lưu trữ/sưu tập lưu trữ/công trình và được tính theo đơn vị tính của
từng loại hình tài liệu có đến hết ngày 31 tháng 12 năm
báo cáo. Cụ thể:
+ Số tài liệu lưu trữ nền giấy là tổng
số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) được quy thành số mét giá tài liệu.
+ Số tài liệu bản đồ là tổng số tấm bản
đồ (Bản đồ là tài liệu nền giấy nhưng được bảo quản theo phương pháp riêng).
+ Số tài liệu ghi âm là tổng số cuộn,
băng, đĩa được quy ra số giờ nghe.
+ Số tài liệu ghi hình là tổng số cuộn
phim, cuộn băng video, đĩa được quy ra số giờ chiếu.
+ Số tài liệu phim, ảnh là tổng số
chiếc phim, ảnh.
+ Số tài liệu điện tử là số hồ sơ điện
tử được quy ra số Megabye (MB) của tài liệu.
+ Số tài liệu khác.
2. Cách ghi biểu
- Ghi số tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
VI. SỐ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ THU THẬP
1. Khái niệm
- Tài liệu lưu trữ thu thập là tài liệu
có giá trị được lựa chọn để giao nộp vào các tổ chức lưu trữ theo quy định của
pháp luật lưu trữ.
- Số tài liệu đã thu thập là số tài
liệu do lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đã thu hàng năm từ nguồn nộp lưu
theo quy định.
- Số tài liệu đã đến hạn thu thập
nhưng chưa thu thập là số tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ
lịch sử nhưng chưa thực hiện thu, nộp theo quy định.
- Phương pháp tính:
+ Số tài liệu lưu trữ đã thu thập từ
ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo;
+ Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu
thập nhưng chưa thu thập tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
+ Số tài liệu lưu trữ đã thu thập từ
ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo;
+ Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu thập nhưng chưa thu thập tính đến hết ngày 31 tháng 12
năm báo cáo.
VII. SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐƯA RA
SỬ DỤNG
1. Khái niệm
- Tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng là
tài liệu do các cơ quan, tổ chức lưu trữ đưa ra công bố, giới thiệu và phục vụ
theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân (sau đây gọi tắt là độc giả).
- Số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng là
số lượng tài liệu các loại được đưa ra sử dụng. Chỉ tiêu này tính theo: Số hồ
sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) và lượt người khai thác sử dụng tài liệu; số bài viết,
số lần trưng bày triển lãm, số ấn phẩm xuất bản tính từ ngày 01 tháng 01 đến
ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) và
lượt người khai thác sử dụng tài liệu; số bài viết, số lần trưng bày triển lãm,
số ấn phẩm xuất bản tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo
cáo.
VII. SỐ TÀI LIỆU ĐƯỢC SAO CHỤP
1. Khái niệm
- Sao chụp tài liệu là việc sao chép,
nhân bản tài liệu bằng các phương pháp sao chụp (photocopy), in từ bản số hóa
nguyên văn hoặc một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ để phục vụ độc
giả. Số tài liệu sao chụp là số lượng tài liệu các loại được sao chép, nhân bản
từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Số tài liệu
sao chụp là số lượng tài liệu các loại được sao chép, nhân bản từ ngày 01 tháng
01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
IX. SỐ TRANG THIẾT
BỊ DÙNG CHO LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Trang thiết bị dùng cho lưu trữ là
các trang thiết bị được dùng để phục vụ công tác lưu trữ. Số trang thiết bị
dùng cho lưu trữ là số các loại trang thiết bị được dùng để phục vụ công tác
lưu trữ có đến 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ
là số các loại trang thiết bị được dùng để phục vụ công
tác lưu trữ có đến 31 tháng 12 năm báo cáo.
X. KINH PHÍ CHO
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Kinh phí hoạt động lưu trữ là toàn
bộ số thu, chi của các cơ quan, tổ chức lưu trữ, bao gồm các nguồn thu, chi hoạt
động thường xuyên và chi đầu tư phát triển. Số kinh phí hoạt động lưu trữ là số
kinh phí thu, chi của các cơ quan, tổ chức lưu trữ phát sinh
trong năm, tính từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Số kinh phí hoạt động lưu trữ là số
kinh phí thu, chi của các cơ quan, tổ chức lưu trữ phát sinh trong năm, tính từ
01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm báo cáo.
Cơ quan báo cáo:
Cơ quan nhận báo cáo:
Biểu số 04
BÁO CÁO TỔNG HỢP THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Năm …..
(Ban
hành kèm theo Công văn số 2625/SNV-CCVTLT ngày
13 tháng 7 năm 2018 của Sở Nội
vụ)
|
Nội
dung
|
Mã
số
|
Đơn
vị tính
|
Cơ
quan, tổ chức cấp I
|
Cơ
quan, tổ chức cấp II
|
Cơ
quan, tổ chức cấp III
|
Cơ
quan, tổ chức cấp IV
|
Cấp
huyện
|
Cấp
xã
|
Tổng
số
|
|
A
|
B
|
C
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7=1+2+...
+6
|
|
I. SỐ LƯỢNG CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. DIỆN TÍCH KHO LƯU TRỮ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Kho chuyên dụng
|
1=2+3
|
m2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Đã sử dụng để bảo quản tài liệu
|
2
|
m2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chưa sử dụng để bảo quản tài liệu
|
3
|
m2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Kho không chuyên dụng
|
4
|
m2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Kho tạm
|
5
|
m2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Tổng số
|
6=1+4+5
|
m2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
III. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN
CHỈ ĐẠO VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
|
|
Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ
|
7
|
Văn
bản
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
|
8
|
Văn
bản
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nội quy ra vào kho lưu trữ
|
9
|
Văn
bản
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bảng thời hạn bảo quản
|
10
|
Văn
bản
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Các quy định khác về lưu trữ
|
11
|
Văn
bản
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số
|
12=7+8+
...+11
|
Văn
bản
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. SỐ TỔ CHỨC LƯU TRỮ
|
|
Trung tâm lưu trữ và tương đương
|
13
|
Trung
tâm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Phòng lưu trữ
|
14
|
Phòng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổ lưu trữ
|
15
|
Tổ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bộ phận lưu trữ
|
16
|
Bộ
phận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số
|
17=13+14
+15+16
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
V. SỐ NHÂN SỰ LÀM CÔNG TÁC LƯU
TRỮ
|
|
1. Tổng số nhân sự (có đến 31/12 năm báo cáo)
|
18
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó: Nữ
|
19
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên trách
|
20
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Chia theo trình độ đào tạo
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Trên đại học
|
21
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Đại học
|
22
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
23
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
c) Cao đẳng
|
24
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
25
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
d) Trung cấp
|
26
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
27
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
đ) Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
28
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó chuyên ngành văn thư,
lưu trữ
|
29
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Chia theo ngạch công chức, chức
danh nghề nghiệp viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Lưu trữ viên chính và tương đương
|
30
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Lưu trữ viên và tương đương
|
31
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Lưu trữ viên trung cấp và tương đương
|
32
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Khác
|
33
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Chia theo nhóm tuổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
34
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
35
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
36
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 51 đến 55
|
37
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ 56 đến 60
|
38
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trên 60 tuổi
|
39
|
Người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VI. SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
|
1. Tổng số phông/sưu tập/công trình lưu trữ (có đến ngày 31/12 năm báo cáo).
|
40
|
Phông/
sưu tập/ công trình
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó: Số
sưu tập
|
41
|
Sưu
tập
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó: Số
công trình
|
42
|
Công
trình
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Số tài liệu nền giấy
|
43
|
Hồ
sơ/ ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra mét giá tài liệu
|
44
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Mức độ xử lý nghiệp vụ
|
45
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Số tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
46
|
Hồ
sơ/ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra mét giá
|
47
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Số tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ
|
48
|
Hồ
sơ/ ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra mét giá
|
49
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Số tài liệu chưa chỉnh lý
|
50
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
51
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Số tài liệu bản đồ
|
52
|
Tấm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
53
|
Tấm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
54
|
Tấm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Số tài liệu ghi âm
|
55
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra số giờ nghe
|
56
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
57
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra giờ nghe
|
58
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
59
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Số tài liệu ghi hình
|
60
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra số giờ chiếu
|
61
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
62
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra giờ chiếu
|
63
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
64
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Số tài liệu phim, ảnh
|
65
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trong đó: Số
phim âm bản
|
66
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu đã thống kê biên mục
|
67
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu bị hư hỏng
|
68
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. Số tài liệu điện tử
|
69
|
Hồ
sơ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra dung lượng
|
70
|
MB
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trong đó: Số
tài liệu đã có dữ liệu đặc tả
|
71
|
Hồ
sơ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra dung lượng
|
72
|
MB
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8. Số tài liệu khác (chi tiết theo tài liệu)
|
73
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VII. SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ THU THẬP
|
|
1. Tài liệu nền giấy
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
74
|
Hồ
sơ/ ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra mét giá tài liệu
|
75
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
76
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Tài liệu bản đồ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
77
|
Tấm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
78
|
Tấm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Tài liệu ghi âm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
79
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra giờ nghe
|
80
|
Giờ
nghe
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
81
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Tài liệu ghi hình
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
82
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra giờ chiếu
|
83
|
Giờ
chiếu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn
thu thập nhưng chưa thu thập
|
84
|
Cuộn,
băng, đĩa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Tài liệu phim, ảnh
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
85
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu
thập nhưng chưa thu thập
|
86
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số tài liệu lưu trữ đã thu thập
trong năm
|
87
|
Hồ
sơ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy ra dung lượng
|
88
|
MB
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu
thập nhưng chưa thu thập
|
89
|
MB
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. Số tài liệu khác (chi tiết theo tài liệu)
|
90
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VIII. SỐ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐƯA RA SỬ DỤNG
|
|
1. Tài liệu phục vụ theo yêu cầu của độc giả
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số lượt người khai thác sử dụng
tài liệu
|
91
|
Lượt
người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Tại phòng đọc
|
92
|
Lượt
người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trực tuyến
|
93
|
Lượt
người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số Hồ Sơ/ĐVBQ phục vụ độc giả
|
94
|
HS/
ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó tài liệu nền giấy
|
95
|
HS/ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Tài liệu do cơ quan Lưu trữ
công bố, giới thiệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Số lượt người khai thác sử dụng
tài liệu
|
96
|
Lượt
người
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Số Hồ Sơ/ĐVBQ đưa ra sử dụng
|
97
|
HS/ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó tài liệu nền giấy
|
98
|
HS/ĐVBQ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
c) Số bài công bố, giới thiệu
|
99
|
Bài
viết
|
|
|
|
|
|
|
|
|
d) Số lần trưng bày, triển lãm
|
100
|
Lần
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó số lần trưng bày, triển
lãm trực tuyến
|
101
|
Lần
|
|
|
|
|
|
|
|
|
đ) Số ấn phẩm xuất bản
|
102
|
Ấn
phẩm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó số ấn phẩm điện tử
|
103
|
Ấn
phẩm
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IX. SỐ TÀI LIỆU ĐƯỢC SAO
CHỤP
|
|
Số tài liệu nền giấy
|
104
|
Tài
liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số tài liệu bản đồ
|
105
|
Tài
liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số tài liệu ghi âm
|
106
|
Tài
liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số tài liệu ghi hình
|
107
|
Tài
liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số tài liệu phim, ảnh
|
108
|
Tài
liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số tài liệu điện tử
|
109
|
Tài
liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Số tài liệu khác (chi tiết theo tài
liệu)
|
110
|
Tài
liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
X. SỐ TRANG THIẾT BỊ DÙNG CHO
LƯU TRỮ
|
|
1. Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu
|
111
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó giá
cố định
|
112
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Trong đó giá di động
|
113
|
Mét
giá
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Camera quan sát
|
114
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Hệ thống chống đột nhập
|
115
|
Hệ
thống
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự
động
|
116
|
Hệ
thống
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Bình chữa
cháy
|
117
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung
tâm
|
118
|
Hệ
thống
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. Máy điều hòa nhiệt độ
|
119
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8. Máy hút ẩm
|
120
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm
|
121
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10. Thiết bị thông gió
|
122
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11. Máy khử trùng tài liệu
|
123
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12. Máy khử axit
|
124
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13. Hệ thống thiết bị tu bổ, phục
chế tài liệu
|
125
|
Hệ
thống
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14. Mạng diện rộng
|
126
|
Hệ
thống
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15. Mạng nội bộ
|
127
|
Hệ
thống
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16. Máy chủ
|
128
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
17. Ổ lưu dữ
liệu
|
129
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
18. Máy vi tính
|
130
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
19. Máy quét (scanner)
|
131
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20. Máy sao chụp
|
132
|
Chiếc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
21. Các trang thiết bị khác
|
133
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XI. KINH PHÍ CHO HOẠT ĐỘNG
LƯU TRỮ
|
|
1. Thu
|
134
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Ngân sách cấp
|
135
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Thu phí sử dụng tài liệu
|
136
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
c) Thu khác
|
137
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Chi (dòng 139 + dòng 143)
|
13S
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a) Chi hoạt động thường xuyên
|
139
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Ngân sách cấp
|
140
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ phí sử dụng tài liệu được để lại
|
141
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Nguồn khác
|
142
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Chi đầu tư phát triển
|
143
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Ngân sách cấp
|
144
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ phí sử dụng tài liệu được để lại
|
145
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Nguồn khác
|
146
|
Đồng
|
|
|
|
|
|
|
|
Biểu 04 được tổng hợp từ biểu
0906.N/BNV-VTLT đến biểu 0915.N/BNV-VTLT Thông tư số 03/2018/TT-BNV .
|
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
|
…., ngày... tháng...năm...
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN GHI BIỂU SỐ 04
I. SỐ LƯỢNG CƠ
QUAN, ĐƠN VỊ
- Ghi số lượng cơ quan, tổ chức từng
cấp.
II. DIỆN TÍCH
KHO LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Kho lưu trữ chuyên dụng là nơi được
dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định tại Mục II của Thông tư số
09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ
chuyên dụng.
- Kho không chuyên dụng là nơi bảo quản
tài liệu lưu trữ chưa bảo đảm các yêu cầu của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày
26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
- Kho tạm là nhà cấp 4, nhà tạm, diện
tích tận dụng (hành lang, cầu thang, sảnh,...) dùng để bảo
quản tài liệu lưu trữ.
- Diện tích kho lưu trữ là diện tích
của kho lưu trữ tính theo mét vuông (m2).
2. Cách ghi biểu
- Dòng 1: Ghi tổng diện tích kho lưu
trữ chuyên dụng (dòng 2 + dòng 3)
- Dòng 2: Ghi diện tích kho lưu trữ
chuyên dụng đã sử dụng.
- Dòng 3: Ghi diện tích kho lưu trữ
chuyên dụng chưa sử dụng.
- Dòng 4: Ghi diện tích kho lưu trữ
không chuyên dụng.
- Dòng 5: Ghi diện tích kho lưu trữ tạm.
- Dòng 6: Ghi tổng diện tích kho lưu
trữ (dòng 1 + dòng 4 + dòng 5).
III. SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CHỈ ĐẠO
VÀ HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ công tác lưu trữ bao gồm các quy định về quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ;
quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; nội quy ra vào kho lưu trữ; bảng thời
hạn bảo quản; và các quy định khác về công tác lưu trữ do cơ quan, tổ chức ban
hành, số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ có đến hết
ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ chung trong 01 văn bản thì chỉ thống kê
vào một trong hai Biểu số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư hoặc Biểu số lượng văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu
trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 7: Ghi số Quy chế, quy trình
nghiệp vụ lưu trữ.
- Dòng 8: Ghi số Quy chế khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.
- Dòng 9: Ghi số Nội quy ra vào kho
lưu trữ.
- Dòng 10: Ghi số Bảng thời hạn bảo
quản.
- Dòng 11: Ghi số các quy định khác về
lưu trữ.
- Dòng 12: Ghi tổng số lượng văn bản
chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (dòng 7 + dòng 8 + ... + dòng
11).
IV. SỐ TỔ CHỨC
LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Tổ chức lưu trữ là tổ chức thực hiện
các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các tổ chức lưu trữ gồm các
trung tâm lưu trữ hoặc tương đương; phòng lưu trữ; tổ lưu
trữ; bộ phận lưu trữ. Số tổ chức lưu trữ là số các trung tâm lưu trữ hoặc tương
đương; phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; bộ phận lưu trữ có đến hết ngày 31 tháng 12
năm báo cáo.
- Trường hợp tổ chức lưu trữ không độc
lập, bao gồm công tác văn thư thì chi thống kê ở một trong hai: Biểu số tổ chức
văn thư hoặc ở Biểu số tổ chức lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Dòng 13: Ghi số trung tâm lưu trữ
và tương đương.
- Dòng 14: Ghi số phòng lưu trữ.
- Dòng 15: Ghi số tổ lưu trữ.
- Dòng 16: Ghi số bộ phận lưu trữ.
- Dòng 17: Ghi tổng số tổ chức lưu trữ
(dòng 13 + dòng 14 + dòng 15 + dòng 16).
V. SỐ NHÂN SỰ
LÀM CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Nhân sự làm công tác lưu trữ là người
thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật tại các cơ quan, tổ
chức. Số nhân sự làm công tác lưu trữ là số người làm chuyên trách lưu trữ hoặc người làm công tác lưu trữ kiêm
nhiệm công tác khác có đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
- Trường hợp người
làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư thì chỉ
thống kê một trong hai biểu: Biểu số nhân sự làm công tác văn thư hoặc Biểu số
nhân sự làm công tác lưu trữ.
2. Cách ghi biểu
- Cột 1: Ghi số người làm công tác
lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức cấp I.
- Cột 2: Ghi số người làm công tác
lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp II.
- Cột 3: Ghi số người làm công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức cấp III.
- Cột 4: Ghi số người làm công tác
lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức cấp IV.
- Cột 5: Ghi số người làm công tác lưu
trữ ở cấp huyện.
- Cột 6: Ghi số người làm công tác lưu trữ ở cấp xã.
- Cột 7: Ghi tổng số người làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
(cột 1 + cột 2 + ... + cột 6).
VI. SỐ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tài liệu lưu trữ có các loại: Tài liệu nền giấy; tài liệu ghi
âm; tài liệu ghi hình; tài liệu phim, ảnh; tài liệu điện từ và tài liệu khác.
- Mức độ xử lý nghiệp vụ là mức độ
phân loại, sắp xếp, tổ chức khoa học tài liệu theo quy định, bao gồm: chỉnh lý
hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ và chưa chỉnh lý. Cụ thể:
+ Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh là tài
liệu đã được thực hiện đầy đủ yêu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy
định.
+ Tài liệu chỉnh lý sơ bộ là tài liệu
đã lập hồ sơ, có công cụ tra cứu nhưng chưa thực hiện đầy đủ yêu cầu của nghiệp
vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định.
+ Tài liệu chưa chỉnh lý là tài liệu
rời lẻ, lộn xộn, chưa được phân loại, sắp xếp khoa học theo quy định.
- Tài liệu bị hư hỏng là tài liệu có
một trong các tình trạng sau: giòn, rách, thủng, đính bết, ố vàng, chữ mờ, bay mực, bị axit, chua, nấm mốc, có côn trùng phá hoại.
- Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu
được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu
trên các vật mang tin khác.
- Dữ liệu đặc tả của tài liệu là
thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc,
các yếu tố cấu thành tài liệu; mối
liên hệ của tài liệu với các tài liệu khác; thông tin về chữ ký số trên tài liệu;
lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá
trình quản lý, tìm kiếm và lưu trữ tài liệu.
- Mét giá tài liệu là chiều dài của
01 mét tài liệu khổ A4 được xếp đứng, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); có thể
quy đổi bằng 10 cặp (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10 cm.
- Tài liệu lưu trữ được quản lý theo
các phông lưu trữ/sưu tập lưu trữ/công trình và được tính
theo đơn vị tính của từng loại hình tài liệu có đến hết ngày 31 tháng 12 năm
báo cáo. Cụ thể:
+ Số tài liệu lưu trữ nền giấy là tổng
số hồ sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) được quy thành số mét giá
tài liệu.
+ Số tài liệu bản đồ là tổng số tấm bản
đồ (Bản đồ là tài liệu nền giấy nhưng được bảo quản theo phương pháp riêng).
+ Số tài liệu ghi âm là tổng số cuộn,
băng, đĩa được quy ra số giờ nghe.
+ Số tài liệu ghi hình là tổng số cuộn
phim, cuộn băng video, đĩa được quy ra số giờ chiếu.
+ Số tài liệu phim, ảnh là tổng số
chiếc phim, ảnh.
+ Số tài liệu điện tử là số hồ sơ điện
tử được quy ra số Megabye (MB) của tài liệu.
+ Số tài liệu khác.
2. Cách ghi biểu
- Ghi tương tự Khoản 2, Mục V.
VII. SỐ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ THU THẬP
1. Khái niệm
- Tài liệu lưu trữ thu thập là tài liệu
có giá trị được lựa chọn để giao nộp
vào các tổ chức lưu trữ theo quy định của pháp luật lưu trữ.
- Số tài liệu đã thu thập là số tài
liệu do lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử đã thu hàng năm từ nguồn nộp lưu
theo quy định.
- Số tài liệu đã đến hạn thu thập
nhưng chưa thu thập là số tài liệu đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ
lịch sử nhưng chưa thực hiện thu, nộp theo quy định.
- Phương pháp tính:
+ Số tài liệu lưu trữ đã thu thập từ
ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo;
+ Số tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu
thập nhưng chưa thu thập tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Ghi tương tự Khoản 2, Mục V.
VIII. SỐ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ ĐƯA RA SỬ DỤNG
1. Khái niệm
- Tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng là
tài liệu do các cơ quan, tổ chức lưu trữ đưa ra công bố, giới thiệu và phục vụ
theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân (sau đây gọi tắt là độc giả).
- Số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng
là số lượng tài liệu các loại được đưa ra sử dụng. Chỉ tiêu này tính theo: Số hồ
sơ/đơn vị bảo quản (ĐVBQ) và lượt người khai thác sử dụng tài liệu; số bài viết,
số lần trưng bày triển lãm, số ấn phẩm xuất bản tính từ ngày 01 tháng 01 đến
ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Ghi tương tự Khoản 2, Mục V.
IX. SỐ TÀI LIỆU
ĐƯỢC SAO CHỤP
1. Khái niệm
- Sao chụp tài liệu là việc sao chép,
nhân bản tài liệu bằng các phương pháp sao chụp (photocopy), in từ bản số hóa
nguyên văn hoặc một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ để phục vụ độc
giả. Số tài liệu sao chụp là số lượng tài liệu các loại được sao chép, nhân bản
từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Ghi tương tự Khoản 2, Mục V.
X. SỐ TRANG THIẾT
BỊ DÙNG CHO LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Trang thiết bị dùng cho lưu trữ là
các trang thiết bị được dùng để phục vụ công tác lưu trữ. Số trang thiết bị
dùng cho lưu trữ là số các loại trang thiết bị được dùng để phục vụ công tác
lưu trữ có đến 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Ghi tương tự Khoản 2, Mục V.
XI. KINH PHÍ CHO
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
1. Khái niệm
- Kinh phí hoạt động lưu trữ là toàn
bộ số thu, chi của các cơ quan, tổ chức lưu trữ, bao gồm các nguồn thu, chi hoạt
động thường xuyên và chi đầu tư phát triển. Số kinh phí hoạt động lưu trữ là số
kinh phí thu, chi của các cơ quan, tổ chức lưu trữ phát sinh trong năm, tính từ
01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm báo cáo.
2. Cách ghi biểu
- Ghi tương tự Khoản 2, Mục V.