|
Kính
gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.
|
Để các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước,
Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, các Tập đoàn kinh tế
nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức trung
ương) có căn cứ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
năm 2010 và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện, Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn
thư, lưu trữ năm 2010 như sau:
I. QUẢN LÝ, CHỈ
ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Tuyên truyền,
phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tăng cường tổ chức
tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
2. Tổ chức và
cán bộ
a) Tiếp tục kiện
toàn tổ chức và tăng cường cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ làm
văn thư, lưu trữ.
b) Thường xuyên tổ
chức tập huấn nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưu trữ (đặc
biệt ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc) tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp
vụ về văn thư, lưu trữ ở trong nước và nước ngoài.
3. Ban hành văn
bản quản lý, chỉ đạo văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức
trung ương tiếp tục cụ thể hóa các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ cho phù
hợp thực tế của cơ quan, của ngành, trọng tâm là:
a) Ban hành mới hoặc
sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
b) Ban hành Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu của ngành, của cơ quan;
c) Hướng dẫn lập hồ
sơ công việc;
d) Quy định về tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
đ) Hướng dẫn quản
lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
4. Kiểm tra, hướng
dẫn nghiệp vụ
Tăng cường các
hình thức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm
vi quản lý. Nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định
pháp luật về văn thư, lưu trữ. Số lượng các đơn vị được kiểm tra trong năm 2010
phấn đấu đạt 50 – 70% trên tổng số các đơn vị.
II. HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Soạn thảo và
ban hành văn bản
Tổ chức hướng dẫn,
kiểm tra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức bảo đảm
theo quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Quản lý văn
bản
a) Thực hiện quản
lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về
việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng
3 năm 2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong
môi trường mạng.
b) Hướng dẫn, tổ
chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
của cơ quan, tổ chức đúng thời hạn.
3. Quản lý và sử
dụng con dấu
Quản lý an toàn,
chặt chẽ, đúng quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu trong Văn
thư.
4. Thu thập tài
liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ quốc gia
a) Xây dựng kế hoạch
và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm
2008 về trước vào Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Tiếp tục tổ chức
thực hiện việc chỉnh lý tài liệu để năm 2010 cơ bản giải quyết xong tình trạng
tài liệu chưa được lập hồ sơ của cơ quan và của ngành.
c) Thực hiện việc
tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
d) Các cơ quan, tổ
chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia tiến
hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng nội
dung và thời hạn quy định.
5. Bảo vệ, bảo
quản tài liệu
a) Bố trí kho lưu
trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu
lưu trữ theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007
của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng.
b) Trang bị đầy đủ
các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện
báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ
…
c) Thực hiện chế độ
vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu
theo quy định.
6. Tổ chức sử dụng
tài liệu
a) Tổ chức phục vụ
việc khai thác tài liệu cho các đối tượng độc giả nhằm tạo thuận lợi cho nhiều
người đến khai thác, nghiên cứu tài liệu.
b) Bố trí phòng đọc
đủ điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.
c) Tiếp tục xây dựng
và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu như mục lục, hồ sơ; cơ sở dữ liệu
quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài
liệu và độc giả.
d) Chủ động công bố,
giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức (thông báo, xuất bản sách, viết
bài giới thiệu, trưng bày triển lãm ….) nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ.
III. NHỮNG NHIỆM
VỤ CỤ THỂ KHÁC
1. Hiện đại hóa
công tác văn thư, lưu trữ
a) Ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
b) Nghiên cứu áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 vào công tác văn
thư, lưu trữ.
2. Thống kê,
báo cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
a) Thực hiện Quyết
định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 01 tháng 02 năm
2005 của Bộ Nội vụ vế chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê cơ sở công tác
văn thư, lưu trữ và báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.
b) Tham dự Hội nghị
sơ kết 3 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của
Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
và tổng kết 2 năm (2007 – 2009) kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ do Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
3. Thực hiện chế
độ đãi ngộ đối với cán bộ văn thư, lưu trữ
a) Thực hiện chế độ
bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm lưu trữ, chế
độ phụ cấp công tác cho người làm văn thư theo quy định hiện hành.
b) Tổ chức ngày
Lưu trữ Việt Nam 03 tháng 01 trang trọng, tiết kiệm nhằm động viên tinh thần của
cán bộ làm văn thư, lưu trữ của ngành, của cơ quan.
Trong quá trình thực
hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng
văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba
Đình, Hà Nội hoặc trao đổi qua điện thoại số: 04.38327008, 04.37665864 và
04.37669022 để cùng phối hợp giải quyết.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ Nội vụ (để báo cáo);
- Lãnh đạo Cục (03);
- Các đơn vị: VP, KHTC, TCCB, TTr, TTKHCN, TCVTLTVN;
- Trung tâm LTQG II, III, IV;
- Website luutruvn.gov.vn;
- Lưu: VT, NVTW (07)
|
CỤC
TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|