|
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1643/BNN-VP
V/v Phương hướng, nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2014
|
Hà
Nội, ngày 28 tháng 03
năm 2014
|
Kính
gửi: Các đơn vị trực thuộc Bộ
Thực hiện văn bản số 103/VTLTNN-NVTW
ngày 20/02/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v Phương hướng, nhiệm vụ
công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của các cơ quan, tổ chức trung ương, để thực
hiện tốt công tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc
Bộ, Thừa lệnh Bộ trưởng, Văn phòng Bộ yêu cầu các đơn vị
xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 dựa
trên những nội dung chính sau:
1. Về quản lý công tác văn
thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các
văn bản pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
theo quy định của nhà nước tại đơn vị và các tổ chức trực thuộc.
b) Công tác tổ chức, nhân sự
- Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư,
lưu trữ của cơ quan, đơn vị; tăng cường người làm công tác
văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với vị
trí việc làm;
- Cử người tham gia các lớp đào tạo,
tập huấn nghiệp vụ về văn thư lưu trữ tại các cơ sở đào tạo để nâng cao trình độ,
đáp ứng tiêu chuẩn ngạch chuyên môn nghiệp vụ được giao;
- Thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức lưu trữ theo quy định
của pháp luật hiện hành.
c) Xây dựng và ban hành văn bản quản
lý, chỉ đạo văn thư, lưu trữ
Xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản
hướng dẫn về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của
pháp luật và thực tế đơn vị, cụ thể là:
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
đơn vị.
- Danh mục hồ sơ của đơn vị và hướng
dẫn lập hồ sơ công việc.
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị.
d) Tăng cường kiểm tra, đôn đốc hướng
dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị và công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý,
tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu
trữ.
2. Hoạt
động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a) Về văn thư
Thực hiện các quy trình nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
b) Về lưu trữ
- Thực hiện các quy định của pháp luật
về: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;
- Các đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần lập kế hoạch, tiến hành lựa chọn
hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thành phần nội dung và thời hạn quy định;
- Thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm
kê, thống kê tài liệu và báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ theo quy định;
- Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho, trang thiết bị
và các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ);
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: bố
trí trang thiết bị, điều kiện thuận lợi để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
tại Lưu trữ cơ quan; tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu; sổ
sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu và độc giả;
- Bố trí kinh phí cho hoạt động văn
thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.
3. Hiện
đại hóa công tác văn thư lưu trữ
a) Ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Đối với các cơ quan, đơn vị thuộc khối
cơ quan Bộ, cần tập trung triển khai thực hiện tốt phần mềm
quản lý văn bản trên hệ thống văn phòng điện tử dùng chung của cơ quan Bộ theo
quy định.
b) Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác văn thư, lưu trữ.
c) Triển khai các đề tài nghiên cứu
khoa học về văn thư, lưu trữ.
4. Thực
hiện nhiệm vụ trọng tâm
Trong năm 2014, các đơn vị cần tập
trung chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng, sửa đổi, bổ sung Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành tại các đơn vị;
- Chấn chỉnh việc thực hiện chế độ lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo quy định
của pháp luật, tăng cường, hướng dẫn đôn đốc việc lập hồ sơ công việc;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2012 trở về trước
vào Lưu trữ của cơ quan;
- Giải quyết dứt điểm tình trạng tài
liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu
lưu trữ theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày
02/3/2007 về việc tăng cường và bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích
và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại đơn vị;
Văn phòng Bộ sẽ căn cứ tình hình thực tế để tổ chức hướng dẫn và kiểm tra các quy định về văn thư,
lưu trữ tại các đơn vị theo quy định của nhà nước.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh bằng văn bản về Văn phòng Bộ hoặc
liên hệ theo các số điện thoại: (04)38439901, (04)38454319
để được hướng dẫn giải đáp./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- TT Vũ Văn Tám (để b/c);
- Lãnh đạo VP (để b/c);
- VP Bộ (Phòng HC, LT) (để t/h);
- Lưu: VT, VP.
|
TL. BỘ TRƯỞNG
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
Trần Quốc Tuấn
|