ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
SỞ NGOẠI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 102/SNgV-HTQT
V/v Hướng dẫn việc tổ chức hội nghị - hội thảo
quốc tế trên địa bàn tỉnh.
|
Vũng Tàu, ngày 15
tháng 05 năm 2009
|
Kính gửi:
|
- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;
- Các Sở, ngành;
- Các tổ chức đoàn thể, chính trị, xã hội;
- Các hiệp hội trên địa bàn tỉnh.
|
Vừa qua có một số hội nghị, hội thảo quốc tế (do
các công ty nước ngoài, các tổ chức tư vấn du học, …) được tổ chức trên địa bàn
tỉnh (chủ yếu là thành phố Vũng Tàu) không có giấy phép hoặc văn bản đồng ý của
chính quyền địa phương. Ngày 05/4/2009, Công ty S.E.C có trụ sở tại Lầu 10, số 163
Hai Bà Trung, P6, Q3, TP. HCM đã tổ chức Hội thảo giáo dục Malaysia 2009 tại
KS. CaAp Saint Jacques, TP Vũng Tàu nhưng chưa có sự đồng ý của UBND tỉnh thông
qua Sở Ngoại vụ.
Để chấn chỉnh lại công tác quản lý nhà nước về tổ
chức hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trên địa bàn tỉnh, Sở Ngoại vụ xin
thông báo đến các cơ quan có liên quan và đề nghị:
1. Các cơ quan tổ chức thực hiện đúng Quyết định số
122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý
hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
2. Nghiêm túc thực hiện các thủ tục xin phép UBND
tỉnh cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo có tính chất quốc tế thông qua Sở
Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác này
(theo Quyết định 3913/2006/QĐ-UBND ngày 31/10/2006 của UBND tỉnh ban hành
qui chế về tổ chức và hoạt động của Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu).
3. Có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ và các
ngành liên quan trong việc quản lý hội nghị, hội thảo có tính chất quốc tế do
các đơn vị nước ngoài, các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh tổ chức với các
nội dung liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của Sở, ngành mình.
Sở Ngoại vụ xin thông báo đến Quý cơ quan để biết
và phối hợp chặt chẽ trong công tác này.
Trân trọng.
(Đính kèm: Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày
21/8/2001 của TTgCP; Hướng dẫn thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu).
Nơi nhận:
- Như trên;
- TTr. Tỉnh ủy, TTr.HĐND tỉnh (b/c);
- UBND tỉnh (b/c);
- Bộ Ngoại giao (b/c);
- Đ/c Hồ Văn Niên - PCT UBND tỉnh (b/c);
- Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy; Công an tỉnh;
- PA 25, PA35 CAT;
- Đ/c Tiến - PGĐ;
- Lưu: VT, TTHT.
|
GIÁM ĐỐC
Nguyễn Ngọc Hùng
|
HƯỚNG DẪN
THỦ TỤC XIN PHÉP TỔ
CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
1. Đối tượng áp dụng: Các đơn vị được qui
định tại điều 2, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính
phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
2. Trình tự thủ tục:
Bước 1: Các đối tượng được qui định tại điều
2, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg có văn bản gửi Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
làm đầu mối v/v đề nghị cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo mang tính chất quốc
tế trên địa bàn tỉnh. (theo phụ lục A, B đính kèm). Các đơn vị có thể tham khảo
thủ tục thông qua các đơn vị quản lý nhà nước về lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội
thảo để tiến hành thuận lợi.
Bước 2: Sau khi nhận được văn bản đề nghị
của các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, Sở Ngoại vụ tỉnh sẽ
phối hợp với các cơ quan chức năng giải quyết và có văn bản trả lời cho phép
trong thời gian qui định tại Điều 5 Quyết định 122/2001/QĐ-TTg.
3. Thời hạn gửi hồ sơ và nhận kết quả: theo
Điều 5, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
4. Hồ sơ gửi về địa chỉ:
Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
38 Nguyễn Trường Tộ, phường 3, Tp.Vũng Tàu, tỉnh Bà
Rịa - Vũng Tàu
ĐT: +84-64-3 856120
Fax: +84-64-3 856594
Email: songoaivu@baria-vungtau.gov.vn
Trên bìa Hồ sơ đề nghị ghi rõ: "Hồ sơ
xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu"
Lưu ý: Để thuận tiện về thời gian giải
quyết, đối với các đơn vị ở xa đề nghị gửi tài liệu qua fax hoặc email về Sở
Ngoại vụ trước và bổ túc hồ sơ gốc trực tiếp hoặc qua bưu điện trong vòng 03
(ba) ngày kể từ khi gửi fax hoặc email.
Phụ lục A. Mẫu văn bản xin phép dành cho đối
tượng là các cơ quan tổ chức của Việt Nam, khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế (theo khoản 1, điều 5, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001
của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại
Việt Nam)
CƠ QUAN CHỦ
QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ XIN PHÉP
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: …………/………….
V/v đề nghị được
cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương…
|
...........,
ngày tháng năm 200..
|
Kính gửi:
Đồng kính gửi:
|
Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
|
Phần mở đầu: giới thiệu về đơn vị.
Phần nội dung: cần nêu rõ nội dung xin phép,
gồm
- Mục đích của hội nghị, hội thảo;
- Nội dung của hội nghị, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham
quan, khảo sát (nếu có);
- Thành phần tham gia tổ chức; cơ quan phía Việt
Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần
đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;
- Nguồn kinh phí;
- Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).
Phần kết thúc:
(Đính kèm:
1. Danh sách ban tổ chức, danh sách khách mời
(ghi rõ số hộ chiếu, quốc tịch. Nếu là thành phần BTC đề nghị có lý lịch trích
ngang có xác nhận của cơ quan có trách nhiệm)
2. Danh mục các tài liệu dự kiến phát hành tại
hội nghị, hội thảo.
3. Kế hoạch kinh phí tổ chức.)
Nơi nhận:
- Như trên;
- Cơ quan chủ quản (b/c);
- Công an tỉnh BR-VT;
- (các cơ quan có liên quan);
- Lưu …
|
Lãnh đạo đơn vị
(ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
|
(*) Đề nghị các đơn vị thực hiện đúng các qui định
nêu tại Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng
Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.
Phụ lục B. Mẫu văn bản xin phép dành cho đối
tượng là các cơ quan tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo (theo
khoản 2, điều 5, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng
Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam)
Nơi gửi
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ XIN PHÉP
Địa chỉ, điện thoại, fax, email, …
Số: ……. / ………
V/v đề nghị được cấp giấy phép tổ chức hội nghị,
hội thảo quốc tế tại địa phương …
………..,
ngày tháng
năm 200…
Nơi nhận:
Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
Đồng kính gửi: Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
Đồng kính gửi: các cơ quan có liên quan (cơ quan
chủ quản, Công an tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,…)
Phần mở đầu: giới thiệu về đơn vị.
Phần nội dung: cần nêu rõ nội dung xin phép,
gồm
- Mục đích của hội nghị, hội thảo;
- Nội dung của hội nghị, hội thảo;
- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham
quan, khảo sát (nếu có);
- Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu
nước ngoài và đại biểu Việt Nam;
Phần kết thúc:
(Đính kèm:
4. Danh sách ban tổ chức, danh sách khách mời
(ghi rõ số hộ chiếu, quốc tịch. Nếu là thành phần BTC đề nghị có lý lịch trích
ngang có xác nhận của cơ quan có trách nhiệm)
5. Danh mục các tài liệu dự kiến phát hành tại
hội nghị, hội thảo.
6. Kế hoạch kinh phí tổ chức.)
Lãnh đạo đơn vị
(ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
(*) Đề nghị các đơn vị thực hiện đúng các qui định
nêu tại Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ
chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.