BẢO
HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
Số: 2932/BHXH-BC
V/v tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế
toán tại các đơn vị.
|
Hà
Nội, ngày 13 tháng 7 năm 2011
|
Kính
gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Ngày
19/5/2010 Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam có Công văn số 1965/BHXH-BC về việc
tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán và ngày 14/10/2010 BHXH Việt Nam
cùng với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (NHNo&PTNT)
có Văn bản thoả thuận Liên ngành số 5399/LN-BHXH-NHNo về việc quản lý và sử dụng
tài khoản tiền gửi của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại NHNo&PTNT. Tuy nhiên,
qua công tác theo dõi nắm tình hình đã phát hiện tại một số đơn vị thực hiện
không đầy đủ các quy định dẫn tới sai sót, tồn tại; cá biệt có đơn vị đã xảy ra
sai phạm nghiêm trọng gây thất thoát tiền, tài sản của Nhà nước làm ảnh hưởng xấu
đến hoạt động của ngành. Để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những thiếu sót, sai
phạm trong việc thực hiện các văn bản nêu trên và quy định của BHXH Việt Nam về
công tác tài chính, kế toán, đặc biệt là công tác quản lý tiền mặt, tiền gửi tại
các đơn vị; Bảo hiểm xã hội Việt Nam yêu cầu Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế
toán tại các đơn vị theo nội dung sau:
1. Phạm vi
kiểm tra
- Kiểm tra tại
BHXH các huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là BHXH cấp huyện):
Giám đốc Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh chỉ đạo tổ chức kiểm tra công tác tài chính,
kế toán tại tất cả các đơn vị BHXH cấp huyện trực thuộc.
- Kiểm tra tại
BHXH cấp tỉnh: BHXH Việt Nam sẽ tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại
các đơn vị. Đề cương kiểm tra và kế hoạch kiểm tra BHXH Việt Nam sẽ thông báo cụ
thể cho từng đơn vị.
2. Nội dung
kiểm tra tại BHXH cấp huyện (theo đề cương hướng dẫn tại văn bản này) gồm:
- Kiểm tra việc
triển khai phần mềm kế toán theo Quyết định số 4849/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008 của
BHXH Việt Nam.
- Kiểm
tra tình hình thực hiện Công văn số 1965/BHXH-BC ngày 19/5/2010 của BHXH Việt
Nam.
- Kiểm tra
tình hình thực hiện Văn bản liên ngành số 5399/LN-BHXH-NHNo ngày 14/10/2010.
- Kiểm tra việc
tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH, BHYT.
- Kiểm tra sự
phối hợp trong công tác quản lý tài khoản tiền gửi của các Chi nhánh Ngân hàng
No&PTNT trên địa bàn.
3. Thời gian,
kế hoạch kiểm tra và gửi báo cáo kết quả kiểm tra:
- Thời hạn kiểm
tra: từ năm 2005 đến hết quý II/2011
- Kế hoạch kiểm
tra: do đơn vị chủ động xây dựng
- Thời gian
báo cáo: Báo cáo kết quả kiểm tra của đơn vị về BHXH Việt Nam trước ngày 30
tháng 9 năm 2011.
Yêu cầu Giám
đốc BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức chỉ đạo kiểm tra
theo nội dung hướng dẫn tại văn bản này, báo cáo kết quả thực hiện về BHXH Việt
Nam theo đúng thời gian quy định./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Các Phó TGĐ;
- Ban Kiểm tra;
- Lưu VT, BC ( 3b).
|
TỔNG
GIÁM ĐỐC
Lê Bạch Hồng
|
ĐỀ CƯƠNG KIỂM TRA
(
Kèm theo Công văn số 2932/BHXH-BC ngày 13 tháng 7 năm 2011)
I. Mục
đích:
Kiểm tra việc
thực hiện các quy định về công tác tài chính, kế toán tại các đơn vị BHXH cấp
huyện nhằm phát hiện các sai sót để chấn chỉnh và phát hiện các sai phạm (nếu
có) để kịp thời xử lý, hạn chế thiết hại về tài chính, tài sản cho Nhà nước,
cho ngành. Qua công tác kiểm tra cũng nhằm phát hiện những bất cập trong các
quy định của ngành về tài chính, kế toán để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cho
phù hợp với thực tế tại các đơn vị và yêu cầu quản lý.
II. Đối tượng,
phạm vi kiểm tra:
- Đối tượng
là tất cả các đơn vị BHXH cấp huyện trong ngành.
- Phạm vi: kiểm
tra tình hình tài chính, việc chấp hành các quy định về tài chính, kế toán của
đơn vị từ ngày 01/01/2005 đến hết ngày 30/6/2011; trong đó tập trung vào công
tác quản lý tiền mặt và tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc ở các đơn vị .
III. Nội
dung kiểm tra:
1. Kiểm tra
việc triển khai thực hiện phần mềm “Kế toán BHXH”:
- Việc cài đặt
và sử dụng tại đơn vị.
- Những phần
hành kế toán đã được phần mềm xử lý và những phần hành kế toán chưa được phầm mềm
xử lý, phải thực hiện bằng thủ công.
- Phân quyền
sử dụng phần mềm và cơ chế kiểm tra, kiểm soát giữa kế toán viên, kế toán trưởng
(hoặc phụ trách kế toán) và chủ tài khoản.
2. Kiểm tra
việc quản lý tiền mặt.
- Việc mở sổ
sách theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam (Mẫu số
S11-H), tại các sổ kế toán gồm:
+ Sổ quỹ tiền
mặt : dùng cho Thủ quỹ (do thủ quỹ giữ và ghi bằng tay);
+ Sổ kế toán
chi tiết quỹ tiền mặt: dùng cho kế toán (do kế toán viên giữ và ghi sổ hoặc in
từ phần mềm “Kế toán BHXH”).
- Việc ghi
chép "Sổ quỹ tiền mặt" của Thủ quỹ, "Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền
mặt" của kế toán: căn cứ ghi sổ; rút số dư tồn quỹ cuối ngày (số tồn quỹ
cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két sắt); Việc để tồn dư quỹ tiền
mặt hàng ngày, cuối tuần.
- Việc thực
hiện quy định, quy trình rút tiền mặt tại ngân hàng, nhập tiền mặt vào quỹ.
- Việc kiểm
kê quỹ tiền mặt và ký xác nhận tồn quỹ của Chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ vào
cuối giờ tất cả các ngày làm việc trong tuần (ký xác nhận vào cột ghi chú trên
sổ quỹ của thủ quỹ); kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ vào ngày cuối cùng
trong tháng;
3. Kiểm tra
công tác quản lý tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc:
- Việc mở sổ
sách theo dõi chi tiết từng tài khoản tiền gửi mở tại Ngân hàng, Kho bạc. ( Sổ
tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Mẫu số S12-H)
- Việc mở và
sử dụng các tài khoản tiền gửi tại Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT: ( 03 tài khoản
riêng biệt: TK tiền thu BHXH, TK tiền gửi chi BHXH, TK tiền gửi chi quản lý bộ
máy)
- Việc ghi
chép sổ theo dõi tiền gửi: căn cứ ghi chép; nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng
từ; đối chiếu số phát sinh, số dư với sổ phụ của Ngân hàng, Kho bạc.
- Việc cộng
luỹ kế số phát sinh và chốt số dư hàng tháng trên Sổ tiền gửi để đối chiếu với
số dư tại Ngân hàng, Kho bạc nơi mở tài khoản (đối chiếu theo mẫu số 02 của Văn
bản số 5399/LN).
- Việc sử dụng
dịch vụ SMS banking để kiểm tra biến động, số dư tài khoản tiền gửi của Chủ tài
khoản.
Ghi chú: Trường
hợp cần thiết, Đoàn kiểm tra yêu cầu Ngân hàng, Kho bạc cung cấp sổ phụ của từng
thời kỳ để đối chiếu.
4. Kiểm tra
việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi:
- Căn cứ để lập
chứng từ;
- Quy trình,
thủ tục ký duyệt các chứng từ: séc lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu
chi.
- Quy trình sử
dụng séc, chuyển chứng từ ra ngân hàng kho bạc và luân chuyển trong nội bộ đơn
vị;
- Quy trình đối
chiếu chứng từ do cơ quan BHXH lập và chứng từ do Ngân hàng lập.
- Các Bảng đối
số dư tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc hàng tháng; Đối chiếu số liệu trên các bảng đối
chiếu với sổ theo dõi tiền gửi, sổ phụ của Ngân hàng, Kho bạc (nếu cần).
5. Kiểm tra
việc tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH, BHYT:
- Quy trình,
thủ tục tạm ứng và thanh, quyết toán kinh phí đối với các đại diện chi trả (để
chi BHXH, BHTN hàng tháng), đối với các đơn vị sử dụng lao động (để chi ốm đau,
thai sản) và đối với các cơ sở KCB (để chi BHYT);
- Kiểm tra
chi tiết số dư tài khoản 343, đối chiếu với bảng cân đối tài khoản cuối các
quý, giải trình lý do nếu có số dư lớn ( số dư nợ toàn bộ TK 343 và số dư chi tiết
cho từng đối tượng).
- Phối hợp với
Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT, cơ sở khám chữa bệnh, đơn vị sử dụng lao động
để rà soát đối chiếu.
6. Kiểm tra sự
phối hợp công tác của Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT:
- Việc kiểm
soát các chứng từ: séc lĩnh tiền mặt, các uỷ nhiệm chi;
- Việc chuyển
tiền tự động từ tài khoản tiền gửi thu BHXH;
- Việc trả chứng
từ, sổ phụ;
- Ký đối chiếu
xác nhận vào các bảng kê, bảng đối chiếu: Mẫu số 01 "Bảng kê chuyển tiền
ngân hàng", mẫu số 02 "Bảng đối chiếu số dư tiền gửi mở tại
NHNo&PTNT";
- Sử dụng các
dịch vụ của ngân hàng: SMS banking; chi trả các chế độ BHXH, BHTN qua ATM; chi
trả lương cho cán bộ công chức, viên chức qua ATM; dịch vụ CMS và các dịch vụ
khác (nếu có).
IV. Tổ chức
thực hiện:
1. Bảo hiểm
xã hội cấp tỉnh:
- Lập kế hoạch
kiểm tra,
- Thành lập
các Đoàn kiểm tra và tổ chức việc kiểm tra theo quy định.
2. Bảo hiểm
xã hội cấp huyện:
2.1. Chuẩn bị
báo cáo:
- Đánh giá
toàn diện công tác tài chính, kế toán của đơn vị nói chung, đi sâu vào công tác
quản lý tiền mặt, tiền gửi từ năm 2005 đến hết quý II/2011 theo nội dung của đề
cương này.
- Báo cáo
trung thực những sai phạm đã xảy ra ở đơn vị (nếu có).
- Nêu những
khó khăn, vướng mắc về cơ chế, chính sách trong quá trình thực hiện; đề xuất cần
phải sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn về công tác quản lý tài chính, chi
trả các chế độ bảo hiểm và những kiến nghị để thực hiện tốt công tác quản lý
tài chính, chi trả các chế độ bảo hiểm của ngành.
2.2. Chuẩn bị
đầy đủ tài liệu làm việc với đoàn kiểm tra:
- Chuẩn bị đầy
đủ tài liệu do BHXH tỉnh quy định;
- Sổ sách kế
toán, chứng từ liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc từ
năm 2005 đến hết quý II/2011;
- Bố trí nhân
lực, thời gian và các điều kiện cần thiết để làm việc với Đoàn kiểm tra.
- Sắp xếp kế
hoạch làm việc với cơ sở khám chữa bệnh, đơn vị sử dụng lao động, Chi nhánh
NHNo&PTNT theo kế hoạch kiểm tra.
3. Báo cáo và
tổng hợp kết quả kiểm tra:
3.1. Đối với
các Đoàn kiểm tra:
- Kết thúc kiểm
tra tại mỗi đơn vị, Đoàn kiểm tra lập biên bản kiểm tra (theo mẫu), trường hợp
phát hiện sai phạm tại đơn vị phải kịp thời báo cáo theo quy định.
- Kết thúc
nhiệm vụ kiểm tra, Đoàn kiểm tra báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá những tồn tại,
sai phạm (nếu có) tại các đơn vị, xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm của cá
nhân; và phải có kiến nghị, đề xuất với BHXH tỉnh, với BHXH Việt Nam để hoàn
thiện các quy định nhằm đưa công tác tài chính, kế toán ngày càng đi vào nền nếp,
chặt chẽ, đúng quy định.
3.1. Đối với
BHXH cấp tỉnh:
Tổng hợp kết
quả kiểm tra các đơn vị BHXH cấp huyện thuộc phạm vi quản lý, lập báo cáo và gửi
Bảo hiểm xã hội Việt Nam trước ngày 30/9/2011. Trong báo cáo kiểm tra phải đánh
giá tình công tác tài chính, kế toán của các đơn vị BHXH cấp huyện thuộc phạm
vi quản lý và kiến nghị, đề xuất với BHXH Việt Nam để hoàn chỉnh các quy định về
công tác tài chính, kế toán của ngành.
(MẪU
BIÊN BẢN KIỂM TRA)
BẢO
HIỂM XÃ HỘI TỈNH….
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
……,
ngày tháng năm
2011
|
BIÊN
BẢN KIỂM TRA
CÔNG
TÁC TÀI CHÍNH, KẾ TOÁN CỦA BHXH HUYỆN…
Thực hiện chỉ
đạo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại Công văn số ……../BHXH-BC ngày /6/2011 của
BHXH Việt Nam về chấn chỉnh và tổ chức kiểm tra tài chính, kế toán tại các đơn
vị và Quyết định số …../QĐ-BHXH ngày / /2011 của Bảo hiểm xã hội tỉnh…. Về việc
Tổ chức kiểm tra và thành lập Đoàn kiểm tra công tác tài chính, kế toán tại BHXH
huyện….
Hôm nay ngày
/ /2011, Đoàn kiểm tra và BHXH huyện…. họp, thông qua biên bản kiểm tra với nội
dung như sau:
I. Thành
phần tham dự thông qua biên bản:
1. Đoàn kiểm
tra của BHXH tỉnh….:
-
-
- …
2. Bảo hiểm
xã hội huyện…..:
-
-
-….
II. Phạm
vi kiểm tra:
Kiểm tra tình
hình tài chính; việc chấp hành các quy định về tài chính, kế toán của đơn vị từ
ngày 01/01/2005 đến hết ngày 30/6/2011; trong đó tập trung vào công tác quản lý
tiền mặt và tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc ở BHXH huyện…..
III. Nội
dung kiểm tra:
Kiểm tra việc
triển khai thực hiện phần mềm “Kế toán BHXH”; Kiểm tra việc quản lý tiền mặt;
Kiểm tra công tác quản lý tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc; Kiểm tra việc lập chứng
từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi và sự phối hợp trong công tác của Chi nhánh
NHNo&PTNT theo các văn bản của Liên ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam- Ngân
hàng No&PTNT Việt Nam; Kiểm tra việc tạm ứng và thanh, quyết toán kinh phí
chi BHXH, BHYT đối với các đơn vị sử dụng lao động, cở sở khám chữa bệnh, các đại
diện chi trả thuộc phạm vị quản lý của đơn vị.
IV. Kết quả
kiểm tra cụ thể như sau:
( chi tiết
theo Đề cương kiểm tra)
1. Việc triển
khai thực hiện phần mềm “Kế toán BHXH”:
…
2. Việc quản
lý tiền mặt.
…
3. Công tác
quản lý tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc:
…
4. Kiểm tra
việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi:
…
5. Kiểm tra
việc tạm ứng và thanh toán kinh phí chi BHXH, BHYT:
…
6. Sự phối hợp
công tác của Chi nhánh Ngân hàng No&PTNT:
…
V. Nhận
xét, kiến nghị:
1. Ý kiến của
Đoàn kiểm tra:
…….
2. Ý kiến của
BHXH huyện…
…….
ĐẠI
DIỆN ĐOÀN KIỂM TRA
|
ĐẠI
DIỆN BHXH HUYỆN….
|