|
ỦY BAN DÂN
TỘC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 67/QĐ-UBDT
|
Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, CHỮ KÝ SỐ, CHỨNG THƯ SỐ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM ỦY BAN DÂN
TỘC
Căn cứ Luật
Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật
Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao
dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính
phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 13/2017/NĐ-CP ngày 10 tháng 02 năm 2017 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Dân tộc;
Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ
về Chính phủ điện tử;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Bộ
trưởng Bộ Quốc phòng Quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực
chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị -
xã hội;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Thông
tin,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về quản lý và sử dụng
văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số tại Ủy ban Dân tộc.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban, Giám đốc Trung tâm Thông tin, Thủ
trưởng các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT (để b/c);
- Các Thứ trưởng, PCN UBDT;
- Các Vụ, đơn vị thuộc UBDT;
- Cổng TTĐT UBDT;
- Lưu: VT, TTTT.
|
KT. BỘ
TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
THỨ
TRƯỞNG, PHÓ CHỦ NHIỆM
Phan Văn Hùng
|
QUY CHẾ
VỀ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, CHỮ KÝ SỐ, CHỨNG THƯ SỐ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
(Ban
hành kèm theo Quyết định số: 67/QĐ-UBDT ngày 02 tháng 3 năm
2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc)
Chương I
CÁC
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi, đối tượng và mục đích áp dụng
1. Quy chế này quy định về quản lý và sử
dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong
các hoạt động của Ủy ban Dân tộc.
2. Quy chế này dược áp dụng đối với:
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân của các cơ
quan nhà nước thuộc Ủy ban Dân tộc và cơ quan công tác dân tộc các tỉnh, thành
phố.
b) Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến
giao dịch điện tử với Ủy ban Dân tộc.
3. Quy chế này không áp dụng đối với:
a) Văn bản chứa nội dung thuộc danh mục
bí mật nhà nước và văn bản thuộc danh mục bí mật theo nhà nước quy định.
b) Các văn bản chứa nội dung xấu, độc hại,
gây ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, chủ quyền quốc gia và giá trị văn hóa dân
tộc theo quy định hiện hành.
4. Mục đích của Quy chế:
a) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý, chỉ đạo, điều hành và xử lý công việc của Ủy ban Dân tộc.
b) Thực hiện chương trình cải cách hành
chính nâng cao chất lượng, hiệu quả, chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước về
công tác dân tộc.
c) Giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy,
tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và cước phí chuyển phát văn bản, tài liệu; đảm
bảo an toàn, bảo mật và tính xác thực cao trong trao đổi văn bản điện tử trên
môi trường mạng.
d) Xây dựng, phát triển chính phủ điện tử
trong Ủy ban Dân tộc.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Các khái niệm trong Quy chế này được giải
thích như sau:
1. “Văn bản đi” là toàn bộ các văn bản
do cơ quan Ủy ban Dân tộc ban hành gửi các cơ quan trung ương, địa phương, đơn
vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
2. “Văn bản đến” là toàn bộ văn bản, tài
liệu, đơn thư...của các cơ quan trung ương, địa phương, cá nhân, tổ chức trong
và ngoài nước gửi đến Ủy ban Dân tộc, Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, các đơn vị trực
thuộc và cán bộ của Ủy ban Dân tộc theo đường bưu điện, fax, gửi trực tiếp hoặc
qua mạng tin học được Văn thư Ủy ban tiếp nhận.
3. “Hồ sơ công việc” là tập hợp văn bản,
tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết một công việc thuộc phạm vi, chức năng của một cơ quan, tổ chức
hoặc một cá nhân.
4. “Văn bản điện tử” là văn bản được thể
hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (theo định nghĩa của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ).
5. “Bàn làm việc” là chức năng trên phần
mềm dành riêng cho người dùng tương ứng với từng vị trí, vai trò trong tổ
chức, trên chức năng này sẽ hiển thị toàn bộ văn bản đang chờ xử lý, các nội
dung công việc cần xử lý.
6. “Trao đổi văn bản điện tử” là việc sử
dụng giải pháp, thiết bị công nghệ thông tin để gửi, nhận văn bản điện tử qua
môi trường điện tử.
7. “Cơ sở dữ liệu” là tập hợp các dữ liệu
được sắp xếp, tổ chức để khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện
điện tử.
8. “Tài khoản” là tên dùng để truy cập
vào phần mềm, mỗi người được cấp một tài khoản riêng bao gồm tên đăng nhập, mật
khẩu truy cập để sử
dụng các chức năng của phần mềm quản lý văn bản.
9. “Chứng thư số” là thiết bị dùng để
xác nhận danh tính cá nhân, tổ chức trên môi trường điện tử do tổ chức
cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nhằm đảm bảo an toàn trong quá trình giao
dịch điện tử.
10. “Chứng thư số có hiệu lực” là chứng
thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.
11. “Chứng thư số cá nhân” là chứng thư
số được cấp cho cá nhân, được sử dụng để ký số vào văn bản, thông tin, dữ liệu
điện tử (thay cho chữ ký tay).
12. “Chứng thư số cơ quan” là chứng
thư số được cấp cho
cơ quan, được sử dụng để ký số vào văn bản, thông tin, dữ liệu điện tử (thay
cho đóng con dấu của cơ quan).
13. “Thuê bao” là cơ quan, cá nhân quy định
tại Điểm a, Khoản 2, Điều 1 của Quy chế này được Ban Cơ yếu Chính phủ cấp
chứng thư số.
14. “Chữ ký số” là thông tin điện tử do
thuê bao ký số (gắn) vào văn bản, thông tin, dữ liệu dạng số để thể hiện vai
trò của thuê bao đối với văn bản, thông tin, dữ liệu dạng số đó (tương tự
chữ ký hoặc đóng dấu trên giấy).
15. “Thiết bị lưu khóa” hay còn gọi là
“USB Token” là thiết bị dùng lưu trữ chứng thư số dùng để ký số do Ban Cơ yếu
Chính phủ cấp cho thuê bao.
16. “Bên chấp nhận chữ ký số” là cơ
quan, tổ chức, cá nhân sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra tính hợp
lệ của chữ ký số nhận được để thực hiện các công việc liên quan.
17. “Thông tin trên chữ ký số” là những
thông tin cơ bản nhất thể hiện trên mẫu chữ ký số, bao gồm: Họ và tên
người ký (ký bởi); địa chỉ thư điện tử công vụ; tên cơ quan chủ quản; thời gian
ký; biểu tượng, mẫu dấu đơn vị, mẫu chữ ký tay của thuê bao.
18. “Người ký” là thuê bao dùng đúng khóa bí mật
của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
19. “Người có thẩm quyền ký số” là người
có thẩm quyền quản lý và sử dụng khóa bí mật của cơ quan, tổ chức để ký.
Điều 3. Nguyên
tắc thực hiện, giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Việc trao đổi văn bản điện tử phải
tuân thủ các nguyên tắc sau:
a) Đảm bảo độ tin cậy, tính chính xác, kịp
thời và an toàn, an ninh thông tin;
b) Tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử và các quy định khác về
bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, Văn thư, lưu trữ.
2. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
a) Khi áp dụng chữ ký số, văn bản điện tử
thay thế văn bản giấy được ký tay và con dấu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, có giá trị
pháp lý theo Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước.
b) Chữ ký số sử dụng trong văn bản điện
tử là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng
thực chữ ký số chuyên dùng cấp theo quy định tại Thông tư số 08/2016/TT-BQP.
3. Áp dụng chữ ký số để gửi, nhận văn bản
qua các hệ thống thông tin: hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hệ thống
thư điện tử và Cổng Thông tin điện tử của Ủy ban Dân tộc.
Chương II
QUY
ĐỊNH HÌNH THỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 4. Thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản điện tử
1. Thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính và Nghị định 34/2016/NĐ-CP
ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật.
2. Để hạn chế tối đa văn bản
giấy, trong trường hợp vẫn cần triển khai văn bản giấy cùng với văn bản điện tử
thực hiện như sau:
a) Chỉ gửi bản giấy đến cơ
quan, đơn vị, cá nhân (phần kính gửi);
b) Các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên
quan sẽ gửi văn bản điện tử;
c) Trong trường hợp cần gửi thêm văn bản
giấy đến “Nơi nhận”, trình bày như sau:
Nơi nhận:
Bản giấy:
- ……………..
- ……………...
Bản điện tử:
- ……………..
- ……………...
Thể thức, kỹ thuật trình bày giống
như phần “Nơi nhận” theo quy định.
3. Vị trí ký số trên văn bản điện tử
được ký tại vị trí ký tay của văn bản giấy và thể hiện các thông tin sau: tên
người ký, địa chỉ thư điện tử, tên cơ quan, địa chỉ, thời gian ký.
4. Thời gian gửi/nhận văn bản điện tử được
căn cứ trên nhãn thời gian gửi/nhận của các hệ thống thông tin.
5. Trình bày vị trí ký số, khóa bí mật
con dấu trên văn bản điện tử quy định theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Quy
chế này.
Điều 5. Danh mục văn bản,
tài liệu hoàn toàn sử dụng giao dịch điện tử
1. Trong phạm vi nội bộ của Ủy ban Dân tộc:
văn bản, quyết định phục vụ chỉ đạo điều hành của lãnh đạo; chương trình, kế hoạch,
thông báo, báo cáo của cơ quan và các đơn vị trực thuộc; giấy mời họp; giấy ủy
nhiệm nội bộ, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển; tài liệu phục vụ họp; văn bản
cung cấp thông tin, các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý
công việc.
2. Giữa Ủy ban Dân tộc và các đơn vị thuộc
Ủy ban Dân tộc: văn bản, quyết định phục vụ chỉ đạo, điều hành; thông báo; văn
bản xin ý kiến thẩm định, văn bản góp ý đối với chương trình, dự án; văn bản báo
cáo, báo cáo định kỳ, báo cáo số liệu thống kê, tổng hợp; giấy mời họp, tài liệu
phục vụ họp; các tài liệu trao đổi trong quá trình xử lý công việc.
3. Các văn bản, tài liệu gửi ra ngoài Ủy
ban Dân tộc và bên nhận đã đủ điều kiện kỹ thuật nhận dưới dạng điện tử.
Điều 6. Danh mục văn bản,
tài liệu áp dụng hình thức giao dịch điện tử gửi kèm văn bản giấy
1. Văn bản quy phạm pháp luật không phải
văn bản mật;
2. Quyết định thành lập đơn vị; quyết định
liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; quyết định bổ nhiệm, các quyết định
liên quan đến tổ chức, cán bộ;
3. Văn bản liên quan đến kế hoạch, tài
chính;
4. Văn bản gửi ra ngoài Ủy ban Dân tộc
mà nơi nhận không đủ
các điều kiện tiếp nhận giao dịch điện tử;
5. Các loại văn bản không thuộc quy định
của Điều 7 nhưng bên gửi và bên nhận không có đủ điều kiện kỹ thuật cho phép để gửi, nhận dưới
dạng văn bản điện tử;
6. Các văn bản giấy chỉ được gửi cho đơn
vị, cá nhân chủ trì xử lý (phần kính gửi). Các đối tượng khác có liên quan (có
tên ở phần “Nơi nhận”) chỉ gửi
văn bản điện tử để tránh việc
một văn bản được nhiều đơn vị
quét, nhập vào hệ thống gây lãng phí. Trường hợp đặc biệt tùy theo tính
chất, mức độ cấp thiết của văn bản, Thủ trưởng đơn vị có thể quyết định các
hình thức chuyển phát kèm văn bản giấy.
Điều 7. Hệ thống thông
tin phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử
Các hệ thống thông tin phục vụ gửi, nhận
văn bản điện tử theo thứ tự ưu tiên như sau:
1. Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ
công việc;
2. Hệ thống thư điện tử công vụ;
3. Cổng thông tin điện tử, trang thông
tin điện tử.
Chương III
QUY
ĐỊNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Điều 8. Quy trình đối với
Văn thư Ủy ban và Văn thư của Vụ, đơn vị:
1. Cập nhật văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến nhân viên Văn
thư hoặc chuyên viên tổng hợp của đơn vị (sau đây viết tắt là Văn thư) thực hiện
nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (sau
đây viết tắt là phần mềm Quản lý văn bản) và chuyển văn bản đến cho người, bộ phận
có trách nhiệm xử lý theo quy trình, trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận
được văn bản đến.
- Trường hợp văn bản đến thông qua phần
mềm Quản lý văn bản: Văn thư vào mục Văn bản đến qua mạng để kiểm tra văn bản
do cơ quan, đơn vị gửi đến và Vào số văn bản đến để cấp số đến cho văn bản;
- Trường hợp văn bản đến theo đường công
văn truyền thống, Văn thư vào mục Văn bản đến để cập nhật thông tin văn
bản đến và đính kèm file văn bản được quét bằng máy quét (Scanner) thành văn bản
điện tử dưới dạng tệp tin .pdf trừ những văn bản được quy định tại Khoản 3, Điều 1, Chương I của Quy chế này. Trường hợp những văn
bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn, Văn thư cập nhật văn bản đến,
còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho
đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.
2. Phát hành văn bản đi
Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người
có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức, và thông tin đã được chuyển
đến trên phần mềm
Quản lý văn bản qua mạng, Văn thư thực hiện các việc sau:
a) Cấp số, ngày của văn bản đi từ phần mềm
Quản lý văn bản qua mạng.
b) Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa
được cập nhật trong phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.
c) Thực hiện ký chữ ký số của bộ phận
Văn thư lên tất cả các tệp văn bản đính kèm. Ngoài ra bộ phận Văn thư có thể ký
chữ ký số của cơ quan
(hay lãnh đạo cơ quan) nếu được ủy quyền.
d) Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành
văn bản giấy và phát hành văn bản trên mạng theo quy định. Đối với các văn bản
có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.
Văn thư không phát hành văn bản giấy khi
văn bản điện tử chưa được chuyển đến bộ phận Văn thư và chưa có chữ ký số trên
văn bản.
Điều 9. Quy trình đối với
cán bộ tham gia xử lý văn bản:
1. Tiếp nhận văn bản
Cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi
tắt là Cán bộ) trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản
và hồ sơ công việc vào phần mềm Quản lý văn bản để các thông tin về xử lý
văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu. Phải kiểm tra văn bản được
phân công xử lý trên phần mềm chậm nhất 2 giờ sau khi nhận được thông báo có
văn bản mới đến trong ngày làm việc để kịp thời xử lý văn bản được phân công.
Cán bộ phải xử lý văn bản trong thời hạn được quy định.
2. Quy trình xử lý văn bản đến
a) Khi nhận được văn bản do Văn thư chuyển
đến, lãnh đạo đơn vị cập nhật ý kiến và thực hiện chuyển trên phần mềm cho đơn
vị hoặc cá nhân trong đơn vị để tham gia xử lý văn bản.
Cán bộ được giao phân công xử lý văn bản đến tiến
hành lập tờ trình, dự thảo văn bản đi trên máy tính của mình, sau đó vào phần mềm
Quản lý văn bản để gửi tờ trình và dự thảo văn bản đi (đối với văn bản đến cần
trả lời bắt buộc phải gắn liên kết với dự thảo văn bản đi để phục vụ công tác
theo dõi văn bản), sau đó tiến hành thực hiện các bước của Quy trình “Xử lý văn
bản đi” tại Mục b, Khoản 3 của Điều này;
b) Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp
hồ sơ liên quan, chờ xác minh, cán bộ phải cập nhật thông tin liên quan đến quá
trình xử lý văn bản vào trong hồ sơ xử lý văn bản để theo dõi.
3. Quy trình xử lý văn bản đi
a) Đối với xử lý văn bản đi đã ban hành:
Cán bộ sử dụng chức năng Văn bản mới ban hành trên “Bàn làm việc” của cá
nhân để xử lý, cập nhật
dữ liệu về văn bản đi được chuyển đến.
b) Đối với việc dự thảo văn bản đi:
Cán bộ được giao dự thảo văn bản đi, thực hiện trình
ký gửi lãnh đạo đơn vị trên hệ thống phần mềm.
Lãnh đạo đơn vị kiểm duyệt và thực hiện
ký số trên văn bản và đính kèm tất cả tệp văn bản, tài liệu liên quan vào hệ thống
và chuyển cho bộ phận kiểm duyệt Trình Lãnh đạo Ủy ban để thực hiện các bước
Chuyển phát hành trên hệ thống.
Văn thư thực hiện chuyển phát hành văn
bản sau khi đảm bảo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 8, Chương
III của Quy chế này.
4. Quy trình lập Hồ sơ công việc/Hồ sơ xử
lý văn bản
Mở mới hồ sơ: Xuất phát từ việc xử lý
văn bản do lãnh đạo cơ quan, đơn vị phân công, nếu thấy cần tổ chức lưu trữ văn
bản và phối hợp nhiều cán bộ tham gia xử lý thì tạo mới hồ sơ.
Xử lý hồ sơ: Cán bộ được giao Phụ
trách hoặc Theo dõi hồ sơ công việc tiến
hành cập nhật ý kiến xử lý và các văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ để cùng
tham gia xử lý.
Nếu có nhiều văn bản, chỉ đạo, chỉ thị,
thông tin khác có liên quan đến văn bản đang xử lý, cán bộ xử lý phải tạo lập hồ
sơ xử lý văn bản và kết nối tất cả các văn bản đó vào hồ sơ xử lý của văn bản để đảm bảo lưu trữ,
khai thác thống nhất và khoa học.
Điều 10. Quy định đối với
cấp lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo phòng, ban:
a) Thường xuyên theo dõi phần mềm Quản
lý văn bản để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các đơn vị và
phòng ban trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản tồn đọng hay quá hạn.
b) Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử
lý quá hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên
quan xử lý khắc phục.
c) Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho
cán bộ trong đơn vị thay mình thực hiện: phân công xử lý văn bản; giám sát việc
xử lý văn bản trong đơn vị; cho phép phát hành văn bản đi và ký chữ ký số cho
văn bản phát hành.
Chương IV
QUY
ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ, CHỨNG THƯ SỐ
Điều 11. Quản lý thiết
bị lưu khóa bí mật
1. Thuê bao chứng thư số cấp cho tổ chức,
cá nhân dùng cho mục đích mã hóa dữ liệu phải được quản lý theo chế độ quản lý
bí mật nhà nước ở cấp độ “Tối mật”, và chịu trách nhiệm về việc sử dụng thiết bị
lưu khóa bí mật.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,
đơn vị (tổ chức) phải được quản lý như quản lý con dấu của cơ quan, đơn vị. Người
được giao quản lý thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm
trong việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật để tạo ra chữ ký số của
cơ quan, đơn vị mình. Khi thay đổi người quản lý thiết bị lưu khóa phải thực
hiện việc bàn giao theo đúng quy định.
3. Nghiên cấm dùng các công cụ, phần mềm
làm thay đổi dữ liệu, cố ý làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật.
Điều 12. Quản lý thuê
bao
1. Cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng thực
chữ ký số: Cục Cơ yếu Đảng - Chính quyền thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ là cơ quan
tiếp nhận yêu cầu chứng thực đối với các yêu cầu dịch vụ chứng thực chữ ký số của
các tổ chức, cá nhân trong các cơ quan nhà nước.
2. Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ủy
quyền cho Giám đốc Trung tâm Thông tin thực hiện trách nhiệm của người quản lý
thuê bao đối với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp
cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong Ủy ban Dân tộc.
3. Giám đốc Trung tâm Thông tin chịu
trách nhiệm về việc quản lý thuê bao theo quy định tại Thông tư số 08/2016/TT-BQP và các quy định khác có liên
quan.
4. Trung tâm Thông tin tiếp nhận hồ sơ đề
nghị từ các đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc và làm đầu mối để gửi Cục Cơ yếu Đảng -
Chính quyền thực hiện yêu cầu liên quan đến chứng thực chữ ký số theo biểu mẫu
quy định tại các Phụ lục được ban hành kèm theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP.
Điều 13. Phương thức ký
số
1. Việc ký số trên văn bản điện tử như sau:
a) Chữ ký số của người ký trên văn bản
điện tử được thể hiện bằng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người
ký với tư cách cá nhân;
b) Con dấu của đơn vị trên văn bản điện
tử được thể hiện bằng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người với
tư cách đại diện của đơn vị.
2. Các trường hợp khác về
sử dụng con dấu trên môi trường điện tử như sau:
a) Dấu giáp lai: Trong môi trường điện tử,
chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Văn bản điện tử có chữ
ký số hợp pháp tương đương với dấu giáp lai.
b) Dấu treo: Vị trí ký số tại góc bên
trái, trang đầu của tài liệu
được ký số.
Điều 14. Quy trình ký số
trên văn bản điện tử
1. Quy trình ký số trên văn bản điện tử
a) Văn thư của cơ quan, đơn vị vào số,
ngày tháng năm ban hành vào văn bản điện tử sau đó chuyển văn bản điện tử sang
định dạng PDF.
b) Văn thư gửi văn bản điện tử định dạng
PDF đến người có thẩm quyền ký nháy vào trang trắng thêm vào cuối văn bản.
c) Lãnh đạo dùng khóa bí mật thực hiện ký số văn bản điện
tử sau khi kiểm tra đầy đủ điều kiện.
d) Lãnh đạo của cơ quan, đơn vị gửi lại
văn bản điện tử đã ký số cho Văn thư. Văn thư dùng khóa bí mật con dấu
của đơn vị thực hiện ký số văn bản điện tử.
2. Đối với văn bản đến
Các loại văn bản đến được Văn thư đơn vị
nhận, vào sổ theo dõi công văn đến và thực hiện ký số để đảm bảo văn bản đến
nguyên vẹn gắn với trách nhiệm của Văn thư theo trình tự như sau:
a) Với văn bản điện tử: Thực hiện ký số
bằng khóa bí mật con dấu.
b) Với văn bản giấy: Văn thư thực hiện
quét văn bản dưới dạng PDF và thực hiện ký số bằng khóa bí mật con dấu của cơ
quan.
3. Đối với văn bản đi
Các văn bản gửi, nhận được quy định tại Điều 5, Điều 6 giữa các đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc thực hiện
trên môi trường mạng.
Đối với văn bản gửi đi các cơ quan, tổ
chức bên ngoài Ủy ban Dân tộc thực hiện hình thức kết hợp giữa văn bản giấy và
văn bản điện tử được thực hiện ký số: Văn thư cơ quan lấy số, ngày tháng năm
ban hành, đóng dấu cho văn bản giấy, vào sổ theo dõi công văn đi, dùng khóa bí
mật con dấu thực hiện ký số văn bản điện tử (hình thức và nội dung văn bản điện
tử này phải đảm bảo thống nhất với văn bản giấy đã được ký tay và đóng dấu), sau
đó chuyển cho các cơ quan văn bản điện tử và gửi văn bản giấy cho các đơn vị ngoài
Ủy ban Dân tộc theo nơi nhận.
4. Thời gian phát hành văn bản giấy phải
thống nhất với thời gian ký số trên văn bản điện tử.
Điều 15. Kiểm tra tính
hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử
Khi nhận văn bản điện tử được ký số, Văn
thư phải sử dụng phần mềm ký số đã được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để kiểm
tra tính xác thực của chữ ký số, các thông tin trên chữ ký số cần kiểm tra gồm
có:
1. Thông tin chữ ký hợp lệ;
2. Nội dung đã ký số chưa bị thay đổi;
3. Chứng thư số hợp lệ;
4. Dấu thời gian trên chữ ký hợp lệ.
Trường hợp một trong các nội dung nêu
trên được phát hiện là không hợp lệ thì văn bản điện tử được coi là
không có giá trị.
Điều 16. Lưu trữ, khai
thác sử dụng văn bản điện tử đã ký số
1. Lưu trữ văn bản điện tử đã ký số
a) Văn bản điện tử đã ký số khi lưu trữ
phải là dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp luật
về giao dịch điện tử.
b) Văn bản điện tử đã ký số phải được
lưu trữ có tổ chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng
và thuận tiện.
c) Văn bản điện tử đã ký số sau khi nhận
phải thực hiện sao lưu định kỳ sang các thiết bị lưu trữ chuyên dùng như ổ đĩa cứng,
đĩa từ... và phải được cất giữ tại nơi đảm bảo về an toàn, an ninh.
d) Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực hiện
xây dựng danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan. Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử
của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và
cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.
2. Khai thác, sử dụng văn bản điện tử lưu trữ
a) Văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ
được chuyển đổi thành văn bản giấy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các
cơ quan, đơn vị (nếu cần thiết). Chỉ những văn bản điện tử có
chữ ký số đáp ứng Điều 15 Quy chế này mới đủ điều kiện chuyển
đổi thành văn bản
giấy. Đơn vị thực hiện chuyển đổi văn bản điện tử thành văn bản giấy phải đóng
thêm dấu xác nhận của đơn vị. Bản in của văn bản điện tử có chữ ký số sau khi
chuyển đổi thành văn bản giấy có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy
có chữ ký tay và con
dấu.
b) Khi chuyển tiếp văn bản điện tử đã ký
số sang cơ quan khác thì văn bản điện tử đó có giá trị pháp lý tương đương văn
bản giấy khi giao dịch trên môi trường mạng qua các hệ thống thông tin.
c) Việc khai thác sử dụng văn bản điện tử
đã ký số phải tuân thủ theo các quy định về quản lý, lưu trữ văn bản điện tử.
Chương IV
ĐẢM
BẢO AN TOÀN THÔNG TIN VÀ TRÁCH NHIỆM TRONG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ ỨNG
DỤNG CHỮ KÝ SỐ
Điều 17. Các hành vi bị
nghiêm cấm
1. Đối với quản lý, sử dụng văn bản điện
tử
a) Tạo ra thông điệp dữ liệu trong việc
gửi, nhận văn bản điện tử nhằm thực hiện hành vi trái pháp luật.
b) Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quy
trình truyền, gửi và nhận văn bản điện tử.
c) Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần
mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại
hạ tầng công nghệ trong gửi, nhận văn bản điện tử.
d) Thay đổi, xóa, hủy, sao chụp, tiết lộ,
hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản
điện tử.
đ) Các văn bản thuộc loại bí mật nhà nước
được quản lý riêng, không được thực hiện gửi, nhận sử dụng văn bản điện tử.
e) Dự thảo, lưu giữ trên máy tính và
thiết bị điện tử có kết nối mạng tin học (LAN, WAN, Internet) các văn bản, tài
liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.
2. Đối với việc quản lý và sử dụng chữ
ký số, chứng thư số
a) Sử dụng chữ ký số nhằm chống lại Nhà nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, gây mất an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
tiến hành các hoạt động trái với pháp luật, đạo đức xã hội.
b) Trực tiếp hoặc gián tiếp phá hoại hệ
thống cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng
thực chữ ký số; cản trở hoạt động cung cấp và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số; làm giả
hoặc hướng dẫn người khác làm giả chứng thư số.
c) Trộm cắp, gian lận, mạo nhận, chiếm
đoạt hoặc sử dụng trái phép khóa bí mật của cá nhân, tổ chức khác.
Điều 18. Trách nhiệm của
các đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc
1. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ
biến, quán triệt chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng việc
ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện trao đổi và sử dụng văn bản hồ
sơ điện tử; sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều
hành và trao đổi thông tin.
2. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Ủy
ban Dân tộc trong việc ứng dụng chữ ký số trong quy trình hành
chính của đơn vị mình.
3. Thực hiện đầy đủ các quy định, quy
trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật
về quản lý sử dụng chứng thư số.
4. Thực hiện các quy định về lưu trữ văn
bản điện tử tại cơ quan mình.
5. Thông báo kịp thời cho Trung tâm
Thông tin để thu hồi chứng thư số của thuê bao trong các trường hợp được quy định
Điều 18, Thông tư số 08/2016/TT-BQP.
Điều 19. Trách nhiệm của
Văn phòng Ủy ban
1. Quán triệt, chỉ đạo, kiểm tra, giám
sát và đôn đốc việc quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số
trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc.
2. Định kỳ, đột xuất báo cáo Bộ trưởng,
Chủ nhiệm việc thực hiện triển khai chữ ký số, chứng thư số trong
Ủy ban Dân tộc.
Điều 20. Trách nhiệm của
Trung tâm Thông tin
1. Thực hiện trách nhiệm quản lý thuê
bao chứng thư số theo quy định. Quản lý chứng thư số của tất cả
cán bộ, công chức, viên chức tại các đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc.
2. Chịu trách nhiệm triển khai, ứng dụng
chữ ký số tại Ủy ban Dân
tộc. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc ứng dụng chữ ký số tại các đơn vị
trực thuộc Ủy ban Dân tộc, bảo đảm thống nhất, bảo mật, an toàn và an ninh
thông tin trên môi trường mạng.
3. Quản lý các dịch vụ kỹ thuật chữ ký số,
chứng thư số; phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu tích hợp chữ ký số
vào các phần mềm ứng dụng.
4. Triển khai cài đặt phần mềm ký số, tổ
chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng chứng thư số cho cán bộ, công chức,
viên chức các đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc.
5. Đảm bảo các hệ thống ứng dụng kết nối
mạng internet để thực hiện ký số, phục vụ khai thác, sử dụng văn bản điện tử
theo quy định.
6. Hỗ trợ, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc
Ủy ban Dân tộc triển khai ứng dụng chữ ký số, đồng thời hỗ trợ xử lý sự cố cho
các đơn vị trong quá trình sử dụng chứng thư số.
7. Tổng hợp, báo cáo Ủy ban Dân tộc về
tình hình triển khai thực hiện việc quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký
số, chứng thư số.
Điều 21. Trách nhiệm của
cán bộ được cấp chứng thư số
1. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa
bí mật theo chế độ quản lý bí mật Nhà nước ở cấp độ “Tối mật”.
2. Thực hiện đầy đủ các quy định, quy
trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật về
quản lý sử dụng chứng thư số. Khi phát hiện chứng thư số không còn thuộc sự kiểm
soát của mình, phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết để thông
báo kịp thời cho Trung tâm Thông tin xử lý.
3. Người ký số phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật theo các quy định của Nhà nước về quản lý sử dụng chứng thư số.
Chương V
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 22. Kinh phí đảm bảo
sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số
Kinh phí đảm bảo quản lý và sử dụng văn
bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số được lấy từ nguồn ngân sách nhà nước dự
toán hằng năm của Ủy ban Dân tộc. Căn cứ vào kế hoạch hằng năm, các đơn vị có
trách nhiệm xây dựng kế hoạch, đề xuất dự toán kinh phí thực hiện quản lý và sử
dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số gửi Trung tâm Thông tin để tổng hợp,
gửi Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính thẩm định, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt.
Điều 23. Chế độ báo cáo
1. Định kỳ vào ngày 10/12 hằng năm, các
đơn vị có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản gửi về Trung tâm Thông tin tình hình
quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số trong hoạt động của
đơn vị theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quy chế này.
2. Giao Trung tâm Thông tin xây dựng tiện
ích thống kê kết quả quản lý, văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số và giải
quyết văn bản, hồ sơ qua mạng đối với từng cá nhân, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc,
tạo cơ sở cho Lãnh đạo Ủy ban đánh giá Thủ trưởng đơn vị và Lãnh đạo đơn vị
đánh giá công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định.
Điều 24. Khen thưởng, xử
lý vi phạm
1. Kết quả thực hiện Quy chế là một
trong những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ hằng năm của các cá
nhân, đơn vị, đồng thời là tiêu chí bắt buộc để xem xét các hình thức
khen thưởng và danh hiệu thi đua đối với các tổ chức, cá nhân.
2. Đơn vị, cá nhân vi phạm Quy chế này
và các quy định khác của pháp luật về quản lý và sử dụng văn bản điện tử, chữ
ký số, chứng thư số, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc
các hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật; nếu vi phạm gây thiệt hại
đến tài sản, thiết bị, thông tin, dữ liệu thì chịu trách nhiệm bồi thường theo
quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 25. Điều khoản thi
hành
1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Ủy
ban Dân tộc có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến toàn thể cán bộ, nhân viên
trong đơn vị thực hiện các quy định tại Quy chế này.
2. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị phản ánh về
Trung tâm Thông tin để tổng hợp, trình Ủy ban Dân tộc xem xét, bổ sung cho phù hợp./.
PHỤ
LỤC I
CÁC PHƯƠNG ÁN THỂ HIỆN CHỮ KÝ SỐ TRÊN VĂN BẢN
(Ban
hành
kèm theo Quyết định số: 67/QĐ-UBDT ngày 02 tháng 3 năm
2018 của
Bộ trưởng,
Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc)
I. Ký số văn bản đến
Ký số văn bản đến bảo đảm tính pháp lý của
văn bản đến trên hệ thống và có tác dụng tương tự như dấu “CÔNG VĂN ĐẾN”. Vị
trí ở đầu trang đầu tiên:
II. Ký số theo thẩm quyền
Vị trí ký số là tại các ô số 7a,
7b, 7c và 8 tại Phụ lục của Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/1/2011, của Bộ Nội vụ (quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có
thẩm quyền và dấu của cơ quan, tổ chức).
1. Phương án 1:
Thể hiện như thể thức văn bản hiện hành,
thêm thông tin về chữ ký số:
2. Phương án 2:
Thể hiện hình ảnh đại diện chữ ký số của
tổ chức và cá nhân riêng rẽ:
III. Ký nháy
Ký nháy/tắt là của người chủ trì soạn thảo
văn bản và của người chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức. Do tính toàn vẹn của văn bản gắn với chữ
ký số và bảo đảm tính trình bày, vị trí chữ ký số đặt ở trang trắng
thêm vào cuối văn bản.
Phương án 1:
Thể hiện bằng hình ảnh chữ ký: 
Phương án 2:
|
Kèm theo thông tin của chữ ký số:
|
|
PHỤ
LỤC II
BÁO CÁO TÌNH
HÌNH SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
(Ban hành kèm
theo Quyết định số 67/QĐ-UBDT ngày 02 tháng 3 năm 2018 Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Ủy ban Dân tộc)
|
ỦY BAN DÂN
TỘC
<TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ>
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /
|
……….., ngày … tháng … năm …….
|
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Kính gửi: Trung
tâm Thông tin
I. Tình hình sử dụng văn bản điện tử
<Tên cơ quan, đơn vị> báo cáo
tình hình sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số năm như sau:
|
STT
|
Loại văn bản
|
Tổng số văn bản điện
tử phát hành
|
Số lượng văn
bản điện tử không có chữ ký số
|
Số lượng văn bản
điện tử sử dụng chữ
ký số
|
|
A
|
Trong hoạt động nội bộ
cơ quan Ủy ban
Dân tộc
|
|
|
1
|
Thư mời, Giấy mời, Giấy triệu tập hợp;
Giấy ủy quyền
|
|
|
|
|
2
|
Thông báo (Ý kiến kết luận của Lãnh đạo
Ủy ban, Giới thiệu con dấu, chữ ký..)
|
|
|
|
|
3
|
Công văn trao đổi, đóng góp ý kiến;
Các văn bản sao gửi để phối hợp xử lý
|
|
|
|
|
4
|
Các văn bản báo cáo công tác: báo cáo
tháng, quý, 6 tháng và các báo cáo theo yêu cầu.
|
|
|
|
|
5
|
Văn bản Quy phạm pháp luật gửi chung để
biết
|
|
|
|
|
6
|
Các loại văn bản, tài liệu khác (nếu
có):
|
|
|
|
|
- Loại 1 ………………….
|
|
|
|
|
- Loại 2 ………………….
|
|
|
|
|
- Loại 3 ………………….
|
|
|
|
|
B
|
Với cơ quan, tổ chức,
cá nhân bên ngoài
|
|
|
1
|
Văn bản hành chính
|
|
|
|
|
2
|
Hồ sơ công việc
|
|
|
|
|
3
|
Gửi bản điện tử kèm theo văn bản giấy
cho Chính phủ
|
|
|
|
|
4
|
Gửi bản điện tử kèm theo văn bản giấy
cho UBND các cấp, Sở, ngành địa phương
|
|
|
|
|
5
|
Các loại văn bản, tài liệu khác (nếu
có):
|
|
|
|
|
- Loại 1 ………………….
|
|
|
|
|
- Loại 2 ………………….
|
|
|
|
|
- Loại 3 ………………….
|
|
|
|
II. Các khó khăn, vướng mắc
III. Kiến nghị, đề xuất
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Lưu:…………
|
THỦ TRƯỞNG
ĐƠN VỊ
(Ký,
đóng dấu, ghi
rõ họ tên)
|