|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH SƠN LA
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 07/2014/QĐ-UBND
|
Sơn La, ngày 05 tháng 6 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN
LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH
SƠN LA
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm
2003; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày
03 tháng 12 năm 2004; Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Luật
Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm
2007 của Chính phủ về ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008
của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong
hoạt động của cơ quan nhà nước; thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22
thán 05 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn
bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Sơn La tại Tờ trình số 323/TTr-STTTT ngày 02 tháng 6 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định
này Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước tỉnh Sơn La.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi
hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định
số 117/2005/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2005 của UBND tỉnh về việc ban hành
Quy chế sử dụng, khai thác hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Sơn La.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám
đốc các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Các
tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- TT. UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành;
- UBND các huyện, thành phố;
- Công báo tỉnh Sơn La;
- Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, VX-T, 60b.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Văn Thủy
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND ngày 05 tháng 6
năm 2014 của UBND tỉnh Sơn La)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm
vi điều chỉnh
Quy chế này
quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động
của các cơ quan nhà nước tỉnh Sơn La.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp
dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị
vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh
Sơn La và cán bộ, công chức, viên chức (sau đây viết tắt là CCVC) trong các cơ
quan, tổ chức đó.
Điều 2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Sơn La
1. Hệ thống
thư điện tử (sau đây viết tắt là HTTĐT) tỉnh Sơn La là thành phần
trong hệ thống thông tin hành chính điện tử tỉnh Sơn La, là phương tiện giúp
cho các cơ quan, tổ chức và CCVC sử dụng để trao đổi, gửi nhận thông tin phục
vụ hoạt động điều hành, tác nghiệp của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng một
cách nhanh chóng và thuận lợi.
HTTĐT tỉnh Sơn
La có địa chỉ trên mạng Internet:http://mail.sonla.gov.vn
2. HTTĐT
tỉnh Sơn La được cài đặt trên máy chủ (Mail Server) của Trung tâm tích hợp dữ
liệu (đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc
Sở Thông tin và Truyền thông).
Điều 3. Quản lý Hệ thống thư điện tử
1. UBND tỉnh
thống nhất quản lý HTTĐT tỉnh Sơn La.
2. Giao Sở
Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm quản lý, hướng dẫn tổ chức vận hành,
duy trì khai thác, sử dụng có hiệu quả HTTĐT theo quy định của Quy chế này
và các quy định khác của pháp luật.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 4. Định dạng địa chỉ hộp thư
Hộp thư điện
tử tỉnh Sơn La gồm 2 loại:
1. Hộp thư của các
cơ quan, tổ chức (gọi chung là hộp thư công vụ): Là hộp thư sử dụng chung của một
cơ quan, tổ chức được quy định đặt tên theo định dạng như sau:
[email protected]; trong đó: tendonvi là viết tắt tên cơ quan, tổ chức
được cấp hộp thư (ví dụ: Sở Kế hoạch và Đầu tư có địa chỉ hộp thư như
sau: [email protected])
2. Hộp thư cá
nhân: Là hộp thư dùng riêng cho từng CCVC, có định dạng như sau:
[email protected] trong đó: tenhodem được đặt theo nguyên tắc
tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu của họ + chữ
cái đầu của tên đệm) (ví dụ: Trần Văn Hùng có địa chỉ hộp thư như sau:
[email protected])
Trong trường hợp
cơ quan, tổ chức có hai hoặc hơn hai CCVC có:
- Trùng họ, chữ
đệm và tên thì quy ước thêm năm sinh vào liền sau tenhodem.
- Trùng họ,
chữ đệm, tên và ngày tháng năm sinh thì quy ước thêm tên đơn vị viết
tắt vào liền sau tenhodemngaythangnamsinh.
Điều 5. Cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư
1. Các cơ quan, tổ chức và cá
nhân có nhu cầu cấp mới, thay đổi thông tin hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử
phải có đề nghị bằng văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông (qua Trung
tâm CNTT&TT)
- Sau khi thực hiện hoàn thiện
việc cấp mới, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư, Sở Thông tin và Truyền
thông thông báo kết quả bằng văn bản cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân có
yêu cầu;
- Trường hợp không thực hiện được
theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được trả lời bằng văn
bản nêu rõ lý do.
2. Hộp
thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân tạm thời bị khóa trên HTTĐT của tỉnh
trong các trường hợp sau:
a) Không
đưa vào sử dụng sau 3 tháng kể từ ngày được cấp
b) Không thay
đổi mật khẩu theo quy định, bị tin tặc tấn công, chiếm quyền sử dụng hộp thư
c) Vi phạm
các khoản tại Điều 8 của Quy chế này
Điều 6. Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử
Mọi thông tin
về cơ quan, tổ chức và cá nhân khi đăng ký sử dụng HTTĐT là cơ sở dữ liệu
được lưu trữ tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh (đặt tại Trung tâm
CNTT&TT);
Sở Thông tin
và Truyền thông là cơ quan có thẩm quyền quản lý danh bạ thư điện
tử. Danh bạ thư điện tử của tỉnh được công bố công khai trên Cổng thông tin
điện tử tỉnh Sơn La.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 7. Thông tin trao đổi qua HTTĐT, tiêu chuẩn áp dụng và tính
pháp lý của nội dung thông tin
1. Thông
tin trao đổi qua HTTĐT: Bao gồm các dạng như: văn bản (có cấu trúc, phi cấu
trúc), âm thanh, hình ảnh
- Văn bản
gửi, nhận qua HTTĐT gồm các loại: Lịch công tác của cơ quan, tổ chức, các tài
liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, văn bản dự
thảo xin ý kiến, văn bản gửi đến các cơ quan để biết, báo cáo;
- Khi
phát hành văn bản giấy theo phương thức truyền thống, các cơ quan tổ chức
và cá nhân có trách nhiệm gửi đồng thời bản điện tử (theo đúng nội dung văn
bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ hộp thư điện tử của nơi
nhận;
- Những văn bản
được chuyển qua HTTĐT phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ
quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy;
- Sử dụng
HTTĐT để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi
cung cấp các dịch vụ công.
2. Thống
nhất sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ
gõ chữ tiếng Việt Unicode để thể hiện các nội dung văn bản trao đổi trong
HTTĐT tỉnh Sơn La.
3. Dữ liệu âm
thanh, hình ảnh, tệp tải trao đổi qua HTTĐT phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông
công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ
quan nhà nước.
Điều 8. Những hành vi bị cấm
Lợi dụng HTTĐT
để gửi nhận:
1. Các
thông tin có nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an
toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội,
mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc;
2. Thông
tin tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những
bí mật khác đã được pháp luật quy định;
3. Thông
tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của
công dân;
4. Quảng
bá, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định của
pháp luật;
5. Phát tán
virus máy tính thông qua hộp thư điện tử của cá nhân mình vào HTTĐT của tỉnh.
Điều 9. Kiểm tra thư và phản hồi thư
Các cơ quan,
tổ chức, CCVC được cấp và sử dụng hộp thư điện tử phải thường xuyên
truy cập vào hộp thư điện tử, đồng thời chịu trách nhiệm về việc
nhận và hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, người
dân và doanh nghiệp gửi đến.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM
QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Quản
lý, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi việc sử dụng có hiệu quả HTTĐT trong hoạt động
của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Thực hiện thanh tra, kiểm
tra hoạt động của HTTĐT và xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức
phổ biến, tuyên truyền, vận động CCVC trong các cơ quan hành chính nhà nước,
đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh tăng cường sử dụng hệ thống thư điện
tử trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
3. Hướng dẫn,
tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và của UBND
tỉnh trong công tác quản lý, khai thác và sử dụng HTTĐT.
4. Đề xuất
nâng cấp, phát triển và mở rộng hạ tầng; triển khai chính sách bảo mật, đảm
bảo an ninh, an toàn và hoạt động của HTTĐT.
5. Tổ chức đào
tạo, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng quản lý, khai thác, sử dụng thư điện tử cho
CCVC trong các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh.
6. Hằng năm,
xây dựng dự toán kinh phí đảm bảo cho công tác quản lý, duy trì hoạt động của
HTTĐT.
7. Thực hiện
chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả hoạt động của HTTĐT theo
quy định.
Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan,
cá nhân sử dụng hộp thư điện tử
1. Trách
nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
- Ban hành quy
chế sử dụng hộp thư điện tử tại cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi mình quản lý;
- Quản lý, chỉ đạo,
đôn đốc việc sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao
đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích, có hiệu quả; đảm bảo bí mật
tài khoản hộp thư điện tử công vụ, nội dung thông tin theo đúng các quy định của
pháp luật.
2. Trách
nhiệm của cá nhân CCVC sử dụng hộp thư điện tử:
- CCVC được cấp
hộp thư điện tử phải sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận văn bản, tài liệu,
trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức đúng mục đích và hiệu quả;
- Quản lý
và lưu trữ các thư điện tử cá nhân; bảo đảm an toàn, bảo mật và
chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua
HTTĐT;
- Không
truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác, không được cung cấp mật
khẩu truy cập vào hộp thư điện tử cá nhân. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật
khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan mình và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền
thông (qua Trung tâm CNTT&TT) để được cấp lại mật khẩu mới;
- Khi
phát hiện việc sử dụng thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có virus,
thư rác, thư có chứa mã độc phải kịp thời xóa bỏ hoặc báo cáo Thủ
trưởng cơ quan phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông để xử lý;
- Khi gặp sự cố
về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông (qua
Trung tâm CNTT&TT) để phối hợp xử lý khắc phục.
Điều 12. Trách nhiệm quản lý hộp thư điện tử công vụ
1. Hộp
thư điện tử công vụ cấp cho cơ quan, tổ chức để trao đổi công tác, thuộc trách
nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản
cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý.
2. Khi có
thay đổi, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu
và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư điện tử công vụ cho người có trách
nhiệm tiếp nhận.
3. Khi nhận
được thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử công vụ thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
(hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý, tổ chức
thực hiện và hồi đáp kịp thời thư điện tử cho các cơ quan, tổ chức, người
dân và doanh nghiệp gửi đến.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 13. Tổ
chức thực hiện
1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ
trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn, kiểm tra việc thi
hành Quy chế này.
2. Chánh Văn Phòng UBND tỉnh; Thủ
trưởng các Sở, Ban, Ngành thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố,
các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế
này.
3. Trong quá trình thực hiện nếu
có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền
thông (qua Trung tâm CNTT&TT) để tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh
xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.