Quyết định 19/1999/QĐ-LT-UB Quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ

• Số hiệu: 19/1999/QĐ-LT-UB
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Lạng Sơn
• Người ký: Dương Công Đá
• Ngày ban hành: 19/03/1999

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 19/1999/QĐ-LT-UB	Lạng Sơn, ngày 19 tháng 03 năm 1999

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH LẠNG SƠN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội thông qua ngày 21/6/1994;

Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ;

Căn cứ Công văn số 66/NVĐF ngày 11-3-1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bản hướng dẫn quy định công tác Lưu trữ tại UBND các cấp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản quy định về quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ của UBND tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Các ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Hội đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký.

Nơi nhận: - Như điều 2 (để thi hành) - Cục LT Nhà nước (B/c); - TT Tỉnh ủy (B/c); - TTHĐND-UBND tỉnh (B/c); - CPVP - Các tổ C/viên, HCQT, LT. - Lưu VT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN CHỦ TỊCH Dương Công Đá

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo QĐ số 19/1999/QĐLTUB ngày 19/3/1999)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hồ sơ tài liệu Lưu trữ được bảo quản tại kho Lưu trữ tỉnh và các phòng kho, Lưu trữ cấp huyện, thị xã, các Sở, ban ngành đó là những hồ sơ tài liệu có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật … được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể, đơn vị lực lượng vũ trang trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. Đã trải qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu hồ sơ đó là bản chính, bản gốc của văn kiện, để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và mọi hoạt động thực tiễn khác.

Điều 2. Toàn bộ hồ sơ tài liệu Lưu trữ tỉnh Lạng Sơn là di sản lịch sử, văn hóa thuộc một phần của Phông tài liệu Lưu trữ Quốc gia do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc "Tập trung thống nhất". Không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào được mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu Lưu trữ hoặc sử dụng hồ sơ, tài liệu Lưu trữ vào các mục đích trái với lợi ích của cơ quan và Nhà nước.

Điều 3. Thủ trưởng các Sở, ban ngành, UBND các huyện thị, trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ, chấp hành nghiêm chỉnh mọi chế độ, quy định của Nhà nước.

Chương 2.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Lập hồ sơ công việc

Điều 4. Mọi cán bộ công chức, viên chức làm công việc bằng công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tùy theo chức năng, nhiệm vụ đều phải lập hồ sơ công việc của mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ Lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định (các quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ công việc đã được hướng dẫn ở khâu văn thư).

2. Thu nộp, bổ sung hồ sơ tài liệu Lưu trữ

Điều 5. Việc thu nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào bộ phận hoặc kho Lưu trữ cơ quan phải là các hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong công việc và chỉ được giữ lại trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ khi công việc đó kết thúc. Sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng kho Lưu trữ cơ quan. (Xem phụ lục 2 và 2a).

Điều 6. Tất cả hồ sơ tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các Sở, ban ngành, Hội đoàn thể đều thuộc danh mục nộp vào kho Lưu trữ tỉnh (Theo quyết định số 20/1999/QĐ-LT-UB ngày 19/3/1999 của Chủ tịch UBND tỉnh Lạng Sơn). Và chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ kết thúc, sau 10 năm những hồ sơ này phải đem nộp vào kho Lưu trữ tỉnh. Trường hợp muốn để lại nghiên cứu sử dụng tiếp phải được sự đồng ý của cơ quan Lưu trữ tỉnh.

Điều 7. Các ngành: Bộ chỉ huy Quân sự tỉnh, bộ đội Biên phòng tỉnh, Công an tỉnh được thành lập phòng, kho Lưu trữ riêng không phải nộp hồ sơ tài liệu vào kho Lưu trữ tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ Lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh và báo cáo thống kê theo định kỳ về Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Điều 8. Đối với UBND các huyện, thị xã: Thành phần hồ sơ tài liệu được bảo quản tại kho Lưu trữ huyện, thị bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của văn kiện, các tài liệu khoa học kỹ thuật (như dự án, đề án bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học …) và các tài liệu chuyên môn khác. Ngoài ra còn lưu giữ các tác phẩm văn học nghệ thuật, tài liệu, băng hình, ghi âm, sổ sách hồi ký, nhật ký … không kể thời gian, hình thức, ghi tin, loại hình tài liệu đều phải tập trung thống nhất quản lý tại kho Lưu trữ huyện thị để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.

Điều 9. Thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu vào Kho Lưu trữ UBND các cấp phải lập biên bản (nơi giao và nơi nhận mỗi bên giữ 1 bản (xem phụ lục 1a).

Kho Lưu trữ đã hoàn chỉnh và có mục lục hồ sơ. Nếu tài liệu chưa được phân loại, chỉnh lý thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để phân loại chỉnh lý.

- Phương tiện vận chuyển do bên giao tài liệu đảm nhận.

Điều 10. Đối với cán bộ nghỉ hưu, thôi việc hoặc thuyên chuyển công tác khác Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc bàn giao thu hồi hồ sơ tài liệu Lưu trữ và hồ sơ nguyên tắc cho người tiếp nhận hoặc vào kho Lưu trữ.

Điều 11. Đối với hồ sơ, tài liệu Lưu trữ của một cơ quan này được sáp nhập vào một cơ quan khác hoặc của hai cơ quan nhập vào thành một cơ quan mới thì do bộ phận hoặc phòng Lưu trữ của cơ quan được sáp nhập hay cơ quan mới tiếp nhận bảo quản. Nếu một cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ quan, thì thành phần hồ sơ tài liệu Lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan mới nào sẽ do cơ quan đó tiếp nhận quản lý.

Hồ sơ tài liệu Lưu trữ của các cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao tài liệu vào kho Lưu trữ cấp trên trực tiếp thu nhận và giữ gìn.

Điều 12. UBND các cấp, các Sở, ban ngành căn cứ vào bảng xây dựng bảng kê thành phần tài liệu và giá trị của từng nhóm, loại tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ. (Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước).

Điều 13. Phòng kho Lưu trữ của Sở, ban ngành, UBND các cấp có trách nhiệm sưu tầm thu thập những thông tin, tài liệu có giá trị về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị mình qua các thời kỳ lịch sử để bổ sung vào những hồ sơ tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền ngành, cấp mình quản lý.

3. Hội đồng xác định giá trị và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu Lưu trữ

Điều 14. Tất cả các cơ quan đơn vị chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu Lưu trữ theo Quyết định của Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu Lưu trữ có thẩm quyền.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

14.1. Kho Lưu trữ tỉnh:

- Chánh Văn phòng UBND tỉnh làm Chủ tịch,

- Cơ quan, đơn vị có hồ sơ, tài liệu Lưu trữ làm ủy viên,

- Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ làm ủy viên

14.2. Các Sở ban ngành, Hội đoàn thể:

- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính làm Chủ tịch

- Bộ phận, đơn vị có hồ sơ tài liệu Lưu trữ làm Ủy viên

- Nếu nhiều bộ phận hoặc nhiều đơn vị thì bộ phận nào có nhiều tài liệu giá trị thì làm ủy viên.

- Phụ trách Lưu trữ làm ủy viên

14.3. UBND các huyện thị xã:

- Chánh Văn phòng UBND huyện thị xã làm Chủ tịch,

- Các đơn vị có tài liệu Lưu trữ làm ủy viên,

- Phụ trách Lưu trữ huyện thị xã làm ủy viên.

Điều 15. Khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu Lưu trữ hết giá trị đã được Hội đồng cho phép (nêu ở điều 14), phải làm biên bản. Tài liệu mang hủy phải được thống kê cụ thể, từng loại có sự chứng kiến của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan (xem phụ lục 6 và 6B).

4. Thống kê, sắp xếp bảo quản hồ sơ tài liệu Lưu trữ:

Điều 16. UBND các huyện, thị xã, các Sở, ban ngành, Hội đoàn thể thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê định kỳ hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ theo quyết định số 149 CLT/TCTK ngày 23/10/1987 của Liên bộ giữa Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cục thống kê về Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định.

Điều 17. Thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ theo quý, năm (hoặc đột xuất) về tình trạng hồ sơ tài liệu Lưu trữ tại các phòng, kho Lưu trữ UBND các cấp, các Sở, ban ngành (xem phụ lục 8).

Điều 18. Mỗi bộ phận, phòng, kho Lưu trữ đều phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang bảo quản và các công cụ tra tìm tài liệu như: sổ mục lục hồ sơ, tờ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phòng Lưu trữ, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phông Lưu trữ, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu Lưu trữ (phụ lục 3 - 4 - 5).

Điều 19. Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu ở các phòng, kho Lưu trữ phải được tiến hành đồng bộ và theo một phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định.

Điều 20. Đối với phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu Lưu trữ phải ở nơi cao, khô ráo, thông thoáng thuận tiện, phải trang bị các phương tiện bảo quản như: cặp, hộp giá, tủ đựng tài liệu và có biện pháp phòng cháy, chữa cháy. Xây dựng chế độ đóng mở, vệ sinh kho tàng theo quy định.

Điều 21. Những đơn vị có hồ sơ tài liệu mang tính đặc thù riêng như âm bản, dương bản, các bộ phim tài liệu, ghi âm, các bức tranh, ảnh, micrôphim, băng, đĩa từ … cần có trang thiết bị riêng để bảo quản lâu dài.

5. Tổ chức sử dụng tài liệu

Điều 22. Tất cả các phòng, kho Lưu trữ khi được hình thành đều phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử dụng hồ sơ tài liệu Lưu trữ, có quy định từng đối tượng công chức viên chức trong và ngoài cơ quan, nhân dân có nhu cầu sử dụng tài liệu. Mọi độc giả chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc, không được mang hồ sơ tài liệu ra khỏi cơ quan, nếu sao chụp hoặc chứng thực Lưu trữ phải có ý kiến người có thẩm quyền.

Điều 23. Mọi độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu Lưu trữ phải được sự nhất trí của Thủ trưởng cơ quan hoặc Trưởng, phó Phòng Hành chính đồng ý. Cán bộ Lưu trữ cơ quan, người sử dụng tài liệu phải tuyệt đối chấp hành bản nội quy sử dụng tài liệu của cơ quan và các quy định của Nhà nước. (Xem phụ lục 7).

Điều 24. Đối với kho Lưu trữ cấp tỉnh, huyện thị xã có thể trưng bày, triển lãm, công bố giới thiệu bằng danh mục thống kê, sách chỉ dẫn, sách tổng quát … về các hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học hoặc chuyên đề cho độc giả (khi đã được phép cấp có thẩm quyền).

Chương 3.

HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 25. Ở tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ quản lý tập trung thống nhất công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh. Xây dựng các chế độ quản lý, chế độ nghiệp vụ Lưu trữ, hướng dẫn kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chế độ quy trình nghiệp vụ Lưu trữ và lập hồ sơ từ khâu văn thư và kho Lưu trữ.

Tổ chức việc thu nhận những hồ sơ tài liệu của các Sở, ban ngành, Hội đoàn thể đến hạn nộp vào kho Lưu trữ tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng theo quy định của Nhà nước.

Điều 26. Đối với các Sở, ban, ngành, hội đoàn thể phải bố trí phòng, kho để bảo quản tài liệu, có cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm để quản lý hồ sơ tài liệu của cơ quan theo chế độ tập trung thống nhất. Không một bộ phận nào, công chức, viên chức cá nhân nào giữ tài liệu làm của riêng. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính giúp lãnh đạo Sở, ngành xây dựng chế độ công tác Lưu trữ và quản lý tài liệu hồ sơ tài liệu Lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình.

Điều 27. Đối với UBND các huyện, thị xã thành lập kho Lưu trữ huyện thị do Văn phòng UBND huyện thị xã quản lý có nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, quản lý công tác Lưu trữ ở UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị trực thuộc xây dựng bản danh mục các đơn vị là nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho Lưu trữ huyện - thị xã. Trực tiếp quản lý thu hồ sơ tài liệu của HĐND và UBND huyện để quản lý tập trung thống nhất theo quy định.

Điều 28. Về bố trí cán bộ làm Lưu trữ phải được đào tạo từ trung cấp trở lên việc tuyển dụng, bồi dưỡng nghiệp vụ theo các quy định của Nhà nước.

Chương 4.

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 29. Các cơ quan, đơn vị tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài liệu thì được biểu dương khen thưởng. Nếu vi phạm vào những điều trong bản quy định này thì tùy theo mức độ nặng hay nhẹ để xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Chương 5.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 30. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ vào bản quy định này để xây dựng bản quy định chi tiết về công tác Lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với cơ quan đơn vị mình, ngành mình quản lý. Đồng thời tạo mọi điều kiện về cơ sở vật chất cho việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác Lưu trữ.

Điều 31. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành Hội đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm triển khai, kiểm tra đôn đốc thực hiện bản quy định này.

PHỤ LỤC 1

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

Số: …

- Căn cứ Điều 32 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng;

- Căn cứ ….

Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 199 …, chúng tôi gồm:

Đại diện lưu trữ Ủy ban nhân dân …..

1. ……..

2. …….

3. …….

Đại diện ….. (Tên cơ quan nộp lưu)

1. ……..

2. …….

3. …….

Cùng thống nhất giao nhận tài liệu vào bảo quản Nhà nước như sau:

1. Tên khối tài liệu ……

…………………..

2. Thời gian tài liệu …..

3. Số lượng tài liệu …..

4. Số bản mục lục hồ sơ nộp lưu ……..

5. Các văn bản khác ……….

6. Tình trạng tài liệu ………

……………………

Biên bản này lập thành 2 bản: bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản.

Người nhận (Họ tên, chữ ký)	Người giao (Họ tên, chữ ký)
Chứng thực của cơ quan
Đại diện Lưu trữ UBND (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu)	Đại diện cơ quan nộp lưu (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu)

PHỤ LỤC 2

MẪU BIÊN BẢN GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU

Số: …

- Căn cứ Điều 5 Quyết định số 19/1999/QĐ-LT-UB ngày 19 tháng 3 năm 1999 của UBND tỉnh ban hành Quy định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn.

- Căn cứ …………………………………………………………………………………………………..

Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 199 …,

Tại ……………………..

Chúng tôi gồm có:

Người giao:

- Bộ phận công tác: ………………………..

- Chức vụ: ………………………………….

Người nhận:

- Bộ phận công tác: ……………………………- chức vụ: ……………………………………………

Cùng nhau thống nhất giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan như sau:

1- Tổng số hồ sơ giao: ……………….. (có danh mục kèm theo)

2- Thời gian của tài liệu: ………………..

3- Các văn bản khác ……………………..

4- Tình trạng tài liệu ………………………

Biên bản này lập thành 2 bản như nhau, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản.

Người giao (Họ tên, chữ ký)

Chứng thực của cơ quan

Người nhận (Họ tên, chữ ký)

DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU
NỘP VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Hồ sơ số	Cặp số	Nội dung hồ sơ	Số tờ	Thời hạn bảo quản	Ghi chú

PHỤ LỤC 3

MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Số thứ tự	Ngày nhập	Người nhập	Cơ quan nhập	Tên phông	Số phông	Năm của tài liệu	Căn cứ nhập	Tình trang tài liệu	Số lượng	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Ghi chú:

- Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào lưu trữ, không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.

- Cột 4 và 6 nếu có tên và số phông (hoặc bộ sưu tập) thì ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống.

- Cột 8 ghi số của biên bản giao nhận tài liệu.

PHỤ LỤC 4

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ

Số phông	Ngày tháng nhập lần đầu	Tên phông	Thời gian đơn vị hình thành phông	Ghi chú
1	2	3	4	5

Ghi chú:

- Cột 1 dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ Ủy ban.

- Cột 2 ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ Ủy ban.

- Cột 3 ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.

- Cột 4 nếu là phông đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động.

- Cột 5 dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu phông được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác. Chỉ căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi.

PHỤ LỤC 5

MẪU SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Số TT	Họ tên độc giả và nơi cấp giấy giới thiệu	Hình thức sử dụng (Đọc, mượn, sao)	Hồ sơ, TL số	Phông số	Thời gian của tài liệu	Nội dung của tài liệu	Ngày mượn	Ký nhận	Ngày trả	Ký nhận	Ghi chú

PHỤ LỤC 6

MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BIÊN BẢN

Tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị

Căn cứ điều 35, 36, 37 Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (Nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ.

Căn cứ các điều 14, 15 của Quyết định số 19/1999/QĐ-LT-UB ngày 19/3/1999 của UBND tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy định về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn.

Căn cứ .................................................................................................................................

Hôm nay, ngày ……. tháng …….. năm 199 …..

Tại: ......................................................................................................................................

Hội đồng xác định giá trị gồm:

1: .........................................................................................................................................

2: .........................................................................................................................................

3: .........................................................................................................................................

4: ..................................................................  Lưu trữ cấp trên chứng kiến có: ………………..

Chúng tôi đã cùng nhau xem xét và xác định giá trị lại lần cuối toàn bộ …………… (Cặp, bó) hồ sơ tài liệu hết giá trị theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đi tiêu hủy. (Có phụ lục kèm theo).

Địa điểm tiêu hủy tại: .............................................................................................................

Hình thức tiêu hủy: ................................................................................................................

Thời gian tiêu hủy: Từ … giờ ….. ngày ….. tháng ….. năm 199

                               Đến … giờ ….. ngày ….. tháng ….. năm 199

Các thành viên hội đồng cùng chứng kiến việc tiêu hủy này từ đầu đến cuối một cách trọn vẹn và thống nhất biên bản này thành 3 bản như nhau.

● 01 bản gửi lưu trữ cấp trên.

● 01 bản lưu trữ tại nơi có tài liệu.

● 01 bản lưu trữ cơ quan.

Xác nhận nơi tiêu hủy (Ký, họ tên)	Xác nhận lưu trữ cấp trên (Ký, họ tên)	Lưu trữ cơ quan (Ký, họ tên)	Bộ phận có tài liệu (Ký, họ tên)
Chủ tịch hội đồng (Ký, họ tên)

MỤC LỤC

Hồ sơ tài liệu hết giá trị

Phông tài liệu …………………………………………………..

Cặp, bó sơ	Hồ sơ tài liệu số	Nội dung hồ sơ tài liệu	Lý do loại	Ghi chú

PHỤ LỤC 7

MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Tên Lưu trữ Ủy ban ……………..	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	Ngày ….. tháng ….. năm …..

PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Số: ………………..

1. Họ tên độc giả: .................................................................................................................

2. Cơ quan công tác: ............................................................................................................

3. Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: ..........................................................................

4. Đề tài nghiên cứu: .............................................................................................................

5. Mục đích nghiên cứu: ........................................................................................................

6. Thời gian nghiên cứu: ........................................................................................................

Số TT	Ký hiệu tra tìm				Nội dung tài liệu
	Tên, số phông	Số mục lục	Hồ sơ số	Tờ số

Độc giả (Họ tên, chữ ký)

Đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, Kho lưu trữ

Xét duyệt của người có thẩm quyền.

PHỤ LỤC 8

MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (HOẶC ĐỘT XUẤT) TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Ngày ….. tháng ….. năm 199

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU

Số: ………..

Khối tài liệu được kiểm kê: (tên phông).

Thời gian kiểm kê từ ngày … đến ngày …

Kết quả kiểm kê:

1. Tổng số đơn vị bảo quản có trong thống kê: …

Trong đó: a) Đủ … đvbq

               b) Không thấy … đvbq

               c) Xuất đi sử dụng … đvbq

2. Tổng số đơn vị bảo quản không có trong thống kê …

3. Trong số tài liệu hiện có:

a) Biên mục không đúng … đvbq

b) Yêu cầu cần phục chế … đvbq

c) Không thể phục chế … đvbq

d) Đã quá thời hạn bảo quản … đvbq

(đối với lưu trữ hiện hành)

4. Những đề xuất về điều kiện bảo quản:

…………………………………………

…………………………………………

Thủ trưởng cơ quan xác nhận

Người người tham gia kiểm kê: - Chức danh - Ký tên - Chức danh - Ký tên