|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 315/QĐ-UBND
|
Ninh Bình, ngày
24 tháng 02 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
V/V PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
LỊCH SỬ”
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của
Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động
của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Quyết định số
1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc
gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai
đoạn 2016 - 2020;
Căn cứ Quyết định số
310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy
trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế
- kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy
trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức
năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc
của cơ quan, tổ chức
Căn cứ Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ
liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Nghị định số
73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng
dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 62/TTr-SNV ngày 18/02/2020,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch
sử” (sau đây gọi tắt là Đề án) với những nội dung chủ yếu sau đây:
I. MỤC TIÊU,
YÊU CẦU
1. Mục tiêu chung
a) Chuyển phương thức hoạt động
của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch
vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Cung cấp thông
tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.
b) Xây dựng hệ thống hạ tầng
công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp
và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân.
2. Mục tiêu cụ thể
a) Tài liệu lưu trữ được số hóa
đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài
liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.
b) Chuyển đổi việc khai thác
tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng file điện
tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết
kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng
giấy).
c) Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống
thông tin quản lý tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho việc khai thác và sử dụng các
tài liệu này một cách tối ưu nhất.
d) Số hóa 05 Phông và 01 Khối
tài liệu (tương đương 500 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình) đang
được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.
3. Yêu cầu
a) Tài liệu được số hóa phải là
các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được
lưu giữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh tại Chi cục Văn thư
- Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
b) Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ
sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào
cơ sở dữ liệu.
c) Quá trình số hóa tài liệu lưu
trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân thủ các quy
trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.
4. Tiêu chí lựa chọn tài liệu
để số hoá
Tài liệu có giá trị lịch sử,
tài liệu quý hiếm, tài liệu có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất
khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hóa
và bảo quản tài liệu số hóa.
II. THỜI
GIAN THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
Thời gian thực hiện Đề án trong
03 năm: Từ năm 2020 đến hết năm 2022
III. NỘI
DUNG ĐỀ ÁN
1. Đầu tư trang thiết bị
công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
a) Đầu tư mua sắm các trang thiết
bị công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: máy tính,
máy chủ, máy quét (scan) văn bản và các thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo
việc lưu trữ, khai thác dữ liệu đạt hiệu quả và bảo mật thông tin.
b) Xây dựng phần mềm quản lý hồ
sơ lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai thác các tài liệu số hóa với nhiều định dạng
khác nhau, phân loại và mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao,
chia sẻ tài liệu dễ dàng và nhanh chóng trên môi trường mạng nội bộ.
2. Tạo lập cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ và số hoá tài liệu lưu trữ
a) Năm 2020:
- Mua sắm, lắp đặt trang thiết
bị, phần mềm, đào tạo và chuyển giao công nghệ;
- Số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ
thuộc 04 Phông:
+ Hội đồng nhân dân tỉnh Ninh
Bình, giai đoạn 1968 - 1975;
+ Ủy ban dân số, Kế hoạch hóa
Gia đình, giai đoạn 2004 - 2007;
+ Ủy ban hành chính tỉnh Ninh
Bình, giai đoạn 1955 - 1975;
+ Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh
Bình, giai đoạn 1992 - 2012;
b) Năm 2021: Thực hiện số hóa
hoàn tất phông Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 1992 - 2012.
c) Năm 2022: Thực hiện số hóa
phông Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh, giai đoạn 1992 -
2006 và Khối tài liệu khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ và khen thưởng thường
xuyên cho các tổ chức, cá nhân trong thời kỳ đổi mới, giai đoạn 1961 - 2007.
3. Quy trình tạo lập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ và số hoá tài liệu lưu trữ
3.1. Lập kế hoạch, chuẩn bị tài
liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu
3.2. Xây dựng dữ liệu đặc tả
3.3. Nhập phiếu tin
3.4. Số hóa tài liệu
3.4.1. Số hoá
3.4.2. Tiếp nhận tài liệu số
hoá
3.4.3. Quản lý kho lưu trữ
3.4.4. Quản lý dữ liệu, biên mục
3.4.5. Phục vụ hệ thống khai
thác, truy cập kho tài liệu số
3.4.6. Quản trị
3.5. Kiểm tra sản phẩm
3.6. Nghiệm thu và bàn giao sản
phẩm
4. Đào tạo hỗ trợ số hóa tài
liệu lưu trữ
a) Đối tượng đào tạo: Lãnh đạo
Sở Nội vụ và công chức, viên chức, người lao động có liên quan.
b) Nội dung đào tạo
- Hướng dẫn sử dụng các phần mềm
theo vai trò của từng cấp, từng đơn vị từng cán bộ.
- Hướng dẫn khai thác, tìm kiếm
thông tin trên hệ thống phần mềm.
- Hướng dẫn, chuyển giao công
nghệ cho cán bộ quản trị mạng thực hiện sao lưu, backup dữ liệu.
5. Quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ
thuật được áp dụng
Việc mua sắm trang thiết bị
công nghệ thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ được thực hiện theo các
quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định tại các văn bản pháp luật sau:
- Thông tư số 20/2014/TT-BTTTT
ngày 05/12/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về các sản phẩm phần
mềm nguồn mở được ưu tiên mua sắm, sử dụng trong cơ quan, tổ chức nhà nước.
- Thông tư số 47/2016/TT-BTTTT
ngày 26/12/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết về ưu tiên đầu
tư, mua sắm sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin sản xuất trong nước sử dụng
nguồn vốn ngân sách nhà nước.
- Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT
ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn
một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về bảo đảm
an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.
- Thông tư số 13/2017/TT-BTTTT
ngày 23/6/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các yêu cầu kỹ thuật về
kết nối các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT
ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ
thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Thông tư số 04/2014/TT-BNV
ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc Quy định định mức kinh tế - kỹ
thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN
ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng cơ sở dữ
liệu lưu trữ.
6. Kinh phí và lộ trình thực
hiện Đề án
Tổng dự toán kinh phí thực hiện
Đề án là: 10.440.000.000 đồng (Mười tỷ, bốn trăm bốn mươi triệu đồng). Lộ
trình thực hiện như sau:
a) Kinh phí năm 2020:
3.997.000.000 đồng (ba tỷ, chín trăm chín mươi bảy triệu đồng). Trong
đó:
- Kinh phí mua sắm, lắp đặt
trang thiết bị, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đào tạo và
chuyển giao công nghệ; tập huấn cho viên chức thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ là 971.000.000 đồng (chín trăm bảy mốt triệu đồng);
- Kinh phí tạo lập cơ sở dữ liệu
cho 629.900 trang tài liệu do Lưu trữ lịch sử đang quản lý, khai thác, sử dụng
là 3.026.000.000 đồng (ba tỷ, không trăm hai mươi sáu triệu đồng).
b) Kinh phí năm 2021:
3.557.000.000 đồng (ba tỷ, năm trăm năm mươi bảy triệu đồng) để tạo lập
cơ sở dữ liệu cho 805.000 trang tài liệu do Lưu trữ lịch sử đang quản lý, khai
thác, sử dụng.
c) Kinh phí năm 2022:
2.886.000.000 đồng (hai tỷ, tám trăm tám mươi sáu triệu đồng) để tạo lập
cơ sử dữ liệu cho 647.000 trang tài liệu do Lưu trữ lịch sử đang quản lý, khai
thác, sử dụng.
(Chi
tiết theo Phụ lục I, II kèm theo)
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
1. Sở Nội vụ
Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì Đề
án có trách nhiệm:
a) Chỉ đạo Chi cục Văn thư -
Lưu trữ:
- Phối hợp với các cơ quan, đơn
vị liên quan cụ thể hoá nội dung Đề án thành các kế hoạch cụ thể để tổ chức thực
hiện.
- Lập dự toán, thực hiện số hoá
và quyết toán kinh phí của Đề án theo quy định.
- Phối hợp với các cơ quan liên
quan tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức quản
lý vận hành hệ thống số hóa.
b) Kiểm tra, giám sát, đánh
giá, tổng hợp kết quả triển khai thực hiện Đề án theo hằng năm và từng giai đoạn.
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư
Phối hợp với Sở Nội vụ và các
cơ quan có liên quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh việc tổ chức thực hiện Đề
án theo quy định.
3. Sở Tài chính
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan có liên quan, căn cứ khả năng ngân sách, tham mưu cho Ủy ban
nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Đề án theo quy định hiện hành.
b) Hướng dẫn Chi cục Văn thư -
Lưu trữ thực hiện đúng quy định về thanh, quyết toán kinh phí liên quan của Đề
án.
4. Sở Thông tin và Truyền
thông
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thẩm định về mặt hạ tầng kỹ thuật, cấu
hình, thông số các thiết bị phần cứng, tính năng của phần mềm bảo đảm theo quy
chuẩn kỹ thuật và kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh; đảm bảo bảo mật, an
toàn thông tin, cơ sở dữ liệu; đảm bảo tích hợp, kết nối, liên thông, chia sẻ dữ
liệu với Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.
b) Phối hợp với Sở Nội vụ trong
quá trình tổ chức thực hiện, hướng dẫn triển khai ứng dụng, chuyển giao các nội
dung, cấu phần công nghệ thông tin của Đề án.
5. Chế độ báo cáo
Hằng năm, Sở Nội vụ tổng hợp và
đánh giá tình hình thực hiện Đề án báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 2. Quyết định này
có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính,
Thông tin và Truyền thông và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Thường trực Tỉnh uỷ;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Lãnh đạo UBND tỉnh;
- Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu VT, VP4, VP5, VP6, VP7.
TP/01
|
TM. UỶ BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Tống Quang Thìn
|