Quyết định 09/2015/QĐ-TTg thực hiện cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước

• Số hiệu: 09/2015/QĐ-TTg
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Thủ tướng Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Tấn Dũng
• Ngày ban hành: 25/03/2015

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------
Số: 09/2015/QĐ-TTg	Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Ở ĐỊA PHƯƠNG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 về kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,

Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2015, thay thế Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

Điều 3. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: Văn thư, TCCV (3b).

THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng

QUY CHẾ

THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Ở ĐỊA PHƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Cơ chế một cửa là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước.

2. Cơ chế một cửa liên thông là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc công khai, hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước.

Điều 2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trang thiết bị điện tử và áp dụng phần mềm điện tử trong các giao dịch hành chính giữa cá nhân, tổ chức với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau trong việc công khai, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ để chuyển đến các cơ quan chuyên môn giải quyết và nhận, trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hành chính nhà nước.

Điều 3. Các nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các thủ tục hành chính tại Quyết định công bố thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) theo quy định.

2. Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn.

3. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức.

4. Việc thu phí, lệ phí của cá nhân, tổ chức được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 4. Cơ quan áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2. Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện).

3. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).

4. Các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương (sau đây gọi chung là các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc).

Điều 5. Phạm vi áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Cơ chế một cửa được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của một trong các cơ quan quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

2. Cơ chế một cửa liên thông được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực: Đầu tư; đất đai; đăng ký kinh doanh; cấp giấy phép xây dựng; tư pháp và các lĩnh vực khác thuộc thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước.

Chương II

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Điều 6. Quy trình thực hiện cơ chế một cửa

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến;

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này;

c) Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này;

d) Trường hợp công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được phân công giải quyết hồ sơ thì nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có):

Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức;

Đối với hồ sơ quy định có thời hạn giải quyết: Công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.

2. Chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này, công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này;

b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho cơ quan, tổ chức liên quan giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức phân công cán bộ, công chức giải quyết như sau:

a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại cơ quan giải quyết;

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ;

c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định;

d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có) và thực hiện như sau:

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ);

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức;

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Liên hệ để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;

e) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Điều 7. Quy trình thực hiện cơ chế một cửa liên thông giải quyết thủ tục hành chính

1. Các loại hình liên thông

a) Liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp: Giữa các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; giữa các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đặt tại huyện; giữa các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; giữa các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh;

b) Liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước các cấp: Giữa Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đặt tại huyện; giữa Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh; giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đặt tại tỉnh; giữa cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh và các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

2. Quy trình liên thông

a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan chủ trì giải quyết thủ tục hành chính (sau đây gọi chung là cơ quan chủ trì) hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến;

b) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Điểm b, c Khoản 1 Điều 6 Quy chế này;

c) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chủ trì tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan phối hợp bằng văn bản, cơ quan được hỏi ý kiến phải trả lời trong thời gian quy định;

Trường hợp việc giải quyết thủ tục hành chính cần được thực hiện sau khi có kết quả giải quyết của cơ quan phối hợp thì cơ quan chủ trì gửi văn bản, hồ sơ cho cơ quan phối hợp để giải quyết trong thời gian quy định;

d) Trên cơ sở giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì thẩm định và trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nơi cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;

đ) Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà các cơ quan chuyên môn, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả liên hệ với cá nhân, tổ chức để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ) và yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan có trách nhiệm;

e) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm trình cấp có thẩm quyền thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định;

g) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan có trách nhiệm phải có văn bản gửi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức của cơ quan ghi rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có), thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức;

h) Trả kết quả giải quyết hồ sơ thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 6 Quy chế này.

Chương III

BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Điều 8. Vị trí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đặt tại Văn phòng cơ quan và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được tổ chức tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trung tâm hành chính tập trung.

2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân cấp huyện (sau đây gọi chung là Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện); chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.

3. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã đặt tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã.

4. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc thực hiện theo quy định của cơ quan chủ quản.

Điều 9. Diện tích làm việc, trang thiết bị của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Diện tích làm việc tối thiểu của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

a) Của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: 40m^2;

b) Của Ủy ban nhân dân cấp huyện: 80m^2;

c) Của Ủy ban nhân dân cấp xã: 40m^2;

Trong tổng diện tích làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải dành khoảng 50% diện tích để bố trí nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch.

2. Trang thiết bị của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

a) Trang thiết bị chung

Căn cứ vào tính chất công việc của mỗi cấp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định trang thiết bị cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, mức tối thiểu phải có máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy in, điện thoại cố định, ghế ngồi, bàn làm việc, nước uống, quạt mát hoặc máy điều hòa nhiệt độ và các trang thiết bị cần thiết khác để đáp ứng nhu cầu làm việc và yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước;

b) Trang thiết bị của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại

Được đặt tại vị trí trang trọng của cơ quan hành chính nhà nước, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện các giao dịch hành chính;

Được bố trí khoa học theo các khu chức năng, bao gồm: Khu vực cung cấp thông tin, thủ tục hành chính; khu vực đặt các trang thiết bị điện tử, kể cả máy lấy số xếp hàng tự động, tra cứu thông tin, thủ tục hành chính, tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với từng lĩnh vực khác nhau; bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch;

Có phần cứng của hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng theo quy định; có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4; áp dụng phần mềm điện tử theo quy định.

Điều 10. Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Yêu cầu

a) Đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo đủ về số lượng và có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp đáp ứng yêu cầu công việc;

b) Có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao;

c) Có tác phong, thái độ chuẩn mực, có khả năng giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức.

2. Trách nhiệm

a) Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

b) Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các giao dịch hành chính;

c) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác đảm bảo cá nhân, tổ chức chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần;

d) Tiếp nhận hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định;

đ) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực hiện thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của địa phương;

e) Mặc đồng phục trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

g) Thực hiện các quy định khác của pháp luật.

3. Quyền lợi

a) Được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ và văn hóa ứng xử, giao tiếp với cá nhân, tổ chức;

b) Được hưởng chế độ hỗ trợ theo quy định.

4. Quản lý công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

a) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Chánh Văn phòng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

b) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc biên chế Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện;

c) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã là công chức thuộc 7 chức danh công chức cấp xã được quy định tại Luật Cán bộ, công chức do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân công căn cứ vào tình hình cụ thể tại địa phương.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM TRIỂN KHAI CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Điều 11. Trách nhiệm của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

1. Công bố thủ tục hành chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ, cơ quan ngang Bộ; giao nhiệm vụ hoặc ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực thuộc hướng dẫn thực hiện thủ tục giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức và công bố thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị.

2. Chủ trì phối hợp với Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ và các cơ quan liên quan quy định, hướng dẫn các địa phương thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực quy định tại Khoản 2 Điều 5 Quy chế này để áp dụng thống nhất trong phạm vi cả nước.

3. Chỉ đạo các cơ quan được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông và phối hợp với các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương trong triển khai Quy chế này.

4. Quy định việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông đối với các đơn vị trực thuộc có nhiều giao dịch với cá nhân, tổ chức.

Điều 12. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1. Công bố thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.

2. Ban hành Quyết định về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước ở cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã; quy định việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn có liên quan đến cá nhân, tổ chức.

3. Triển khai các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; triển khai nhân rộng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tại Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật.

4. Bảo đảm việc thực hiện thu phí, lệ phí theo đúng quy định của pháp luật.

5. Ngoài việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực quy định tại Khoản 2 Điều 5 Quy chế này, quy định thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực khác phù hợp với điều kiện, tình hình thực tế của địa phương.

6. Trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định chế độ hỗ trợ và công tác phí đối với công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các cấp; quyết định mức thu đối với khoản thu về phí, lệ phí có trong danh mục thuộc thẩm quyền được phép ban hành của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

7. Định kỳ 6 tháng, hàng năm kiểm tra việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thuộc phạm vi quản lý.

Điều 13. Trách nhiệm của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Bố trí và phân công công chức có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Căn cứ vào tình hình cụ thể, ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc trách nhiệm quản lý.

3. Công khai các quy định, thủ tục hành chính đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, dễ tiếp cận, dễ khai thác, sử dụng theo quy định; công khai các chuẩn mực, các quy định hành chính để tạo thuận lợi cho việc giám sát.

4. Tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp với cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết công việc đối với đội ngũ công chức làm việc ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

5. Thông tin, tuyên truyền để cá nhân, tổ chức biết về hoạt động của cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

Chương V

KINH PHÍ THỰC HIỆN VÀ KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 14. Kinh phí thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Kinh phí thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông do ngân sách nhà nước bảo đảm, được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm được cấp có thẩm quyền giao theo phân cấp ngân sách nhà nước.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm bố trí kinh phí thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong dự toán ngân sách của địa phương theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và văn bản hướng dẫn thi hành; đồng thời được huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp khác để tăng cường thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thuộc phạm vi quản lý.

Điều 15. Khen thưởng, kỷ luật

1. Trách nhiệm và kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông là một trong những căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp và của cán bộ, công chức.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức hoàn thành tốt các nhiệm vụ về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông được xem xét, khen thưởng hàng năm theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định hoặc cản trở việc tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16. Quy định chuyển tiếp

1. Các đơn vị trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước có nhiều thủ tục hành chính liên quan đến cá nhân, tổ chức được áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo Quy chế này.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định hình thức triển khai phù hợp, bảo đảm hiệu quả trong việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các huyện đảo, các xã thuộc vùng đặc biệt khó khăn, xã biên giới và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có ít giao dịch của tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước.

3. Đối với các xã thuộc vùng khó khăn, vùng đặc biệt khó khăn, xã biên giới có Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chưa đủ diện tích quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Quy chế này phải bảo đảm đủ diện tích quy định khi cải tạo, xây mới Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Điều 17. Tổ chức thực hiện

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện Quy chế này; hàng năm tổng kết, đánh giá, gửi báo cáo về Bộ Nội vụ.

2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp với các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có liên quan hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi đánh giá; hàng năm tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ tình hình, kết quả thực hiện Quy chế này./.

PHỤ LỤC

MỘT SỐ BIỂU MẪU
(Ban hành kèm theo Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ)

Mẫu số 01	Mẫu phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ
Mẫu số 02	Mẫu sổ theo dõi hồ sơ
Mẫu số 03	Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
Mẫu số 04	Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu số 01

TÊN CƠ QUAN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------
Số:…… /HDHS	…………, ngày …… tháng …… năm……

PHIẾU HƯỚNG DẪN HOÀN THIỆN HỒ SƠ

Hồ sơ của:..................................................................................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:

...................................................................................................................................

Địa chỉ:.......................................................................................................................

Số điện thoại……………………………… Email:........................................................

Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những nội dung sau:

1..........................................................

2..........................................................

3..........................................................

4..........................................................

...........................................................

...........................................................

...........................................................

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu có vướng mắc, ông (bà) liên hệ với ………………… số điện thoại………………… để được hướng dẫn./.

NGƯỜI HƯỚNG DẪN (Ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu số 02

TÊN CƠ QUAN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ ------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------

SỔ THEO DÕI HỒ SƠ

TT	Mã hồ sơ	Tên TTHC	Số lượng hồ sơ (bộ)	Tên cá nhân, tổ chức	Địa chỉ, số điện thoại	Cơ quan chủ trì giải quyết	Ngày, tháng, năm				Trả kết quả		Ghi chú
							Nhận hồ sơ	Hẹn trả kết quả	Chuyển hồ sơ đến cơ quan giải quyết	Nhận kết quả từ cơ quan giải quyết	Ngày, tháng, năm	Ký nhận
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Ghi chú: Sổ theo dõi hồ sơ được lập theo từng lĩnh vực hoặc nhóm lĩnh vực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Mẫu số 03

TÊN CƠ QUAN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------
Số:……/TNHS	…………, ngày …… tháng …… năm……

GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ
Mã hồ sơ:……
(Liên: Lưu/giao khách hàng)

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả...................................................................................

Tiếp nhận hồ sơ của:.....................................................................................................

Địa chỉ: ..........................................................................................................................

Số điện thoại: ………………………………… Email:......................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:.........................................................................................

1. Thành phần hồ sơ nộp gồm:

1......................................................................

2......................................................................

3......................................................................

4......................................................................

........................................................................

........................................................................

2. Số lượng hồ sơ:…………(bộ)

3. Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là:…………ngày

4. Thời gian nhận hồ sơ: ….giờ.... phút, ngày ... tháng …năm….

5. Thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ:… giờ.... phút, ngày….tháng….năm….

6. Đăng ký nhận kết quả tại:……………

Vào Sổ theo dõi hồ sơ, Quyển số:………………… Số thứ tự……………

NGƯỜI NỘP HỒ SƠ (Ký và ghi rõ họ tên)

NGƯỜI TIẾP NHẬN HỒ SƠ (Ký và ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

- Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả được lập thành 2 liên; một liên chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; một liên giao cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;

- Cá nhân, tổ chức có thể đăng ký nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại nhà (trụ sở tổ chức) qua dịch vụ bưu chính.

Mẫu số 04

TÊN CƠ QUAN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------
Số:……/KSGQHS	…………, ngày …… tháng …… năm……

PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả số: ………

(Chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ này)

Cơ quan (bộ phận) giải quyết hồ sơ:............................................................................

Cơ quan phối hợp giải quyết hồ sơ:.............................................................................

TÊN CƠ QUAN	THỜI GIAN GIAO, NHẬN HỒ SƠ		KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ (Trước hạn/đúng hạn/quá hạn)	GHI CHÚ
1. Giao: Bộ phận TN&TKQ 2. Nhận:…………	…giờ…phút, ngày … tháng … năm....
	Người giao (Ký và ghi rõ họ tên)	Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên)
1. Giao:…………. 2. Nhận: …………	…giờ…phút, ngày … tháng … năm....
	Người giao (Ký và ghi rõ họ tên)	Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên)
1. Giao: ………… 2. Nhận: …………	…giờ…phút, ngày … tháng … năm....
	Người giao (Ký và ghi rõ họ tên)	Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên)
……	……
……	……
……	……
1. Giao:………… 2. Nhận: Bộ phận TN&TKQ	…giờ…phút, ngày … tháng … năm....
	Người giao (Ký và ghi rõ họ tên)	Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

- Trường hợp hồ sơ được chuyển qua dịch vụ bưu chính thì thời gian giao, nhận hồ sơ và việc ký nhận thể hiện trong hóa đơn của cơ quan Bưu chính;

- Kết quả giải quyết hồ sơ do bên nhận ghi khi nhận bàn giao hồ sơ.

Tiếng Anh (English)

THE PRIME MINISTER -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 09/2015/QD-TTg	Hanoi, March 25, 2015

DECISION

PROMULGATING THE REGULATION ON IMPLEMENTATION OF THE ONE-STOP-SHOP AND INTER-AGENCY ONE-STOP-SHOP MECHANISMS AT LOCAL STATE ADMINISTRATIVE AGENCIES

Pursuant to the December 25, 2001 Law on Organization of the Government;

Pursuant to Decree No. 63/2010/ND-CP of June 8, 2010 on control of administrative procedures;

Pursuant to the Government’s Decree No. 48/2013/ND-CP of May 14, 2015, amending and supplementing a number of articles of decrees concerning control of administrative procedures;

Pursuant to the Government’s Decree No. 37/2014/ND-CP of May 5, 2014, providing the organization of specialized agencies under the People s Committees of rural districts, urban districts, towns and provincial cities;

At the proposal of the Minister of Home Affairs,

The Prime Minister promulgates the Regulation on implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms at local state administrative agencies.

...

...

...

Article 2. This Decision takes effect on May 15, 2015, replacing the Prime Minister’s Decision No. 93/2007/QD-TTg of June 22, 2007, promulgating the Regulation on implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms at local state administrative agencies.

Article 3. Ministers, heads of ministerial-level agencies, heads of government-attached agencies and chairpersons of the People’s Committees of provinces or centrally run cities shall implement this Decision.

PRIME MINISTER




Nguyen Tan Dung

REGULATION

ON IMPLEMENTATION OF THE ONE-STOP-SHOP AND INTER-AGENCY ONE-STOP-SHOP MECHANISMS AT LOCAL STATE ADMINISTRATIVE AGENCIES
(Promulgated together with the Prime Minister s Decision No. 09/2015/QD-TTg of March 25, 2015)

Chapter I

...

...

...

Article 1. One-stop-shop mechanism, inter-agency one-stop-shop mechanism

1. One-stop-shop mechanism means the way of handling affairs of individuals or organizations which fall under the responsibility and jurisdiction of a single state administrative agency in publicizing and guiding administrative procedures, receiving dossiers, handling affairs and delivering results, which shall be carried out at a focal point being the dossier-receiving and result-delivering section of the state administrative agency.

2. Inter-agency one-stop-shop mechanism means the way of handling affairs of individuals or organizations which fall under the responsibility and jurisdiction of various state administrative agencies of the same level or various state administrative agencies of different levels in publicizing and guiding administrative procedures, receiving dossiers, handling affairs and delivering results, which shall be carried out at a focal point being the dossier-receiving and result-delivering section of a state administrative agency.

Article 2. The dossier-receiving and result-delivering section

1. The dossier-receiving and result-delivering section shall act as the focal point guiding administrative procedures, receiving dossiers of individuals and organizations for forwarding to specialized agencies or competent authorities for settlement and receiving results and delivering them to individuals and organizations.

2. A modem dossier-receiving and result-delivering section is the one equipped with electronic facilities where electronic software is applied in administrative transactions between individuals and organizations and state administrative agencies and between state administrative agencies in the publiciation, guidance and receipt of dossiers to be transferred to specialized agencies for settlement and the receipt of results and delivery of results to individuals and organizations under the one-stop-shop or inter-agency one-stop-shop mechanism in all fields under the jurisdiction of state administrative agencies.

Article 3. Principles of implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop- shop mechanisms

1. To display openly, fully and promptly the administrative procedures in the administrative procedure-issuing decisions of the People’s Committees of provinces or centrally run cities (below collectively referred to as provincial-level People’s Committees) under regulations.

2. To ensure the fast and convenient settlement of affairs for individuals and organizations; supplementation of dossiers may be requested not more than once throughout the handling of dossiers at a specialized agency.

...

...

...

4. The collection of charges and fees from individuals and organizations must comply with law.

Article 4. Agencies applying the one-stop-shop or inter-agency one-stop-shop mechanism

1. Specialized agencies of provincial-level People’s Committees.

2. People’s Committees of rural districts, urban districts, towns or provincial cities (below collectively referred to as the district level).

3. People’s Committees of communes, wards or townships (below collectively referred to as the commune level).

4. Centrally run agencies organized according to their respective professional hierarchies and based in localities (below refeưed to as hierarchically organized agencies).

Article 5. Scope of application of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms

1. The one-stop-shop mechanism shall be implemented in handling the administrative procedures which fall under the jurisdiction of one of the agencies defined in Article 4 of this Regulation.

2. The inter-agency one-stop-shop mechanism shall be implemented in handling the administrative procedures in the fields of investment; land; business registration; construction licensing; justice and other fields falling under the jurisdiction of various state administrative agencies.

...

...

...

PROCESS OF IMPLEMENTING THE ONE-STOP-SHOP AND THE INTER-AGENCY ONE-STOP SHOP MECHANISMS

Article 6. One-stop-shop mechanism-implementing process

1. Dossiers receipt

a/ Individuals and organizations shall submit their dossiers directly at the dossier-receiving and result-delivering sections, by post or online at places designated for receipt of dossiers by post or online receipt of dossiers;

b/ Civil servants receiving dossiers at the dossier-receiving and result-delivering sections shall examine the validity and completeness of the dossiers:

For a dossier that does not fall within the handling scope, they shall guide the submitter to come to a competent agency for settlement;

For an invalid dossier, they provide specific guidance according to Form No. 01 in the Appendix to this Decision;

c/ The dossier-receiving civil servants shall record in the dossier-monitoring register according to Form No. 02 in the Appendix to this Decision and the electronic software (if any); and issue dossier receipts and written appointments for result receipt according to Form No. 03 to this Decision;

d/ If the dossier-receiving civil servants are assigned to handle the dossiers, they shall record in the dossier-monitoring register and electronic software (if any):

...

...

...

For dossiers which, under regulations, require certain time for settlement, the civil servants shall issue dossier receipts and written appointments for result receipt; appraise the dossiers, submit them to competent authorities for decision and deliver the dossier-handling results.

2. Dossier transfer

a/ After receiving the dossiers according to Point c, Clause 1 of this Article, the civil servants shall issue dossier handling process control cards according to Form No. 04 in the Appendix to this Decision;

b/ They shall transfer the dossiers and the dossier handling process control cards to concerned agencies or organizations for settlement. The dossier handling process control cards shall be transfeưed together with the dossiers and kept at the dossier-receiving and result-delivering section.

3. Dossier handling

After receiving the dossiers, agencies or organizations shall assign cadres or civil servants to handle them as follows:

a/ If it is not required to verify and certify dossiers under regulations, the civil servants shall appraise the dossiers and submit them to competent authorities for decision, and transfer the dossier handling results to the dossier-receiving and result-delivering section;

b/ If it is required to examine and verify dossiers, the civil servants shall report the examination and verification schemes to competent persons and organize the implementation thereof. The examination and verification process shall be made in dossiers for archive at the handling agencies.

For dossiers which fully satisfy the settlement conditions through examination and verification, the civil servants shall appraise the dossiers and submit them to competent authorities for decision and transfer the dossier-handling results to the dossier-receiving and result-delivering section;

...

...

...

c/ If the dossiers defined at Point a or b of this Clause fail to meet the settlement conditions after being appraised, the civil servants shall report it to competent authorities and return the dossiers enclosed with a written notice thereof clearly stating the reason for not handling the dossiers. The notice shall be recorded in the result delivery column in the dossier-monitoring register. The notification shall be made within the dossier-handling duration under regulations;

d/ Dossiers that remain unhandled after the handling deadline: The dossier-handling agencies or organizations shall notify in writing the dossier-receiving and result-delivering section and issue written apologies clearly stating the reason for the late handling and the time limit for result delivery,

4. Delivery of dossier-handling results

Civil servants at the dossier-receiving and result-delivering section shall record in the dossier-monitoring register and electronic software (if any) and perform the following tasks:

a/ For completely handled dossiers: To deliver the dossier-handling results to individuals or organizations and collect charges and fees (if any); for individuals or organizations that have registered to receive the results by post, the delivery of results and collection of charges and fees (if any) shall be effected by post; if degree-4 online public services are available, the delivery of results and collection of charges and fees (if any) must comply with relevant regulations;

b/ For dossiers failing to meet the handling conditions: To ask individuals or organizations to supplement the dossiers as notified by the dossier-handling agencies or organizations, and send them the written apologies of the dossier-receiving and result-delivering section (if the civil servants are at fault when receiving the dossiers);

c/ For unhandled dossiers: To contact individuals or organizations and return the dossiers to them together with a notice of refusal to handle the dossier;

d/ For dossiers that remain unhandled after the handling deadline: To notify individuals or organizations of the time of result receipt and send them the written apologies of the agencies or organizations that have left the dossiers unhandled after the handling deadline;

dd/ For dossiers handled ahead of time: To contact individuals or organizations to come to receive results;

...

...

...

Article 7. The process of implementing the inter-agency one-stop-shop mechanism for handling administrative procedures

1. Forms of inter-agency implementation

a/ Implementation between state administrative agencies of the same level: Between specialized agencies of a district-level People’s Committee; between specialized agencies of a district-level People’s Committee and district-based hierarchically organized agencies; between specialized agencies of a provincial-level People’s Committee; between specialized agencies of a provincial-level People’s Committee and province-based hierarchically organized agencies;

b/ Implementation between state administrative agencies at different levels: Between commune-level People’s Committees and specialized agencies of district-level People’s Committees or district-based hierarchically organized agencies; between commune-level People’s Committees and specialized agencies of provincial-level People’s Committees or province-based hierarchically organized agencies; between district-level People’s Committees and specialized agencies of provincial-level People’s Committees or province-based hierarchically organized agencies; between state administrative agencies of provinces and ministries, ministerial-level agencies and government-attached agencies.

2. Inter-agency implementation

a/ Individuals and organizations shall submit their dossiers at the dossier-receiving and result-delivering section of the agency in charge of handling administrative procedures or submit by post or online at places designated for receipt of dossiers submitted by post or online;

b/ Civil servants working at the dossier-receiving and result-delivering section shall examine the validity and completeness of the dossiers and receive them as prescribed at Point b or c, Clause 1, Article 6 of this Regulation;

c/ After the receipt of dossiers, the agency in charge of handling administrative procedures shall collect written comments from coordinating agencies which shall provide then comments within the given time limits;

If the settlement of administrative procedures needs the handling results of coordinating agencies, the agency in charge of handling administrative procedures shall send an official letter together with the dossier to the coordinating agencies for settlement within the given time limits;

...

...

...

dd/ If the dossier lacks the handling conditions: Responsible agencies shall return the dossier enclosed with written notices clearly stating the reason for non-handling and the contents to be supplemented. The duration of first-time handling by specialized agencies or organizations shall be included in the dossier- handling duration. The dossier-receiving and result-delivering section shall contact individuals or organizations for transferring written apologies of the dossier- receiving and result-delivering section (if civil servants are at fault when receiving the dossiers) and requesting them to supplement the dossiers according to the written notifications of responsible agencies;

e/ If the dossier fails to satisfy the handling conditions: Responsible agencies shall submit to competent authorities written notices clearly stating the reasons for not handling the dossier. The notices shall be recorded in the result delivery column in the dossier-monitoring register. The notification shall be made within the set handling duration;

g/ If the dossier is left unhandled beyond the handling time limit: Responsible agencies shall send official letters to the dossier-receiving and result-delivering section and their written apologies to individuals or organizations, clearly stating the reason for the late handling and the time for result delivery. Civil servants at the dossier-receiving and result-delivering section shall record in the dossier-monitoring register and the electronic software (if any), notify the time for result delivery, and transfer the written apologies to individuals or organizations;

h/ The delivery of dossier-handling results must comply with Clause 4, Article 6 of this Regulation.

Chapter III

DOSSIER-RECEIVING AND RESULT-DELIVERING SECTIONS

Article 8. Locations of the dossier-receiving and result-delivering sections

1. The dossier-receiving and result-delivering sections of specialized agencies of provincial-level People’s Committees shall be located at the offices of the specialized agencies of the provincial-level People’s Committees and are subject to the management and direction by these agencies. The concentrated dossier-receiving and result-delivering sections of the specialized agencies of the provincial-level People’s Committees shall be organized in the provinces and centrally run cities where exist concentrated administrative centers.

2. The dossier-receiving and result-delivering sections of district-level People’s Committees shall be located at the offices of the People’s Councils and People’s Committees or at the offices of the People’s Committees in localities where district-level People’s Councils are not organized on a pilot basis (below collectively referred to as offices of the district-level People’s Councils and People’s Committees); and are subject to the management and direction by the offices of the district-level People’s Councils and People’s Committees.

...

...

...

4. The dossier-receiving and result-delivering sections of hierarchically organized agencies shall be organized under regulations of their managing agencies.

Article 9. Working space and equipment for the dossier-receiving and result-delivering sections

1. The minimum working space of a dossier-receiving and result-delivering section

a/ Of a specialized agency of a provincial-level People’s Committee: 40 m^2

b/ Of a district-level People’s Committee: 80 m^2;

c/ Of a commune-level People’s Committee: 40 m^2.

About 50% of the total working space of a dossier-receiving and result-delivering section must be used as waiting area for individuals and organizations coming for transactions.

2. Equipment for a dossier-receiving and result-delivering section

a/ General equipment

...

...

...

b/ Equipment of a modem dossier-receiving and result-delivering section

To be placed at an important position of a state administrative agency, convenient for individuals and organizations in the course of administrative transactions;

To be arranged in a scientific manner with functional areas, including an information provision and administrative procedure area; an area for electronic equipment, including machines for automatic numbering and search for information, administrative procedures and administrative procedure handling results; and a dossier-receiving and result-delivering area which shall be divided into different counters corresponding to each different field, with sufficient chairs and writing tables for individuals and organizations coming for transactions;

It shall be equipped with information technology infrastructure and specialized equipment as required for provision of online public services at degrees 3 and 4; an electronic software shall be applied according to regulations.

Article 10. Civil servants working at dossier-receiving and result-delivering sections

1. Requirements

a/ Civil servants working at a dossier-receiving and result-delivering section must be sufficient in number and possess professional knowledge and skills suitable to their tasks;

b/ Possessing good quality and morality, high sense of responsibility and professionalism;

c/ Having standard working manners and attitude, having an ability to properly communicate with individuals and organizations.

...

...

...

a/ To strictly observe and implement the working regulations of the dossier-receiving and result-delivering section;

b/ To create favorable conditions for individuals and organizations to perform administrative transactions;

c/ To guide individuals and organizations to carry out administrative procedures fully, clearly and accurately, ensuring that they are required to supplement their dossiers only once;

d/ To receive the administrative dossiers of individuals and organizations according to regulations;

dd/ To take the initiative in proposing ideas to improve administrative procedures; to promptly detect and propose competent agencies or persons to amend, supplement, change or cancel regulations on administrative procedures which are unfeasible or unsuitable to the practical local situation;

e/ To wear uniforms while performing their tasks;

g/ To implement other provisions of law.

3. Benefits

a/ To be trained in professional knowledge and skills as well as in the code of conduct and communication with individuals and organizations;

...

...

...

4. Management of civil servants working at dossier-receiving and result-delivering sections

a/ Civil servants working at the dossier-receiving and result-delivering sections of specialized agencies of the provincial-level People’s Committees are subject to the direct and comprehensive management of the directors of the offices of these specialized agencies;

b/ Civil servants working at the dossier-receiving and result-delivering sections of district- level People’s Committees are staff members of the offices of the district-level People’s Councils and People’s Committees and subject to the direct and comprehensive management of the chiefs of these offices;

c/ Civil servants working at the dossier-receiving and result-delivering sections of the commune-level People’s Committees shall work under seven titles of the commune-level civil servants defined in the Law on Cadres and Civil Servants, who shall work under the assignment by the chairpersons of the commune-level People’s Committees based on the practical local situation.

Chapter IV

RESPONSIBILITIES TO IMPLEMENT THE ONE-STOP-SHOP AND INTER-AGENCY ONE-STOP-SHOP MECHANISMS

Article 11. Responsibilities of ministers and heads of ministerial-level agencies and government-attached agencies

1. To publicize the administrative procedures related to the sectors and fields under the management of their ministries or ministerial-level agencies; to assign tasks or authorize heads of their attached agencies or units to guide the procedures for handling affairs of individuals or organizations and publicize the administrative procedures under the handling jurisdiction of these agencies or units.

2. To assume the prime responsibility for, and coordinate with the Ministry of Justice, the Ministry of Home Affairs and related agencies in, regulating and guiding localities in the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms in handling the administrative procedures in the fields prescribed in Clause 2, Article 5 of this Regulation for uniform application nationwide.

...

...

...

4. To regulate the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop- shop mechanisms for their attached units that have many transactions with individuals and organizations.

Article 12. Responsibilities of provincial-level People’s Committees

1. To publicize the administrative procedures which fall under the handling jurisdiction of the administrations at all levels in their provinces or centrally run cities for implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms.

2. To issue decisions on the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one- stop-shop mechanisms in the state administrative agencies at the provincial, district and commune levels; to regulate the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms at public non-business units and state enterprises in their localities which are related to individuals and organizations.

3. To apply measures for higher quality and efficiency of the implementation of one-stop- shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms; to implement and widely apply the modem dossier-receiving and result-delivering sections at district-level People’s Committees under law.

4. To collect charges and fees according to law.

5. Besides the application of the inter-agency one-stop-shop mechanism in handling the administrative procedures in the fields defined in Clause 2, Article 5 of this Regulation, to regulate the implementation of the inter-agency one-stop-shop mechanism in handling the administrative procedures in other fields in conformity with the local practical conditions and situation.

6. To submit to the provincial-level People’s Councils for decision the support regime and work-trip allowances applicable to civil servants at the dossier-receiving and result-delivering sections of all levels; the rates of charges and fees on the lists of charges and fees to be promulgated by the provincial-level People’s Councils.

7. To biannually and annually inspect the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms within the scope of their management.

...

...

...

1. To arrange and assign civil servants with suitable professional qualifications and skills to work at the dossier-receiving and result-delivering sections.

2. Based on the practical situation, to promulgate the working regulations of the dossier-receiving and result-delivering sections under their respective management.

3. To fully, regularly and clearly publicize regulations and administrative procedures, which are easy to access, apply and use under regulations; to publicize standards and administrative regulations in order to facilitate supervisory work.

4. To organize training in professional knowledge and skills and public relations in the course of handling affairs for civil servants working at the dossier-receiving and result-delivering sections.

5. To publicly inform the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanism activities at local state administrative agencies.

Chapter V

IMPLEMENTATION FUND AND COMMENDATION, DISCIPLINING

Article 14. Fund for implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms

1. Fund for the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms shall be provided from the state budget and included in the annual state budget estimates to be allocated by competent authorities under the state budget decentralization.

...

...

...

Article 15. Commendation, disciplining

1. The responsibility for, and results of, implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms shall be used as a basis, among others, for assessing the level of annual performance of heads of state administrative agencies at different levels and cadres and civil servants.

2. Chairpersons of the People’s Committees at different levels, heads of state administrative agencies, cadres and civil servants who well fulfill their tasks in the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms shall be annually commended in accordance with the law on emulation and commendation.

3. Agencies, organizations and individuals that violate the regulations or obstruct the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop mechanisms shall, depending on the seriousness of their violations, be examined and disciplined in accordance with law.

Chapter VI

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 16. Transitional provisions

1. Units under ministries, ministerial-level agencies, government-attached agencies, public non-business units and state enterprises which are involved in various administrative procedures related to individuals and organizations may apply the one-stop-shop and inter-agency one-stop mechanisms under this Regulation.

2. The provincial-level People’s Committees shall issue suitable forms of implementation ensuring efficiency in the implementation of the one-stop-shop and inter-agency one-stop-shop mechanisms in island districts, communes in exceptionally difficult regions, border communes and specialized agencies of provincial-level People’s Committees with few transactions between organizations and individuals and state administrative agencies.

...

...

...

Article 17. Organization of implementation

1. Ministers, heads of ministerial-level agencies or government-attached agencies and chairpersons of provincial-level People’s Committees shall direct and organize the implementation of this Regulation; annually organize the review and assessment of the implementation and send reports thereon to the Ministry of Home Affairs.

2. The Minister of Home Affairs shall assume the prime responsibility for, and coordinate with other ministers, heads of ministerial-level agencies, and heads of concerned government- attached agencies in, guiding, urging, inspecting, supervising and evaluating the implementation; annually send review reports on the situation and results of implementation of this Regulation to the Prime Minister.-