|
BỘ TƯ PHÁP
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 142/QĐ-BTP
|
Hà Nội, ngày
28 tháng 01 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13
tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01
tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng
con dấu;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Bộ Tư pháp.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ
Quyết định số 2376/QĐ-BTP ngày 01 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về
việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị, các tổ chức chính trị,
chính trị - xã hội thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để báo cáo;
- Các Thứ trưởng (để biết)
- Cục VT& LTNN (để phối hợp);
- Cổng TTĐT BTP (để đăng tải);
- Lưu: VT,LT
|
KT. BỘ
TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Đinh Trung Tụng
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 142/QĐ-BTP ngày 28/01/2016 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này
quy định nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản
lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị, tổ chức (sau đây gọi tắt là
đơn vị, tổ chức) thuộc Bộ Tư pháp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình.
2. Quy chế này được áp dụng thống
nhất đối với các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan thuộc Bộ Tư pháp.
3. Công tác văn
thư bao gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc
Bộ Tư pháp; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý, sử
dụng con dấu và chữ ký số trong công tác văn thư.
4. Công tác lưu
trữ bao gồm các công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến
là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội (kể cả bản fax, bản điện tử, văn bản mật, văn bản khẩn) và đơn, thư gửi đến đơn vị, tổ chức.
2. Văn bản
đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi
với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của các tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ, văn bản mật, văn bản khẩn) do đơn vị, tổ chức phát
hành.
3. Sổ chuyển giao văn bản đến là Sổ
được tạo lập trên Hệ thống phần mềm Quản lý điều hành văn bản và hồ sơ
lưu trữ.
4. Hồ sơ điện tử là tập hợp các
tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức.
5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình
thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức phải được lập thành hồ sơ
điện tử, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ
thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
6. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng
công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của đơn vị, tổ chức thành hồ sơ điện tử.
7. Số hóa văn bản là việc
chuyển đổi dữ liệu từ văn bản giấy sang dữ liệu số. Số hóa văn bản phải tuân
theo các quy định của pháp luật và các quy định của Bộ về việc số hóa văn bản.
8. Ký chữ ký số trên Hệ thống là
việc sử dụng thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký của mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức
đã được mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký số kết hợp với chức năng của
phần mềm để ký các văn bản điện tử theo thẩm quyền trên Hệ thống hoặc ký trực
tiếp lên văn bản điện tử trước khi ban hành văn bản và đưa lên lưu trữ trên cơ
sở dữ liệu của Hệ thống.
9. Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Tổ
chức - Hành chính, Văn phòng Bộ gọi tắt là Văn thư cơ quan. Cán bộ, công chức,
viên chức làm nhiệm vụ văn thư tại các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung là
Văn thư đơn vị.
10. Phòng Lưu
trữ thuộc Văn phòng Bộ gọi tắt là Lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức
làm nhiệm vụ lưu trữ tại các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung là Lưu trữ đơn
vị.
11. Trong trường hợp văn bản được
trích dẫn trong Quy chế này có sự thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung thì áp dụng
theo các văn bản được thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung đã có hiệu lực thi hành.
Điều 3.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm:
Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công
tác văn thư, lưu trữ của Bộ, bao gồm:
a) Xây dựng và tổ chức thực hiện
các đề án, chương trình, kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu,
ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
c) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ;
d) Chỉ đạo việc thu thập, phân
loại, chỉnh lý, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ cơ quan theo quy định;
đ) Kiểm tra việc thực hiện các chế
độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
e) Tổ chức sơ kết, tổng kết công
tác văn thư, lưu trữ.
2. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức
có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định của Bộ, quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị, tổ chức mình.
3. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng
hợp - Hành chính) các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Thủ trưởng
đơn vị, tổ chức triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị, tổ
chức mình.
4. Cán bộ, công chức, viên chức
trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải
thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ.
5. Cán bộ, công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được quy định
tại Quy chế này.
Điều 4. Kinh
phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ
1. Kinh phí đảm bảo cho công tác
văn thư, lưu trữ của Bộ được lấy từ kinh phí hoạt động của Bộ.
2. Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ
của các đơn vị có tài khoản, con dấu riêng được lấy từ kinh phí
hoạt động của đơn vị.
3. Việc quản lý và sử dụng kinh phí bảo đảm cho công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo quy định hiện hành.
Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Việc quản lý,
sử dụng tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định
số 18/2004/QĐ-TTg ngày 12/02/2004 của
Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật nhà nước độ tối mật thuộc lĩnh vực quản
lý nhà nước của Bộ Tư pháp.
2. Cán bộ, công
chức, viên chức thuộc Bộ không được cung cấp thông tin về văn
bản đã và đang xử lý của cơ quan Bộ, các bút tích ý kiến giải quyết
công việc của Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị, tổ chức thuộc Bộ cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1: NHIỆM VỤ CỦA VĂN THƯ
Điều 6. Nhiệm
vụ của Văn thư cơ quan
1. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký
văn bản đến
a) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp
thời các thông tin của văn bản đến cơ quan Bộ vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn
bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển
giao cho Văn thư đơn vị;
b) Đối với văn bản đến gửi
tên riêng các phòng, ban, cá nhân của các đơn vị, tổ chức
thì cập nhật thông tin vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều
hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển giao cho Văn thư đơn vị.
2. Trình Chánh Văn phòng Bộ văn bản
đến gửi Lãnh đạo Bộ giải quyết.
3. Theo dõi tiến độ giải quyết văn
bản đến.
4. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành.
5. In, chuyển bản điện tử đã được ký
số, phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Bộ theo đường công
văn và thông tin điện tử. Văn bản đi của Bộ chỉ được phát hành sau khi Văn thư
cơ quan nhận được bản điện tử đính kèm và cập nhập đầy đủ thông tin vào Hệ thống
phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ theo
quy định.
6. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu
đăng ký trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ;
quản lý văn bản lưu tại Văn thư cơ quan.
7. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
cho cán bộ, công chức được cử đi công tác sau khi được người có thẩm quyền phê
duyệt.
8. Bảo quản, sử dụng con dấu, chữ
ký số của cơ quan Bộ, con dấu, chữ ký số của Văn phòng Bộ và các loại con dấu
khác theo quy định của pháp luật.
9. Giao nộp
tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể
từ ngày công việc kết thúc.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác
liên quan đến công tác văn thư do Chánh Văn phòng Bộ giao.
Điều 7. Nhiệm
vụ của Văn thư đơn vị
1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp
thời thông tin của văn bản nhận từ Văn thư cơ quan hoặc văn bản được gửi trực
tiếp đến đơn vị vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ
lưu trữ trước khi chuyển văn bản đến Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng Hành chính - Tổng hợp) hoặc chuyển cho các phòng, ban, cá nhân trong đơn
vị theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức.
a) Đối với những văn bản đến được
gửi cho các phòng, ban trực thuộc đơn vị, tổ chức:
- Nếu văn bản ở dạng điện tử thì
phải đính kèm vào tệp chứa nội dung toàn văn văn bản trong Hệ thống phần mềm Quản
lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ;
- Nếu văn bản ở dạng giấy thì tiến
hành số hóa và đính kèm nội dung văn bản vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều
hành và hồ sơ lưu trữ trước khi bàn giao văn bản gốc cho
Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc phòng, ban, cá nhân trực
tiếp xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị, tổ chức;
b) Trường hợp chuyển cả bì ghi
đích danh tên đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân, Văn thư đơn vị cập nhật các trường
thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì trong Hệ thống phần mềm
Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển
cho phòng, ban và cá nhân được ghi đích danh.
2. Chuyển các văn bản đến người có
trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ
chức.
3. Làm thủ tục phát hành và theo
dõi văn bản đi của đơn vị, tổ chức tại đơn vị, tổ chức và tại Văn thư cơ quan.
a) Văn thư đơn vị có trách nhiệm
kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát
hành;
b) Đối với văn bản đi do đơn vị, tổ
chức trực tiếp phát hành, khi nhận được văn bản có chữ ký chính thức của Thủ
trưởng đơn vị, tổ chức hoặc chữ ký số của đơn vị, tổ chức, cá nhân, Văn thư đơn
vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản
trước khi phát hành; Cập nhật các thông tin liên quan đến văn bản vào Hệ thống phần
mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, yêu cầu
đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao xử lý văn bản gửi kèm bản điện tử để phát hành
văn bản theo quy định;
c) Đối với văn
bản đi do Văn thư cơ quan phát hành, khi nhận được văn bản ban hành đã có chữ ký chính
thức của người có thẩm quyền thì phải gửi kèm
bản điện tử cho Văn thư cơ quan trước khi phát hành;
d) Kiểm tra, giám sát và đảm bảo
các văn bản đi dưới dạng điện tử của đơn vị, tổ chức được người có thẩm quyền phê duyệt và xác
thực bằng chữ ký số trước khi phát hành.
4. Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản
phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị, tổ chức
a) Làm đầu mối gửi, theo dõi, đôn
đốc văn bản điện tử lên “Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp” và mục “Văn bản
chờ ban hành” trong Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ
lưu trữ. Riêng những văn bản có gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
thì gửi thêm địa chỉ email: vpb@moj.gov.vn;
b) Sau 01 (một ngày) làm việc, những
văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến các đơn vị, tổ chức đã
được cập nhật trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ
lưu trữ mà Văn thư đơn vị không có ý kiến phản hồi về việc thiếu
văn bản thì được coi là đơn vị, tổ chức đã nhận được văn bản
do Văn thư cơ quan gửi đến.
5. Quản lý, sử dụng con dấu theo
đúng quy định.
Mục 2: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản
Văn bản của Bộ
bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành,
văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài và văn bản của
các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được ban hành trong hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 nhằm thực hiện các nhiệm vụ được
giao.
Điều 9. Thể thức văn bản
1. Văn bản
quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số
25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ
Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và
văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
2. Văn bản
hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản
chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau
khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4. Văn bản của tổ chức Đảng thực
hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn
phòng Trung ương Đảng. Thể thức văn bản của tổ chức Đoàn Thanh
niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20/5/2009 của
Văn phòng Trung ương Đoàn Thanh niên
cộng sản Hồ Chí Minh.
5. Văn bản trao
đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo các quy định
hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy
định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn
thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ
tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị, tổ chức giao
cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn
bản.
b) Đơn vị
hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc
sau:
- Xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập,
xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo
văn bản;
- Trường hợp
cần thiết, đề xuất với lãnh đạo đơn vị, tổ chức tham khảo ý kiến của các đơn vị,
tổ chức hoặc cá nhân khác có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn
chỉnh dự thảo;
- Trình duyệt
dự thảo văn bản.
Điều 11. Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản
phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp
dự thảo đã được Thủ trưởng đơn vị, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải
sửa chữa, bổ sung đối với dự thảo thì đơn vị, tổ chức hoặc
cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo
xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Đối với văn bản do Lãnh đạo Bộ ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn
bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành.
2. Đối với văn bản do Lãnh đạo đơn vị, tổ chức ký ban hành
Trưởng
các phòng, ban chủ trì soạn thảo văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt
vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị, tổ chức ký ban
hành.
3. Người đứng đầu đơn vị, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản xác định độ mật, độ khẩn trình người
có thẩm quyền quyết định theo quy định.
Điều 13. Ký văn bản
1. Thẩm quyền
ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Bộ.
2. Thủ trưởng các
đơn vị thuộc Bộ được ký thừa lệnh những văn bản được Bộ trưởng giao. Các trường hợp khác chỉ được ký
thay khi được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền bằng văn bản.
3. Quyền hạn,
chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền: Thủ trưởng đơn vị, tổ
chức ký tất cả các văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành; Các
trường hợp ký thay (phải ghi KT.); ký thừa lệnh (phải ghi TL.); ký thay mặt (phải
ghi TM.).
4. Không
dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình
thức bản sao gồm: “Sao y bản chính”, “Sao lục” và “Trích sao”.
2. Thể thức
bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
3. Chánh Văn
phòng Bộ ký các văn bản “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao”.
4. “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao” thực hiện đúng
quy định pháp luật; các văn bản được “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao” có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Không được
sao chụp, chuyển phát ra ngoài đơn vị, tổ chức thuộc Bộ những bút phê của
Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức tại văn bản.
Mục 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 15. Nguyên tắc chung
1. Tất cả
văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc Bộ phải được quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan hoặc Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan hoặc Văn thư đơn vị
thì các đơn vị, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản
đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ các mức độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc" (kể cả
“Hỏa tốc hẹn giờ") (gọi chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
3. Văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (gọi chung là
văn bản mật) và “Điện mật” được đăng ký, quản lý theo quy định
của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế
này.
Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến
Bộ hoặc gửi đến các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến.
2. Trình,
chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Văn bản đến Bộ
từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ làm việc hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình
trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ, Văn thư cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo
cáo ngay với Chánh Văn phòng Bộ hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính,
Văn phòng Bộ để xử lý.
2. Văn bản đến phải được phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày
đến và đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống Quản lý văn bản điều
hành và hồ sơ lưu trữ tại Văn thư cơ quan.
Đối với bản fax,
phải đóng dấu "Đến" trước khi trình người
có thẩm quyền. Đối với văn bản được chuyển qua mạng phải in ra và làm thủ tục đóng dấu "Đến".
3. Văn thư cơ
quan được phép bóc các bì gửi đến Bộ (trừ bì có tên
riêng cá nhân, văn bản mật). Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tổ chức
- Hành chính thuộc Văn phòng Bộ được phép bóc các bì văn bản mật. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy
vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa chỉ, không đảm bảo yêu cầu an
toàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư, văn bản nhàu nát.
Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau
khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản;
văn bản khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được;
văn bản có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phải
chuyển ngay đến các đơn vị liên quan.
1. Đối với Văn thư cơ quan
a) Đối với những văn bản thuộc thẩm
quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ thì Chánh Văn phòng Bộ trình Lãnh đạo Bộ xin ý
kiến giải quyết trong thời hạn 01 (một) ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại
Văn thư cơ quan. Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan cập nhật
vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao
xử lý và sao gửi các đơn vị, tổ chức phối hợp (nếu có);
b) Đối với những văn bản thuộc chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ thì Văn
thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và
hồ sơ lưu trữ và chuyển ngay đến các đơn vị, tổ chức đó để giải
quyết. Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn
thư cơ quan trong ngày làm việc;
c) Sau khi đăng ký văn bản đến
trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, các văn bản khẩn phải được chuyển ngay trong
ngày làm việc đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết; Đối với
các văn bản khẩn (hoả tốc có hẹn giờ) gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính thì Văn thư cơ quan báo ngay cho Chánh Văn phòng Bộ hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính,
Văn phòng Bộ biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có
trách nhiệm giải quyết;
d) Khi có điện mật gửi đến, Văn
thư cơ quan vào sổ theo dõi trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và
hồ sơ lưu trữ, chuyển ngay cho Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn
phòng Bộ xử lý. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan chuyển điện mật ngay
cho đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao trách nhiệm xử lý. Khi xử lý xong, các
đơn vị, tổ chức, cá nhân phải chuyển trả điện mật cho
Văn thư cơ quan để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo
chế độ bảo mật.
2. Đối với Văn thư đơn vị
a) Đối với những văn bản thuộc thẩm
quyền giải quyết của đơn vị, tổ chức thuộc Bộ thì Văn thư
đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, tổ chức xin ý kiến chỉ đạo.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức, Văn
thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến trên Hệ thống phần mềm Quản
lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ và chuyển văn bản đến
bộ phận hoặc cá nhân được phân công giải quyết;
b) Đối với thư gửi cá nhân, báo, tạp
chí,... Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận;
c) Văn thư đơn vị có trách nhiệm
chuyển trả lại Văn thư cơ quan những văn bản chuyển nhầm địa chỉ đến đơn
vị, tổ chức để xử lý tiếp. Văn thư đơn vị không được chuyển trực
tiếp những văn bản này cho đơn vị, tổ chức khác.
Điều 19. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi
nhận được văn bản đến, các đơn vị, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo đơn vị, tổ chức theo thời
hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp
văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết
được thực theo Quy chế làm việc của đơn vị, tổ chức.
3. Văn thư đơn vị
có trách nhiệm cập nhật thông tin đơn vị, tổ chức, cá nhân được phân công giải
quyết văn bản trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ,
giúp Thủ trưởng đơn vị, tổ chức theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến đúng
thời hạn quy định.
4. Văn thư
đơn vị có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đi đã được giải quyết,
đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Tổng hợp - Hành chính). Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư
đơn vị có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng
thời hạn quy định.
5. Chánh Văn
phòng Bộ có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến của các đơn vị, tổ chức để thông báo, nhắc nhở, đôn đốc
các đơn vị, tổ chức giải quyết văn bản đến đúng tiến độ.
Điều 20. Trình tự giải quyết văn bản đi
Tất cả văn bản do
Bộ, các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ phát hành phải được quản lý theo trình tự sau
đây:
1. Kiểm tra
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
2. Ghi số, ký hiệu
và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
3. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);
4. Làm thủ tục
phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản
đi.
Điều 21.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm văn bản đi
1. Kiểm tra
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót thì
báo cáo người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
2. Ghi số,
ký hiệu và ngày, tháng, năm văn bản
đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị, tổ chức được ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm theo hệ thống số, ký hiệu,
ngày, tháng, năm của cơ quan, đơn vị, tổ chức do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn
vị thống nhất quản lý, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành và đăng ký riêng;
- Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản hành chính thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
3. Văn bản mật đi được đánh số
và đăng ký riêng.
Điều 22.
Trách nhiệm và quy trình đăng ký văn bản
1. Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban
hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn bản và nơi nhận văn bản
vào Hệ thống
phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ sơ
lưu trữ.
2. Căn cứ tổng
số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các đơn vị, tổ chức quy định cụ thể
việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Văn bản mật đi phải được đăng
ký riêng.
Điều 23.
Nhân bản, đóng dấu, chữ ký số và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng
văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi
văn bản đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị, tổ
chức soạn thảo văn bản phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị;
b) Nơi nhận
phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến
đơn vị, tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,
phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản.
Không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối
tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
c) Việc nhân bản được thực hiện như sau: Văn thư cơ
quan chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do Lãnh đạo Bộ ký ban hành; Văn thư
đơn vị, tổ chức chịu trách nhiệm nhân bản các văn bản do đơn vị, tổ chức ký ban
hành;
d) Văn
thư cơ quan, Văn thư đơn vị bảo mật nội dung văn bản khi nhân bản phát hành;
đ) Đối với văn bản ký chữ ký số, phần nơi nhận phải liệt kê đầy đủ các nơi nhận và
không phải nhân bản;
e) Việc nhân
bản văn bản mật được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của người
có thẩm quyền và được thực hiện theo quy định tại Khoản
1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước.
2. Đóng dấu
Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị
được sử dụng con dấu.
a) Khi đóng
dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu
đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo
quy định;
b) Việc đóng
dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do
người có thẩm quyền quyết định và dấu được đóng lên trang
đầu, trùm lên một phần tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục;
c) Việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, phụ lục kèm theo: Dấu được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Chữ ký số
Chữ ký số của cơ
quan, đơn vị, tổ chức trên văn bản được sử dụng khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền ký.
4. Đóng dấu
mức độ khẩn, mật (nếu có)
a) Việc đóng
dấu các mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ) trên
văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Việc đóng
dấu các mức độ mật (mật, tuyệt mật, tối mật) và dấu thu hồi được khắc sẵn
theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
c) Vị trí
đóng dấu mức độ khẩn, dấu mức độ mật và dấu phạm vi lưu hành (trả lại sau
khi họp, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) trên văn bản được thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Điều 24. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
1. Thủ tục
phát hành văn bản do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện
a) Đối với
văn bản giấy: vào bì; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
b) Đối với
văn bản điện tử:
- Vào sổ và đính kèm
bản điện tử đã được ký số trên Hệ thống phần mềm Quản lý
văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ, gửi đến nơi nhận;
- Dùng hộp thư điện
tử của đơn vị, tổ chức có đính kèm tệp điện tử đã được ký số, gửi đến nơi nhận
(nếu có).
2. Chuyển
phát văn bản đi do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện
a) Những văn
bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày
văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật phát hành chậm nhất sau 03 ngày
làm việc, kể từ ngày ký văn bản;
b) Đối với
những văn bản khẩn phải được phát hành ngay sau khi
làm đầy đủ các thủ tục hành chính;
c) Văn bản
đi phải được đăng ký vào Sổ gửi bưu điện. Khi giao bì
văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra và ký nhận vào sổ;
d) Việc chuyển
giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ thì Văn
thư đơn vị phải cập nhật trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và hồ
sơ lưu trữ để trình Lãnh đạo đơn vị;
đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh,
văn bản đi có thể chuyển bằng máy fax
hoặc chuyển qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính để cơ
quan hữu quan lưu vào hồ sơ công việc;
e) Chuyển
phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và Thông tư số 12/2002/TT-
BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công
an.
3. Theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi
a) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi;
b) Lập Sổ
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
c) Đối với
những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn
thư cơ quan, Văn thư đơn vị phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp
phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn
phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) để xử lý.
Điều 25. Lưu văn bản đi
1. Đối
với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải
được lưu 03 (ba) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan,
bản chính lưu tại Văn thư đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ
công việc.
2. Đối
với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn bản đi phải
được lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị và
01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
3. Việc lưu
giữ, bảo quản và sử dụng văn bản lưu được thực hiện theo
quy định hiện hành.
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ
kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của Lãnh đạo Bộ. Văn thư đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu của đơn vị, tổ chức.
Mục 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được
lập
1. Nội dung
việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục
hồ sơ của đơn vị, tổ chức và thực tế công việc được phân công, Văn thư đơn vị
chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ phát cho cán bộ, công
chức, viên chức được phân công giải quyết công việc. Trong quá trình giải quyết
công việc của mình, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục đưa các văn bản có
liên quan vào hồ sơ đã mở.
b) Thu thập,
cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc vào hồ sơ
- Cán bộ,
công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản,
giấy tờ, tư liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ;
- Các văn bản
trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm
khác nhau của công việc để sắp xếp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc
cho thích hợp.
c) Kết thúc
và biên mục hồ sơ
- Khi giải quyết
xong công việc, hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kiểm
tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại
những văn bản trùng thừa, các tư liệu, sách báo không cần thiết ra khỏi hồ sơ;
- Đối với các hồ
sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục
hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối
với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được
lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức hình thành
hồ sơ;
b) Văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản
trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 27. Trách nhiệm đối với việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ
1. Trách nhiệm
của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức
Hàng năm, Thủ trưởng
đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị,
tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
đối với các đơn vị, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của
mình.
2. Chánh Văn
phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có trách nhiệm:
a) Tham mưu
cho Thủ trưởng đơn vị, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập
hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị, tổ
chức trực thuộc;
b) Tổ chức
thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị.
3. Trách nhiệm
của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ,
công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo
dõi, giải quyết;
b) Cán bộ,
công chức, viên chức các đơn vị, tổ chức thuộc diện nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan theo quy định hiện hành.
Trường hợp cần giữ lại
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị, tổ chức phải có đề nghị
bằng văn bản và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Bộ, nhưng thời hạn giữ
lại không quá 01 năm.
c) Cán bộ,
công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo
hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, tổ chức hoặc cho người kế
nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc
mang sang đơn vị, tổ chức khác.
4. Trách nhiệm
của Văn thư đơn vị, Lưu trữ đơn vị
Văn thư đơn
vị, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức đơn vị mình lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy định.
Điều 28. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn giao
nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Đối với hồ
sơ, tài liệu hành chính, sổ sách văn thư phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan
trong thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Đối với
tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ (gồm các báo cáo
phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề tài đã được nghiệm thu): Sau một năm, kể
từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Đối với tài liệu
xây dựng cơ bản: Sau 03 (ba) tháng, kể
từ khi công trình được quyết toán;
d) Đối với tài liệu
ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau
03 (ba) tháng, kể từ khi công việc kết thúc.
2. Thủ tục
giao nộp hồ sơ, tài liệu:
Khi giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 (hai) bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 (hai) bản
Biên bản giao, nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị giữ 01 (một) bản và bên giao
nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản.
Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 29. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn
phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu, chữ
ký số của Bộ Tư pháp. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc
Bộ có con dấu riêng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý và sử dụng
con dấu và chữ ký số của đơn vị, tổ chức.
2. Các con dấu,
chữ ký số của đơn vị, tổ chức phải được giao cho Văn
thư cơ quan, Văn thư đơn vị quản lý và sử dụng. Người
được giao quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số chịu trách nhiệm trước Thủ
trưởng đơn vị, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số của đơn vị, tổ
chức và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu,
chữ ký số phải được quản lý, sử dụng tại phòng làm việc. Trường hợp cần đưa con
dấu, chữ ký số ra khỏi đơn vị, tổ chức phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị,
tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng con dấu
và chữ ký số;
b) Không giao con
dấu, chữ ký số cho người khác, trừ trường hợp được sự đồng ý bằng văn bản của
người có thẩm quyền.
3. Đóng dấu phải
rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
4. Việc đóng dấu
lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu nổi phải thực hiện theo đúng quy định.
5. Khi nét dấu
bị mòn hoặc biến dạng, chữ ký số không sử dụng được, người được giao quản lý, sử
dụng con dầu, chữ ký số phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị, tổ chức làm thủ tục
đổi con dấu, thu hồi chữ ký số. Trường hợp con dấu, chữ ký số bị mất, Thủ trưởng
đơn vị, tổ chức phải báo ngay cho Cục Công nghệ thông tin và
cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu, chữ ký số để lập biên bản.
Điều 30. Sử
dụng con dấu, chữ ký số
1. Chỉ ký chữ
ký số và đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có ý kiến của người
có thẩm quyền. Không đóng dấu đối với những văn bản không đúng hình thức,
thể thức theo quy định.
2. Người được
giao quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số phải tự kiểm tra trước khi đóng dấu vào các văn bản của đơn vị, tổ chức mình.
3. Không được đóng dấu, ký chữ ký số vào giấy không có nội dung, trước khi
người có thẩm quyền ký và văn bản có chữ ký của người không đúng thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1: NHIỆM
VỤ CỦA LƯU TRỮ
Điều 31. Nhiệm
vụ của Lưu trữ cơ quan
1. Thu thập, phân
loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử
dụng, quản lý hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan; tổ chức hủy tài
liệu hết giá trị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
2. Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn
nghiệp vụ lưu trữ cho các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ; hướng dẫn các đơn vị, tổ chức
chuẩn bị hồ sơ nộp vào Lưu trữ cơ quan và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” theo
quy định.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin và
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào
công tác lưu trữ.
4. Giao nộp hồ sơ lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu của
cơ quan Bộ vào Lưu trữ lịch sử.
5. Báo cáo thống kê tổng hợp về
công tác lưu trữ gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 32. Nhiệm
vụ của Lưu trữ đơn vị
1. Thực hiện và áp dụng các văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Bộ.
2. Thu thập hồ sơ đến hạn nộp lưu;
phân loại, chỉnh lý, thống kê, sắp xếp hồ sơ bảo quản, tổ chức sử dụng hồ sơ tại
đơn vị, tổ chức; xác định thời hạn bảo quản; loại tài liệu hết giá trị của đơn vị, tổ chức, lựa chọn
tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
3. Lựa chọn hồ sơ thuộc diện nộp
lưu trình người có thẩm quyền phê duyệt để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ lịch sử theo quy định.
4. Báo cáo thống kê cơ sở, thống
kê tổng hợp về công tác lưu trữ theo quy định.
Mục 2: CÔNG
TÁC THU THẬP, PHÂN LOẠI, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 33. Nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan
1. Cán bộ, công chức, viên chức được
giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị, tổ chức có trách nhiệm nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
2. Cán bộ, công chức, viên chức
trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác, đi học tập hoặc thực hiện
nhiệm vụ ở nước ngoài thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của đơn vị, tổ chức theo quy định.
3. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức
có trách nhiệm chỉ đạo việc lập, bảo quản hồ sơ và giao nộp hồ sơ của đơn vị,
tổ chức vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định.
Điều 34.
Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ lưu trữ
1. Hàng năm, Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu của các đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ chức;
b) Phối hợp với các đơn vị, tổ chức
kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn các đơn vị, tổ chức
chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
d) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ theo
đúng thủ tục đã quy định.
2. Thủ tục giao, nhận hồ sơ:
a) Khi nhận hồ sơ do cá
nhân giao nộp, Văn thư đơn vị phải lập thành 02 (hai) bản Mục lục hồ sơ nộp lưu, có ký nhận giữa Văn thư đơn vị và người giao
nộp;
b) Khi tiếp nhận hồ sơ do đơn vị,
tổ chức giao nộp, Lưu trữ cơ quan kiểm tra hồ sơ và lập Biên bản giao, nhận hồ
sơ có chữ ký xác nhận của Lưu trữ cơ quan và đại diện đơn vị, tổ chức giao nộp hồ sơ;
c) Biên bản giao, nhận hồ sơ được
lập thành 02 (hai) bản, bên giao hồ
sơ giữ 01 (một) bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 (một) bản.
Điều 35. Phân loại, chỉnh
lý, hồ sơ, tài liệu lưu trữ
1. Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo việc
phân loại, chỉnh lý tài liệu của khối các đơn vị, tổ
chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Thủ trưởng
đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi đơn vị, tổ
chức mình quản lý.
3. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị
có trách nhiệm phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã giao nộp vào kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị,
tổ chức.
4. Việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phải thực hiện theo quy định
của Luật lưu trữ.
Điều 36.
Xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi tiến
hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ
ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ
tư vấn cho Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị trong việc xác định:
- Hồ sơ, tài liệu giữ lại;
- Tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài
liệu được quy định như sau:
a) Cơ quan Bộ:
- Chánh Văn phòng Bộ: Chủ tịch;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu huỷ: Uỷ
viên;
- Trưởng phòng Lưu trữ Bộ: Thư ký.
- Người am hiểu về lĩnh vực có tài
liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên.
b) Các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ:
- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành
chính) đơn vị, tổ chức: Chủ tịch;
- Đại diện phòng, ban có tài liệu huỷ: Uỷ viên;
- Lưu trữ của đơn vị, tổ chức: Thư ký;
- Người am hiểu về lĩnh vực có tài
liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài
liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi
vào biên bản cuộc họp để trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tại
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị và hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 37. Hủy tài liệu hết
giá trị
1. Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị.
2. Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;
b) Căn cứ ý kiến của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ
trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức quyết định
việc hủy tài liệu hết giá trị;
c) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
đơn vị có trách nhiệm tổ chức hủy tài liệu hết giá trị của cơ
quan, đơn vị theo quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức;
d) Việc hủy tài liệu hết giá trị
phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu dưới sự giám sát của đại diện Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị và phải được lập thành biên bản;
đ) Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị
gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng;
- Tờ trình và Bản thuyết minh kèm
theo Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị tài liệu;
- Văn bản đề nghị thẩm định của đơn
vị, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền;
- Quyết định huỷ tài liệu;
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
e) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị
phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị ít nhất 20 năm, kể từ
ngày hủy tài liệu.
Điều 38. Quản lý hồ sơ, tài
liệu của các đơn vị, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể
1. Trường hợp đơn vị, tổ chức được
chia, tách thành nhiều đơn vị, tổ chức mới thì hồ sơ, tài
liệu đã giải quyết xong của đơn vị, tổ chức cũ được chuyển vào Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh
lý theo quy định. Đối với hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết
xong thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức nào thì
do đơn vị, tổ chức đó tiếp nhận.
2. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị,
tổ chức được sáp nhập vào một đơn vị, tổ chức khác hoặc thành lập mới đơn vị, tổ chức thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị,
tổ chức cũ phải chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định.
Đối với hồ sơ tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức mới nào thì
do đơn vị, tổ chức đó tiếp nhận.
3. Trường hợp đơn vị, tổ chức giải
thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị, tổ chức đó phải giao nộp vào Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định.
Điều 39. Quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử
Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử thực hiện theo quy định của Luật lưu
trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Mục 3: BẢO QUẢN,
THỐNG KÊ, GIAO NỘP TÀI LIỆU
Điều 40. Bảo quản tài liệu
lưu trữ
1. Cán bộ, công chức, viên chức
có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
đơn vị có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
3. Hồ sơ, tài liệu phải được bảo
quản trong hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp
trên giá để thuận tiện khai thác và di chuyển khi cần thiết.
4. Kho lưu trữ phải được đặt ở địa
điểm thông thoáng, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu và các chất dễ cháy
khác.
5. Kho lưu trữ phải được xây dựng chắc chắn, trang bị đầy đủ
các thiết bị phòng, chống cháy, nổ theo tiêu chuẩn quy định.
6. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
đơn vị có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy
định hiện hành.
Điều 41. Thống
kê tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
tổng hợp báo cáo thống kê về công tác lưu trữ hàng năm, đột
xuất theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
2. Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm gửi
báo cáo thống kê (theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước) về Lưu trữ cơ quan trước ngày 30 tháng 12 hàng năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lưu trữ
cơ quan.
Điều 42. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu
1. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ
đơn vị có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu có
giá trị lịch sử vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.
2. Việc giao, nhận tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ.
Mục 4: TỔ
CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ
QUAN
Điều 43. Thẩm quyền, thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan
1. Thẩm quyền giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng
tài liệu Lưu trữ cơ quan
a) Bộ trưởng cho phép cán bộ, công chức, viên chức
cơ quan Bộ mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học tập, công tác ở nước ngoài và
cho phép các tổ chức, cá nhân nước ngoài sử dụng tài liệu có liên quan đến hợp
tác, tương trợ tư pháp (trừ những tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật thuộc danh mục
tài liệu bí mật của Bộ hoặc các tài liệu quý, hiếm khác);
b) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ giải quyết các
yêu cầu xin cung cấp các thông tin về cá nhân cán bộ, công chức, viên chức cơ
quan Bộ đã nghỉ hưu khi cá nhân đó có đơn yêu cầu;
c) Chánh Văn phòng Bộ giải quyết cho cán bộ,
công chức, viên chức khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ thuộc lĩnh vực
công tác của đơn vị khác (trừ quy định tại điểm a, b khoản này) khi có văn bản
đề nghị của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân;
d) Trưởng Phòng Lưu trữ,
Văn phòng Bộ giải quyết cho cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng tài
liệu thuộc lĩnh vực công tác của đơn vị mình khi có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài
liệu Lưu trữ cơ quan
a) Cán bộ, công chức, viên chức có
nhu cầu mang tài liệu phục vụ công tác, học tập ở nước ngoài; tổ chức, cá nhân
nước ngoài yêu cầu cung cấp tài liệu liên quan đến hợp
tác, tương trợ tư pháp phải có văn bản đề nghị. Văn
bản đề nghị phải có ý kiến của Vụ trưởng Vụ
Hợp tác quốc tế, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định;
b) Cán bộ, công chức, viên chức cơ
quan Bộ đã nghỉ hưu có yêu cầu được cung cấp
thông tin về cá nhân đó thì phải có đơn đề nghị,
trình Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ xem xét, giải quyết;
c) Cán bộ, công chức, viên chức cơ
quan Bộ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác phải xuất trình Thẻ công chức, viên chức hoặc
Giấy chứng minh nhân dân cho Lưu trữ cơ quan.
Trường hợp mượn hồ sơ, tài liệu
nghiên cứu tại phòng làm việc hoặc mượn hồ sơ tài liệu của đơn vị, tổ chức
khác vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị, tổ chức
trình Chánh Văn phòng Bộ phê duyệt. Thời gian mượn không quá 02
(hai) ngày và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
d) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm đăng
ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.
Điều 44.
Các hình thức sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc
của Lưu trữ cơ quan.
2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ
trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp.
3. Triển lãm, trưng
bày tài liệu lưu trữ.
4. Cấp bản sao tài liệu lưu
trữ, chứng thực lưu trữ.
Điều 45.
Quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan
Việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan
được thực hiện theo Quyết định số 912/QĐ-VP ngày 17/6/2015 của Chánh Văn phòng Bộ ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài
liệu tại Lưu trữ cơ quan Bộ.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 46.
Khen thưởng và xử lý kỷ luật
1. Đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích trong
công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Đơn vị, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các quy
định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu
trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 47. Tổ chức thực hiện
1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm phổ biến, theo
dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế báo cáo Lãnh đạo Bộ.
2. Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm hướng
dẫn, theo dõi, cấp mới, thu hồi, gia hạn chữ ký số của đơn vị, tổ chức, cá
nhân.
3. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức có trách nhiệm
phổ biến, quán triệt Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp tới
cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị, tổ chức mình.
4. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp
có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế trên.
5. Khuyến khích các đơn vị, tổ chức, cá nhân sử
dụng chữ ký số./.