|
BỘ VĂN HÓA, THỂ
THAO
VÀ DU LỊCH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1688/QĐ-BVHTTDL
|
Hà Nội, ngày 25
tháng 04 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
Căn cứ Nghị định số 76/2013/NĐ-CP
ngày 16 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm
2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong
hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ và Giám đốc
Trung tâm Công nghệ thông tin,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành sử
dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của Bộ Văn hóa, Thể
thao và Du lịch.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin,
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Đặng Thị Bích Liên;
- Lưu: VT, VP, CNTT. DAQ 40
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Đặng Thị Bích Liên
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, VẬN HÀNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
(Ban hành theo Quyết định số 1688/QĐ-BVHTTDL ngày 25 tháng 4 năm 2017 của Bộ
trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành sử dụng
phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan, đơn vị của Bộ Văn hóa,
Thể thao và Du lịch (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị thuộc Bộ).
2. Các văn bản mật, thông tin mật không thuộc phạm
vi điều chỉnh của Quy chế này và được thực hiện theo pháp luật hiện hành.
3. Quy chế này được áp dụng đối với cơ quan, đơn vị
quản lý, vận hành phần mềm và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
(CBCCVC) tham gia khai thác và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. “Phần mềm quản lý văn bản và điều hành”
(phần mềm QLVBĐH) là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp
văn bản, hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác
nghiệp của cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, thông qua
việc quản lý và theo dõi các văn bản đi và đến; xử lý văn bản, xử lý công việc
thông qua hồ sơ công việc của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan;
trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
2. “Văn bản điện tử" là văn bản được thể
hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
3. “Tài khoản” là tên (user name) và “mật
khẩu” (password) đăng nhập được cấp cho mỗi CBCCVC để truy cập và sử dụng hệ
thống phần mềm QLVBĐH.
Điều 3. Định dạng của văn bản
điện tử được trao đổi trên phần mềm QLVBĐH
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử:
a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện
theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP
ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật
liên tịch, Quyết định số 1857/QĐ-BTP ngày
26/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc đính chính Thông tư số 25/2011/TT-BTP;
b) Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm QLVBĐH bằng ngôn
ngữ tiếng Việt có dấu.
2. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử.
Văn bản điện tử bao gồm văn bản điện tử có thể chỉnh
sửa và văn bản điện tử không thể chỉnh sửa, có định dạng tệp dữ liệu được quy định
như sau:
a) Văn bản điện tử có thể chỉnh sửa sử dụng định dạng
tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật .txt, .odt, .rtf, .doc, .xls, .ppt, docx,
xlsx, pptx hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật;
b) Văn bản điện tử không thể chỉnh sửa là văn bản dạng
ảnh quét, được số hóa từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan và dấu
của cơ quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật
(.pdf) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật;
c) Văn bản điện tử được nén từ nhiều hoặc một tệp
văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng và gói gọn theo loại văn bản, bộ văn bản. Sử
dụng định dạng nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (“.zip”; “.rar”;
".7zip ”) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.
3. Dung lượng các văn bản điện tử được sử dụng để
đính kèm trên phần mềm QLVBĐH không quá 15MB.
Điều 4. Chuẩn trao đổi thông
tin
Tất cả thông tin trao đổi qua phần mềm QLVBĐH của Bộ
Văn hóa, Thể thao và Du lịch phải đảm bảo tuân thủ theo các yêu cầu, tiêu chuẩn
về ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước được Chính phủ, cơ quan quản lý
chuyên ngành ban hành.
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn
bản điện tử
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên phần mềm
QLVBĐH thực hiện theo Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước, cụ thể:
a) Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch
điện tử có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy trong giao dịch giữa các cơ
quan nhà nước;
b) Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không
nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi,
bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
Điều 6. Cách thức trao đổi văn
bản trên phần mềm QLVBĐH
1. Trao đổi hoàn toàn dưới hình thức điện tử: Bản
sao lục;
|
Bản sao y bản chính;
|
Bản trích sao;
|
Báo cáo;
|
|
Biên bản;
|
Chỉ thị;
|
Chương trình;
|
|
Công điện;
|
Công văn;
|
Đề án;
|
|
Đơn thư;
|
Giấy biên nhận hồ sơ;
|
Giấy chứng nhận;
|
|
Giấy mời;
|
Giấy nghỉ phép;
|
Giấy phép;
|
|
Giấy ủy nhiệm;
|
Hợp đồng;
|
Hướng dẫn;
|
|
Kế hoạch;
|
Lệnh;
|
Luật;
|
|
Mời họp;
|
Nghị định;
|
Nghị quyết;
|
|
Nghị quyết liên tịch;
|
Pháp lệnh;
|
Phiếu báo;
|
|
Phiếu chuyển;
|
Phiếu gửi;
|
Phong bì;
|
|
Phương án;
|
Quy chế;
|
Quyết định;
|
|
Quyết định cá biệt;
|
Quyết định quy phạm;
|
Thông báo;
|
|
Thông cáo;
|
Thông tri;
|
Thông tư;
|
|
Thông tư liên tịch;
|
Tờ khai;
|
Tờ trình;
|
Ngoài các loại văn bản trên, Bộ sẽ ban hành bổ sung
danh mục các loại văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử theo từng
giai đoạn, áp dụng cho các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm QLVBĐH của Bộ.
2. Trao đổi dưới hình thức hỗn hợp (gửi cả văn bản
giấy và văn bản điện tử):
Các loại văn bản không thuộc quy định tại Khoản 1
Điều 6, khi phát hành văn bản bắt buộc phải gửi kèm văn bản điện tử qua phần mềm
QLVBĐH tương ứng nội dung văn bản giấy.
Điều 7. Quy định bắt buộc trong
việc sử dụng phần mềm QLVBĐH
1. Văn bản, hồ sơ có tính mật, tối mật và tuyệt mật
thuộc Danh mục bí mật nhà nước, các đơn thư khiếu nại, tố cáo, các thông tin nhạy
cảm (những thông tin liên quan đến lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, đối ngoại
chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền) hoặc những tài liệu mang tính chất
khiêu dâm, đồi trụy không được cập nhật, lưu trữ và xử lý trên phần mềm QLVBĐH.
1. Phần mềm QLVBĐH phải được thống nhất triển khai
cho các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
2. Định dạng tài khoản của CBCCVC sử dụng phần mềm
QLVBĐH (người dùng):
a) Tài khoản của người dùng được đặt theo họ tên đầy
đủ của người sử dụng phần mềm QLVBĐH bỏ dấu tiếng Việt, viết tắt họ và tên đệm
và hậu tố _vhttdl, không sử dụng khoảng trắng, trong trường hợp trùng tên sẽ
thêm số thứ tự tăng dần sau. Ví dụ: Nguyễn Văn An tài khoản sẽ là: nvan_vhttd;
b) Tài khoản của đơn vị sẽ được đặt theo tên viết tắt
của đơn vị và hậu tố _vhttdl, không sử dụng khoảng trắng. Ví dụ: Trung tâm Công
nghệ thông tin tài khoản sẽ là: ttcntt_vhttdl.
Điều 8. Lưu trữ văn bản điện tử
Việc lưu trữ văn bản điện tử phải thực hiện theo
quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật
khác có liên quan.
Điều 9. Xử lý sự cố kỹ thuật
Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần
mềm QLVBĐH tạm ngừng hoạt động hoặc không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện
tử thì người sử dụng phần mềm trong cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
1. Ghi chép lại nguyên nhân, thời gian và đặc điểm
của sự cố, đồng thời chủ động áp dụng các biện pháp quản lý văn bản thay thế
trong thời gian tiến hành khắc phục sự cố phần mềm.
2. Thông báo ngay cho Trung tâm Công nghệ thông tin
để được hướng dẫn, khắc phục sự cố.
Chương II
TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN
QUẢN LÝ VÀ ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Điều 10. Trách nhiệm của cơ
quan quản lý, vận hành phần mềm QLVBĐH
1. Trung tâm Công nghệ thông tin:
a) Phối hợp với Văn phòng Bộ tổ chức đào tạo, hướng
dẫn các quy định và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan đến triển khai sử dụng phần
mềm QLVBĐH, đồng thời hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm
đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả;
b) Cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và
phân quyền sử dụng phần mềm QLVBĐH theo quy trình nghiệp vụ do Văn phòng Bộ
cung cấp; quản lý tài khoản đơn vị sử dụng, người dùng; quản trị hệ thống danh
mục trong phần mềm QLVBĐH; sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức
trong nội bộ cơ quan, đơn vị;
c) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho phần mềm QLVBĐH; kịp
thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố, duy trì hệ thống vận hành thông suốt,
liên tục; đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin theo chế độ quy định; thực hiện chế
độ lưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống; thông báo bằng văn bản cho các cơ quan,
đơn vị, cá nhân sử dụng phần mềm trước khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng và nâng
cấp, cập nhật phiên bản mới trên phần mềm QLVBĐH;
d) Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ
thuật phục vụ công tác triển khai, nhân rộng phần mềm QLVBĐH tới các cơ quan,
đơn vị thuộc Bộ;
đ) Theo dõi, kiểm tra định kỳ, đột xuất về việc sử
dụng phần mềm QLVBĐH của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và tổng hợp báo cáo trình
Lãnh đạo Bộ theo quy định.
2. Văn phòng Bộ:
a) Chịu trách nhiệm hướng dẫn về nghiệp vụ, quy
trình xử lý văn bản cho các cơ quan, đơn vị khi sử dụng phần mềm QLVBĐH;
b) Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin thực
hiện theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động
của phần mềm QLVBĐH theo quy định của Quy chế này;
c) Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin báo
cáo Lãnh đạo Bộ theo định kỳ, đột xuất về việc sử dụng phần mềm QLVBĐH.
Điều 11. Trách nhiệm của các
cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng phần mềm QLVBĐH
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có
trách nhiệm:
a) Sử dụng phần mềm QLVBĐH trong hoạt động chỉ đạo,
điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị;
b) Chỉ đạo các cá nhân, tổ chức trong cơ quan, đơn
vị sử dụng phần mềm QLVBĐH; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này;
c) Yêu cầu các tổ chức trực thuộc khi trình hồ sơ tới
các cấp có thẩm quyền, phải gửi kèm văn bản điện tử song song cùng văn bản giấy
trong năm 2017 và tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng;
d) Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về tình hình
triển khai, sử dụng phần mềm QLVBĐH tại cơ quan, đơn vị mình.
2. Các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm QLVBĐH có
trách nhiệm tuân thủ theo hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm Công nghệ thông tin
và Văn phòng Bộ.
3. Tổ chức thực hiện đúng Quy chế này và các quy định
khác có liên quan.
Điều 12. Trách nhiệm của
CBCCVC tham gia sử dụng phần mềm QLVBĐH
1. Trách nhiệm của CBCCVC:
a) Sử dụng phần mềm QLVBĐH theo tài khoản đã được cấp
để giải quyết công việc được giao; xử lý đúng theo quy trình được cơ quan, đơn
vị quy định, chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên phần mềm qua tài khoản
sử dụng đã được cấp;
b) Bảo mật tài khoản được cấp (khuyến khích việc
thay đổi mật khẩu định kỳ 3 tháng/ lần, mật khẩu có ký tự hoa, thường hoặc số
và ít nhất 8 ký tự), không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết;
c) Khi sử dụng phần mềm QLVBĐH phải tuân thủ sự hướng
dẫn nghiệp vụ của Văn phòng Bộ.
2. Trách nhiệm của bộ phận văn thư của các cơ quan,
đơn vị:
a) Sử dụng phần mềm QLVBĐH để tiếp nhận, số hóa,
khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn; số hóa, khai báo các
thông số văn bản đi do cơ quan, đơn vị ban hành, chuyển văn bản cho các cơ
quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan,
đơn vị;
b) Thực hiện đăng ký văn bản đến và đi bằng cơ sở dữ
liệu văn bản trên phần mềm theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 và
Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Chương III
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG,
XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 13. Chế độ báo cáo
Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện công tác báo
cáo tình hình sử dụng phần mềm QLVBĐH theo định kỳ 06 tháng và 01 năm (hoặc
theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo Bộ) về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch qua
Trung tâm Công nghệ thông tin.
Điều 14. Khen thưởng và xử lý
vi phạm
1. Trên cơ sở kết quả kiểm tra và tổng hợp báo cáo,
Trung tâm Công nghệ thông tin tham mưu, đề xuất Lãnh đạo Bộ các hình thức khen
thưởng đối với những cơ quan, đơn vị và cá nhân ứng dụng có hiệu quả phần mềm
QLVBĐH.
2. Các hành vi vi phạm quy định của Quy chế này,
tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 15. Điều khoản thi hành
1. Trung tâm Công nghệ thông tin chủ trì, tổ chức
triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này. Tham mưu, trình Lãnh đạo Bộ phê
duyệt kinh phí hàng năm cho việc duy trì, nâng cấp, mở rộng phần mềm QLVBĐH
trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
2. Văn phòng Bộ tham mưu, trình Lãnh đạo Bộ chỉ đạo,
tổ chức triển khai sử dụng phần mềm QLVBĐH để tăng cường sử dụng văn bản điện tử
và lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,
công chức tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
3. Vụ Kế hoạch, Tài chính hướng dẫn, bố trí nguồn
kinh phí cho các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện công tác quản lý, khai thác
và sử dụng phần mềm QLVBĐH của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch theo quy định
pháp luật hiện hành.
4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chịu
trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này
trong phạm vi quản lý của mình.
5. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, phát
sinh, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ phản ánh về Trung tâm Công nghệ thông tin để
tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định./.