|
KIỂM
TOÁN NHÀ NƯỚC
-----
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------
|
|
Số:
05/2008/QĐ-KTNN
|
Hà
Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2008
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN; CHẾ ĐỘ NỘP LƯU,
BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ TIÊU HUỶ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định danh mục hồ
sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ
ngày đăng Công báo. Những quy định trước đây của Kiểm toán Nhà nước trái với
Quyết định này đều bị bãi bỏ.
Điều 3.
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước,
Trưởng Đoàn kiểm toán, các thành viên đoàn kiểm toán và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TỔNG
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
Vương Đình Huệ
|
QUY ĐỊNH
DANH MỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN; CHẾ ĐỘ NỘP LƯU, BẢO QUẢN, KHAI
THÁC VÀ TIÊU HUỶ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 05/2008/QĐ-KTNN ngày 01 tháng 04 năm 2008 của
Tổng kiểm toán Nhà nước)
Chương 1:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh
Quy định này quy định danh mục hồ
sơ kiểm toán, chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán của
Kiểm toán Nhà nước.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
Quy định này áp dụng đối với các
Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán Nhà nước khu vực, các Đoàn kiểm toán
của Kiểm toán Nhà nước, các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước và các tổ chức,
cá nhân khác có liên quan đến công tác kiểm toán và quản lý hồ sơ kiểm toán của
Kiểm toán Nhà nước.
Chương 2:
QUY ĐỊNH DANH MỤC HỒ SƠ
KIỂM TOÁN
Điều 3.
Danh mục hồ sơ kiểm toán
Danh mục hồ sơ kiểm toán của một
cuộc kiểm toán gồm có: Hồ sơ kiểm toán chung, hồ sơ kiểm toán chi tiết và hồ sơ
kiểm toán sau khi phát hành báo cáo kiểm toán.
Điều 4. Hồ
sơ kiểm toán chung
Hồ sơ kiểm toán chung gồm có:
1. Quyết định kiểm toán;
2. Báo cáo tài chính, báo cáo
quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư được kiểm toán;
3. Báo cáo kết quả khảo sát;
4. Kế hoạch kiểm toán;
5. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về
hoạt động kiểm toán của Đoàn kiểm toán (nếu có);
6. Văn bản chỉ đạo về hoạt động
kiểm toán đối với Đoàn kiểm toán (nếu có);
7. Biên bản họp Đoàn kiểm toán;
8. Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo
hoạt động kiểm toán của lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành (khu vực) với
Đoàn kiểm toán (nếu có);
9. Báo cáo kết quả thẩm định Dự
thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ thẩm định thuộc Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành
(khu vực);
10. Dự thảo Báo cáo kiểm toán của
Trưởng Đoàn kiểm toán gửi Kiểm toán trưởng;
11. Báo cáo kết quả thẩm định Dự
thảo Báo cáo kiểm toán của Hội đồng thẩm định cấp Vụ;
12. Dự thảo Báo cáo kiểm toán
trình lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước xét duyệt;
13. Các văn bản thẩm định Báo
cáo kiểm toán của các vụ chức năng;
14. Thông báo kết quả xét duyệt
Dự thảo Báo cáo kiểm toán của lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước;
15. Công văn kèm theo Dự thảo
Báo cáo kiểm toán gửi lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán;
16. Ý kiến bằng văn bản của đơn
vị được kiểm toán về Dự thảo Báo cáo kiểm toán;
17. Văn bản giải trình, kiến nghị
của đơn vị được kiểm toán, của các tổ chức, cá nhân có liên quan;
18. Biên bản họp thông báo Dự thảo
Báo cáo kiểm toán với đơn vị được kiểm toán;
19. Tờ trình về việc hoàn thiện
Báo cáo kiểm toán kèm theo Báo cáo kiểm toán đề nghị phát hành;
20. Công văn gửi Báo cáo kiểm
toán kèm theo Báo cáo kiểm toán;
21. Báo cáo bảo lưu ý kiến của
thành viên Đoàn kiểm toán (nếu có);
22. Biên bản kiểm tra, thanh tra
của Vụ Pháp chế, Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán (nếu có).
Điều 5. Hồ
sơ kiểm toán chi tiết
Hồ sơ kiểm toán chi tiết gồm có:
1. Báo cáo tài chính, báo cáo
quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán vốn đầu tư được kiểm toán;
2. Kế hoạch kiểm toán chi tiết;
3. Văn bản yêu cầu cung cấp
thông tin, tài liệu cần thiết để thực hiện việc kiểm toán;
4. Tờ trình xin ý kiến chỉ đạo về
hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán (nếu còn);
5. Văn bản chỉ đạo về hoạt động
kiểm toán đối với Tổ kiểm toán (nếu có);
6. Nhật ký làm việc và tài liệu
làm việc của kiểm toán viên, Tổ kiểm toán;
7. Bằng chứng kiểm toán (các
thông tin, tài liệu, các ghi chép kế toán và các thông tin khác liên quan đến nội
dung kiểm toán mà kiểm toán viên thu thập được làm căn cứ cho việc hình thành ý
kiến đánh giá, xác nhận, kết luận, kiến nghị về nội dung được kiểm toán);
8. Biên bản xác nhận số liệu và
tình hình kiểm toán của kiểm toán viên;
9. Biên bản xác nhận số liệu và
tình hình kiểm toán của Tổ kiểm toán;
10. Biên bản họp Tổ kiểm toán;
11. Dự thảo Biên bản kiểm toán của
Tổ kiểm toán trình Trưởng Đoàn kiểm toán xét duyệt:
12. Biên bản họp thông báo Dự thảo
Biên bản kiểm toán với đơn vị được kiểm toán;
13. Biên bản họp kiểm tra, chỉ đạo
hoạt động kiểm toán của lãnh đạo Đoàn kiểm toán, lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước
chuyên ngành (khu vực) với Tổ kiểm toán (nếu có);
14. Văn bản giải trình, kiến nghị
của đơn vị được kiểm toán;
15. Biên bản kiểm toán;
16. Báo cáo bảo lưu ý kiến của
thành viên Tổ kiểm toán (nếu có).
Điều 6. Hồ
sơ kiểm toán sau khi phát hành báo cáo kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán sau khi phát
hành báo cáo kiểm toán gồm có:
1. Văn bản của các đơn vị được
kiểm toán về việc thực hiệu kết luận và kiến nghị kiểm toán;
2. Thông báo kế hoạch kiểm tra
thực hiện kiến nghị kiểm toán;
3. Thông báo kiểm tra thực hiện
kiến nghị kiểm toán;
4. Biên bản xác nhận số liệu và
kết quả thực hiện kiến nghị kiểm toán;
5. Biên bản kiểm tra thực hiện
kiến nghị kiểm toán;
6. Báo cáo tổng hợp kết quả thực
hiện kiến nghị kiểm toán;
7. Văn bản của Kiểm toán Nhà nước,
Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán Nhà nước khu vực, Đoàn kiểm toán gửi
các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, địa phương về các vấn đề có
liên quan đến cuộc kiểm toán;
8. Văn bản trả lời các tổ chức,
cá nhân về các vấn đề có liên quan đến công tác kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước,
Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán Nhà nước khu vực, Đoàn kiểm toán.
Chương 3:
QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ NỘP LƯU,
BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ TIÊU HUỶ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
Điều 7. Nộp
lưu hồ sơ kiểm toán
1. Sau khi báo cáo kiểm toán của
cuộc kiểm toán được phát hành, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có trách nhiệm lập hồ sơ
kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán; Trưởng Đoàn kiểm toán có trách nhiệm lập hồ
sơ kiểm toán chung, tập hợp đầy đủ hồ sơ kiểm toán chi tiết của các tổ kiểm
toán, lập danh mục hồ sơ kiểm toán của cuộc kiểm toán và nộp vào lưu trữ Kiểm
toán Nhà nước chuyên ngành, lưu trữ Kiểm toán Nhà nước khu vực chậm nhất là một
tháng kể từ ngày Báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán được phát hành; Kiểm toán
trưởng Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành và Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước
khu vực có trách nhiệm lập hồ sơ kiểm toán sau khi phát hành báo cáo kiểm toán
của cuộc kiểm toán.
2. Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán
Nhà nước chuyên ngành được lưu trữ tại Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành trong thời
gian hai mươi tư tháng kể từ ngày 31 tháng 12 năm phát hành báo cáo kiểm toán của
cuộc kiểm toán, sau thời gian hai mươi tư tháng chuyển về lưu trữ tại Văn phòng
Kiểm toán Nhà nước cho đến khi tiêu huỷ theo quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà
nước. Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước khu vực được lưu trữ tai Kiểm toán
Nhà nước khu vực cho đến khi hết thời hạn lưu trữ và tiến hành tiêu huỷ theo
quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
3. Kiểm toán trưởng Kiểm toán
Nhà nước chuyên ngành và Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước khu vực có trách
nhiệm tổ chức việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo đúng Quy chế thực hiện công tác
lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 1653/QĐ-KTNN
ngày 19 tháng 10 năm 2005 của Tổng Kiểm toán nhà nước.
4. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm
toán tối thiểu là hai mươi năm, trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền đánh giá, thẩm định lại giá trị tài liệu để kéo dài thời gian lưu
trữ hồ sơ kiểm toán thì thực hiện theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền.
Điều 8. Bảo
quản hồ sơ kiểm toán
1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo
quản đầy đủ, an toàn và bảo mật trong phòng làm việc hoặc kho lưu trữ.
2. Cán bộ, công chức có trách
nhiệm bảo quản hồ sơ kiểm toán, không được đem tài liệu thuộc hồ sơ kiểm toán về
nhà làm của riêng, mang theo khi chuyển công tác. Nghiêm cấm việc tuỳ tiện cung
cấp tài liệu thuộc hồ sơ kiểm toán cho cá nhân, đơn vị khác.
3. Cán bộ công chức phải lập hồ
sơ, sắp xếp tài liệu một cách ngăn nắp để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tra cứu
khi sử dụng.
4. Hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại
cơ quan Kiểm toán Nhà nước được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Kiểm
toán Nhà nước do Phòng Hành chính trực tiếp quản lý, bảo quản. Hồ sơ kiểm toán
lưu trữ tại Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành được bảo quản tại Phòng Tổng hợp
thuộc Kiểm toán nhà nước chuyên ngành do Phòng tổng hợp thuộc Kiểm toán Nhà nước
chuyên ngành trực tiếp quản lý, bảo quản. Hồ sơ kiểm toán lưu trữ tại Kiểm toán
Nhà nước khu vực được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Kiểm toán Nhà nước
khu vực do Văn phòng Kiểm toán Nhà nước khu vực trực tiếp quản lý, bảo quản.
5. Kho lưu trữ hồ sơ kiểm toán
phải được xây dựng chắc chắn, bảo đảm an toàn tuyệt đối, có trang bị các phương
tiện cần thiết để phòng cháy, chống kẻ gian phá hoại, lấy căp, chống sự huỷ hoại
tài liệu do thời tiết hoặc do côn trùng. Riêng đối với kho lưu trữ của Kiểm
toán Nhà nước do Văn phòng Kiểm toán Nhà nước quản lý và kho lưu trữ do Kiểm
toán Nhà nước khu vực quản lý phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên
dùng theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
kho lưu trữ chuyên dùng.
Điều 9. Khai
thác hồ sơ kiểm toán
1. Chỉ được khai thác hồ sơ kiểm
toán khi có yêu cầu của Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan điều
tra và các cơ quan khác theo quy định của pháp luật; hoặc khi có yêu cầu giám định,
kiểm tra chất lượng kiểm toán; giải quyết kiến nghị về báo cáo kiểm toán, các
khiếu nại tố cáo, lập kế hoạch kiểm toán kỳ sau và các yêu cầu khác theo quyết
định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
2. Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà
nước, Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước khu vực, kiểm toán trưởng Kiểm toán
Nhà nước chuyên ngành quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán do đơn
vị mình quản lý khi có yêu cầu giám định, kiểm tra chất lượng kiểm toán; giải
quyết kiến nghị về báo cáo kiểm toán, các khiếu nại, tố cáo, lập kế hoạch kiểm
toán kỳ sau. Các yêu cầu khác về việc khai thác hồ sơ kiểm toán do Tổng Kiểm
toán Nhà nước quyết định.
3. Đối với tổ chức, cá nhân
ngoài cơ quan Kiểm toán Nhà nước có nhu cầu đến khai thác, nghiên cứu hồ sơ kiểm
toán của Kiểm toán Nhà nước phải có giấy giới thiệu, nêu rõ mục đích khai thác
và phải tuân thủ quy định về khai thác, nghiên cứu hồ sơ kiểm toán. Việc giải
quyết để tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan Kiểm toán Nhà nước khai thác hồ sơ kiểm
toán do Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định.
4. Người khai thác hồ sơ kiểm
toán chỉ được nghiên cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ ngay tại phòng lưu trữ và chỉ
được khai thác, nghiên cứu những văn bản liên quan đến việc mình cần giải quyết.
Trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán trưởng
Kiểm toán Nhà nước khu vực, Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành
cho phép người khai thác hồ sơ kiểm toán sao chụp tài liệu không thuộc tài liệu
mật tại phòng lưu trữ, việc sao tài liệu lưu trữ phải do bộ phận trực tiếp quản
lý hồ sơ thực hiện.
Điều 10.
Tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán
1. Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn
lưu trữ, nếu không có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đánh giá,
thẩm định lại giá trị tài liệu để kéo dài thời gian lưu trữ thì được tiêu huỷ
theo quy định. Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán hết
thời hạn lưu trữ.
2. Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà
nước và Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà nước khu vực có trách nhiệm trình Tổng
Kiểm toán Nhà nước hồ sơ xét tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn lưu trữ.
Hồ sơ xét tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn trình Tổng Kiểm toán Nhà nước
gồm có:
a) Tờ trình về việc tiêu huỷ hồ
sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ;
b) Danh mục hồ sơ kiểm toán hết
thời hạn lưu trữ;
c) Bản thuyết minh hồ sơ kiểm
toán hết thời hạn lưu trữ;
d) Danh mục hồ sơ kiểm toán giữ
lại.
3. Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết
định thành lập Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ.
a) Thành phần Hội đồng tiêu huỷ
hồ sơ kiểm toán
- Đối với hồ sơ kiểm toán lưu trữ
tại kho lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước do Văn phòng Kiểm toán Nhà nước quản lý,
thành phần Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ gồm:
+ Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà
nước - Chủ tịch Hội đồng;
+ Trưởng phòng Hành chính - Uỷ
viên;
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ
sơ xét huỷ - Uỷ viên;
+ Đại diện bộ phận lưu trữ - Uỷ
viên.
- Đối với hồ sơ kiểm toán lưu trữ
tại kho lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu vực, thành phần Hội đồng tiêu huỷ hồ
sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ gồm:
+ Kiểm toán trưởng Kiểm toán Nhà
nước khu vực - Chủ tịch Hội đồng;
+ Chánh Văn phòng - Uỷ viên
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có hồ
sơ xét huỷ - Uỷ viên;
+ Đại diện bộ phận lưu trữ - Uỷ
viên;
- Các thành viên tham gia do Chủ
tịch Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán quyết định.
b) Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ kiểm
toán có trách nhiệm tiến hành xem xét danh mục hồ sơ kiểm toán đề nghị tiêu huỷ,
kiểm tra thực tế và đối chiếu với danh mục hồ sơ kiểm toán cần tiêu huỷ và lập
biên bản tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ, trực tiếp tổ chức việc
tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ.
3. Việc tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán
được thực hiện bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy và bằng phương pháp thủ
công hoặc được chuyển đến nhà máy giấy ngâm nước để tái chế; đối với các tài liệu
được lưu trên băng, đĩa, phim,...đã sử dụng phải làm thay đổi toàn bộ hình dạng
và tính năng tác dụng. Việc tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo các thông
tin, số liệu trong hồ sơ kiểm toán đã tiêu huỷ không thể phục hồi, khai thác lại
được.
Điều 11. Nộp
lưu, bảo quản, khai thác và tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà
nước
Chế độ nộp lưu, bảo quản, khai
thác và tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện
theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí mật ban hành kèm theo quyết định số
876/2006/QĐ-KTNN ngày 22/11/2006 của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
Chương 4:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ XỬ
LÝ VI PHẠM
Điều 12. Tổ
chức thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị trực
thuộc Kiểm toán Nhà nước, các Đoàn Kiểm toán Nhà nước, các thành viên của Đoàn
Kiểm toán Nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quy định này. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc
khó khăn, vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng
kiểm toán để tập hợp báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
2. Các đơn vị trực thuộc Kiểm
toán Nhà nước không phải là Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán Nhà nước
khu vực mà được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán thì thực hiện
việc lập, nộp lưu, bảo quản, khai thác hồ sơ kiểm toán như Kiểm toán Nhà nước
chuyên ngành.
Điều 13. Xử
lý vi phạm
Mọi hành vi vi phạm Quy định
danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và tiêu huỷ hồ sơ
kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử
lý kỷ luật hoặc xử lý theo quy định của pháp luật./.