BỘ
TÀI CHÍNH
*******
Số: 01-TC/HCP
|
VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******
Hà
Nội, ngày 07 tháng 01 năm 1959
|
THÔNG TƯ
VỀ VIỆC THỐNG NHẤT MẪU SỔ LƯƠNG
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Kính
gửi: Các đơn vị dự toán cấp trung ương.
Cho đến nay mỗi
nơi lập sổ lương bổng một khác, không có mẫu mực thống nhất. Cách làm cũng mỗi
nơi một khác: nơi thì đánh máy sẵn thành nhiều bản dùng làm nhiều tháng, nếu cần
thì sửa chữa thêm bớt, nơi thì hàng tháng phải viết tay tốn rất nhiều
thì giờ.
Đặc biệt là rất
ít nơi lập “Sổ thống kê theo dõi lương bổng” của tất cả nhân viên của cơ quan
hoặc “Phiếu kiểm soát lương bổng cá nhân”, nên không nắm được chắc chắn số người
lĩnh lương ở cơ quan, hoặc khi cần làm truy lĩnh lương thiếu hay truy nộp lương
lĩnh thừa cho một số cán bộ nào đó cũng bị lúng túng vì phải tra cứu nhiều tài
liệu.
Đứng trước
tình hình ấy, Bộ Tài chính nhận thấy cần phải thống nhất cách lập sở lương bổng
của cán bộ nhân viên nhằm đạt các mục đích sau đây:
1) Kiểm soát dễ dàng số lương và phụ cấp của mỗi cán bộ, đối
chiếu dễ dàng tháng trước với tháng sau để phát hiện chênh lệch, đồng thời nắm
được chắc chắn tổng số cán bộ trong biên chế của cơ quan lĩnh lương và phụ cấp
hàng tháng.
2) Giảm bớt thì giờ trong việc làm lương hàng tháng. Hàng
tháng không phải đánh máy hoặc viết tay sổ lương.
3) Tiết kiệm số lượng giấy để lập sổ lương.
Vậy Bộ Tài
chính xin đề nghị lập một sổ lương và phụ cấp dùng luôn trong một năm. Sổ lương
này mở như một quyển sách, mỗi tháng một trang. Hàng tháng không viết lại các cột
“Họ tên”, “Bậc lương”, “Số con được hưởng trợ cấp”.
Kèm theo đây
mẫu sổ lương và bảng lương dẫn cách sử dụng sổ lương đó. Sổ lương này thay thế
cho “Sổ thống kê theo dõi lương bổng của cơ quan” và “Phiếu kiểm soát lương bổng
cá nhân”.
Sổ lương
không phải kèm theo quyết toán hàng tháng. Khi nào cần nghiên cứu, cơ quan Tài
chính sẽ cử cán bộ đến xem tại chỗ hoặc mượn xem xong rồi trả lại.
Bộ Tài chính
trân trọng yêu cầu các đơn vị nghiên cứu và nếu thấy thuận lợi thì cho áp dụng
ngay. Đơn vị nào có sáng kiến có thể giản đơn được hơn nữa và đạt được các mục
đích trên đây, cho Bộ Tài chính biết để kịp thời phổ biến đi nơi khác.
|
K.
T. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Thanh Sơn
|
BẢN HƯỚNG DẪN
(Cách sử dụng sổ lương và phụ cấp của cán bộ (theo
thang lương chung) thi hành trong 12 tháng
1)
Tháng nào có thêm cán bộ, thì tiếp tục ghi thêm tên vào danh sách, nhưng cần
chú ý: về những tháng không trả lương thì gạch ngang một dòng vào các cột
lương và phụ cấp. Tháng nào bớt cán bộ, thì gạch ngang một dòng vào các
cột lương và phụ cấp từ tháng đó trở đi (chú ý: không gạch bỏ tên).
Thêm hay bớt
cán bộ đều phải ghi cú rõ trong cột “Chú thích”.
Xin chú ý:
Cột “số thứ tự” ở đầu sổ lương, đối với đơn vị nào mà biên chế thay đổi luôn, sẽ
mất tác dụng. Vậy muốn biết tổng số người lĩnh lương trong tháng, đành phải đếm
ở số cột “Lương và phụ cấp hàng tháng”.
2) Nếu
có sự thay đổi ảnh hưởng đến lương bổng (về ngạch bậc), về số con được hưởng trợ
cấp hoặc về khu vực lương…thì giải thích ở cột “Chú thích” lý do thay đổi, đồng
thời triết tính cụ thể số tiền được lĩnh.
3) Số
cột trong sổ lương có thể tùy mỗi đơn vị thêm bớt. Thí dụ: nơi nào có cán bộ hưởng
phụ cấp đặc biệt về lương thì có thể mở thêm một cột để ghi khoản đó. Nơi nào
có rất ít cán bộ ở trong tập thể cơ quan thì có thể không cần mở cột “trừ tiền
nhà, điện nước”.
4) Cuối
mỗi tháng phải kết toán sổ lương là bao nhiêu tiền (chú ý ghi số tiền được lĩnh
chưa trừ nợ ở cột 8) và trả cho bao nhiêu cán bộ. Sau đó Phụ trách kế toán, Phụ
trách tổ chức cán bộ và Thủ trưởng cơ quan cùng ký và đóng dấu. Phụ trách tổ chức
cán bộ của cơ quan phải ký sổ lương để xác nhận đúng số người trong biên chế của
cơ quan.
5) Mỗi
Vụ, Sở hay bộ phận công tác… nên lập một sổ lương riêng để việc trả tiền được dễ
dàng mau chóng (kinh nghiệm nhiều nơi cho biết việc trả lương có thể giải quyết
nhanh chóng bằng cách chuyển tiền cho từng bộ môn nhận và trả hộ thủ quỹ).
Ngoài ra cần lập một bảng Tổng hợp chung cho toàn thể cơ quan để biết rõ tổng số
lương và phụ cấp phải trả và tổng số người được lĩnh lương.
Số
thứ tự
|
HỌ
VÀ TÊN
|
Bậc
lương
|
Số
con được hưởng trợ cấp (ghi rõ ngày sinh của mỗi cháu)
|
LƯƠNG
VÀ PHỤ CẤP HÀNG THÁNG
|
TRỪ
CÁC KHOẢN
|
Số
tiền còn được lĩnh
|
Ký
nhận
|
Chú
thích
|
Lương
chính bản thân (kể cả bảo lưu về lương)
|
Phụ
cấp khu vực
|
Trợ
cấp đông con (kể cả bảo lưu về phụ cấp con)
|
Cộng
số tiền được lĩnh
|
Nợ
cơ quan
|
Tiền
nhà điện nước
|
Các
khoản khác
|
Cộng
các khoản phải trừ
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kế
toán là ………………. đồng, trả cho ……………………. cán bộ
Phụ
trách tổ chức cán bộ của địa phương
(Ký tên)
|
Phụ
trách kế toán của đơn vị
(Ký tên)
|
Hà
Nội, ngày ……………
THỦ
TƯỚNG CƠ QUAN
(Ký tên và đóng dấu)
|
Chú thích:
1. Sổ
này mở như quyển sách, gáy đóng vào khoảng giữa hai cột 10 và 11; mở sang hai
bên: bên phải vừa hết cột 15 (tức là: cột “Chú thích”, bên trái vừa hết cột
5 (tức là cột: “Lương chính bản thân”).
Chú ý:
a) Cần chia
các cột cho khéo dể gáy quyển sách vào đúng giữa hai khe hai cột 10 và 11, và
khi mở ra hai bên thì trang giấy vừa khít cột 5 và cột 15, không thừa và cũng
không thiếu.
b) Chỉ riêng
tờ thứ nhất mới cần đóng giấy khổ rộng để ghi các cột 1, 2, 3 và 4 (ghi một lần
dùng luôn trong 12 tháng) còn các tờ khác thì đóng giấy khổ hẹp để ghi từ cột 5
đến cột 15.
2. Một
sổ lương chỉ cần đóng 6 tờ giấy là đủ dùng trong 12 tháng.
3. Một
đơn vị có nhiều cán bộ không ghi hết vào trang thứ nhất (trang này dành cho
tháng giêng) (Thí dụ: đơn vị có 45 người nhưng chỉ mới ghi được có 25 người),
thì sổ lương cần đóng thêm 6 tờ giấy nữa (tổng cộng 12 tờ) để tiếp tục ghi nốt
số cán bộ còn lại từ người thứ 26 đến thứ 45.
Chú ý:
a) Người thứ
26 sẽ ghi vào tờ thứ 13 vì tờ 12 tờ đầu phải dành cho 12 tháng cho số cán bộ từ
1 đến 25 rồi.
b) Trên tờ thứ
13, sẽ ghi “tháng giêng (tiếp theo)”.
c) Tờ thứ 13
phải mở rộng như tờ thứ nhất để ghi danh sách cán bộ (số thứ tự, họ và tên, ngạch
bậc, số con được hưởng trợ cấp).
d) Tờ thứ 14 trở đi, vì không phải
ghi danh sách cán bộ, nên chỉ cần làm hẹp, để ghi các con số từ cột 5 trở đi.