Thông tư 09/2009/TT-BKH hướng dẫn thực hiện chương trình tín dụng chuyên ngành nguồn vốn vay Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA)

• Số hiệu: 09/2009/TT-BKH
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
• Người ký: Trương Văn Đoan
• Ngày ban hành: 30/10/2009

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ  -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 09/2009/TT-BKH	Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2009

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH TÍN DỤNG CHUYÊN NGÀNH THUỘC NGUỒN VỐN VAY CƠ QUAN HỢP TÁC QUỐC TẾ NHẬT BẢN (JICA)

Căn cứ Nghị định số 116/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ các điều khoản của các Hiệp định tín dụng chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Hiệp định) được ký giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Ngân hàng hợp tác quốc tế Nhật Bản (JBIC), nay là Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (sau đây gọi tắt là JICA),
Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện dự án thuộc các Chương trình tín dụng chuyên ngành như sau:

Phần 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Chương trình tín dụng chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Chương trình) được quy định tại Thông tư này là Chương trình sử dụng nguồn vốn vay của JICA để thực hiện các dự án cơ sở hạ tầng xóa đói giảm nghèo ở các địa phương trong phạm vi cả nước, thuộc các lĩnh vực được quy định trong Hiệp định.

2. Nguồn vốn vay thuộc Chương trình được cân đối vào ngân sách nhà nước và cấp phát chi đầu tư phát triển cho các địa phương để xây dựng cơ sở hạ tầng với mục tiêu nâng cao mức sống, giảm nghèo.

3. Tổ chức quản lý, thực hiện các dự án thuộc Chương trình tuân thủ các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về phân cấp ngân sách nhà nước, quản lý đầu tư và xây dựng, đấu thầu, giám sát đầu tư, giám sát cộng đồng, … và các quy định khác có trong Hiệp định.

4. Việc thanh toán nguồn vốn JICA cho các dự án được thực hiện theo tiến độ thực tế trên cơ sở nghiệm thu, xác nhận khối lượng và giá trị theo đúng quy trình thủ tục thanh toán xây dựng cơ bản trong nước hiện hành, không phụ thuộc vào kế hoạch vốn được giao hàng năm.

5. Nguồn vốn vay JICA chỉ được sử dụng để thanh toán các hạng mục sau:

a. Thanh toán giá trị khối lượng xây lắp và mua sắm vật tư, thiết bị trong nước của dự án.

b. Nhập khẩu hàng hóa, thiết bị trong nước chưa sản xuất được cho các dự án.

c. Chi phí thuê tư vấn cho Chương trình.

d. Phí ngân hàng nước ngoài và phí rút vốn vay JICA.

Khoản (c) sẽ được Ban quản lý Chương trình thông báo tới các Ban quản lý dự án, Chủ dự án hạch toán và quyết toán công trình sau khi kết thúc quá trình rút vốn hiệp định.

Mức vốn JICA thông báo cho mỗi dự án là hạn mức rút vốn tối đa. Mọi phát sinh trong quá trình thực hiện do ngân sách địa phương chịu trách nhiệm. Việc sử dụng nguồn vốn dư sau đấu thầu của từng dự án phải được tiến hành theo các bước như một dự án mới.

6. Vốn vay JICA không được dùng để chi các khoản:

a. Các khoản thuế phải nộp

b. Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng.

c. Chi phí quản lý dự án, bao gồm chi phí quản lý của Ban quản lý dự án tỉnh.

d. Các khoản chi phí gián tiếp khác

Các khoản chi phí trên được thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng. Vốn đối ứng được sử dụng từ ngân sách địa phương hoặc huy động từ các nguồn khác nhằm bảo đảm dự án được thực hiện theo đúng tiến độ đã được xác định khi giao dự án.

Phần 2.

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN

1. Bộ Kế hoạch và Đầu tư:

- Đảm bảo quyết định đầu tư Chương trình theo đúng quy định của pháp luật trên cơ sở đáp ứng các mục tiêu và phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển.

- Thông báo danh mục dự án và mức vốn các dự án cụ thể đến Ủy ban nhân dân tỉnh để tổ chức thực hiện.

- Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu tư vấn theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu.

- Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện Chương trình. Bảo đảm các nguồn lực cần thiết cho hoạt động theo dõi, quản lý, giám sát Chương trình.

- Xây dựng và triển khai các biện pháp theo quy định của pháp luật về phòng và chống tham nhũng, lãng phí, sử dụng vốn sai mục đích làm ảnh hưởng đến mục tiêu của Chương trình.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về các hành vi vi phạm các quy định về thẩm quyền trong quá trình giám sát việc thực hiện Chương trình.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về việc triển khai chậm hoặc có sai phạm trong quá trình triển khai Chương trình, gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng.

- Phối hợp với JICA xem xét và quyết định chọn lựa dự án thay đổi trên cơ sở đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phối hợp với JICA xem xét và quyết định việc sử dụng vốn dư của Chương trình.

2. Bộ Tài chính:

- Làm thủ tục chấp nhận thanh toán cho các dự án theo quy định.

- Làm thủ tục ghi thu ghi chi kịp thời để Sở Tài chính hạch toán vào ngân sách địa phương.

- Tiến hành rút vốn bổ sung kịp thời vào tài khoản đặc biệt.

- Hoàn trả gốc và lãi vay theo quy định tại Hiệp định.

- Phối hợp với Ban quản lý chương trình và JICA trong việc theo dõi và đánh giá Chương trình.

3. Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank):

- Thực hiện thanh toán theo các phương thức rút vốn quy định tại các Hiệp định vay JICA theo yêu cầu của Bộ Tài chính và gửi các loại giấy báo theo quy định tại Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho Chương trình tín dụng chuyên ngành của JICA

- Theo dõi và thông báo cho Bộ Tài chính và Ban quản lý Chương trình số dư tài khoản đặc biệt sau mỗi lần thanh toán và rút vốn vào tài khoản đặc biệt.

4. Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Đảm bảo quyết định đầu tư dự án đúng mục tiêu, phù hợp quy hoạch, kế hoạch, đúng luật pháp và có hiệu quả; đảm bảo đủ vốn đối ứng để thực hiện dự án theo đúng tiến độ quy định trong Hiệp định.

- Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu của các dự án theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu.

- Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các các dự án của chủ dự án.

- Xây dựng và triển khai các biện pháp theo quy định của pháp luật về phòng và chống tham nhũng, lãng phí, sử dụng vốn sai mục đích làm ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về các hành vi vi phạm các quy định về thẩm quyền trong quá trình giám sát việc thực hiện dự án.

- Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về việc triển khai chậm hoặc có sai phạm trong quá trình triển khai các dự án, gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng.

- Chịu trách nhiệm báo cáo và giải trình với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và JICA về việc thay đổi dự án (nếu có) so với danh mục đã được thông báo trước tháng 9 hàng năm.

5. Cơ cấu tổ chức quản lý Chương trình và nhiệm vụ của Ban quản lý các cấp:

5.1. Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA (sau đây gọi tắt là Ban QLCT):

Là đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định thành lập.

Nhiệm vụ của Ban QLCT:

a. Lập kế hoạch thực hiện Chương trình:

- Phối hợp với JICA rà soát, cập nhật, điều chỉnh (nếu cần) kế hoạch tổng thể thực hiện Chương trình. Trong đó, xác định khối lượng công việc hoàn thành trong mỗi giai đoạn, kể cả một số hoạt động có thể thực hiện trước khi Hiệp định có hiệu lực.

- Phối hợp với JICA xây dựng kế hoạch hàng năm để thực hiện Chương trình.

b. Nhiệm vụ thực hiện đấu thầu và quản lý hợp đồng:

- Đối với gói thầu tư vấn của Chương trình: tiến hành đấu thầu tư vấn theo các quy định hiện hành của Việt Nam về đấu thầu và Hiệp định đã ký. Theo dõi, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng tư vấn. Tổ chức thanh quyết toán hợp đồng theo quy định của pháp luật.

- Đối với các hợp đồng của các dự án thuộc Chương trình:

+ Tổng hợp và giám sát công tác đấu thầu ở các địa phương;

+ Tổng hợp kết quả lựa chọn nhà thầu và danh mục hợp đồng các dự án do Ban quản lý dự án tỉnh thông báo. Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của tỉnh, Ban QLCT thông báo danh mục hợp đồng cho Bộ Tài chính để làm cơ sở cho việc giải ngân.

c. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ giải ngân theo quy định của pháp luật và JICA.

- Rà soát hồ sơ đề nghị thanh toán do Ban quản lý các dự án JICA tỉnh đồng gửi (theo quy định tại khoản 2.3 phần III của Thông tư này), nếu phát hiện sai phạm, Ban QLCT sẽ thông báo cho Bộ Tài chính và đề xuất giải pháp xử lý sai phạm.

- Tập hợp chứng từ gửi Bộ Tài chính làm thủ tục rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt.

d. Nhiệm vụ hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình:

- Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLCT.

- Phối hợp cùng tư vấn nước ngoài thiết lập hệ thống thông tin (MIS) theo dõi tình hình thực hiện các dự án, cập nhật các vấn đề vướng mắc trong quá trình triển khai. Hướng dẫn các Ban quản lý dự án sử dụng, cập nhật, khai thác và trao đổi thông tin trên hệ thống này.

- Lưu trữ các tài liệu gốc liên quan đến Chương trình theo quy định của pháp luật.

- Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các dự án thuộc Chương trình đã được ký kết với JICA bảo đảm đúng tiến độ, chất lượng và hiệu quả.

- Làm đầu mối giao dịch với Ban quản lý dự án tỉnh, Ban quản lý dự án, Tư vấn nước ngoài và JICA về những vấn đề liên quan đến Chương trình.

- Điều phối việc cung cấp thông tin về Chương trình cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra và JICA trong khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao.

e. Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện Chương trình:

- Định kỳ hàng quý hoặc đột xuất, Ban QLCT tổ chức kiểm tra tình hình quản lý và triển khai thực hiện dự án ở địa phương. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng với quy định, sai phạm trong đầu tư xây dựng cơ bản, đấu thầu hoặc giải ngân thì sẽ thu hồi vốn đã chuyển hoặc tạm ngừng chuyển vốn để có biện pháp xử lý thích hợp.

- Đối với các trường hợp vi phạm chế độ báo cáo quy định tại Thông tư này, Ban QLCT sẽ có biện pháp nhắc nhở, khiển trách hoặc đề nghị Bộ Tài chính tạm ngưng giải ngân đối với những dự án đã nhắc nhở nhưng vẫn tiếp tục vi phạm.

- Lập báo cáo tình hình thực hiện Chương trình theo quy định về quản lý ODA và Hiệp định đã ký.

- Thực hiện đánh giá Chương trình theo quy định của Hiệp định. Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện và báo cáo kết thúc Chương trình theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức của Việt Nam và quy định trong Hiệp định.

g. Lập báo cáo tổng hợp quyết toán Chương trình theo quy định.

5.2. Ban quản lý các dự án JICA tỉnh (sau đây gọi tắt là Ban QLDA tỉnh):

Là đơn vị trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, được thành lập theo quyết định của cấp có thẩm quyền của tỉnh.

Nhiệm vụ của Ban QLDA tỉnh:

a. Là cơ quan đầu mối trong việc lập kế hoạch, điều hành và báo cáo tình hình thực hiện các dự án tại địa phương.

b. Lập kế hoạch, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, bố trí vốn đối ứng cho các dự án trên địa bàn tỉnh và kinh phí hoạt động của Ban QLDA tỉnh.

c. Nhiệm vụ giám sát các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng:

- Kiểm tra và giám sát quá trình tổ chức đấu thầu, ký kết hợp đồng mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị (nếu có) và xây lắp giữa Ban QLDA với các nhà thầu.

- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có kết quả đấu thầu, Ban QLDA tỉnh tổng hợp gửi cho Ban QLCT:

+ Kế hoạch đấu thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực)

+ Kết quả lựa chọn nhà thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực)

+ Danh mục hợp đồng của các dự án đến Ban QLCT (theo mẫu tại Phụ lục 1 kèm theo Thông tư này).

d. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:

- Quản lý tài chính theo quy định của pháp luật và JICA.

- Làm đầu mối tổng hợp, kiểm tra hồ sơ và tiến hành thủ tục giải ngân cho các dự án sử dụng vốn JICA trên địa bàn tỉnh theo quy định và chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn này trước Ban QLCT. Chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định hồ sơ; tập hợp, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ gốc về giải ngân, thanh quyết toán công trình.

- Cung cấp các chứng từ theo quy định tại khoản 2.3 phần III tại Thông tư này cho Ban QLCT để rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt.

e. Nhiệm vụ hành chính và điều phối và trách nhiệm giải trình:

- Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLDA tỉnh.

- Lập dự toán kinh phí hoạt động hằng năm của Ban QLDA tỉnh theo quy định hiện hành, trình UBND tỉnh phê duyệt.

- Phối hợp với các cơ quan quản lý chuyên ngành của địa phương hướng dẫn, giám sát các Ban QLDA triển khai thực hiện dự án. Chịu trách nhiệm kiểm tra việc tuân thủ các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý đầu tư, xây dựng công trình và đấu thầu.

- Cung cấp thông tin về các dự án tại địa phương cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra và JICA trong khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao.

g. Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo:

- Theo dõi và thường xuyên cập nhật tình hình giải ngân của các dự án.

- Định kỳ 10 ngày sau khi kết thúc quý, Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tiến độ thực hiện các dự án trên địa bàn tỉnh cho Ban QLCT. (theo mẫu tại phụ lục 2 kèm theo Thông tư này)

- Chậm nhất 15 ngày sau khi nhận được báo cáo quyết toán củaBan QLDA (hoặc Chủ dự án trong trường hợp Ban QLDA đã giải thể), Ban QLDA tỉnh tổng hợp báo cáo quyết toán gửi Ban QLCT. Trong báo cáo quyết toán, ngoài biểu số liệu, phải có bản thuyết minh về:

+ Tình hình thuận lợi, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án (văn bản hướng dẫn, thủ tục giải ngân, việc tiếp nhận vật tư, thiết bị (nếu có) v.v…).

+ Đánh giá kết quả kinh tế xã hội và những kiến nghị (nếu có).

+ Công suất tăng thêm của toàn bộ công trình hay hạng mục công trình do kết quả đầu tư mang lại.

5.3. Ban quản lý từng dự án (sau đây gọi tắt là Ban QLDA):

Ban QLDA do chủ dự án quyết định thành lập.

Nhiệm vụ của Ban QLDA:

a. Lập kế hoạch thực hiện dự án:

- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, đấu thầu …) trong đó, xác định khối lượng công việc hoàn thành trong mỗi giai đoạn.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng đúng mục tiêu và nguyên tắc của nguồn vốn JICA được phân bổ.

b. Nhiệm vụ thực hiện đấu thầu và quản lý hợp đồng:

- Có trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án theo đúng quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý đầu tư và xây dựng công trình, về đấu thầu. Riêng đối với các gói thầu xây lắp hàng hóa, vật tư, thiết bị trong nước sử dụng vốn JICA có giá trị trên 0,3 tỷ Yên (quy ra VNĐ theo tỷ giá JPY/VNĐ do Ngân hàng Vietcombank công bố vào thời điểm ký hợp đồng) đối với Chương trình tín dụng chuyên ngành VN X-3 hoặc trên 0,5 tỷ Yên đối với Chương trình tín dụng chuyên ngành VN XIII-8 và các Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA tiếp theo, ngoài việc tuân thủ các quy định tại các văn bản nêu trên của Chính phủ Việt Nam, còn phải tuân thủ các quy định của JICA và được JICA làm thủ tục phê duyệt hợp đồng.

- Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được ký với nhà thầu (về tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, …). Theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

- Chậm nhất 15 ngày sau khi hợp đồng được ký kết, Ban QLDA gửi một lần hồ sơ quản lý dự án cho Ban QLDA tỉnh, bao gồm:

+ Quyết định phê duyệt dự án đầu tư của cấp có thẩm quyền (bản chính, hoặc bản sao có chứng thực).

+ Quyết định phê duyệt thiết kế và tổng dự toán (bản chính hoặc bản sao có chứng thực)

+ Quyết định thông báo vốn của Ủy ban nhân dân tỉnh (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

+ Kế hoạch đấu thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

+ Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

+ Hợp đồng ký giữa Ban QLDA và nhà thầu, trong đó có ghi rõ phần vốn JICA (bản chính).

+ Quyết định phê duyệt hợp đồng (đối với những hợp đồng yêu cầu phê duyệt theo quy định của quy chế đấu thầu hiện hành của Việt Nam và quy định của JICA) (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

- Tổ chức thanh quyết toán hợp đồng theo quy định của pháp luật.

c. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ giải ngân theo quy định của pháp luật và JICA.

- Tổ chức nghiệm thu, xác định khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành được phép thanh toán theo quy định hiện hành và theo đúng quy định thanh toán của Chương trình, đúng đối tượng, đúng nguồn vốn và gửi cho Kho bạc Nhà nước địa phương xác nhận.

- Tập hợp đầy đủ hồ sơ đề nghị thanh toán như quy định tại khoản 2.2 phần III của Thông tư này gửi Ban QLDA tỉnh để làm thủ tục giải ngân cho dự án.

d. Nhiệm vụ hành chính, điều phối và báo cáo:

- Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLDA

- Thường xuyên cung cấp thông tin và cập nhật số liệu cho hệ thống thông tin của Chương trình (MIS). Kịp thời phát hiện và báo cáo các khó khăn, vướng mắc phát sinh vượt quá thẩm quyền xử lý cho Ban QLDA tỉnh và Ban QLCT.

- Thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện dự án ở các nội dung: tiến độ, khối lượng, chất lượng, chi phí, biến động … và kịp thời điều chỉnh kế hoạch.

- Cung cấp thông tin liên quan đến dự án theo khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao.

- Chậm nhất 05 ngày sau khi kết thúc quý, Ban QLDA có trách nhiệm báo cáo tiến độ thực hiện dự án cho Ban QLDA tỉnh (theo mẫu tại phụ lục 2 kèm theo Thông tư này).

e. Nhiệm vụ nghiệm thu, bàn giao và quyết toán dự án:

- Chuẩn bị để Chủ dự án nghiệm thu, bàn giao dự án cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác.

- Chịu trách nhiệm quyết toán dự án theo đúng quy định hiện hành của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng công trình. Chậm nhất 3 tháng, sau khi nghiệm thu và bàn giao công trình, Ban QLDA phải gửi báo cáo quyết toán cho Ban QLDA tỉnh.

Phần 3.

RÚT VỐN THANH TOÁN VÀ RÚT VỐN BỔ SUNG VÀO TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT

1. Việc rút vốn thanh toán cho chi phí tư vấn do Ban QLCT thực hiện theo quy định tại Thông tư số 132/2008/TT-BTC ngày 29/12/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho Chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA).

2. Việc thanh toán bằng Đồng Việt Nam cho các nhà thầu xây dựng, cung cấp hàng hóa và dịch vụ trong nước:

2.1. Nguyên tắc thanh toán:

a. Chỉ thanh toán cho các dự án sử dụng nguồn vốn JICA theo danh mục mà Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã thông báo cho từng địa phương.

b. Chỉ thanh toán trong hạn mức vốn JICA đã được thông báo cho từng dự án.

c. Chỉ thanh toán cho giá trị khối lượng hoàn thành có xác nhận của Ban QLDA và của Kho bạc Nhà nước địa phương.

d. Chỉ thanh toán cho các nhà thầu có trong quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định thầu phù hợp với quy chế đấu thầu hiện hành.

e. Chỉ thanh toán cho những hợp đồng trong danh mục đã được Ban QLCT thông báo cho Bộ Tài chính.

g. Chỉ thanh toán cho những dự án có báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo quy định tại khoản 5.3.d phần II của Thông tư hướng dẫn này.

2.2. Hồ sơ đề nghị thanh toán vốn JICA do Ban QLDA chuẩn bị và gửi cho Ban QLDA tỉnh bao gồm:

a. Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, có bản tính giá trị theo khối lượng nghiệm thu kèm theo (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

b. Phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành (2 bản chính).

c. Bản đề nghị thanh toán của nhà thầu, có xác nhận của Ban QLDA (2 bản chính).

Đối với việc rút vốn tạm ứng, ngoài các văn bản nói trên cần có thêm giấy bảo lãnh tạm ứng của ngân hàng thương mại.

2.3. Quy trình thanh toán cho các nhà thầu trong nước thực hiện theo quy định tại Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) do Bộ Tài chính ban hành. Để phục vụ cho việc theo dõi, quản lý giải ngân và rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt, Ban QLDA tỉnh đồng gửi cho Ban QLCT công văn đề nghị Bộ Tài chính thanh toán kèm theo bản sao các chứng từ sau:

- Biểu tổng hợp các dự án đề nghị thanh toán (theo mẫu tại phụ lục 3 kèm theo Thông tư này)

- Phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành

- Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu

- Phiếu báo chuyển tiền (gửi sau khi nhận được từ Ngân hàng Vietcombank)

3. Việc rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt:

Căn cứ tiến độ giải ngân, Ban QLCT yêu cầu Bộ Tài chính tiến hành thủ tục rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt theo quy định của Hiệp định. Quy trình rút vốn bổ sung tiến hành theo Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) do Bộ Tài chính ban hành.

Phần 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Thông tư này thay thế cho Thông tư số 06/2003/TT-BKH ban hành ngày 09/09/2003 và có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan thông báo Bộ Kế hoạch và Đầu tư để kịp thời giải quyết.

Nơi nhận: - Văn phòng TW Đảng và các ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Tòa án nhân dân tối cao; - Văn phòng BCĐ phòng chống tham nhũng TW; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Kiểm toán Nhà nước; - UBND các tỉnh, Thành phố trực thuộc TW; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam; - Công báo; - Website Chính phủ; -Lưu: VT, KTDV.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trương Văn Đoan

PHỤ LỤC 1

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ  BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TỈNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: ………….	…………., ngày …  tháng … năm …..

DANH MỤC HỢP ĐỒNG CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN JICA

Thuộc Chương trình tín dụng chuyên ngành theo Hiệp định số...

Kính gửi: Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA
(Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

Thực hiện Thông tư số … ngày … của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện Chương trình tín dụng chuyên ngành của Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA).

Ban quản lý dự án JICA tỉnh … thông báo danh mục hợp đồng thuộc các dự án sử dụng vốn vay JICA như sau:

Dự án 1:

- Tên dự án:

- Chủ đầu tư:

- Ban quản lý dự án:

- Tổng mức đầu tư:

- Tổng giá trị xây lắp:                 , trong đó, hạn mức vốn JICA là:

- Số lượng gói thầu:

- Hình thức đấu thầu:

Tóm tắt nội dung các Hợp đồng đã ký như sau:

STT	Tên gói thầu	Ban quản lý dự án (Bên A)	Tên nhà thầu (Bên B)	Ngày/số hợp đồng và phụ lục	Thời gian thực hiện	Giá trị hợp đồng
						Tổng số	Trong đó, vốn JICA

Dự án 2:

…….

…….

Ban quản lý dự án JICA tỉnh xác nhận các hợp đồng nói trên đã được ký kết bởi cơ quan chủ quản đầu tư có đủ thẩm quyền theo quyết định đầu tư với nhà thầu hợp lệ.

Ban quản lý dự án JICA tỉnh trân trọng thông báo.

(ký tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC 2

(CƠ QUAN BÁO CÁO) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
	…………., ngày …  tháng … năm …..

BÁO CÁO QUÝ

(Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …)

Kính gửi: …………………………………

I- Dự án A:

1/ Tóm tắt tình hình thực hiện dự án:

a- Kế hoạch thời gian hoàn thành dự án:

- Dự kiến ban đầu:

- Dự kiến theo báo cáo quý trước:

- Dự kiến mới:

b- Dự toán:

- Dự toán ban đầu:

- Dự toán theo báo cáo quý trước

- Dự toán mới:

c- Tổng vốn đã thanh toán:

- Vốn JICA đã giải ngân tính đến thời điểm báo cáo:

- Vốn đối ứng giải ngân đến thời điểm báo cáo:

- Kế hoạch giải ngân quý tới:

d- Tiến độ dự án: các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ dự án; phương hướng khắc phục.

2/ Các kiến nghị:

- Các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án và biện pháp khắc phục.

- Kiến nghị các giải pháp để xử lý.

II- Dự án B: (như trên)

…

PHỤ LỤC 3

Phụ lục kèm theo công văn số: … ngày … tháng … năm …. của Ban quản lý dự án tỉnh ……………………

Tên dự án	Ban quản lý dự án (A)	Tên nhà thầu (B)	Ngày/số hợp đồng	Đơn vị thụ hưởng	Số tài khoản	Tại ngân hàng	Giá trị đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn JICA (đồng)
Tổng số:
Dự án A
Dự án B
Dự án C

Ghi chú: Phụ lục kèm theo công văn phải được đóng dấu.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 09/2009/TT-BKH	Hanoi, October 30, 2009

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE SPECIALIZED CREDIT PROGRAM FUNDED WITH LOANS OF THE JAPAN INTERNATIONAL COOPERATION AGENCY

THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT

Pursuant to the Government's Decree No. 116/2008/ND-CP of November 14, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Planning and Investment;
Pursuant to the Government's Decree No. 131/2006/ND-CP of November 9, 2006, promulgating the Regulation on management and use of official development assistance (ODA);
Pursuant to the provisions of specialized credit agreements (below referred to as the agreements) concluded between the Government of the Socialist Republic of Vietnam and the Japan Bank for International Cooperation (JBIC), now the Japan International Cooperation Agency (JICA),
The Ministry of Planning and Investment guides the implementation of the projects under the specialized credit program as follows:

Part I

GENERAL PROVISIONS

1. The specialized credit program (below referred to as the Program) regulated by this Circular is the Program funded with JICA loans for implementing hunger elimination and poverty reduction infrastructure projects in localities nationwide in the domains specified in the agreements.

2. The Program's loans shall be included in the state budget and allocated as development investment for localities to build infrastructure for the purposes of raising living standards for people and reducing poverty.

...

...

...

4. JICA loans shall be paid for projects based on their practical implementation progress after the take-over test and certification of volumes and value according to current domestic procedures for capital construction payment, regardless of annually allocated capital plans.

5. JICA loans may be used only for.

a/ Payment for the value of volumes of construction and installation and procurement of domestic supplies and equipment of the projects;

b/ Import of domestically unavailable goods or equipment for the projects;

c/ Hiring of consultants for the Program;

d/ Payment of charges to foreign banks and for withdrawing JICA loans.

After finishing the process of capital withdrawal under the agreements, the Program Management Board shall notify expenses mentioned at Item (c) to project management units and project owners for work construction accounting and finalization.

The JICA loan amount notified to each project is the maximum withdrawal limit of capital. Any amount incurred in excess of this limit in the implementation process shall be covered by the local budget. The use of post-bidding surplus capital of each project must follow the steps applicable to a new project.

6. JICA loans must not be used to pay:

...

...

...

b/ Ground clearance and compensation expenses;

c/ Project management expenses, including the management expense of the provincial project management unit;

d/ Other indirect expenses.

The above expenses shall be paid from the source of domestic capital. Domestic capital may come from local budgets or be raised from other sources to ensure that projects are implemented according to the schedules determined when they are assigned for implementation.

Part II

ORGANIZATION OF MANAGEMENT AND TASKS OF CONCERNED AGENCIES

1. The Ministry of Planning and Investment shall:

- Decide to invest under the Program and under law, aiming at achieving the objectives and complying with development plannings and plans;

- Notify the list of projects and their specific capital amounts to provincial People's Committees for implementation;

...

...

...

- Inspect and supervise the Program implementation. Allocate necessary resources for the Program monitoring, management and supervision;

- Devise and take measures under law to prevent and control corruption and waste or prevent the improper use of capital, affecting the achievement of the Program's objectives;

- Take responsibility under current law for violations of the regulations on competence in the process of supervising the program implementation;

- Take responsibility under current law for delayed implementation, or violations in the Program implementation, causing waste or corruption;

- Coordinate with the JICA in considering and deciding on the selection of projects for replacement at the proposal of provincial-level People's Committees;

- Coordinate with the JICA in considering and deciding on the use of the Program's surplus capital.

2. The Ministry of Finance shall:

- Carry out procedures for accepting payment for projects under regulations;

- Promptly carry out mutual ceasing procedures for provincial Finance Departments to include loans in local budgets;

...

...

...

- Refund loan principals and interests as specified in the agreements;

- Coordinate with the Program Management Board and the JICA in monitoring and evaluating the Program.

3. The Vietnam Foreign Trade Joint-Stock Commercial Bank (Vietcombank) shall:

- Make payment by the capital withdrawal methods specified in the JICA loan agreements at the request of the Ministry of Finance and send notices prescribed in the Circular guiding the mechanism for managing loans of the JICA specialized credit program;

- Monitor and notify to the Ministry of Finance and the Program Management Board the balance of the special account after each payment and capital withdrawal from the special account.

4. Provincial-level People's Committees shall:

- Decide to invest in projects according to the objectives, plannings, plans and law, ensuring their efficiency; allocate sufficient domestic capital for implementing projects according to the schedules specified in the agreements;

- Give approval in the process of selecting contractors for projects under the current bidding law;

- Inspect and supervise project owners in implementing projects;

...

...

...

- Take responsibility under current law for violations of the regulations on competence in the process of supervising the implementation of projects;

- Take responsibility under current law for delayed implementation or violations in the implementation of projects, causing waste or corruption;

- Report and explain before September every year to the Ministry of Planning and Investment and the JICA on any changes in projects compared to the announced lists of projects.

5. Organizational structure of the Program Management Board and tasks of management units at all levels:

5.1. The JICA specialized credit program management board (below referred to as the PMB) is attached to the Ministry of Planning and Investment and set up under decision of the Minister of Planning and Investment.

Tasks of the PMB:

a/ Working out of plans for the Program implementation:

- To coordinate with the JICA in reviewing, updating and adjusting (when necessary) the master plan for the Program implementation, which must indicate the volume of jobs to be completed in each period, including activities which may be carried out before the agreements take effect;

- To coordinate with the JICA in working out annual plans for the Program implementation.

...

...

...

- For the Program's consultancy bidding packages: To conduct consultancy bidding under Vietnam's current regulations on bidding and signed agreements. To supervise and evaluate contractors' activities and their outcomes. To promptly solve problems arising in the process of performing consultancy contracts. To make payment and finalization for contracts under law.

- For contracts of projects under the Program:

+ To sum up and supervise bidding activities in localities;

+ To sum up contractor selection results and lists of contracts for projects notified by provincial project management units. Within 7 working days after receiving a province's document, the PMB shall notify the list of contracts to the Ministry of Finance for use as a basis for capital disbursement.

c/ Finance and asset management and capital disbursement:

- To manage finance and assets and perform capital disbursement tasks under law and regulations of the JICA;

- To review payment request dossiers submitted by provincial-level JICA project management units (under Clause 2.3, Part III of this Circular). If detecting violations, to notify them to the Ministry of Finance and propose solutions;

- To collect and send documents to the Ministry of Finance for carrying out procedures for additional withdrawal of capital from the special account.

d/ Administrative and coordination tasks and explanation responsibility:

...

...

...

- To coordinate with foreign consultants in establishing a management information system (MIS) for supervising the implementation of projects and identifying problems arising in the process of implementation. To guide project management units (below referred to as PMUs) in using, updating, exploiting and exchanging information via this system;

- To archive the Program-related original documents under law;

- To examine and urge the implementation of the Program's projects already signed with the JICA, ensuring their schedule, quality and efficiency;

- To act as the focal point in contacting provincial-level PMUs, foreign consultants and the JICA regarding matters related to the Program;

- To coordinate the provision of information on the Program to inspection and examination agencies and the JICA within the ambit of its assigned responsibilities and tasks.

e/ Supervision and evaluation of and reporting on the Program implementation:

- Quarterly or extraordinarily, to inspect the management and implementation of projects in localities. If detecting any cases of improper use of capital or violations in capital construction investment, bidding or capital disbursement, to recover the allocated capital or suspend the allocation of capital so as to take appropriate handling measures;

- For violators of the reporting regime under this Circular, to remind or reprimand them or request the Ministry of Finance to suspend the disbursement of capital for projects which have been reminded but still commit reporting violations;

- To make Program implementation reports under regulations on ODA management and signed agreements;

...

...

...

g/ To make reports summing up the Program finalization under regulations.

5.2. Provincial-level JICA PMUs are attached to provincial Planning and Investment Departments and set up under decisions of competent provincial authorities.

Tasks of provincial-level PMUs:

a/ To act as the focal points in planning, administering and reporting on the implementation of projects in localities.

b/ To work out plans and submit them to provincial-level People's Committees for approval and allocation of domestic capital for projects in provinces and operating funds of provincial-level PMUs.

c/ Bidding supervision and contract management:

- To inspect and supervise the process of organizing bidding and signing contracts to procure goods, supplies or equipment (if any) and construction and installation contracts between PMUs and contractors;

- Within 10 working days after obtaining bidding results, provincial-level PMUs shall sum up and send these results to the PMB:

+ Bidding plans (originals or certified copies);

...

...

...

+ Lists of project contracts (made according to the form provided in Appendix 1 to this Circular, not printed herein).

d/ Finance and asset management and capital disbursement:

- To manage finance under law and regulations of the JICA;

- To act as the focal points in summing up and examining dossiers and carrying out procedures to disburse capital for JICA loan-funded projects in provinces under regulations and take responsibility before the PMB for managing these loans. To take responsibility for dossier appraisal results. To collect and archive dossiers and original documents of capital disbursement and work payment and finalization;

- To supply documents under Clause 2, 3. Part III of this Circular to the PMB for additionally withdrawing capital from the special account.

e/ Administrative and coordination tasks and explanation responsibility:

- To organize and manage their personnel;

- To make estimates of their annual operating funds under current regulations and submit them to provincial-level People's Committees for approval;

- To coordinate with local specialized management agencies in guiding and supervising PMUs in the project implementation. To inspect the observance of the Vietnamese Government's current regulations on work investment and construction management and bidding;

...

...

...

g/ Supervision, evaluation and reporting.

- To supervise and regularly update information on the disbursement of capital for projects;

- Ten days after the end of a quarter, to sum up and report on the implementation progress of projects in localities to the PMB (made according to the form provided in Appendix 2 to this Circular, not printed herein);

- Within 15 days after receiving finalization reports from PMUs (or project owners in case PMUs have been dissolved), to sum up and send finalization reports to the PMB. In addition to data, a finalization report must give explanations about:

+ Advantages, disadvantages and problems in the process of project implementation (guiding documents, capital disbursement procedures, receipt of supplies and equipment (if any),etc);

+ Evaluation of socio-economic benefits and recommendations (if any);

+ The whole work's or a work item's additional capacity thanks to investment benefits.

5.3. The management unit of each project (referred to as PMU) shall be set up under the project owner's decision.

Tasks of a PMU:

...

...

...

- To formulate project implementation plans (capital disbursement, spending and bidding plans. ...). which determine the volume of jobs to be completed in each period:

- To take responsibility before law for the management and use of allocated JICA loans according to prescribed objectives and principles.

b/ Bidding and contract management:

- To organize the implementation of projects under the Vietnamese Government's current regulations on work investment and construction management and bidding. Particularly, JICA loan-funded construction and installation bidding packages and bidding packages for procurement of domestic goods, supplies and equipment which are valued at over JPY 0.3 billion (which shall be converted into Vietnam dong at the JPY/ VND exchange rate announced by Vietcombank at the time of contract signing) for the specialized credit program VN X-3, or over JPY 0.5 billion for the specialized credit program VN XIII-8, and subsequent JICA loan-funded specialized credit programs, must, in addition to the above regulations, comply with regulations of the JICA and may have contract approval procedures completed by the JICA;

- To manage the performance of the obligations indicated in the contracts signed with contractors (regarding the progress, volume, quality, labor safety amd environmental sanitation). To monitor, supervise and evaluate the operation of contractors. To promptly settle problems arising in the process of contract performance;

- Within 15 days after a contract is signed, to send project management dossiers to the provincial-level PMU, each comprising:

+ The competent authority's decision approving the investment project (the original or a certified copy);

+ The decision approving designs and total estimates (the original or a certified copy);

+ The provincial-level People's Committee's capital notification decision (the original or a certified copy);

...

...

...

+ The document approving contractor selection results (the original or a certified copy);

+ The original contract, signed between the PMU and the contractor, indicating the JICA loan amount;

+ The contract approval decision (for contracts subject to approval under Vietnam's regulations on bidding and regulations of the JICA (the original or a certified copy);

- To conduct payment and finalization for contracts under law.

c/ Finance and asset management and capital disbursement:

- To manage finance and assets and disburse capital under law and regulations of the JICA;

- To test before take-over and determine completed capital construction volumes eligible for payment under current regulations and the Program's regulations on payment to proper payees and according to the designated capital sources, and send them to local treasuries for certification;

- To send complete payment request dossiers specified in Clause 2.2, Part III of this Circular to the provincial PMU for carrying out capital disbursement procedures for projects.

d/ Administrative, coordination and reporting tasks:

...

...

...

- To regularly provide information for and update data into the Program's management information system (MIS). To detect in lime and report problems falling beyond its competence to the provincial-level PMU and the PMB;

- To regularly monitor the implementation of projects in terms of their progress, volume, quality, expenses and changes, and promptly adjust plans;

- To provide project-related information within the ambit of its assigned responsibilities and tasks;

- Within 5 days after the end of a quarter, to report on the project implementation progress to the provincial-level PMU (made according to the form provided in Appendix 2 to this Circular. not printed herein).

e/ Project take-over test, handover and finalization:

- To make preparations for the project owner to test before take-over and hand over projects to recipients for operation under regulations;

- To make finalization for projects under the Vietnamese Government's current regulations on work investment and construction management. Within 3 months after take-over test and handover of a work, to send the finalization report to the provincial-level PMU.

Part III

WITHDRAWAL OF CAPITAL FOR PAYMENT AND ADDITIONAL WITHDRAWAL OF CAPITAL FROM THE SPECIALACCOUNT

...

...

...

2. Payment in Vietnam dong to domestic construction contractors and goods and service suppliers:

2.1. Payment principles:

a/ Payment shall be made only for JICA loan-funded projects on the list notified to each locality by the Ministry of Planning and Investment;

b/ Payment shall be made only within the limit of JICA loans already notified for each project;

c/ Payment shall be made only for the completed volume as certified by the PMU and the local state treasury;

d/ Payment shall be made only to contractors named in the bid-winning decision or the contractor designation decision under current regulations on bidding:

e/ Payment shall be made only for the contracts on the list notified by the PMB to the Ministry of Finance;

g/ Payment shall be made only for projects with implementation progress reports under Clause 5.3.d, Part II of this Circular.

2.2. A dossier of request for the payment of JICA loans, prepared by the PMU and submitted to the provincial-level PMU, comprises:

...

...

...

b/ The list of payment prices for the completed capital construction volume (2 originals):

c/ The contractor's written request for payment, with certification of the PMU (2 originals).

For capital advance, in addition to the above documents, there should be the commercial bank's written guarantee for advance.

2.3. The process of making payment to domestic contractors complies with the Finance Ministry's Circular guiding the mechanism for management of loans of the JICA specialized credit program. To assist in supervising and managing capital disbursement and additional withdrawal of capital from the special account, the provincial PMU shall send to the PMB an official letter requesting the Ministry of Finance to make payment, enclosed with:

- The general list of projects requested for payment (made according to the form provided in Appendix 3 to this Circular, not printed herein);

- The list of payment prices of the completed capital construction volume:

- The contractor's written request for payment;

- The money transfer notice (to be sent after being received from Vietcombank).

3. Additional withdrawal of capital from the special account:

...

...

...

Part IV

IMPLEMENTATION PROVISIONS

1. This Circular replaces Circular No. 06/ 2003HT-BKH of September 9, 2003, and takes effect 45 days from the date of its signing.

2. Any problems arising in the process of implementation should be reported to the Ministry of Planning and Investment for timely settlement.-

FOR THE MINISTER OF
PLANNING AND INVESTMENT
DEPUTY MINISTER




Truong Van Doan