Thông tư 132/2008/TT-BTC cơ chế quản lý vốn vay chương trình tín dụng chuyên ngành cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản JICA

• Số hiệu: 132/2008/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Xuân Hà
• Ngày ban hành: 29/12/2008

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------
Số: 132/2008/TT-BTC	Hà Nội ngày 29 tháng 12 năm 2008

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ VỐN VAY CHO CHƯƠNG TRÌNH TÍN DỤNG CHUYÊN NGÀNH CỦA CƠ QUAN HỢP TÁC QUỐC TẾ NHẬT BẢN (JICA)

Căn cứ Nghị định số 134/2005/NĐ-CP ngày 1/11/2005 của Chính phủ ban hành Qui chế vay và trả nợ nước ngoài và Nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 của Chính phủ ban hành qui chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ODA;
Căn cứ vào các Hiệp định tín dụng đã ký giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam với Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản, nay là Tổ chức Hợp tác quốc tế Nhật Bản (sau đây gọi tắt là JICA) tài trợ cho Chương trình Phát triển hạ tầng nông thôn và nâng cao mức sống của dân cư;
Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ qui định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý nguồn vốn vay của JICA cho Chương trình Phát triển cơ sở hạ tầng nông thôn và nâng cao mức sống dân cư như sau:

Phần I

QUI ĐỊNH CHUNG

1. Chương trình phát triển cơ sở hạ tầng nông thôn và nâng cao mức sống của dân cư (gọi tắt là Chương trình Tín dụng chuyên ngành) là chương trình sử dụng nguồn vốn vay JICA để tiến hành xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng ở địa phương trong phạm vi cả nước, bao gồm các lĩnh vực theo quy định tại các Hiệp định.

2. Nguồn vốn vay thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành là khoản vay của Chính phủ. Nguồn vốn này được quản lý theo qui định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật, các chế độ chi tiêu hiện hành. Bộ Tài chính có trách nhiệm trả nợ cho phía nước ngoài khi đến hạn (bao gồm cả gốc và lãi). Nguồn vốn này được cân đối vào Ngân sách Nhà nước để chi cấp phát cho các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng của địa phương theo hình thức ngân sách trung ương bổ sung có mục tiêu cho các địa phương. Các lĩnh vực, dự án thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành nhưng được xác định cơ chế cho vay lại sẽ thực hiện theo Qui chế Cho vay lại ban hành theo Quyết định số 181/2007/QĐ-TTg ngày 26/11/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Cho vay lại từ nguồn vốn vay, viện trợ nước ngoài của Chính phủ.

3. Tổ chức triển khai chương trình: Chương trình tín dụng chuyên ngành bao gồm nhiều dự án thành phần trong các lĩnh vực giao thông nông thôn, điện nông thôn, cấp nước sinh hoạt, thuỷ lợi. Các dự án thành phần ở địa phương được giao cho địa phương làm chủ đầu tư. Chủ Chương trình thành lập Ban Quản lý chương trình Trung ương để điều hành và giám sát việc thực hiện chương trình. Mỗi tỉnh có dự án thành lập Ban quản lý dự án, (sau đây gọi là Ban quản lý Dự án JICA tỉnh) theo hướng dẫn của Chủ Chương trình để điều hành và giám sát việc thực hiện các dự án JICA tại địa phương.

a. Bộ Kế hoạch và Đầu tư là Chủ Chương trình có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch sử dụng vốn Chương trình Tín dụng Chuyên ngành cho các dự án. Bộ Kế hoạch và Đầu tư thành lập Ban quản lý chương trình Trung ương để điều hành và giám sát việc thực hiện chương trình, hướng dẫn các địa phương trong việc điều hành thực hiện các dự án và bố trí vốn đối ứng theo qui định.  

b. Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) được Bộ Tài chính uỷ nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thanh toán đối ngoại, có trách nhiệm ký thoả ước Ngân hàng với phía nước ngoài trên cơ sở của Hiệp định vay vốn JICA.

c. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố và các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương có trách nhiệm tổ chức quản lý việc sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả theo hướng dẫn của Chủ chương trình và Bộ Tài chính, phù hợp với các qui định hiện hành về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản trong nước và cam kết trong Hiệp định tín dụng đã ký với JICA.

4. Thông tư này áp dụng cho tất cả các chương trình tín dụng chuyên ngành do JICA tài trợ. Riêng lĩnh vực trồng rừng áp dụng theo Thông tư số 104/2002/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JICA) cho chuyên ngành trồng rừng thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành.

Phần II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Nguồn vốn vay của JICA:

1.1. Nguồn vốn của JICA chiếm từ 75% đến 85% giá trị công trình,  được sử dụng chi cho các nội dung sau:

a. Thuê tư vấn nước ngoài;

b. Nhập vật tư hàng hoá, thiết bị trong và ngoài nước cho các  công trình;

c. Thanh toán cho khối lượng thi công xây dựng công trình, thực hiện chương trình dự án trong nước;

d. Phí rút vốn vay JICA (theo tỷ lệ 0,1% trên số tiền rút vốn do JICA ghi nợ khoản vay ngay khi rút vốn);

đ. Thanh toán tiền giữ lại chờ thanh quyết toán sau bảo hành; hoàn trả thanh toán ứng trước từ vốn ngân sách địa phương chỉ được thực hiện trong thời hạn rút vốn JICA của Hiệp định;

1.2. Vốn vay JICA không được sử dụng để thanh toán các hạng mục đền bù giải phóng mặt bằng, thăm dò khảo sát thiết kế xây dựng dự án, thuế, chi phí quản lý, phí dịch vụ ngân hàng trong nước, phí bảo hiểm công trình.

2. Vốn đối ứng trong nước:

2.1. Vốn đối ứng trong nước do ngân sách địa phương tự đảm bảo; thực hiện  theo cơ chế hiện hành về quản lý vốn đối ứng cho các công trình, dự án sử dụng vốn ODA: được đưa vào cân đối Ngân sách hàng năm, hoặc huy động từ các nguồn khác, bảo đảm cân đối tiến độ thực hiện vốn nước ngoài trong mỗi thời kỳ kế hoạch của dự án. Mức vốn này cần được bố trí khoảng 15-25% giá trị công trình để thanh toán cho:

a. Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, thăm dò khảo sát thiết kế xây dựng dự án và phí quản lý (đối với quá trình thi công dự án);

b. Phí dịch vụ ngân hàng trong nước (đối với các khoản thanh toán cho nhà thầu);

c. Các loại thuế gián thu đối với hàng hoá, dịch vụ áp dụng cho chương trình dự án ODA vay để cấp phát cho các dự án tại địa phương;

d. Chi phí trong nước cho Người nhập khẩu: phí uỷ thác nhập khẩu, thuế nhập khẩu hàng hoá, thuế giá trị gia tăng (nếu có), chi phí tiếp nhận, cung ứng, vận chuyển hàng hoá từ cảng đến công trình (đối với dự án cần nhập khẩu hàng hoá) phân bổ cho các dự án sử dụng thiết bị nhập khẩu của Chương trình;

đ. Phí bảo hiểm công trình;

e. Thanh toán tiền giữ lại chờ thanh toán sau thời gian bảo hành, chờ quyết toán;

g. Thực hiện thanh toán ứng trước trong trường hợp thanh toán theo phương thức hoàn trả;

2.2. Vốn đối ứng trong nước do Chủ Chương trình bố trí: Bộ Kế hoạch và Đầu tư bố trí vốn đối ứng để trả các chi phí chung cho cả chương trình, bao gồm:

a. Phí quản lý chương trình;

b. Phí ngân hàng đối với các khoản thanh toán liên quan đến tư vấn;

c. Chi phí liên quan đến việc tổ chức giám sát, theo dõi, đánh giá chương trình;

3. Các thủ tục liên quan đến hợp đồng kinh tế: Việc ký kết, phê duyệt và thông qua hợp đồng được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cho Chương trình tín dụng chuyên ngành và theo quy định dưới đây:

Đối với hợp đồng thuê tư vấn và hợp đồng mua sắm hàng hoá, vật tư thiết bị nhập khẩu:

a. Ban quản lý chương trình Trung ương chủ trì tiến hành tổ chức đấu thầu và đàm phán hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng mua sắm hàng hoá, vật tư thiết bị cho chương trình hoặc công trình với các nhà cung ứng hàng hoá, dịch vụ hợp lệ theo quy định của Hiệp định.

b. Các điều khoản về thuế trong hợp đồng được thực hiện theo qui định về thuế đối với dự án ODA hiện hành;

c. Ban quản lý chương trình Trung ương lựa chọn các đơn vị (sau đây gọi là Nhà nhập khẩu) để uỷ thác giao dịch, ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, làm các thủ tục tiếp nhận và giao hàng đến chân công trình. Ban quản lý chương trình Trung ương trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tư vấn nước ngoài cho cả Chương trình.

d. Sau khi ký hợp đồng, Nhà nhập khẩu trình Hợp đồng đã ký cho Chủ chương trình phê duyệt. JICA và Bộ Tài chính sẽ làm thủ tục thông qua hợp đồng đối với các hợp đồng có trị giá đạt mức qui định theo Hiệp định. Đối với các hợp đồng có trị giá thấp hơn mức qui định trong Hiệp định, Nhà nhập khẩu chỉ gửi bản sao hợp đồng cho Ban quản lý chương trình Trung ương để theo dõi.

đ. Bộ Tài chính thông báo về việc thông qua hợp đồng cho Vietcombank để làm thủ tục đối ngoại thanh toán cho Nhà cung cấp hàng hoá hoặc Nhà thầu nước ngoài (nếu có).

3.2. Đối với hợp đồng cho phần khối lượng thi công xây dựng, thực hiện chương trình dự án do nhà thầu trong nước thực hiện:

a. Sau khi được giao kế hoạch vốn JICA và có thông báo được triển khai thực hiện Chương trình của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, các chủ đầu tư tiến hành đấu thầu theo Luật Đấu thầu hiện hành và ký hợp đồng với các nhà thầu;

b. Trường hợp đặc biệt không đấu thầu, cơ quan chủ quản đầu tư phải có quyết định chỉ định thầu theo qui định hiện hành và giao cho chủ đầu tư ký hợp đồng với nhà thầu;

c. Hợp đồng phải ghi rõ phần giá trị được tài trợ bởi vốn vay JICA;

d. Các điều khoản về thuế trong hợp đồng được thực hiện theo qui định về thuế đối với dự án ODA hiện hành;

đ. Ngay sau khi ký hợp đồng, Chủ đầu tư gửi một bản sao hợp đồng có đóng dấu sao y bản chính cho Ban quản lý các dự án JICA tỉnh;

e. Các hợp đồng có trị giá dưới 0,5 tỷ Yên (quy ra VND theo tỷ giá JPY/VND do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố vào thời điểm ký hợp đồng), Ban quản lý các dự án JICA tỉnh chỉ phải thông báo và gửi kèm Danh mục Hợp đồng đã được thông qua cho Ban quản lý chương trình Trung ương và Bộ Tài chính. JICA và Bộ Tài chính làm thủ tục thông qua hợp đồng sử dụng vốn JICA đối với các hợp đồng có trị giá từ 0,5 tỷ Yên trở lên (quy ra VND theo qui định về tỷ giá trên đây);

g. Bộ Tài chính chỉ thanh toán khối lượng các hợp đồng nằm trong danh mục đã thông báo cho Bộ Tài chính. Việc thanh toán từ nguồn vốn JICA được thực hiện phù hợp với tiến độ dự án, không phụ thuộc vào kế hoạch ngân sách hàng năm của tỉnh.

4. Phương thức rút vốn

a. Đối với hợp đồng tư vấn, mua sắm thiết bị nước ngoài: Phần chi bằng ngoại tệ trong hợp đồng được áp dụng hình thức rút vốn Thư cam kết hoặc Tài khoản đặc biệt (viết tắt là TKĐB) để thanh toán. Phần chi bằng nội tệ (VND) được áp dụng hình thức rút vốn Chuyển tiền hoặc Hoàn trả để thanh toán.

b. Đối với các Hợp đồng ký kết để thực hiện việc mua sắm thiết bị trong nước, thi công xây dựng trong nước sẽ áp dụng hình thức rút vốn Tài khoản đặc biệt hoặc Hoàn trả để thanh toán theo qui trình qui định tại mục III dưới đây.

c. Theo sự uỷ nhiệm của Bộ Tài chính, Vietcombank mở Tài khoản đặc biệt bằng tiền Yên và tài khoản lãi của tài khoản đặc biệt tại Ngân hàng Tokyo-Mitsubishi do Bộ Tài chính làm chủ tài khoản. Vietcombank chỉ thực hiện các giao dịch từ các tài khoản này theo yêu cầu của Bộ Tài chính.

d. Bộ Tài chính làm thủ tục rút vốn lần đầu tiên và rút vốn bổ sung vào Tài khoản đặc biệt nói trên theo quy định của Hiệp định. Kỳ rút vốn đầu tiên không cần chứng từ kèm theo.

đ. Bộ Tài chính đề nghị Vietcombank mở các tài khoản chuyên dùng đối ứng với Tài khoản đặc biệt và Tài khoản lãi của Tài khoản đặc biệt đứng tên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để theo dõi và hạch toán số tiền đã rút vốn và số tiền lãi phát sinh trên Tài khoản đặc biệt cũng như việc trả nợ sau này.

Phần III

QUI TRÌNH THANH TOÁN CHO CÁC NHÀ THẦU TRONG NƯỚC

1. Đối tượng được thanh toán

1.1. Các công trình (sau đây gọi là dự án) được thanh toán từ Chương trình Tín dụng chuyên ngành là các công trình nằm trong kế hoạch sử dụng vốn JICA do Bộ Kế hoạch và Đầu tư phân bổ và  thông báo đến các địa phương.

1.2. Nhà thầu hợp lệ là các nhà thầu có trong quyết định trúng thầu dự án hoặc được chỉ định thầu thực hiện dự án phù hợp với qui định hiện hành (sau đây gọi là nhà thầu).

2. Hồ sơ đề nghị thanh toán

2.1. Các chủ đầu tư khi đề nghị thanh toán cần chuẩn bị hồ sơ thanh toán như sau:

a. Toàn bộ hồ sơ đề nghị thanh toán vốn JICA được lập theo thủ tục thanh toán xây dựng cơ bản trong nước hiện hành;

b. Hợp đồng ký giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu (Bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư);

c. Giấy đề nghị thanh toán của Nhà thầu theo mẫu tại Thông tư này (2 bản gốc) được Chủ đầu tư chấp thuận;

d. Phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản (viết tắt là XDCB) hoàn thành của Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản giao dịch theo mẫu hiện hành, trong đó ghi rõ số tiền đề nghị thanh toán bằng vốn JICA (2 bản gốc);

đ. Giấy bảo lãnh tạm ứng (trong trường hợp thanh toán tạm ứng) theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này;

2.2. Hồ sơ thanh toán nộp cho Ban quản lý các dự án JICA tỉnh để xử lý theo quy định

3. Qui trình thanh toán và rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt:

3.1. Phương thức thanh toán tạm ứng: Nhà thầu được thanh toán tạm ứng theo mức qui định trong hợp đồng. Trong hồ sơ đề nghị thanh toán phải có thêm bản sao Giấy bảo lãnh tạm ứng (ban hành kèm theo Thông tư này) (Bản sao Giấy bảo lãnh tạm ứng được Chủ đầu tư xác nhận và đóng dấu sao y bản chính) cấp bởi một ngân hàng thương mại hoặc ngân hàng liên doanh có uy tín, được Chủ đầu tư chấp nhận. Thời hạn bảo lãnh phải đảm bảo đủ để Chủ đầu tư thu hồi được tiền tạm ứng. Qui trình thanh toán tương tự mục 3.2 dưới đây.

3.2. Phương thức thanh toán khối lượng hoàn thành:

a. Sau khi nhà thầu hoàn thành khối lượng dự án, chủ đầu tư tập hợp hồ sơ đề nghị thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước địa phương để kiểm soát chi trước theo qui định về thanh toán vốn XDCB trong nước hiện hành;

b. Tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng vốn JICA phải bằng trị giá khối lượng XDCB hoàn thành đã được thẩm định trừ tạm ứng theo tỷ lệ % qui định trong hợp đồng và nằm trong số tiền được tài trợ bằng vốn JICA qui định trong hợp đồng. Trường hợp số tiền Kho bạc Nhà nước địa phương thẩm định nhỏ hơn số tiền đề nghị thanh toán, nhà thầu phải lập lại Giấy đề nghị thanh toán theo số tiền đã được Kho bạc Nhà nước địa phương thẩm định;

c. Sau khi có kết quả kiểm soát chi của Kho bạc Nhà nước địa phương, Chủ đầu tư tập hợp bộ hồ sơ (như qui định tại mục 2 trên đây) gửi Ban quản lý các dự án JICA tỉnh;

d. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Ban quản lý các dự án JICA tỉnh:

-  Tập hợp và thẩm tra các bộ hồ sơ, đối chiếu với kế hoạch vốn đã phân bổ và danh mục hợp đồng;

-  Phản hồi với Chủ đầu tư trong trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện thanh toán;

-  Gửi bộ hồ sơ đủ điều kiện thanh toán tới Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) kèm theo công văn tổng hợp danh mục các dự án đề nghị thanh toán. Bộ hồ sơ gửi Bộ Tài chính gồm 1 Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu (bản gốc), 1 bản Phiếu giá thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành (bản gốc), bản tổng hợp các đề nghị thanh toán của ban quản lý các dự án JICA tỉnh (bản gốc);

đ. Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ Ban quản lý các dự án JICA tỉnh, Bộ Tài chính căn cứ vào số dư trong TKĐB, đề nghị Vietcombank trong vòng 3 ngày làm việc chuyển tiền cho các nhà thầu theo số tài khoản do nhà thầu chỉ định trong Giấy đề nghị thanh toán. Sau khi chuyển tiền, Vietcombank gửi Bộ Tài chính các Giấy báo chuyển tiền kèm theo chứng từ chuyển tiền của ngân hàng cho từng nhà thầu để Bộ Tài chính làm thủ tục rút vốn bổ sung vào TKĐB. Đồng thời, Vietcombank gửi Giấy báo chuyển tiền cho Ban quản lý các dự án JICA tỉnh để theo dõi giải ngân.

3.3. Phương thức thanh toán Hoàn trả:

a. Phương thức thanh toán hoàn trả được áp dụng cho việc hoàn trả vốn JICA cho những khoản thuộc nguồn vốn JICA đã được ứng trước từ nguồn vốn địa phương.

b. Phương thức thanh toán hoàn trả có thể được áp dụng trong các trường hợp cụ thể như sau:

- Trường hợp ngân sách địa phương có đủ nguồn để thanh toán ngay cho nhà thầu, sau đó được hoàn trả lại bằng nguồn vốn JICA. Phương thức này có thể áp dụng vào bất kỳ thời điểm nào trước khi hết hạn rút vốn của Hiệp định 6 tháng;

- Trường hợp địa phương không có đủ nguồn để thanh toán ngay cho nhà thầu, nếu thời gian thanh toán rơi vào giai đoạn 6 tháng rút vốn cuối của Hiệp định, thì địa phương cần lập kế hoạch ngân sách để có nguồn thanh toán ứng trước, sau đó sẽ được hoàn trả từ nguồn vốn JICA;

Do thời điểm hết hạn rút vốn của các Hiệp định là khác nhau, Ban quản lý Dự án JICA tỉnh liên hệ với Ban quản lý chương trình JICA Trung ương hoặc Bộ Tài chính để biết thời hạn cho từng trường hợp cụ thể.

c. Qui trình thanh toán hoàn trả từ nguồn vốn vay JICA như sau:

- Các khoản thanh toán ứng trước bằng vốn ngân sách và đề nghị thanh toán hoàn ứng bằng vốn JICA phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về thanh toán vốn JICA;

- Hồ sơ đề nghị thanh toán tương tự hồ sơ đề nghị thanh toán vốn JICA thông thường kèm theo bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chứng từ chuyển tiền hợp lệ chứng minh khoản tiền đã được ứng từ ngân sách địa phương vào tài khoản của nhà thầu;

- Trong Giấy đề nghị thanh toán, nhà thầu đề nghị chuyển tiền vào số tài khoản của ngân sách địa phương. Số tiền đề nghị hoàn trả phải trùng khớp với số tiền đã được ứng;

- Qui trình xử lý hồ sơ và thanh toán tương tự khoản 3, điểm 3.1 và 3.2 trên đây.

3.4. Rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt

Căn cứ vào công văn yêu cầu của Ban quản lý chương trình trung ương, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) làm thủ tục rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt theo quy định của Hiệp định. Ban quản lý chương trình trung ương liệt kê và tập hợp những chứng từ đã thanh toán ra từ Tài khoản đặc biệt (gồm Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu, uỷ nhiệm chi của ngân hàng ghi rõ số tiền đã chuyển từ tài khoản đặc biệt đến tài khoản nhà thầu). Tỷ lệ thanh toán rút vốn bổ sung được quy định tại Hiệp định. Sau khi thực hiện rút vốn lần cuối, trong trường hợp có số chênh lệch dương giữa số rút vào tài khoản đặc biệt và chứng từ thanh toán từ tài khoản đặc biệt do chênh lệch tỷ giá, Bộ Tài chính yêu cầu Ban quản lý chương trình trung ương bố trí vốn hoàn trả JICA số chênh lệch này.

Phần IV

 CÁC LOẠI PHÍ PHÁT SINH

1. Phí ngân hàng và thanh toán:

1.1. Phí ngân hàng bao gồm

a. Phí dịch vụ thanh toán trong nước: Vietcombank thu phí theo biểu phí dịch vụ Ngân hàng do Tổng giám đốc Vietcombank thương ban hành;

b. Phí dịch vụ thanh toán đối ngoại: thanh toán theo số tiền thực tế mà Ngân hàng nước ngoài yêu cầu;

1.2. Việc thanh toán phí cụ thể được tiến hành như sau:

a. Đối với phí chuyển tiền khi trả nợ nước ngoài: Vietcombank được tự động ghi nợ tài khoản tiền gửi của Ngân sách Nhà nước (mở tại Vietcombank);

b. Đối với phí liên quan đến việc mở và thanh toán L/C nhập khẩu hàng hoá: Phí được thu từ đơn vị nhập uỷ thác, sau đó phí này sẽ được đơn vị nhập uỷ thác phân bổ và thu lại từ nguồn vốn đối ứng của địa phương;

c. Đối với phí liên quan đến việc mở và thanh toán L/C dịch vụ tư vấn: Phí được thu từ tài khoản do Bộ Kế hoạch và Đầu tư mở tại Vietcombank, sử dụng vốn đối ứng do Bộ Kế hoạch và Đầu tư bố trí để phục vụ cho Chương trình tín dụng chuyên ngành;

d. Đối với chuyển tiền cho nhà thầu thi công trong nước: Phí ngân hàng được trích từ số tiền thanh toán cho nhà thầu. Tuỳ thuộc vào hợp đồng ký với Chủ đầu tư, Nhà thầu có thể chịu phí này hoặc căn cứ vào giấy báo về phí của Vietcombank để yêu cầu Chủ đầu tư thanh toán lại từ nguồn vốn đối ứng;

2. Phí của Nhà Nhập khẩu:      

Nhà nhập khẩu do Ban quản lý chương trình Trung ương lựa chọn có nhiệm vụ đàm phán ký kết Hợp đồng mua hàng với đơn vị trúng thầu (nhà cung cấp nước ngoài), thực hiện mọi thủ tục nhập khẩu hàng hoá với sự giám sát của Ban quản lý chương trình Trung ương, được hưởng phí uỷ thác nhập khẩu, phí cung ứng theo thoả thuận với Ban quản lý chương trình Trung ương và quy định hiện hành của Nhà nước. Các phí này Nhà nhập khẩu thu từ các đơn vị nhận hàng và được tính vào vốn đối ứng của công trình.

Phần V

HẠCH TOÁN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

1. Vốn vay JICA dùng để cấp phát cho các dự án ở địa phương đều phải được hạch toán đầy đủ kịp thời vào Ngân sách Nhà nước. Nguyên tắc hạch toán qua ngân sách là ghi thu Ngân sách Trung ương, ghi chi bổ sung có mục tiêu cho Ngân sách địa phương (NSĐP). Việc hạch toán qua ngân sách được thực hiện cụ thể như sau:

1.1 Phân bổ chi phí chung: Chi phí chung bao gồm phí rút vốn, phí liên quan đến giao dịch trực tiếp (của hợp đồng tư vấn và hợp đồng nhập khẩu thiết bị theo phương thức Chuyển tiền và Thư cam kết), phí quản lý của Ban quản lý chương trình Trung ương (bao gồm cả chi phí tổ chức thực hiện công tác theo dõi đánh giá). Tháng 12 hàng năm, Ban quản lý chương trình Trung ương tổng hợp các loại chi phí chung phát sinh trong năm và có văn bản chính thức đề nghị Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi ngân sách: Ghi thu vốn vay nợ nước ngoài, ghi chi cấp phát cho Ban Quản lý Chương trình Trung ương thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

1.2 Đối với phí tư vấn: 30 ngày sau khi kết thúc thời kỳ rút vốn của mỗi Hiệp định, Ban quản lý chương trình Trung ương tổng hợp phí tư vấn thực tế cho cả chương trình thuộc Hiệp định đó, có văn bản phân bổ cho các dự án ở từng địa phương theo tỷ lệ sử dụng vốn gửi cho từng tỉnh và gửi Bộ Tài chính để làm thủ tục ghi thu ghi chi ngân sách. Căn cứ vào thông báo phân bổ của Ban quản lý chương trình Trung ương, Bộ Tài chính sẽ ghi thu vốn vay nợ nước ngoài, ghi chi bổ sung có mục tiêu cho Ngân sách địa phương.

1.3 Đối với trị giá hàng hoá nhập khẩu:

a. Sau khi kết thúc rút vốn đối với mỗi hợp đồng mua sắm, Ban quản lý chương trình phối hợp Nhà nhập khẩu để phân bổ trị giá hàng nhập khẩu tương ứng cho từng công trình ở các địa phương, thống nhất với Ban quản lý các dự án JICA tỉnh và có văn bản chính thức đề nghị Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi Ngân sách;

b. Trường hợp có sự chênh lệch giữa kế hoạch được phân phối với số hàng thực nhận (bao gồm cả hao hụt định mức), các địa phương làm việc với các đơn vị được uỷ quyền cung ứng hàng hoá để xác nhận số chênh lệch này và báo cáo Ban quản lý chương trình Trung ương để xử lý theo nguyên tắc hao hụt  thuộc trách nhiệm của cơ quan nào thì cơ quan đó phải chịu, cụ thể như sau:

- Hao hụt ngoài định mức được xác định trong quá trình nhập khẩu thì nhà nhập khẩu phải chịu;

- Hao hụt ngoài định mức trong quá trình cung ứng thì đơn vị được uỷ quyền cung ứng phải chịu;

- Hao hụt ngoài định mức do địa phương chậm trễ, trì hoãn trong khâu tiếp nhận hàng hoá thì địa phương phải chịu;

1.4 Đối với phần thi công xây dựng, thực hiện chương trình dự án thanh toán cho nhà thầu trong nước bằng VND:

a. Hàng năm căn cứ vào thông báo về việc chuyển tiền của Ngân hàng ngoại thương, Bộ Tài chính tổng hợp và làm thủ tục ghi thu vốn vay JICA ghi chi bổ sung có mục tiêu của Ngân sách Trung ương cho NSĐP;

b. Các bước hạch toán cho các điểm 1.2, 1.3, 1.4: Căn cứ vào chứng từ Bộ Tài chính gửi đến, Sở Tài chính tiến hành lập lệnh thu Ngân sách địa phương và lệnh chi tiền cho các đơn vị sử dụng vốn gửi Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện cấp phát theo đúng quy định của Luật ngân sách nhà nước. Chứng từ làm cơ sở để ghi chi là theo Lệnh chi của Vụ Ngân sách Bộ Tài chính, kèm theo Thông tri của Vụ Tài chính Đối ngoại có danh mục ghi số Hiệp định, tên dự án, tên chủ đầu tư, số tiền thanh toán cho từng dự án, tỷ giá áp dụng.

Trị giá ghi thu ghi chi của Ngân sách bằng trị giá ngoại tệ (JPY) nhân với tỉ giá do Vietcombank công bố vào thời điểm chuyển tiền (đối với việc thanh toán cho nhà thầu trong nước) hoặc tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính qui định tại thời điểm hạch toán (đối với phần phí tư vấn, phí rút vốn, hàng hoá nhập khẩu).

Phần VI

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN TRONG  QUÁ TRÌNH THANH TOÁN

1. Ban quản lý chương trình trung ương:

1.1. Tổ chức đấu thầu lựa chọn Nhà nhập khẩu và Tư vấn.

1.2. Chủ trì cùng với tư vấn, nhà tài trợ và Bộ Tài chính, lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, giám sát, theo dõi đánh giá, kiểm toán chương trình, dự án;

1.3. Hỗ trợ, hướng dẫn các Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương, Ban quản lý các dự án JICA tỉnh về các cơ chế chính sách liên quan đến Chương trình tín dụng chuyên ngành;

1.4. Chủ trì cũng với Bộ Tài chính tổ chức tập huấn quản lý và thực hiện Chương trình tín dụng chuyên ngành;

1.5. Tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện chương trình với Chính phủ, Bộ Tài chính, nhà tài trợ;

1.6. Tập hợp hồ sơ, chứng từ gửi cho Bộ Tài chính để tiến hành rút vốn bổ sung vào tài khoản đặc biệt;

1.7. Bố trí vốn hoàn trả cho JICA nếu có chênh lệch dương giữa số rút vốn vào tài khoản đặc biệt và chứng từ thanh toán từ tài khoản đặc biệt do chênh lệch tỷ giá.

2. Ban quản lý các dự án JICA tỉnh:

2.1. Là đầu mối quản lý các dự án thực hiện ở địa phương, chịu trách nhiệm tổng hợp từ khâu lập kế hoạch, thực hiện và báo cáo. Thường xuyên phối hợp và thông báo cho Sở Tài chính các thông tin liên quan đến dự án ở địa phương;

2.2. Thực hiện các nhiệm vụ do Chủ Chương trình uỷ quyền trong việc cùng với Sở Kế hoạch và Đầu tư xây dựng kế hoạch vốn JICA (tham chiếu tiêu chuẩn của JICA) và bố trí đủ vốn đối ứng cho các dự án tại địa phương;

2.3. Chủ trì xây dựng kế hoạch vốn đối ứng cho các dự án phù hợp với tiến độ, bao gồm trường hợp vốn đối ứng thông thường và vốn tạm ứng từ nguồn ngân sách trong trường hợp áp dụng phương thức thanh toán hoàn trả;

2.4. Lập danh mục hợp đồng, phụ lục hợp đồng được tài trợ bằng vốn JICA gửi Chủ Chương trình và Bộ Tài chính theo mẫu (đính kèm);

2.5. Hướng dẫn chủ đầu tư và nhà thầu lập các chứng từ theo mẫu quy định của JICA đối với từng phương thức rút vốn;

2.6. Nhận và thẩm tra hồ sơ thanh toán của Chủ đầu tư, đối chiếu với kế hoạch vốn JICA và hợp đồng, trong vòng 5 ngày làm việc từ khi nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, tập hợp gửi Bộ Tài chính để đề nghị thanh toán. Trường hợp không chấp nhận bộ hồ sơ, Ban quản lý các dự án JICA tỉnh có trách nhiệm liên hệ với chủ dự án để hoàn chỉnh bộ hồ sơ;

2.7. Theo dõi cập nhật số liệu giải ngân vốn nước ngoài và vốn đối ứng của từng dự án trong tỉnh;

2.8. Hỗ trợ Ban quản lý chương trình Trung ương, tư vấn, nhà tài trợ và Bộ Tài chính trong việc theo dõi và quản lý dự án tại tỉnh.

3. Bộ Tài chính:

3.1. Làm thủ tục chấp nhận thanh toán sau khi nhận được đủ hồ sơ theo qui định. Trường hợp không chấp nhận thanh toán, Bộ Tài chính có trách nhiệm thông báo ngay cho Ban quản lý chương trình Trung ương và Ban quản lý dự án JICA tỉnh liên quan;

3.2. Làm thủ tục ghi thu ghi chi kịp thời để Sở Tài chính có thể hạch toán vào ngân sách địa phương;

3.3. Tiến hành rút vốn bổ sung kịp thời vào TKĐB;

3.4. Thực hiện việc hoàn trả lãi và gốc vay theo qui định tại Hiệp định;

3.5. Phối hợp với Ban quản lý chương trình Trung ương và nhà tài trợ trong việc theo dõi, đánh giá chương trình.

4. Kho Bạc Nhà nước địa phương:

4.1. Kiểm soát chi khối lượng XDCB hoàn thành của dự án theo qui định hiện hành về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, trong đó xác định rõ số tiền được tài trợ bằng vốn JICA để làm cơ sở cho Bộ Tài chính thanh toán cho các nhà thầu. Việc kiểm soát chi vốn JICA được thực hiện phù hợp với tiến độ dự án, không phụ thuộc vào kế hoạch Ngân sách hàng năm của tỉnh;

4.2. Phối hợp với Sở Tài chính địa phương trong việc hạch toán ngân sách cho Chương trình tín dụng chuyên ngành;

5. Sở Tài chính các tỉnh, thành phố:

Thực hiện ghi thu ghi chi NSĐP sau khi nhận được chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách của Bộ Tài chính.

6. Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt nam (Vietcombank)

6.1. Thực hiện thanh toán theo các phương thức rút vốn qui định tại các Hiệp định vay JICA theo yêu cầu của Bộ Tài chính và gửi các loại giấy báo phù hợp với từng hình thức thanh toán cho Bộ Tài chính, Ban quản lý chương trình Trung ương và nhà thầu;

6.2. Theo dõi và thông báo cho Bộ Tài chính số dư TKĐB sau mỗi lần thanh toán và rút vốn vào TKĐB.

7. Chủ đầu tư:

7.1. Lập nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, ... theo thủ tục đầu tư XDCB và tổ chức lựa chọn nhà thầu theo qui định về đấu thầu hiện hành;

7.2. Ký kết hợp đồng với đơn vị trúng thầu hoặc chỉ định thầu, trong đó qui định rõ số tiền được tài trợ bằng vốn JICA. Có trách nhiệm kiểm tra hoặc giao cho tư vấn giám sát kiểm tra chất lượng công trình phù hợp với thiết kế kỹ thuật và xác nhận vào Đơn đề nghị thanh toán của nhà thầu;

7.3. Báo cáo tiến độ rút vốn bằng hiện vật, tiền từ nguồn vốn vay JICA cho các cơ quan quản lý liên quan;

7.4. Thực hiện thanh toán vốn đối ứng kịp thời, phù hợp với tiến độ của dự án;

7.5. Theo dõi tiến độ hoàn thành dự án, căn cứ vào thông báo thanh toán cho nhà thầu của Bộ Tài chính để tiến hành thanh quyết toán hợp đồng với nhà thầu;

7.6. Thực hiện quyết toán công trình và hạng mục công trình theo qui định về quyết toán vốn XDCB hiện hành;

7.7. Hỗ trợ công tác giám sát, theo dõi, đánh giá, kiểm toán chương trình của Chủ chương trình, Bộ Tài chính và nhà tài trợ.

8. Nhà thầu:

8.1. Thực hiện hợp đồng đủ khối lượng, chất lượng và tiến độ;

8.2. Thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hành, hoàn trả tiền vốn ứng trước, v.v. theo qui định và theo hợp đồng với Chủ đầu tư;

8.3. Thực hiện việc thanh quyết toán, nghiệm thu, bàn giao, bảo hành dự án hoàn thành với Chủ đầu tư.

Phần VII

CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO, QUYẾT TOÁN

1. Hàng năm Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương và Ban quản lý chương trình Trung ương báo cáo cho Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư về tiến độ thực hiện Chương trình, các vấn đề phát sinh trong việc nhận và sử dụng vốn vay;

2. Ban quản lý chương trình Trung ương chủ trì phối hợp với Bộ Tài chính tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất tình hình quản lý và sử dụng vốn vay của các địa phương. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn vay không đúng với quy định thì sẽ thu hồi số vốn đã chuyển hoặc tạm ngừng chuyển vốn để có biện pháp xử lý thích hợp;

3. Chủ Đầu tư phối hợp với các đơn vị có liên quan tiến hành nghiệm thu và quyết toán công trình đã hoàn thành;

4. Các tỉnh, Thành phố tổng hợp quyết toán Ngân sách địa phương, gửi Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp chung theo qui định. Ban quản lý chương trình Trung ương chịu trách nhiệm quyết toán chương trình;

5. Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ tình hình phân bổ vốn và thực hiện các dự án tại các địa phương, đồng gửi Bộ Tài chính. Ban quản lý chương trình Trung ương phối hợp với đoàn đánh giá dự án của JICA để kiểm tra lại việc thực hiện chương trình sau khi kết thúc thời kỳ rút vốn của Hiệp định;

6. Ban quản lý chương trình Trung ương chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối cung cấp thông tin, số liệu cho các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của JICA và Chính phủ Việt Nam;

7. Ban quản lý chương trình tỉnh và Chủ đầu tư chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chứng từ thanh toán phù hợp với qui định về thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản trong nước hiện hành kể từ ngày kết thúc Hiệp định theo qui định về lưu trữ tài liệu để xuất trình khi có yêu cầu, phục vụ công tác giám sát, theo dõi, đánh giá và kiểm toán chương trình.

Phần VIII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Thông tư số 129/1999/TT-BTC ngày 05/11/1999 của Bộ Tài chính.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh về Bộ Tài chính để có biện pháp xử lý thích hợp.

Nơi nhận: Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; Văn phòng TW Đảng và các ban của Đảng; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Toà án nhân dân tối cao; Kiểm toán Nhà nước UBND các tỉnh, Thành phố trực thuộc TW; Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, TP trực thuộc TW Kho bạc NN, KHNN các tỉnh, TP trực thuộc TW Sở Tài chính các tỉnh, TP trực thuộc TW Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Công báo; Website Chính phủ; Website Bộ Tài chính Vụ Pháp chế (Bộ Tài chính) Vụ NSNN Lưu VT, TCĐN

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------

      , ngày      tháng     năm

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Lần thứ:

Tên dự án:

Kính gửi: - CHỦ ĐẦU TƯ  (Nêu rõ tên cơ quan chủ đầu tư trong quyết định đầu tư)

Công ty (nêu rõ tên nhà thầu trong hợp đồng) đệ trình bản đề nghị thanh toán với nội dung như sau:

1. Đơn vị chúng tôi đã thực hiện hợp đồng số ... ngày ... tháng... năm ...

2. Thuộc danh mục hợp đồng tại công văn số ... ngày ... tháng ... năm ...của Ban quản lý dự án JICA tỉnh...

3. Công việc đã hoàn thành: Nêu rõ tên dự án, tóm tắt khối lượng, hạng mục  công việc đã hoàn thành

4. Thuộc Chương trình tín dụng chuyên ngành ..., Hiệp định vay JICA số ...

5. Số tiền luỹ kế đã thanh toán từ vốn JICA cho hợp  đồng  này (nếu có):

6. Số tiền đề nghị thanh toán nguồn vốn JICA cho đợt này:

(Bằng chữ:  )

7. Số tài khoản thụ hưởng: Ghi rõ tên đơn vị thụ hưởng, số tài khoản, tên ngân hàng, địa chỉ ngân hàng.

CHẤP NHẬN THANH TOÁN CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

TÊN NHÀ THẦU Giám đốc Ký tên, đóng dấu

* Lưu ý: Giấy đề nghị thanh toán cần được đánh máy rõ ràng, đầy đủ, không viết tay, không tẩy xoá

Mẫu danh mục hợp đồng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH Ban quản l ý dự án JICA ---------	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----------
Số:	, ngày     tháng     năm

DANH MỤC HỢP ĐỒNG CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN JICA

Thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành ...

Hiệp định vay JICA số ...

Kính gửi: BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ - BỘ TÀI CHÍNH

Thực hiện Thông tư số   ngày   của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay JICA thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành

Thực hiện Thông tư số   ngày   của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn việc lập kế hoạch sử dụng vốn vay JICA cho Chương trình Tín dụng chuyên ngành

Ban quản lý dự án JICA tỉnh ... thông báo danh mục các hợp đồng thuộc các dự án sử dụng vốn vay JICA của tỉnh ..., kế hoạch năm .... như sau:

STT	Tên dự án	Tên cơ quan chủ đầu tư (Bên A)	Tên Nhà thầu (Bên B)	Số, ngày của Hợp đồng hoặc phụ lục	Hợp đồng
					Tổng giá trị hợp đồng	Giá trị hợp đồng được tài trợ bằng vốn JICA

Ban quản lý dự án JICA tỉnh xác nhận các hợp đồng nói trên đã được ký kết bởi cơ quan chủ đầu tư có đủ thẩm quyền theo quyết định đầu tư với nhà thầu hợp lệ; có tỷ lệ giá trị hợp đồng được tài trợ bằng vốn JICA chiếm từ 75-85% tổng giá trị công trình.

Ban quản lý dự án JICA tỉnh trân trọng thông báo.

Nơi nhận: - Như trên - Sở Tài chính - Lưu VT

Trưởng Ban Ký tên, đóng dấu

Mẫu Giấy bảo lãnh tiền tạm ứng

NGÂN HÀNG .... Địa chỉ: Số điện thoại: Số fax	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------
	......., ngày ........ tháng .......năm .....

GIẤY BẢO LÃNH TIỀN TẠM ỨNG

Số:

Kính gửi: TÊN CHỦ ĐẦU TƯ

Theo hợp đồng số .... ký ngày .... giữa Chủ đầu tư là (ghi rõ tên, địa chỉ) sẽ thanh toán cho Nhà thầu là (ghi rõ tên, địa chỉ) một khoản tiền tạm ứng là   ..x... VND (bằng chữ:...).

Chúng tôi là ngân hàng (ghi rõ tên ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng) sau khi xem xét, chấp nhận cấp cho Chủ đầu tư (ghi rõ tên) Giấy bảo lãnh này với giá trị là .x.. VND để:

1. Trong thời gian có hiệu lực của Giấy này, Chủ đầu tư có thể yêu cầu chúng tôi thanh toán số tiền ghi trong giấy này nếu Nhà thầu không thực hiện được các nghĩa vụ đã qui định trong hợp đồng nói trên.

2. Giấy bảo lãnh này có giá trị giảm dần tương ứng với số tiền Nhà thầu hoàn trả tạm ứng cho Chủ đầu tư và sẽ hết hiệu lực vào ngày Nhà thầu hoàn trả đủ tiền tạm ứng cho Chủ đầu tư. Mọi đề nghị thanh toán theo Giấy bảo lãnh này phải được thực hiện không muộn hơn ngày nói trên. Nếu quá thời hạn, giấy bảo lãnh sẽ không còn giá trị.

3. Giấy bảo lãnh có thể được gia hạn theo đề nghị của Chủ đầu tư và Nhà thầu.

Trân trọng kính chào

Giám đốc ngân hàng (ký tên, đóng dấu)

Lưu ý:

- Giấy Bảo lãnh phải được hoàn trả lại cho Ngân hàng để huỷ trước hoặc vào ngày hết hạn.

- Giấy bảo lãnh được Ngân hàng cấp ra theo đề nghị của Nhà thầu.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No. 132/2008/TT-BTC	Hanoi, December 29, 2008

CIRCULAR

GUIDING THE LOAN MANAGEMENT MECHANISM APPLICABLE TO THE JAPAN INTERNATIONAL COOPERATION AGENCY (JICA)'S SPECIALIZED CREDIT PROGRAM

THE MINISTRY OF FINANCE

Pursuant to the Government's Decree No. 134/2005/ND-CP of November 1, 2005, promulgating the Regulation on borrowing of foreign loans and repayment of foreign debts, and the Government's Decree No. 131/2006/ND-CP of November 9, 2006, promulgating the Regulation on management and use of official development assistance (ODA );
Pursuant to Credit Agreements concluded between the Government of the Socialist Republic of Vietnam and the Japan Bank for International Cooperation, now the Japan International Cooperation Agency (JICA), to finance the Rural Infrastructure Development and Living Standard Improvement Program;
Pursuant to the Government's Decree No. 118/2008/ND-CPof November 27. 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance;
The Ministry of Finance guides the mechanism for management of JICA loans for the Rural Infrastructure Development and Living Standard Improvement Program as follows:

Part I

GENERAL PROVISIONS

1. The Rural Infrastructure Development and Living Standard Improvement Program (below referred to as the specialized credit program) is a program funded with JICA loans to build infrastructure facilities in localities nationwide, covering the sectors specified in the Agreements.

2. The specialized credit program's loans are government loans which shall be managed under the State Budget Law, its guiding documents and current spending regulations. The Ministry of Finance shall repay due loans (both principal and interest) to foreign partners. These loans shall be included in the state budget for allocation to local infrastructure construction investment projects in the form of targeted additional allocations from the central budget to local budgets. For the specialized credit program's sectors and projects which are funded under the re-lending mechanism, the Regulation on re-lending from the Government's foreign loans and aid. promulgated together with the Prime Minister's Decision No. I81/2(K)7/QD-TTg of November 26. 2007. will apply.

...

...

...

a/ The Ministry of Planning and Investment, as the program owner, shall plan the use of the specialized credit program's loans for projects. It shall set up the Central Program Management Board to direct and supervise the program implementation and guide localities in managing the implementation of projects and allocating contributed domestic capital under regulations.

b/ The Vietnam Joint-Stock Commercial Bank for Foreign Trade (Vietcombank), which is authorized by the Ministry of Finance to conduct foreign payment operations, shall sign banking agreements with foreign partners on the basis of JICA loan agreements.

c/ Provincial-level People's Committees and local state management agencies shall manage the use of loans for proper purposes and with efficiency under the guidance of the program owner and the Ministry of Finance in accordance with current regulations on management of domestic capital construction investment projects and commitments under the Credit Agreements signed with JICA.

4. This Circular applies to all JICA-funded specialized credit programs. Particularly for forestation. the Finance Ministry's Circular No. 104/2002/TT-BTC of November 15. 2002. guiding the mechanism for management of JICA loans for forestation under the specialized credit program, would apply.

Part II

SPECIFIC PROVISIONS

1. JICA loans

1.1. JICA loan accounts for 75-85% of the value of a work and shall be used for:

a/ Hiring foreign consultants;

...

...

...

c/ Paying for work construction volumes and program or project implementation performed in the country;

d/ Paying charges for JICA loan withdrawal (at 0.1% of the withdrawn loan amount debited by JICA upon withdrawal);

d Paying sums of money which are retained till final settlement at the end of the warranty duration; refunding advances from local budgets within the time limit for JICA loan withdrawal under the Agreement;

1.2. JICA loans may not be used to pay ground clearance compensations; costs of exploration, survey and designing for project formulation; taxes, management expenses, domestic banking service charges and work insurance premiums.

2. Contributed domestic capital

2.1. Contributed domestic capital shall be covered by local budgets under current regulations on management of contributed domestic capital for ODA-funded works and projects, included in annual budgets or raised from other sources corresponding to the progress of disbursement of foreign capital in each plan period of the projects. This capital amount must account for 15-25% of the value of a work for:

a/ Paying ground clearance compensations; costs of exploration, survey and designing for project formulation: and management expenses (for the project construction process);

b/ Paying domestic banking service charges (paid for contractors);

c/ Paying indirect taxes on goods and services, applicable to ODA loan-funded programs and projects for distribution to local projects;

...

...

...

e/ Paying work insurance premiums:

f/ Paying sums of money which are retained till the end of the warranty duration or final settlement;

g/ Making advances in case payment is made according to the refund method;

2.2. Domestic capital allocated by the program owner: The Ministry of Planning and Investment shall allocate domestic capital for paying the whole program's overhead expenses, covering:

a/ Program management expenses;

b/ Banking charges for consulting;

c/ Expenses for the program supervision, monitoring and assessment;

3. Economic contract-related procedures: The signing and approval of contracts comply with the Planning and Investment Ministry's guidance applicable to the specialized credit program, and the following regulations:

3.1. For contracts to hire consultants and contracts to procure imported goods, supplies and equipment:

...

...

...

b/ Tax-related contractual terms comply with current tax regulations applicable to ODA-funded projects;

c/ The Central Program Management Board shall select units (below referred to as importers) and entrust them to conduct transactions, sign import contracts and carry out procedures for receiving goods and delivering them at the work sites. It shall directly sign contracts to hire foreign consultants for the whole program;

d/ After signing a contract, the importer shall submit it to the program owner for approval. JICA and the Ministry of Finance shall carry out contract approval procedures for contracts valued at the level specified in the Agreement. For contracts valued lower than the level prescribed in the Agreement, the importer shall send only a copy of the contract to the Central Program Management Board for monitoring.

e/ The Ministry of Finance shall inform Vietcombank of the contract approval for carrying out foreign procedures for payment to the foreign supplier or contractor (if any).

3.2. Contracts for construction volumes or program or project implementation performed by domestic contractors:

a/ After being assigned a JICA loan plan and informed of the program implementation by the Ministry of Planning and Investment, investors shall conduct bidding under the current Bidding Law and sign contracts with contractors;

b/ In special cases in which bidding is not conducted, the investment-managing agency shall issue a decision on contractor designation under current regulations and assign investors to sign contracts with contractors;

c/ A contract must indicate the funded JICA loan value;

d/ Tax-related contractual terms comply with current tax regulations applicable to ODA-funded projects;

...

...

...

f/ For contracts valued at under JPY 0.5 billion (to be converted into Vietnam dong at the JPY/ VND exchange rate announced by Vietcombank at the time of contract signing), the provincial JICA project management unit is only required to notify and send a list of approved contracts to the Central Program Management Board and the Ministry of Finance. For JICA loan-funded contracts valued at JPY 0.5 billion or more (to be converted into Vietnam dong at the exchange rate as prescribed above), JICA and the Ministry of Finance shall carry out procedures for approval thereof.

g/ The Ministry of Finance shall pay only for the volumes under the contracts already notified to it. Payment from JICA loans shall be made in accordance with the progress of projects, not depending on provincial annual budget plans.

4. Capital withdrawal methods

a/ For contracts to hire foreign consultants and procure foreign equipment: Foreign currency expenses under contracts shall be paid in the form of capital withdrawn by letters of commitment or via a special account). Vietnam dong expenses shall be paid in the form of capital withdrawn by money transfer or refund.

b/ For contracts signed for procurement of domestic equipment or domestic construction, payment shall be made in the form of capita! withdrawal via the special account or refund according to the process specified in Section III below.

c/ Under the authorization of the Ministry of Finance. Vietcombank shall open a JPY special account and its interest account at Tokyo-Mitsubishi bank with the Ministry of Finance acting as the account owner. Vietcombank may conduct transactions via these accounts only at the request of the Ministry of Finance.

d/ The Ministry of Finance shall carry out procedures for the first and additional withdrawal of capital into the above special account in accordance with the Agreement. Payment documents are not required for the first capital withdrawal.

e/ The Ministry of Finance shall request Vietcombank to open special-purpose accounts corresponding to the special account and interest account under the name of the Ministry of Finance (the Foreign-Relations Finance Department) for monitoring and accounting the sums of money already withdrawn, the interest accrued on the special account, and subsequent debt payments.

Part III

...

...

...

1. Entities eligible for payment

1.1. Works (below referred to as projects) eligible for payment under the specialized credit program are works included in JICA loan use plans allocated and notified to localities by the Ministry of Planning and Investment.

1.2. Eligible contractors are contractors named in decisions on the projects' successful bidders or designated to implement the projects under current regulations (below referred to as contractors).

2. Payment request dossiers

2.1. Investors requesting payment shall prepare a payment dossier comprising:

a/ All documents of request for JICA loan payment, made according to current payment procedures for domestic capital construction;

b/ The contract signed between the investor and contractor (a copy certified by the investor);

c/ The contractor's written request for payment (two originals), with the investor's approval;

d/ The list of amounts paid for the completed capital construction volumes (two originals), made by the State Treasury office in the locality where the transaction account is opened, indicating the sum of money requested to be paid with JICA loans;

...

...

...

2.2. Payment dossiers shall be submitted to provincial JICA project management units for handling under regulations.

3. Process of payment and additional capital withdrawal into the special account

3.1. Advance payment method: Advances shall be paid for contractors at the levels specified in the contracts. An advance request dossier must also comprise a copy of the written advance guarantee (this copy must be certified by the investor) issued by a prestigious commercial bank or a joint-venture bank accepted by the investor. The guarantee duration must be long enough for the investor to recover the advance. The payment process is similar to that specified at Point 3.2 below.

3.2. Method of payment for the completed volume:

a/ After the contractor completed the project volume, the investor shall compile and send a payment request dossier to the local State Treasury office for control under current regulations on payment of domestic capital construction capital;

b/ The total sum of money requested to be paid with JICA loans must equal the value of a completed capital construction volume already evaluated, minus the advance at a percentage specified in the contract, and not exceed the sum of money payable with JICA loans indicated in the contract. When the sum of money evaluated by the local State Treasury office is smaller than that requested by the contractor, the contractor shall make another written request for payment according to the evaluated sum of money;

c/ After obtaining the payment control results from the local State Treasury office, the investor shall compile a dossier (as specified in Section 2 above) and send it to the provincial JICA project management unit;

d/ Within 5 working days after receiving the dossier, the provincial JICA project management unit shall:

- Gather and verify the dossier and compare it with the loan allocation plans and the list of contracts;

...

...

...

- Send the dossiers eligible for payment to the Ministry of Finance (the Foreign-Relations Finance Department), enclosed with an official letter listing the projects requested for payment. Such a dossier comprises the original of the contractor's written request for payment, the original of the list of amounts paid for completed construction volumes), and the original of the list of payment requests, made by the provincial JICA management unit;

e/ Within 5 working days after receiving a complete dossier from the provincial JICA management unit, the Ministry of Finance shall, based on the special account's balance, request Vietcombank to transfer, within 3 working days, money to contractors into accounts designated by contractors in their written payment requests. After transferring money, Vietcombank shall send money transfer notices, enclosed with the bank's document of money transfer to each contractor and to the Ministry of Finance for carrying out procedures for additional capital withdrawal and remittance into the special account. At the same time, Vietcombank shall send money transfer notices to the provincial JICA project management unit for disbursement monitoring.

3.3. Refund method:

a/ The refund method is applicable to the refund of JICA loans for JICA loan amounts already advanced from local budgets.

b/ The refund method is applicable in the following cases:

- Local budgets have sufficient capital for immediate payment to contractors, then the paid sums of money will be refunded with JICA loans. This method is applicable at any time within 6 months before the expiration of the time limit for capital withdrawal under the Agreement;

- When local budgets have insufficient capital for immediate payment to contractors, if the payment time is in the last-6-month duration for capital withdrawal under the Agreement, localities shall make budget plans in order to have capital for advance, then the advanced sums of money will be refunded with JICA loans;

Since the time of expiration of the time limit for capital withdrawal varies under different agreements, the provincial JICA project management unit shall contact the Central Program Management Board or the Ministry of Finance to be informed of this time under each specific agreement.

c/ The process of refund from JICA loans is specified as follows:

...

...

...

- A payment request dossier is similar to an ordinary dossier of request for payment of JICA loans, enclosed with a certified copy of a valid money transfer document evidencing that the sum of money has been advanced from the local budget into the contractor's account;

- In the written request for payment, the contractor shall request the transfer of money into the local budget's account. The sum of money requested to be refunded must be exactly the same as the advanced sum of money;

- The process of handling dossiers and making payment is similar to that specified in Clause 3, Points 3.1 and 3.2 above.

3.4. Additional withdrawal of capital into the special account

Based on the Central Program Management Board's written request, the Ministry of Finance (the Foreign-Relations Finance Department) shall carry out procedures for additional withdrawal of capital into the special account under the Agreement. The Central Program Management Board shall list and gather documents for which payment has been made from the special account (including the contractor's written request for payment and the bank's payment order indicating the sum of money already transferred from the special account into the contractor's account). The additional capital withdrawal level is specified in the Agreement. After making the last capital withdrawal, is, as a result of exchange rate disparity, there is a positive difference between the sum of money withdrawn into the special account and that indicated on the document of payment from the special account, the Ministry of Finance shall request the Central Program Management Board to refund this difference to JICA.

Part IV

DUE CHARGES

1. Banking and payment charges

1.1. Banking charges include:

...

...

...

b/ Foreign-payment service charges shall be paid according to the requests of foreign banks.

1.2. The payment of charges is specified as follows:

a/ Money transfer charges upon repayment of foreign debts: Vietcombank may automatically debit in the state budget deposit account (opened at Vietcombank);

b/ Charges related to import L/C opening and payment shall be paid by the entrusted importer, which shall then allocate and recover them from the contributed local capital;

c/ Charges related to consultancy-service U C opening and payment shall be paid from an account opened at Vietcombank by the Ministry of Planning and Investment. For contributed capital arranged by the Ministry of Planning and Investment for the specialized credit program;

d/ Transfer of money to domestic construction contractors: Banking charges shall be deducted from the sum of money paid to the contractor. Depending on the contract signed with the investor, the contractor shall pay this charge or, based on Vietcombank's charge notice, request the investor to pay this charge from the contributed domestic capital;

2. Importer charges:

An importer selected by the Central Program Management Board shall negotiate and sign a procurement contract with the successful bidder (foreign supplier) and carry out all import procedures under the supervision of the Central Program Management Board. Such importer will enjoy import entrustment and supply charges as agreed with the Central Program Management Board under the State's current regulations, and may collect these charges from goods recipients, which will be accounted as contributed domestic capital for works.

Part V

...

...

...

1. JICA loans allocated to local projects must be fully and timely accounted into the state budget. The via-budget accounting principle is that such loans shall be recorded as revenue of the central budget and as targeted additional expenditure of the local budget. Via-budget accounting is specified as follows:

1.1. Allocation of overhead expenses: Overhead expenses include capital withdrawal charge, charge related to direct transactions (under consultancy hiring contract and contract on the import of equipment for which payments are made by the methods of money transfer and letter of commitment), and the Central Program Management Board's management expenses (including expense for monitoring and evaluation). Every December, the Central Program Management Board shall sum up overhead expenses arising in a year and officially request in writing the Ministry of Finance to carry out procedures for mutual ceasing of the state budget: recording as revenue the foreign loan and recording as expense the allocation to the Central Program Management Board under the Ministry of Planning and Investment.

1.2. Consultancy charge: 30 days after the end of the capital withdrawal duration under each agreement, the Central Program Management Board shall sum up actual consultancy charges for the whole program under such agreement, and send a document on the allocation of capital to projects, based on the ratio of capital use, to each province and the Ministry of Finance for carrying out procedures for mutual ceasing of the state budget. Based on the Central Program Management Board's notice of capital allocation, the Ministry of Finance shall record as revenue the foreign loan and record as expense the targeted additional allocation to the local budget. 1.3. The value of imported goods:

a/ After completing capital withdrawal for each procurement contract, the program management board shall work with the importer in proportionally allocating the value of imported goods to each local work, and, after reaching agreement with the provincial JICA project management unit, officially request in writing the Ministry of Finance to carry out procedures for mutual ceasing of the state budget;

b/ If there is a difference between the volume of goods planned to be distributed and the actually received volume of goods (including the permitted wastage), localities shall work with authorized goods suppliers in certifying this difference and report it to the Central Program Management Board for handling on the principle that an agency responsible for a wastage shall incur that wastage, specifically:

- The importer shall incur the wastage in excess of the permitted rate which is determined to arise in the course of importation;

- The authorized goods supplier shall incur the wastage in excess of the permitted rate which is determined to arise in the course of supply;

- The locality shall incur the wastage in excess of the permitted rate due to its delay in the receipt of goods;

1.4. Construction and program or project implementation volumes for which payment to domestic contractors is made in Vietnam dong:

...

...

...

b/ Steps of accounting applicable to Points 1.2,1.3 and 1.4: Based on the Finance Ministry's documents, provincial-level Finance Services shall issue orders of collection of local budget revenues and orders of payment to capital users, then send them to provincial-level State Treasury offices which shall allocate capital in accordance with the State Budget Law. Payment orders, issued by the Budget Department under the Ministry of Finance, enclosed with the Foreign-Relations Finance Department's notice of the list indicating the serial number of agreement, name of project, name of investor, sum of money paid to each project and applicable exchange rate, will serve as a basis for recording as expense.

The value for mutual ceasing of the state budget is the value of foreign currency (JPY) multiplied by the exchange rate announced by Vietcombank at the time of money transfer (in case of payment to domestic contractors) or the accounting exchange rate prescribed by the Ministry of Finance at the time of accounting (for consultancy and capital withdrawal charges and imported goods).

Part VI

RESPONSIBILITIES OF AGENCIES INVOLVED IN PAYMENT

1. The Central Program Management Board shall:

1.1. Organize bidding to select importers and consultants.

1.2. Assume the prime responsibility for. and collaborate with consultants, the donor and the Ministry of Finance in, planning, inspecting, supervising, monitoring, evaluating and auditing programs and projects;

1.3. Provide provincial-level Planning and Investment Services and JICA project management units with guidance on mechanisms and policies related to the specialized credit program;

1.4. Assume the prime responsibility for, and collaborate with the Ministry of Finance in, organizing training courses on management and implementation of the specialized credit program;

...

...

...

1.6. Gather and send dossiers and documents to the Ministry of Finance for additional withdrawal of capital into the special account;

1.7. Refund to JICA the exchange rate disparity-based positive difference between the sum of money withdrawn into the special account and that indicated in the document of payment from the special account.

2. Provincial JICA project management units shall:

2.1. Act as the focal point in managing projects implemented in their localities and sum up information from planning, implementation and reporting. Regularly collaborate with and notify provincial-level Finance Services of information on local projects;

2.2. Perform the tasks authorized by the program owner in collaborating with provincial-level Planning and Investment Services to draw up JICA loan plans (with reference to JICA standards) and allocate sufficient domestic contributed capital to local projects;

2.3. Assume the prime responsibility for drawing up plans on domestic contributed capital for projects according to their implementation progress, including ordinary contributed capital, and capital advanced from the state budget in case the refund method is applied;

2.4. List contracts and their annexes funded with JICA loans and send them to the program owner and the Ministry of Finance;

2.5. Guide investors and contractors in preparing documents according to the JICA's set forms applicable to each method of capital withdrawal;

2.6. Receive and verify investors' payment dossiers, compare them with JICA loan plans and contracts and, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, gather and send them to the Ministry of Finance for payment. If refusing to accept the dossiers, provincial JICA project management units shall contact project owners for dossier completion;

...

...

...

2.8. Assist the Central Project Management Board, consultants, the donor and the Ministry of Finance in monitoring and managing projects in their provinces.

3. The Ministry of Finance shall:

3.1. Carry out payment acceptance procedures after receiving complete dossiers as required. In case of non-acceptance, immediately notify such to the Central Program Management Board and concerned provincial JICA project management units;

3.2. Promptly carry out mutual ceasing procedures so that provincial-level Finance Services can conduct accounting payments into local budgets;

3.3. Timely withdraw additional capital into the special account;

3.4. Refund loan principals and interests as prescribed in the Agreement;

3.5. Collaborate with the Central Program Management Board and the donor in monitoring and evaluating the program.

4. Provincial-level State Treasury offices shall:

4.1. Control expenses for projects' completed capital construction volumes under current regulations on capital construction investment management, indicating sums of money funded with JICA loans, as a basis for the Ministry of Finance to pay contractors. JICA loans shall be controlled according to the implementation progress of projects, not depending on provincial annual budgets;

...

...

...

5. Provincial-level Finance Services shall conduct mutual ceasing of local budgets after receiving the Finance Ministry's documents on mutual ceasing of the state budget.

6. Vietcombank shall:

6.1. Make payment based on the capital withdrawal methods specified in JICA loan Agreements at the request of the Ministry of Finance and send notices thereof suitable to each payment method to the Ministry of Finance, the Central Program Management Board and contractors;

6.2. Monitor the special account balance and notify it to the Ministry of Finance after each payment and capital withdrawal into the special account.

7. Investors shall:

7.1. Make feasibility study reports and technical designs according to capital construction investment procedures and select contractors under current regulations on bidding;

7.2. Sign contracts with successful bidders or designated contractors, indicating the sums of money funded with JICA loans. Inspect or assign supervision consultants to inspect works' quality against their technical designs and give certifications in contractors' requests for payment;

7.3. Report on the progress of withdrawing JICA loan in kind or in cash to concerned management agencies;

7.4. Pay domestic contributed capital in a timely manner according to the progress of projects;

...

...

...

7.6. Make settlement for works and work items under current regulations on finalization of capital construction capital;

7.7. Assist the program owner, the Ministry of Finance and the donor in supervising, monitoring, evaluating and auditing the program.

8. Contractors shall:

8.1. Perform contracts according to the committed volumes, quality and schedule;

8.2. Fulfill tax and warranty obligations and refund advanced capital under regulations and contracts signed with investors;

8.3. Make payment, settlement, take-over, hand-over and warranty of completed projects with investors.

Part VII

INSPECTION. REPORTING AND SETTLEMENT

1. Provincial-level People's Committees and the Central Program Management Board shall annually report to the Ministry of Finance and the Ministry of Planning and Investment on the progress of implementation of the program and problems arising in the receipt and use of loans;

...

...

...

3. Investors shall collaborate with concerned units in taking over and making settlement for completed works;

4. Provinces and centrally run cities shall sum up local budget settlements and send them to the Ministry of Finance and the Ministry of Planning and Investment for synthesis according to regulations. The Central Program Management Board shall make settlement for the program;

5. The Ministry of Planning and Investment shall sum up and report to the Prime Minister and the Ministry of Finance on the allocation of loans and implementation of projects in localities. The Central Program Management Board shall collaborate with the JICA project evaluation team in re-inspecting the implementation of the program after the expiration of the loan withdrawal duration under the Agreement;

6. The Central Program Management Board shall supply information and data to examination, inspection and audit teams of JICA and the Vietnamese Government;

7. Provincial program management boards and investors shall, in accordance with regulations on archive of documents, keep payment dossiers and documents under current regulations on payment of domestic capital construction investment capital after the completion of the Agreement in order to produce them upon request for the program supervision, monitoring, evaluation and audit.

Part VIII

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

This Circular takes effect 15 days after its publication in "CONG BAO" and replaces the Finance Ministry's Circular No. 129/1999/TT-BTC of November 5. 1999.

Any problems arising in the course of implementation should be reported to the Ministry of Finance for appropriate settlement.

...

...

...

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Tran Xuan Ha