|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
******
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc
*******
|
|
Số: 58/2007/QĐ-BGDĐT
|
Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2007
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN VÀ ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN
BỘ
TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP
ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ;
Căn cứ Nghị định số 85/2003/NĐ-CP ngày 18
tháng 7 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02
tháng 8 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật giáo dục;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Công tác học
sinh, sinh viên,
QUYẾT
ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về hồ sơ học
sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh,
sinh viên.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày
đăng Công báo. Các văn bản trước đây trái với quy định này đều bãi bỏ.
Điều 3.
Các ông (bà)
Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Công tác học sinh, sinh viên; thủ trưởng các đơn
vị liên quan thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; Giám đốc sở giáo dục và đào tạo;
Giám đốc đại học, học viện; Hiệu trưởng trường đại học, cao đẳng, trung cấp
chuyên nghiệp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Ban Khoa giáo Trung ương ; Để b/c
- Uỷ ban VHGDTNTN&NĐ của QH;
- Các Thứ trưởng;
- Các bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc CP;
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc
TW;
- Như Điều 3;
- Bộ Tư pháp (Cục KTVB QPPL);
- Website của Chính phủ;
- Công báo;
- Lưu VT, Vụ CTHSSV, Vụ PC.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn Nhung
|
QUY
ĐỊNH
VỀ HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN
LÝ HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN
(Ban hành kèm theo
Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT ngày 12 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo)
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp
dụng
Văn bản này quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên ở các đại học, học viện,
trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp (dưới đây gọi tắt là trường)
bao gồm: nội dung hồ sơ; hình thức hồ sơ; việc lập, bổ sung và lưu trữ hồ sơ;
chế độ báo cáo; trách nhiệm của các cơ sở giáo dục.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong
Quy định này, các từ ngữ được hiểu như sau:
1. Hồ sơ học sinh, sinh viên là hệ thống tài liệu tổng hợp về học sinh, sinh viên, phản
ánh những thông tin thiết yếu về học sinh, sinh viên dùng để quản lý quá trình
học tập, sinh hoạt, rèn luyện của học sinh, sinh viên. Hồ sơ học sinh, sinh
viên gồm có hồ sơ của từng học sinh, sinh viên và hồ sơ thống kê tổng hợp về
tình hình học sinh, sinh viên;
2. Hồ sơ điện tử là hồ sơ học sinh, sinh viên được thể hiện dưới dạng cơ sở dữ
liệu;
3. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai
thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử;
4. Dữ liệu
là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh hoặc dạng tương tự;
5. Trao đổi dữ liệu điện tử là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương
tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thoả thuận về cấu trúc thông tin;
6. Phần mềm quản lý học sinh, sinh viên là chương trình ứng
dụng để thực hiện một số công việc trong công tác quản lý học sinh, sinh viên,
được diễn đạt theo ngôn ngữ máy tính có thể đọc được.
Điều
3. Yêu cầu của công tác lập và quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên
1. Bảo đảm đầy đủ, chính xác và bổ sung kịp thời;
2. Nắm chắc tình hình của mỗi học sinh, sinh viên và số liệu thống
kê tổng hợp về học sinh, sinh viên của từng trường;
3. Thống nhất tiêu chí quản lý, mẫu biểu báo cáo; dễ bổ sung, dễ
tìm kiếm, dễ lưu trữ; thực hiện chế độ bảo mật theo quy định.
Điều 4. Hồ sơ khi nhập trường
Hồ sơ khi nhập trường của học sinh, sinh viên gồm có:
1. Học bạ trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp (THPT,
TCCN);
2. Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT, TCCN tạm thời đối với những
người trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp THPT, TCCN đối
với những người đã tốt nghiệp các năm trước;
3. Giấy khai sinh (hoặc bản sao hợp lệ);
4. Giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên (hoặc bản sao hợp lệ) của các
đối tượng được cấp học bổng, trợ cấp và miễn giảm học phí theo quy định tại khoản 3, Điều 33, Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8
năm 2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật
giáo dục;
5. Giấy báo trúng tuyển của trường;
6. Giấy chứng nhận sức khoẻ;
7.
Lý lịch học sinh, sinh viên (mẫu quy định tại Phụ lục I kèm theo);
8.
Thẻ học sinh, sinh viên (mẫu quy định kèm theo).
Điều 5. Hồ sơ theo dõi quá trình học tập,
rèn luyện
Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của học sinh, sinh
viên gồm có các nội dung sau:
1. Kết
quả học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên bao gồm cả điểm học tập, điểm kiểm
tra thi kết thúc môn học, kết quả thi bảo vệ đồ án, khoá luận tốt nghiệp và điểm
rèn luyện theo học kỳ, năm học, khóa học;
2. Hình thức khen thưởng mà học sinh, sinh viên đạt được trong học
tập, nghiên cứu khoa học và tham gia các phong trào;
3. Hình thức kỷ luật và trách nhiệm pháp lý khác mà học sinh, sinh
viên bị áp dụng trong và ngoài trường;
4. Những thay đổi của học sinh, sinh viên như chuyển ngành, chuyển
trường, lưu ban, ngừng học, thôi học.
5. Việc vay vốn tín dụng của học sinh, sinh viên;
6. Tình hình đi làm thêm của học sinh, sinh viên thông qua sự giới
thiệu của các đơn vị trong trường;
7. Địa chỉ nội trú và việc chấp hành quy định của học sinh, sinh
viên nội trú (đối với các học sinh, sinh viên ở nội trú);
8. Địa chỉ ngoại trú và việc chấp hành quy định của địa phương đối
với học sinh, sinh viên ngoại trú;
9. Việc đóng học phí của học sinh, sinh viên;
10. Việc hưởng học bổng khuyến khích học tập, học bổng chính sách,
trợ cấp xã hội của học sinh, sinh viên.
Điều 6. Hồ sơ tốt nghiệp
Hồ sơ
tốt nghiệp của học sinh, sinh viên bao gồm các loại giấy tờ quy định tại Điều 4
và các khoản 1, 2, 3 Điều 5 của văn bản này.
Chương 3:
HÌNH THỨC HỒ SƠ HỌC SINH,
SINH VIÊN
Điều 7. Hồ sơ dưới dạng văn bản
Hồ sơ học sinh, sinh viên với các nội dung quy định tại Điều 4 và Điều
5 của văn bản này được quản lý dưới dạng văn bản theo mẫu quy định.
Điều 8. Hồ sơ điện tử
1. Các
nội dung quy định tại khoản 7 Điều 4 và Điều 5 của văn bản này được quản lý
bằng hồ sơ điện tử;
2. Hồ
sơ điện tử quản lý học sinh, sinh viên được xây dựng trên cơ sở sử dụng phông
chữ Unicode “thành” sử dụng bộ mã chữ tiếng Việt theo quy định và đảm bảo dễ
dàng chạy trên môi trường mạng LAN, WAN và Internet, tích hợp, kết nối với
[email protected] - Bộ Giáo dục và Đào tạo;
3. Việc
xây dựng, sử dụng bảng mã và các vấn đề kỹ thuật cụ thể thực hiện theo quy định
tại Phụ lục II kèm theo.
Chương 4:
LẬP, BỔ SUNG VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
HỌC SINH, SINH VIÊN
Điều 9. Lập hồ sơ
1. Đầu khóa học
a) Hồ sơ của học sinh, sinh viên quy định tại Điều 4 và Điều
5 của văn bản này được lập chậm nhất một tháng cho mỗi học sinh, sinh viên sau
khi làm thủ tục nhập trường;
b) Kết thúc học kỳ một, năm học thứ nhất, nhà trường bổ
sung đầy đủ những thông tin còn thiếu của học sinh, sinh viên vào bộ hồ sơ đã
nêu ở Điều 4 của văn bản này.
2. Hồ sơ cuối khóa học của học sinh, sinh viên theo quy định tại Điều
6 của văn bản này được hoàn thiện chậm nhất một tháng sau khi làm lễ tốt nghiệp
cho khóa học sinh, sinh viên đó.
Điều 10. Bổ sung hồ sơ
1. Định kỳ: điểm học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên và
hình thức khen thưởng định kỳ được bổ sung sau mỗi học kỳ, mỗi năm học và cuối
khóa học;
2. Thường xuyên: trừ các nội dung quy định tại khoản 1 trên đây,
hồ sơ học sinh, sinh viên được bổ sung ngay sau khi có sự kiện mới phát sinh.
Điều 11. Lưu trữ hồ sơ
Việc
lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên được thực hiện theo quy định hiện hành về lưu
trữ của Nhà nước.
Chương 5:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Chế độ báo cáo
1. Hình thức báo cáo
Các
trường gửi báo cáo (theo mẫu quy định tại Phụ lục III kèm theo) về Bộ Giáo dục
và Đào tạo bằng hai hình thức sau:
a) Trao đổi dữ liệu điện tử qua địa chỉ: [email protected]
b) Gửi
báo cáo bằng văn bản qua Vụ Công tác học sinh, học sinh, sinh viên.
2. Thời gian báo cáo
a) Báo cáo định kỳ quy định như sau:
- Kết thúc học kỳ I hằng năm:
+ Ngày 25 tháng 01: gửi báo cáo bằng hình
thức trao đổi dữ liệu điện tử;
+ Ngày 31 tháng 01: gửi báo cáo bằng văn bản.
- Kết thúc học kỳ II hằng năm:
+ Ngày 25 tháng 9: gửi báo cáo bằng hình thức
trao đổi dữ liệu điện tử;
+ Ngày 30 tháng 9: gửi báo cáo bằng văn bản.
b) Báo cáo đột xuất về các vấn đề liên quan đến học sinh, sinh
viên được thực hiện ngay sau khi có sự kiện lớn, phức tạp xảy ra hoặc theo yêu
cầu của các cơ quan có thẩm quyền.
Điều 13. Trách nhiệm của cơ sở giáo dục
1. Lập hồ sơ cho từng học sinh, sinh viên với các nội dung quy
định tại Điều 4 và Điều 5 của văn bản này;
2. Quản lý, bổ sung, lưu trữ hồ sơ theo quy định;
3. Tổng hợp tình hình học sinh, sinh viên và thực hiện việc báo
cáo theo quy định tại Điều 12 của văn bản này;
4. Bố trí cán bộ có trách nhiệm, có nghiệp vụ về công nghệ thông
tin phụ trách công tác hồ sơ học sinh, sinh viên;
5. Xây dựng phần mềm quản lý học sinh, sinh viên trên cơ sở quy
định tại văn bản này và những đặc thù của trường;
6. Trang bị phương tiện, bố trí kinh phí thực hiện việc lập và
quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.
Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Khen thưởng
a) Việc tổ chức ứng dụng và khai thác công nghệ thông tin trong
công tác quản lí học sinh, sinh viên ở các trường theo quy định này là một
trong những tiêu chuẩn xét thi đua năm học đối với các cơ sở giáo dục;
b) Cá nhân, tập thể thực hiện tốt Quy định này, có nhiều
đóng góp cho công tác quản lý học sinh, sinh viên của ngành, tuỳ theo thành
tích cụ thể sẽ được xét khen thưởng theo quy định.
2. Xử lý vi phạm
Cá
nhân, tập thể có hành vi vi phạm các quy định của văn bản này thì tuỳ theo tính
chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
Điều 15. Trách nhiệm kiểm tra
Vụ trưởng Vụ Công tác học sinh, sinh viên kiểm tra việc thực hiện
Quy định này.
|
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn Nhung
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
******
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc
*******
|
PHỤ LỤC
(Ban hành kèm theo Quyết định 58/2007/QĐ-BGDĐT
ngày 12 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)
|
Phụ lục I
Lý lịch học sinh, sinh viên
|
|
Phụ lục II
Các bảng mã chuẩn
|
|
Phụ lục III
Các biểu mẫu báo cáo thống kê
|
PHỤ LỤC I
LÝ LỊCH
HỌC SINH, SINH VIÊN
|
Bộ Giáo dục và đào tạo
******
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc
*******
|
|
LÝ LỊCH HỌC SINH,
SINH VIÊN
(Dùng cho HS, SV trúng
tuyển vào các trường Đại học, Cao đẳng, TCCN)
Họ và tên:
...................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
...............................................................................….
Hộ khẩu thường trú:
...................................................................................….
Khi cần báo tin cho ai? ở đâu? ........................................................................
.................................................…................................................
...............….
Điện thoại
liên hệ (nếu có): ...................…
|
|
ảnh
4 x 6
(Mới chụp
chưa quá
3 tháng)
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
______________________________
SƠ YẾU LÝ LỊCH
HỌC SINH, SINH VIÊN
I. PHẦN BẢN THÂN HỌC SINH, SINH VIÊN
|
|
- Họ và tên:
.......….................................….....
|
|
- Nam, Nữ (nam ghi 0, nữ ghi 1) …………
|
|
|
- Ngày tháng và năm sinh (ghi 2 số
cuối): .…
|
|
- Hộ khẩu thường trú:
................……………
|
|
....................…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....................................................................…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Dân tộc (DT Kinh ghi 1, DT khác ghi 0)
|
|
|
............................................................….......
|
|
- Tôn giáo: .................................…....………
|
|
- Thuộc khu vực tuyển sinh nào? ..…
|
|
|
|
- Thành phần xuất thân (công nhân viên
chức
|
|
|
|
|
ghi 1, Nông dân ghi 2, Khác
ghi 3)
|
|
|
|
|
- Đối tượng dự thi: ......…….....…......
|
|
|
|
- Ngành học: .........….….……......
|
|
|
|
|
- Ký hiệu trường: ........................
|
|
|
|
|
- Điểm thi tuyển sinh: Tổng điểm:
.…...…….
|
|
|
- Số báo danh: ...................…........………..…
|
|
(Môn 1:..…….. Môn 2:…….. Môn 3:..…….)
|
|
|
- Kết quả học lớp cuối cấp ở THPT, THBT,
THN, TCCN
|
|
- Điểm thưởng (nếu có):
..……...........…........
- Lý do để được tuyển thẳng và được thưởng điểm:
|
|
|
* Xếp loại về học tập:
.........................…..
|
|
.....................................……...............…........
|
|
|
* Xếp loại về hạnh kiểm:
................………......
|
|
.............................……..........................................
|
|
|
* Xếp loại tốt nghiệp:
.......................…..….
|
|
..........................................…................……….....
|
|
|
- Ngày vào Đoàn TNCSHCM:
.....................
|
|
- Năm tốt nghiệp (ghi 2 số cuối của năm)
|
|
|
|
|
- Ngày vào Đảng CSVN:
.............................
|
|
- Số chứng minh thư nhân dân: ..........…….
|
|
|
|
|
- Số thẻ HS, SV
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Khen thưởng, kỷ luật:
............................................……………........................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Tóm tắt quá trình học tập, công tác và lao
động (ghi rõ thời gian, nơi học tập, công tác, lao động hoặc đơn vị phục vụ,
chức vụ, danh hiệu nghề nghiệp, bậc lương).
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
II. THÀNH PHẦN GIA ĐÌNH
1. Cha:
- Họ và tên:
......................................……................ Quốc tịch:
........…....................…......................
- Dân tộc:
....................................………………….. Tôn giáo:
..............…….....................................
- Hộ khẩu thường trú:
............................................................…………..............….......….....……......
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội
(làm gì, ở đâu?): ...................................................…………….
Trước 30-4-1975:
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Từ 30-4-1975 đến nay:
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
2. Mẹ:
- Họ và tên:
........................................……….............. Quốc tịch:
......................................................
- Dân tộc:
.....................………...…............………...... Tôn giáo:
.......................................................
- Hộ khẩu thường trú:
...............................................…..........…………...............................................
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội
(làm gì, ở đâu?):
............................................................………
Trước 30-4-1975:
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Từ 30-4-1975 đến nay:
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
3. Vợ hoặc chồng:
- Họ và tên:
..........................................….............…… Quốc tịch:
........................................………..
- Dân tộc:
...............................................….…………. Tôn giáo:
........................................................
- Hộ khẩu thường trú:
...........................................................................………....................................
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội
(làm gì, ở đâu?): ............................................................……....
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
4. Họ và tên, nghề nghiệp, nơi ở của anh
chị em ruột:
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Kèm theo bản chính và
bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp THPT, THBT, THN, TCCN (nếu Sở GD-ĐT
chưa kịp cấp bằng thì phải nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, sau đó nộp
bản chính để kiểm tra đối chiếu): phiếu báo điểm thi ĐH, CĐ, TCCN giấy chứng nhận
thi và kết quả đạt được trong kỳ thi học sinh giỏi lớp cuối cấp, kể cả thi quốc
tế, đối tượng ưu tiên (nếu có), quyết định của cơ quan, đơn vị cử đi học (nếu
là công nhân viên Nhà nước hoặc cán bộ chiến sĩ lực lượng vũ trang).
Tôi xin cam đoan những lời khai trên là
đúng sự thật. Nếu có gì sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo Quy chế hiện
hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
|
Cam đoan của gia đình
về lời khai của học sinh, sinh viên
|
Ngày .......... tháng …....... năm
20...…
Học sinh, sinh viên ký tên
|
_________________________________________________________________________
Xác nhận của Chính quyền Xã, Phường nơi
học sinh, sinh viên cư trú
(Đề nghị Chính quyền địa phương xác nhận
theo nội dung: Hộ khẩu thường trú, việc thực hiện nghĩa vụ công dân và chấp
hành pháp luật của học sinh, sinh viên tại địa phương).
......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
|
|
Ngày .......... tháng ...........
năm 20 …..
(Ghi rõ họ, tên, chức vụ, ký và đóng
dấu)
|
PHỤ LỤC II
CÁC BẢNG
MÃ CHUẨN
1. Cách đánh mã trường: Theo Quy chế tuyển sinh
2. Cách đánh mã học sinh, sinh viên
Mã học sinh, sinh viên được cấu trúc bởi 10 ký tự như sau: XXYZZZVVVV
· X (02 ký tự): Là 02 số cuối của khoá học
· Y (01 ký tự): Hệ đào tạo (xem danh mục)
· Z (03 ký tự): Ngành đào tạo theo mã ngành tuyển sinh
· V (04 ký tự): Số thứ tự của học sinh, sinh viên theo từng
ngành từ 0001 - 9999.
Quy ước:
1. Mỗi học sinh, sinh viên có một mã duy nhất và mã này vĩnh viễn
thuộc về học sinh, sinh viên đó. Kể cả khi học sinh, sinh viên tốt nghiệp ra
trường, chuyển trường, thôi học, v.v... đều không dùng lại mã này để đánh mã
cho học sinh, sinh viên khác.
2. Mã được dùng làm chuẩn trong công tác quản lý học sinh, sinh
viên trong toàn trường và ngành giáo dục.
3. Mã ngành (ký tự Z) sẽ là "000" nếu các trường đào tạo
chưa phân ngành ngay từ khi học sinh, sinh viên mới nhập học.
Ví dụ: Sinh
viên Nguyễn Tuấn Anh, khoá 2004, hệ đại học chính quy, ngành tiếng Anh sẽ có mã
số sinh viên như sau: 0467010009 (04 là khoá 2004, 6 là hệ đại học chính
quy, 701 là ngành tiếng Anh, 0009 là số thứ tự).
Lưu ý:
- Ký tự: có nghĩa là không phân biệt chữ hay là số trong mã học
sinh, sinh viên (1, 2, 3 ... A, B, C... có nghĩa như nhau). Ví dụ: 0467010009
và 04A7010009 hoàn toàn hợp lệ.
- Với độ dài của mã học sinh, sinh viên trên theo cách đánh mã này
hoàn toàn có thể dùng mã vạch để quản lý thẻ học sinh, sinh viên.
3. Danh mục trình độ đào tạo
Các trình độ và hình thức đào tạo được xếp thứ tự từ thấp lên cao
tiện lợi cho việc quản lý và tìm kiếm, báo cáo thống kê. Dùng một ký tự đại
diện (từ 1 đến Z) để đánh mã cho hệ.
|
Mã
|
Tên
|
Ghi chú
|
|
1
|
Cao đẳng
|
|
|
2
|
Đại học (theo hình thức học từ xa)
|
|
|
3
|
Đại học (theo hình thức vừa làm, vừa học)
|
|
|
4
|
Đại học (theo hình thức tự học có hướng dẫn)
|
|
|
5
|
Đại học chính quy
|
|
|
6
|
Đại học (bằng thứ 2)
|
|
|
7
|
Đại học (liên kết đào tạo)
|
|
|
8
|
Thạc sỹ
|
|
|
9
|
Thạc sỹ (liên kết đào tạo)
|
|
|
A
|
Tiến sỹ
|
|
|
...
|
|
|
3. Danh mục mã ngành đào tạo
Để thuận lợi cho việc truyền dữ liệu từ tuyển sinh vào (công việc
sau tuyển sinh) danh mục mã ngành sẽ tuân theo quy chế tuyển sinh của Bộ.
|
Mã
|
Tên
|
Ghi chú
|
|
000
|
Chưa xác định
|
Dùng cho các trường đào tạo chưa phân ngành ngay từ khi HS, SV
mới nhập học
|
|
101
|
Toán học
|
|
|
102
|
Toán cơ
|
|
|
103
|
Toán - Tin ứng dụng
|
|
|
106
|
Vật lý
|
|
|
701
|
Tiếng Anh
|
|
|
702
|
Tiếng Nga
|
|
|
703
|
Tiếng Pháp
|
|
|
704
|
Tiếng Trung
|
|
|
A
|
Tiến sỹ
|
|
|
...
|
|
|
PHỤ LỤC III
CÁC BIỂU MẪU BÁO CÁO,
THỐNG KÊ
I. QUY ƯỚC CHUNG
Quy ước về cách đánh mã các biểu như sau:
Mã các biểu gồm có 04 nhóm ký hiệu được ngăn cách bởi 02 dấu chấm
như sau:
X.MY.Z ([Mã
trường].[M][Số thứ tự của nhóm tiêu chí].[Số thứ tự của biểu trong nhóm tiêu chí])
Lưu ý M và Y là hai nhóm ký hiệu khác nhau nhưng không được ngăn
cách bởi dấu chấm. Dấu chấm được bố trí để dễ nhìn.
· X: Là mã trường theo quy ước tuyển sinh của Bộ.
- Ví dụ: Đại học Bách khoa Hà Nội là BKA
· M: Là ký tự M tiếp đầu ngữ của các mẫu theo thứ tự của các
tiêu chí quản lý học sinh, sinh viên.
· Y: Số thứ tự của các tiêu chí tương ứng khi xây dựng biểu
- Ví dụ các tiêu chí về quản lý học sinh, sinh viên trong 12 tiêu
chí có thứ tự là 1, thì mã của các biểu về tiêu chí quản lý học sinh, sinh viên
sẽ có phần đầu là XM1Z. Trong ví dụ trên Đaị học Bách khoa Hà Nội có mã là BKA
vậy các biểu sẽ có phần đầu là: BKA.M1.Z
· Z: Số thứ tự biểu trong nhóm tiêu chí, bắt đầu từ số 1.
- Ví dụ: Xây dựng 02 biểu cho nhóm tiêu chí quản lý học sinh, sinh
viên (có thứ tự là 1) thì Z sẽ có 02 giá trị là: 1 và 2.
Lưu ý: Căn
cứ vào các tiêu chí và các biểu mẫu mà Bộ đã quy định chung, các trường có thể
tạo thêm các biểu mẫu theo quy ước trên, có thể bổ sung những tiêu chí quản lý
theo đặc thù quản lý của mình để vừa đảm bảo được yêu cầu quản lý chung của
ngành vừa đảm bảo được tính đặc thù của các đơn vị.