Thông tư 189/1998/TT-BTC hướng dẫn quản lý tài chính tổ chức tín dụng cổ phần

• Số hiệu: 189/1998/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Văn Tá
• Ngày ban hành: 30/12/1998

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 189/1998/TT-BTC	Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 1998

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 189/1998/TT-BTC NGÀY 30 THÁNG 12 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG CỔ PHẦN

Thực hiện Luật Công ty ban hành theo Lệnh số 47-LCT/HĐNN8 ngày 02 tháng 01 năm 1991 của Chủ tịch Hội đồng Nhà nước Cộng hoà XHCNVN (nay là Chủ tịch nước), Luật sửa đổi một số điều của Luật Công ty được Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 5 thông qua ngày 22/6/1994;
Thực hiện Luật các tổ chức tín dụng ban hành theo Lệnh số 01-L/CTN ngày 26 tháng 12 năm 1997 của Chủ tịch nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28 tháng 10 năm 1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;
Căn cứ Thông báo số 188/TB-VPCP-m ngày 31/10/1998 của Văn phòng Chính phủ về kết luận của Phó Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng về việc xử lý nợ quá hạn của các Ngân hàng thương mại cổ phần;
Căn cứ chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Công văn số 5224/VPCP-KTTH ngày 19/12/1998 của Văn phòng Chính phủ v/v quản lý tài chính tổ chức tín dụng cổ phần;
Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các tổ chức tín dụng cổ phần như sau:

Chương 1:

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG.

1/ Các tổ chức tín dụng cổ phần gồm Ngân hàng thương mại cổ phần, Công ty tài chính cổ phần, Công ty cho thuê tài chính cổ phần và các tổ chức tín dụng phi Ngân hàng cổ phần khác, thuộc loại hình Công ty cổ phần, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng. Các doanh nghiệp này chịu trách nhiệm hữu hạn về vốn và tài sản, về kết quả kinh doanh, có nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước và có trách nhiệm bảo toàn vốn của các cổ đông đóng góp.

2/ Hoạt động của tổ chức tín dụng cổ phần bị điều chỉnh bởi Luật Công ty; Luật các tổ chức tín dụng; chế độ quản lý tài chính tại Thông tư này và các văn bản pháp qui khác có liên quan.

3/ Tổ chức tín dụng cổ phần chịu sự quản lý tài chính của các cơ quan nhà nước có chức năng về quản lý tài chính doanh nghiệp. Hạch toán kế toán và lập báo cáo quyết toán tài chính theo Pháp lệnh Kế toán - Thống kê và các chế độ qui định hiện hành.

Năm tài chính bắt đầu từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm.

Chương 2:

NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THỂ

I/ NGUỒN VỐN CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNG CỔ PHẦN:

1) Vốn điều lệ:

Là vốn được ghi trong điều lệ của tổ chức tín dụng cổ phần, do các sáng lập viên xác định và cơ quan quyết định thành lập tổ chức tín dụng quy định, bao gồm:

1.1/ Vốn góp cổ phần của các cổ đông thuộc sở hữu Nhà nước:

- Vốn thuộc sở hữu Nhà nước do các doanh nghiệp nhà nước dùng để góp vốn dưới hình thức mua cổ phần của tổ chức tín dụng cổ phần (bằng tiền, giá trị quyền sử dụng đất hay tiền thuê đất, giá trị tài sản khác...)

- Phần lãi cổ phần thuộc vốn nhà nước được để lại nhằm tăng cổ phần,bổ sung vốn điều lệ của của tổ chức tín dụng cổ phần (nếu có).

- Phần tích luỹ của tổ chức tín dụng cổ phần qua việc trích lập quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ tương ứng với tỷ lệ vốn cổ phần do doanh nghiệp nhà nước đóng góp tại tổ chức tín dụng cổ phần.

- Các nguồn vốn khác có nguồn gốc từ Ngân sách nhà nước.

1.2/ Vốn cổ phần của các cổ đông không thuộc sở hữu Nhà nước:

- Vốn góp cổ phần của các cổ đông.

- Phần tích luỹ của tổ chức tín dụng cổ phần qua việc lập quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ tương ứng với tỷ lệ vốn cổ phần của các cổ đông ngoài doanh nghiệp nhà nước đóng góp.

2) Vốn huy động trong các tầng lớp dân cư, tiền gửi của các tổ chức kinh tế.

3) Vốn vay các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước.

4) Các nguồn vốn khác (Vốn hình thành trong quá trình thanh toán, vốn uỷ thác đầu tư, vốn tiếp nhận viện trợ, đóng góp từ các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước...).

5) Các quỹ và lãi hình thành trong quá trình phân phối lợi nhuận.

Côngty tài chính, công ty cho thuê tài chính và các tổ chức tín dụng phi ngân hàng khác không có nguồn vốn tiền gửi không kỳ hạn và nguồn vốn trong thanh toán.

II/ QUẢN LÝ PHẦN VỐN VÀ TÀI SẢN NHÀ NƯỚC THAM GIA TẠI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG CỔ PHẦN:

1/ Nguời đại diện vốn nhà nước tham gia tại các tổ chức tín dụng cổ phần:

- Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp nhà nước (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị) là người đại diện theo pháp luật phần vốn nhà nước do doanh nghiệp nhà nước mua cổ phần tại tổ chức tín dụng cổ phần, chịu trách nhiệm trước nhà nước về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn nhà nước đóng góp vào tổ chức tín dụng cổ phần.

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nhà nước mua cổ phần có thể uỷ quyền cho người khác làm đại diện tại tổ chức tín dụng cổ phần để quản lý số vốn nhà nước tại tổ chức tín dụng cổ phần này.

- Người của doanh nghiệp nhà nước được uỷ quyền tham gia trực tiếp làm việc tại tổ chức tín dụng cổ phần chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp nhà nước về hiệu quả sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn nhà nước đóng góp vào tổ chức tín dụng cổ phần. Có quyền hạn và nhiệm vụ như một đại diện cổ đông theo qui định của pháp luật trong phạm vi số vốn đóng góp.

2/ Tăng giảm cổ phần thuộc vốn nhà nước tại tổ chức tín dụng cổ phần:

- Tăng vốn nhà nước tại tổ chức tín dụng cổ phần:

Vốn nhà nước tại tổ chức tín dụng cổ phần tăng trong trường hợp: góp thêm vốn, sử dụng lợi tức cổ phần được chia để tăng vốn điều lệ mở rộng kinh doanh, trích quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ tương ứng phần vốn nhà nước tham gia.

+ Doanh nghiệp nhà nước khi góp bổ sung thêm vốn phải có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Hội đồng quản trị doanh nghiệp (sau khi Hội đồng quản trị báo cáo cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính biết).

+ Trường hợp doanh nghiệp nhà nước không có Hội đồng quản trị, khi góp bổ xung thêm vốn, Giám đốc doanh nghiệp quyết định (sau khi báo cáo cơ quan quản lý tài chính và được cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp phê duyệt).

+ Tăng vốn nhà nước tại tổ chức tín dụng cổ phần trong trường hợp để lại lơị tức được chia, trích quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ do Nghị quyết đại hội cổ đông quyết định.

- Giảm vốn nhà nước tại tổ chức tín dụng cổ phần:

Vốn nhà nước tại tổ chức tín dụng cổ phần giảm trong các trường hợp: Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng cổ phần quyết định giảm vốn điều lệ, thu hẹp hoạt động và được cơ quan quyết định thành lập tổ chức tín dụng phê duyệt hoặc tổ chức tín dụng cổ phần giải thể, phá sản... số vốn giảm bớt sẽ chuyển trả lại cho người sở hữu hay thực hiện theo Luật phá sản (đối với trường hợp phá sản).

III/ BẢO TOÀN VỐN VÀ DỰ PHÒNG RỦI RO ĐỐI VỚI TỔ CHỨC TÍN DỤNG CỔ PHẦN:

Tổ chức tín dụng cổ phần phải tự bảo toàn vốn, bảo đảm an toàn cho các bên tham gia góp vốn, bảo đảm khả năng thanh khoản trong quá trình hoạt động, tăng hiệu quả sử dụng vốn. Các tổ chức tín dụng cổ phần được bảo toàn vốn và dự phòng rủi ro từ các nguồn như sau:

1/ Quỹ dự trữ bắt buộc được trích lập hàng năm.

2/ Các khoản dự phòng được trích trong chi phí:

- Dự phòng rủi ro trong hoạt động cấp tín dụng.

- Dự phòng rủi ro trong hoạt động cung ứng các dịch vụ thanh toán.

3/ Số tiền đền bù của các Công ty kinh doanh bảo hiểm do tổ chức tín dụng cổ phần mua bảo hiểm tài sản, bảo hiểm tiền gửi theo chế độ hiện hành.

Việc trích lập và sử dụng các nguồn nêu trên để bảo toàn vốn và dự phòng rủi ro được thực hiện theo chế độ quy định riêng cho các tổ chức tín dụng.

IV/ QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC TÍN DỤNG CỔ PHẦN:

1/ Doanh thu của tổ chức tín dụng cổ phần:

a/ Doanh thu từ hoạt động kinh doanh:

- Thu lãi cho vay.

- Thu lãi tiền gửi .

- Thu dịch vụ phí: phí thanh toán, phí chuyển tiền, phí bảo lãnh, phí dịch vụ tư vấn và các dịch vụ khác.

- Thu kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc.

b/ Doanh thu từ các hoạt động khác:

- Thu lãi từ hoạt động tài chính: Mua bán tín phiếu, trái phiếu, cổ phiếu, các chứng từ có giá, hoạt động liên doanh, mua cổ phần...

- Thu từ cho thuê tài sản.

- Các khoản thu tiền phạt, nợ đã xoá nay thu hồi được, thu hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích năm trước nhưng không sử dụng hoặc sử dụng không hết, thu thanh lý, nhượng bán tài sản và các khoản thu khác...

Tổ chức tín dụng cổ phần phải thực hiện hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản doanh thu phát sinh theo đúng qui định của Nhà nước.

2/ Chi phí của tổ chức tín dụng cổ phần:

a/ Chi phí nghiệp vụ kinh doanh:

- Chi trả lãi tiền gửi.

- Chi trả lãi tiền vay.

- Chi trả lãi phát hành kỳ phiếu, trái phiếu.

- Chi khấu hao tài sản cố định.

- Chi lương và các khoản có tính chất lương theo quy định sau:

+ Trường hợp tổ chức tín dụng cổ phần xây dựng được đơn giá tiền lương trên cơ sở định mức lao động và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền duyệt thì tiền lương được tính vào chi phí theo số được chi nhưng không vượt quá đơn giá tiền lương và khối lượng công việc đã hoàn thành.

+ Nếu tổ chức tín dụng cổ phần thực hiện chế độ hợp đồng lao động hoặc thoả ước lao động tập thể thì tiền lương, tiền công và các khoản mang tính chất tiền lương, tiền công được chi trả theo hợp đồng lao động hoặc thoả ước lao động tập thể.

+ Trường hợp tổ chức tín dụng cổ phần chưa xây dựng được đơn giá tiền lương thì tiền lương và các khoản có tính chất lương được hạch toán trong chi phí căn cứ vào mức thu nhập bình quân của các tổ chức tín dụng quốc doanh trên địa bàn để xác định.

Cục thuế, cơ quan quản lý tài chính phối hợp với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, căn cứ vào chế độ tiền lương của các tổ chức tín dụng quốc doanh và giá cả trên địa bàn, xác định tiền lương và các khoản có tính chất lương bình quân hoặc xác định đơn giá tiền lương (trường hợp chi lương theo đơn giá) trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố quyết định để áp dụng cho tổ chức tín dụng cổ phần.

+ Trường hợp tổ chức tín dụng cổ phần kinh doanh thua lỗ, tổng quỹ tiền lương được phép trích và chi không vượt quá quỹ tiền lương cơ bản tính theo số lao động thực tế tham gia kinh doanh và mức lương tối thiểu áp dụng cho cán bộ, công nhân viên chức Nhà nước.

- Chi phí tiền ăn giữa ca cho người lao động do tổ chức tín dụng cổ phần quy định phù hợp với hiệu quả kinh doanh, nhưng mức chi cho mỗi người không vượt quá mức lương tối thiểu nhà nước quy định đối với công chức nhà nước.

- Chi phí đi thuê tài sản dùng cho hoạt động kinh doanh.

- Chi hoa hồng nghiệp vụ uỷ thác và dịch vụ của tổ chức tín dụng.

- Các khoản chi nghiệp vụ kinh doanh khác.

b/ Chi phí hoạt động tài chính:

- Chi cho việc mua bán tín phiếu, trái phiếu, cổ phiếu.

- Chi khấu hao tài sản cố định cho thuê.

c/ Chi nộp các khoản thuế, phí và lệ phí theo Luật định như: Thuế môn bài, thuế chuyển quyền sử dụng đất, thuế trước bạ...

d/ Chi phí phục vụ kinh doanh:

- Bưu điện phí, bảo dưỡng và sửa chữa tài sản cố định, mua sắm công cụ lao động, công tác phí, bốc vác vận chuyển, chi nghiệp vụ kho quỹ, chi phí cho việc thanh tra, kiểm toán.

- Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch, đối ngoại, chi phí hội nghị và các chi phí khác thực hiện theo quy định: trong 2 năm đầu mới thành lập, mức chi không quá 7% trên tổng chi phí, sau đó không quá 5% trên tổng chi phí.

e/ Các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ khác:

- Các khoản chi phí dự phòng:

Gồm: dự phòng rủi ro trong hoạt động cấp tín dụng và cung ứng các dịch vụ thanh toán.

Việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nêu trên do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xoá.

- Chi phí để thu các khoản phạt theo chế độ quy định. - Chi phí trợ cấp thôi việc cho người lao động theo Nghị định 178/CP ngày 13-12-1994 của Chính phủ.

- Chi đào tạo nghiệp vụ.

- Chi trang phục giao dịch (áp dụng như tổ chức tín dụng quốc doanh), chi bảo hộ lao động.

- Chi thanh lý, nhượng bán tài sản.

- Chi bảo hiểm tiền gửi, bảo hiểm tài sản, đóng niên liễm hiệp hội do tổ chức tín dụng cổ phần tham gia.

- Các khoản chi phí khác.

3/ Tổ chức tín dụng cổ phần không được hạch toán vào chi phí các khoản sau:

- Các khoản thiệt hại đã được Chính phủ trợ cấp hoặc bên gây thiệt hại, cơ quan bảo hiểm đền bù.

- Các khoản chi phạt do vi phạm Luật giao thông, phạt vi phạm hợp đồng kinh tế (số thu phạt < số bị phạt), phạt nợ vay quá hạn, phạt vi phạm chế độ tài chính...

- Chi phí đi nước ngoài vượt định mức Nhà nước qui định.

- Các khoản chi thuộc nguồn chi từ quỹ phúc lợi, khen thưởng.

- Các khoản trợ cấp khó khăn thường xuyên, đột xuất, chi từ thiện.

- Chi ủng hộ đoàn thể, xã hội, cơ quan khác, trừ các khoản chi hỗ trợ giáo dục cho bên ngoài như: đóng góp vào quỹ khuyến học, giúp đỡ trường học sinh tàn tật.

- Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định.

- Các khoản chi thuộc nguồn kinh phí khác đài thọ.

Tổ chức tín dụng cổ phần phải thực hiện hạch toán chi phí đúng chế độ qui định, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn của các khoản chi và qui định về chứng từ kế toán.

- Công ty tài chính cổ phần, công ty cho thuê tài chính cổ phần và các tổ chức tín dụng phi ngân hàng khác không có khoản thu, chi liên quan đến tiền gửi không kỳ hạn và dịch vụ thanh toán.

- Khoản chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, tổ chức tín dụng không hạch toán thu nhập hoặc chi phí, mà để số dư trên báo cáo tài chính, đầu năm sau bút toán ngược lại để xoá số dư.

V/ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ TRÍCH LẬP CÁC QUỸ:

Lợi nhuận của tổ chức tín dụng cổ phần được xác định là chênh lệch giữa Tổng doanh thu trừ (-) Tổng chi phí (bao gồm cả các khoản thuế theo Luật định). Lợi nhuận phát sinh còn bao gồm lợi nhuận năm trước phát hiện trong năm và được trừ đi khoản lỗ theo quy định hiện hành đã được xác định trong quyết toán năm.

Lợi nhuận thực hiện trong năm của tổ chức tín dụng cổ phần được phân phối theo thứ tự sau:

1/ Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật định.

2/ Trừ các khoản tiền phạt vi phạm hành chính về thuế, phạt vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt nợ vay quá hạn, phạt vi phạm chế độ kế toán thống kê, phạt vi phạm hợp đồng kinh tế (sau khi bù trừ số thu phạt < số bị phạt), các khoản chi phí hợp lệ được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

3/ Trừ các khoản lỗ chưa được trừ vào lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp.

Sau khi trừ các khoản 1, 2, 3, trên đây, lợi nhuận còn lại (coi như 100%) được phân phối như sau:

- Trích quỹ dự trữ bổ xung vốn điều lệ: 5%, mức tối đa theo quy định hiện hành.

- Trích quỹ dự trữ bắt buộc: 5%. Quỹ này được trích cho đến khi bằng 10% vốn điều lệ của tổ chức tín dụng cổ phần.

- Chia lợi tức cổ phần theo mức vốn tham gia của các cổ đông.

- Trích lập các quỹ khác.

Mức chia lợi tức cổ phần và trích lập các quỹ khác do Hội đồng quản trị quyết định sau khi thông qua hội nghị cổ đông thường niên.

VI/ MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG CÁC QUỸ:

1/ Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ: sử dụng để bổ sung tăng thêm vốn điều lệ, mở rộng hoạt động kinh doanh.

2/ Quỹ dự trữ bắt buộc: sử dụng để đảm bảo tính an toàn cho tổ chức tín dụng cổ phần, sẵn sàng xử lý các trường hợp bất khả kháng.

3/ Các quỹ khác: sử dụng theo quy định của Hội đồng quản trị phù hợp với Nghị quyết thường niên của đại hội cổ đông.

Các tổ chức tín dụng cổ phần không được sử dụng các quỹ trên đây để trả lợi tức cổ phần.

VII/ CÔNG TÁC KẾ TOÁN - THỐNG KÊ - KIỂM TOÁN:

1/ Tổ chức tín dụng cổ phần có trách nhiệm hạch toán kế toán, báo cáo tài chính theo đúng qui định tại Pháp lệnh Kế toán - Thống kê và các chế độ kế toán, thống kê hiện hành của Nhà nước quy định cho tổ chức tín dụng.

2/ Tổ chức tín dụng cổ phần có trách nhiệm lập và gửi báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính, cơ quan thuế, Ngân hàng Nhà nước theo định kỳ tháng, quí, năm, gồm các báo cáo sau đây:

- Bảng cân đối kế toán.

- Báo cáo kết quả kinh doanh.

- Báo cáo nguồn vốn và sử dụng vốn.

- Báo cáo trích lập và sử dụng các quỹ, phân phối lợi tức cổ phần.

Các báo cáo tháng được gửi cho các cơ quan liên quan vào ngày 10 của tháng kế tiếp. Báo cáo quí được gửi chậm nhất sau 20 ngày của quí tiếp theo. Báo cáo năm được gửi chậm nhất 90 ngày sau khi kết thúc năm.

3/ Kết thúc năm tài chính, trong thời hạn 120 ngày, tổ chức tín dụng cổ phần phải thực hiện công khai tài chính. Báo cáo tài chính hàng năm phải được kiểm toán độc lập xác nhận. Bộ Tài chính có thể kiểm tra quyết toán tài chính năm đối với tổ chức tín dụng cổ phần khi thấy cần thiết.

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Chế độ quản lý tài chính đối với tổ chức tín dụng cổ phần có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị báo cáo về Bộ Tài chính.

Trần Văn Tá (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No.189/1998/TT-BTC	Hanoi, December 30, 1998

CIRCULAR

GUIDING THE FINANCIAL MANAGEMENT OF STOCK CREDIT INSTITUTION

In furtherance of the Corporate Law promulgated together with
Order No.47-LCT/HDNN8 of January 2, 1991 of the Chairman of the State Council of the Socialist Republic of Vietnam (now the State President), the Law amending and supplementing a number of Articles of the Corporate Law which was passed by the IXth National Assembly, 5th session on June 22, 1994;
In furtherance of the Law on Credit Institutions promulgated together with Order No.01-L/CTN of December 26, 1997 of the State President of the Socialist Republic of Vietnam;
Pursuant to Decree No.178/CP of October 28, 1994 of the Government on the tasks, powers, and organizational structure of the Ministry of Finance;
Pursuant to Notice No.188/TB-VPCP-m of October 31, 1998 of the Government Office on the conclusions made by Deputy Prime Minister Nguyen Tan Dung concerning the handling of overdue debts of the stock commercial banks;
Proceeding from the Prime Minister's directions in Official
Dispatch No.5224/VPCP-KTTH of December 19, 1998 of the Government Office on the financial management of stock credit institutions;
The Ministry of Finance hereby provides the following guidance for the financial management of stock credit institutions;

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

1. Stock credit institutions include stock commercial banks, stock financial companies, stock financial leasing companies and other stock non-bank credit institutions, which are categorized as stock companies and doing business in monetary and credit and banking services. These enterprises take limited liability for their capital and property as well as their business result and have to preserve the stockholders' capital contributions.

2. Operations of stock credit institutions are regulated by the Corporate Law; the Law on Credit Institutions; the financial management regime prescribed in this Circular and other related legal documents.

3. Stock credit institutions are subject to financial management by the State agencies that have the function of financial management of enterprises. The accounting of accountancy and the drafting of financial final settlement reports shall comply with the Ordinance on Accounting and Statistics and the current regulations.

...

...

...

Chapter II

SPECIFIC PROVISIONS

I. CAPITAL SOURCES OF STOCK CREDIT INSTITUTIONS

1. Statutory capital:

It is the capital stated in the statue of a stock credit institution, which is determined by the institution's founders and stipulated by the agency that has decided the establishment of such credit institution, including:

1.1. Stockholders' capital contributions under State's ownership, including:

- State owned capital used by State enterprises to buy shares from the stock credit institution (in form of money, value of the land use right or land rent, or value of other kinds of property...)

- Stock interests earned from State - owned capital, which are retained to increase the stocks and supplement the statutory capital of the stock credit institution (if any).

- Capital accumulated by the stock credit institution with deductions for the establishment of the reserve fund to supplement the statutory capital, which shall correspond to the percentage of State enterprises' capital contributions at the stock credit institution.

...

...

...

1.2. Stockholders' capital contributions not under State's ownership, including:

- Capital contributed by stockholders.

- Capital accumulated by the stock credit institution through the establishment of the reserve fund to supplement the statutory capital, that corresponds to the percentage of capital contributions of stockholders other than State enterprises.

2. Capital mobilized from people of different strata and deposits of economic organizations.

3. Capital borrowed from credit institutions inside and outside the country.

4. Other capital sources (capital generated in the payment process, investment authorized capital, aid capital and capital contributions of organizations and individuals inside and outside the country...).

5. Funds and interests generated in the profit distribution process.

Financial companies, financial leasing companies and other non-bank credit institution do not have sources of capital which are demand deposits and capital generated in the payment process.

II. MANAGEMENT OF STATE CAPITAL AND PROPERTY AT STOCK CREDIT INSTITUTIONS

...

...

...

- The chairman of the Managing Board of a State enterprise or the general director (director) of the enterprise (for enterprises without Managing Boards) shall be the legal representative of such enterprise's capital contribution to the stock credit institution, who is answerable to the State for the efficiency of the use, preservation and development of the State capital contributed to the stock credit institution.

- The legal representative of the State enterprise which buys stocks from the stock credit institution may authorize another person to represent the State capital contribution at the institution for the management thereof.

- The person from the State enterprise who is authorized to directly work at the stock credit institution is answerable to the State enterprise for the efficiency of the use, preservation and development of the State capital contributed to that institution. He/she shall have the same rights and tasks as a stockholder's representative as prescribed by law within the capital contribution of the enterprise.

2. Increase and decrease of stocks which are State capital at stock credit institutions:

- Increase of State capital at stock credit institutions:

The State capital at a stock credit institution shall increase through additional capital contribution, use of the stock dividends to increase the statutory capital and expand business, or depreciation of the reserve fund to supplement the statutory capital, corresponding to the amount of State capital already contributed.

+ The State enterprise that makes additional capital contribution must get the consent of the chairman of the Managing Board of the enterprise (after the Managing Board reports thereon to the agency that has decided the establishment of the enterprise as well as to the financial management agency).

+ Where the State enterprise does not have a Managing Board, the additional capital contribution shall be decided by the enterprise's director (after reporting thereon to the financial management agency and getting the approval of the agency that has decided the establishment of the enterprise).

+ The increase of State capital at the stock credit institution in case of retaining stock dividends and deducting the reserve fund to supplement the statutory capital shall be decided according to the resolution of the stockholders' congress.

...

...

...

State capital at a stock credit institution shall decrease in cases where the Managing Board of the stock credit institution decides to decrease the statutory capital or narrow the institution's operations with the approval of the agency that has decided the establishment of the credit institution: or where the stock credit institution is dissolved or bankrupt...The decreased capital amount shall be returned to its owners or dealt with according to the law on Bankruptcy (in case of bankruptcy).

III. PRESERVATION OF CAPITAL AND RISK PROVISION RESERVES AT STOCK CREDIT INSTITUTIONS

Stock credit institutions shall have to preserve capital and ensure safety for capital contributors, ensure their liquidation capability in the operation process and increase the efficiency of the use of capital. Stock credit institutions shall be entitled to preserve capital and set up risk-provision reserve funds with various sources such as:

1. The compulsory reserve fund which is set up with annual deductions.

2. The reserves which are created from deductions made according to the expenditure plan, including:

- The reserve for risks in credit - granting activities

- The reserve for risks in payment services provision activities.

3. Compensations paid by insurance companies to the stock credit institutions that have purchased insurance for their property or deposits in accordance with the current regulations.

The deduction for establishment and use of the above reserves for the preservation of capital as well as reserves for risks shall comply with the regulations set specifically for credit institutions.

...

...

...

1. Revenues to stock credit institutions shall include:

a. Revenues from business activities:

- Revenue from loan interests;

- Revenue from deposit interests;

- Revenue from service charges, including payment charges, money transfer charges, guaranty charges, charges of consultancy service and other services;

- Revenue from foreign exchange, gold and silver trading.

b. Revenues from other activities:

- Revenue as profit from financial activities: Sale and/or purchase of trust bills, bonds, shares, valuable papers, joint venture activities, stock purchase...

- Revenue from leasing property;

...

...

...

Stock credit institutions shall have to conduct full, accurate and prompt accounting of all generated revenues in strict compliance with the State regulations.

2. Expenditures of stock credit institutions:

a. Business expenses:

- Expenses on the payment of deposit interests.

- Expenses on the payment of loan interests.

- Expenses on the payment of interests of term bonds and bills.

- Expenses on the depreciation of fixed assets;

- Expenses on the payment of wages and other expenses of wage character under the following regulations:

+ In case the stock credit institution sets the wage price unit on the basis of labor norms, which has been ratified by the competent State agency, the wage expenses shall be accounted into the planned expenses but shall not exceed the wage price unit and the volume of the completed workload.

...

...

...

+ If the stock credit institution has not set a wage price unit, the expenses on wages and other expenses of wage character shall be accounted into the total expenditures and determined on the basis of the average income of the State-owned credit institutions in the same locality.

The tax departments and financial management agencies shall coordinate with the Departments of Labor, War Invalids and Social Affairs and base themselves on the wage regime applicable to the State-owned credit institutions and the local market prices to determine the average wage and expenses of wage character or the wage price unit (in case of wage payment according to the wage price unit), then submit them to the provincial/municipal People's Committees for decision and application in stock credit institutions.

+ In case the stock credit institution suffers business losses, the total wage fund it is entitled to establish and spend shall not exceed the basic wage fund, calculated on the basis of the actual number of workers involved in business and the minimum wage level set for State officials and employees.

- Expenses on shift meals for workers as determined by the stock credit institution according to the business results, provided that the expenses for each person must not exceed the minimum wage level set by the State for State officials and employees.

- Expenses on renting property for business activities.

- Expenses on the payments of commissions for consignment service and other services of the credit institution.

- Expenses on other business activities.

b/ Expenses on financial activities:

- Expenses on the sale and purchase of trust bills, bonds and shares.

...

...

...

c/ Expenses on the payment of taxes, charges and fees as prescribed by law, including the excise, the tax on the transfer of the land-use right, the business registration tax...

d/ Expenses on business-related services:

- The post charge, charge for maintenance and repair of fixed assets, expense of procurement of working tools, working travel allowance, expenses on transportation, warehouse and cash transactions, inspection and auditing.

- Expenses on advertisement, marketing, sale promotion, receptions, ceremonies, transactions, external relations, conferences and other expenses shall comply with the following stipulations: during the first two years after the institution's establishment, the expense level must not exceed 7% of its total expenditures and afterward shall not exceed 5% of its total expenditures.

e/ Other reasonable and lawful expenses :

- Expenses on reserves, including risk-provision reserves in credit-granting activities and in the provision of payment services.

The deduction for establishment and use of the above-said reserves shall be decided by the Governor of the State Bank after consulting the Minister of Finance.

- Expenses on the retrieval of written-off loans.

- Expenses on the collection of fines as prescribed;

...

...

...

- Expenses on professional training;

- Expenses on office uniform dresses (to be applied as in State-owned credit institutions) and on labor protection.

- Expenses on liquidation and sale of property;

- Expenses on insurance for deposits, property and on payment of yearly fees to associations to which the concerned stock credit institution is a party.

- Other expenses.

3. Stock credit institutions are not allowed to account into their expenditures the following expenses:

- On damages which have been covered by the Government or compensated by the party that has caused the damage or by the insurance company.

- On the payment of fines due to breaches of traffic regulations or breaches of economic contracts (provided that the institution's collected fine amount less than its payable fine amount), fines on overdue debts and fines on violations of financial regulations ...

- On travels abroad, that exceed the level prescribed by the State.

...

...

...

- Regular and irregular allowances for people meeting with difficulty, expenses for charity purposes.

- Expenses in support of mass organizations, social organizations and other agencies, except for expenses in support of education outside the institution, such as: contributions to the learning-promotion fund, support for schools of disabled children.

- Expenses on capital construction and procurement of fixed assets.

- Other expenses, which must be covered by other sources.

Stock credit institutions shall have to account for their expenses in strict compliance with the regulations and take responsibility before law for the legitimacy of such expenses and comply with the regulations on accountancy vouchers.

- Stock financial companies, stock financial leasing companies and other non-bank stock credit institutions shall not have revenues and expenditures related to the demand deposits and payment services.

- For the difference of exchange rates incurred from the re-evaluation of the year-end foreign exchange balance at the time of making the financial report, the concerned credit institution shall not make an account of revenues or expenditures related thereto but shall retain the balance on the financial report in order to make a reverse entry at the beginning of the subsequent year so as to write off such balance.

V. PROFIT DISTRIBUTION AND DEDUCTIONS FOR ESTABLISHMENT OF FUNDS

Profit of stock credit institutions is the difference between the total revenues and (-) the total expenses (including taxes prescribed by law). The generated profit shall also include the previous year's profit found out in the present year, which has been subtracted with losses according to the current regulations, provided that such losses have been determined in the yearly final settlement report.

...

...

...

1. To pay enterprise income tax as prescribed by law.

2. To pay fines on tax-related administrative violations, violations of the regulations on business registration , overdue debts, violations of the regulations on accounting and statistics and breaches of economic contracts (provided that after clearing, the collected fine amount less than the payable fine amount), and to cover other lawful expenses that are entitled thereto when the enterprise income tax to be paid is determined.

3. To cover losses which have not been subtracted from the pre-tax income profit of the enterprise.

After covering the expenses mentioned in Points 1, 2 and 3 above, the remaining profit (given it is 100%) shall be distributed as follows :

- For deduction for the reserve fund to supplement the statutory capital: 5%, the maximum level under the current regulations;

- For deduction for the compulsory reserve fund: 5%. This fund shall be set up with profit deductions till such deduction's value is equal to 10% of the statutory capital of the stock credit institution.

- For the distribution of stock dividends according to the levels of capital contributions of stockholders.

The levels of deduction for the distribution of stock dividends and for the establishment of other funds shall be decided by the Managing Board after approval by the annual stockholders' congress.

VI. FUNDS' USE PURPOSES

...

...

...

2. The compulsory reserve fund shall be used to ensure safety for the stock credit institution so that it can get ready to deal with force majeure cases.

3. Other funds shall be used as directed by the Managing Board in accordance with the annual Resolution of the stockholders' congress.

Stock credit institutions are not allowed to use the above-said funds for the payment of stock interests.

VII. ACCOUNTING- STATISTICAL- AUDITING WORK

1. Stock credit institutions shall have to make accountancy accounting and financial reports in strict compliance with the Ordinance on Accounting and Statistics as well as with the current accounting and statistical regime set by the State for credit institutions.

2. Stock credit institutions shall have to draw up and submit financial reports to the Ministry of Finance, the tax authorities and the State Bank on the monthly, quarterly and yearly basis, including :

- The accounting balance;

- The report on business results;

- The report on capital sources and the use of capital;

...

...

...

The monthly reports shall be sent to the concerned agencies on the 10th day of the subsequent month. The quarterly report shall be sent after 20 days of the subsequent quarter at the latest. The yearly report shall be sent 90 days after the year-end at the latest.

3. Within 120 days after a fiscal year, stock credit institutions shall have to publicize their financial situation. The annual financial reports must be certified by independent auditing units. The Ministry of Finance may examine the yearly financial final settlement report of a stock credit institution if it deems necessary.

Chapter III

IMPLEMENTATION PROVISIONS

The financial management regime applicable to stock credit institutions shall take affect 15 days after the signing of this Circular. In the course of implementation, if any problem arises, it should be reported to the Ministry of Finance.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Tran Van Ta