Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN Quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với tổ chức tín dụng

• Số hiệu: 1498/2005/QĐ-NHNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Vũ Thị Liên
• Ngày ban hành: 13/10/2005

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 1498/2005/QĐ-NHNN	Hà Nội, ngày 13 tháng 10 năm 2005

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ GIAO DỊCH MỘT CỬA ÁP DỤNG ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 10/2003/QH11 ngày 17/6/2003;
Căn cứ Luật các Tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các Tổ chức tín dụng số 20/2004/QH11 ngày 15/6/2004;
Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các tổ chức tín dụng”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận - Như Điều 3 (để thực hiện), - Ban lãnh đạo NHNN (để b/cáo), - VPCP (2 bản), - Bộ Tư pháp (để kiểm tra), - Bộ Tài chính, - Lưu VP, Vụ PC, Vụ KT-TC (CĐTH).

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Vũ Thị Liên

QUY CHẾ GIAO DỊCH MỘT CỬA

ÁP DỤNG ĐỐI VỚI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày13/10/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh

1. Đối tượng áp dụng:

Quy chế giao dịch một cửa được áp dụng đối với các tổ chức tín dụng có đủ điều kiện thực hiện giao dịch một cửa theo quy định tại Điều 4 trong Quy chế này.

2. Phạm vi điều chỉnh:

Quy chế giao dịch một cửa điều chỉnh các giao dịch sau:

a) Giao dịch thu - chi tiền mặt: bao gồm nhận, trả tiền gửi từ tài khoản tiền gửi, tài khoản tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi, và các giao dịch thu chi tiền mặt khác.

b) Giao dịch thanh toán, chuyển tiền: Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc, thẻ ngân hàng; chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch; và các giao dịch thanh toán khác.

c) Các giao dịch khác: được áp dụng tùy theo mức độ về điều kiện thực hiện giao dịch một cửa của tổ chức tín dụng trên nguyên tắc đảm bảo các quy định và nội dung quy trình nghiệp vụ liên quan đến loại giao dịch đó.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

1. Giao dịch một cửa: là phương thức tổ chức cung ứng dịch vụ của tổ chức tín dụng cho khách hàng, trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên của tổ chức tín dụng và nhận kết quả từ giao dịch viên đó.

2. Giao dịch viên: là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch.

3. Kiểm soát viên: là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng được phân cấp thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công.

4. Hạn mức giao dịch: là giá trị tối đa của một giao dịch mà giao d?ch viên được phép thực hiện không cần có sự phê duyệt của kiểm soát viên. Mỗi loại giao dịch có các hạn mức khác nhau.

5. Hạn mức tồn quỹ: là số dư tiền mặt tối đa mà giao dịch viên được phép giữ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch.

6. Bộ phận quỹ: là bộ phận ngân quỹ của tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá; giao, nhận các tài sản khác đối với các giao dịch viên và với khách hàng (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viên).

7. Quầy giao dịch: là nơi giao dịch viên thực hiện việc giao dịch với khách hàng.

Điều 3. Nguyên tắc chung trong giao dịch một cửa

Các tổ chức tín dụng thực hiện giao dịch một cửa dựa trên các nguyên tắc sau:

1. Tổ chức tín dụng thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động ngân hàng nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên tắc về kiểm tra, kiểm soát áp dụng đối với hoạt động ngân hàng.

2. Tổ chức tín dụng phải tổ chức và phân công lao động hợp lý, khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định pháp luật trong hoạt động ngân hàng.

3. Tổ chức tín dụng phải xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng, hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán và đáp ứng được yêu cầu lập các loại báo cáo theo quy định.

4. Tổ chức tín dụng phải xây dựng nội quy và tổ chức giám sát chặt chẽ nội quy làm việc của các quầy giao dịch trong giao dịch một cửa; đồng thời, tổ chức tín dụng phải thông báo công khai nội quy và các mẫu ấn chỉ sử dụng trong giao dịch với khách hàng.

5. Tổ chức tín dụng ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giao dịch một cửa phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trình nghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện. Hệ thống trang thiết bị, phần mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý tự động một cách đồng bộ và khách quan đối với toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện.

6. Kiểm tra - kiểm soát trong giao dịch một cửa:

a) Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ có liên quan trong giao dịch một cửa. Hàng ngày, bộ phận kế toán phải thực hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự khớp đúng của các giao dịch trong ngày. Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời.

b) Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải in được giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận. Trường hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viên phải kiểm soát và ký trên chứng từ thu tiền trước khi giao lại cho khách hàng.

Chương 2:

                                                          QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Điều kiện để tổ chức tín dụng được thực hiện giao dịch một cửa

Các tổ chức tín dụng tổ chức thực hiện giao dịch một cửa khi có đủ các điều kiện sau:

1. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật:

a) Quầy giao dịch phải được bố trí đảm bảo an toàn tài sản và thuận tiện cho việc giám sát hoạt động thu - chi tiền của giao dịch viên. Có nội quy và thông báo công khai cho khách hàng.

b) Hệ thống trang thiết bị được kết nối hoàn chỉnh thành mạng để cập nhật, xử lý, kiểm tra, kiểm soát, khai thác và lưu trữ các dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Có hệ thống máy tính và trung tâm lưu giữ số liệu dự phòng.

c) Có chương trình giao dịch thích hợp xây dựng trên nguyên tắc tuân thủ các quy định hiện hành đối với từng loại hình nghiệp vụ của tổ chức tín dụng, đồng thời tương thích và phù hợp với các chương trình phần mềm khác.

d) Có biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn và bí mật các dữ liệu trong chương trình, mã khóa truy cập hệ thống và chữ ký điện tử. Hệ thống kiểm soát chung và hệ thống kiểm soát thông qua mạng máy tính phải có đủ khả năng để kiểm soát các thao tác nghiệp vụ trong giao dịch một cửa, bảo đảm thực hiện đúng quy định, chống lợi dụng tham ô, chiếm đoạt tài sản.

2. Về quy chế, quy trình nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa:

Các tổ chức tín dụng phải xây dựng quy chế, quy trình kỹ thuật nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa trên cơ sở cụ thể hóa các nội dung chủ yếu tại Quy chế này.

3. Về đội ngũ cán bộ:

Có phẩm chất đạo đức tốt, hiểu biết và nắm vững các quy định về nghiệp vụ giao dịch và quy chế giao dịch một cửa để xử lý thành thạo các phần hành nghiệp vụ và quy trình kỹ thuật trên máy vi tính của những giao dịch mà mình thực hiện.

Điều 5. Các biện pháp kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo an toàn tài sản trong giao dịch một cửa

1. Hạn mức giao dịch thu - chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ trong ngày đối với giao dịch viên:

a) Hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ được giao cho giao dịch viên phải phù hợp với trình độ, năng lực của giao dịch viên và loại giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện, đồng thời phải gắn với khả năng kiểm soát của tổ chức tín dụng để đảm bảo an toàn tài sản.

b) Các giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên kiểm soát và phê duyệt trước khi thực hiện. Các giao dịch thu - chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch phải do bộ phận quỹ thực hiện.

2. Quản lý tồn quỹ tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác giao cho giao dịch viên để thực hiện giao dịch một cửa:

a) Đầu ngày giao dịch, giao dịch viên được ứng tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác từ bộ phận quỹ theo quy định của tổ chức tín dụng để giao dịch với khách hàng. Trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên vượt hạn mức tồn quỹ trong ngày, tổ chức tín dụng phải thực hiện điều chuyển về bộ phận quỹ phần vượt hạn mức và tiếp ứng bổ sung nếu số dư tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức quy định. Tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch, số dư tồn quỹ thực tế của giao dịch viên phải khớp đúng với số dư tiền mặt trên sổ kế toán.

b) Cuối ngày, số dư tồn quỹ của các giao dịch viên phải được chuyển hết về bộ phận quỹ kèm theo báo cáo in ra, đảm bảo không còn tiền tồn quỹ khi kết thúc ngày giao dịch.

3. Chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng:

Tất cả các khoản tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác do bộ phận quỹ tạm ứng và giao cho giao dịch viên đầu ngày phải được kiểm soát, đối chiếu và tất toán vào cuối ngày giao dịch. Việc thực hiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá giữa giao dịch viên và bộ phận quỹ phải theo đúng quy trình về nghiệp vụ kho quỹ. Trường hợp giao nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch, đầu ngày giao dịch hôm sau, giao dịch viên không được phép nhận lại chính bao nguyên niêm phong mà ngày hôm trước mình đã nộp.

4. Về phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh trong giao dịch một cửa:

Tổ chức tín dụng thực hiện phân cấp, phân quyền và quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các thành viên tham gia giao dịch một cửa. Việc phân cấp, phân quyền phải đảm bảo an toàn và tuân thủ theo quy định của pháp luật.

5. Trang bị các phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn khác như máy camera để giám sát hoạt động tại các điểm giao dịch.

6. Các chứng từ và ấn chỉ giao cho khách hàng phải được in từ máy in chuyên dụng. Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ thống máy tính trong giao dịch một cửa phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ để không sử dụng sai mục đích.

Điều 6. Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa

Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa bao gồm 2 loại: chứng từ do khách hàng xuất trình và chứng từ do giao dịch viên lập theo mẫu quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa (chứng từ in sẵn theo quyển và/hoặc chứng từ do máy tính in ra). Chứng từ kế toán trong giao dịch một cửa phải tuân thủ theo đúng quy định hiện hành về chế độ chứng từ kế toán và quy định tại Quy chế này.

1. Lập chứng từ kế toán:

a) Chứng từ giao dịch với khách hàng: căn cứ vào giấy tờ, chứng từ (đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ) do khách hàng xuất trình, giao dịch viên tiến hành nhập các dữ liệu vào hệ thống và in chứng từ theo quy định của tổ chức tín dụng đối với từng quy trình nghiệp vụ của giao dịch tương ứng do tổ chức tín dụng ban hành. Chứng từ do giao dịch viên lập phải được in đầy đủ các thông tin về giao dịch trước khi chuyển cho các bộ phận liên quan hoặc trả cho khách hàng.

b) Cuối ngày, giao dịch viên phải lập Bảng kê chứng từ giao dịch với khách hàng trong ngày theo quy trình và mẫu quy định do Tổ chức tín dụng ban hành.

2. Kiểm soát chứng từ:

a) Đối với các giao dịch trong hạn mức: giao dịch viên vừa là người lập và vừa là người kiểm soát chứng từ và chỉ có 1 chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ.

b) Đối với giao dịch vượt hạn mức và các giao dịch phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền: các chứng từ phải được kiểm soát viên kiểm tra và kiểm soát. Các chứng từ thuộc giao dịch này phải có đủ chữ ký của người lập chứng từ (giao dịch viên) và người kiểm soát chứng từ (kiểm soát viên) và/ hoặc của các cấp có thẩm quyền theo phân cấp của tổ chức tín dụng.

c) Đối với bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên: giao dịch viên và kiểm soát viên phải kiểm tra, đối chiếu giữa bảng kê chứng từ giao dịch trong ngày với các chứng từ giao dịch của khách hàng và của tổ chức tín dụng (nếu có) để đảm bảo khớp đúng và các chứng từ được hạch toán chính xác. Trên bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của giao dịch viên và của kiểm soát viên.

3. Luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán:

Hàng ngày, toàn bộ chứng từ hạch toán (bao gồm các chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm) kể cả bảng kê giao dịch sau khi được các bộ phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu phải được luân chuyển tập trung về bộ phận kế toán tổng hợp để thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại (kiểm tra sau), bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Việc luân chuyển chứng từ do các tổ chức tín dụng hướng dẫn chi tiết theo từng nghiệp vụ cụ thể.

Điều 7. Quyền hạn và trách nhiệm của các thành viên tham gia giao dịch một cửa

1. Đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc):

a) Quyền hạn:

- Phân cấp và phân quyền cho các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa. Quy định hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên.

- Được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền của mình trong việc kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ, hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện quyền kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ trên máy và trên giấy theo quy định.

b) Trách nhiệm:

- Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về những tổn thất xảy ra khi áp dụng giao dịch một cửa tại đơn vị.

- Xây dựng quy chế giao dịch một cửa, quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa. Hướng dẫn triển khai thực hiện giao dịch một cửa tại đơn vị theo đúng quy định và kiểm tra việc chấp hành các quy định trong giao dịch một cửa.

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ yêu cầu phải có chữ ký của người phê duyệt theo quy định. Định kỳ hoặc đột xuất có trách nhiệm xem xét và điều chỉnh hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị mình.

- Tuyệt đối giữ bí mật các mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử được cấp; định kỳ phải thay đổi để tránh bị lấy cắp, lợi dụng, tham ô chiếm đoạt tài sản của Tổ chức tín dụng và khách hàng; chịu trách nhiệm trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp.

2. Đối với Kiểm soát viên:

a) Quyền hạn:

- Kiểm tra và phê duyệt các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên và các giao dịch khác theo sự phân cấp, phân quyền của Tổng Giám đốc (Giám đốc).

- Kiểm tra và ký xác nhận trên bảng liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên.

b) Trách nhiệm:

- Thực hiện đúng các nội dung quy định trong quy trình giao dịch một cửa.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch trong ngày mà giao dịch viên thực hiện theo thẩm quyền được quy định; đồng thời, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ mà giao dịch viên thực hiện trong ngày với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của giao dịch viên.

- Tuyệt đối giữ bí mật các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.

3. Đối với Giao dịch viên:

a) Quyền hạn:

- Giao dịch viên được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ.

- Giao dịch viên có quyền xử lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn khi có tổn thất xảy ra đối với các giao dịch trong hạn mức giao dịch mà mình phụ trách. Các giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên phê duyệt theo quy định trước khi thực hiện.

b) Trách nhiệm:

- Giao dịch viên chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng thực hịên giao dịch, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch được phân công thực hiện.

- Giao dịch viên phải tuân thủ và thực hiện đúng nhiệm vụ mà mình được phân công, kiểm tra tính khớp đúng giữa chứng từ phát sinh thực tế, số dư tồn quỹ thực tế và số liệu trên hệ thống.

- Giao dịch viên phải tuyệt đối giữ bí mật các mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.

- Tuân thủ đúng quy trình về giao nhận và kiểm đếm tiền với bộ phận quỹ và khách hàng. Trường hợp thiếu hoặc vượt hạn mức tồn quỹ, giao dịch viên phải báo cáo để thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng về hạn mức tồn quỹ. Cuối ngày phải tiến hành đối chiếu, đảm bảo khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số tiền ghi trên sổ kế toán, và chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ về bộ phận quỹ.

4. Đối với bộ phận quỹ:

a) Quyền hạn:

Bộ phận quỹ có quyền kiểm tra hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên theo quy định.

b) Trách nhiệm:

- Bộ phận quỹ chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối về số tiền và tài sản mà mình quản lý, tuân thủ các chế độ, nguyên tắc về giao nhận tiền và tài sản, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ kế toán.

- Hàng ngày, bộ phận quỹ tạm ứng tiền cho giao dịch viên thực hiện các loại giao dịch phát sinh theo quy định. Trong quá trình giao dịch, bộ phận quỹ thực hiện thu hồi tiền vượt hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên hoặc tiếp quỹ nếu tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức quy định. Cuối ngày, bộ phận quỹ phải thực hiện điều chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ của giao dịch viên về quỹ quản lý của mình.

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Không chấp hành đúng các quy định trong quy chế giao dịch một cửa và quy trình nghiệp vụ giao dịch một cửa.

2. Tìm cách khai thác, xâm nhập, sử dụng trái phép chương trình giao dịch, cố tình làm mất hoặc tiết lộ các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử sử dụng trong giao dịch một cửa.

3. Thay đổi, làm giả và sửa chữa các dữ liệu điện tử có liên quan trong giao dịch một cửa để che dấu hành vi vi phạm pháp luật.

Điều 9. Xử lý vi phạm

Mọi hành vi vi phạm các quy định trong giao dịch một cửa, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý hành chính, bồi thường vật chất hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Tổ chức thực hiện

1. Tổng giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng căn cứ quy định tại Quy chế này xây dựng và ban hành quy chế, quy trình nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa áp dụng tại đơn vị.

2. Thanh tra Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra việc thực hiện quy định về giao dịch một cửa áp dụng tại các tổ chức tín dụng.

Điều 11. Sửa đổi, bổ sung quy chế

Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.

Tiếng Anh (English)

THE STATE BANK OF VIETNAM --------------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence Freedom Happiness --------------
No. 1498/2005/QD-NHNN	Hanoi, October 13, 2005

DECISION

ON THE ISSUANCE OF THE ONE-DOOR TRANSACTION REGULATION APPLICABLE TO CREDIT INSTITUTIONS

THE GOVERNOR OF THE STATE BANK

- Pursuant to the Law on the State Bank of Vietnam No. 01/1997/QH10 dated 12/12/1997 and the Law on the amendment, supplement of several articles of the Law on the State Bank of Vietnam No. 10/2003/QH11 dated 17/62003;
- Pursuant to the Law on Credit Institutions No. 02/1997/QH10 dated 12/12/1997 and the Law on the amendment, supplement of several articles of the Law on Credit Institutions No. 20/2004/QH11 dated 15/62004;
- Pursuant to the Decree No. 52/2003/ND-CP dated 19/5/2003 of the Government providing for the function, assignment, authority and organizational structure of the State Bank of Vietnam;
- Upon the proposal of the Director of the Finance Accounting Department

DECIDES:

Article 1. To issue in conjunction with this Decision the one-door transaction Regulation applicable to credit institutions

Article 2. This Decision shall be effective after 15 days since its publication in the Official Gazette.

Article 3. The Director of the Administrative Department, the Director of the Finance- Accounting Department, Heads of units of the State Bank of Vietnam, the General Managers of the State Banks branches in provinces, cities under the central Governments management, the Chairperson of the Board of Directors and General Directors (Directors) of credit institutions shall be responsible for the implementation of this Decision

...

...

...

FOR THE GOVERNOR OF THE STATE BANK
DEPUTY GOVERNOR




Vu Thi Lien

THE ONE DOOR TRANSACTION REGULATION APPLICABLE TO CREDIT INSTITUTIONS

(Issued in conjunction with the Decision No. 1498/2005/QD-NHNN dated 13 October 2005 of the Governor of the State Bank of Vietnam)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Subjects of application and governing scope

1. Subjects of application:

...

...

...

2. Governing scope:

The one door transaction Regulation shall govern the following transactions:

a. Transaction of cash collection payment: including the receipt, payment of deposits from deposit accounts, savings account, bills of exchange, bonds, deposit certificates and other transactions of cash collection and payment.

b. Transaction of payment, money transfer: Payment via the payment account, issue of cheques, bank cards; money transfer, trading and exchange of foreign currencies, traveler cheques; and other payment transactions.

c. Other transactions: to be applicable depending on the extent of the performance of the one-door transaction by credit institutions, on the principle of complying with provisions and content of the operation procedure which are related to that type of transaction.

Article 2. Interpretation

In this Regulation, the following terms shall be construed as follows:

1. One-door transaction is a mode of providing services by a credit institution to customers where customers need to perform transactions with only one transactor of the credit institution and receive the result from that transactor.

2. Transactor is an officer, an employee of a credit institution who directly engages in transactions with customers, takes responsibility for receiving and dealing with customers requirements within the scope of his competence on the preparation, control over and approval of transaction documents.

...

...

...

4. Transaction limit is the maximal value of a transaction, which a transactor is permitted to perform without the approval of the controller. Each type of transaction has different limits.

5. Limit of cash balance is the maximal cash balance a transactor is permitted to maintain at any time on a transaction day.

6. Treasury division is the treasury division of a credit institution which is responsible for organizing the collection, payment of cash, valuable papers; delivery and receipt of other assets in respect of transactors and customers (for cash transactions which exceed the limit of a transactor)

7. Transaction counter is a place where the transactor carries out transactions with customers.

Article 3. General principles in one door transaction

Credit institutions shall perform the one door transactions on the basis of following principles:

1. Credit institutions shall carry out the reform of administrative procedures in the banking activity, but must ensure the security of assets and comply with principles on the examination, control applicable to the banking activity.

2. Credit institutions must organize and assign labour in a reasonable and scientific manner for satisfying requirements of administrative reform and complying with provisions of applicable laws in the banking activity.

3. Credit institutions must set up a specific operation Process concerning the one door transaction on the basis of current provisions on the banking activity, treasury activity, accounting regime and satisfying the requirements of report preparation in accordance with applicable provisions.

...

...

...

5. Credit institutions, which apply science and technology in the one door transaction, must comply with provisions of applicable laws on operational procedures of the type of transaction they perform. The system of equipments, application software must satisfy technical standards in accordance with applicable provisions to ensure the prudence, confidentiality, accuracy, the automatic processing in a synchronous and objective manner for the entire operational activities relating to performed transactions.

6. Examination, control in the one door transaction:

a. Credit institutions must strictly control over related operations in the one door transaction. Everyday, the accounting division must perform the last examination (reconciling transaction documents with the list of transaction documents in a day) so as to ensure the correctness of transactions within the day. In case of detecting any error, the reasons thereof must be defined and timely dealt with.

b. In respect of transactions of cash collection, the transaction program must print out a note of cash delivery and receipt so that the customers can check and sign for confirmation. Where the transaction program fails to print out the note of cash delivery and cash, the controllers must control and sign on the cash receipt before delivering it to customers.

Chapter II

SPECIFIC PROVISIONS

Article 4. Conditions for a credit institution to be entitled to perform the one door transaction

Credit institutions shall organize the performance of the one door transaction when they fully satisfy the following conditions:

1. For material foundation, technical equipment:

...

...

...

b. The system of equipment is connected as a complete network to update, process, examine, control, exploit and save data safely, accurately, fast and conveniently. Credit institutions must have computers system and a backup center for data maintenance.

c. Credit institutions must have an appropriate transaction program, which is set up on the principle of complying with current provisions applicable to each type of operation of credit institutions and compatible with and in line with other software programs.

d. Credit institutions must have confidentiality measures to ensure the security and secrecy of data in the program, access code of the system and electronic signature. The general control system and the control system via computer network must have enough capacity to control operational acts in the one door transaction, ensure the right compliance with provisions, avoid the abuse, embezzlement, appropriation of assets.

2. For the operational regulation, procedures and rules in the one door transaction:

Credit institutions must set up a regulation, technical procedures on operations and rules in the one door transaction on the basis of concretizing main contents of this Regulation.

3. For the staff

Staff must be ethical, knowledgeable, and have good understanding of provisions on the transaction operation and one door transaction regulation for handling smoothly all parts of operation and technical procedure of transaction on the computer.

Article 5. Measures of examining, controlling and ensuring the security of assets in the one door transaction

1. Limit of cash collection payment transaction and limit of cash balance in a day for a transactor:

...

...

...

b. Transactions exceeding the limit must be controlled and approved prior to performance by the controller. Transactions of cash collection payment exceeding the transaction limit shall be performed by the treasury division.

2. Management for cash in vault, valuable papers and other assets which are assigned to transactors for performing the one door transaction

a. By the beginning of a transaction day, transactors are advanced cash, valuable papers and other assets from treasury division in accordance with provisions of credit institutions for performing transactions with customers. During the transaction process, if the cash balance of a transactor exceeds the limit of daily cash balance, credit institutions shall transfer the exceeded amount to the treasury division and advance for additional supply where the cash balance of the transactor is lower than the stipulated limit. At any time of a transaction day, the actual cash balance of a transactor must coincide with the cash balance in the accounting book.

b. By the end of a day, the whole cash balance of transactors shall be transferred to the treasury division together with printed reports to assure that there is no cash balance by the end of a transaction day.

3. The regime of advance and the repayment of advance

All of money amounts, valuable papers and other assets, which are advanced by the treasury division and delivered to transactors at the beginning of a day, must be controlled, reconciled and settled at the end of the transaction day. The delivery, receipt, preservation, transportation of cash, valuable papers between transactors and the treasury division must comply with the procedure on treasury operation. Where money is delivered, received in a sealed pack by the end of a transaction day, at the beginning of the following transaction day, transactor shall not be permitted to receive the same sealed pack he delivered on previous day.

4. In respect of the delegation, decentralization in processing and controlling the operations which arise in the one door transaction:

Credit institutions shall carry out the delegation, decentralization and clearly provide for the rights and responsibilities of participants to the one door transaction. The delegation, decentralization must ensure the prudence and compliance with provisions of applicable laws.

5. To equip other security instruments, devices such as camera for monitoring the operation at transaction places.

...

...

...

Article 6. Accounting documents used in the one door transaction

The accounting documents used in the one door transaction consist of 2 types: documents presented by customers and those drawn by the transactors in accordance with the stipulated form of the credit institutions for each operation procedure in the one door transaction (already printed documents by volume and/or documents printed from the computer). The accounting documents used in the one door transaction must comply with current provisions on the regime of accounting documents and the provisions in this Regulation.

1. Preparation of accounting document

a. Documents used for transaction with customers: based on papers, documents (that have been verified in terms of the legality, validity) presented by customers, transactors shall enter data into the system and print out the documents in accordance with provisions of credit institutions on each operation procedure of respective transaction issued by the credit institutions. The documents drawn by the transactors must be printed out with full information of the transaction prior to delivering to related divisions or returning to the customers.

b. By the end of a day, transactors shall draw a List of documents transacted with customers in the day in accordance with the stipulated procedures and forms issued by the credit institutions.

2. Control over documents:

a. In respect of transactions within the limit: transactors shall be both drawer and controller and only one signature of transactor on the document is required.

b. In respect of transactions which exceed the limit and transactions which require the approval by competent person: they must be checked and controlled by controllers. Documents of that transaction must be fully supported by the signatures of drawer (transactor) and document controller (controller) and/or the signature of competent levels according to the authority decentralization of the credit institution.

c. In respect of the List of transaction documents of transactors in a day: Transactors and controllers shall check, reconcile between the List of transaction documents in the day with transaction documents of customers and of credit institutions (if any) to ensure the full reconciliation and the correct accounting of accounts. The List must be fully supported by the signatures of transactor and controller.

...

...

...

After the examination, control and reconciliation by related divisions, everyday, all accounting documents (including book-entry documents and original documents attached) including the list of transactions shall be delivered to the general accounting division for examination, reconciliation (check again), maintenance and preservation of accounting documents in accordance with current provisions. The delivery of documents shall be guided in details for each specific operation by credit institutions.

Article 7. Authorities and responsibilities of participants to the one door transactions

1. For General Directors (Directors)

a. Authority:

- To delegate and decentralize authorities to participants to the one door transaction procedure. To provide for the transaction limit applicable to each transactor.

- To be granted with a secrecy code to perform their functions under their competence in controlling and approving (signing) documents, or to authorize other person to exercise the right of control over and approval of paper documents and documents on the computer in accordance with applicable provisions.

b. Responsibilities:

- To take full responsibilities to the law for losses that may arise from the application of the one door transaction at their institutions.

- To set up the Regulation on the one door transaction, the operation procedure in the one door transaction. To provide guidance on the implementation of the one door transaction at their own institutions in accordance with applicable provisions and examine the compliance with the provisions in the one door transaction.

...

...

...

- To absolutely keep secret of the granted secrecy code, electronic signature and change them on periodical basis to prevent from the stealing, abuse, embezzlement, appropriation of assets of credit institution and customers; to take responsibility to the law for losses resulting from the loss or disclosure of the granted secrecy codes and electronic signatures.

2. For Controllers:

a. Authority:

- To examine and approve transactions which exceed the limit of transactors and other transactions in accordance with authority delegation, decentralization of the General Director (Director).

- To examine and sign for confirmation on the list of transactions performed within a day of transactors;

b. Responsibilities:

- To correctly comply with the regulations stipulated in the one door transaction procedure

- To take responsibility for examining the legality, validity of daily transaction documents which transactors carry out under their stipulated competence; at the same time to reconcile and verify the accuracy between the documents performed by the transactors in the day with the list of transactions performed within a day at the end of the day made by the transactors.

- To absolutely keep secret of secrecy codes, electronic signatures in accordance with applicable provisions and take full responsibility to the General Director (Director) and to the law for the losses resulting from the loss or disclosure of the secrecy codes, electronic signatures.

...

...

...

a. Authorities:

- Transactors shall be granted with a secrecy code to carry out their assignment according to their competence in the preparation of, control over, approval (signing) for documents

- Transactors shall have the right to process and take full responsibilities for losses arising from the transactions within the transaction limits they are in charge. Transactions exceeding the limit must be approved by the controllers in accordance with applicable provisions prior to the implementation.

b. Responsibilities

- Transactors shall be responsible for guiding customers to carry out transactions, checking the legality, validity of documents and accuracy of the contents of transactions they are assigned to perform.

- Transactors must comply with and correctly implement their assigned task, check the coincidence between actually arisen documents, the actual cash balance and the data in the system.

- Transactors must absolutely keep secret of the secrecy codes and electronic signatures granted in accordance with applicable provisions and take full responsibilities to the General Director (Director) and to the law for losses resulting from the loss or disclosure of the secrecy codes and electronic signatures.

- To comply with the procedure on delivery, receipt and count of money with the treasury division and customers. In case of lack or exceeding the cash balance limit, transactors shall report for right implementation of the provisions of the credit institutions on the cash balance limit. By the end of the transaction day, transactors shall carry out the reconciliation to ensure the correctness between the actual cash balance and the money amount stated in the accounting book and transfer the whole cash balance to the treasury division.

4. For treasury division:

...

...

...

The treasury division shall have the right to examine the cash balance limit of transactors in accordance with applicable provisions.

b. Responsibilities:

- The treasury division shall be responsible for preserving absolutely the security of the money amount and the assets they are managing, complying with the regime, principle of delivery and receipt of money and assets, reconciling the correctness between the actual cash balance and the data stated in the accounting book.

- Everyday, the treasury division shall advance an amount of money to transactors to perform types of transactions arising under applicable provisions. During the transaction process, the treasury division shall recover the exceeding amount of the cash balance limit of transactors or supply additional cash if the cash balance of transactor is lower than the stipulated limit. At the end of a day, the treasury division must transfer all of cash balance of transactors to their fund for management.

Article 8. Acts to be strictly forbidden

1. Not to comply with the provisions in the regulation on the one door transaction and the operation procedure on the one door transaction.

2. To try to exploit, access, use illegally the transaction program, to deliberately lose or disclose the secrecy codes, electronic signatures which are used in the one door transaction.

3. To change, counterfeit and adjust electronic data concerning the one door transaction for concealing the act of legal violation.

Article 9. Dealing with violation

...

...

...

Chater III

IMPLEMENTING PROVISIONS

Article 10. Organization of implementation

1. General Directors (Directors) of credit institutions shall, based on the provisions in this Regulation, set up and issue the Regulation, operation procedure and rules in the one door transaction of their institutions.

2. The State Bank Inspectorate shall be responsible for supervising and examining the implementation of the provisions on the one door transaction applicable to credit institutions.

Article 12. Amendment, supplement of the regulation

The amendment, supplement of this Regulation shall be decided upon by the Governor of the State Bank.