|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK NÔNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 01/2021/QĐ-UBND
|
Đắk
Nông, ngày 18 tháng 01 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG,
CHỨNG THỰC, ĐĂNG KÝ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK NÔNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18
tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20
tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành
một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 102/2017/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Chính phủ về đăng ký biện pháp bảo đảm;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP
ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý,
kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA ngày 05 tháng 11 năm 2013 của liên Bộ: Tư
pháp, Giao thông vận tải, Tài nguyên và Môi trường,
Công an hướng dẫn việc trao đổi, cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm giữa cơ quan đăng ký giao dịch
bảo đảm với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử
dụng, quyền lưu hành tài sản;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư
pháp tại Tờ trình số 95/TTr-STP ngày 27 tháng 11 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp
bảo đảm trên địa bàn tỉnh Đắk Nông.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01 tháng 02 năm 2021.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc
các Sở: Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Thông tin và Truyền thông; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp (Cục BTTP, Cục KTVBQPPL, Cục Công tác phía Nam);
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TT. Tỉnh ủy;
- TT. HĐND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Ủy ban MTTQVN tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- TAND tỉnh, TAND cấp huyện;
- VKSND tỉnh, VKSND cấp huyện;
- Cục THADS tỉnh, Chi cục THADS cấp huyện;
- Công an tỉnh, Công an cấp huyện;
- Báo Đắk Nông;
- Các PCVP UBND tỉnh;
- Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh;
- Công báo tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Trung tâm lưu trữ - Sở Nội vụ;
- Lưu: VT, NCKSTT (Dg).
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Xuân Hải
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC, ĐĂNG
KÝ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK NÔNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2021/QĐ-UBND
ngày 18 tháng 01 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều
chỉnh:
Quy chế này quy định việc quản lý,
khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo
đảm trên địa bàn tỉnh Đắk Nông (sau đây viết tắt là cơ sở dữ liệu).
2. Đối tượng áp dụng:
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan về quản lý, phối hợp, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu: Bao gồm các thông
tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về
biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng,
giao dịch đã được công chứng, chứng thực.
2. Quản lý cơ sở dữ liệu: Là trách
nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng
máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu công chứng, chứng thực và các nhiệm vụ khác
có liên quan.
3. Thông tin ngăn chặn: Là thông tin
được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm
quyền, là căn cứ để công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực hợp đồng,
giao dịch không thực hiện hoặc tạm dừng công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
theo quy định của pháp luật.
4. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là
thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan
có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó trước đây
hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật, là căn cứ để
công chứng viên thực hiện công chứng; công chức làm công tác chứng thực thực hiện
chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản trước đó bị ngăn chặn.
5. Bộ phận quản trị phần mềm cơ sở dữ
liệu: Là phòng chuyên môn được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ thực hiện quản
trị, vận hành cơ sở dữ liệu.
6. Tài khoản: Là những thông tin nhất
định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào cơ sở dữ liệu
(gồm tên người sử dụng và mật khẩu).
7. Thông tin về hợp đồng, giao dịch:
Là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng
thực mà tổ chức hành nghề công chứng, công chức làm công tác chứng thực hợp đồng,
giao dịch, cán bộ làm công tác đăng ký biện pháp bảo đảm cập nhật vào cơ sở dữ
liệu.
8. Các cơ quan có liên quan: Là cơ quan
có thẩm quyền cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn bao gồm: các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy
ban nhân dân cấp xã; cơ quan Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Công an,
Thi hành án dân sự, Văn phòng Thừa phát lại.
Điều 3. Nguyên
tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu
1. Tất cả các thông tin về hợp đồng,
giao dịch đã được công chứng, chứng thực và các thông tin ngăn chặn, thông tin
giải tỏa ngăn chặn phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào cơ sở dữ
liệu và các tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm về thông tin cập
nhật.
2. Bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các
tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin
trong cơ sở dữ liệu, không sử dụng cơ sở dữ liệu vào những
mục đích trái pháp luật.
3. Cơ sở dữ liệu được quản lý, cập nhật,
khai thác, sử dụng và nâng cấp bảo đảm an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi
sử dụng và kết nối được các phần mềm khác khi có yêu cầu.
4. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không
loại trừ trách nhiệm theo quy định pháp luật của người thực hiện công chứng, chứng thực, người yêu cầu công chứng, chứng thực và cơ quan, tổ chức, cá
nhân khác có liên quan.
5. Các hoạt động cập nhật, tra cứu,
cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh,
quản lý thông tin theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực,
đăng ký biện pháp bảo đảm; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người
có yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm.
Điều 4. Những
hành vi không được làm
1. Truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng tài khoản của người khác.
2. Để cho người
khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào cơ sở dữ liệu.
3. Truy cập vào cơ sở dữ liệu để thực
hiện các công việc không được giao. Sử dụng cơ sở dữ liệu và các thông tin
trong cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục
vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm của tổ chức
mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực, đăng ký biện
pháp bảo đảm.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ
sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản
trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động
hay thông tin có trong cơ sở dữ liệu.
5. Thay đổi hệ thống quản lý, vận
hành sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu.
6. Không cập nhật thông tin hoặc cập
nhật thông tin không kịp thời, chính xác vào cơ sở dữ liệu theo đúng quy định tại
Quy chế này.
7. Tiết lộ các thông tin về cá nhân,
tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật trong quá trình quản lý,
khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.
8. Những hành vi vi phạm khác theo
quy định của pháp luật.
Điều 5. Lưu trữ dữ
liệu
Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung cấp
phần mềm cơ sở dữ liệu thực hiện việc sao lưu, lưu trữ (bằng điện tử, bản giấy)
dữ liệu bảo đảm lâu dài, đúng mục đích, đáp ứng yêu cầu
khai thác, sử dụng thông tin theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Cấp, quản
lý, sử dụng tài khoản trong cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản
truy cập vào cơ sở dữ liệu theo phân cấp quản lý:
a) Giám đốc Sở
Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực,
đăng ký biện pháp bảo đảm; Phòng chuyên môn quản lý lĩnh vực bổ trợ tư pháp thuộc
Sở Tư pháp;
b) Công chức được phân công quản lý
cơ sở dữ liệu;
c) Các Văn phòng công chứng trên địa
bàn tỉnh;
d) Phòng Tư pháp các huyện, thành phố;
đ) Ủy ban nhân dân cấp xã;
e) Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh;
g) Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai
cấp huyện;
h) Cá nhân, tổ chức khác có liên
quan.
2. Tổ chức được cấp tài khoản có
trách nhiệm phân công cho người thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập
nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản
quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp
và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.
4. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của
hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, đăng ký biện pháp bảo đảm
và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản
theo quy định của Quy chế này.
Điều 7. Các trường
hợp bị khóa tài khoản cơ sở dữ liệu
1. Tài khoản của tổ chức, cá nhân đã
được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây:
a) Theo đề nghị của người có thẩm quyền
về việc khóa tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao quản lý cơ sở dữ
liệu hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực,
đăng ký biện pháp bảo đảm;
b) Theo đề nghị của Văn phòng công chứng,
Ủy ban nhân dân cấp xã; Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng
Đăng ký đất đai cấp huyện;
c) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm
các quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
2. Tài khoản bị khóa sẽ được Sở Tư
pháp xem xét mở lại tài khoản khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc có yêu cầu của
cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
3. Tài khoản bị khóa khi các đơn vị sử
dụng phần mềm cơ sở dữ liệu không thực hiện nộp trả tiền phí duy trì hàng năm
cho đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu.
Điều 8. Quyền và
nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức sử dụng cơ sở dữ liệu
1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền
để cài đặt, sử dụng cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn của Sở Tư pháp và đơn vị cung
cấp phần mềm; cài đặt các chương trình kiểm tra, bảo vệ trên các thiết bị truy
cập cơ sở dữ liệu.
2. Cử người tham gia đầy đủ các buổi
đào tạo sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp phần mềm
tổ chức.
3. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng cơ sở dữ liệu; phối hợp chặt chẽ với Sở
Tư pháp, đơn vị cung cấp phần mềm để khắc phục các vấn đề liên quan.
4. Chịu trách nhiệm bảo mật đối với mật
khẩu và tên truy cập vào cơ sở dữ liệu đã được cung cấp. Thông báo ngay cho Sở
Tư pháp nếu để lộ hoặc mất mật khẩu hoặc mất tên tài khoản để kịp thời khắc phục.
5. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện
pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định pháp luật.
6. Các quyền và trách nhiệm khác theo
quy định của pháp luật.
Điều 9. Quyền và nghĩa
vụ của người sử dụng cơ sở dữ liệu
1. Được sử dụng cơ sở dữ liệu khi thụ
lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch, đăng ký
biện pháp bảo đảm.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã giải quyết vào cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ, kịp
thời cùng thời điểm với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.
3. Tham gia các lớp đào tạo sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp
phần mềm tổ chức.
4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật
đối với mật khẩu và tên truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp.
5. Các quyền và nghĩa vụ khác theo
quy định của pháp luật.
Điều 10. Chi phí
liên quan đến khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu
1. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng
phần mềm cơ sở dữ liệu có trách nhiệm nộp phí duy trì, sử dụng cho đơn vị cung
cấp phần mềm cơ sở dữ liệu.
2. Kinh phí thực hiện chi trả phí duy
trì phần mềm cơ sở dữ liệu hàng năm theo phân cấp về quản lý ngân sách nhà nước
và nguồn thu hợp pháp khác của các đơn vị sử dụng phần mềm
cơ sở dữ liệu.
Chương II
CUNG CẤP, TIẾP
NHẬN, CẬP NHẬT, QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Mục 1. CUNG CẤP,
TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT THÔNG TIN NGĂN CHẶN VÀ THÔNG TIN GIẢI TỎA NGĂN CHẶN
Điều 11. Nguồn cung
cấp thông tin, trách nhiệm cung cấp thông tin
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận
các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để quản lý, cập nhật vào
cơ sở dữ liệu từ các nguồn, gồm:
a) Thông tin về việc thụ lý và kết quả
giải quyết tranh chấp đất đai, áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm
thời cấm dịch chuyển quyền về tài sản, cấm thay đổi hiện
trạng tài sản đối với tài sản đang tranh chấp và các quyết
định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên do cơ quan Tòa án nhân dân cung
cấp;
b) Quyết định kê biên tài sản trong
giai đoạn truy tố và quyết định hủy bỏ quyết định trên do cơ quan Viện Kiểm sát
nhân dân cung cấp;
c) Quyết định kê biên tài sản trong
giai đoạn khởi tố, điều tra và quyết định hủy bỏ quyết định trên; các trường hợp ngăn chặn giao dịch
liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao
dịch liên quan đến tài sản, chiếm đoạt tài sản do cơ quan Công an cung cấp;
d) Thông tin bằng văn bản về việc áp
dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc đăng ký tạm dừng, chuyển quyền sở hữu, sử
dụng, thay đổi hiện trạng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành
án dân sự do cơ quan Thi hành án dân sự, Văn phòng Thừa phát lại cung cấp;
đ) Thông tin bằng
văn bản về các trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất
phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin do cơ quan Tài
nguyên và Môi trường và các cơ quan có liên quan cung cấp.
2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định cung cấp thông tin phải chủ động
cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Sở Tư pháp ngay
khi phát hành văn bản. Sở Tư pháp chỉ cập nhật thông tin ngăn chặn và giải tỏa
ngăn chặn đúng hình thức văn bản được pháp luật quy định.
3. Các cơ quan có liên quan, các Văn
phòng công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch, Ủy ban nhân dân cấp xã chứng
thực hợp đồng, giao dịch khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa
ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi
tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên cơ sở dữ liệu, phải
chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.
4. Khi có các thông tin liên quan đến
việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ
để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy
quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế...), các cơ quan có liên
quan, các Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cần
phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
Điều 12. Cập nhật,
quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.
2. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong thời hạn 01 (một) ngày làm việc, Sở
Tư pháp có trách nhiệm cập nhập đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn (trừ những trường hợp bất khả kháng) vào cơ sở dữ
liệu.
3. Khi phát hiện những điểm bất hợp
lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, Sở Tư pháp phải có biện
pháp để kịp thời xử lý, giải quyết theo quy định.
Điều 13. Chỉnh sửa
các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập cơ sở dữ liệu
1. Việc sửa các thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với
các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót do ghi chép, đánh máy, in ấn)
trong quá trình nhập thông tin.
2. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật
được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên cơ sở
dữ liệu, phòng chuyên môn phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt việc sửa
chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
Mục 2. QUẢN LÝ,
KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Điều 14. Nhập
thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào cơ sở dữ liệu
1. Văn phòng công chứng có trách nhiệm
cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu ngay khi trả kết quả công chứng hợp đồng, giao dịch. Việc cập nhật
được thực hiện kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi
hành.
2. Phòng Tư pháp có trách nhiệm cập
nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu ngay khi trả kết quả chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc cập nhật
được thực hiện kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo
công chức làm công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cập nhật
thông tin hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu ngay khi trả kết quả chứng thực
hợp đồng, giao dịch. Việc cập nhật được thực hiện kể từ ngày Quy chế này có hiệu
lực thi hành.
4. Nội dung thông tin cơ bản của hợp
đồng, giao dịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ
và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, địa
chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;
b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên
gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động và người đại diện (nếu có),
số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập;
c) Đối với thông tin về tài sản là bất
động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số
thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích
thửa đất;
d) Đối với thông
tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin
mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);
đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao
dịch cần phải nhập: Tên loại hợp đồng, giao dịch, số công chứng hoặc chứng thực,
ngày công chứng hoặc chứng thực;
e) Các thông tin khác có liên quan.
5. Trường hợp cập nhật không đầy đủ,
không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức,
cá nhân có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của
pháp luật dân sự.
Mọi sự thay đổi nội dung thông tin phải
được cung cấp, cập nhật lên cơ sở dữ liệu ngay khi có sự thay đổi.
6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch
nhập vào cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định
kỳ hàng tháng, quý, 06 (sáu) tháng, hàng năm.
Điều 15. Trách
nhiệm tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu trước khi công chứng, chứng thực hợp
đồng, giao dịch
1. Trước khi ký công chứng, chứng thực
hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất
hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên, công chức làm công tác chứng
thực có trách nhiệm trực tiếp tra cứu cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của
tài sản.
2. Quy trình tra cứu thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực
hiện theo hướng dẫn, tập huấn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu.
3. Xử lý kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu:
a) Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu
là nguồn thông tin để công chứng viên, người làm công tác chứng thực hợp đồng,
giao dịch kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm
dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đó;
b) Nếu phát hiện tài sản có thông tin
bị trùng về số phát hành, số vào sổ cấp giấy chứng nhận, số
thửa đất, số tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích thửa đất, thông tin của người
sở hữu tài sản hoặc trong trường hợp phát sinh tình huống
cụ thể khác, các Văn phòng công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã kịp thời báo cáo về Ủy ban
nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp hoặc Sở Tài nguyên và Môi trường) để được
hướng dẫn, giải quyết.
Điều 16. Khai
thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu
1. Các Văn phòng công chứng, Phòng Tư
pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh,
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện trên địa bàn tỉnh phải tham gia vào cùng hệ thống cơ sở dữ liệu.
Các tổ chức này được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động
công chứng, chứng thực, đăng ký biện pháp bảo đảm.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng
cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực,
đăng ký biện pháp bảo đảm trên địa bàn tỉnh.
3. Cơ quan nhà nước có liên quan được
khai thác, sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn,
nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý bằng
văn bản của Sở Tư pháp.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 17. Trách
nhiệm, quyền hạn của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển
khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu, có trách nhiệm và quyền hạn theo
quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức
có liên quan để cập nhật, sử dụng, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu; triển khai
việc lưu trữ dữ liệu theo quy định bảo đảm tiêu chuẩn kỹ
thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin. Phối hợp với
cơ quan có thẩm quyền giải quyết những vướng mắc, tranh chấp trong quá trình
khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.
3. Kiểm tra, xác minh việc cài đặt cơ
sở dữ liệu và việc bảo đảm các điều kiện vật chất khác
theo đề án thành lập trước khi cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
Đối với các tổ chức không cài đặt, không cập nhật thường xuyên, liên tục, đầy đủ
dữ liệu lên cơ sở dữ liệu hoặc không bảo đảm duy trì điều kiện hoạt động khác
theo quy định của pháp luật thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý
theo quy định của pháp luật.
4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên cơ sở dữ liệu phục
vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác
phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị bằng văn bản của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
5. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông trong việc thực hiện tích hợp cơ sở dữ liệu với các hệ thống phần mềm
khác khi có yêu cầu của Chính phủ, Bộ Tư pháp và các Bộ, ngành có liên quan
trong việc chia sẻ dữ liệu về tài sản, thông tin tình trạng
của tài sản.
6. Theo dõi, đôn đốc, thanh tra, kiểm
tra, báo cáo và xử lý vi phạm trong việc chấp hành Quy chế này. Tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế
khi cần thiết.
Điều 18. Trách
nhiệm, quyền hạn của các cơ quan có liên quan
1. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình, cơ quan Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Công an, Thi hành án
dân sự, Văn phòng Thừa phát lại, các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo
các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới kịp thời cung cấp thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
2. Các Sở, Ban, ngành và cơ quan, tổ
chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện cho các tổ
chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ
việc giải quyết yêu cầu công chứng.
3. Trách nhiệm của Sở Thông tin và
Truyền thông:
a) Phối hợp với Sở Tư pháp trong quá trình
quản lý, vận hành thông suốt, an toàn cơ sở dữ liệu;
b) Chủ trì thực hiện việc tích hợp cơ
sở dữ liệu với các hệ thống phần mềm khác khi có yêu cầu của Chính phủ, Bộ Tư
pháp và các Bộ, ngành có liên quan trong việc chia sẻ dữ liệu về tài sản, thông
tin tình trạng của tài sản.
Điều 19. Trách
nhiệm, quyền hạn của Ủy ban nhân dân, Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân
cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách
nhiệm:
a) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã triển
khai thực hiện Quy chế này, việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực hợp đồng,
giao dịch vào cơ sở dữ liệu trước và ngay khi chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối
với tài khoản đã được cấp;
b) Phối hợp cung cấp thông tin và chỉ
đạo các phòng chuyên môn cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn
chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất gửi Sở Tư
pháp đăng tải trên cơ sở dữ liệu;
c) Định kỳ hàng năm, Ủy ban nhân dân
cấp huyện, cấp xã cân đối, bố trí kinh phí để duy trì việc
khai thác, cập nhật cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác chứng thực hợp đồng,
giao dịch theo phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.
2. Phòng Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy
ban nhân dân cấp huyện thực hiện quy định tại Khoản 1 Điều này.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách
nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào cơ sở dữ liệu.
Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng tài khoản được cấp; bảo quản, bảo mật đối
với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự
điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin
hoặc đề nghị thu hồi tài khoản khi công chức đã đăng ký tài khoản sử dụng cơ sở
dữ liệu không còn làm việc tại đơn vị; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức,
cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
Điều 20. Trách
nhiệm của các Văn phòng công chứng
1. Tất cả các Văn phòng công chứng
trên địa bàn tỉnh phải tham gia vào cùng 01 (một) phần mềm
cơ sở dữ liệu.
2. Trưởng các Văn phòng công chứng có
trách nhiệm:
a) Duy trì, sử dụng
cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động;
b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng
viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu
thông tin trên cơ sở dữ liệu, sao lưu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy
định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;
c) Quyết định và chịu trách nhiệm về
việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu của tổ chức mình;
chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của
thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu;
d) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật
đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có
sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc thu hồi tài
khoản khi chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã đăng ký tài khoản sử
dụng cơ sở dữ liệu; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở
dữ liệu theo quy định của pháp luật;
đ) Tham gia, cử công chứng viên, nhân
viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ
năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu;
e) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu.
Điều 21. Trách
nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh
Hội Công chứng
viên tỉnh quán triệt các công chứng viên là hội viên của mình thực hiện nghiêm
túc quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần
nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý
đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc
hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động
công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
Điều 22. Xử lý
vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại
Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của
pháp luật.
Điều 23. Điều
khoản thi hành
1. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ
chức triển khai thực hiện Quy chế này; tổ chức tập huấn, hướng dẫn Văn phòng
công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh
Văn phòng Đăng ký đất đai cấp huyện và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan
cách thức cập nhật, khai thác thông tin trên cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ
quan, đơn vị thực hiện Quy chế này. Theo định kỳ, tổng hợp, báo cáo kết quả thực
hiện về Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có
khó khăn, vướng mắc, các cơ quan phối hợp có trách nhiệm gửi văn bản phản ánh về
Sở Tư pháp để kịp thời tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
xem xét, quyết định./.