Quyết định 3999/QĐ-BTC 2025 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính

Thuộc tính
Nội dung
Tiếng Anh (English)
Văn bản gốc/PDF
Lược đồ
Liên quan hiệu lực
Liên quan nội dung
Thuộc tính
Tải về
Các bản dự thảo

Đang tải văn bản...

Số hiệu:	3999/QĐ-BTC	Loại văn bản:	Quyết định
Nơi ban hành:	Bộ Tài chính	Người ký:	Nguyễn Thị Bích Ngọc
Ngày ban hành:	28/11/2025	Ngày hiệu lực:	Đã biết
Ngày công báo:	Đang cập nhật	Số công báo:	Đang cập nhật
		Tình trạng:	Đã biết

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3999/QĐ-BTC	Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2025

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 166/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ;

Căn cứ Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và Tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 74/2025/TT-BTC ngày 04 tháng 7 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tài chính;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tài chính.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cán bộ công chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- Cổng Thông tin điện tử BTC;
- Lưu: VT, VP(25b).

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG

Nguyễn Thị Bích Ngọc

QUY CHẾ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Kèm theo Quyết định số 3999/QĐ-BTC ngày 28 tháng 11 năm 2025 của Bộ Tài chính)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy định công tác lưu trữ của Bộ Tài chính.

2. Đối tượng áp dụng: Các cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Tài chính và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Các cụm từ gồm: Lưu trữ; tài liệu; tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác; tài liệu điện tử; tài liệu lưu trữ; bản sao tài liệu lưu trữ; phông lưu trữ, lưu trữ hiện hành; lưu trữ lịch sử; nghiệp vụ lưu trữ; dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ chuyên dụng được giải thích tại Điều 2, Luật Lưu trữ 2024.

2. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

3. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

4. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

5. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

6. Thu nộp tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

7. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ và tài liệu hết giá trị.

8. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ.

9. Tài liệu hết giá trị là tài liệu trùng lặp hoặc đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

10. Gói hồ sơ, tài liệu nộp (Submission Information Package - SIP) là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu của hồ sơ, tài liệu được chuẩn bị tại lưu trữ hiện hành để nộp vào lưu trữ lịch sử hoặc để chuyển giao giữa các hệ thống lưu trữ.

11. Gói hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Archival Information Package - AIP) là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu của hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong hệ thống tại lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.

12. Gói tài liệu lưu trữ sử dụng (Dissemination Information Package - DIP) là gói tin chứa tài liệu và dữ liệu tài liệu lưu trữ được lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử cung cấp cho người dùng.

13. Đối tượng thông tin (Information Object) là phông, công trình, sưu lập lưu trữ; hồ sơ; văn bản, tài liệu; tài liệu ảnh (dương bản), ghi âm, ghi hình (phim âm bản) hoặc ghi âm và ghi hình (video).

14. Tài liệu lưu trữ gốc là tài liệu lưu trữ được đưa ra số hóa hoặc chuyển đổi.

15. Tài liệu lưu trữ số hết giá trị là tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp trong Hệ thống.

Điều 3. Hệ thống lưu trữ hiện hành thuộc Bộ Tài chính từ Trung ương đến địa phương

1. Ở trung ương

a) Lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính là Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Văn phòng, Vụ, Cục, các dự án thuộc cơ quan Bộ.

b) Lưu trữ hiện hành của Cục Thuế, Cục Hải quan, Cục Dự trữ Nhà nước, Cục Thống kê, Kho bạc Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước là Văn phòng Cục và tương đương có trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Văn phòng, Ban thuộc Cục và tương đương.

c) Lưu trữ hiện hành của Bảo hiểm xã hội Việt Nam là Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu của các đơn vị tham mưu tại trung ương.

d) Lưu trữ hiện hành tại các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp thuộc Bộ là đơn vị có trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Ở cấp tỉnh, thành phố

Lưu trữ hiện hành các Chi cục và tương đương thuộc hệ thống Thuế; Kho bạc; Hải quan; Dự trữ Nhà nước; Thống kê; Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, thành phố có trách nhiệm quản lý tài liệu của các phòng, đội chuyên môn thuộc phạm vi quản lý.

Điều 4. Người làm lưu trữ

1. Người làm công tác lưu trữ chuyên trách phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định, được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

2. Người làm công tác lưu trữ bán chuyên trách phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

3. Người làm công tác lưu trữ chuyên trách và bán chuyên trách được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định và được hưởng chế độ ưu đãi ngành, nghề, công việc đặc thù, chế độ, chính sách khác theo quy định của pháp luật.

4. Các đơn vị có lưu trữ hiện hành quy định tại Điều 3 Quy chế này có trách nhiệm bố trí người làm công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Nguyên tắc lưu trữ

1. Bảo đảm quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong toàn ngành.

2. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng, thẩm quyền quản lý công tác lưu trữ theo quy định.

4. Quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ bảo đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ.

5. Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu trữ dự phòng.

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.

2. Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, đơn vị, cá nhân, cộng đồng; cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành trái quy định của pháp luật.

6. Đối với tài liệu lưu trữ điện tử ngoài các hành vi bị nghiêm cấm nêu tại khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều này, nghiêm cấm truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 7. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp sáp nhập, giải thể, chia tách và chuyển đổi hình thức sở hữu

1. Nguyên tắc chung

a) Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị trước khi giải thể, kết thúc hoạt động, tổ chức lại phải được nộp, chỉnh lý, thống kê, bàn giao theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu của cơ quan, đơn vị nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị đó, bảo đảm nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, đơn vị kể từ ngày kết thúc hoạt động.

b) Cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, hủy trái phép tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu, bảo đảm an toàn tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

c) Đối với những công việc chưa giải quyết xong, cơ quan, đơn vị bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị mới thành lập hoặc cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ giải quyết công việc đó.

d) Các cơ quan, đơn vị thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trước thời điểm giải thể, kết thúc hoạt động, tổ chức lại.

2. Trường hợp giải thể, phá sản hoặc kết thúc hoạt động

a) Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại điểm d, khoản 1 Điều này.

b) Tài liệu khác được bàn giao cho cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp để quản lý hoặc bàn giao cho chủ sở hữu hoặc cơ quan đại diện chủ sở hữu của doanh nghiệp quản lý.

3. Trường hợp tổ chức lại

a) Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại điểm d, khoản 1 Điều này.

b) Tài liệu khác được quản lý như sau:

- Trường hợp chia cơ quan, đơn vị thành các cơ quan, đơn vị mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, đơn vị, bàn giao tài liệu cho cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp để quản lý.

- Trường hợp tách đơn vị của một cơ quan, đơn vị mà không chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, đơn vị, nộp tài liệu của đơn vị trước khi được tách ra vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị.

- Trường hợp sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, đơn vị hoặc chuyển đổi, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để hình thành cơ quan, đơn vị mới, bàn giao tài liệu cho cơ quan, đơn vị hình thành sau chuyển đổi, điều chỉnh, sáp nhập, hợp nhất quản lý.

Điều 8. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số

Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ số khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:

1. Thông tin trong tài liệu lưu trữ giấy bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ số.

2. Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

3. Có dấu hiệu nhận biết đã được chuyển từ tài liệu lưu trữ số và có chữ ký, dấu của cơ quan, đơn vị, cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.

Điều 9. Tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.

2. Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm:

a) Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số.

b) Bản số hóa tài liệu lưu trữ.

3. Tài liệu lưu trữ điện tử khác là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số quy định tại khoản 2 Điều này.

Điều 10. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số

1. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số là tài liệu được tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và sử dụng ở định dạng số.

2. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Được xác thực số bởi cơ quan, đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài liệu.

b) Bảo đảm toàn vẹn từ lúc khởi tạo hoàn chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng. Tài liệu được bảo đảm toàn vẹn khi thông tin chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, nhận, lưu trữ hoặc hiển thị.

c) Được lưu trữ đồng thời với dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số.

d) Truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Điều 11. Bản số hóa tài liệu lưu trữ

1. Bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ được số hóa khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ được số hóa.

b) Có khả năng truy cập và sử dụng.

c) Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được đơn vị, cá nhân có thẩm quyền xác thực.

2. Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu.

b) Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến.

3. Thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

Điều 12. Số hóa tài liệu lưu trữ giấy

1. Chỉ số hóa đối với những tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý khoa học và còn thời hạn lưu trữ.

2. Tài liệu sau khi số hóa phải được chuyển vào phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ; định kỳ thực hiện việc sao lưu theo quy định.

3. Số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các quy định của nhà nước, tiết kiệm kinh phí, đạt hiệu quả cao.

Chương II

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Mục 1. THU NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Điều 13. Quy định chung về thu nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (áp dụng cho tất cả các loại tài liệu)

1. Trách nhiệm lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

a) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định.

b) Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định; đối với hồ sơ, tài liệu vật chứa bí mật Nhà nước phải được đánh số tờ, lập Mục lục văn bản, tài liệu chứa bí mật Nhà nước (theo Mẫu số 01).

Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải luân chuyển qua nhiều cá nhân, nhiều bộ phận thụ lý, giải quyết thì cá nhân, bộ phận chủ trì cuối cùng có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thực hiện thu nộp.

Cá nhân được giao xử lý công việc tuyệt đối không được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu làm tài sản cá nhân hoặc chuyển sang cơ quan, đơn vị khác. Công chức, viên chức, người lao động phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu mình lưu giữ hoặc đang giải quyết cho đơn vị trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác. Chỉ sau khi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động bàn giao hồ sơ, tài liệu và được thủ trưởng đơn vị xác nhận thì cơ quan tổ chức cán bộ mới trao quyết định.

c) Văn thư tại cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định.

2. Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành: Hằng năm, lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ tổ chức thu hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào kho lưu trữ theo quy định sau:

a) Lập kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu.

b) Phối hợp với các bộ phận liên quan và công chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ hiện hành.

c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức, người lao động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo Mẫu số 03).

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế và lập Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu (theo Mẫu số 04).

e) Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

3. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ

a) Hồ sơ lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

b) Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng Trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

c) Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu nộp, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

d) Người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

đ) Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật Nhà nước được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

e) Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

g) Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.

Điều 14. Thu nộp hồ sơ, tài liệu giấy và vật mang tin khác vào lưu trữ hiện hành

1. Thời hạn thu nộp tài liệu giấy

Thời hạn thu nộp tài liệu giấy vào lưu trữ hiện hành tối đa 01 năm, tính từ năm công việc kết thúc.

2. Trách nhiệm, thủ tục thu nộp tài liệu

a) Trách nhiệm đối với bên giao

- Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã đến hạn thu nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho lưu trữ của cơ quan để làm thủ tục giao nộp.

- Phối hợp với lưu trữ hiện hành thực hiện kiểm tra, đối chiếu và hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Biên bản giao nhận theo quy định.

b) Trách nhiệm đối với bên nhận

Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu thống nhất với bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tiếp nhận và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Trường hợp hồ sơ chưa được lập đúng quy định, có trách nhiệm hướng dẫn công chức đơn vị có hồ sơ giao nộp sắp xếp hồ sơ, lập Mục lục hồ sơ đúng quy định trước khi làm thủ tục tiếp nhận.

Nếu phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì xác nhận đối với số hồ sơ thực tế giao nộp, yêu cầu đơn vị bổ sung hồ sơ thiếu.

c) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ 01 bản.

3. Yêu cầu đối với hồ sơ: Hồ sơ được lập phải có tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, người lập hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; đánh số tờ; lập Mục lục văn bản (tài liệu) đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.

Điều 15. Thu nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ hiện hành

1. Tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn.

2. Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện theo quy định.

3. Cấu trúc của hồ sơ, tài liệu nộp

a) Cấu trúc của hồ sơ nộp: Trường hợp đơn vị đã thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc, thực hiện thu nộp hồ sơ lưu trữ số.

- Trường hợp thu nộp trong cùng hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso quy định tại Phụ lục I Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

- Trường hợp thu nộp khác hệ thống, cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói SIP_hoso quy định tại Phụ lục III Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

b) Cấu trúc của tài liệu nộp: Trường hợp cơ quan, đơn vị chưa thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc và hệ thống có tính năng tìm kiếm thông minh bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ và hiển thị theo chủ đề, theo quá trình giải quyết công việc hoặc theo yêu cầu của người dùng thì thực hiện thu nộp tài liệu.

- Trường hợp thu nộp trong cùng hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_tailieu quy định tại Phụ lục II, Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

- Trường hợp thu nộp khác hệ thống, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp theo cấu trúc gói SIP_tailieu theo quy định tại Phụ lục IV, Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

4. Cách thức thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số

a) Thu nộp trực tiếp

Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp cơ quan, đơn vị nộp sử dụng hệ thống khác với hệ thống của cơ quan, đơn vị thu và chưa kết nối hoặc đã kết nối nhưng chưa có giải pháp bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

b) Thu nộp trực tuyến

Thu nộp trực tuyến thực hiện trong trường hợp cơ quan, đơn vị nộp và cơ quan, đơn vị thu sử dụng chung hệ thống hoặc sử dụng hệ thống khác nhau nhưng đã thống nhất giải pháp kết nối và tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

5. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành

a) Thời hạn nộp

- Đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành trên hệ thống trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc.

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn 360 ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Lưu trữ hiện hành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện:

- Rà soát tiêu đề hồ sơ, tài liệu; thời hạn lưu trữ của hồ sơ, tài liệu; thành phần tài liệu trong hồ sơ; các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

- Hiệu chỉnh lại các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu nộp bảo đảm đúng quy định của pháp luật, quy định của cơ quan về hồ sơ, tài liệu nộp.

- Xác nhận “đồng ý” đối với hồ sơ, tài liệu đáp ứng yêu cầu và “trả lại” đối với hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, nêu rõ lý do và yêu cầu để đơn vị, cá nhân nộp hoàn thiện, thực hiện nộp lại.

c) Thời gian xác nhận của lưu trữ hiện hành không quá 60 ngày kể từ ngày đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu trên hệ thống.

d) Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định cụ thể việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành phù hợp với chức năng, năng lực xử lý của hệ thống.

đ) Yêu cầu đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của hệ thống. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn. Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện theo quy định.

6. Nguồn thu nộp tài liệu lưu trữ điện tử: Bao gồm các hồ sơ, tài liệu điện tử từ Chương trình quản lý văn bản điều hành, các hệ thống, ứng dụng có liên quan phát sinh hồ sơ tài liệu ...

Mục 2. CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 16. Trách nhiệm chỉnh lý tài liệu

1. Tài liệu của các Vụ, Cục, Văn phòng Bộ, các Ban dự án do Văn phòng Bộ thực hiện chỉnh lý.

2. Cục Thuế, Cục Hải quan, Cục Dự trữ Nhà nước, Cục Thống kê, Kho bạc Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thực hiện chỉnh lý tài liệu của các Ban và tương đương.

3. Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện chỉnh lý tài liệu của các đơn vị tham mưu tại Trung ương.

4. Các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp thuộc Bộ thực hiện chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

5. Các Chi cục và tương đương thuộc hệ thống Thuế, Kho bạc, Hải quan, Dự trữ Nhà nước, Thống kê thực hiện chỉnh lý tài liệu của các phòng, đội chuyên môn thuộc phạm vi quản lý.

6. Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, thành phố thực hiện chỉnh lý tài liệu của các phòng, đội chuyên môn thuộc phạm vi quản lý.

Điều 17. Nguyên tắc chỉnh lý

1. Không phân tán phông lưu trữ, tài liệu của đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

2. Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành theo trình tự giải quyết công việc.

3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu; sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.

Điều 18. Xác định giá trị tài liệu và thời hạn lưu trữ

1. Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

b) Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: Nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, đơn vị, cá nhân có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu.

c) Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

a) Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tài chính áp dụng theo quy định Thông tư số 74/2025/TT-BTC ngày 04/7/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tài chính.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu không phải là chuyên ngành Tài chính nhưng hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị thuộc ngành Tài chính thì các cơ quan, đơn vị căn cứ thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khác có liên quan để xác định thời hạn lưu trữ.

c) Căn cứ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.

Điều 19. Trình tự và yêu cầu chỉnh lý tài liệu

1. Trình tự chỉnh lý

Trình tự các bước chỉnh lý thực hiện theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 16/2023/TT- BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

2. Yêu cầu đối với tài liệu sau khi chỉnh lý

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.

b) Xác định thời hạn lưu trữ cho hồ sơ, tài liệu.

c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu.

d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu.

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy.

e) Lập danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn.

g) Lập danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn.

h) Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.

3. Đối với các cơ quan, đơn vị khi thuê công ty chỉnh lý tài liệu

a) Phải thực hiện đúng các quy trình, thủ tục quy định của Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan.

b) Công ty thực hiện chỉnh lý phải bảo mật thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị thuế chỉnh lý.

c) Cơ quan, đơn vị thuê chỉnh lý phải quản lý, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện và sản phẩm sau khi thuê chỉnh lý phải đáp ứng được các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính.

Mục 3. NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 20. Quy định chung nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (áp dụng cho tất cả các loại tài liệu)

1. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định sau đây:

a) Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Nội dung đăng ký gồm các thông tin: Tên phông lưu trữ hoặc công trình; thời gian của tài liệu; số lượng hồ sơ, tài liệu hoặc đơn vị bảo quản; cách thức nộp; dự kiến thời gian nộp và kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu.

b) Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).

c) Nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử (theo Mẫu số 05).

d) Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành. Trường hợp hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục nguồn thu, nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.

3. Các đơn vị trong ngành Tài chính thực hiện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử như sau:

a) Cơ quan Bộ Tài chính, Cục Thuế, Cục Hải quan, Cục Dự trữ Nhà nước, Cục Thống kê, Kho bạc Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

b) Chi cục và tương đương; Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố thực hiện nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh, thành phố nơi đơn vị đó đóng trụ sở chính.

c) Doanh nghiệp Nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập thực hiện nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

Điều 21. Trình tự, thủ tục nộp tài liệu giấy và các vật mang tin khác vào lưu trữ lịch sử

1. Tài liệu trước khi nộp phải được chỉnh lý và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu; lập Danh mục tài liệu được giải mật theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước đối với hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

2. Cơ quan, đơn vị gửi văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu và Mục lục hồ sơ, tài liệu trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có) đến lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.

3. Trường hợp Mục lục hồ sơ, tài liệu hoặc hồ sơ, tài liệu không đạt yêu cầu, cơ quan, đơn vị chỉnh sửa, hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu và hồ sơ, tài liệu theo ý kiến của lưu trữ lịch sử.

4. Cơ quan, đơn vị vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến lưu trữ lịch sử; nộp hồ sơ, tài liệu kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (bản giấy và bản điện tử) và danh mục tài liệu được giải mật theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước đối với hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

5. Lưu trữ lịch sử kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, tài liệu giao nộp với Mục lục hồ sơ, tài liệu; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu.

Nội dung Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu gồm các thông tin: Tên phông lưu trữ hoặc công trình; thời gian của tài liệu; số lượng hồ sơ, tài liệu hoặc đơn vị bảo quản; số lượng Mục lục hồ sơ, tài liệu và công cụ tra cứu khác kèm theo (nếu có); thời gian thu nộp; người thu; người nộp. Biên bản có đầy đủ họ tên, chữ ký của người thu, người nộp; họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của lưu trữ lịch sử và cơ quan nộp hồ sơ, tài liệu.

6. Lập hồ sơ về việc nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và hồ sơ được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, đơn vị thực hiện giao nộp.

Điều 22. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử

1. Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử trên hệ thống

a) Cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu phải được cấp tài khoản truy cập vào hệ thống của lưu trữ lịch sử trước khi đăng ký nộp.

b) Cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện đăng ký nộp trên hệ thống của lưu trữ lịch sử chậm nhất trước 12 tháng tính đến thời điểm tài liệu đến hạn nộp.

c) Các thông tin khai báo trên hệ thống

- Mã yêu cầu, gồm các thông tin: số thứ tự đăng ký trong năm, ký hiệu nộp (nếu có); ký hiệu viết tắt tên cơ quan, đơn vị nộp; số lần nộp; năm đăng ký nộp.

- Tên cơ quan, đơn vị nộp.

- Mã cơ quan, đơn vị nộp.

- Thông tin về việc đã hoặc chưa nộp tài liệu giấy vào lưu trữ (hệ thống hiển thị sự lựa chọn “đã nộp” hoặc “chưa nộp” hoặc thông tin liên quan khác).

- Số lần nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ (hệ thống tự động cập nhật và hiển thị).

- Tóm tắt nội dung và thời gian của khối tài liệu nộp.

- Tổng số hồ sơ, tài liệu nộp.

- Tổng số trang (nếu có).

- Tổng số dung lượng.

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp.

Mục lục hồ sơ nộp gồm các thông tin: Số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, số trang, mức độ tiếp cận, ghi chú.

Mục lục tài liệu nộp gồm các thông tin: Số thứ tự, mã gói tài liệu, tiêu đề gói tài liệu (tóm tắt nội dung và thời gian tài liệu), nguồn gốc, tổng số tài liệu trong gói, ghi chú.

- Dự kiến thời gian tiến hành nộp.

- Cách thức nộp: Cơ quan, đơn vị nộp chọn “trực tiếp” hoặc “trực tuyến”.

- Địa chỉ liên hệ: Cơ quan, đơn vị nộp cung cấp họ và tên, chức vụ hoặc chức danh nghề nghiệp, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của người đại diện thực hiện quy trình thu nộp tài liệu.

- Ghi chú đặc biệt (nếu có).

- Phông lưu trữ: Tự động lấy tên phông lưu trữ theo cơ quan, đơn vị nộp hoặc cơ quan, đơn vị nộp khai báo tên phông lưu trữ.

- Phương án phân loại: Cơ quan, đơn vị nộp lựa chọn các phương án phân loại đã được áp dụng cho khối tài liệu nộp theo hướng dẫn của hệ thống.

d) Hồ sơ đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

- Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu.

- Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).

2. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên hệ thống

a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

- Cơ quan, đơn vị nộp chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (theo kết quả từ giai đoạn đăng ký nộp); đóng gói hồ sơ, tài liệu theo quy định; lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, đơn vị thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

- Trường hợp hồ sơ, tài liệu có đồng thời cả tài liệu số và tài liệu giấy, thủ tục nộp hồ sơ, tài liệu giấy thực hiện theo quy định của quy chế này và quy định liên quan.

b) Thu nộp trực tiếp

- Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị nộp thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu và thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu, dữ liệu.

- Cơ quan, đơn vị nộp trực tiếp chuyển thiết bị lưu trữ gói tin và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp và phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói tin.

- Lưu trữ lịch sử tải (upload) gói tin và các tài liệu kèm theo vào hệ thống.

- Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị nộp phối hợp thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói tin; kiểm tra tổng thể các gói tin, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói tin với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất; cập nhật thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”.

- Lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu, gồm các thông tin sau: Mã đăng ký yêu cầu (nếu có); mã cơ quan, đơn vị nộp; tên cơ quan, đơn vị nộp; số lần nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu nộp theo đăng ký; tổng số hồ sơ, tài liệu giao nhận; tổng số dung lượng; tổng số thiết bị, tình trạng, mô tả chi tiết thiết bị; thời gian giao nhận; người giao, nhận; ghi chú khác (nếu có).

c) Thu nộp trực tuyến khác hệ thống

- Cơ quan, đơn vị nộp đăng nhập vào hệ thống của lưu trữ lịch sử cập nhật hồ sơ nộp vào hệ thống.

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kết nối hệ thống.

- Thực hiện nộp gói SIP vào hệ thống và nhập các thông tin mô tả từng gói SIP: Mã đăng ký yêu cầu thu nộp; mã định danh gói SIP; mã phông (nếu có); tổng số hồ sơ, tài liệu trong gói SIP (theo thứ tự Mục lục hồ sơ, tài liệu); số thứ tự hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (từ số... đến số...); thời gian nộp (hệ thống tự cập nhật thời gian thực và các lần upload gói SIP).

- Hệ thống tự động thực hiện kiểm tra virus, tính xác thực của gói SIP; kiểm tra tổng thể các gói SIP, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu trong các gói SIP với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp đã thống nhất, cập nhật cụ thể thông tin “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu”; đưa toàn bộ gói SIP hợp lệ vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

d) Thu nộp trực tuyến cùng hệ thống

- Cơ quan, đơn vị nộp đăng nhập vào hệ thống; nhập mới hoặc cập nhật thông tin về đơn vị hình thành phông và khối tài liệu thu nộp: Lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp đối với cơ quan, đơn vị thực hiện thu nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu thu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; lựa chọn hồ sơ, tài liệu và thực hiện thao tác “Nộp vào lưu trữ lịch sử” trên hệ thống.

- Hệ thống tự động kiểm tra, đối chiếu tổng số hồ sơ, tài liệu với Mục lục hồ sơ, tài liệu thu nộp và xác nhận: “đủ”, “chưa đủ, số lượng hồ sơ, tài liệu còn thiếu” và đưa toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu nộp vào trạng thái “Chờ tiếp nhận”.

Mục 4. HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 23. Quy định chung hủy tài liệu lưu trữ

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ được thực hiện đối với các tài liệu sau đây

a) Tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ.

b) Tài liệu lưu trữ trùng lặp.

2. Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành

a) Nhiệm vụ của Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ

Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ được thành lập để tham mưu, giúp việc cho người đứng đầu cơ quan trong việc xét hủy tài liệu hết giá trị. Hội đồng tự giải thể khi công việc hoàn thành nhiệm vụ.

b) Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ do người đứng đầu cơ quan quyết định thành lập. Số lượng tối thiểu 05 người, thành phần của Hội đồng quy định như sau:

- Tại cơ quan Bộ Tài chính

+ Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng Bộ;

+ Thư ký Hội đồng: Người làm lưu trữ của cơ quan;

+ Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;