|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK NÔNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
01/2022/QĐ-UBND
|
Đắk Nông, ngày 05 tháng 01 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ ĐIỀU HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK
NÔNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP
ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số
154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
16/2019/TT-BTTTT ngày 05 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông quy định Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số theo mô
hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 98/TTr-STTTT ngày 29 tháng 12 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, vận hành và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Nông.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
25 tháng 01 năm 2022 và thay thế Quyết định số 35/2018/QĐ-UBND ngày 05 tháng 12
năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông ban hành Quy chế quản lý, vận hành
và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Nông.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các Sở,
Ban, ngành của tỉnh, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các
huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh;
- Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy;
- Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh;
- Các PCVP UBND tỉnh;
- Báo Đắk Nông;
- Đài Phát thanh và Truyền hình Đắk Nông;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Công báo tỉnh;
- Trung tâm Lưu trữ - Sở Nội vụ;
- Lưu VT, KGVX (Q).
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hồ Văn Mười
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK NÔNG
(Kèm theo Quyết định số 01/2022/QĐ-UBND
ngày 05 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Đắk Nông)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quy chế này
quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Nông.
2. Quy chế này không áp dụng đối với
văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này được áp dụng cho các Sở,
Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan,
đơn vị trực thuộc, các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Nông có sử dụng Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị)
do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý.
2. Cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức) tham gia quản lý, vận
hành và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan, đơn vị.
3. Khuyến khích các cá nhân, tổ chức
không thuộc Khoản 1 Điều này trao đổi văn bản điện tử trên
địa bàn tỉnh áp dụng các quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
1. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức
gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan, đơn vị.
2. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành gồm: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành và hạ tầng kỹ thuật công nghệ
thông tin để phần mềm hoạt động (các máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu,
các phần mềm và các thiết bị khác để kết nối, liên thông, quản trị việc gửi, nhận văn
bản điện tử).
3. Tài khoản là tên (user name) và mật
khẩu (password) đăng nhập được cấp cho mỗi cán bộ, công chức
để truy cập và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
Điều 4. Các nguyên
tắc chung
1. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh là công cụ phục vụ cho việc quản lý, chỉ đạo và điều hành của Lãnh đạo
Ủy ban nhân dân tỉnh và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, là thành phần trong hệ
thống Chính quyền điện tử/Chính quyền số của tỉnh và được triển khai thống nhất
trong toàn tỉnh.
2. Các thông tin tài khoản đăng nhập,
mật khẩu và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, đơn vị, cán bộ,
công chức thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành được đảm bảo bí mật
theo quy định của pháp luật.
3. Các hành vi phá hoại gây ảnh hưởng
đến uy tín, danh dự của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức hoặc ảnh hưởng đến hệ
thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh sẽ bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
4. Những nội dung liên quan tới việc
sử dụng (tiếp nhận, xử lý, luân chuyển,
phát hành) và quản lý văn bản điện tử không được quy định
tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và các văn bản pháp luật
hiện hành có liên quan.
Điều 5. Giá trị
pháp lý của văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
được trao đổi qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành áp dụng theo Điều 4 của
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg .
2. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành phải được triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng để bảo đảm các văn bản
điện tử trao đổi trên Hệ thống được ký số.
Điều 6. Các loại
văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành
1. Thực hiện theo quy định tại Công
văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04 tháng 02 năm 2020 của Văn phòng Chính phủ về việc
danh mục văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy và Công văn số
551/UBND-TTĐT ngày 17 tháng 02 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông về việc
gửi, nhận văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy.
2. Thực hiện theo quy định hiện hành
của Chính phủ, các cơ quan Bộ, ngành Trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 7. Tên miền
và tài khoản truy cập Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Tên miền chung để truy cập phần mềm
quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh là:
qlvb.daknong.gov.vn.
2. Định dạng tên tài khoản của cán bộ,
công chức sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
a) Tài khoản của cán bộ, công chức được
đặt theo nguyên tắc sau: Tên đầy đủ kết hợp với họ và tên lót viết tắt, không
có dấu tiếng Việt và không sử dụng khoảng trống theo dạng <tên><họ và
tên lót viết tắt>.<tên viết tắt của đơn vị>.
Ví dụ: Tài khoản của Nguyễn Văn An
thuộc Sở Thông tin và Truyền thông sẽ là: annv.stttt
b) Đối với trường hợp cán bộ, công chức
trong cùng cơ quan, đơn vị có họ, tên lót và tên trùng nhau thì người quản lý
phần mềm tại cơ quan, đơn vị đó tự quy định để phân biệt
các cán bộ, công chức với nhau.
Điều 8. Quy định
về thể thức và kỹ thuật, định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên phần
mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử
a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật:
Thực hiện theo quy định tại Chương V của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14
tháng 5 năm 2016 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và đã được sửa đổi, bổ
sung tại Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ về
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm
2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.
b) Đối với văn bản hành chính: Thực
hiện theo quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Tiêu chuẩn về
truy cập thông tin áp dụng theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12
năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà và Thông
tư số 16/2019/TT-BTTTT ngày 05 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông quy định Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch
vụ chứng thực chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị động và ký số từ xa.
3. Định dạng văn bản điện tử
a) Thực hiện theo quy định tại Danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước kèm
theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT , cụ thể:
- Các tài liệu văn bản (có
định dạng: *.txt; *.doc; *.docx; *.odt).
- Các tài liệu bảng tính (có định
dạng: *.csv; *.xls;*.xlsx; *.ods).
- Các tài liệu chỉ đọc (có định dạng:
*.pdf).
- Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa
chuyên ngành.
b) Văn bản được ký số dược định dạng:
*.pdf.
4. Tên tệp tin (file) đính kèm trên phần mềm gồm các ký tự, số,
có độ dài không quá 50 ký tự (Tên file không được sử dụng tên tiếng Việt có
dấu và các ký tự đặc biệt như: !, @, #,...), dung
lượng mỗi tệp tin không quá 50Mb.
Điều 9. Nội dung
và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung và yêu cầu thông tin của
văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg .
2. Mã định danh của cơ quan, tổ chức
trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thực hiện theo Quyết định số
365/QĐ-UBND ngày 18 tháng 3 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành mã định
danh của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông
tham gia trao đổi văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của
tỉnh hoặc theo quy định hiện hành.
3. Mã định danh của văn bản điện tử
thực hiện theo Quyết định số 395/QĐ-BTTTT ngày 23 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng
Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Hướng dẫn về
việc sử dụng mã định danh văn bản và Bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật
trong xây dựng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Phiên bản 1.0) hoặc
các phiên bản hiện hành.
Điều 10. Kết nối
với các chương trình quản lý văn bản khác
1. Triển khai, theo dõi, đánh giá kết
quả ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan hành chính nhà
nước, đảm bảo sự đồng bộ trong vận hành và kết nối, chia sẻ dữ liệu.
2. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của tỉnh phải được kết nối liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia
để gửi, nhận văn bản 04 cấp theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ và kết nối với
các hệ thống thông tin của Bộ, ngành, Trung ương theo quy định.
Điều 11. Quyền sở
hữu tài khoản và dữ liệu
1. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của tỉnh là tài sản công được đầu tư xây dựng, mua sắm hoặc thuê dịch vụ từ
ngân sách nhà nước của tỉnh, dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm
do Ủy ban nhân dân tỉnh sở hữu, Sở Thông tin và Truyền thông trực tiếp quản lý.
2. Cán bộ, công chức được cấp tại tài
khoản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Chương III
SỬ DỤNG VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ
Điều 12. Luân
chuyển, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan
Việc luân chuyển, xử lý văn bản điện
tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị do
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định bằng quy chế cụ thể hoặc quy trình nội bộ,
bảo đảm tuân thủ theo quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận đến khâu xử lý và kết
thúc; xác định rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân về chất lượng, tiến độ và
khối lượng công việc.
Điều 13. Tiếp nhận
và xử lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến:
a) Nhận văn bản điện tử thực hiện
theo quy định tại Điều 9 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg .
b) Kiểm tra chữ ký số và thông báo đã
nhận văn bản theo quy định của Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư
số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Nông.
2. Xử lý văn bản đến:
a) Văn bản điện tử đến được đăng ký,
số hóa văn bản đến từ văn bản giấy theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 22 của
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
b) Trình chuyển giao văn bản đến thực
hiện theo quy định tại Điều 23 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
c) Giải quyết văn bản đến được tổ chức
giải quyết theo quy trình nội bộ của cơ quan, đơn vị.
d) Quy trình điện tử xử lý văn bản đến
được thực hiện thông qua các chức năng trên phần mềm.
3. Trường hợp những văn bản đến kèm
theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn (như hồ sơ các dự án,...), văn thư cập nhật
văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho bộ phận, đơn vị trực tiếp xử lý hồ
sơ.
Điều 14. Xử lý
và phát hành văn bản đi
1. Xử lý văn bản đi:
Văn bản đi được soạn thảo, duyệt, kiểm
tra và ký ban hành theo quy định từ Điều 10 đến Điều 13 của Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
2. Ban hành, phát hành văn bản đi
a) Ban hành và phát hành văn bản đi
thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 16 của Nghị định số
30/2020/NĐ-CP .
b) Hình thức chữ ký số của người có
thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
thực hiện theo Điều 7, Điều 8 Phụ lục I của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
c) Gửi văn bản đi thực hiện quy định
tại Điều 8 của Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg .
3. Theo dõi việc phát hành văn bản đi
a) Văn thư cơ quan, đơn vị gửi văn bản
có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng
nhận trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
b) Người chủ trì soạn thảo văn bản đi
có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc nhiệm vụ đối với những
văn bản đi có nội dung yêu cầu giao nhiệm vụ.
Điều 15. Yêu cầu
tạo lập hồ sơ điện tử
Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện
theo các quy định tại Điều 29, Điều 30 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều 16. Lưu trữ
văn bản và hồ sơ điện tử
1. Lưu trữ văn bản điện tử trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành phải tuân thủ các yêu cầu quy định pháp luật hiện
hành về văn thư, lưu trữ quy định tại Điều 15 của Luật Giao dịch điện tử, Điều
13 của Luật Lưu trữ và theo các quy định về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của
pháp luật hiện hành để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và dễ dàng quản lý,
truy cập, tìm kiếm thông tin.
2. Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ điện
tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo
quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu
tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác (nếu có) vào Lưu trữ cơ quan.
4. Lưu trữ cơ
quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo quy định.
Chương IV
BẢO ĐẢM AN TOÀN
THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ, TỔ CHỨC THỰC HIỆN DUY TRÌ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ ĐIỀU HÀNH
Mục 1. BẢO ĐẢM HẠ
TẦNG KỸ THUẬT, AN TOÀN THÔNG TIN
Điều 17. Bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật
1. Các cơ quan, đơn vị quy định tại
Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm bảo đảm điều kiện về hạ tầng công nghệ thông
tin để thực hiện gửi, nhận, luân chuyển, xử lý văn bản điện tử được thông suốt,
an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin.
2. Sở Thông tin và Truyền thông và
các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Điều 18. Sao lưu
văn bản điện tử
1. Tất cả các văn bản đi và văn bản đến
còn hiệu lực hoặc trong thời gian hiện hành theo quy định của pháp luật phải được
duy trì trên hệ thống phần mềm để tra cứu và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
trên máy chủ do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý.
2. Sở Thông tin và Truyền thông có
trách nhiệm thực hiện các biện pháp lưu trữ, dự phòng dữ liệu của hệ thống, sao
lưu định kỳ (01 lần/ngày), đột xuất theo yêu cầu và phục hồi kịp thời nguyên trạng
cơ sở dữ liệu văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành khi có
sự cố kỹ thuật xảy ra.
Điều 19. Bảo đảm
an toàn thông tin
1. Các cơ quan, đơn vị phân công cán
bộ phụ trách an toàn thông tin và xây dựng các kịch bản để thực hiện khi có sự
cố mất an toàn, an ninh thông tin.
2. Cán bộ, công chức thực hiện quét
vi rút, mã độc cho văn bản điện tử trước khi đính kèm trên phần mềm, bảo đảm
văn bản điện tử không bị nhiễm vi rút hoặc mã độc.
Điều 20. Xử lý sự
cố kỹ thuật
Khi Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn đến tình
trạng tạm ngừng hoạt động hoặc không bảo đảm tính an toàn
của văn bản điện tử thì người được phân công phụ trách quản lý phần mềm tại cơ
quan, đơn vị có trách nhiệm:
1. Thông báo ngay cho Thủ trưởng và
người sử dụng trong cơ quan, đơn vị biết về sự cố, thời gian tạm dừng, thời
gian bắt đầu sử dụng lại, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm
dừng, các biện pháp cập nhật văn bản vào phần mềm khi bắt đầu sử dụng lại.
2. Tiến hành các biện pháp cần thiết
trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi phần mềm
quản lý văn bản và điều hành.
3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và
Truyền thông để được hướng dẫn khắc phục, xử lý và giải quyết khi cần thiết.
Mục 2. QUẢN LÝ, TỔ
CHỨC THỰC HIỆN DUY TRÌ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 21. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Sở Thông tin và Truyền thông là cơ
quan quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, có trách
nhiệm:
1. Tham mưu,
trình Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ,
Văn phòng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn
tỉnh.
2. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các quy
định và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan đến triển khai sử dụng phần mềm quản
lý văn bản và điều hành, đồng thời hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng
phần mềm đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả.
3. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật mạng, thiết
bị để cài đặt, lưu trữ dữ liệu phần mềm quản lý văn bản và điều hành tập trung.
4. Kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục
sự cố về kỹ thuật, phần mềm, duy trì hệ thống vận hành thông suốt, liên tục; thực
hiện các biện pháp dự phòng cho dữ liệu của hệ thống, đảm bảo sự an toàn và bảo
mật thông tin của phần mềm trong các cơ quan hành chính nhà nước.
5. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh
trong việc quản lý, bảo trì và nâng cấp hệ thống; cập nhật và nâng cấp các chức
năng của phần mềm đáp ứng quy định mới, yêu cầu của các cơ quan, đơn vị sử dụng
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; triển khai mở rộng Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành đến các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh. Chịu trách nhiệm kiểm
tra, thử nghiệm các chức năng trên bản nâng cấp của phần mềm trước khi thông
báo cho các cơ quan, đơn vị đưa vào sử dụng.
6. Thông báo bằng văn bản cho các cơ
quan, đơn vị, cá nhân sử dụng phần mềm trước khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng
và nâng cấp, cập nhật phiên bản mới trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
7. Chủ trì, tổ chức thực hiện phương
án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho hệ thống theo quy định của pháp luật,
ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám
sát, kiểm soát trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh
thông tin.
8. Lập đường dây nóng hỗ trợ kỹ thuật
cho người sử dụng; thường trực tiếp nhận những đề xuất, góp ý trong quá trình vận
hành, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
9. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tổ
chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động của phần
mềm quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Quy chế này; báo cáo định kỳ
06 tháng/lần hoặc đột xuất tình hình hoạt động của phần mềm quản lý văn bản và
điều hành của tỉnh về Ủy ban nhân dân tình để phục vụ công việc chỉ đạo điều
hành.
10. Chủ trì, tổ chức triển khai, hướng
dẫn thực hiện Quy chế này; chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh theo dõi,
kiểm tra, thanh tra định kỳ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai
của các cơ quan, đơn vị; xử lý, đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm
theo quy định của pháp luật.
Điều 22. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn thực
hiện quy định pháp luật về lưu trữ văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.
Điều 23. Trách
nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị:
a) Chịu trách nhiệm chỉ đạo triển
khai, tổ chức thực hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở
cán bộ, công chức trực thuộc thực hiện nghiêm Quy chế.
b) Quản lý và sử dụng chứng thư số,
chữ ký số chuyên dùng trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo đúng quy
định. Gương mẫu trong sử dụng chữ ký số cá nhân để phê duyệt
văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng qua Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành.
c) Có trách nhiệm khóa tài khoản của
cán bộ, công chức khi cán bộ, công chức đó nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến
cơ quan, đơn vị khác theo quy định.
d) Tùy theo tình hình của từng cơ
quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị là người quyết định và chịu trách nhiệm
trước pháp luật việc cho phép cán bộ, công chức nghỉ việc hoặc chuyển công tác
được phép tải dữ liệu trên tài khoản Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành về làm dữ liệu cá nhân.
đ) Phân công cán bộ chuyên trách hoặc
phụ trách công nghệ thông tin quản lý Phần mềm của đơn vị theo phân quyền sử dụng.
2. Cán bộ, công chức:
a) Sử dụng phần mềm quản lý văn bản
và điều hành để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc thường xuyên và nghiêm túc.
b) Khi có quyết định nghỉ việc hoặc
chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị khác, cán bộ, công chức có trách nhiệm bàn
giao lại tài khoản đó cho cơ quan, đơn vị trong khoảng thời hạn 05 ngày làm việc
kể từ ngày có quyết định.
c) Cán bộ, công chức sử dụng Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành phải bảo vệ mật khẩu tài khoản Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành và chịu trách nhiệm về hành vi, nội dung văn bản được trao
đổi từ tài khoản hệ thống của mình.
3. Trách nhiệm của văn thư:
a) Thực hiện theo quy định tại khoản
2 Điều này.
b) Thực hiện đăng ký văn bản đến, văn
bản đi bằng các chức năng trên phần mềm bảo đảm theo đúng quy trình xử lý công
việc theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
4. Trách nhiệm của cán bộ quản lý sử
dụng phần mềm:
a) Thực hiện theo quy định tại Khoản
2 Điều này.
b) Quản lý hệ thống phần mềm quản lý
văn bản và điều hành; định kỳ báo cáo lãnh đạo về tình hình hoạt động của phần
mềm và các vấn đề mới phát sinh.
c) Triển khai các biện pháp đảm bảo
an toàn, bảo mật thông tin trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo các
quy định hiện hành của nhà nước.
Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu
có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan,
đơn vị kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp và tham mưu
Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp.