Quyết định 1498/QĐ-UBND 2025 quy trình thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ Sở Nội vụ Điện Biên

• Số hiệu: 1498/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Điện Biên
• Người ký: Lê Thành Đô
• Ngày ban hành: 10/07/2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1498/QĐ-UBND	Điện Biên, ngày 10 tháng 7 năm 2025

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Tiếp theo Quyết định số 1344/QĐ-UBND ngày 28 tháng 6 năm 2025 của Chủ tịch UBND tỉnh Điện Biên về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 03 Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (có Quy trình nội bộ cụ thể kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 21/7/2025.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục Kiểm soát TTHC (VP Chính phủ); - HTTT giải quyết TTHC tỉnh (Sở KH&CN); - Cổng Thông tin điện tử tỉnh; - Lưu: VT, KSTT.

CHỦ TỊCH Lê Thành Đô

QUY TRÌNH NỘI BỘ

GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI, CHỨC NĂNG QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN
(Kèm theo Quyết định số 1498/QĐ-UBND ngày 10 tháng 7 năm 2025 của Chủ tịch UBND tỉnh Điện Biên)

1. Quy trình số 01: Thủ tục “Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước cấp tỉnh”

Trình tự thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	Tiếp nhận hồ sơ - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn	Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên	Giờ hành chính	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)
	- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định			- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
	- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ: công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính			- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Bước 2	Duyệt hồ sơ, chuyển cho chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Lịch sử	1 - 4 ngày làm việc	Hồ sơ hợp lệ
Bước 3	Thẩm định, kiểm tra nội dung phiếu đăng ký sử dụng, phiếu yêu cầu xác thực tài liệu của độc giả, trình Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử xem xét, quyết định. Xem xét, phê duyệt, chỉ đạo việc: - Cung cấp tài liệu phục vụ độc giả tại phòng đọc. - Xác thực tài liệu lưu trữ.	Chuyên viên; Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Lịch sử	02 ngày làm việc	- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu. - Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.
			½ ngày làm việc	- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu. - Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.
Bước 4	Phê duyệt Văn bản xác thực tài liệu Lưu trữ	Lãnh đạo Sở Nội vụ	½ ngày làm việc	- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu. - Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.
Bước 5	Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho người lao động	Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên	Giờ hành chính	- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu. - Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.
Tổng thời gian thực hiện: - Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu. - Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, chậm nhất là 07 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiêu yêu cầu. - Thời gian cấp bản sao xác thực tài liệu lưu trữ chậm nhất 02 ngày kể từ khi tiếp nhận phiếu yêu cầu hợp lệ.

2. Quy trình số 02 “Thủ tục Cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ”

Trình tự thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	Tiếp nhận hồ sơ - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý, giải quyết.	Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên	Giờ hành chính	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)
	- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định			- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
	- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ: công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính			- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Bước 4	Thẩm định hồ sơ, khảo sát thực tế (nếu cần), dự thảo Giấy chứng nhận	Chuyên viên, Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ	07 ngày làm việc (cấp mới) / 01 ngày làm việc (cấp lại)	- Hồ sơ - Dự thảo Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
Bước 5	Trình lãnh đạo Sở xem xét, ký duyệt	Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ	02 ngày làm việc (cấp mới) / 01 ngày làm việc (cấp lại)	Hồ sơ trình ký duyệt Giấy chứng nhận
Bước 6	Phê duyệt, ký cấp Giấy chứng nhận	Lãnh đạo Sở Nội vụ	01 ngày làm việc	Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
Bước 7	Vào sổ văn bản, ký số, đóng dấu	Văn thư Sở	Giờ hành chính	Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
	Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức	Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên
Tổng thời gian thực hiện: - Cấp mới: 10 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ). - Cấp lại: 03 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ).

3. Quy trình số 03 “Công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”

Trình tự thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian	Kết quả/sản phẩm
Bước 1	Tiếp nhận hồ sơ - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý, giải quyết	Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên	Giờ hành chính	- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)
	- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định			- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
	- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ: công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính			- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Bước 4	Thẩm định tài liệu, đánh giá giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học	Chuyên viên, Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ và Hội đồng thẩm định	40 ngày làm việc	Báo cáo thẩm định giá trị tài liệu
Bước 5	Tổ chức họp Hội đồng thẩm định để xem xét, đề xuất công nhận	Hội đồng thẩm định cấp tỉnh	10 ngày làm việc	Biên bản họp và đề xuất công nhận
Bước 6	Trình lãnh đạo Sở xem xét, phê duyệt	Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ	05 ngày làm việc	Hồ sơ trình ký duyệt quyết định công nhận
Bước 7	Phê duyệt và ký quyết định công nhận	Lãnh đạo Sở Nội vụ	05 ngày làm việc	Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
Bước 8	Vào sổ, ký số, đóng dấu	Văn thư Sở	Giờ hành chính	Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
	Trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức/cá nhân	Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên
Tổng thời gian thực hiện: 60 ngày làm việc