|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
3308/QĐ-UBND
|
Đà
Nẵng, ngày 05 tháng 9 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22
tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 64/20077NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông
tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Trên cơ sở kết quả biểu quyết của
các thành viên UBND thành phố tại Công văn số 2492/VP-KTTC ngày 05/8/2020 và
theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số
627/TTr-STTTT ngày 30 tháng 6 năm 2020, Công văn số 2053/STTTT-CNTT ngày 29
tháng 7 năm 2020, Tờ trình số 813/TTr-STTTT ngày 27 tháng 8 năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng ứng dụng Quản lý văn bản và điều
hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 8849/QĐ-UBND ngày 23 tháng
12 năm 2016 của UBND thành phố ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần
mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn đại
biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc các sở,
ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông (để báo cáo);
- TTTU, TT HĐND thành phố (để báo cáo);
- CT, các PCT UBND thành phố;
- Lưu: VT, STTTT.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Trung Chinh
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số: 3308/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2020 của UBND
thành phố Đà Nẵng)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử
dụng ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành (sau đây gọi tắt là ứng dụng QLVBĐH)
trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
2. Quy chế này không áp dụng đối với các loại văn bản
có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, địa phương tham gia sử dụng Ứng dụng QLVBĐH (sau đây gọi chung là cơ
quan) và cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (CBCCVC-NLĐ) thuộc sự
quản lý của các cơ quan này.
Điều 3: Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Ứng dụng QLVBĐH là một thành phần cấu thành Hệ
thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng (có tên miền là
cqdt.danang.gov.vn hoặc egov.danang.gov.vn), dùng để gửi, nhận văn bản điện tử;
quản lý quá trình xử lý văn bản điện tử; lập và nộp hồ sơ điện tử của các cơ
quan.
Văn bản được gửi, nhận, xử lý trên Ứng dụng QLVBĐH
bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành. Danh mục tên loại văn bản,
bản sao văn bản và chữ viết tắt tên loại văn bản trên ứng dụng QLVBĐH được quy
định tại Bảng 04 Phụ lục I Quy chế này.
2. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp
dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức,
kỹ thuật, định dạng theo quy định.
3. Liên thông văn bản là chức năng cho phép các cơ
quan có tham gia sử dụng Ứng dụng QLVBĐH thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử giữa
các cơ quan tại thành phố Đà Nẵng, với các cơ quan của tỉnh, thành khác và với
các cơ quan Trung ương.
4. Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ
thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa
phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.
5. Bên gửi là cơ quan phát hành và gửi văn bản điện
tử; Bên nhận là cơ quan tiếp nhận văn bản điện tử.
6. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có
liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc
điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân.
7. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ
dự kiến được lập trong năm của cơ quan. Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo Mẫu số 05 Phụ lục II Quy chế này.
8. Danh mục thủ tục ngoài một cửa là những thủ tục
của một cơ quan nhưng không thuộc Bộ thủ tục hành chính do UBND: thành phố ban
hành và được nhận xử lý qua Ứng dụng QLVBĐH, không qua ứng dụng Một cửa điện tử.
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn
bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền
và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý
như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy
đủ các quy định của pháp luật.
3. Danh mục các loại văn bản bắt buộc gửi liên
thông (không gửi văn bản giấy) được quy định tại khoản Điều 4, Quyết định số
1277/QĐ-UBND ngày 10/4/2020 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Quy chế
quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước
trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Chương II
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Nguyên tắc và yêu cầu
quản lý văn bản đến
1. Các văn bản đến của cơ quan thuộc diện phải đăng
ký tại văn thư (bản điện tử và bản giấy) phải được đăng ký vào Ứng dụng Quản lý
văn bản và điều hành.
2. Thông tin đầu vào của văn bản đến nhập trên Ứng
dụng QLVBĐH được quy định tại Bảng 01 Phụ lục I
Quy chế này.
3. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Ứng
dụng QLVBĐH của cơ quan.
4. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ.
5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn
quy định.
Điều 6. Tiếp nhận văn bản điện
tử đến
1. Khi tiếp nhận văn bản điện tử đến, Văn thư hoặc
người được giao tiếp nhận văn bản đến (sau đây gọi chung là Văn thư) phải thực
hiện kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Thông
tư số 41/2017/TT-BTTTT .
2. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa
tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển xử lý trên ứng
dụng QLVBĐH ngay sau khi nhận. Tùy theo quy chế làm việc của mỗi cơ quan, ngoài
việc báo cáo trực tiếp, Văn thư có thể sử dụng chức năng của ứng dụng QLVBĐH để
tự động gửi thư điện tử, nhắn tin (SMS) đến số điện thoại người nhận.
3. Văn bản điện tử được gửi liên thông trên Ứng dụng
QLVBĐH, 80% phải được Văn thư tiếp nhận và trình người có thẩm quyền cho ý kiến
xử lý trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản đó được Bên gửi đã gửi
cho Bên nhận; 20% văn bản còn lại nhận trong 08 giờ làm việc; trừ văn bản được
quy định tại khoản 4 Điều này.
4. Từ chối tiếp nhận văn bản điện tử:
a) Các trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện
tử gồm:
- Văn bản điện tử không bảo đảm tính xác thực và
toàn vẹn;
- Văn bản điện tử gửi nhầm cơ quan nhận;
- Văn bản điện tử không đủ hồ sơ tài liệu kèm theo
khi có cơ sở xác định;
- Văn bản điện tử gửi trùng lặp;
b) Khi từ chối tiếp nhận văn bản điện tử, Văn thư
phải ghi rõ lý do từ chối tiếp nhận để thông báo cho Bên gửi biết qua Ứng dụng
QLVBĐH.
Điều 7. Đăng ký văn bản đến
1. Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Các thông tin trên dấu đến được thể hiện bằng
thông tin điện tử lưu trên Ứng dụng QLVBĐH, cụ thể:
|
STT
|
Thông tin trên
dấu đến trên giấy
|
Thông tin điện
tử tương ứng trên ứng dụng QLVBĐH
|
|
1
|
Tên cơ quan, tổ chức
|
Ứng dụng QLVBĐH có thể nhận biết cơ quan, tổ chức
nào đang tiếp nhận văn bản.
|
|
2
|
Số đến
|
Ứng dụng QLVBĐH tự động điền số đến kế tiếp theo
đúng quy định khi văn thư tiếp nhận văn bản đến.
|
|
3
|
Ngày đến
|
Ứng dụng QLVBĐH tự động điền ngày đến theo đúng
ngày văn thư tiếp nhận nhận văn bản đến.
|
|
4
|
Chuyển
|
Thông tin chuyển có trong nội dung bút phê xử lý
văn bản của người có thẩm quyền và được lưu trong dòng luân chuyển của văn bản
|
|
5
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
Ứng dụng QLVBĐH hiển thị được số và ký hiệu hồ sơ
của các hồ sơ công việc mà văn bản đến được lưu trữ.
|
b) Đối với các loại văn bản không thuộc
khoản 3 Điều 4, trường hợp văn bản điện tử được gửi liên thông trên Ứng dụng
QLVBĐH trước và bản giấy của văn bản điện tử đó gửi đến sau, Văn thư phải tiếp
nhận và trình xử lý văn bản điện tử trước theo Điều 6 Quy định này.
Trường hợp văn bản giấy đến trước và
đã được đăng ký vào Ứng dụng QLVBĐH, văn bản điện tử của văn bản giấy đó được gửi
liên thông đến sau, Văn thư sử dụng chức năng “Liên kết văn bản đến” để tiếp nhận,
liên kết với thông tin đã nhập trước đó.
2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan thực hiện đóng dấu
đến trên văn bản giấy, số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan theo quy định tại
điểm b và c khoản này. Đối với tài liệu gửi kèm Văn bản giấy; việc số hóa tài
liệu này thực hiện theo quy định, quy chế quản lý văn thư của cơ quan; trong đó
khuyến khích số hóa tài liệu kèm theo, ký số của cơ quan theo quy định tại điểm
b và c khoản này và đính kèm với văn bản đến trên Ứng dụng QLVBĐH để thuận lợi
cho xử lý.
b) Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
- Định dạng Portable Document Format
(.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
- Ảnh màu.
- Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
c) Vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ
quan trên văn bản số hóa từ bản giấy để xử lý trên ứng dụng QLVBĐH:
- Vị trí; Góc trên, bên phải, trang đầu
văn bản.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ
chức; Không hiển thị.
- Thông tin: Hình thức sao, tên cơ
quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ
Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8001) được trình bày bằng phông chữ Times. New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen).
Điều 8. Trình,
chuyển xử lý văn bản đến
1. Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử
đến, Văn thư trình văn bản đến cho người có thẩm quyền trên ứng dụng QLVBĐH để
xin ý kiến xử lý văn bản.
2. Người có thẩm quyền (Lãnh đạo cơ
quan) sử dụng chức năng “Bút phê chuyển xử lý” để nhập ý kiến chỉ đạo xử lý, thời
hạn xử lý và giao bộ phận, cá nhân chủ trì, phối hợp xử lý văn bản.
3. Ý kiến của người có thẩm quyền
trên Ứng dụng QLVBĐH có giá trị tương đương với bút phê trên văn bản giấy.
Điều 9. Giải quyết
văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến trên
Ứng dụng QLVBĐH, bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm chủ trì xử lý văn bản
phải thực hiện đúng thời hạn yêu cầu của các cấp lãnh đạo hoặc thời hạn yêu cầu
của văn bản hoặc thời hạn được quy định tại Danh mục thủ tục ngoài một cửa của
cơ quan.
Trường hợp pháp luật có quy định thời
hạn giải quyết đối với nội dung này thì thực hiện theo thời hạn do pháp luật
quy định.
2. Bộ phận, cá nhân khi xử lý văn bản
được giao phải thực hiện đính kèm dự thảo văn bản, dự kiến thông tin mức độ “khẩn”,
dự kiến Bên nhận liên thông trên Ứng dụng QLVBĐH (nếu có) và luân chuyển xử lý
cho các bộ phận, cá nhân liên quan theo đúng quy trình xử lý văn bản của cơ
quan bằng chức năng “Chuyển xử lý” trên Ứng dụng QLVBĐH.
Bộ phận, cá nhân xử lý văn bản không
được “Lưu kết thúc” đối với trường hợp văn bản đến cần phải xử lý, ban hành văn
bản đi.
3. Khi lãnh đạo cơ quan đồng ý phê
duyệt, lãnh đạo cơ quan nhập bản dự thảo phát hành và ký số trên Ứng dụng
QLVBĐH để thực hiện ban hành theo khoản 2 Điều 11 Quy chế này.
4. Người được giao trách nhiệm theo
dõi xử lý văn bản đến của cơ quan từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan trích xuất
số liệu từ Ứng dụng QLVBĐH theo Mẫu 02 Phụ lục II
Quy chế này để thống kê tình hình xử lý văn bản đến; đốc thúc xử lý và báo cáo
người có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý văn bản theo quy chế làm việc của cơ quan.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
Điều 10. Nguyên
tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi của cơ quan phải
được chuyển thành bản điện tử có ký số và đăng ký thông tin vào Ứng dụng QLVBĐH
để được quản lý, xử lý trên Ứng dụng QLVBĐH.
2. Thông tin đầu vào của văn bản đi
nhập trên Ứng dụng QLVBĐH được quy định tại Bảng 02
Phụ lục I Quy chế này.
3. Số của một văn bản đi là duy nhất
trong Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện
tử.
4. Văn bản đi được gửi liên thông hên
Ứng dụng QLVBĐH phải đến đúng tên cơ quan Bên nhận và đủ hồ sơ tài liệu kèm
theo.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử gửi đi thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.
Điều 11. Ban
hành và phát hành văn bản đi
1. Lập sổ văn bản đi
Người đứng đầu cơ quan quy định việc
cấp số văn bản hành chính do cơ quan ban hành. Căn cứ vào việc cấp số văn bản
đi hàng năm, Văn thư có trách nhiệm tạo đầy đủ các sổ đăng ký văn bản đi vào Ứng
dụng QLVBĐH đầu mỗi năm làm việc.
2. Ban hành văn bản đi điện tử
a) Người có thẩm quyền ký số phê duyệt
văn bản trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 12 Quy chế này, chuyển văn
thư để làm thủ tục phát hành văn bản.
b) Văn thư cơ quan
- Văn thư có trách nhiệm sử dụng chức
năng “Ban hành” từ danh sách "Chờ ban hành” trên Ứng dụng QLVBĐH để thực hiện
đăng ký văn bản đi để liên kết thông tin văn bản đi với văn bản đến hoặc công
việc mà văn bản đi đó xử lý.
- Cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản
điện tử đã ký số của lãnh đạo và bắt buộc gửi liên thông văn bản điện tử đến
Bên nhận trên Ứng dụng QLVBĐH và Trục liên thông văn bản Quốc gia.
- Trường hợp phải gửi văn bản giấy đến
Bên nhận như quy định tại khoản 4 Điều này thì Văn thư sau khi cấp số, ngày
tháng năm vào văn bản điện tử đã ký số của lãnh đạo, thực hiện in theo số lượng
bản giấy cần gửi, đóng dấu để gửi cho Bên nhận.
- Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên
văn bản đi (nếu có) được thay thế bằng cách nhập thông tin về mức độ khẩn trên Ứng
dụng QLVBĐH. Văn thư kiểm tra tính phù hợp của mức độ khẩn trước khi ban hành.
- Văn thư có trách nhiệm thực hiện gửi
liên thông 80% văn bản đi trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản
(đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến Văn thư; 20% văn bản còn lại
gửi liên thông trong 08 giờ làm việc.
3. Phát hành văn bản điện tử từ văn bản
giấy
Trường hợp cơ quan ban hành văn bản
giấy, văn thư thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức theo
quy định tại điểm b và c khoản 2 Điều 7 Quy chế này và phát hành.
4. Cơ quan nhận văn bản giấy
a) Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá
nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử
b) Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá
nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của
pháp luật
c) Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá
nhân nhận văn bản giấy trong trường hợp pháp luật quy định phải gửi văn bản giấy.
5. Lưu văn bản đi điện tử
Một văn bản đi điện tử được lưu ít nhất
hai bản: Một bản lưu tại tài khoản văn thư và một bản lưu tại tài khoản của
chuyên viên xử lý để lập hồ sơ công việc điện tử.
Điều 12. Vị trí,
hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1. Về vị trí chữ ký số: Đặt canh giữa
chức vụ của người ký và họ tên người ký.
2. Về hình ảnh chữ ký số: Là hình ảnh
chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png), nền
trong suốt.
Điều 13. Vị trí,
hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Hình ảnh và vị trí chữ ký số của
cơ quan, tổ chức
a) Về hình ảnh chữ ký số: Chữ ký số của
cơ quan là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu
đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu; định dạng (.png), nền trong suốt.
b) Về vị trí chữ ký số: Trùm lên khoảng
1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
2. Trường hợp văn bản chính có văn bản
kèm theo
a) Văn bản kèm theo cùng tệp tin văn
bản điện tử: Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký
số lên văn bản kèm theo.
b) Văn bản kèm theo không cùng tệp
tin với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức
trên văn bản kèm theo.
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu
của văn bản kèm theo.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ
chức: Không hiển thị.
- Thông tin: Số và ký hiện văn bản,
thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn
ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ
đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Chương IV
LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ
SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 14. Tạo lập
hồ sơ điện tử
1. Thông tin đầu vào về hồ sơ lưu trữ
được quy định tại Bảng 03 Phụ lục I Quy chế
này.
2. Cơ quan có trách nhiệm nhập Danh mục
hồ sơ theo Mẫu số 05 Phụ lục II Quy chế này.
3. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản
đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng
góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết
công việc để cập nhật thông tin vào Ứng dụng QLVBĐH.
Trường hợp phát sinh hồ sơ không có
trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
cập nhật theo hướng dẫn tại khoản 4 của Điều này.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ
sơ có trách nhiệm tạo mới, cập nhật hồ sơ vào Danh mục hồ sơ các thông tin: Số và
ký hiệu hồ sơ, Tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Chế độ sử dụng, Người lập hồ
sơ, Ngôn ngữ, Thời gian bắt đầu.
5. Khi công việc hoàn thành, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn
bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện; kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Ứng dụng
QLVBĐH các thông tin: Thời gian kết thúc, Ghi chú.
6. Ứng dụng QLVBĐH sẽ tự động cập nhật
các thông tin: Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ; Năm hình thành hồ
sơ; Tổng số văn bản trong hồ sơ; Tổng số trang của hồ sơ.
7. CBCCVC-NLĐ phải tạo lập hồ sơ điện
tử cho các hồ sơ công việc mình được phân công theo dõi thông qua chức năng Quản
lý hồ sơ công việc trên Ứng dụng QLVBĐH
8. Để lập hồ sơ điện tử trên Ứng dụng
Quản lý văn bản và điều hành, yêu cầu các cơ quan phải đăng ký tất cả văn bản
đi, đến trên ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành.
Điều 15. Nộp lưu
và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc có trách nhiệm giao nộp hồ sơ điện tử và các tài liệu định dạng
khác (nếu có) đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu; Mẫu mục lục văn bản, tài liệu trong hồ sơ thực hiện theo Mẫu số 06, 07 Phụ lục
II Quy chế này.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Phần
mềm Lưu trữ dùng chung được tích hợp trên ứng dụng Quản lý văn bản và điều
hành.
Chương V
TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC CƠ QUAN, CÁ NHÂN
Điều 16. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Tham mưu, trình UBND thành phố chỉ
đạo hoặc tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền
thông về quản lý, sử dụng ứng dụng QLVBĐH.
2. Hướng dẫn, hỗ trợ, đốc thúc các cơ
quan và CBCCVC-NLĐ sử dụng ứng dụng QLVBĐH; hàng tháng tổng hợp báo cáo UBND
thành phố tình hình liên thông văn bản điện tử của các cơ quan.
3. Tổ chức cập nhật tính năng, chức
năng cho ứng dụng QLVBĐH, tổ chức vận hành, xử lý sự cố theo đề nghị của các cơ
quan thành phố và hướng dẫn của các cơ quan Trung ương.
4. Thay mặt UBND thành phố Đà Nẵng quản
lý bản quyền của Ứng dụng QLVBĐH để bảo đảm các quyền lợi của chủ sở hữu trí tuệ
theo quy định của pháp luật hiện hành.
5. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn,
an ninh thông tin để Ứng dụng QLVBĐH hoạt động ổn định, thông suốt.
6. Hằng ngày, thực hiện sao lưu dự
phòng cơ sở dữ liệu thông tin văn bản trên Ứng dụng QLVBĐH.
Điều 17. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
1. Hiệu chỉnh, bổ sung và thống nhất
quy trình về công tác văn thư, lưu trữ, công tác cải cách hành chính trong các
cơ quan quản lý nhà nước thuộc thành phố phù hợp với các quy định mới của cơ
quan có thẩm quyền theo từng năm, từng giai đoạn để làm cơ sở áp dụng trên Ứng
dụng QLVBĐH.
2. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan tăng
cường ban hành văn bản điện tử ký số, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên Ứng dụng
QLVBĐH và nộp lưu hồ sơ vào Phần mềm lưu trữ điện tử dùng chung nhằm đẩy mạnh
công tác cải cách hành chính.
Điều 18. Trách
nhiệm của các cơ quan sử dụng Ứng dụng QLVBĐH
1. Cử, giao cán bộ tiếp nhận, quản lý
và sử dụng tài khoản Quản trị Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan mình từ Sở Thông tin
và Truyền thông và để thực hiện các nhiệm vụ quản trị như tại khoản 4, Điều 19
của Quy chế này.
2. Cử, giao cán bộ thay mặt cơ quan để
sử dụng quyền Trích xuất số liệu từ Ứng dụng QLVBĐH phục vụ theo dõi xử lý văn
bản đến của cơ quan, từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan để báo cáo lãnh đạo cơ
quan, phục vụ chỉ đạo điều hành trong cơ quan.
3. Sử dụng Ứng dụng QLVBĐH để chỉ đạo,
điều hành, xử lý công việc hằng ngày của cơ quan, bảo đảm 100% văn bản đến, đi
được gửi, nhận, lưu điện tử trên Ứng dụng QLVBĐH.
4. Chỉ đạo triển khai góp ý của người
sử dụng thuộc cơ quan, gửi Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu để tham mưu
UBND thành phố phê duyệt cập nhật tính năng, chức năng cho Ứng dụng QLVBĐH.
Điều 19. Trách
nhiệm của các cá nhân tham gia sử dụng Ứng dụng QLVBĐH
1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan
a) Gương mẫu sử dụng Ứng dụng QLVBĐH
để bút phê xử lý và chỉ đạo, điều hành công việc thay cho việc thực hiện thủ
công trên văn bản giấy; ký số văn bản đi.
b) Phê duyệt danh sách phân quyền sử
dụng các chức năng, của Ứng dụng QLVBĐH của từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan
và giao Quản trị Ứng dụng QLVBĐH phân quyền, cấu hình.
c) Chỉ đạo thực hiện khóa tài khoản của
các CBCCVC-NLĐ không còn cộng tác tại cơ quan trong vòng 01 (một) ngày làm việc
kể từ ngày Quyết định nghỉ hưu, thôi việc, luân chuyển đi cơ quan khác.
d) Chỉ đạo Văn thư nghiêm túc thực hiện;
gửi liên thông văn bản điện tử cho các cơ quan thuộc thành phố và cho các cơ
quan Trung ương.
2. Trách nhiệm của Văn thư
a) Đăng ký, cập nhật thông tin 100%
văn bản đến, 100% văn bản đi của cơ quan trên Ứng dụng QLVBĐH, đúng hạn theo
quy định.
b) Sử dụng hiệu quả chức năng liên
thông văn bản điện tử trong quá trình phát hành văn bản đi, tiếp nhận đến giữa
các cơ quan theo các quy định đã nêu tại Quy chế này.
c) Sử dụng Ứng dụng QLVBĐH để trích
xuất các báo cáo theo Mẫu số 01, 02, 03, 04 Phụ lục II để thực hiện báo cáo về công tác văn
thư theo quy định hiện hành.
3. Trách nhiệm của CBCCVC-NLĐ
a) Sử dụng Ứng dụng QLVBĐH vào quá
trình trao đổi, điều hành và xử lý công việc tại cơ quan; tuân thủ đầy đủ các
quy định trong Quy chế này; không sử dụng văn bản trên Ứng dụng QLVBĐH gửi cho
tổ chức, cá nhân không liên quan đến công vụ.
Tuân thủ các quy định về bảo mật
thông tin, các quy định về quyền sở hữu, quyền riêng tư của cơ quan, tổ chức,
cá nhân liên quan đến dữ liệu trên Ứng dụng QLVBĐH. Nghiêm cấm mua bán, trao đổi,
chia sẻ dữ liệu trái quy định của pháp luật.
b) Chịu trách nhiệm về thông tin trao
đổi trên Ứng dụng QLVBĐH qua tài khoản cá nhân mình. Chịu trách nhiệm bảo mật
tài khoản được cung cấp, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản của mình cho người
khác.
c) Nếu phát hiện Ứng dụng QLVBĐH có lỗi,
chụp lại màn hình thể hiện lỗi, lập Biên bản Ghi nhận lỗi (theo Mẫu số 08 Phụ lục II Quy chế này) và thông báo
ngay cho người quản trị Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan để tổng hợp.
4. Trách nhiệm của người quản trị Ứng
dụng QLVBĐH của từng cơ quan
a) Quản lý tài khoản quản trị Ứng dụng
QLVBĐH của cơ quan, bảo đảm không được làm lộ lọt thông tin tài khoản.
b) Chịu trách nhiệm cấu hình Ứng dụng
QLVBĐH, tạo lập dữ liệu ban đầu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơ quan
mình theo tài liệu hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
c) Lập, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan
phê duyệt danh sách phân quyền sử dụng các chức năng của Ứng dụng QLVBĐH của từng
bộ phận, cá nhân trong cơ quan; triển khai phân quyền và thực hiện quản lý phân
quyền;
d) Hỗ trợ, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ trong
cơ quan sử dụng hiệu quả Ứng dụng QLVBĐH; đặc biệt là thường xuyên thay đổi mật
khẩu tài khoản có mức độ phức tạp cao nhằm tránh lộ lọt tài khoản. Tham gia các
lớp đào tạo, hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông và tổ chức đào tạo, hướng
dẫn CBCCBVC-NLĐ cơ quan.
đ) Đầu mối của cơ quan trong tổng hợp,
ghi nhận lỗi Ứng dụng QLVBĐH, gửi Sở Thông tin và Truyền thông kịp thời và phối
hợp xử lý lỗi (theo Mẫu số 09 Phụ lục II Quy chế
này).
e) Định kỳ 06 tháng lấy ý kiến người dùng
về sửa đổi, bổ sung tính năng cho Ứng dụng QLVBĐH (theo Mẫu số 10 Phụ lục II Quy chế này) để đáp ứng nhu cầu
nghiệp vụ thực tế tại cơ quan, tổng hợp gửi Sở Thông tin và Truyền thông để xem
xét, thực hiện.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 20. Khen thưởng
và xử lý vi phạm
1. Sở Thông tin và Truyền thông đưa kết
quả sử dụng Ứng dụng QLVBĐH của các cơ quan vào Bộ tiêu chí đánh giá, xếp hạng
tình hình Ứng dụng CNTT của các cơ quan, địa phương hàng năm; tham mưu UBND
thành phố hình thức khen thưởng đối với những cơ quan sử dụng hiệu quả và phê
bình đối với cơ quan chưa sử dụng hiệu quả Ứng dụng QLVBĐH.
2. Sở Nội vụ đưa các tiêu chí đánh
giá về mức độ ứng dụng Ứng dụng QLVBĐH trong xử lý văn bản và liên thông văn bản
điện tử thành tiêu chí quan trọng trong công tác đánh giá xếp hạng Cải cách
hành chính và văn thư, lưu trữ và sử dụng kết quả đánh giá tình hình sử dụng Ứng
dụng QLVBĐH do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp để thực hiện công tác đánh
giá.
3. Các hành vi vi phạm quy định Quy
chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 21. Tổ chức
thực hiện
1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ
trì tổ chức triển khai hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn thành phố.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa
phương chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về việc tổ chức triển khai thực hiện
Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có
khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, cá nhân phản ảnh về Sở Thông tin và
Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, điều chỉnh./.
PHỤ LỤC I
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN
ĐI VÀ VỀ HỒ SƠ LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số 3308/QĐ-UBND ngày 05/9/2020 của Ủy ban nhân dân
thành phố Đà Nẵng) .
I. BẢNG 01: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA
VĂN BẢN ĐẾN
|
STT
|
Thông tin
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
|
a
|
Mã định danh của cơ quan tổ chức lập danh mục hồ
sơ
|
|
b
|
Năm hình thành hồ sơ
|
|
c
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
|
5
|
Số của văn bản
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn bản
|
|
8
|
Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
|
12
|
Ghi chú
|
|
13
|
Ngày, tháng, năm đến
|
|
14
|
Số đến
|
|
a
|
Chức vụ, họ tên người ký
|
|
b
|
Chức vụ của người ký văn bản
|
|
15
|
Họ tên của người ký, văn bản
|
|
16
|
Mức độ khẩn
|
|
17
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
|
18
|
Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản
|
|
19
|
Thời hạn giải quyết
|
II. BẢNG 02: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA
VĂN BẢN ĐI
|
STT
|
Thông tin
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
|
a
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ
sơ
|
|
b
|
Năm hình thành hồ sơ
|
|
c
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
|
5
|
Số của văn bản
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn bản
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
|
12
|
Ghi chú
|
|
13
|
Chức vụ và họ tên người ký
|
|
a
|
Chức vụ của người ký văn bản
|
|
b
|
Họ tên người ký văn bản
|
|
14
|
Nơi nhận
|
|
a
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản
|
|
b
|
Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản
|
|
15
|
Mức độ khẩn
|
|
16
|
Số lượng bản phát hành
|
|
17
|
Hạn trả lời văn bản
|
|
18
|
Số tờ
|
III. BẢNG 03: THÔNG TIN ĐẦU VÀO VỀ
HỒ SƠ LƯU TRỮ
|
STT
|
Thông tin
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
|
a
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ
sơ
|
|
b
|
Năm hình thành hồ sơ
|
|
c
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
|
2
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
3
|
Thời hạn bảo quản
|
|
4
|
Chế độ sử dụng
|
|
5
|
Người lập hồ sơ
|
|
6
|
Ngôn ngữ
|
|
7
|
Thời gian bắt đầu
|
|
8
|
Thời gian kết thúc
|
|
9
|
Tổng số văn bản trong hồ sơ
|
|
10
|
Tổng số trang của hồ sơ
|
|
11
|
Ghi chú
|
IV. BẢNG 04: BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN
LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
|
STT
|
Tên loại văn bản
|
Số ký hiệu
|
|
1
|
Nghị quyết
|
NQ
|
|
2
|
Quyết định
|
QĐ
|
|
3
|
Chỉ thị
|
CT
|
|
4
|
Quy chế
|
QC
|
|
5
|
Quy định
|
QĐ
|
|
6
|
Thông cáo
|
TC
|
|
7
|
Thông báo
|
TB
|
|
8
|
Hướng dẫn
|
HD
|
|
9
|
Chương trình
|
CTr
|
|
10
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
11
|
Phương án
|
PA
|
|
12
|
Đề án
|
ĐA
|
|
13
|
Dự án
|
DA
|
|
14
|
Báo cáo
|
BC
|
|
15
|
Biên bản
|
BB
|
|
16
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
17
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
18
|
Công điện
|
CĐ
|
|
19
|
Bản ghi nhớ
|
BGN
|
|
20
|
Bản thỏa thuận
|
BTT
|
|
21
|
Giấy ủy quyền
|
GUQ
|
|
22
|
Giấy mời
|
GM
|
|
23
|
Giấy giới thiệu
|
GGT
|
|
24
|
Giấy nghỉ phép
|
GNP
|
|
25
|
Phiếu gửi
|
PG
|
|
26
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
27
|
Phiếu báo
|
PB
|
|
28
|
Công văn
|
CV
|
|
|
Bản sao văn bản
|
|
|
1
|
Bản sao y
|
SY
|
|
2
|
Bản trích sao
|
TrS
|
|
3
|
Bản sao lục
|
SL
|
PHỤ LỤC II
MẪU LIÊN QUAN ĐẾN ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số 3308/QĐ-UBND ngày 05/9/2020 của Ủy ban nhân dân
thành phố Đà Nẵng)
I. MẪU SỐ 01: MẪU NỘI DUNG ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu văn
bản
|
Ngày tháng văn
bản
|
Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
II. MẪU SỐ 02: MẪU NỘI DUNG THEO
DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Từ ngày .....tháng..... năm..... đến ngày.....
tháng ..... năm.....
Tổng số văn bản:
Số lượng văn bản đã xử lý:
Số lượng văn bản chưa xử lý:
|
Số đến
|
Tên loại, số,
ký hiệu, ngày, tháng và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Thời hạn giải
quyết
|
Tiến độ giải
quyết
|
Số, ký hiệu văn
bản trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
III. MẪU SỐ 03: MẪU NỘI DUNG ĐĂNG
KÝ VĂN BẢN ĐI
|
Số, ký hiệu văn
bản
|
Ngày tháng văn
bản
|
Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người
nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
IV. MẪU SỐ 04: MẪU NỘI DUNG THEO
DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI VÀ VĂN BẢN LIÊN THÔNG
A. MẪU THEO DÕI VĂN BẢN ĐI
Từ ngày..... tháng..... năm ..... đến ngày.....
tháng..... năm .....
Tổng số văn bản:
|
Số, ký hiệu văn
bản
|
Ngày tháng năm
văn bản
|
Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị người soạn
thảo
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
B. MẪU THEO DÕI VĂN BẢN LIÊN THÔNG
Từ ngày..... tháng..... năm…… đến
ngày..... tháng..... năm.....
Tổng số văn bản:
|
STT
|
Cơ quan TW nhận
văn bản
|
Số văn bản ban
hành
|
Nội dung
|
Loại văn bản
|
Phòng ban gửi
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
V. MẪU SỐ 05: MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ
Năm....
(Kèm theo Quyết định số.... ngày....
tháng.... năm.... của....)
|
Số và ký hiệu hồ
sơ
|
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Danh mục hồ sơ này có.........................................
hồ sơ, bao gồm:
...............................hồ sơ
bảo quản vĩnh viễn;
...............................hồ sơ
bảo quản có thời hạn.
VI. MẪU SỐ 06: MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NỘP LƯU
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
.............................................
Năm.....
|
Số TT
|
Số, ký hiệu hồ
sơ
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian tài liệu
|
Thời gian bảo
quản
|
Số tờ/
Số trang
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:................ hồ
sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: .................... hồ
sơ (đơn vị bảo quản).
|
|
...........,
ngày ..... tháng ..... năm .....
Người lập
(Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ)
|
VII. MẪU SỐ 07: MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN,
TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
MỤC
LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Số,
ký hiệu hồ sơ:............
Năm........
|
STT
|
Số, ký hiệu văn
bản
|
Ngày tháng năm
văn bản
|
Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
|
Tác giả văn bản
|
Tờ số/
Trang số
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VIII. MẪU SỐ 08: BIÊN BẢN GHI NHẬN LỖI ỨNG DỤNG
QLVBĐH
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BIÊN
BẢN
Ghi
nhận lỗi Ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành
Hôm nay, vào lúc .... giờ .... phút,
ngày......./......../........, Ứng dụng QLVBĐH xảy ra lỗi như sau:
1. Người sử dụng:....................................... Phòng:......... Cơ
quan:...........
Số điện thoại liên hệ:..............................................................................................
2. Vai trò sử dụng
□ Lãnh đạo cơ quan
□ Văn thư
□ Chuyên viên
□ Lãnh đạo phòng/ban
□ Một cửa
□ Quản trị ứng dụng
3. Thời điểm xảy ra lỗi:.......................................................................................................
4. Chức năng có xuất hiện lỗi
□ Quản lý văn bản đến
□ Liên thông văn bản
□ Tìm kiếm văn bản
□ Quản lý công việc
□ Lập hồ sơ điện tử
□ Báo cáo, thống kê
□ Quản lý và phát hành văn bản đi
□ Thông báo nội bộ
□ Quản trị
□
Khác:.........................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
5. Mô tả chi tiết
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Chú ý: Gửi kèm hình ảnh chụp lại
giao diện Ứng dụng QLVBĐH lúc xảy ra lỗi
6. Kiến nghị, đề xuất
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
|
Quản
lý Ứng dụng QLVBĐH
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Người
sử dụng
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
IX. MẪU SỐ 09: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI ỨNG
DỤNG QLVBĐH
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BIÊN
BẢN
Xử
lý lỗi Ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành
Hôm này, ngày ...../...../..... theo
đề nghị của <Tên cơ quan>, Sở Thông tin và Truyền thông và <Tên cơ
quan> phối hợp thực hiện hiệu chỉnh các lỗi phát sinh trên Ứng dụng Quản lý văn
bản và điều hành:
(Biên bản ghi nhận, phản ánh lỗi
đính kèm)
1. Nguyên nhân xảy ra lỗi
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
2. Giải pháp xử lý
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
3. Kết quả xử lý
□ Hoàn thành ngày ....
□ Chưa hoàn thành, chi tiết:..........................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.....................................................
|
Đại
diện Sở TT&TT
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Quản
lý Ứng dụng QLVBĐH
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
X. MẪU SỐ 10: MẪU PHỤ LỤC ĐỀ XUẤT
CHỨC NĂNG ỨNG DỤNG QLVBĐH
Phụ
lục
ĐỀ
XUẤT CHỨC NĂNG CHO ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(Ban hành kèm theo Công văn số .... ngày ...
tháng... năm ... của ....)
1. Người sử dụng: .............................. Phòng:........................ Cơ
quan:..................................
Số điện thoại liên hệ:
..................................................................................................................
2. Vai trò sử dụng
□ Lãnh đạo cơ quan
□ Văn thư
□ Chuyên viên
□ Lãnh đạo phòng/ban
□ Một cửa
□ Quản trị ứng dụng
3. Chức năng đề xuất
□ Quản lý văn bản đến
□ Liên thông văn bản
□ Tìm kiếm văn bản
□ Quản lý công
□ Lập hồ sơ
điện tử
□ Báo cáo, thống kê
□ Quản lý và phát hành văn bản đi
□Thông báo nội bộ
□ Quản trị
□ Khác ...........................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
4. Mô tả chi tiết
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
|
Quản
trị Ứng dụng QLVBĐH
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Người
đề xuất
(Ký và ghi rõ họ tên)
|