PHỤ LỤC 2
HƯỚNG DẪN KÝ SỐ HỒ SƠ TRÊN CƠ SỞ DỮ
LIỆU NGÀNH GIÁO DỤC
Dành cho các cơ sở giáo dục
(Kèm theo Công văn số 5064/BGDĐT-KHCNTT
ngày 03/8/2026 của Bộ Giáo dục và Đào tạo)
MỤC LỤC
I. Mục
đích, yêu cầu
1. Mục
đích, căn cứ
2. Yêu cầu
II. Hướng
dẫn thực hiện
1. Đăng
nhập
2. Cập nhật
mã định danh tổ chức (theo NĐ69)
2.1. Hướng
dẫn lấy mã định danh tổ chức (theo NĐ69)
2.2. Cập
nhật thông tin mã định danh tổ chức (theo NĐ69)
3. Ký số hồ
sơ
3.1. Quản
lý chứng thư số nhà trường
3.2. Ký số
hồ sơ
3.2.1 Ký hồ
sơ trường
3.2.2 Ký hồ
sơ lớp học
3.2.3 Ký hồ
sơ nhân sự
3.2.4 Ký hồ
sơ học sinh
3.3. Xác
nhận hoàn thành và gửi hồ sơ
4. Đăng
xuất tài khoản
III. Thông
tin hỗ trợ triển khai:
I. Mục đích, yêu cầu
1. Mục
đích, căn cứ
a) Mục
đích:
Hướng dẫn
các cơ sở giáo dục cập nhật dữ liệu, ký số hồ sơ và gửi về Bộ Giáo dục và Đào
tạo trên Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) ngành giáo dục để có đầy đủ dữ liệu làm
căn cứ chuẩn hoá, đối soát và hoàn thiện CSDL ngành theo đúng tiến độ được Ban
Chỉ đạo Trung ương giao, phục vụ đồng bộ dữ liệu về Trung tâm Dữ liệu Quốc gia
theo yêu cầu.
b) Căn cứ:
- Kế hoạch
số 05-KH/BCĐTW ngày 11/7/2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa
học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số (Kế hoạch hành động 100 ngày
xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số trong hệ thống chính trị);
- Công văn
số 8194/BGĐT – KHCNTT về việc rà soát, cập nhật thông tin trên CSDL MN-PT -TX
phục vụ đồng bộ dữ liệu về Trung tâm Dữ liệu Quốc gia trong việc ký số thông
tin về cơ sở giáo dục, lớp học, hồ sơ học sinh, nhân sự;
- Quyết
định số 20/2020/QĐ -TTg ban hành ngày 22/7/2020 về việc cập nhật đầy đủ mã định
danh điện tử của tổ chức;
- Nghị định
số 69/2024/NĐ-CP ban hành ngày 25/06/2024 quy định về định danh và xác thực
điện tử đối với cơ quan, tổ chức.
2. Yêu cầu
Để thông
tin hồ sơ ký số được chính xác, trước khi thực hiện ký số cơ sở giáo dục cần rà
xoát, cập nhật đúng và đầy đủ các thông tin: Trường học, lớp học, nhân sự, học
sinh, xếp môn học cho lớp.
- Thông
tin trường học: Cơ sở giáo dục thực hiện rà soát tất cả các thông tin
trường tại mục 1. Trường học/ 1.1 Hồ sơ trường học đặc biệt bổ sung
thông tin về Số định danh (theo NĐ69).
- Thông tin
lớp học: rà soát các thông tin về Tên lớp, số buổi học/tuần, điểm trường
(nếu có), chương trình học NN1, Chương trình học NN2 .... tại mục 2. Lớp
học/ 2.1 Hồ sơ lớp học
- Xếp môn
học cho từng khối, lớp: rà soát các môn học được tích cho từng khối lớp
tại mục 2. Lớp học/ 2.3. Xếp môn học cho lớp
- Thông tin
nhân sự: thực hiện rà soát tất cả các thông tin nhân sự về: Họ tên, ngày
sinh, giới tính … tại mục 3. Nhân sự/ 3.1. Hồ sơ nhân sự/ 3.1.1. Nhập hồ sơ
nhân sự.
- Thông
tin học sinh: thực hiện rà soát tất cả các thông tin học sinh về Họ tên,
ngày tháng năm sinh, giới tính, quê quán, chỗ ở hiện nay, các thông tin cha, mẹ
của học sinh… tại mục 4. Học sinh/ 4.1. Hồ sơ học sinh/ 4.1.1 Quản lý hồ sơ
học sinh
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Đăng nhập
Bước 1: Mở
trình duyệt web firefox 3.5 trở lên (Cốc cốc, Chrome…)
Bước 2:
Truy cập theo địa chỉ: https://csdl.moet.gov.vn/
Bước 3:
Kích chọn phân hệ cấp học của đơn vị. VD: [Quản lý THCS]
Bước 4:
Nhập đầy đủ các thông tin tại thông tin ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG
Bước 5:
Kích nút [Đăng nhập].
Sau khi đăng
nhập thành công, giao diện hiển thị như sau:
Lưu ý: Trường hợp
quên mật khẩu, quản trị viên cơ sở giáo dục liên hệ với cán bộ phụ trách CSDL
của cấp quản lý trực tiếp (UBND Xã/Phường hoặc Sở GD&ĐT) để được hỗ trợ cấp
lại mật khẩu.
2. Cập nhật mã định danh tổ chức (theo NĐ69)
2.1. Hướng dẫn lấy mã định danh tổ chức (theo NĐ69)
Mô tả: Hiệu trưởng
hoặc người đại diện pháp luật của cơ sở giáo dục thực hiện lấy mã định danh cơ
sở giáo dục trên ứng dụng VNeID.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Hiệu trưởng
đăng nhập vào tài khoản VneID đã được định danh điện tử mức 2.
Bước 2: Tại giao
diện màn hình chính để đổi tài khoản kích chọn đăng ký “Định danh tổ chức”
và chọn “Đăng ký định danh tổ chức”.
Bước 3: Xác thực
passcode hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.
Bước 4: Tại màn
hình định danh tổ chức kích nút [Đăng ký định danh tổ chức] và chọn người kê
khai.
Bước 5: Cập nhật
thông tin đăng ký định danh tổ chức.
- TH1: Nếu
cơ sở giáo dục đã có mã số thuế thì chọn loại tổ chức: Có mã số thuế (không
đăng ký kinh doanh) và nhập thông tin tên tổ chức (Tiếng Việt).
- TH2: Nếu
cơ sở giáo dục không có mã số thuế thì chọn loại tổ chức: Không có đăng ký
doanh nghiệp, mã số thuế, hợp tác xã khi đó hệ thống sẽ tạo ra một dãy số
tự nhiên duy nhất làm mã định danh cho tổ chức.
Bước 6: Tích ô
vuông “Tôi xác nhận các thông tin trên là đúng và muốn tạo tài khoản định
danh cho cơ quan, tổ chức” và kích nút [Gửi yêu cầu].
Bước 7: Xác thực
passcode hoặc xác thực bằng vân tay/khuôn mặt.
Bước 8: Tạo yêu cầu
đăng ký thành công, xem lại yêu cầu.
2.2. Cập nhật thông tin mã định danh tổ chức (theo NĐ69)
Mô tả: Tại chức năng
này cơ sở giáo dục thực hiện cập nhật thông tin mã định danh của cơ sở giáo
dục.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Tại phần
mềm [Quản lý giáo dục …] kích chọn mục 1. Trường học/1.1 Hồ sơ
trường.
Bước 2: Tại tab I.
Thông tin chung, nhập thông tin Mã định tổ chức (theo NĐ69).
Bước 3: Kích nút
[Cập nhật] để lưu dữ liệu.
Ghi chú: Mã định
danh tổ chức (theo NĐ69): Do hệ thống định danh điện tử quốc gia cấp khi Hiệu
trưởng đăng ký tài khoản định danh điện tử cho cơ sở giáo dục trên ứng dụng
VNeID. Nhà cơ sở giáo dục nhập đúng dãy số được cấp, chỉ gồm các chữ số từ 0-9.
3. Ký số hồ sơ
Mô tả: Đây là chức
năng hỗ trợ cơ sở giáo dục thực hiện ký số hồ sơ bao gồm hồ sơ trường, lớp học,
nhân sự, học sinh và gửi dữ liệu ký số lên Bộ GD&ĐT.
3.1. Quản lý chứng thư số cơ sở giáo dục
Mô tả: Chức năng
quản lý chứng thư số hỗ trợ Quản trị viên, Cán bộ quản lý và nhân sự được phân
quyền ký hồ sơ số thực hiện đăng ký và quản lý chứng thư số (USB Token hoặc
REMOTE SIGNING) đại diện cho cơ sở giáo dục. Đây là điều kiện cần để ký hồ sơ
số hợp lệ trên hệ thống.
Điều kiện
thực hiện:
- Cơ sở
giáo dục phải có chứng thư số tổ chức (không dùng chứng thư số cá nhân)
- Đối với
thiết bị ký số USB Token đã được cắm vào máy tính.
- Kết nối
Internet ổn định.
- Đã cài
đặt phần mềm ký số tương ứng theo hướng dẫn của nhà cung cấp chứng thư số.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Tại phần
mềm [Quản lý giáo dục …], kích chọn mục 7. Ký số hồ sơ/7.1. Quản lý
chứng thư số nhà trường.
Bước 2: Đối với
chứng thư số chưa đăng ký trạng thái chứng thư số hiển thị Chưa đăng ký, người
dùng kích nút [Đăng ký tài khoản] để thực hiện đăng ký chứng thư số cơ
sở giáo dục.
Bước 3: Giao diện
thông tin đăng nhập chứng thư số hiển thị, người dùng kích chọn kiểu ký USB
Token hoặc Remote Signing cơ sở giáo dục đã đăng ký với nhà phát hành từ trước
và kích nút [Đăng ký].
Bước 4: Chọn chứng
thư số tương ứng sau đó Nhập mã pin của chứng thư số và kích nút [Login]
để thực hiện đăng ký tài khoản chứng thư số.
- Sau khi đăng
ký thành công, thông tin tên cơ sở giáo dục khớp với thông tin trên chứng thư
số thì hệ thống sẽ tự động duyệt và trạng thái chữ ký số hiển thị “Đã đăng
ký”
Trường hợp
khi có thay đổi chứng thư số, người dùng thực hiện đăng ký lại. Các bước đăng
ký lại chứng thư số:
Bước 1: Tại mục 7.
Ký số hồ sơ/ 7.1. Quản lý chứng thư số nhà trường, kích nút [Gửi yêu cầu
đăng ký lại].
Bước 2: Chọn kiểu
chứng thư số, nhà phát hành, tên đăng nhập, mật khẩu và nhập lý do đăng ký lại.
Sau đó kích nút [Đăng ký lại].
Bước 3: Kích chọn
chứng thư số mới và kích nút [Đồng ý] để thực hiện đăng ký tài khoản ký
số.
Bước 4: Quay lại
giao diện quản lý chứng thư số nhà trường để kiểm tra lại thông tin chứng thư
số đã đăng ký lại.
Lưu ý:
- Chức năng
Lịch sử yêu cầu đăng ký chứng thư số: Hỗ trợ người dùng theo dõi quá
trình đăng ký chứng thư số của cơ sở giáo dục.
- Ngoài ra
đối với trường hợp cơ sở giáo dục đã đăng ký chứng thư số từ năm học trước và
sang năm học hiện tại không có thay đổi chứng thư số người dùng thực hiện sao
chép thông tin chứng thư số từ năm học trước lên năm học hiện tại tại nút chức
năng [Lấy dữ liệu năm trước].
3.2. Ký số hồ sơ
3.2.1 Ký hồ
sơ cơ sở giáo dục
Mô tả: Tại chức năng
này hỗ trợ nhà trường thực hiện ký số hồ sơ cơ sở giáo dục.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Tại phần
mềm [Quản lý giáo dục …] kích chọn mục 7. Ký số hồ sơ/7.2 Ký số hồ sơ
trường/ 7.2.1. Ký hồ sơ trường.
Bước 2: Trạng
thái ban đầu của hồ sơ cơ sở giáo dục là Chờ ký. Để ký hồ sơ trường,
người dùng thực hiện tích ô vuông trước tên trường và kích nút [Ký hồ sơ].
Bước 3: Hệ thống
hiển thị thông báo “Bạn chắc chắn muốn ký hồ sơ đang chọn”, kích [OK]
để xác nhận ký hồ sơ.
Bước 4: Nhập
thông tin mật khẩu chứng thư số, sau đó kích nút [Đăng nhập và ký].
Bước 5: Sau khi
ký thành công, trạng thái ký số hồ sơ trường hiển thị Hoàn thành ký.
Lưu ý:
- Đối với
thông tin hồ sơ cơ sở giáo dục chưa chính xác, để hủy hồ sơ, người dùng tích ô
vuông trước tên hồ sơ và kích nút [Hủy hồ sơ].
Trạng thái
hồ sơ sau khi hủy hiển thị Đã hủy.
- Để tạo
lại hồ sơ đã hủy, người dùng tích ô vuông trước tên hồ sơ và kích nút [Tạo
hồ sơ].
Và trạng
thái sau khi tạo hồ sơ là Chờ ký.
3.2.2 Ký hồ
sơ lớp học
Mô tả: Tại chức năng
này hỗ trợ cơ sở giáo dục thực hiện ký số hồ sơ lớp học.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Tại phần
mềm [Quản lý giáo dục …] kích chọn mục 7. Ký số hồ sơ/7.2 Ký số hồ sơ
trường/ 7.2.2. Ký hồ sơ lớp học.
Bước 2: Tích ô
vuông trước tên lớp học và kích nút [Ký hồ sơ].
Bước 3: Hệ thống
đưa ra thông báo: “Bạn chắc chắn muốn ký hồ sơ đang chọn”, kích [OK] để
xác nhận ký hồ sơ.
Bước 4: Sau khi
ký thành công, trạng thái là Hoàn thành ký.
- Để xem
file đã ký thành công, người dùng kích nút [Xem] tại cột Xem hồ sơ.
3.2.3 Ký hồ
sơ nhân sự
Mô tả: Tại chức năng
này hỗ trợ cơ sở giáo dục thực hiện ký số hồ sơ nhân sự.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Tại phần
mềm [Quản lý giáo dục …] kích chọn mục 7. Ký số hồ sơ/7.2 Ký số hồ sơ
trường/ 7.2.3. Ký hồ sơ nhân sự.
Bước 2: Tích ô
vuông trước tên nhân sự và kích nút [Ký hồ sơ].
Bước 3: Hệ thống
đưa ra thông báo:“Bạn chắc chắn muốn ký hồ sơ đang chọn”, kích [OK] để
xác nhận ký hồ sơ.
Bước 4: Sau khi
ký thành công, trạng thái hồ sơ hiển thị Hoàn thành ký.
3.2.4 Ký hồ
sơ học sinh
Mô tả: Tại chức năng
này hỗ trợ cơ sở giáo dục thực hiện ký số hồ sơ học sinh.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Tại phần
mềm [Quản lý giáo dục …] kích chọn mục 7. Ký số hồ sơ/7.2 Ký số hồ sơ
trường/ 7.2.4. Ký hồ sơ học sinh.
Bước 2: Tích ô
vuông trước tên học sinh và kích nút [Ký hồ sơ].
Bước 3: Hệ thống
đưa ra thông báo: “Bạn chắc chắn muốn ký hồ sơ đang chọn”, kích OK để
xác nhận ký hồ sơ.
Bước 4: Sau khi
ký thành công, trạng thái hồ sơ hiển thị Hoàn thành ký.
3.3. Xác nhận hoàn thành và gửi hồ sơ
Mô tả: Chức năng
này hỗ trợ cơ sở giáo dục xác nhận hoàn thành ký số hồ sơ cơ sở giáo dục, lớp,
nhân sự, học sinh và gửi hồ sơ ký số lên Bộ GD&ĐT.
Các bước
thực hiện:
Bước 1: Tại phần
mềm [Quản lý giáo dục …] kích chọn mục 7. Ký số hồ sơ/7.3. Xác nhận
hoàn thành và gửi hồ sơ.
Bước 2: Chọn lần
lượt các thông tin trường, lớp, nhân sự, học sinh để xác nhận hoàn thành.
Bước 3: Hệ thống
đưa ra thông báo “Bạn chắc chắn muốn xác nhận hoàn thành hồ sơ đang chọn?”,
kích OK để xác nhận hoàn thành.
Bước 4: Kiểm tra
lại thông tin xác nhận hoàn thành và ngày xác nhận hoàn thành, mã định danh hồ
sơ.
Bước 5: Tích ô
vuông trước tên hồ sơ và kích nút [Gửi hồ sơ].
Bước 6: Hệ thống
đưa ra thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn gửi hồ sơ”, kích [OK] để
xác nhận gửi hồ sơ.
Hồ sơ ký số
được gửi lên Bộ GD&ĐT thành công sẽ hiển thị đầy đủ thông tin trạng thái
gửi và và ngày gửi.
4. Đăng xuất tài khoản
Mô tả: Sau khi
hoàn thành các công việc trên phần mềm, người dùng thực hiện đăng xuất tài khoản
để đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.
III. Thông tin hỗ trợ triển khai:
Hỗ trợ kỹ
thuật sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu ngành, các đơn vị gửi thông tin qua email [email protected]
.