Công văn 8938/BYT-DP 2021 quy trình xác minh thông tin và tiêm chủng vắc xin COVID19

• Số hiệu: 8938/BYT-DP
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Trần Văn Thuấn
• Ngày ban hành: 21/10/2021

BỘ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 8938/BYT-DP V/v hướng dẫn quy trình xác minh thông tin và tiêm chủng vắc xin COVID-19	Hà Nội, ngày 21 tháng 10 năm 2021

Kính gửi:

- Bộ Công an; - Bộ Thông tin và Truyền thông; - Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế; - Y tế Bộ, ngành. (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị)

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Y tế đang triển khai Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19. Đến nay, đã triển khai tiêm được 62 triệu liều vắc xin cho 63% người trên 18 tuổi, trong khi đó nhiều người đã được tiêm nhưng còn thiếu, không có hoặc sai thông tin về tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19, dẫn đến ảnh hưởng đến việc xác định thông tin về tiêm chủng cho công dân.

Ngày 16/10/2021, Bộ Y tế, Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông đã họp thống nhất về việc chia sẻ, xác thực thông tin tiêm vắc xin phòng COVID-19 trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Để triển khai đồng bộ xác minh đầy đủ, Bộ Y tế đề nghị cơ quan, đơn vị chỉ đạo các đơn vị liên quan thực hiện các nội dung theo Quy trình xác minh thông tin và tiêm chủng vắc xin phòng Covid-19 được ban hành kèm theo Công văn này, như sau:

1. Bộ Y tế kính đề nghị Bộ Công an chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, Công an địa phương trong việc phối hợp với Chính quyền địa phương, ngành Y tế để triển khai các hoạt động theo quy trình và báo cáo kết quả xác minh thông tin công dân theo ngày, tổng hợp gửi Bộ Y tế.

2. Bộ Y tế kính đề nghị Bộ Thông tin và Truyền thông chỉ đạo Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị liên quan phối hợp, triển khai hoạt động theo quy trình và tổ chức truyền thông trên các phương tiện thông tin đại chúng về việc cung cấp thông tin cá nhân chính xác khi tiêm chủng vắc xin COVID-19; Chỉ đạo việc hoàn thiện các chức năng, tính năng của phần mềm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của quy trình; Chỉ đạo việc triển khai hỗ trợ cấp phát chứng thư số công cộng cho các đơn vị liên quan để thực hiện ký số dữ liệu tiêm chủng trên Nền tảng quản lý tiêm chủng COVID-19.

3. Bộ Y tế đề nghị UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo Sở Y tế, Công an tỉnh, thành phố và chính quyền địa phương triển khai việc thu thập, cập nhật, xác minh thông tin tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 theo quy trình và thực hiện việc báo cáo kết quả tiêm chủng theo quy định.

4. Đề nghị các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế, Y tế Bộ, ngành và các cơ sở tiêm chủng (nhà nước và tư nhân) triển khai tổ chức tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 chủ động phối hợp với cơ quan Công an, Chính quyền địa phương để triển khai hoạt động theo quy trình.

Bộ Y tế mong nhận được sự phối hợp công tác của các cơ quan, đơn vị.

Trân trọng cảm ơn./.

Nơi nhận: - Như trên; - PTTg. Vũ Đức Đam (để báo cáo); - Đồng chí Bộ trưởng (để báo cáo); - Các đ/c Thứ trưởng; - Tập đoàn Viettel (để p/h thực hiện); - Sở Y tế các tỉnh, thành phố; - TTKSBT các tỉnh, thành phố; - Lưu: VT, DP.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Văn Thuấn

QUY TRÌNH

XÁC MINH THÔNG TIN VÀ TIÊM CHỦNG VẮC XIN PHÒNG COVID-19
(kèm theo Công văn số 8938/BYT-DP ngày 21/10/2021 của Bộ Y tế)

I. Tại địa phương

Bước 1: Điều tra cơ bản trước khi lập kế hoạch tiêm chủng

Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn (cấp xã) chỉ đạo Trạm Y tế cấp xã phối hợp với Công an cấp xã (kết hợp với điều tra cơ bản người trong độ tuổi cấp Căn cước công dân), tổ dân phố, tổ COVID cộng đồng... lập danh sách (bằng cách tiếp nhận thông tin đăng ký tiêm trực tiếp, thông qua dữ liệu trên nền tảng quản lý tiêm chủng Covid-19 do người dân tự đăng ký hoặc đăng ký theo tổ chức) có nhu cầu tiêm mũi 1, chuẩn bị tiêm mũi 2, gửi Công an cấp xã để kiểm tra, xác minh thông tin của người dân.

Bước 2: Công an cấp xã tiến hành đối chiếu thông tin của công dân trong dữ liệu dân cư để yêu cầu người dân bổ sung, hoàn chỉnh thông tin sau đó xác nhận và gửi lại Trạm Y tế xã, phường để quản lý. Không thực hiện xác minh thông tin đối với trường hợp không phải là công dân Việt Nam.

Trường hợp người trong danh sách chưa có thông tin hoặc có thông tin không chính xác với dữ liệu dân cư, cơ quan Công an cấp xã có trách nhiệm xác minh bổ sung và gửi lại danh sách cho Trạm Y tế cấp xã.

Thời gian gửi lại danh sách đã được xác minh không quá 02 ngày kể từ ngày Trạm y tế lập danh sách.

Bước 3: Trạm Y tế cấp xã trên cơ sở dữ liệu được xác minh của Công an lập kế hoạch, tổ chức tiêm chủng cho các đối tượng theo đúng hướng dẫn của Bộ Y tế (ưu tiên lập kế hoạch chung, kết hợp việc cấp Căn cước công dân và tiêm chủng vắc xin phòng Covid-19, để tạo thuận lợi cho người dân).

Người đến tiêm phải mang Căn cước công dân hoặc thông báo số định danh cá nhân có mã QR do Công an cấp và giấy xác nhận tiêm chủng vắc xin COVID-19 trước đó (nếu có).

Điểm tiêm chủng kiểm tra, đối chiếu các thông tin và cập nhật, bổ sung các thông tin tiêm chủng (nếu có), thực hiện tiêm chủng, nhập thông tin về mũi tiêm mới trên Nền tảng quản lý tiêm chủng COVID-19.

Bước 4: Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu cho đối tượng đã tiêm chủng, Chủ tịch UBND cấp xã ký chứng thư số đối với dữ liệu kết quả tiêm trên Nền tảng quản lý tiêm chủng COVID-19. Trong thời gian chưa có chứng thư số, Chủ tịch UBND cấp xã chủ trì lập biên bản giữa các bên liên quan xác nhận tính chính xác của dữ liệu kết quả tiêm.

II. Tại cơ sở tiêm chủng tổ chức tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19

Bước 1: Người đứng đầu đơn vị triển khai tổ chức tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 (Cơ sở tiêm chủng) lập danh sách đối tượng tiêm theo quy định, gửi Chính quyền xã, phường, thị trấn (cấp xã) trên địa bàn để kiểm tra, xác minh thông tin của người dân.

Bước 2: Chủ tịch UBND cấp xã chỉ đạo Công an cấp xã tiến hành đối chiếu thông tin của công dân trong dữ liệu dân cư để yêu cầu người dân bổ sung, hoàn chỉnh thông tin sau đó xác nhận và gửi lại Cơ sở tiêm chủng để quản lý. Không thực hiện xác minh thông tin đối với trường hợp không phải là công dân Việt nam.

Trong trường hợp người trong danh sách chưa có thông tin hoặc có thông tin không chính xác với dữ liệu dân cư, cơ quan Công an cấp xã có trách nhiệm xác minh bổ sung và gửi lại danh sách cho Trạm Y tế cấp xã.

Thời gian gửi lại danh sách đã được xác minh không quá 02 ngày kể từ ngày Trạm y tế lập danh sách.

Bước 3: Cơ sở tiêm chủng trên cơ sở dữ liệu được xác minh của Công an lập kế hoạch, tổ chức tiêm chủng cho các đối tượng theo đúng hướng dẫn của Bộ Y tế.

Người đến tiêm phải mang Căn cước công dân hoặc thông báo mã định danh cá nhân có mã QR do Công an cấp và giấy xác nhận tiêm chủng vắc xin COVID-19 trước đó (nếu có).

Cơ sở tiêm chủng kiểm tra, đối chiếu các thông tin và tiêm chủng, nhập dữ liệu tiêm chủng và hệ thống Nền tảng tiêm chủng vắc xin COVD-19.

Bước 4: Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu cho đối tượng đã tiêm chủng, Người đứng đầu Cơ sở tiêm chủng ký chứng thư số đối với dữ liệu kết quả tiêm trên Nền tảng quản lý tiêm chủng COVID-19. Trong thời gian chưa có chứng thư số, Người đứng đầu Cơ sở tiêm chủng chủ trì lập biên bản giữa các bên liên quan xác nhận tính chính xác của dữ liệu kết quả tiêm.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF HEALTH -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 8938/BYT-DP Re. providing instructions about procedures for verification of Covid-19 vaccination information and Covid-19 vaccination	Hanoi, October 21, 2021

To:

- Ministry of Public Security;
- Ministry of Information and Communications;
- People’s Committees of provinces and centrally-affiliated cities;
- MOH-controlled units;
- Health agencies of Ministries and regulatory authorities.
(hereinafter collectively referred to as authorities)

With a view to carrying out the Prime Minister’s instructions, the Ministry of Health is running the COVID-19 vaccination program. Up to now, 62 million doses of vaccine have been administered to 63% of people over 18 years of age, many of whom receive missing, omitted or inaccurate vaccination information after being vaccinated. This situation leads to difficulties in giving vaccinated citizens confirmation of their vaccination status.

On October 16, 2021, the Ministry of Health, the Ministry of Public Security and the Ministry of Information and Communications convened to reach their agreement on sharing and verification of COVID-19 vaccination information on the national population database.

With the aim of ensuring uniform implementation and completeness of vaccination information, the Ministry of Health requests authorities to instruct their relevant units to perform tasks or activities involved in the Procedures for verification of Covid-19 vaccination information and Covid-19 vaccination that are issued as an annex to this Official Dispatch, as follows:  

1. The Ministry of Health would like the Ministry of Public Security to instruct its directly controlled units and local police to cooperate with local authorities and health authorities in carrying out activities according to the procedures; making reports on results of verification of citizen information on a daily basis; and consolidating them into a comprehensive report for submission to the Ministry of Health.

2. The Ministry of Health would like the Ministry of Information and Communications to instruct the Departments of Information and Communications and relevant units to cooperate and carry out activities according to the procedures, and communicate provision of accurate personal information to the public on mass media when they receive COVID-19 vaccines; take charge of developing fully-equipped software to meet requirements of tasks or activities involved in the procedures; take charge of assisting in issuing public digital certificates to relevant units to digitally sign vaccination data on the COVID-19 Immunization Management Platform.

3. The Ministry of Health requests People’s Committees of provinces and centrally-affiliated cities to instruct the Departments of Health, Police of provinces and cities and local authorities to collect, update and verify COVID-19 vaccination information according to the procedures and report on vaccination results as legally required. 

...

...

...

The Ministry of Health is looking forward to your cooperation.

Respectfully,

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Tran Van Thuan

PROCEDURES

PROCEDURES FOR VERIFICATION OF COVID-19 VACCINATION INFORMATION AND COVID-19 VACCINATION
(Annexed to the Official Dispatch No. 8938/BYT-DP dated October 21, 2021 of the Ministry of Health)

I. At local jurisdictions

...

...

...

Presidents of People's Committees of communes, wards and townships (also known as communal-level People’s Committees) instruct commune-level health stations to cooperate with commune-level police forces (in combination with the primary survey of people of legal age to obtain ID cards), residential quarters, community-based COVID protection teams, etc. in making lists (by receiving registration information for vaccination directly or via data available on the Covid-19 vaccination management platform that are provided by people themselves or their host institutions) of those wishing to get the first dose of vaccine, expecting the second dose of vaccine, and sending them to commune-level police stations to check and verify registration information.

Step 2: Commune-level police check registration information against information available in the population database to request any revised or further information, then confirm such information and send it back to commune and ward-level health stations for their administrative purposes. Verification of information about non-Vietnamese citizens is not required.

If information about any person on the list is missing or incorrect in comparison with information available in the population database, the commune-level Police must check whether any additional information is needed and re-send the revised lists to commune-level health stations.

Time limit for resending the revised list shall not be longer than 02 days from the day on which the health station makes the list.

Step 3: Based on data confirmed by the Police, commune-level health stations draw up and execute the plans to vaccinate people under the guidance of the Ministry of Health (prioritizing formulation of the general plan, and performing the combined tasks of issuance of ID cards and Covid-19 vaccination) for people’s convenience).

Persons who come to receive vaccines must bring their ID cards or provide their personal identification numbers with QR codes issued by the Police and certificates of the preceding dose of COVID-19 vaccine (if any).

Vaccination sites check information and provide any update or supplement to existing information, administer vaccines to people with correct information, enter information about new injections on the COVID-19 Immunization Management Platform.

Step 4: After data about vaccinated persons are completely input, Presidents of the commune-level People's Committees sign digital certificates for data on vaccination results on the COVID-19 Immunization Management Platform. While awaiting digital certificates, Presidents of commune-level People's Committees take charge of obtaining written confirmation of accuracy of data on vaccination results from involved entities.

II. At COVID-19 vaccination units hosting COVID-19 vaccination sessions

...

...

...

Step 2: Presidents of commune-level People’s Committees instruct commune-level Police to check registration information against information available in the population database to request any revision or supplementation, confirm completely updated information and then send it to vaccination units for their administrative purposes. Verification of information about non-Vietnamese citizens is not required.

If information about any person on the list is missing or incorrect in comparison with information available in the population database, commune-level Police must check whether additional information is needed and re-send the revised lists to the commune-level health stations.

Time limit for resending the revised list shall not be longer than 02 days from the day on which the health station makes the list.

Step 3: Based on data confirmed by the Police, vaccination units draw up and execute the vaccination plans under the guidance of the Ministry of Health.

Persons who come to receive vaccines must bring their ID cards or provide their personal identification numbers with QR codes issued by the Police and certificates of the preceding dose of COVID-19 vaccine (if any).

Vaccination units check information, administer vaccines to people with correct information and input vaccination data on the COVD-19 Immunization Management Platform.

Step 4: After the input of data about vaccinated persons is complete, heads of vaccination units sign digital certificates for data on vaccination results on the COVID-19 Immunization Management Platform. While awaiting digital certificates, heads of vaccination units take charge of obtaining written confirmation of accuracy of data on vaccination results from involved entities.