|
BỘ GIAO THÔNG VẬN
TẢI
CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 908/QĐ-CHK
|
Hà Nội, ngày 22
tháng 04 năm 2024
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
THƯ VIỆN QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG LĨNH VỰC GIÁM SÁT AN TOÀN KHAI THÁC CẢNG HÀNG
KHÔNG, SÂN BAY (TU CHỈNH LẦN 3)
CỤC
TRƯỞNG CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
Căn cứ Luật Hàng không dân dụng Việt Nam số 66/2006/QH11
ngày 29/6/2006 và Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Hàng không dân dụng Việt Nam số 61/2014/QH13 ngày 21/11/2014;
Căn cứ Nghị định số 66/2015/NĐ-CP ngày 12/8/2015 của Chính phủ quy
định về Nhà chức trách hàng không;
Căn cứ Nghị định số 05/2021/NĐ-CP ngày 25/01/2021 của Chính phủ về
quản lý, khai thác cảng hàng không, sân bay;
Căn cứ Thông tư số 29/2021/TT-BGTVT ngày 30/11/2021 của Bộ Giao
thông vận tải quy định chi tiết về quản lý, khai thác cảng hàng không, sân bay;
Căn cứ Quyết định số 651/QĐ-BGTVT ngày 29/5/2023 của Bộ trưởng Bộ Giao
thông vận tải quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Hàng không Việt Nam và Quyết định số 371/QĐ-BGTVT
02/4/ 2024 của Bộ trưởng Bộ GTVT sửa đổi, bổ sung Quyết định số 651/QĐ-BGTVT ngày 29/5/2023;
Xét đề nghị của Trưởng
phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động thư viện quản lý tài
liệu trong lĩnh vực giám sát an toàn khai thác cảng hàng không, sân bay.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 287/QĐ-CHK
ngày 31/01/2024 của Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam.
Điều 3. Các
ông/bà Trưởng phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay, Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quá trình thực hiện,
nếu có vướng mắc, yêu cầu báo cáo Cục HKVN để được hướng dẫn, cập nhật và bổ
sung tài liệu nếu cần thiết./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Cục trưởng (để b/c);
- Các PCT;
- TTHK;
- Lưu: VT, QLC (DHP 10bn).
|
KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG
Phạm Văn Hảo
|
QUY
CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN QUẢN LÝ TÀI
LIỆU TRONG LĨNH VỰC GIÁM SÁT AN TOÀN KHAI THÁC CẢNG HÀNG KHÔNG, SÂN BAY
(GM 11)
Ban
hành kèm theo Quyết định số 908/QĐ-CHK ngày 22/04/2024 của Cục trưởng Cục
Hàng không Việt Nam
TRANG
GHI NHẬN CÁC TU CHỈNH
|
Ngày
cập nhật
|
Tên
các hạng mục và trang thay đổi
|
Ngày
thay
đổi
|
Ghi
chú
|
|
28/12/2018
|
Ban hành quy chế tổ
chức và hoạt động thư viện quản lý tài liệu trong lĩnh vực giám sát an toàn
khai thác cảng hàng không, sân bay
|
28/12/2018
|
Theo Quyết định số 2560/QĐ-CHK
ngày 28/12/2018
|
|
31/1/2024
|
Cập nhật các nội
dung tổ chức và hoạt động thư viện liên quan đến thư viện giấy và thư viện
điện tử
|
31/1/2024
|
Theo Quyết định số 287/QĐ-CHK
ngày 31/01/2024
|
|
22/4/2024
|
Cập nhật các nội
dung về lưu trữ trang thiết bị và nguồn tham khảo để cập nhật tài liệu.
|
22/4/2024
|
Theo Quyết định số 908/QĐ-CHK
ngày 22/04/2024
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chương
I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy
định cách tổ chức, hoạt động của thư viện trong quản lý, cập nhật, bổ sung, lưu
trữ tài liệu trong lĩnh vực giám sát an toàn khai thác cảng hàng không, sân bay
(Lĩnh vực AGA).
2. Quy chế này không
áp dụng đối với việc quản lý, lưu trữ tài liệu có tính chất MẬT theo quy định
của pháp luật.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này được áp
dụng đối với các giám sát viên an toàn khai thác cảng hàng không sân bay, cán
bộ, công chức thuộc Phòng Quản lý cảng hàng không sân bay;
Điều
3. Chức năng, nhiệm vụ
1. Thư viện có chức
năng phục vụ hoạt động giám sát an toàn khai thác cảng hàng không, sân bay
thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (tài liệu
giấy, tài liệu điện tử).
2. Thư viện có nhiệm
vụ:
- Quản lý hệ thống
thông tin, tài liệu: Thực hiện đánh số, ký mã hiệu tài liệu, số hóa giấy tờ,
tài liệu; xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hệ thống tra cứu, bảo đảm việc tìm
kiếm, sử dụng nguồn tài liệu hiệu quả, kiểm soát nhân bản tài liệu, kiểm soát
đối tượng được phổ biến tài liệu, phục hồi những tài liệu bị rách, hỏng trong
quá trình sử dụng hoặc các nguyên nhân khác.
- Cập nhật, bổ sung
tài liệu khi có sự thay đổi về tài liệu.
- Phân loại, bảo
quản, kiểm kê, lưu trữ tài liệu: Phân loại tài liệu hạn chế sử dụng; Tài liệu
lạc hậu, hết hiệu lực, hư nát; Loại hình tài liệu (bản giấy hoặc bản điện tử;
bản gốc hoặc bản sao…); Tiến hành bảo quản, kiểm kê, thực hiện thời hạn lưu trữ
tài liệu theo đúng quy định.
- Lưu trữ và phân bổ
dụng cụ, trang thiết bị an toàn cần thiết cho giám sát viên/nhân viên kỹ thuật
thực hiện nhiệm vụ kiểm tra/giám sát tại các cảng hàng không.
- Thực hiện báo cáo
tình hình lưu trữ, sử dụng khi có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền
Chương
II
NỘI
DUNG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN
Điều 4. Quy định về
lưu trữ tài liệu trong thư viện
1. Lưu trữ tài liệu
Tài liệu lưu trữ bao
gồm:
- Các tài liệu do
ICAO ban hành liên quan đến thiết kế, khai thác, bảo trì cơ sở hạ tầng sân bay.
- Các tiêu chuẩn Việt
Nam, quy định, sổ tay hướng dẫn của Cục HKVN liên quan đến an toàn khai thác
cảng hàng không, sân bay.
- Các hồ sơ cấp giấy
chứng nhận khai thác cảng hàng không sân bay cho từng cảng hàng không (bao gồm
đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận khai thác cảng hàng không sân bay và toàn bộ hồ
sơ chứng minh, hồ sơ kiểm tra, đánh giá kèm theo).
- Tài liệu quản lý an
toàn lĩnh vực khai thác cảng hàng không, sân bay và hồ sơ các sự vụ an toàn
thuộc lĩnh vực cảng hàng không sân bay.
- Các tài liệu tham
khảo do các cơ quan, tổ chức quốc tế và các quốc gia khác ban hành liên quan
đến an toàn khai thác sân bay (không bắt buộc và trong khả năng có thể thu thập
được).
- Các tài liệu khác
theo nhu cầu lưu trữ của Phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay liên quan đến
nhiệm vụ được giao.
2. Lưu trữ dụng cụ,
trang thiết bị phục vụ công tác kiểm tra giám sát
2.1. Các dụng cụ,
trang thiết bị phục vụ công tác kiểm tra, giám sát của các giám sát viên an
toàn khai thác cảng hàng không, sân bay được lưu trữ tại thư viện.
2.2. Danh mục các
dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công tác kiểm tra giám sát được Cục HKVN trang
bị và giao Phòng Quản lý cảng HÀNG KHÔNG SÂN BAY quản lý trên thư viện được
thống kê theo Phụ lục kèm theo. Trường hợp có sự thay đổi về danh mục thiết bị,
Phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay có trách nhiệm cập nhật bảng danh mục
kèm theo:
2. Quy định về lưu
trữ
- Tài liệu được lưu
dưới dạng bản giấy hoặc bản file điện tử.
- Đối với tài liệu
giấy: Được số hoá và lưu trữ trực tiếp trong thư viện
- Đối với tài liệu
được ban hành dưới dạng file điện tử: thực hiện việc lưu trữ hồ sơ theo thư
viện điện tử.
Điều 5. Số hoá giấy
tờ, tài liệu
1. Số hóa hồ sơ là quá
trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ
sang dữ liệu điện tử.
2. Quy định về số hoá
tài liệu
2.1. Tài liệu của
ICAO và Việt Nam (Legislation):
- Tất cả các tài liệu
do ICAO ban hành liên quan đến thiết kế, vận hành, bảo trình trang thiết bị,
phương tiện tại cảng hàng không sân bay;-
- Tất cả các văn bản
quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn kỹ thuật của Việt Nam liên quan đến lĩnh vực AGA
- Tất cả các quy định
và hướng dẫn của Cục HKVN liên quan lĩnh vực AGA.
- Các tài liệu tham
khảo khác
2.2. Hồ sơ cấp phép
(Certification): Các hồ sơ thủ tục hành chính do Phòng QLC tham mưu lãnh
đạo Cục HKVN phê duyệt
- Hồ sơ cấp Giấy chứng
nhận đăng ký lần đầu và các lần cấp lại tiếp theo; hồ sơ sửa đổi hoặc thu hồi
giấy chứng nhận đăng ký;
- Hồ sơ cấp Giấy
chứng nhận khai thác cảng hàng không, sân bay; hồ sơ sửa đổi hoặc huỷ bỏ giấy
chứng nhận khai thác cảng hàng không, sân bay;
- Tài liệu khai thác
sân bay;
- Tài liệu khai thác
công trình;
- Bản vẽ tổng mặt
bằng trong phạm vi ranh giới dự án được giao đầu tư;
- Các hồ sơ, tài liệu
khác (nếu cần thiết).
2.3. Kiểm tra giám
sát CHKSB (Surveillance):
- Hồ sơ giám sát viên
an toàn khai thác CHKSB
- Hồ sơ, tài liệu về
các đợt kiểm tra, đánh giá định kỳ về công tác quản lý an toàn liên quan lĩnh
vực AGA;
2.4. Quy hoạch
(Planning): Lưu
trữ các hồ sơ quy hoạch mạng cảng hàng không, quy hoạch cảng hàng không
2.5. Các tài liệu
khác: Lưu
trữ các tài liệu khác liên quan đến lĩnh vực AGA (Tài liệu học thuật, tạp
chí,…)
Điều 6. Người có
trách nhiệm thực hiện số hóa
1. Trưởng phòng Quản
lý cảng hàng không, sân bay có trách nhiệm phân công cán bộ quản lý thư viện có
trách nhiệm thực hiện tiếp nhận hồ sơ và thực hiện việc số hoá để lưu trữ hồ
sơ.
2. Giám sát viên thực
hiện công tác giám sát an toàn lĩnh vực AGA như kiểm tra, đánh giá an toàn, cấp
phép... có trách nhiệm cung cấp các hồ sơ cho cán bộ quản lý thư viện và phối
hợp với cán bộ quản lý thư viện để thực hiện việc số hoá hồ sơ.
Điều 7. Các yêu cầu
đối với việc số hóa giấy tờ, tài liệu
Quá trình số hóa phải
bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số
hóa.
Điều 8. Quy trình số
hóa
Quy trình số hóa được
thực hiện qua các bước:
1. Sao chụp giấy tờ,
chuyển sang bản điện tử.
2. Bóc tách dữ liệu.
3. Cấp mã kết quả số
hóa.
4. Lưu kết quả số
hóa.
Điều 9. Scan giấy tờ,
tài liệu chuyển sang bản điện tử
1. Khi có nhu cầu lưu
trữ trên thư viện điện tử để đảm bảo sự đồng bộ của hồ sơ, giám sát viên an
toàn hoặc người quản lý thư viện có trách nhiệm scan từng loại giấy tờ chuyển
thành bản điện tử. Trường hợp các hồ sơ là thủ tục hành chính, đã có trên hệ
thống dịch vụ công, một cửa điện tử thì sử dụng các hồ sơ đã có sẵn, không tiến
hành sao chụp lại.
2. Việc scan giấy tờ
bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Xác thực số lượng
các tài liệu trong hồ sơ gốc;
b) Sao chụp toàn bộ
tài liệu theo hồ sơ gốc; các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với
bản gốc;
c) Sắp xếp theo đúng
thứ tự;
d) Bảo đảm tính toàn
vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;
Điều
10. Bóc tách dữ liệu của giấy tờ
1. Người quản lý thư
viện có trách nhiệm nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy.
2. Dữ liệu được bóc
tách để nhập bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:
a) A-Mã phân loại;
b) BB-Mã tương ứng số
thứ tự của thủ tục hành chính được thống kê (đối với tài liệu cấp phép - Mã
TTHC);
c) CCCC-Mã danh mục;
d) DDDD-Mã tài liệu;
e) EEEE-Mã năm.
2. Trường hợp phát
hiện sai lệch thông tin trong quá trình số hóa thì thực hiện điều chỉnh, sửa
đổi thông tin cho phù hợp.
Điều
11. Cấp mã số hóa hồ sơ
1. Kết quả số hóa của
giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: <mã phân loại>.<Mã TTHC
(đối với tài liệu cấp phép>.<Mã danh mục>.<Mã tài liệu>.<Mã
năm>
2. Phương pháp định
dạng tài liệu
Định dạng mã
|
STT
|
Loại
mã
|
Định
dạng
|
Số
lượng ký tự
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Mã phân loại
|
Text
|
01
|
|
|
2
|
Mã TTHC
|
Số
|
02
|
Chỉ áp dụng khi mã
phân loại là “C”
|
|
3
|
Mã Danh mục
|
Text và số
|
Tùy chọn
|
|
|
4
|
Mã Tài liệu
|
Text và số
|
Tùy chọn
|
|
|
5
|
Mã năm
|
Số
|
04
|
|
Trong đó:
- Mã phân loại: Là mã để định danh
các tài liệu được phân loại ở Điểm a, Khoản 2, Điều 10. Bảng
mã phân loại được thể hiện như sau:
|
TT
|
Mã
phân loại
|
Tài
liệu
|
|
1
|
L
|
Quy định của ICAO
và Việt Nam (Legislation)
|
|
2
|
C
|
Hồ sơ cấp phép
(Certification)
|
|
3
|
S
|
Kiểm tra giám sát
CHKSB (Surveillance)
|
|
4
|
P
|
Quy hoạch
(Planning)
|
|
5
|
O
|
Tài liệu khác
(Other)
|
- Mã TTHC: Là mã định danh các
TTHC, tương ứng với các TTHC được quy định. Mã TTHC chỉ áp dụng trong trường
hợp Mã phân loại là Hồ sơ cấp phép. Bảng mã TTHC (chỉ áp dụng khi Mã phân loại
là “C”)
|
Mã
|
Tên
TTHC
|
|
01
|
Cấp Giấy chứng nhận
đăng ký CHKSB
|
|
02
|
Cấp Giấy chứng nhận
đăng ký tạm thời CHKSB
|
|
03
|
Sửa đổi nội dung
giấy chứng nhận đăng ký CHKSB
|
|
04
|
Cấp lại Giấy chứng
nhận đăng ký CHKSB
|
|
05
|
Cấp Giấy chứng nhận
khai thác CHKSB
|
|
06
|
Cấp lại Giấy chứng
nhận khai thác CHKSB
|
|
07
|
Sửa đổi giấy chứng
nhận khai thác CHKSB
|
|
08
|
Phê duyệt sửa đổi,
bổ sung tài liệu khai thác sân bay
|
|
09
|
Chấp thuận phương
án đảm bảo an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường đối với hoạt động xây dựng,
cải tạo, nâng cấp, bảo trì, sửa chữa công trình, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa
thiết bị trong khu vực cảng hàng không, sân bay
|
|
10
|
Chấp thuận đưa công
trình, một phần công trình thuộc kết cấu hạ tầng CHKSB vào khai thác
|
|
11
|
Đóng tạm thời một phần
kết cấu hạ tầng CHKSB
|
|
12
|
Đóng tạm thời CHKSB
trong trường hợp cải tạo, mở rộng, sửa chữa kết cấu hạ tầng
|
|
13
|
Phê duyệt sửa đổi,
bổ sung tài liệu khai thác công trình
|
|
14
|
Phê duyệt bản vẽ
tổng mặt bằng trong phạm vi ranh giới dự án được giao đầu tư
|
Mã danh mục: Là mã của đối tượng
liên quan đến tài liệu. Mã danh mục nhằm xác định đối tượng tài liệu
+ Khi Mã phân loại là
L (Legislation): Mã danh mục nhằm xác định tên gọi của quy định (ANEX, DOC, NĐ
(nghị định), TT (Thông tư), LAW (luật), CAAV (các hướng dẫn do Cục HKVN ban
hành), TCCS, TCVN, QCVN,…)
+ Khi Mã phân loại là
các loại tài liệu khác: Mã danh mục nhằm xác định cơ quan, đơn vị liên quan đến
tài liệu (ACV, VATM, HAN, SGN, DAD, PQC, …)
Ví dụ:
L - ANEX - DDDD -
EEEE:
Tài liệu pháp chế - Phụ ước của ICAO - số DDDD - Năm EEEE
S - DAD - DDDD - EEEE: Hồ sơ kiểm tra giám
sát - CHKQT Đà Nẵng - lĩnh vực DDDD - năm EEEE
- Mã tài liệu: Là số hiệu tài liệu
hoặc lĩnh vực của tài liệu
+ Mã tài liệu có thể
được định dạng số hoặc text.
+ Mã tài liệu được
định dạng số tương ứng với số văn bản, số TTHC,…
+ Mã tài liệu được
định dạng text tương ứng với lĩnh vực của tài liệu (PCCC, BCĐK, BCCK,…)
Ví dụ:
L - CAAV - 1006 -
EEEE:
Tài liệu pháp chế - QĐ của Cục HKVN - Số 1006 - năm EEEE
S - DAD - PCCC - EEEE: Hồ sơ kiểm tra giám
sát - CHKQT Đà Nẵng -
lĩnh vực PCCC - năm EEEE
P - HPH - BCCK - EEEE: Hồ sơ quy hoạch -
CHKQT Cát Bi - Báo cáo cuối kỳ - năm EEEE
- Mã năm: Là năm ban hành tài
liệu
Ví dụ:
L - CAAV - 1006 -
2023:
Tài liệu pháp chế - QĐ của Cục HKVN - Số 1006 - năm 2023.
C - 08 - DAD - 1234 -
2019:
Phê duyệt - Tài liệu KTSB - CHKQT Đà Nẵng - văn bản số 1234 - năm
2019.
S - VCL - PCCC - 2022
Kiểm
tra giám sát - CHK Chu Lai - Phòng cháy chữa cháy - năm 2022.
P - UIH - BCGK - 2023: Hồ sơ quy hoạch -
CHK Phù Cát - Báo cáo giữa kỳ - năm 2023.
3. Theo dõi mã hồ sơ
bằng file exel
File excel theo dõi
hồ sơ được lưu theo mẫu sau:
Điều
12. Lưu kết quả số hóa
1. Kết quả số hóa hồ
sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh được hiển thị trên máy tính và lưu
tại thư viện của Phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay.
2. Thời hạn lưu trữ
điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định
của pháp luật về lưu trữ.
Chương
III
QUẢN
LÝ THƯ VIỆN VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ, DỮ LIỆU TRONG THƯ VIỆN
Điều
13. Quy trình quản lý thư viện giấy
1. Quy trình mượn,
trả tài liệu, hồ sơ giấy và dụng cụ, trang thiết bị trên thư viện
Bước 1: Liên hệ đề
nghị mượn hồ sơ, tài liệu giấy trên thư viện
Người có nhiệm vụ
theo quy định liên quan đến giám sát an toàn lĩnh vực AGA liên hệ với người
quản lý thư viện để đề nghị mượn hồ sơ, tài liệu giấy và dụng cụ, trang thiết
bị trong thư viện
Bước 2: Tiếp nhận,
kiểm tra thông tin người mượn và loại tài liệu, dụng cụ, trang thiết bị
Cán bộ quản lý thư
viện tiếp nhận thông tin, xác nhận nhân sự và kiểm tra thông tin chính xác.
Tiếp đó, kiểm tra thông tin của các đầu sách, mã tài liệu.
Bước 3: Vào sổ theo
dõi
Cán bộ quản lý thư
viện tổng hợp và nhập thông tin vào Sổ theo dõi hoặc trên phần mềm theo dõi
trên hệ thống máy tính.
Bước 4: Người mượn
nhận, kiểm tra và sử dụng tài liệu và dụng cụ, trang thiết bị
Sau khi nhận tài liệu
từ cán bộ quản lý thư viện, người mượn kiểm tra và sử dụng tài liệu và dụng cụ,
trang thiết bị trong một khoảng thời gian cố định đã đăng ký.
Bước 5: Hoàn trả
Sau khi sử dụng xong
hoặc hết thời hạn, người mượn trả tài liệu và dụng cụ, trang thiết bị tại thư
viện. Quản lý thư viện sẽ kiểm tra tài liệu, nhận tài liệu và dụng cụ, trang
thiết bị, cập nhật vào Sổ theo dõi hoặc máy tính, nếu tài liệu và dụng cụ,
trang thiết bị có hư hỏng, không đúng với tài liệu, trang thiết bị đã mượn thì
yêu cầu kiểm tra và trả lại đúng tài liệu như đã nhận.
2. Quy trình bổ sung
hồ sơ trên thư viện
Trang 11
a. Giám sát viên an
toàn khai thác cảng hàng không sân bay, cán bộ, công chức phòng Quản lý cảng
hàng không sân bay có trách nhiệm rà soát các nội dung trong lĩnh vực phụ
trách, đảm bảo cập nhật hồ sơ, tài liệu trên thư viện đầy đủ, kịp
thời. Hồ sơ, tài liệu
có thể được rà soát theo các nguồn sau đây:
|
Số
TT
|
Tài
liệu
|
Nguồn
tham khảo
|
|
I. Quy định của
ICAO và Việt Nam (Legislation)
|
|
1
|
Annex, Doc của ICAO
|
State Letter và Electronic
Bulletin của ICAO
Website: https://portal.icao.int/
|
|
2
|
Circular, các tài
liệu hướng dẫn khác của ICAO
|
ICAO Electronic
Bulletin
Website: https://portal.icao.int/
|
|
3
|
Các tài liệu tham
khảo trong lĩnh vực an toàn khai thác cảng hàng không sân bay
|
Website chính thức
của ICAO và các website chính thức các tổ chức liên quan
|
|
4
|
Luật, Nghị định, Thông
tư của Việt Nam
|
Website của Chính
phủ, các Bộ ngành Việt Nam; tham khảo http://thuvienphapluat.vn
|
|
5
|
Các hướng dẫn của
Cục Hàng không Việt Nam
|
Website và hệ thống
Portal Office của Cục hàng không Việt Nam
|
|
II. Hồ sơ cấp phép
(Certification)
|
|
1
|
Các thủ tục hành
chính
|
Hệ thống một cửa
điện tử của Bộ Giao thông vận tải
https://motcua.mt.gov.vn/#/
|
|
III. Hồ sơ kiểm tra
giám sát CHKSB (Surveillance)
|
|
1
|
Hồ sơ giám sát viên
|
Giám sát viên tự
chuẩn bị hồ sơ của mình
|
|
2
|
Hồ sơ kiểm tra giám
sát tại các cảng hàng không
|
Thư ký đoàn kiểm
tra có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ
|
|
IV. Quy hoạch
(Planning)
|
|
1
|
Hồ sơ quy hoạch các
cảng hàng không
|
Website và hệ thống
Portal Office của Cục hàng không Việt Nam
|
|
V. Tài liệu khác
(Other)
|
|
1
|
Các tài liệu tham
khảo khác
|
Các nguồn dữ liệu online,
tài liệu từ các khóa học, hội thảo,…
|
b. Giám sát viên an
toàn khai thác cảng hàng không sân bay, cán bộ, công chức thuộc Phòng Quản lý
cảng hàng không sân bay có quyền yêu cầu bổ sung hồ sơ trên thư viện theo điểm
a, khoản 2, Điều 13. Các bước bổ sung hồ sơ trên thư viện như sau:
Bước 1: Người đề xuất
gửi đề xuất cho Quản lý thư viện
Bước 2: Quản lý thư
viện tiếp nhận đề xuất và tiến hành rà soát tính phù hợp của tài liệu, cụ thể
như sau:
- Xác định tài liệu
có thuộc lĩnh vực giám sát an toàn khai thác cảng hàng không sân bay hay không
- Xác định tài liệu
đã được lưu trong thư viện hay chưa
Bước 3: Căn cứ vào
kết quả ở Bước 2, Quản lý thư viện xác nhận đồng ý/không đồng ý bổ sung hồ sơ vào
thư viện. Trường hợp Quản lý thư viện đồng ý bổ sung hồ sơ thì thực hiện các
bước tiếp theo
Bước 4: Quản lý thư
viện nhận hồ sơ từ người đề xuất và tiến hành phân loại hồ sơ
Bước 5: Lưu hồ sơ vào
thư viện
Bước 6: Cập nhật Sổ
theo dõi
3. Quy trình hủy hồ
sơ tài liệu trên thư viện
Bước 1: Cán bộ, công
chức thuộc Phòng Quản lý cảng hàng không sân bay có trách nhiệm theo dõi các hồ
sơ, tài liệu đã hết hiệu lực và thông báo với Quản lý thư viện.
Bước 2: Quản lý thư
viện có trách nhiệm kiểm tra hiệu lực của tài liệu và các hồ sơ có liên quan
chứng minh tài liệu hết hiệu lực (nếu có).
Bước 3: Quản lý thư
viện xác nhận hủy tài liệu, hồ sơ đã hết hiệu lực và
đóng dấu “canceled”
và cập nhật vào Sổ theo dõi.
Điều
14. Quy trình quản lý thư viện điện tử
1. Các cán bộ, công
chức thuộc phòng Quản lý cảng hàng không sân bay - Cục HKVN sẽ được cấp quyền
truy cập thư viện điện tử để download tài liệu hoặc đề xuất cập nhật tài liệu
vào thư viện.
Sơ đồ thể hiện như
sau:
- Nền tảng thư viện
điện tử: Cục HKVN cấp tài khoản chung và giao Phòng Quản lý cảng hàng không sân
bay quản lý tài khoản được cấp (Dropbox hoặc hệ thống khác khi có quy định của
Cục HKVN)
- Cơ quan quản lý thư
viện điện tử được giao: Phòng Quản lý cảng hàng không sân bay
+ Lãnh đạo Phòng Quản
lý cảng hàng không sân bay phân công 01 công chức phụ trách quản lý thư viện
điện tử (admin).
+ Admin thư viện điện
tử có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tài liệu theo bố cục hợp lý đảm bảo các User có
thể dễ dàng truy cập, đồng thời chia sẻ quyền xem và download tài liệu đến các
công chức khác của Phòng Quản lý cảng hàng không sân bay.
- Các User có quyền
xem và download tài liệu, đồng thời có quyền yêu cầu Admin cập nhật tài liệu
vào thư viện điện tử.
2. Quy trình cập nhật
tài liệu:
a) Đối với các tài
liệu cần cập nhật lên website của Cục HKVN
- Sau khi các tài
liệu được ban hành theo quy định, cán bộ quản lý thư viện có trách nhiệm tổng
hợp hồ sơ, tài liệu và báo cáo Lãnh đạo phòng để gửi Văn phòng Cục HKVN để cập
nhật lên website của Cục HKVN (quy trình cập nhật lên website đã được ban hành
theo Quyết định số 2581/QĐ-CHK ngày 26/11/2015).
b) Đối với các tài
liệu cần cập nhật lên thư viện điện tử của Phòng quản lý cảng hàng không sân
bay
Giám sát viên an toàn
khai thác cảng hàng không sân bay, cán bộ, công chức phòng Quản lý cảng hàng
không sân bay có trách nhiệm rà soát các nội dung trong lĩnh vực phụ trách, đảm
bảo cập nhật hồ sơ, tài liệu trên thư viện đầy đủ, kịp thời. Nguồn hồ sơ, tài
liệu để cập nhật thư viện điện tử tương tự với thư viện giấy, được hướng dẫn
tại Điểm a, Khoản 2, Điều 13.
Bước 1: Admin có trách nhiệm
chủ động rà soát nội dung được cập nhật từ các nguồn theo Điểm
a, Khoản 2, Điều 13 hoặc cán bộ, công chức xử lý hồ sơ, thủ tục liên quan
đến các tài liệu theo Điểm a, Khoản 2, Điều 13 gửi nội dung
cần cập nhật lên thư viện điện tử cho Admin.
Bước 2: Admin thư viện điện
tử đánh giá sự phù hợp về phạm vi, nội dung yêu cầu cập nhật tài liệu và quyết
định cập nhật/ từ chối cập nhật. Trường hợp tài liệu phù hợp, Admin thư viện
thực hiện quy trình cập nhật tài liệu tại bước tiếp theo.
Bước 3: Admin thư viện điện
tử tiến hành phân loại tài liệu.
Bước 4: Admin thư viện điện
tử cập nhật tài liệu vào hệ thống.
Bước 5: Admin thư viện chia
sẻ quyền xem và download tài liệu đến các User có liên quan.
3. Quy trình hủy tài
liệu trên thư viện điện tử
Cán bộ, công chức
thuộc Phòng Quản lý cảng hàng không sân bay có trách nhiệm theo dõi các hồ sơ,
tài liệu đã hết hiệu lực theo khu vực, lĩnh vực quản lý và thông báo với Admin
thư viện điện tử.
Admin thư viện điện
có trách nhiệm hủy tài liệu, hồ sơ đã hết hiệu lực nếu cần thiết.
Điều
15. Quy trình quản lý dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công tác kiểm tra giám
sát
1. Việc mượn, trả
dụng cụ, trang thiết bị phục vụ công tác kiểm tra giám sát được thực hiện theo khoản 1 Điều 13 của tài liệu này.
2. Trường hợp dụng
cụ, trang thiết bị phục vụ công tác kiểm tra, giám sát bị hư hỏng, cán bộ quản
lý thư viện có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Phòng Quản lý cảng hàng
không, sân bay để đề nghị Văn phòng tiến hành sửa chữa hoặc thay thế dụng cụ,
thiết bị mới hoặc bổ sung các dụng cụ, thiết bị khác nếu cần thiết.
Phụ lục
Thống kê danh mục các thiết bị phục vụ công
tác giám sát an toàn khai thác cảng hàng không, sân bay
|
TT
|
Tên
Thiết bị
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Máy chụp ảnh
|
01
máy
|
|
2
|
Bánh xe lăn đo khoảng
cách
|
08
bộ
|
|
3
|
Áo phản quang
|
25
|
|
4
|
Thước dây
|
07
|
|
5
|
Thước đo chiều sâu/độ
cao
|
05
|
|
6
|
Máy đo khoảng cách
|
03
máy
|
|
7
|
Máy tính
|
01
máy
|