Nghị định 31/2026/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ mới nhất

• Số hiệu: 31/2026/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Phạm Thị Thanh Trà
• Ngày ban hành: 21/01/2026

CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 31/2026/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 21 tháng 01 năm 2026

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15;

Căn cứ Luật Xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 54/2014/QH13, Luật số 18/2017/QH14, Luật số 67/2020/QH14, Luật số 09/2022/QH15, Luật số 11/2022/QH15 và Luật số 88/2025/QH15;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Nghị định này quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm: hành vi vi phạm hành chính về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và về hoạt động dịch vụ lưu trữ; hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc và hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện; hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với từng hành vi vi phạm hành chính; đối tượng bị xử phạt; thẩm quyền xử phạt, mức phạt tiền cụ thể của các chức danh và thẩm quyền lập biên bản đối với hành vi vi phạm hành chính; việc thi hành các hình thức xử phạt vi phạm hành chính và biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ.

2. Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến tài liệu bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng, chống bạo lực gia đình.

3. Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực lưu trữ không được quy định tại Nghị định này thì áp dụng quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước có liên quan để xử phạt.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2. Tổ chức là đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định này bao gồm:

a) Cơ quan nhà nước có hành vi vi phạm hành chính mà hành vi đó không thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ;

b) Đơn vị sự nghiệp công lập;

c) Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

d) Đơn vị vũ trang nhân dân;

đ) Tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã;

e) Các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật.

3. Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ.

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc xử phạt vi phạm hành chính quy định tại Nghị định này.

Điều 3. Hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, thi hành các hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả

1. Các hình thức xử phạt chính trong lĩnh vực lưu trữ bao gồm:

a) Cảnh cáo;

b) Phạt tiền.

2. Hình thức xử phạt bổ sung trong lĩnh vực lưu trữ là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng.

3. Các biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ bao gồm:

a) Biện pháp khắc phục hậu quả được quy định tại điểm e và điểm i khoản 1 Điều 28 Luật Xử lý vi phạm hành chính;

b) Các biện pháp khắc phục hậu quả khác được quy định cụ thể tại các Điều 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 và 13 Nghị định này.

4. Nguyên tắc xử phạt, thi hành các hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Điều 3, Điều 25, khoản 2 Điều 28, Điều 34, Điều 37 và Điều 85 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Tổ chức, cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính đối với nhiều tài liệu lưu trữ bị phát hiện nhưng chưa bị xử lý và chưa hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính thì xử phạt vi phạm hành chính một lần về hành vi vi phạm, đồng thời áp dụng tình tiết tăng nặng vi phạm hành chính nhiều lần đối với hành vi vi phạm hành chính đó, trừ hành vi quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định này.

5. Việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên môi trường điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 28a, Điều 28b Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2025/NĐ-CP ngày 18 tháng 3 năm 2025 và Nghị định số 190/2025/NĐ-CP ngày 08 tháng 7 năm 2025.

Điều 4. Mức phạt tiền; thẩm quyền xử phạt đối với cá nhân, tổ chức

1. Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 30.000.000 đồng, đối với tổ chức là 60.000.000 đồng.

2. Mức phạt tiền quy định tại các Điều 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 và 15 Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với một hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, trừ trường hợp quy định tại các khoản 3, 5 Điều 7, khoản 2 Điều 9, các khoản 1, 2, 3, 6, 7 Điều 12, khoản 1 Điều 13 và các khoản 1, 2, 3 Điều 15 Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với một hành vi vi phạm hành chính của tổ chức. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm với cá nhân thì mức phạt tiền đối với tổ chức gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

3. Mức phạt tiền đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ thực hiện như mức phạt tiền đối với cá nhân.

4. Mức phạt tiền cụ thể đối với hành vi vi phạm hành chính, mức phạt tiền trong trường hợp có tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 3, Điều 9, Điều 10 và khoản 4 Điều 23 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

5. Thẩm quyền xử phạt của các chức danh được quy định tại Nghị định này là thẩm quyền xử phạt đối với một hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Trong trường hợp phạt tiền, thẩm quyền phạt tiền được xác định căn cứ vào mức tối đa của khung tiền phạt quy định đối với từng hành vi vi phạm cụ thể; thẩm quyền xử phạt đối với tổ chức gấp hai lần thẩm quyền xử phạt đối với cá nhân.

6. Nguyên tắc xác định và phân định thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Điều 5. Hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc, hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện và thời điểm tính thời hiệu xử phạt

1. Nguyên tắc xác định hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc, hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2025/NĐ-CP và Nghị định số 190/2025/NĐ-CP.

2. Hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện là các hành vi quy định tại Điều 9 Nghị định này.

3. Hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc là các hành vi không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày thực hiện hành vi vi phạm đó, trừ các trường hợp sau đây:

a) Đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định này, nếu không xác định được ngày thực hiện hành vi vi phạm thì thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày phát hiện hành vi vi phạm.

b) Đối với hành vi vi phạm về thời hạn liên quan đến sử dụng tài liệu lưu trữ quy định tại điểm a khoản 1, điểm a khoản 2 và điểm d, điểm đ khoản 3 Điều 11 Nghị định này, thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu hoàn trả tài liệu hoặc ngày phê duyệt, cung cấp tài liệu cho tổ chức, cá nhân.

c) Đối với hành vi vi phạm về thời hạn nộp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Nghị định này, thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày cá nhân nộp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cơ quan có thẩm quyền.

4. Người có thẩm quyền xử phạt căn cứ quy định tại Điều này, quy định tại Điều 8 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2025/NĐ-CP và Nghị định số 190/2025/NĐ-CP và các hồ sơ, tài liệu có liên quan để xác định thời điểm tính thời hiệu xử phạt.

Chương II

HÀNH VI VI PHẠM HÀNH CHÍNH, HÌNH THỨC, MỨC XỬ PHẠT VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC HẬU QUẢ TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

Điều 6. Vi phạm quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ

1. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, trừ trường hợp được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.

2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Cung cấp, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

c) Làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

d) Làm hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục được;

đ) Làm mất tài liệu lưu trữ;

e) Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

a) Buộc hoàn trả tài liệu lưu trữ cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Buộc hủy toàn bộ bản sao tài liệu lưu trữ đã sao chép trái phép đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

c) Buộc nộp lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã cung cấp, chuyển giao, mua bán, chiếm đoạt trái phép cho cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này;

d) Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc gây nhầm lẫn đã được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác và công khai xin lỗi cá nhân đối với hành vi quy định tại điểm e khoản 2 Điều này.

Điều 7. Vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không lập hồ sơ đối với công việc đã giải quyết xong;

b) Hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28, khoản 1 Điều 36 Luật Lưu trữ;

c) Không lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu khi thu hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi tái phạm đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi sử dụng hộp bảo quản không đúng tiêu chuẩn khi nộp hồ sơ, tài liệu giấy vào lưu trữ lịch sử.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

5. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

a) Buộc lập lại hồ sơ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1, khoản 2 Điều này;

b) Buộc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 4, khoản 5 Điều này.

Điều 8. Vi phạm quy định về chỉnh lý tài liệu

1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý;

b) Lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý không phản ánh đúng thực tế hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý, chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý;

c) Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ dưới 2% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ.

2. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 2% đến dưới 3% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 3% đến dưới 4% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ.

4. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 4% đến dưới 5% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ;

b) Không sắp xếp, bó gói, lập danh mục tài liệu loại và viết thuyết minh tài liệu loại theo quy định.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

a) Buộc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 1, khoản 2, khoản 3, điểm a khoản 4 Điều này;

b) Buộc sắp xếp, bó gói, lập danh mục tài liệu loại và viết thuyết minh tài liệu loại theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 4 Điều này.

Điều 9. Vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ số sau đây:

a) Không kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định;

b) Không tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, quy trình về lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo quy định.

2. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm quy định về kho lưu trữ sau đây:

a) Không bố trí kho để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;

b) Không trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ đối với kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

a) Buộc kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Buộc tổ chức bố trí kho lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

c) Buộc tổ chức trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Điều 10. Vi phạm quy định về hủy tài liệu lưu trữ

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị không đúng với thực tế tài liệu về số lượng, nội dung, lý do hủy;

b) Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp không kèm theo Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo quy định.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị;

b) Không hủy hết toàn bộ tài liệu và thông tin tài liệu theo quy định;

c) Không lập biên bản hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu lưu trữ;

b) Hủy tài liệu lưu trữ không đúng với danh mục tài liệu được người có thẩm quyền phê duyệt.

4. Phạt tiền từ 16.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Hủy tài liệu lưu trữ khi chưa hết thời hạn lưu trữ;

b) Không thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ;

c) Hủy tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước khi chưa có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc hủy hết toàn bộ tài liệu để bảo đảm tài liệu sau khi hủy không thể khôi phục được đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Điều 11. Vi phạm quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không hoàn trả tài liệu lưu trữ gốc đúng thời hạn sau khi mượn;

b) Không ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Tái phạm đối với hành vi tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Tái phạm đối với hành vi tại điểm b khoản 1 Điều này;

c) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đúng với quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

d) Sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Trích dẫn sai nội dung của tài liệu lưu trữ;

b) Không trích dẫn về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

c) Chỉ dẫn không đúng về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

d) Không phê duyệt cung cấp tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định;

đ) Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Cản trở cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ;

b) Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Xác thực sai các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu lưu trữ hoặc cung cấp sai bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực;

d) Tái phạm đối với hành vi tại điểm d khoản 2 Điều này.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

a) Buộc ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 1, điểm b khoản 2 Điều này;

b) Buộc cấp lại bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo đúng quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 2 Điều này;

c) Buộc trích dẫn đầy đủ về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 3 Điều này;

d) Buộc cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 4 Điều này;

đ) Buộc xác thực đúng các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu lưu trữ hoặc cung cấp lại bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực đúng quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 4 Điều này;

e) Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc thông tin gây nhầm lẫn đã được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 2, điểm a và điểm c khoản 3, điểm d khoản 4 Điều này.

Điều 12. Vi phạm quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ dưới 1% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ từ 1% đến dưới 1,5% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;

b) Không xây dựng quy trình xuất tài liệu và trả tài liệu lưu trữ khi thực hiện số hóa; thực hiện số hóa khi quy trình chưa được cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu phê duyệt;

c) Tổ chức số hóa ở địa điểm không đáp ứng yêu cầu theo quy định về cơ sở vật chất, bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí hoặc có nguy cơ ngập nước, ẩm mốc, thiếu an toàn, gây hư hỏng tài liệu;

d) Không lắp đặt hệ thống giám sát 24/7 tại địa điểm số hóa.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỷ lệ từ 1,5% đến dưới 2% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;

b) Sử dụng thiết bị số hóa chưa được kiểm tra an ninh, an toàn thông tin;

c) Không ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc trên tài liệu số hóa.

4. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi chụp hình, phát sóng vào địa điểm số hóa.

5. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng đối với hành vi tự ý mang tài liệu lưu trữ gốc, dữ liệu số hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa.

6. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi không thực hiện hủy toàn bộ dữ liệu trên thiết bị số hóa trước khi vận chuyển ra khỏi khu vực số hóa.

7. Phạt tiền từ 25.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không có biện pháp bảo mật, bảo vệ dữ liệu để đề phòng rủi ro mất mát, thất thoát thông tin;

b) Không sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa.

8. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

a) Buộc khắc phục các sai sót về kỹ thuật để bảo đảm tài liệu lưu trữ số hóa đúng yêu cầu theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 và điểm a khoản 3 Điều này;

b) Buộc khôi phục lại dữ liệu số hóa bị thất thoát, sai lệch hoặc thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 7 Điều này.

Điều 13. Vi phạm quy định về tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

b) Không cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định tại các Điều 3, 4, 5, 6, 7 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

a) Buộc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Buộc cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

Điều 14. Vi phạm quy định về quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Khai thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ không đúng sự thật đối với cá nhân vi phạm lần đầu;

b) Nộp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi cho cơ quan có thẩm quyền chậm dưới 30 ngày so với thời hạn quy định.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Tái phạm đối với hành vi tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Nộp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi cho cơ quan có thẩm quyền chậm từ 30 ngày trở lên so với thời hạn quy định;

c) Không xuất trình Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi cho thuê, cho mượn hoặc thuê, mượn Chứng chỉ hành nghề lưu trữ để hành nghề lưu trữ hoặc kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ không có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

b) Sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi hoặc đang trong thời gian bị tước quyền sử dụng để hành nghề lưu trữ.

5. Hình thức xử phạt bổ sung bao gồm:

Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong thời gian từ 03 tháng đến 06 tháng kể từ ngày quyết định xử phạt có hiệu lực thi hành đối với cá nhân hành nghề có hành vi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều này.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại khoản 3, điểm a và điểm b khoản 4 Điều này.

Điều 15. Vi phạm quy định về quản lý, sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi khai không đúng thực tế hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đã bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi để kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

3. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Kinh doanh dịch vụ lưu trữ không có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ;

b) Không còn đáp ứng đủ các điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 36 hoặc Điều 37 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện các hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 và điểm a, điểm b khoản 3 Điều này.

Chương III

THẨM QUYỀN LẬP BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH, THẨM QUYỀN XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

Điều 16. Thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ

1. Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại các Điều 17, 18 và 19 Nghị định này có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý của mình.

2. Công chức, viên chức, người được giao thực hiện nhiệm vụ thanh tra về lưu trữ theo quy định của pháp luật về thanh tra và pháp luật khác có liên quan có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

3. Công chức, viên chức, người được giao thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật về kiểm tra chuyên ngành và pháp luật khác có liên quan có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

Điều 17. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu trực thuộc cấp tỉnh (sau đây gọi chung là cấp xã) có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 15.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 6 Điều 7, điểm a khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 30.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 3 Điều 6, khoản 6 Điều 7, khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

Điều 18. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của Thanh tra

1. Thanh tra viên các bộ, cơ quan ngang bộ: Quốc phòng, Công an, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 3.000.000 đồng.

2. Chánh Thanh tra các bộ, cơ quan ngang bộ: Quốc phòng, Công an, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Trưởng đoàn thanh tra do Chánh Thanh tra các bộ, cơ quan ngang bộ: Quốc phòng, Công an, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thành lập có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 30.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 3 Điều 6, khoản 6 Điều 7, khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

Điều 19. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của các chức danh khác

1. Giám đốc Sở Nội vụ có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 24.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 3 Điều 6, khoản 6 Điều 7, khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

2. Thủ trưởng tổ chức thuộc Bộ Nội vụ được giao thực hiện nhiệm vụ kiểm tra trong lĩnh vực lưu trữ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 30.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 3 Điều 6, khoản 6 Điều 7, khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

3. Thẩm quyền của Công an nhân dân

Thủ trưởng tổ chức thuộc Bộ Công an được giao thực hiện nhiệm vụ kiểm tra trong lĩnh vực lưu trữ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Công an có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 30.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 3 Điều 6, khoản 6 Điều 7, khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

4. Trưởng đoàn kiểm tra do Bộ trưởng Bộ Nội vụ thành lập có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 30.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 3 Điều 6, khoản 6 Điều 7, khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

5. Trưởng đoàn kiểm tra do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thành lập có quyền sau đây:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 24.000.000 đồng;

c) Tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng;

d) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại khoản 3 Điều 6, khoản 6 Điều 7, khoản 5 Điều 8, khoản 3 Điều 9, khoản 5 Điều 10, khoản 5 Điều 11, khoản 8 Điều 12, khoản 2 Điều 13, khoản 6 Điều 14 và khoản 4 Điều 15 Nghị định này.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 08 tháng 3 năm 2026.

2. Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật được viện dẫn trong Nghị định này được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì nội dung viện dẫn thực hiện theo văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung, thay thế.

Điều 21. Điều khoản chuyển tiếp

Đối với hành vi vi phạm hành chính về chỉnh lý tài liệu quy định tại Điều 8 Nghị định này, việc xác định hành vi vi phạm căn cứ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ.

Điều 22. Trách nhiệm thi hành

1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thi hành Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, KGVX (2)

TM. CHÍNH PHỦ KT. THỦ TƯỚNG PHÓ THỦ TƯỚNG Phạm Thị Thanh Trà

Tiếng Anh (English)

GOVERNMENT OF VIETNAM --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 31/2026/ND-CP	Hanoi, January 21, 2026

DECREE

ON PENALTIES FOR ADMINISTRATIVE VIOLATIONS IN THE FIELD OF ARCHIVES

Pursuant to the Law on Government Organization No. 63/2025/QH15;

Pursuant to the Law on Penalties for Administrative Violations No. 15/2012/QH13 (amended by the Law No. 54/2014/QH13, Law No. 18/2017/QH14, Law No. 67/2020/QH14, Law No. 09/2022/QH15, Law No. 11/2022/QH15 and Law No. 88/2025/QH15);

Pursuant to the Law on Archives No. 33/2024/QH15;

At the request of the Minister of Home Affairs;

The Government promulgates the Decree on penalties for administrative violations in the field of archives.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

1. This Decree regulates penalties for administrative violations in the field of archives including administrative violations related to archival activities and archive services; completed violations and ongoing violations; penalties, fines, remedial measures for each administrative violation; subjects of penalization; powers to impose penalties, specific fines for each title and powers to record administrative violations; enforcement of administrative penalties and remedial measures in the field of archives.

2. Administrative violations related to state secret documents shall be handled in accordance with regulations on penalties for administrative violations in the fields of social security, order and safety; prevention and control of social evils; and prevention and control of domestic violence.

3. Administrative violations in the field of archives that are not prescribed in this Decree shall be subject to relevant regulations on penalties for administrative violations in the field of archives for penalties.

Article 2. Regulated entities

1. Vietnamese organizations and individuals; foreign organizations and individuals committing violations in the field of archives within the territory of Socialist Republic of Vietnam.

2. Organizations that are subject to administrative penalties as prescribed in this Article include:

a) State authorities committing administrative violations that are not related to state management of archives;

b) Public service providers;

...

...

...

d) People's armed units;

dd) Economic organizations established in accordance with the Law on Enterprises and the Law on Cooperatives;

e) Other organizations established in accordance with the laws.

3. Individuals having authority to record administrative violations, individuals having authority to impose administrative penalties and applying remedial measures in the field of archives.

4. Authorities, organizations and individuals related to the imposition of administrative penalties prescribed in this Decree.

Article 3. Penalties, remedial measures, enforcement of penalties and remedial measures

1. Penalties for administrative violations in the field of archives include:

a) Warning;

b) Fines.

...

...

...

3. Remedial measures in the field of archives include:

a) Remedial measures prescribed in points e and i, clause 1, Article 28 of the Law on Penalties for Administrative Violations;

b) Other remedial measures prescribed in Articles 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 and 13 of this Decree.

4. Principles of imposing penalties, enforcement of penalties and remedial measures in the field of archives shall comply with Article 3; Article 25; clause 2, Article 28; Article 34; Article 37; and Article 85 of the Law on Penalties for Administrative Violations.

If administrative violations of organizations and individuals involving multiple archival documents are discovered but have not yet been handled and are still within the prescriptive period, a single penalty shall be imposed while the repetition of that offence shall be taken into account as an aggravating circumstance, except for violations prescribed in clause 1, Article 15 of this Decree.

5. The penalties for administrative violations in the field of archives in electronic environment shall comply with Articles 28a and 28b of Decree No. 118/2021/ND-CP dated December 23, 2021 of the Government on some articles and enforcement of the Law on Penalties for Administrative Violations (amended by Decree No. 68/2025/ND-CP dated March 18, 2025 and Decree No. 190/2025/ND-CP dated July 08, 2025).

Article 4. Fines and powers to impose penalties on individuals and organizations

1. The maximum fine for individuals and organizations committing administrative violations in the field of archives is 30.000.000 VND and 60.000.000 VND respectively.

2. Fines prescribed in Articles 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 and 15 of this Decree are imposed on one violation of individuals. Fines prescribed in clauses 3 and 5, Article 7; clause 2, Article 9; clauses 1, 2, 3, 6 and 7, Article 12; clause 1, Article 13; and clauses 1, 2 and 3, Article 15 of this Decree are imposed on one violation of organizations. For the same act of administrative violations, the fines for organizations are twice as much as the fines for individuals.

...

...

...

4. Specific fines for administrative violations, fines in aggravating and mitigating circumstances shall comply with point c, clause 1, Article 3; Article 9; Article 10; and clause 4, Article 23 of the Law on Penalties for Administrative Violations.

5. The power to impose penalties of each title prescribed in this Decree applies to a single administrative violation committed by an individual. In the case of fines, the power to impose fines is determined based on the maximum fine level prescribed for each particular violation. The power to impose penalties on organizations is twice as much as that on individuals.

6. Principles for determination and delimitation of powers to impose administrative penalties and remedial measures shall comply with Article 52 of the Law on Penalties for Administrative Violations.

Article 5. Completed administrative violations, ongoing administrative violations, and the starting point of the prescriptive period

1. Principles for determining completed administrative violations and ongoing administrative violations shall comply with clause 1, Article 8 of Decree No. 118/2021/ND-CP (amended by Decree No. 68/2025/ND-CP and Decree No. 190/2025/ND-CP).

2. Ongoing administrative violations are those prescribed in Article 9 of this Decree.

3. Completed administrative violations are acts that are not prescribed in clause 2 of this Article. The time when the violation ends is the date on which the violation was committed, except in the following cases:

a) For violations prescribed in clause 2, Article 6 of this Decree, if the date of the violation cannot be determined, the time when the violation ends is the date on which the violation was discovered;

b) For violations related to deadlines concerning the use of archival documents prescribed in point a, clause 1; point a, clause 2; and points d and dd, clause 3, Article 11 of this Decree, the time when the violation ends is the date on which the organization or individual returns the documents, or the date of approval and provision of documents to the organization or individual;

...

...

...

4. Persons competent to impose penalties shall reference regulations in this Article; Article 8 of Decree No. 118/2021/NĐ-CP (amended by Decree No. 68/2025/ND-CP and Decree No. 190/2025/ND-CP); and relevant dossiers and documents to determine the prescriptive period.

Chapter II

VIOLATIONS, PENALTIES, FINES AND REMEDIAL MEASURES FOR VIOLATIONS IN THE FIELD OF ARCHIVES

Article 6. Violations of prohibited acts in the field of archives

1. A fine ranging from 15.000.000 VND to 20.000.000 VND shall be imposed for removing archival documents out of current archives or historical archives, except when being authorized in writing by the competent authority.

2. A fine of from VND 20.000.000 to VND 30.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a)  Illegally accessing, copying, sharing archival documents or archival document databases that is not subject to criminal prosecution;

b) Illegally providing, transferring, destroying archival documents, or buying, selling, appropriating archival documents that is not subject to criminal prosecution;

c) Falsifying content or damaging the integrity of archival documents and their key data that is not subject to criminal prosecution;

...

...

...

dd) Losing archival documents;

e) Using archival documents to fabricate, defame, or insult the honor or dignity of individuals that is not subject to criminal prosecution.

3. The following remedial measures shall be applied:

a) The violator committing violations prescribed in clause 1 of this Article is forced to return the archival documents to current archives or historical archives;

b) The violator committing violations prescribed in point a, clause 2 of this Article is forced to destroy all copies of archival documents that are illegally copied;

c) The violator committing violations prescribed in point b, clause 2 of this Article is forced to return archival dossiers and documents that are illegally provided, transferred, sold, or appropriated to managing authorities;

d) The violator committing violations prescribed in point e, clause 2 of this Article is forced to correct false or misleading information that is announced on mass media, websites or other media channels, and make public apology.

Article 7. Violations regarding collection and submission of dossiers and documents into current archives and historical archives

1. A warning shall be imposed for any of the following violations:

...

...

...

b) Dossiers submitted to current archives or historical archives that fail to satisfy one of the requirements prescribed in points b and c, clause 4, Article 17; point b, clause 2, Article 28; and clause 1, Article 36 of the Law on Archives;

c) The violator fails to make Collection/Submission Minutes when collecting dossiers and documents of authorities and organizations to historical archives.

2. A fine of from VND 1.000.000 to VND 3.000.000 shall be imposed on individuals who re-offend the violations prescribed in points a and b, clause 1 of this Article.

3. A fine of from VND 2.000.000 to VND 6.000.000 shall be imposed on organizations using storage boxes against standards when submitting paper dossiers and documents to historical archives.

4. A fine of from VND 4.000.000 to VND 6.000.000 shall be imposed on individuals failing to submit dossiers and documents to current archives.

5. A fine of from VND 15.000.000 to VND 20.000.000 shall be imposed on organizations failing to submit dossiers and documents to historical archives.

6. The following remedial measures shall be applied:

a) The violator committing violations prescribed in points a and b, clause 1 and clause 2 of this Article is forced to re-prepare the dossiers;

b) The violator committing violations prescribed in clauses 4 and 5 of this Article is forced to submit dossiers and documents to current archives and historical archives.

...

...

...

1. A fine of from VND 4.000.000 to VND 6.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Failing to prepare the Summary report on correction and determination of the value;

b) Preparing a Summary report on correction and determination of the value that does not accurately reflect the actual status and quality of dossiers after correction and determination of the value;

c) Dossiers after correction and determination of the value fail to satisfy any of the requirements prescribed in points b and c, clause 4, Article 17; point b, clause 2, Article 28 of the Law on Archives with a ratio of less than 2% of the total number of dossiers in the List of the dossiers.

2. A fine of from VND 6.000.000 to VND 10.000.000 shall be imposed for violations where the dossiers after correction and determination of the value fail to satisfy any of the requirements prescribed in points b and c, clause 4, Article 17; and point b, clause 2, Article 28 of the Law on Archives with a ratio from 2% to less than 3% of the total number of dossiers in the List of the dossiers.

3. A fine of from VND 10.000.000 to VND 15.000.000 shall be imposed for violations where the dossiers after correction and determination of the value fail to satisfy any of the requirements prescribed in points b and c, clause 4, Article 17; and point b, clause 2, Article 28 of the Law on Archives with a ratio from 3% to less than 4% of the total number of dossiers in the List of the dossiers.

4. A fine of from VND 15.000.000 to VND 20.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Dossiers after correction and determination of the value fail to meet any of the requirements prescribed in points b and c, clause 4, Article 17; point b, clause 2, Article 28 of the Law on Archives with a ratio of less from 4% to less than 5% of the total number of dossiers in the List of the dossiers;

b) Failing to sort, bundle, prepare the list of document types and explanatory notes for document types as prescribed by laws.

...

...

...

a) The violator committing violations prescribed in point c, clause 1; clause 2; clause 3; point a, clause 4 of this Article is forced to adjust and complete the dossiers;

b) The violator committing violations prescribed in point b, clause 4 of this Article is forced to sort, bundle and prepare the list of document types and explanatory notes for document types.

Article 9. Violations regarding preservation of archival documents

1. A fine of from VND 5.000.000 to VND 10.000.000 shall be imposed on any of the following acts regarding preservation of archival documents:

a) Failing to check and back up digital archival databases and documents as prescribed by laws;

b) Failing to comply with technical requirements and procedures for archiving digital archival documents as prescribed by laws;

2. A fine of from VND 15.000.000 to VND 25.000.000 shall be imposed on any of the following acts regarding storage facilities:

a) Failing to arrange storage facilities for archival documents as prescribed by laws;

a) Failing to equip protective and preservation devices for specialized storage facilities as prescribed by laws.

...

...

...

a) The violator committing violations prescribed in point a, clause 1 of this Article is forced to check and back up digital archival databases and documents as prescribed by laws;

b) The violator committing violations prescribed in point a, clause 2 of this Article is forced to arrange storage facilities as prescribed by laws;

c) The violator committing violations prescribed in point b, clause 2 of this Article is forced to equip protective and preservation devices as prescribed by laws.

Article 10. Violations regarding destruction of archival documents

1. A fine of from VND 1.000.000 to VND 3.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Preparing a List of expired and duplicate archival documents, or a List of invalid digital archival documents that does not accurately reflect the actual quantity, information and reasons for destruction;

b) Preparing a List of expired and duplicate archival documents without attaching the explanatory note on such documents as prescribed by laws.

2. A fine of from VND 3.000.000 to VND 8.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Failing to prepare a List of expired and duplicate archival documents or a List of invalid digital archival documents;

...

...

...

c) Failing to prepare a minute on archival document destruction as prescribed by laws.

3. A fine of from VND 10.000.000 to VND 15.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Failing to keep dossiers on destruction of archival documents;

b) Destroy archival documents against the list of documents approved by competent persons.

4. A fine of from VND 16.000.000 to VND 20.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Destroying archival documents before the expiration of their archival period;

b) Failing to establish a Council for reviewing archival document destruction;

c) Destroying archival documents of authorities and organizations submitted to the State's historical archives without the appraisal of the state advisory management authority for archival activities.

5. The following remedial measures shall be applied:

...

...

...

Article 11. Violations regarding use of archival documents

1. A warning shall be imposed for any of the following violations:

a) Failing to return original archival documents on time after borrowing;

b) Failing to promulgate regulations on the use of archival documents at current archives and historical archives.

2. A fine of from VND 1.000.000 to VND 5.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Re-offending the violation prescribed in point a, clause 1 of this Article;

b) Re-offending the violation prescribed in point b, clause 1 of this Article;

c) Issuing copies of archival documents at current archives or historical archives against regulations of authorities and organizations on the use of archival documents;

d) Using archival documents for purposes other than prescribed.

...

...

...

a) Misquoting the contents of archival documents;

b) Failing to cite the archival number, original level of archival documents, and the managing authority or organization of the archival documents;

c) Providing incorrect guidelines regarding the archival number, original level, or the managing authority of archival documents;

d) Failing to approve the provision of archival documents to authorities, organizations, or individuals within deadlines;

dd) Failing to provide archival documents approved by the competent authority to authorities, organizations, or individuals within deadlines.

4. A fine of from VND 10.000.000 to VND 15.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Obstructing authorities, organizations, or individuals from accessing or using archival documents;

b) Failing to provide archival documents approved by the competent authority to authorities, organizations, or individuals;

c) Incorrectly authenticating information about the source or storage location of archival documents, or providing wrong certified copies of archival documents;

...

...

...

5. The following remedial measures shall be applied:

a) The violator committing violations prescribed in point b, clause 1; and point b, clause 2 of this Article is forced to promulgate regulations on the use of archival documents at current and historical archives;

b) The violator committing violations prescribed in point c, clause 2 of this Article is forced to re-issue copies of archival documents at current and historical archives;

c) The violator committing violations prescribed in point b, clause 3 of this Article is forced to fully cite the archival number, original level of archival documents, and the managing authority or organization of archival documents;

d) The violator committing violations prescribed in point b, clause 4 of this Article is forced to provide archival documents approved by the competent person to authorities, organizations, or individuals;

dd) The violator committing violations prescribed in point c, clause 4 of this Article is forced to authenticate the information about the source, storage location, or re-issue correct certified copies of archival documents;

e) The violator committing violations prescribed in point d, clause 2; points a and c, clause 3; point d, clause 4 of this Article is forced to correct false or misleading information that is announced on mass media, websites or other media channels.

Article 12. Violations regarding digitization of archival documents

1. A fine of from VND 1.000.000 to VND 3.000.000 shall be imposed on organizations digitizing archival documents that fail to satisfy one of the following requirements: digitized documents fail to satisfy prescribed format or resolution; files are named against the laws; organizations fail to connect key metadata with less than 1% of total documents in the archival collection or digitized block.

...

...

...

a) Digitizing documents that fail to satisfy one of the requirements: incorrect format, resolution, file naming, or lack of key metadata connection with from 1% to under 1.5% of total documents in the archival collection or digitized block;

b) Failing to establish procedures for issuance and return of documents during digitization; proceeding with digitization before such procedures are approved by the authority, organization, or individual managing such documents;

c) Conducting digitization at locations that fail to satisfy infrastructure requirements regarding facilities, desks, chairs, lighting, air conditioning, or are at risk of flooding, mold, insecurity, or may cause document damage;

d) Failing to install 24/7 surveillance systems at digitization sites.

3. A fine of from VND 5.000.000 to VND 10.000.000 shall be imposed on organizations committing one of the following violations:

a) Digitizing documents that fail to satisfy one of the requirements: incorrect format, resolution, file naming, or lack of key metadata connection with from 1,5% to under 2% of total documents in the archival collection or digitized block;

b) Using digitization equipment without passing information security and safety inspections;

c) Failing to affix digital documents of the authority, organization or individual competent to manage the original archival documents on digitized documents.

4. A fine of from VND 5.000.000 to VND 10.000.000 shall be imposed for carrying mobile devices, storage devices, imaging or broadcasting equipment into digitization locations.

...

...

...

6. A fine of from VND 20.000.000 to VND 25.000.000 shall be imposed on organizations failing to erase all data from digitization devices before taking them out of the digitization area.

7. A fine of from VND 25.000.000 to VND 40.000.000 shall be imposed on organizations committing one of the following violations:

a) Failing to apply data security and protection measures to prevent loss or leakage of information;

b) Failing to backup digitized data.

8. The following remedial measures shall be applied:

a) The violator committing prescribed in clause 1; point a, clause 2; and point a, clause 3 of this Article is forced to correct technical errors to ensure that digitized archival documents satisfy prescribed requirements;

b) The violator committing violations prescribed in clause 7 of this Article is forced to restore lost or corrupted digitized data or perform backup of digitized data.

Article 13. Violations regarding building databases of archival documents

1. A fine of from VND 15.000.000 to VND 20.000.000 shall be imposed on organizations committing one of the following violations:

...

...

...

b) Failing to update databases of archival documents as prescribed in Articles 3, 4, 5, 6 and 7 of Decree No. 113/2025/ND-CP dated June 03, 2025 of the Government elaborating some articles of the Law on Archives.

2. The following remedial measures shall be applied:

a) The violator committing violations prescribed in point a, clause 1 of this Article is forced to build a database of archival documents as prescribed by laws;

b) The violator committing violations prescribed in point b, clause 1 of this Article is forced to update the database of archival documents as prescribed by laws.

Article 14. Violations regarding management and use of practicing certificates in archival activities

1. A warning shall be imposed for any of the following violations:

a) Providing false information in the application for issuance or re-issuance of the practicing certificate in archival activities for a first-time violator;

b) Submitting a revoked practicing certificate in archival activities to the competent authority later than the prescribed deadline by less than 30 days.

2. A fine of from VND 1.000.000 to VND 5.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

...

...

...

b) Submitting a revoked practicing certificate in archival activities to the competent authority more than 30 days than the deadline;

c) Failing to present the practicing certificate in archival activities at the request of the competent authority.

3. A fine of from VND 5.000.000 to VND 10.000.000 shall be imposed for renting, lending, or borrowing the practicing certificate in archival activities for practicing archival activities or providing archival services.

4. A fine of from VND 10.000.000 to VND 20.000.000 shall be imposed on any of the following acts:

a) Individuals independently providing archival services without a practicing certificate in archival activities;

b) Using a practicing certificate in archival activities that has been revoked or is under suspension by a competent state authority to practice archival activities.

5. The following additional penalties shall be applied:

Individuals violating clause 3 of this Article shall have his/her practicing certificate in archival activities revoked for a period from 03 months to 06 months from the effective date of the penalty decision.

6. The following remedial measures shall be applied:

...

...

...

Article 15. Violations regarding management and use of certificates of eligibility for providing archival services

1. A fine of from VND 2.000.000 to VND 6.000.000 shall be imposed on organizations providing false information in the application for issuance or re-issuance of the certificate of eligibility for providing archival services.

2. A fine of from VND 10.000.000 to VND 20.000.000 shall be imposed on organizations using the certificate of eligibility for providing archival services that has been revoked by a competent state authority to provide archival services.

3. A fine of from VND 30.000.000 to VND 40.000.000 shall be imposed on organizations committing one of the following violations:

a) Providing archival services without a certificate of eligibility for providing archival services;

b) No longer satisfying requirements for provision of archival services as prescribed in Article 36 or Article 37 of Decree No. 113/2025/ND-CP.

4. The following remedial measures shall be applied:

The violator is forced to return the illegal gains obtained from committing violations prescribed in clauses 2; and points a and b, clause 3 of this Article.

Chapter III

...

...

...

Article 16. Powers to prepare administrative violation records in the field of archives

1. Persons competent to impose administrative penalties as prescribed in Articles 17, 18, and 19 of this Decree have the power to prepare records of administrative violations related to violations under their management.

2. Civil servants, public employees or persons assigned to perform inspection in archival activities in accordance with laws on inspection and relevant laws have the power to prepare records of administrative violations within their functions, tasks and powers.

3. Civil servants, public employees or persons assigned to perform specialized inspection in accordance with laws on specialized inspection and relevant laws have the power to prepare records of administrative violations within their functions, tasks and powers.

Article 17. Powers to impose penalties for administrative violations of Presidents of People’s Committees at all levels

1. Presidents of People’s Committees of communes, wards and special zones (hereinafter referred to as commune-level People’s Committees) shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 15.000.000;

c) Revocation of practicing certificates in archival activities for a period of 03 to 06 months;

...

...

...

2. Presidents of People’s Committees of provinces and central-affiliated cities (hereinafter referred to as province-level People’s Committees) shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 30.000.000;

c) Revocation of practicing certificates in archival activities for a period of 03 to 06 months;

d) Remedial measures as prescribed in clause 3, Article 6; clause 6, Article 7; clause 5, Article 8; clause 3, Article 9; clause 5, Article 10; clause 5, Article 11; clause 8, Article 12; clause 2, Article 13; clause 6, Article 14; and clause 4, Article 15 of this Decree.

Article 18. Powers to impose penalties for administrative violations of the Inspectorate

1. Inspectors of ministries and ministerial authorities: Ministry of National Defense, Ministry of Public Security, State Bank of Vietnam shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 3.000.000;

...

...

...

a) Warning;

b) Fines of up to VND 30.000.000;

c) Revocation of practicing certificates in archival activities for a period of 03 to 06 months;

d) Remedial measures as prescribed in clause 3, Article 6; clause 6, Article 7; clause 5, Article 8; clause 3, Article 9; clause 5, Article 10; clause 5, Article 11; clause 8, Article 12; clause 2, Article 13; clause 6, Article 14; and clause 4, Article 15 of this Decree.

Article 19. Powers to impose penalties for administrative violations of other titles

1. Directors of Departments of Home Affairs shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 24.000.000;

c) Revocation of practicing certificates in archival activities for a period of 03 to 06 months;

...

...

...

2. Heads of organizations affiliated to the Ministry of Home Affairs assigned to perform inspections in archival activities under the state management of the Ministry of Home Affairs shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 30.000.000;

c) Revocation of practicing certificates in archival activities for a period of 03 to 06 months;

d) Remedial measures as prescribed in clause 3, Article 6; clause 6, Article 7; clause 5, Article 8; clause 3, Article 9; clause 5, Article 10; clause 5, Article 11; clause 8, Article 12; clause 2, Article 13; clause 6, Article 14; and clause 4, Article 15 of this Decree.

3. Powers of the People’s Public Security:

Heads of organizations affiliated to the Ministry of Public Security assigned to perform inspections in archival activities under the state management of the Ministry of Public Security shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 30.000.000;

...

...

...

d) Remedial measures as prescribed in clause 3, Article 6; clause 6, Article 7; clause 5, Article 8; clause 3, Article 9; clause 5, Article 10; clause 5, Article 11; clause 8, Article 12; clause 2, Article 13; clause 6, Article 14; and clause 4, Article 15 of this Decree.

4. Heads of inspection teams established by the Minister of Home Affairs shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 30.000.000;

c) Revocation of practicing certificates in archival activities for a period of 03 to 06 months;

d) Remedial measures as prescribed in clause 3, Article 6; clause 6, Article 7; clause 5, Article 8; clause 3, Article 9; clause 5, Article 10; clause 5, Article 11; clause 8, Article 12; clause 2, Article 13; clause 6, Article 14; and clause 4, Article 15 of this Decree.

5. Heads of inspection teams established by the Director General of the State Records and Archives Department of Vietnam shall impose the following forms of penalty:

a) Warning;

b) Fines of up to VND 24.000.000;

...

...

...

d) Remedial measures as prescribed in clause 3, Article 6; clause 6, Article 7; clause 5, Article 8; clause 3, Article 9; clause 5, Article 10; clause 5, Article 11; clause 8, Article 12; clause 2, Article 13; clause 6, Article 14; and clause 4, Article 15 of this Decree.

Chapter IV

IMPLEMENTATION CLAUSE

Article 20. Effect

1. This Decree comes into force from March 08, 2026.

2. In cases where legislative documents prescribed in this Decree are amended, supplemented, or replaced, the newer documents shall prevail.

Article 21. Transitional provision

For violations regarding correction and determination of the value of documents prescribed in Article 8 of this Decree, the determination of violations shall comply with points a and b, clause 1, Article 65 of the Law on Archives.

Article 22. Implementation

...

...

...

2. Ministers; Heads of ministerial authorities; Heads of governmental authorities; Presidents of People's Committees of provinces and central-affiliated cities are responsible for implementing this Decree.

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
PP. PRIME MINISTER
DEPUTY PRIME MINISTER




Pham Thi Thanh Tra