Quyết định 3567/QĐ-UBND 2025 Quy trình thủ tục hành chính Chứng thực Sở Tư pháp Huế

• Số hiệu: 3567/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Thành phố Huế
• Người ký: Nguyễn Thanh Bình
• Ngày ban hành: 21/11/2025

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3567/QĐ-UBND	Huế, ngày 21 tháng 11 năm 2025

 

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ, QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA SỞ TƯ PHÁP

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HUẾ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận một cửa và Cổng dịch vụ Công Quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn nghiệp vụ về kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 03/2025/TT-VPCP ngày 15 tháng 9 năm 2025 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Căn cứ Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Huế về công bố danh mục thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Công văn số 3690/STP-VP ngày 14 tháng 11 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 12 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo cơ chế một cửa trong lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Sở Tư pháp. Cụ thể:

- Phụ lục I: 05 quy trình nội bộ giải quyết TTHC được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Chứng thực áp dụng chung;

- Phụ lục II: 07 quy trình nội bộ giải quyết TTHC được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã.

(Phần I. Danh mục quy trình)

Điều 2. Căn cứ vào Điều 1 của Quyết định này, giao trách nhiệm cho các cơ quan, đơn vị thực hiện các công việc sau:

1. Sở Tư pháp, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã có trách nhiệm triển khai niêm yết, công khai danh mục TTHC thực hiện tiếp nhận, giải quyết tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp và Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Sở Khoa học và Công nghệ:

- Hướng dẫn Sở Tư pháp, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thiết lập quy trình điện tử giải quyết các TTHC này trên phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thành phố Huế.

(Phần II. Nội dung quy trình)

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan đảm bảo Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thành phố đáp ứng yêu cầu thực hiện tiêu chí kỹ thuật, chữ ký số và các điều kiện có liên quan để triển khai thực hiện tiếp nhận, số hóa, giải quyết và trả kết quả TTHC được thuận lợi, đồng thời hướng dẫn các sở, ngành có liên quan tiếp tục thực hiện tái cấu trúc quy trình điện tử để triển khai thực hiện tiếp nhận, số hóa, giải quyết và trả kết quả TTHC phù hợp với tình hình thực tế.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Huế, Giám đốc Sở Tư pháp; Chủ tịch UBND các xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Cục KSTTHC (Văn phòng Chính phủ); - CT, các PCT UBND thành phố; - Các PCVP UBND thành phố; - Trung tâm PVHCC thành phố, cấp xã; - Lưu: VT, KSTH.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Thanh Bình

PHỤ LỤC I

QUY TRÌNH NỘI BỘ, QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC ÁP DỤNG CHUNG
(Kèm theo Quyết định số 3567/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2025 của Chủ tịch UBND thành phố Huế)

Phần I. DANH MỤC QUY TRÌNH

STT	Tên Quy trình	Mã số TTHC	Quyết định công bố Danh mục TTHC
1	Cấp bản sao từ sổ gốc	2.000908	Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Huế về công bố danh mục thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp;
2	Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận	2.000815
3	Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký, không điểm chỉ được)	2.000884
4	Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng	2.000992
5	Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng	2.001008

Phần II. NỘI DUNG QUY TRÌNH NỘI BỘ

1. Cấp bản sao từ sổ gốc (2.000908)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố/cấp xã và các cơ quan lưu trữ hồ sơ	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	04 giờ làm việc
Bước 3	Lãnh đạo phòng chuyên môn/Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	01 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	01 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, Chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố/cấp xã và các cơ quan lưu trữ hồ sơ	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc

2. Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (2.000815)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do). - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…) - Trong trường hợp cần phải tiến hành xác minh thì Công chức tiến hành xác minh.	- 04 giờ làm việc - Trường hợp hồ sơ giải quyết TTHC cần xác minh: 12 giờ làm việc
Bước 3	Lãnh đạo cơ quan, tổ chức giải quyết TTHC	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	02 giờ làm việc
Bước 4	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, Chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC cần xác minh			16 giờ làm việc

3. Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không điểm chỉ được) (2.000884)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	04 giờ làm việc
Bước 3	Lãnh đạo Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	01 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	01 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, Chuyển hồ sơ cho Trung tâm phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc

4. Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng (2.000992)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	04 giờ làm việc
Bước 3	Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	01 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	01 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc

5. Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng (2.001008)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	04 giờ làm việc
Bước 3	Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	01 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	01 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm PV hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức. - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc

PHỤ LỤC II

QUY TRÌNH NỘI BỘ, QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THỰC HIỆN TẠI UBND CẤP XÃ
(Kèm theo Quyết định số 3567/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2025 của Chủ tịch UBND thành phố Huế)

Phần I. DANH MỤC QUY TRÌNH

STT	Tên Quy trình	Mã số TTHC	Quyết định công bố Danh mục TTHC
1	Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở	2.001035	Quyết định số 3435/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Huế về công bố danh mục thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp;
2	Chứng thực di chúc	2.001019
3	Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản	2.001016
4	Chứng thực văn bản phân chia di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở	2.001406
5	Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch	2.000913
6	Sửa lỗi sai sót trong giao dịch	2.000927
7	Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực	2.000942

Phần II. NỘI DUNG QUY TRÌNH NỘI BỘ

1. Thủ tục chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở (2.001035)

- Thời hạn giải quyết: Không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp kéo dài thời hạn giải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/ Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã (Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, trừ các trường hợp sau: chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở; chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch nêu trên).	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	02 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận Một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	07 giờ làm việc
Bước 3	Lãnh đạo Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	02 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	04 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			16 giờ làm việc

2. Chứng thực di chúc (2.001019)

- Thời hạn giải quyết: Không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp kéo dài thời hạn giải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/ Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	02 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận Một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	07 giờ làm việc
Bước 3	Lãnh đạo Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	02 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	04 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, Chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			16 giờ làm việc

3. Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (2.001016)

- Thời hạn giải quyết: Không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp kéo dài thời hạn giải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; .- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	02 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận Một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	07 giờ làm việc
Bước 3	Lãnh đạo Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	02 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	04 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			16 giờ làm việc

4. Thủ tục chứng thực văn bản phân chia di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở (2.001406)

- Thời hạn giải quyết: Không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp kéo dài thời hạn giải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/ Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	02 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận Một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	07 giờ làm việc
Bước 3	Lãnh đạo Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	02 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	04 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			16 giờ làm việc

5. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch (2.000913)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/ Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	04 giờ làm việc
Bước 3	Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	01 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	01 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức. - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc

6. Sửa lỗi sai sót trong giao dịch (2.000927)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/ Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết. (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	04 giờ làm việc
Bước 3	Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	01 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	01 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ.	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc

7. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực (2.000942)

- Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:

Thứ tự công việc	Đơn vị/ Người thực hiện	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
Bước 1	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	- Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức và thu phí, lệ phí; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy cho Phòng chuyên môn xử lý; - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.	01 giờ làm việc
Bước 2	Công chức giải quyết hồ sơ	- Xem xét, thẩm tra, xử lý hồ sơ, dự thảo kết quả giải quyết (dự thảo văn bản từ chối, nêu rõ lý do); - Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển ngược về Bộ phận một cửa (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).	04 giờ làm việc
Bước 3	Văn phòng UBND cấp xã	Thẩm định, xem xét xác nhận dự thảo kết quả giải quyết trước khi trình Lãnh đạo UBND ký phê duyệt kết quả.	01 giờ làm việc
Bước 4	Lãnh đạo UBND cấp xã	Ký phê duyệt kết quả TTHC.	01 giờ làm việc
Bước 5	Bộ phận Văn thư	- Đóng dấu, chuyển hồ sơ cho Trung tâm Phục vụ hành chính công trả cho cá nhân/tổ chức; - Chuyển hồ sơ cho Phòng chuyên môn lưu hồ sơ	0.5 giờ làm việc
Bước 6	Bộ phận TN&TKQ của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã	Trả kết quả cho người có yêu cầu.	0.5 giờ làm việc
Tổng thời gian giải quyết TTHC			08 giờ làm việc