|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÒA BÌNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 32/2019/QĐ-UBND
|
Hòa
Bình, ngày 21 tháng 8
năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÒA BÌNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và
dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của
Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin
theo cấp độ;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của
Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số 5108/TTr-VPUBND ngày 15 tháng 8 năm 2019.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh Hòa Bình.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
06 tháng 9 năm 2019.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng
các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch
Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL-BTP;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- TT: Tỉnh ủy, TT. HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT.UBND tỉnh;
- Các Ban Đảng thuộc Tỉnh ủy;
- Ủy ban MTTQVN tỉnh và các đoàn thể tỉnh;
- Các Ban của HĐND tỉnh;
- Chánh VP, các Phó CVP/UBND tỉnh:
- Trung tâm Tin học và Công báo;
- Cổng thông tin điện tử;
- Lưu: VT, HCTC(kl.80) VP.UBND tỉnh.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Bùi Văn Khánh
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
HÒA BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2019/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm 2019 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Hòa Bình)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quyết định này quy định việc tiếp
nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý
văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa
bàn tỉnh Hòa Bình.
2. Quyết định này không áp dụng đối với
việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định
của pháp luật.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành của tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
(sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị
trấn (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã).
2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức
không thuộc khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Quyết định
này.
Điều 3. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy
định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy
định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc
gửi, nhận văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc khoản
1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị
để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 4. Nguyên tắc
gửi, nhận văn bản điện tử
1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải
thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và
tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh,
an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả các văn bản điện tử thuộc
thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà
nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ các trường
hợp quy định tại khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.
3. Các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước không phát hành văn bản giấy đến Bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ các trường hợp quy định tại
khoản 2 Điều 6 của Quy chế này.
4. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn
bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi,
nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi
cho Bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc Trục
liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.
Điều 5. Yêu cầu gửi,
nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được bảo đảm
tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá
trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay
trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp
lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy trừ các trường hợp quy
định tại khoản 2 Điều 3 của Quy chế này.
Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại
khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi
ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp
nhận.
3. Văn bản điện tử phải được theo
dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản
và điều hành.
4. Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu
về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng
theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
5. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ
thuật, công nghệ, an ninh, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
Điều 6. Các loại
văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử
1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc
thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp
Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ,
an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm
văn bản giấy
a) Văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban
nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.
b) Văn bản theo Danh mục do người đứng
đầu sở, ban, ngành, địa phương quyết định ngoài các văn bản theo quy định tại
điểm a khoản 2 Điều này và theo quy định của pháp luật.
3. Đầu mối cơ quan đơn vị gửi, nhận
văn bản điện tử
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và văn bản của Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh.
b) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện gửi, nhận văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của
Chủ tịch, Ủy ban nhân dân cấp huyện, văn bản của Văn phòng Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân và theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện, bộ phận
hành chính của Ủy ban nhân dân cấp xã là đầu mối gửi nhận văn bản điện tử thuộc
phạm vi của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.
c) Văn phòng hoặc bộ phận hành chính
của các sở, ban, ngành, là đầu mối gửi, nhận văn bản điện
tử thuộc phạm vi quản lý tại cơ quan, đơn vị.
Chương II
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Điều 7. Nguyên tắc
và yêu cầu quản lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức
phải được đăng ký vào hệ thống.
2. Số đến của một văn bản đến là duy
nhất trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ.
4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ
và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp
nhận văn bản.
5. Giải quyết văn bản đến kịp thời,
đúng thời hạn quy định.
Điều 8. Tiếp nhận
văn bản điện tử đến
Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm
tra việc bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử và quy định
sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số
41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền
thông và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành
Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc,
yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử và quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản
điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.
Điều 9. Đăng ký,
số hóa văn bản đến
1. Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận
chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông
trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia, văn
thư cơ quan kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 5, 6, 7,
8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 Phụ lục IV kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
b) Số đến, thời gian đến được lưu
trong Hệ thống.
2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan thực hiện số hóa
văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan tổ chức theo quy định tại Điểm c
khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy căn cứ vào
Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ
quan, tổ chức quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format
(.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
c) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ
chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ thống:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu
văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức
số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng
Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời
gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn
ISO 8601).
Điều 10. Trình,
chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống
1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được
cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản (sau
đây gọi là người có thẩm quyền).
2. Người có thẩm quyền cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; cập nhật vào Hệ thống các Trường
thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn
vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản
và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
Điều 11. Giải
quyết văn bản đến trong Hệ thống
1. Khi nhận được văn bản đến trong Hệ
thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số
2.3 Phụ lục IV kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ.
3. Lưu đồ quản lý văn bản đến quy định
chi tiết tại Phụ lục I kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
Điều 12. Nguyên
tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ
chức phải được đăng ký vào hệ thống.
2. Số của một văn bản đi là duy nhất
trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến
đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.
4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao
toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14
tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có
thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 15, Điều 16 Quy chế
này.
Điều 13. Soạn thảo,
kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo
văn bản:
a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản
vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và
hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét;
b) Cập nhật vào Hệ thống các Trường
thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
2. Lãnh đạo đơn vị
chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự
thảo, đồng thời kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, hoặc chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Người được giao trách nhiệm kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội
dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho lãnh đạo, đơn vị chủ trì soạn thảo để trình
người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
4. Văn thư cơ quan tiếp nhận dự thảo,
kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì
báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Việc cập nhật số của văn bản;
ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản;
mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các Trường thông tin số 5, 7, 8,
11, 14.1 Phụ lục V kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
5. Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Điều 14. Ban
hành và phát hành văn bản
1. Ban hành văn bản điện tử
a) Người có thẩm quyền ký ban hành
văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 15 Quy chế này, chuyển
văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.
b) Văn thư cơ quan: cấp số, ngày,
tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu của
cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành
đến các đối tượng quy định tại khoản 3 Điều này; ký số của cơ quan, tổ chức
theo quy định tại Điều 16 Quy chế này và phát hành văn bản điện tử.
c) Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống
các Trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V kèm theo Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
2. Phát hành văn bản số hóa từ văn bản
giấy
Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại
Điểm b khoản 2 Điều 9 Quy chế này, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại
Điểm c khoản 2 Điều 9 Quy chế này và phát hành văn bản số hóa.
3. Đối tượng nhận văn bản giấy
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không
đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử
dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
4. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.
5. Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và
phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục III kèm theo Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Điều 15. Hình thức
chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1. Vị trí: tại vị trí ký của người có
thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
2. Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm
quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).
Điều 16. Hình thức
chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
của người có thẩm quyền về phía bên trái;
2. Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng
(.png);
3. Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức,
thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn
ISO 8601).
Điều 17. Quản lý
và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong
công tác văn thư
1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị
lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được
thực hiện theo quy định tại số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
2. Thiết bị lưu khóa
bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn
thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật
và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền;
b) Phải trực tiếp ký số của cơ quan,
tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
c) Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức
vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ
ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chương IV
LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ
SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 18. Yêu cầu
tạo lập hồ sơ điện tử
1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập
và quản lý hồ sơ.
2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản,
tài liệu trong hồ sơ.
3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống.
Điều 19. Tạo lập
hồ sơ điện tử
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản
đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng
góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan
trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số
2.3 Phụ lục IV và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V kèm theo Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.. Trường hợp phát sinh hồ
sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau
khi được phê duyệt.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4,
5, 6, 7 Phụ lục VI kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ..
3. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức
lập danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức được
mặc định trong Hệ thống.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định
bằng dấu chấm.
4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn
bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống
các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ..
5. Việc cập nhật mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng
số trang của hồ sơ vào các Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI kèm
theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, được
thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 20. Nộp lưu
và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử
tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được
thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu
tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.
3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong
Hệ thống.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 21. Trách
nhiệm của sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp huyện và UBND cấp xã
1. Tổ chức triển khai thực hiện Quyết
định ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử
trên địa bàn tỉnh Hòa Bình tại cơ quan, đơn vị, địa phương mình.
2. Thực hiện quy định tại điểm b khoản
2 Điều 6 Quy chế này.
3. Phối hợp với
Sở Thông tin và Truyền thông bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, kết nối, liên thông cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh và bảo
đảm an toàn, an ninh thông tin;
4. Thường xuyên theo dõi kiểm tra,
giám sát tình hình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại địa phương, đơn vị để kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề vướng mắc, tồn tại.
5. Bố trí nhân sự phụ trách công nghệ
thông tin thực hiện việc quản trị Hệ thống và kịp thời phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá
trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại địa phương,
đơn vị.
Điều 22. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Tổng hợp, cập nhật kịp thời mã định
danh cơ quan khi có sự thay đổi và kịp thời báo cáo về Bộ
Thông tin và Truyền thông.
2. Phối hợp với
Văn phòng Chính phủ hoàn thiện việc kết nối, liên thông giữa
hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh với Trục liên thông văn bản quốc
gia.
3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị liên quan bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, công nghệ đáp ứng yêu cầu theo quy định
tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính
phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước và Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội
vụ Quy định quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý
tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và
các văn bản pháp luật khác liên quan.
4. Đưa kết quả tiếp nhận, xử lý, phát
hành và quản lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành vào
đánh giá điểm cải cách hành chính và điểm ứng dụng công nghệ thông tin đối các
đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh.
5. Tổng hợp thông tin, ý kiến góp ý của
các cơ quan, đơn vị để đề xuất hiệu chỉnh, nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và
điều hành của tỉnh, bổ sung, sửa đổi Quy chế này để đảm bảo phù hợp với các quy
định khác và điều kiện thực tế tại địa phương.
Điều 23. Trách
nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan
có liên quan hướng dẫn, tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có
những vấn đề vướng mắc phát sinh và những vấn đề chưa phù hợp thì Thủ trưởng
các Sở, Ban, Ngành; UBND cấp huyện, cấp xã phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem
xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương./.