|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
992/HD-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 3 năm 2016
|
HƯỚNG DẪN
CÁC MẪU PHIẾU TRÌNH DUYỆT, TRÌNH KÝ HỒ SƠ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Thực hiện Quyết định số 5078/QĐ-UBND
ngày 10 tháng 10 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về
việc ban hành mẫu Phiếu trình và sắp xếp thành phần tài liệu trong hồ sơ trình
duyệt, trình ký hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức;
Sở Nội vụ hướng dẫn các mẫu Phiếu
trình duyệt, trình ký hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là cơ quan)
như sau:
I. KHÁI NIỆM, PHẠM
VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Khái niệm
Các từ ngữ cơ quan trực thuộc; đơn vị;
bộ phận trong văn bản này được hiểu như sau:
a) Cơ quan trực thuộc là tổ chức được
thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có cơ
cấu tổ chức chặt chẽ và có hệ thống quản lý văn bản.
b) Đơn vị trong cơ quan là tổ chức
chuyên môn, được cơ quan có thẩm quyền quy định trong cơ cấu tổ chức bộ máy của
cơ quan có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan (các Khoa, Phòng
và tương đương).
c) Bộ phận trong cơ quan là tổ chức
chuyên môn, được cơ quan có thẩm quyền hoặc Thủ trưởng cơ quan quy định trong
cơ cấu tổ chức bộ máy hoặc quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan có nhiệm vụ
tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan (Tổ, Đội).
2. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Văn bản này hướng dẫn các mẫu Phiếu
trình duyệt, trình ký hồ sơ được áp dụng đối với các cơ quan và cơ quan trực
thuộc trên địa bàn Thành phố. Bao gồm: Cơ quan có đơn vị; cơ quan có bộ phận;
cơ quan không có cơ cấu tổ chức bên trong.
II. CÁC MẪU PHIẾU
TRÌNH DUYỆT, TRÌNH KÝ HỒ SƠ
1. Đối với cơ quan có các đơn vị
a) Quy trình: Cá nhân được giao soạn
thảo văn bản, lập hồ sơ, viết Phiếu trình và trình theo trình tự:
- Người đứng đầu đơn vị (Trưởng phòng
chuyên môn) kiểm tra, chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung của dự thảo văn
bản và ký nháy vào cuối nội dung văn bản sau dấu chấm hết (./.).
- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng
Hành chính kiểm tra, chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành văn bản và ký nháy vào vị trí cuối cùng của thể thức “Nơi nhận”.
- Phó Thủ trưởng cơ quan được phân
công phụ trách, có ý kiến và ký vào Phiếu trình hoặc ký văn bản ban hành.
- Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có ý kiến,
ký Phiếu trình và ký văn bản ban hành.
b) Mẫu Phiếu
trình: Mẫu Phiếu trình thực hiện như mẫu Phiếu trình được
ban hành kèm theo Quyết định số 5078/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2015 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Mẫu số 1
kèm theo Hướng dẫn này.
2. Đối với các cơ quan có bộ phận
a) Quy trình: Cá nhân được giao soạn
thảo văn bản, lập hồ sơ, viết Phiếu trình và trình theo trình tự:
- Người quản lý trực tiếp bộ phận
chuyên môn (Tổ trưởng, Đội trưởng,...) kiểm tra, chịu trách nhiệm về độ chính
xác nội dung của dự thảo văn bản và ký nháy vào cuối nội dung văn bản sau dấu
chấm hết (./.).
- Bộ phận hành chính văn thư (Tổ trưởng,
Đội trưởng,...) kiểm tra, chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày,
thủ tục ban hành văn bản và ký nháy vào vị trí cuối cùng của thể thức “Nơi nhận”.
- Phó Thủ trưởng cơ quan, tổ chức được
phân công phụ trách, có ý kiến và ký vào Phiếu trình hoặc ký văn bản ban hành.
- Thủ trưởng cơ quan có ý kiến, ký
Phiếu trình và ký văn bản ban hành.
b) Mẫu Phiếu
trình: Thực hiện Mẫu số 2 kèm theo Hướng dẫn này.
3. Đối với các cơ quan không có cơ cấu tổ chức bên trong
Thủ trưởng cơ quan căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ phân công bố trí người chịu trách nhiệm một
số mặt công tác hoặc lĩnh vực và quy định cụ thể:
a) Quy trình
- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản,
lập hồ sơ và viết Phiếu trình đề xuất, tham mưu, chịu trách nhiệm về độ chính
xác nội dung của dự thảo văn bản và ký nháy vào cuối nội dung văn bản sau dấu
chấm hết (./.).
- Người làm công tác văn thư kiểm
tra, chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản
và ký nháy vào vị trí cuối cùng của thể thức “Nơi nhận”.
- Phó Thủ trưởng cơ quan được phân
công phụ trách, có ý kiến và ký vào Phiếu trình hoặc ký văn bản ban hành.
- Thủ trưởng cơ quan có ý kiến, ký
Phiếu trình và ký văn bản ban hành.
b) Mẫu Phiếu
trình: Thực hiện Mẫu số 3 kèm theo Hướng dẫn này.
4. Lưu trữ hồ sơ và phiếu trình
a) Cơ quan phát hành văn bản đi, lập
hồ sơ công việc, lập Phiếu trình và phải tổ chức lưu trữ hồ
sơ, phiếu trình theo quy định.
b) Phiếu trình duyệt, trình ký hồ sơ
là thành phần tài liệu không thể tách rời hồ sơ gốc của cơ
quan ban hành văn bản; được xác định có cùng thời hạn bảo quản với hồ sơ liên
quan; được giao nộp và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan và Lưu
trữ lịch sử theo quy định.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Đối với các cơ quan
a) Trên cơ sở Hướng dẫn này và căn cứ
đặc điểm tình hình cụ thể về cơ cấu tổ chức của cơ quan mình, Thủ trưởng cơ
quan quy định cụ thể quy trình trình duyệt, trình ký hồ sơ và chi tiết mẫu Phiếu
trình trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ hoặc ban hành Quy định quy trình
thủ tục trình ký, ban hành văn bản của cơ quan.
b) Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc
thực hiện quy trình trình duyệt, trình ký hồ sơ và mẫu Phiếu trình của cơ quan
trực thuộc.
2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu
trữ
Theo dõi việc tổ chức triển khai, kiểm tra, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện mẫu Phiếu trình của
các cơ quan theo quy định.
Trong quá trình thực hiện nếu có vấn
đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan liên hệ Chi cục Văn
thư - Lưu trữ, địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường
Tân Phong, Quận 7; điện thoại so (08) 37.760.692; số fax
(08) 37.760.684 hoặc địa chỉ email ccvtlt.snv@tphcm.gov.vn, để phối hợp giải
quyết./.
|
Nơi nhận:
- Các Sở, ban ngành TP;
- Tổng Công ty, Công ty thuộc TP;
- Các hội, quỹ TP;
- UBND quận, huyện;
- Phòng Nội vụ quận, huyện;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN (để b/c);
- Ủy ban nhân dân Thành phố (để b/c);
- Giám đốc SNV (để b/c);
- Chi cục VT-LT (03 bản);
- Lưu: VT.
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
Lê Hoài Trung
|
Mẫu số 1
MẪU PHIẾU TRÌNH
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 992/HD-SNV ngày 25 tháng 3 năm 2016 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
TÊN ĐƠN VỊ (2)
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
PHIẾU
TRÌNH (*)
|
Văn thư cơ quan ghi:
Số: ……….
Ngày: …….
|
|
Về
việc ……………… (3)………………
|
Kính gửi:
………………………….(4)……………………………
Đề xuất:
Độ mật: …………………..(5)…………….
Độ khẩn: …………………(6)……………..
1. Tóm tắt nội dung cần
trình:
a) Phần mở đầu, đặt vấn đề (7):
……
b) Nội dung sự việc (8):
……
2. Ý kiến đề xuất của người trình:
a) Phần giải quyết vấn đề (9):
……
b) Tổng hợp các ý kiến góp ý của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có) (10):
……
c) Đề xuất giải quyết vấn đề (11):
……
Kính trình lãnh đạo …..(12) ….. xem xét, chấp thuận./.
|
|
(13),
ngày …/ …/20…
NGƯỜI TRÌNH (14)
(Ký và ghi họ và tên)
|
|
Ý
kiến của Trưởng phòng chuyên môn (15)
|
Ý
kiến của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành
chính (16)
|
|
Ý
kiến của Phó Thủ trưởng (phụ
trách)
|
Ý
kiến của Thủ trưởng
|
(*) HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY PHIẾU
TRÌNH
(1) Ghi
tên cơ quan, tổ chức; (2) Ghi tên đơn vị tham mưu văn bản.
Trường hợp Phiếu trình của phòng,
khoa thuộc cơ quan, tổ chức trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký ban hành. Ví dụ:
Bệnh viện quận, huyện...
BỆNH VIỆN...
PHÒNG KẾ HOẠCH - TỔNG HỢP
(3) Trích yếu nội dung văn bản:
Cần ghi ngắn gọn, khái quát, đại ý chính của sự việc hoặc của văn bản.
(4) Kính gửi: Ghi Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức.
(5) Độ mật: Người được phân
công tham mưu xây dựng văn bản xác định và đề xuất mức độ mật (mật, tuyệt mật,
tối mật) cho văn bản (nếu có).
(6) Độ khẩn: Người được phân công tham mưu xây dựng văn
bản xác định và đề xuất mức độ khẩn cho văn bản (nếu có).
(7) Mở đầu, đặt vấn đề: Cần
nêu lý do hoặc mục đích để trình giải quyết hồ sơ. Tại nội dung này cần trích dẫn
các văn bản, các ý kiến chỉ đạo của cấp trên; văn bản, yêu cầu của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân có liên quan.
(8) Nội dung sự việc: Ghi tóm
tắt nội dung sự việc từ các văn bản đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo.
(9) Phần giải quyết vấn đề: Cần
nêu rõ căn cứ pháp lý, tài liệu liên quan; tình hình thực
tế, thực tiễn.
(10) Tổng hợp, báo cáo các ý kiến
góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có): Báo cáo kết quả lấy ý kiến góp ý
bằng văn bản, nội dung đầy đủ các ý kiến thống nhất, không thống nhất, những ý
kiến khác.
(11) Đề xuất
giải quyết vấn đề: Đưa ra nhận định, chính kiến của mình cụ thể, rõ ràng,
đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra và đề xuất, thuyết minh, giải trình, đối
chiếu so sánh và đánh giá các ảnh hưởng, tác động và đưa ra các giải pháp giải
quyết vấn đề, lựa chọn giải pháp, phương án giải quyết.
(12) Ghi rõ chức danh người có thẩm
quyền ký văn bản, quyết định giải quyết vấn đề.
(13) Ghi địa danh và ngày tháng năm
trình văn bản.
(14) Người trình (chuyên viên, nhân
viên,...).
(15) Trưởng phòng chuyên môn ghi ý kiến
và chịu trách nhiệm về nội dung.
(16) Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng
hành chính rà soát và chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản./.
Mẫu số 2
MẪU PHIẾU TRÌNH
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 992/HD-SNV ngày 25 tháng 3 năm 2016 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
TÊN BỘ PHẬN (2)
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
PHIẾU
TRÌNH (*)
|
Văn thư cơ quan ghi:
Số: ……….
Ngày: …….
|
|
Về
việc ……………… (3)………………
|
Kính gửi:
………………………….(4)……………………………
Đề xuất:
Độ mật: …………………..(5)…………….
Độ khẩn: …………………(6)……………..
1. Tóm tắt nội dung cần
trình:
a) Phần mở đầu, đặt vấn đề (7):
……
b) Nội dung sự việc (8):
……
2. Ý kiến đề xuất của người trình:
a) Phần giải quyết vấn đề (9):
……
b) Tổng hợp các ý kiến góp ý của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có) (10):
……
c) Đề xuất giải quyết vấn đề (11):
……
Kính trình lãnh đạo …..(12) ….. xem xét, chấp thuận./.
|
|
(13),
ngày …/ …/20…
NGƯỜI TRÌNH (14)
(Ký và ghi họ và tên)
|
|
Ý
kiến của Tổ trưởng,
Đội trưởng chuyên môn (15)
|
Ý
kiến của Tổ trưởng,
Đội trưởng hành chính văn thư
(16)
|
|
Ý
kiến của Phó Thủ trưởng (phụ
trách)
|
Ý
kiến của Thủ trưởng
|
(*) HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY PHIẾU
TRÌNH
(1) Ghi
tên cơ quan, tổ chức; (2) Ghi tên bộ phận ban hành văn bản.
Trường hợp Phiếu trình của bộ
phận chuyên môn trình cơ quan, tổ chức ký ban hành. Ví dụ: Đội
quản lý trật tự đô thị thuộc Phòng quản lý đô thị quận, huyện...
PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ
QUẬN...
ĐỘI QUẢN LÝ TRẬT TỰ ĐÔ THỊ
(3) Trích yếu nội dung văn bản:
Cần ghi ngắn gọn, khái quát, đại ý chính của sự việc hoặc của văn bản.
(4) Kính gửi: Ghi Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức.
(5) Độ mật: Người được phân
công tham mưu xây dựng văn bản xác định và đề xuất mức độ mật (mật, tuyệt mật,
tối mật) cho văn bản (nếu có).
(6) Độ khẩn: Người được phân công tham mưu xây dựng văn
bản xác định và đề xuất mức độ khẩn cho văn bản (nếu có).
(7) Mở đầu, đặt vấn đề: Cần
nêu lý do hoặc mục đích để trình giải quyết hồ sơ. Tại nội dung này cần trích dẫn
các văn bản, các ý kiến chỉ đạo của cấp trên; văn bản, yêu cầu của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân có liên quan.
(8) Nội dung sự việc: Ghi tóm
tắt nội dung sự việc từ các văn bản đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo.
(9) Phần giải quyết vấn đề: Cần
nêu rõ căn cứ pháp lý, tài liệu liên quan; tình hình thực
tế, thực tiễn.
(10) Tổng hợp, báo cáo các ý kiến
góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có): Báo cáo kết quả lấy ý kiến góp ý
bằng văn bản, nội dung đầy đủ các ý kiến thống nhất, không thống nhất, những ý
kiến khác.
(11) Đề xuất
giải quyết vấn đề: Đưa ra nhận định, chính kiến của mình cụ thể, rõ ràng,
đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra và đề xuất, thuyết minh, giải trình, đối
chiếu so sánh và đánh giá các ảnh hưởng, tác động và đưa ra các giải pháp giải
quyết vấn đề, lựa chọn giải pháp, phương án giải quyết.
(12) Ghi rõ chức danh người có thẩm
quyền ký văn bản, quyết định giải quyết vấn đề.
(13) Ghi địa danh và ngày tháng năm
trình văn bản.
(14) Người trình (chuyên viên, nhân
viên,...).
(15) Tổ trưởng, Đội trưởng chuyên môn ghi ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung.
(16) Tổ trưởng, Đội trưởng hành chính văn thư rà soát và chịu trách nhiệm về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản./.
Mẫu số 3
MẪU PHIẾU TRÌNH
(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 992/HD-SNV ngày 25 tháng 3 năm 2016 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CƠ QUAN, CHỦ QUẢN (1)
CƠ QUAN BAN HÀNH (2)
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
PHIẾU
TRÌNH (*)
|
Văn thư cơ quan ghi:
Số: ……….
Ngày: …….
|
|
Về
việc ……………… (3)………………
|
Kính gửi:
………………………….(4)……………………………
Đề xuất:
Độ mật: …………………..(5)…………….
Độ khẩn: …………………(6)……………..
1. Tóm tắt nội dung cần
trình:
a) Phần mở đầu, đặt vấn đề (7):
……
b) Nội dung sự việc (8):
……
2. Ý kiến đề xuất của người trình:
a) Phần giải quyết vấn đề (9):
……
b) Tổng hợp các ý kiến góp ý của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có) (10):
……
c) Đề xuất giải quyết vấn đề (11):
……
Kính trình lãnh đạo …..(12) ….. xem xét, chấp thuận./.
|
|
(13),
ngày …/ …/20…
NGƯỜI TRÌNH (14)
(Ký và ghi họ và tên)
|
|
Kết quả rà soát thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản của người làm công tác văn thư (15)
|
|
Ý kiến của Phó Thủ trưởng (phụ
trách)
|
|
Ý kiến của Thủ trưởng
|
(*) HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY PHIẾU
TRÌNH
(1) và
(2) Ghi tên cơ quan, chủ quản, cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường
(trường hợp không ghi tên chủ quản)
ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG …
(3) Trích yếu nội dung văn bản:
Cần ghi ngắn gọn, khái quát, đại ý chính của sự việc hoặc của văn bản.
(4) Kính gửi: Ghi Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức.
(5) Độ mật: Người được phân
công tham mưu xây dựng văn bản xác định và đề xuất mức độ mật (mật, tuyệt mật,
tối mật) cho văn bản (nếu có).
(6) Độ khẩn: Người được phân công tham mưu xây dựng văn
bản xác định và đề xuất mức độ khẩn cho văn bản (nếu có).
(7) Mở đầu, đặt vấn đề: Cần
nêu lý do hoặc mục đích để trình giải quyết hồ sơ. Tại nội dung này cần trích dẫn
các văn bản, các ý kiến chỉ đạo của cấp trên; văn bản, yêu cầu của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân có liên quan.
(8) Nội dung sự việc: Ghi tóm
tắt nội dung sự việc từ các văn bản đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo.
(9) Phần giải quyết vấn đề: Cần
nêu rõ căn cứ pháp lý, tài liệu liên quan; tình hình thực
tế, thực tiễn.
(10) Tổng hợp, báo cáo các ý kiến
góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (nếu có): Báo cáo kết quả lấy ý kiến góp ý
bằng văn bản, nội dung đầy đủ các ý kiến thống nhất, không thống nhất, những ý
kiến khác.
(11) Đề xuất
giải quyết vấn đề: Đưa ra nhận định, chính kiến của mình cụ thể, rõ ràng,
đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra và đề xuất, thuyết minh, giải trình, đối
chiếu so sánh và đánh giá các ảnh hưởng, tác động và đưa ra các giải pháp giải
quyết vấn đề, lựa chọn giải pháp, phương án giải quyết.
(12) Ghi rõ chức danh người có thẩm
quyền ký văn bản, quyết định giải quyết vấn đề.
(13) Ghi địa danh và ngày tháng năm
trình văn bản.
(14) Người trình (chuyên viên, nhân
viên,...) chịu trách nhiệm về nội dung
(15) Người làm công tác văn thư rà
soát và chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản./.