|
UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRUNG TÂM PHỤC VỤ
HÀNH CHÍNH CÔNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 656/QĐ-TTPVHCC
|
Hà Nội, ngày 11 tháng
5 năm 2026
|
QUYẾT
ĐỊNH
PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
HÀ NỘI
GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Căn cứ Luật Tổ chức
chính quyền địa phương ngày 16/6/2025;
Căn cứ Luật Giao dịch
điện tử ngày 22/6/2023;
Căn cứ Luật Công chứng
số 46/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số
45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên
môi trường điện tử;
Căn cứ Nghị định số
42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ về quy định về việc cung cấp thông
tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;
Căn cứ Nghị định số
137/2024/NĐ-CP ngày 23/10/2024 của Chính phủ về quy định về giao dịch điện tử
của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử;
Căn cứ Nghị định số
118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về việc thực hiện thủ tục hành
chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch
vụ công quốc gia; Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ về
việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày
09/6/2025 của Chính phủ về việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một
cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Căn cứ Nghị quyết số
66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ về việc Quy định cắt giảm, đơn
giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được
sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số
104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và
biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Căn cứ Thông tư số
05/2025/TT-BTP ngày 15/5/2025 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và
biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Căn cứ Thông tư số
257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu,
chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định
tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động
Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, được sửa đổi, bổ sung bởi
Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
Căn cứ Thông tư số
02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ
kiểm soát thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số
01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung
và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính
và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Căn cứ Quyết định số
6470/QĐ-UBND ngày 26/12/2025 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ hành chính
công thành phố Hà Nội;
Căn cứ Quyết định số
105/QĐ-UBND ngày 09/01/2026 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội về việc Chủ tịch
UBND Thành phố ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ về kiểm soát thủ tục hành
chính;
Theo đề nghị của Sở Tư
pháp tại văn bản số 2260/STP-VP ngày 28/4/2026.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt kèm theo Quyết định này phương án tái cấu trúc quy trình nội bộ, quy
trình điện tử giải quyết 28 thủ tục hành chính (TTHC) lĩnh vực Công chứng thuộc
phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, cụ thể như sau:
1. Danh mục TTHC lĩnh
vực Công chứng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành phố Hà
Nội.
(Chi
tiết tại Phụ lục I kèm theo)
2. Phương án tái
cấu trúc quy trình giải quyết TTHC lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý
của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
(Chi
tiết tại Phụ lục II kèm theo)
Điều 2. Tổ
chức thực hiện:
1. Trung tâm Phục vụ
hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tư
pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan điện tử hóa mẫu đơn, mẫu tờ khai; tích
hợp, kiểm thử cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
2. Sở Khoa học và Công
nghệ chủ trì, phối hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Tư pháp
hoàn thành việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu chuyên ngành với hệ thống
thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo phương án này.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4. Các
đơn vị có tên tại Điều 2, Ủy ban nhân dân xã, phường và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như
Điều 4;
- Bộ Tư pháp;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố; (để báo cáo)
- Tổ Giúp việc thường trực BCĐ NQ 57/TP;
- Trung tâm thông tin điện tử TP;
- TTPVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng, TT,
CN trực thuộc, Điểm hỗ trợ DVC số;
- Lưu: VT, Sở Tư pháp, TTPVHCC.
|
GIÁM ĐỐC
Phan
Văn Phúc
|
PHỤ
LỤC I
DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG
THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Kèm
theo Quyết định số: 656/QĐ-TTPVHCC ngày 11 tháng 5 năm 2026 của Giám đốc Trung
tâm Phục vụ hành chính công Thành phố)
|
STT
|
Mã
TTHC
|
Tên
thủ tục hành chính
|
Thẩm
quyền giải quyết
|
|
1.
|
1.013842
|
Sáp nhập Văn phòng
công chứng theo loại hình công ty hợp danh
|
Sở
Tư pháp, UBND cấp tỉnh
|
|
2.
|
1.013837
|
Cấp lại Giấy đăng ký
hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất, hỏng
|
Sở
Tư pháp, UBND cấp tỉnh
|
|
3.
|
1.013839
|
Hợp nhất Văn phòng
công chứng theo loại hình công ty hợp danh
|
Sở
Tư pháp, UBND cấp tỉnh
|
|
4.
|
1.013836
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
5.
|
1.013840
|
Đăng ký hoạt động Văn
phòng công chứng hợp nhất
|
Sở
Tư pháp
|
|
6.
|
1.013848
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp
|
Sở
Tư pháp
|
|
7.
|
1.013853
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán
|
Sở
Tư pháp
|
|
8.
|
1.013843
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập
|
Sở
Tư pháp
|
|
9.
|
1.013832
|
Thu hồi Thẻ công
chứng viên
|
Sở
Tư pháp
|
|
10.
|
1.013803
|
Bổ nhiệm công chứng
viên
|
Sở
Tư pháp
|
|
11.
|
1.013804
|
Bổ nhiệm lại công
chứng viên
|
Sở
Tư pháp
|
|
12.
|
1.013805
|
Miễn nhiệm công chứng
viên
|
Sở
Tư pháp
|
|
13.
|
1.013806
|
Công nhận tương đương
đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
|
UBND
Thành phố, Sở Tư pháp
|
|
14.
|
1.013807
|
Đăng ký tập sự hành
nghề công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
15.
|
1.013818
|
Đăng ký tham dự kiểm
tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
16.
|
1.013808
|
Đăng ký tập sự lại
hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
17.
|
1.013810
|
Thay đổi nơi tập sự
hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành
nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
|
Sở
Tư pháp
|
|
18.
|
1.013812
|
Thay đổi nơi tập sự
hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương khác
|
Sở
Tư pháp
|
|
19.
|
3.000444
|
Công nhận hoàn thành
tập sự hành nghề công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
20.
|
1.013830
|
Cấp lại Thẻ công
chứng viên
|
Sở
Tư pháp
|
|
21.
|
1.013834
|
Thành lập Văn phòng
công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
22.
|
1.013846
|
Chuyển nhượng toàn bộ
phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
23.
|
1.013859
|
Cấp thẻ công chứng
viên
|
Sở
Tư pháp
|
|
24.
|
1.013835
|
Đăng ký hoạt động Văn
phòng công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
25.
|
1.013816
|
Chấm dứt tập sự hành
nghề công chứng
|
Sở
Tư pháp
|
|
26.
|
1.013856
|
Công nhận Điều lệ của
Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày 01/7/2025
|
Sở
Tư pháp
|
|
27.
|
1.013849
|
Chuyển đổi Văn phòng
công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng
theo loại hình công ty hợp danh
|
Sở
Tư pháp, UBND cấp tỉnh
|
|
28.
|
1.013852
|
Bán Văn phòng công
chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
|
Sở
Tư pháp, UBND cấp tỉnh
|
PHỤ
LỤC II
PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH
VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Kèm
theo Quyết định 656 /QĐ-TTPVHCC ngày 11 tháng 5 năm 2026 của Giám đốc Trung tâm
Phục vụ hành chính công Thành phố)
A.
CƠ SỞ TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
1. Cơ sở tái cấu trúc
thủ tục hành chính
Nghị quyết số 57-NQ/TW
ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi
mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;
Nghị quyết số
66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ về việc Quy định cắt giảm, đơn
giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;
Quyết định số 06/QĐ-TTg
của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân
cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022
- 2025, tầm nhìn đến năm 2030;
Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW
ngày 19/6/2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ,
đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số về thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng
bộ, nhanh, hiệu quả đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính
trị;
Kế hoạch số 20-KH/BCĐ57
của Ban chỉ đạo 57 Thành ủy Hà Nội về đột phá phát triển khoa học, công nghệ,
đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026;
Kế hoạch số 38/KH-UBND
về Thực hiện Kế hoạch hành động số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026 của Ban chỉ đạo
57 Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị
về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số
trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026;
Kế hoạch số 86/KH-UBND
ngày 6/3/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc tập trung đẩy mạnh
tái cấu trúc thủ tục hành chính, nâng cao tỷ lệ thực hiện dịch vụ công trực
tuyến toàn trình trên địa bàn thành phố Hà Nội.
2. Phân tích, đánh giá
hiện trạng thực hiện thủ tục hành chính.
Các TTHC lĩnh vực Công
chứng hiện đã được Bộ chuyên ngành quy định mức độ dịch vụ công trực tuyến toàn
trình. Tuy nhiên, Danh mục thành phần hồ sơ hiện hành vẫn chưa nêu cụ thể các
loại tài liệu điện tử hoặc thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu thay thế cho hồ
sơ giấy nhằm hướng dẫn người dân thực hiện một cách thuận lợi. Việc chưa coi dữ
liệu từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành là “đầu vào mặc định”
dẫn đến tình trạng người dân vẫn phải đính kèm nhiều bản sao điện tử không cần
thiết, gây lãng phí nguồn lực xã hội.
Hệ thống cung cấp dịch
vụ công trực tuyến tiếp tục có thể cải thiện để nâng cao hiệu suất trong quá
trình giải quyết TTHC cho công dân như: E-form mẫu đơn, công dân đăng nhập bằng
số CCCD thì hệ thống tự điền các thông tin của người dân, doanh nghiệp, không
phải thực hiện ký số khi đăng nhập qua VneID. Cán bộ hành chính có thể hoàn
toàn thực hiện việc thẩm định, giải quyết hồ sơ ngay trên cổng dịch vụ công
trực tuyến như Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện; Phiếu hướng dẫn, bổ sung
hoàn thiện hồ sơ; Kết quả giải quyết mà không phải thực hiện qua tiếp hệ thống
thứ ba, gây lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc.
B.
PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
1.
Thủ tục : Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh
1.1. Mã thủ tục:
1.013842
1.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
1.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh
1.4. Phí/lệ phí: Không
1.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Hợp đồng sáp nhập Văn
phòng công chứng
|
x
|
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử[1]
- Bản sao điện tử có
chứng thực[2]
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong
03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập
|
x
|
x
|
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
giải quyết thủ tục
hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực - Bản sao điện tử[3]
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
1.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
1.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
2.
Thủ tục : Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất,
hỏng
2.1. Mã thủ tục:
1.013837
2.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp
2.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
2.4. Phí/lệ phí:
500.000 đồng/hồ sơ
2.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan.
Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị cấp lại
giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do đề
nghị cấp lại
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính giấy đăng
ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp giấy đăng ký hoạt động
bị hỏng
|
x
|
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
2.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
2.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực; không
phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung, thông
báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo đảm minh
bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
3.
Thủ tục : Hợp nhất Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh
3.1. Mã thủ tục:
1.013839
3.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh
3.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh
3.4. Phí/lệ phí: Không
quy định phí, lệ phí (QĐ 1859/QĐ-BTP)
3.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Hợp đồng hợp nhất Văn
phòng công chứng
|
x
|
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong
03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất
|
x
|
x
|
sở dữ liệu đã được
kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
quyết thủ tục hành
chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
3.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
3.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo đảm
minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
4.
Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng
4.1. Mã thủ tục:
1.013836
4.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp
4.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
4.4. Phí/lệ phí:
- Đối với trường hợp
thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng do Văn phòng công
chứng thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư
pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động, mức phí: 500.000 đồng
- Đối với trường hợp
thay đổi nội dung đăng ký hoạt động khác thì Sở Tư pháp ghi nhận nội dung thay
đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, mức phí: 0 đồng
4.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu
TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT- BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị
thay đổi (Trường hợp bổ sung công chứng viên hợp danh thì phải có giấy tờ
chứng minh đã nộp đủ số vốn góp theo thoả thuận và 02 ảnh 2cm x 3 cm của công
chứng viên được bổ sung)
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
Tải file ảnh lên hệ
thống (Ảnh định dạng jpg)
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
4.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
- Đối với trường hợp
thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng do Văn phòng công
chứng thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư
pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động, mức phí: 500.000 đồng
- Đối với trường hợp
thay đổi nội dung đăng ký hoạt động khác thì Sở Tư pháp ghi nhận nội dung thay
đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, mức phí: 0 đồng
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện: Tổ
chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin
bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
4.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
5. Thủ tục : Đăng ký
hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất
5.1. Mã thủ tục:
1.013840
5.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp
5.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
5.4. Phí/lệ phí:
1.000.000 đồng/hồ sơ
5.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đăng ký hoạt động
của Văn phòng công chứng hợp nhất theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu
TP-CC-10 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở
của Văn phòng công chứng hợp nhất theo quy định tại Điều 18 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
|
3.
|
Thẻ công chứng viên
của các công chứng viên của Văn phòng công chứng hợp nhất
|
x
|
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
5.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
5.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
6. Thủ tục : Thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp
6.1. Mã thủ tục:
1.013848
6.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp
6.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp
6.4. Phí/lệ phí: Không
6.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn
góp theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-12 ban hành kèm
theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở
của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp theo quy định tại Điều 18
của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai
thác được không đầy đủ,
thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng
dẫn tổ chức thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện
tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục
hành chính theo quy định.
6.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
6.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
7. Thủ tục : Thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán
7.1. Mã thủ tục:
1.013853
7.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp
7.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
7.4. Phí/lệ phí: Không
7.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo mẫu do Bộ trưởng Bộ
Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-13 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở
của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 18 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
7.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
7.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
8. Thủ tục : Thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập
8.1. Mã thủ tục:
1.013843
8.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp
8.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
8.4. Phí/lệ phí:
500.000 đồng/hồ sơ
8.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập theo do Bộ
trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-11 ban hành kèm theo Thông tư
số 05/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về điều kiện trụ sở
của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập quy định tại Điều 18 của Nghị định số
104/2025/NĐ- CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và
biện pháp thi hành Luật Công chứng
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
|
3.
|
Thẻ công chứng viên
của các công chứng viên của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập
|
x
|
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
8.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
8.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo đảm
minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
9. Thủ tục : Thu hồi
Thẻ công chứng viên
9.1. Mã thủ tục:
1.013832
9.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp
9.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công
chứng
9.4. Phí/lệ
phí: Không
9.5. Rà
soát, đánh giá
Thành phần
hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử
2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng và đề nghị cấp/cấp
lại/thu hồi thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-07
ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2
|
Quyết định miễn nhiệm
công chứng viên/ Văn bản thông báo của Phòng công chứng / hồ sơ thay đổi nội
dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hoặc hồ sơ chấm dứt hoạt động
của Văn phòng công chứng (tùy trường hợp thu hồi thẻ công chứng viên).
|
x
|
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
9.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái
sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
9.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
10.
Thủ tục : Bổ nhiệm công chứng viên
10.1. Mã thủ tục:
1013803
10.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp
10.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng, Phòng công chứng
10.4. Phí/lệ phí: Không
10.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Văn bản đề nghị bổ
nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-02 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Giấy tờ chứng minh
thời gian công tác pháp luật theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; trường
hợp người đề nghị bổ nhiệm thuộc đối tượng quy định tại khoản 5 và khoản 6
Điều 14 của Luật Công chứng thì phải có bản chính hoặc bản sao có chứng thực
hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh đã miễn nhiệm, đã thu hồi chứng chỉ
hành nghề hoặc không còn thuộc các trường hợp này (Bản chính hoặc bản sao có
chứng thực hoặc bản sao điện tử)
Không yêu cầu người
đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 3
Điều này nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh thời
gian đóng bảo hiểm xã hội khi Sở Tư pháp khai thác được thông tin về giấy tờ
này trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trong thời hạn bổ nhiệm công
chứng viên, Sở Tư pháp kiểm tra, tra cứu thông tin về giấy tờ chứng minh thời
gian đóng bảo hiểm xã hội trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trường hợp
Sở Tư pháp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được trên
Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm không đầy đủ, không chính xác thì yêu cầu
người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên hoàn thiện hồ sơ, nộp bản chính hoặc
bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội.
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
3
|
Giấy chứng nhận kết
quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng
thực hoặc bản sao điện tử)
|
|
x
|
|
4
|
Giấy khám sức khoẻ do
cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến
ngày nộp hồ sơ (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)
|
x
|
x
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
10.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường
hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả
kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
10.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
11.
Thủ tục : Bổ nhiệm lại công chứng viên
11.1. Mã thủ tục:
1013804
11.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
11.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng; Phòng công chứng
11.4. Phí/lệ phí: Không
11.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Văn bản đề nghị bổ
nhiệm lại công chứng viên (Mẫu TP-CC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Các giấy tờ chứng
minh đủ điều kiện bổ nhiệm lại quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 của
Luật Công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo
bản chính để đối chiếu hoặc bản sao điện tử).
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
11.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
11.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng chung,
cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính chính xác
của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu theo quy
định.
12.
Thủ tục : Miễn nhiệm công chứng viên
12.1. Mã thủ tục:
1013805
12.2. Cơ quan thực hiện:
Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
12.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
12.4. Phí/lệ phí: Không
12.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Văn bản đề nghị miễn
nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-03 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
12.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép, thông
tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
12.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
13.
Thủ tục : Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở
nước ngoài
13.1. Mã thủ tục:
1013806
13.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
13.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
13.4. Phí/lệ phí: Không
13.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Văn bản đề nghị công
nhận tương đương đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (Mẫu TP-CC-01 ban
hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TTBTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử văn bằng và kết quả đào tạo nghề công
chứng ở nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp
pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, được dịch ra tiếng Việt và bản
dịch tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký người dịch.
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử.
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
13.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
13.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
14.
Thủ tục : Đăng ký tập sự hành nghề công chứng
14.1. Mã thủ tục:
1013807
14.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
14.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
14.4. Phí/lệ phí: Không
14.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Giấy đề nghị đăng ký
tập sự hành nghề công chứng Mẫu TP-TSCC-01a áp dụng đối với trường hợp tự
liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc Mẫu
TP-TSCC-01b áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề
công chứng từ chối nhận tập sự ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT- BTP
ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự hành nghề công
chứng.
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2
|
Giấy chứng nhận tốt
nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối
với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
|
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai
thác được không đầy đủ,
thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng
dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn
bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết
thủ tục hành chính theo quy định.
14.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
14.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu do
hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng chung,
cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính chính xác
của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu theo quy
định.
15.
Thủ tục : Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
15.1. Mã thủ tục:
1013805
15.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
15.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
15.4. Phí/lệ phí: Không
15.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Giấy đăng ký tham dự
kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10 ban hành kèm
theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2
|
Quyết định công nhận
hoàn thành tập sự; (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện
tử)
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
|
3
|
Giấy tờ chứng minh đã
nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng. (Bản chính hoặc
bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)
|
x
|
x
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
15.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
15.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
16.
Thủ tục : Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành
nghề công chứng
16.1. Mã thủ tục:
1013808
16.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
16.3. Đối tượng thực hiện
thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
16.4. Phí/lệ phí: Không
16.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Giấy đăng ký tập sự
hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban hành kèm
theo Thông tư số 06/2025/TT- BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2
|
Giấy chứng nhận tốt
nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối
với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.
|
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
16.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
16.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu theo
quy định.
17.
Thủ tục : Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công
chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương
17.1. Mã thủ tục:
1013810
17.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
17.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
17.4. Phí/lệ phí: Không
17.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Giấy đề nghị thay đổi
nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03 ban hành kèm theo Thông tư
số 06/2025/TT-BTP).
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
17.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
17.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
18.
Thủ tục : Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công
chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công
chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác
18.1. Mã thủ tục:
1013812
18.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
18.3. Đối tượng thực hiện
thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
18.4. Phí/lệ phí: Không
18.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1. Đối với Sở Tư pháp
nơi đã đăng ký tập sự
|
|
1.
|
Giấy đề nghị thay đổi
nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03 ban hành kèm theo
Thông tư số 06/2025/TT-BTP).
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2. Đối với Sở Tư pháp
nơi chuyển đến
|
|
1.
|
Giấy đề nghị đăng ký
tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban
hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.
|
x
|
|
Điện tử hóa thành phần
hồ sơ tự
động,
điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Giấy chứng nhận tốt
nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối
với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.
|
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
3.
|
Quyết định xoá đăng
ký tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự theo Mẫu
TP-TSCC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.
|
x
|
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
18.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
18.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
19.
Thủ tục : Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng
19.1. Mã thủ tục:
3000444
19.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
19.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
19.4. Phí/lệ phí: Không
19.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Văn bản đề nghị công
nhận hoàn thành tập sự;
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2
|
Báo cáo kết quả tập
sự, Sổ nhật ký tập sự. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao
điện tử)
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
19.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả giải
quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử cá
nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
19.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt; không
yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong
các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
20.
Thủ tục : Cấp lại Thẻ công chứng viên
20.1. Mã thủ tục:
1013830
20.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
20.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
20.4. Phí/lệ phí: Không
20.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị cấp lại
thẻ công chứng viên theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP.
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2
|
02 ảnh chân dung cỡ
2cm x 3cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ).
|
x
|
|
Cá nhân, tổ chức tải
file lên hệ thống
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Ảnh định dạng jpg
|
|
3
|
Thẻ công chứng viên
đang sử dụng (trong trường hợp thẻ bị hỏng).
|
x
|
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
20.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
20.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
21.
Thủ tục: Thành lập Văn phòng công chứng
21.1. Mã thủ tục:
1013834
21.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
21.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
21.4. Phí/lệ phí: Không
21.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị thành lập
Văn phòng công chứng
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E- Form điện tử
|
|
2
|
Đề án thành lập Văn
phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức,
tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển
khai thực hiện đề án thành lập Văn phòng công chứng; giá trị và tỷ lệ góp
vốn, xác định thời hạn góp vốn trước ngày Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng
ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; thông
tin về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công
chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
|
x
|
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền
|
Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
3
|
Quyết định bổ nhiệm
của các công chứng viên hợp danh dự kiến và dự thảo Điều lệ Văn phòng công
chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; quyết
định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng đối
với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
|
x
|
x
|
|
4
|
Giấy tờ chứng minh đã
hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm
Trưởng Văn phòng công chứng. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản
sao điện tử).
|
x
|
x
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan
tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực
hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao
điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy
định.
21.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ,
người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện
tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách
nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định
ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm
định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự
động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL
dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện
tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ
liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải
thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng
thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
21.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
22.
Thủ tục : Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh
của Văn phòng công chứng
22.1. Mã thủ tục:
1013846
22.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
22.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng
22.4. Phí/lệ phí: Không
22.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Hợp đồng chuyển
nhượng vốn góp, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn
phòng công chứng nơi các công chứng viên hợp danh chuyển nhượng toàn bộ phần
vốn góp đang hành nghề (sau đây gọi là Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn
góp); tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hợp danh chuyển nhượng,
nhận chuyển nhượng vốn góp; giá chuyển nhượng và phương thức thanh toán; việc
bàn giao Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; số lượng, phân loại hồ
sơ công chứng, tài sản hiện có của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn
góp; quyền, nghĩa vụ của các bên, trong đó nêu rõ việc kế thừa toàn bộ quyền,
nghĩa vụ, tiếp nhận yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ của Văn phòng
công chứng chuyển nhượng vốn góp; Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp phải có chữ
ký của tất cả công chứng viên chuyển nhượng vốn góp và công chứng viên nhận
chuyển nhượng vốn góp.
|
x
|
|
Tổ chức tải file lên
hệ thống
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
2
|
Kê khai thuế, báo cáo
tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng
chuyển nhượng vốn góp. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao
điện tử).
|
x
|
x
|
|
3
|
Quyết định bổ nhiệm
của các công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp; giấy tờ chứng minh công
chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại
khoản 2 Điều 30 của Luật Công chứng.
|
|
x
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
22.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ
điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện
khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia,
CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho
các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách
nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định
ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm
định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự
động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL
dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện
tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ
liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải
thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng
thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
22.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
23.
Thủ tục : Cấp thẻ công chứng viên
23.1. Mã thủ tục:
1.013859
23.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp
23.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng
23.4. Phí/lệ phí:
100.000 đồng/hồ sơ
23.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1. Đối với công
chứng viên của Phòng công chứng
|
|
1.
|
Đơn đề nghị cấp thẻ
công chứng viên (theo Mẫu TP- CC-05 ban hành kèm theo Thông tư số
05/2025/TT- BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại
công chứng viên
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
|
3.
|
02 ảnh 2cm x 3cm của
mỗi công chứng viên (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ)
|
x
|
|
Cá nhân tải file lên
hệ thống
|
Ảnh định dạng jpg
|
|
4.
|
Bản chính hoặc bản sao
có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội
viên Hội công chứng viên tại địa phương
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
|
2. Đối với công
chứng viên của Văn phòng công chứng, hồ sơ đề nghị cấp thẻ được bao
gồm trong hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động hoặc hồ sơ đề nghị thay
đổi nội dung đăng ký hoạt động trong trường hợp bổ sung công chứng
viên theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 của Nghị định số
104/2025.NĐ-CP
|
|
1.
|
Đơn đề nghị đăng ký
hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu
TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung;
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn
phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng
công chứng
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
|
3.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp
danh đã góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp đối với Văn phòng công
chứng theo loại hình công ty hợp danh; giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của
Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh
nghiệp tư nhân; hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên
làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có)
|
x
|
x
|
|
4.
|
02 ảnh 2cm x 3cm của
mỗi công chứng viên
|
x
|
|
Cá nhân tải file lên
hệ thống
|
|
Ảnh định dạng jpg
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.
23.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
23.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
24.
Thủ tục : Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
24.1. Mã thủ tục:
1.013835
24.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp
24.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
24.4. Phí/lệ phí:
1.000.000 đồng/hồ sơ
24.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị đăng ký
hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu
TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT- BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
- Cơ sở dữ liệu quốc
gia về đăng ký doanh nghiệp
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E-Form điện tử
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn
phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng
công chứng
|
x
|
x
|
Thông tin được lấy từ
các cơ sở dữ liệu được kết nối
- Tổ chức không phải
nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối
- Thời hạn thực hiện:
Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.
|
- Cơ sở dữ liệu tổ
chức hành nghề công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
- Bản sao điện tử
|
|
3.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp
danh đã góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp đối với Văn phòng công
chứng theo loại hình công ty hợp danh; giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của Trưởng
Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp
tư nhân; hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên làm việc
theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có)
|
x
|
x
|
|
4.
|
02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi
công chứng viên
|
x
|
|
Cá nhân tải file lên
hệ thống
|
|
Ảnh định dạng jpg
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng;
theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ
này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.
24.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID
để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp
thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
24.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
25.
Thủ tục : Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng
25.1. Mã thủ tục:
1.013816
25.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp
25.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng
25.4. Phí/lệ phí: Không
25.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Báo cáo bằng văn bản
của tổ chức hành nghề công chứng về việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng
(Mẫu TP-TSCC-05 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP)
|
x
|
|
Điện tử hóa thành
phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung
|
Cơ sở dữ liệu tổ chức
hành nghề công chứng
|
Đơn đề nghị dưới dạng
E- Form điện tử
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại
giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện
nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện
tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.
25.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số
VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường
hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc
người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người
thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp
tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao
chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp
lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong
các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng
Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp
pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết
quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái
sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh
nghiệp.
25.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các
cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực;
không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung,
thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo
đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
26.
Thủ tục : Công nhận Điều lệ của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày
01/7/2025
26.1. Mã thủ tục:
1.013856
26.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp
26.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng
26.4. Phí/lệ phí: Không
26.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Văn bản thông báo
|
x
|
|
Tổ chức tải file lên
hệ thống
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
2.
|
Dự thảo Điều lệ Văn
phòng công chứng (gồm các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn
phòng công chứng; họ và tên, địa chỉ liên lạc của các công chứng viên hợp
danh; tổng vốn điều lệ, tài sản góp vốn, giá trị và tỷ lệ góp vốn của các
công chứng viên hợp danh; quyền và nghĩa vụ của các công chứng viên hợp danh;
cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn
phòng công chứng và các công chứng viên hợp danh còn lại; nguyên tắc trả
lương, thu nhập; nguyên tắc giải quyết tranh chấp; thể thức sửa đổi, bổ sung
Điều lệ)
|
x
|
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
26.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại
thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ,
người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện
tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
26.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
27.
Thủ tục : Chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh
27.1. Mã thủ tục:
1.013849
27.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
27.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư
nhân
27.4. Phí/lệ phí: Không
27.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Đơn đề nghị chuyển
đổi Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ việc đáp ứng các điều kiện chuyển
đổi quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định số 104/2025/NĐ- CP ngày 15/5/2025
của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công
chứng
|
x
|
|
Tổ chức tải file lên
hệ thống
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của các công chứng
viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi; giấy tờ chứng minh
đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến
làm Trưởng Văn phòng công chứng chuyển đổi
|
x
|
x
|
|
3.
|
Dự thảo Điều lệ của
Văn phòng công chứng chuyển đổi
|
x
|
|
|
4.
|
Văn bản cam kết, thỏa
thuận theo quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP
|
x
|
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
27.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện:
Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ
sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực
hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc
gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế
cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có
trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm
định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện
thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống
tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong
CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu
điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc
dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ
phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ,
đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
27.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
28.
Thủ tục : Bán Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
28.1. Mã thủ tục:
1.013852
28.2. Cơ quan thực
hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
28.3. Đối tượng thực
hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư
nhân
28.4. Phí/lệ phí: Không
28.5. Rà soát, đánh giá
Thành phần hồ sơ cần
quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các
quy định khác có liên quan. Cụ thể:
|
Trước
Tái cấu trúc:
Quy
định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố
|
Sau
Tái cấu trúc
|
|
STT
|
Thành
phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
Phương
thức cung cấp
|
Nguồn
dữ liệu/ CSDL
|
Hình
thức nộp
|
|
1.
|
Hợp đồng bán Văn
phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở
của Văn phòng công chứng; tên, số quyết định bổ nhiệm của Trưởng Văn phòng
công chứng và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn
phòng công chứng (nếu có); tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên
mua Văn phòng công chứng; giá bán, phương thức thanh toán; việc bàn giao Văn
phòng công chứng; số lượng, phân loại hồ sơ công chứng, tài sản hiện có của
Văn phòng công chứng; quyền, nghĩa vụ của các bên, trong đó nêu rõ việc kế
thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận yêu cầu công chứng đang thực hiện và
hồ sơ của Văn phòng công chứng
|
x
|
|
Tổ chức tải file lên
hệ thống
|
- CSDL tổ chức hành
nghê công chứng
- Kho dữ liệu điện tử
của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
|
Trường hợp thông tin
chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức
sau:
- Văn bản điện tử
- Bản sao điện tử có
chứng thực
|
|
2.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong
03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được bán
|
x
|
x
|
|
3.
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của công chứng
viên mua Văn phòng công chứng; giấy tờ chứng minh công chứng viên mua Văn
phòng công chứng đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 31 của
Luật Công chứng
|
x
|
x
|
- Việc rà soát và quy
định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin,
giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp
pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã
hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai
thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương
ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại
các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.
- Trong trường hợp
thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối,
chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ
quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân
thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản
sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo
quy định.
28.6. Quy trình thực
hiện
a) Lưu đồ
b) Mô tả chi tiết
Bước chuẩn bị: Số hóa
và lưu trữ hồ sơ điện tử
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp
để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các
tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.
Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ
trực tuyến
- Người thực hiện: Tổ
chức
- Nội dung thực hiện:
Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ
công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
(TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào
biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng
ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công
tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy
tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu
điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy
tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.
Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ
liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp
luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động
đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được
định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không
phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC
- Người thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận hồ sơ.
- Nội dung thực hiện: Cán
bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ
điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện
khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia,
CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho
các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách
nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định
ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm
định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự
động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL
dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện
tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ
liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải
thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng
thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin
trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.
Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm
định và phê duyệt kết quả
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.
- Nội dung thực hiện:
+ Hệ thống: Tự động
thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy
phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép,
thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).
+ Cơ quan chuyên môn:
Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ
trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ
sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy
trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.
Bước 4: Trả kết quả giải quyết
TTHC
- Đơn vị thực hiện:
Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông
tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.
- Nội dung thực hiện:
Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông
qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong
trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc
trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Bước 5: Cập nhật trạng thái và
tái sử dụng dữ liệu
- Đơn vị thực hiện: Hệ
thống thông tin giải quyết TTHC.
- Nội dung thực hiện:
Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả
giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử
cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và
tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công
dân, doanh nghiệp.
28.7. Nguyên tắc tác
nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
- Cán bộ tiếp nhận và cán
bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách
nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt;
không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có
trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác
thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ
sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm
bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.
- Đối với các dữ liệu
do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng
chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính
chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu
theo quy định.
C.
ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG
1. Tác động đối với
người dân
Giảm thiểu tuyệt đối
nhu cầu đi lại, chờ đợi tại cơ quan hành chính. Công dân có thể thực hiện thủ
tục 24/7, mọi lúc, mọi nơi thông qua môi trường mạng. Việc tái sử dụng dữ liệu
(theo nguyên tắc "một lần khai báo") giúp rút ngắn đáng kể thời gian
chuẩn bị hồ sơ.
Toàn bộ quy trình được
thực hiện trên môi trường điện tử duy nhất (Cổng DVC Quốc gia), cho phép công
dân theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, nâng cao tính minh bạch,
giảm thiểu rủi ro hồ sơ bị thất lạc hoặc chậm trễ.
Việc trả kết quả điện
tử (qua Kho dữ liệu cá nhân/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC) giúp công dân
được sở hữu kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý,
phục vụ cho các giao dịch điện tử tiếp theo.
2. Tác động đối với cơ
quan có thẩm quyền giải quyết
Cán bộ và Lãnh đạo cơ
quan chuyên môn thực hiện toàn bộ quy trình từ soạn thảo, thẩm định đến phê duyệt
kết quả giải quyết TTHC trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.
Các biểu mẫu điện tử
(Phiếu bổ sung, Thông báo) và Kết quả giải quyết TTHC được hoàn thiện theo mẫu
chuẩn có sẵn trên Hệ thống. Việc ký số điện tử trực tiếp trên Hệ thống và tự
động chuyển sang Bộ phận Văn thư điện tử giảm thiểu lỗi thủ công, tăng tính
thống nhất và rút ngắn quy trình phê duyệt nội bộ.
3. Tác động đối với bộ
phận một cửa
Chi nhánh được giảm tải
đáng kể khối lượng công việc đón tiếp trực tiếp tại quầy, chuyển trọng tâm sang
hỗ trợ từ xa và chuyên sâu vào việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, qua đó tăng
năng suất tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên mỗi cán bộ.
Chi nhánh có khả năng
kiểm soát chi tiết, toàn diện quy trình và kết quả giải quyết TTHC, từ đó nâng
cao chất lượng dịch vụ công và khả năng giải quyết các vướng mắc, khiếu nại của
Công dân.
4. Chi phí tuân thủ thủ
tục hành chính
Việc thực hiện giao
dịch điện tử toàn trình giúp giảm gánh nặng chi phí tuân thủ thông qua việc cắt
bỏ các thành phần hồ sơ thừa và tăng cường tái sử dụng dữ liệu số, giúp người
dân và doanh nghiệp tiết kiệm tối đa các khoản chi trực tiếp cho in ấn, đi lại
mà còn giảm thiểu đáng kể chi phí cơ hội về thời gian chờ đợi.
|
STT
|
Tên
thủ tục hành chính
|
Chi
phí tuân thủ trước tái cấu trúc (đồng)
|
Chi
phí tuân thủ sau tái cấu trúc (đồng)
|
|
1
|
Sáp nhập Văn phòng
công chứng theo loại hình công ty hợp danh
|
8,700,000
|
2,310,000
|
|
2
|
Cấp lại Giấy đăng ký
hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất, hỏng
|
14,470,000
|
7,310,000
|
|
3
|
Hợp nhất Văn phòng
công chứng theo loại hình công ty hợp danh
|
8,700,000
|
2,310,000
|
|
4
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng
|
137,465,000
|
69,445,000
|
|
5
|
Đăng ký hoạt động Văn
phòng công chứng hợp nhất
|
20,240,000
|
13,080,000
|
|
6
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp
|
9,470,000
|
2,310,000
|
|
7
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán
|
9,470,000
|
2,310,000
|
|
8
|
Thay đổi nội dung
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập
|
15,240,000
|
8,080,000
|
|
9
|
Thu hồi Thẻ công
chứng viên
|
8,700,000
|
1,540,000
|
|
10
|
Bổ nhiệm công chứng
viên
|
10.240.000
|
1.540.000
|
|
11
|
Bổ nhiệm lại công
chứng viên
|
9.470.000
|
1.540.000
|
|
12
|
Miễn nhiệm công chứng
viên
|
8.700.000
|
1.540.000
|
|
13
|
Công nhận tương đương
đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
|
9.470.000
|
1.540.000
|
|
14
|
Đăng ký tập sự hành
nghề công chứng
|
9.470.000
|
1.540.000
|
|
15
|
Đăng ký tham dự kiểm
tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
|
10.240.000
|
1.540.000
|
|
16
|
Đăng ký tập sự lại
hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng
|
9.470.000
|
1.540.000
|
|
17
|
Thay đổi nơi tập sự
hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành
nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
|
8.700.000
|
1.540.000
|
|
18
|
Thay đổi nơi tập sự
hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương khác
|
10,240,000
|
3,080,000
|
|
19
|
Công nhận hoàn thành
tập sự hành nghề công chứng
|
8.700.000
|
1.540.000
|
|
20
|
Cấp lại Thẻ công
chứng viên
|
10,240,000
|
1,540,000
|
|
21
|
Thành lập Văn phòng
công chứng
|
11,010,000
|
3,080,000
|
|
22
|
Chuyển nhượng toàn bộ
phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
|
10,240,000
|
3,080,000
|
|
23
|
Cấp thẻ công chứng
viên
|
12,010,000
|
4,850,000
|
|
24
|
Đăng ký hoạt động Văn
phòng công chứng
|
21,010,000
|
13,850,000
|
|
25
|
Chấm dứt tập sự hành
nghề công chứng
|
8,700,000
|
1,540,000
|
|
26
|
Công nhận Điều lệ của
Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày 01/7/2025
|
67,860,000
|
12,012,000
|
|
27
|
Chuyển đổi Văn phòng
công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng
theo loại hình công ty hợp danh
|
10,240,000
|
3,850,000
|
|
28
|
Bán Văn phòng công
chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
|
9,470,000
|
3,080,000
|
|
Tổng cộng
|
394,005,000
|
155,577,000
|
|
Chi phí tiết kiệm
được sau tái cấu trúc
|
238,428,000 (Tiết kiệm 60,51%)
|
* Chi tiết tại Phụ lục
III
D.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Trung tâm Phục vụ
hành chính công Thành phố:
Trung tâm phục vụ hành
chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị
liên quan thực hiện điện tử hóa các mẫu đơn, tờ khai hành chính.
Đánh giá việc cải thiện
chất lượng dịch vụ công trực tuyến theo quy định tại Điều 29 Thông tư số
01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ.
Tổ chức tuyên truyền,
phổ biến và hướng dẫn người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính trên
môi trường điện tử. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ trực tuyến toàn trình; đảm bảo
không đặt ra thêm bất kỳ yêu cầu, điều kiện nào khác biệt so với hồ sơ giấy
(ngoài các quy định của pháp luật).
2. Sở Tư pháp:
Phối hợp với Trung tâm
Phục vụ hành chính công Thành phố và đơn vị phát triển hệ thống để hoàn thiện
quy trình điện tử và biểu mẫu điện tử.
Tổ chức thụ lý hồ sơ
trực tuyến toàn trình; đảm bảo không đặt ra thêm bất kỳ yêu cầu, điều kiện nào
khác biệt so với hồ sơ giấy (ngoài các quy định của pháp luật).
Thực hiện giải quyết và
trả kết quả theo đúng quy trình điện tử đã được phê duyệt; tuân thủ nghiêm ngặt
quy định của phương án tái cấu trúc.
3. Sở Khoa học và Công
nghệ:
Chủ trì, phối hợp với
Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Tư pháp hoàn thành việc tích
hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành
chính của Thành phố với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành liên quan.
4. Các cơ quan, đơn vị
có liên quan khác:
Có trách nhiệm công
nhận, khai thác và sử dụng kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử (bản
điện tử) được thực hiện theo phương án này trong các giao dịch hành chính tiếp
theo, đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả.
PHỤ
LỤC III
BẢNG TÍNH TOÁN CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH
(Kèm
theo Quyết định số 656/QĐ-TTPVHCC ngày 11 tháng 5 năm 2026 của Giám đốc Trung
tâm Phục vụ hành chính công Thành phố)
1.
Thủ tục : Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh - Mã
thủ tục: 1.013842
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Hợp đồng sáp nhập Văn
phòng công chứng
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản sao
có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03
năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
231,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
8,700,000
₫
|
2,310,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
6,390,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 73,45%)
|
2.
Thủ tục : Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất,
hỏng - Mã thủ tục: 1.013837
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị cấp lại
giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do đề
nghị cấp lại
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính giấy đăng
ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp giấy đăng ký hoạt động
bị hỏng
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
500,000
|
0
|
500,000
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,447,000
₫
|
731,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
14,470,000
₫
|
7,310,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 49,48%)
|
3.
Thủ tục : Hợp nhất Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh - Mã
thủ tục: 1.013839
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Hợp đồng hợp nhất Văn
phòng công chứng
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong
03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
231,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
8,700,000
₫
|
2,310,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
6,390,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 73,45%)
|
4.
Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng - Mã thủ
tục: 1.013836
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị
thay đổi
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
500,000
|
0
|
500,000
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,447,000
₫
|
731,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
95
|
95
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
137,465,000
₫
|
69,445,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
68,020,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 49,48%)
|
5.
Thủ tục : Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất - Mã thủ tục:
1.013840
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
3
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đăng ký hoạt động
của Văn phòng công chứng hợp nhất theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở
của Văn phòng công chứng hợp nhất
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
Thẻ công chứng viên
của các công chứng viên của Văn phòng công chứng hợp nhất
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
1,000,000
|
0
|
1,000,000
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
2,024,000
₫
|
1,308,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
20,240,000
₫
|
13,080,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 35,37%)
|
6.
Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận
chuyển nhượng vốn góp - Mã thủ tục: 1.013848
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn
góp
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở
của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
947,000
₫
|
231,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
9,470,000
₫
|
2,310,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 75,6%)
|
7.
Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán
- Mã thủ tục: 1.013853
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở
của Văn phòng công chứng
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
947,000
₫
|
231,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
9,470,000
₫
|
2,310,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 75,6%)
|
8.
Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp
nhập - Mã thủ tục: 1.013843
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
3
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về điều kiện trụ sở
của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
Thẻ công chứng viên
của các công chứng viên của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
500,000
|
0
|
500,000
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,524,000
₫
|
808,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
15,240,000
₫
|
8,080,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 46,98%)
|
9.
Thủ tục : Thu hồi Thẻ công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013832
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị thay đổi
nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng và đề nghị cấp/cấp
lại/thu hồi thẻ công chứng viên
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác (xăng
xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
8,700,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 82,3%)
|
10.
Thủ tục: Bổ nhiệm công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013803
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Văn bản đề nghị bổ
nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC- 02 ban hành kèm theo Thông tư số
11/2025/TT-BTP
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Giấy tờ chứng minh
thời gian công tác pháp luật theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; trường
hợp người đề nghị bổ nhiệm thuộc đối tượng quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều
14 của Luật Công chứng thì phải có bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc
bản sao điện tử giấy tờ chứng minh đã miễn nhiệm, đã thu hồi chứng chỉ hành
nghề hoặc không còn thuộc các trường hợp này (Bản chính hoặc bản sao có chứng
thực hoặc bản sao điện tử) Không yêu cầu người đề nghị bổ nhiệm công chứng
viên theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 3 Điều này nộp bản chính hoặc bản
sao có chứng thực giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi Sở Tư
pháp khai thác được thông tin về giấy tờ này trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về
bảo hiểm. Trong thời hạn bổ nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp kiểm tra, tra
cứu thông tin về giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên Cơ sở
dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trường hợp Sở Tư pháp không khai thác
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
3
|
Giấy chứng nhận kết
quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng
thực hoặc bản sao điện tử)
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
4
|
Giấy khám sức khoẻ do
cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến
ngày nộp hồ sơ (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,024,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
10,240,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
8,700,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 84,96%)
|
11.
Thủ tục : Bổ nhiệm lại công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013804
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Văn bản đề nghị bổ
nhiệm lại công chứng viên (Mẫu TP- CC-04 ban hành kèm theo Thông tư số
11/2025/TT-BTP)
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Các giấy tờ chứng
minh đủ điều kiện bổ nhiệm lại quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 của
Luật Công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo
bản chính để đối chiếu hoặc bản sao điện tử).
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
947,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
9,470,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,930,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 83,74%)
|
12.
Thủ tục : Miễn nhiệm công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013805
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Văn bản đề nghị miễn
nhiệm công chứng viên (Mẫu TP- CC-03 ban hành kèm theo Thông tư số
11/2025/TT-BTP)
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
8,700,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 82,3%)
|
13.
Thủ tục Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước
ngoài - Mã thủ tục: 1.013806
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Văn bản đề nghị công
nhận tương đương đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (Mẫu TP-CC-01 ban hành
kèm theo Thông tư số 11/2025/TTBTP).
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử văn bằng và kết quả đào tạo nghề công
chứng ở nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp
pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, được dịch ra tiếng Việt và bản
dịch tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký người dịch.
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
947,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
9,470,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,930,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 83,74%)
|
14.
Thủ tục : Đăng ký tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục: 1.013807
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
- Giấy đề nghị đăng
ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01a áp dụng đối với trường
hợp tự liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc
Mẫu TP- TSCC-01b áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành
nghề công chứng từ chối nhận tập sự ban hành kèm theo Thông tư số
06/2025/TT-BTP ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự
hành nghề công chứng.
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
- Giấy chứng nhận tốt
nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối
với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
947,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
9,470,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,930,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 83,74%)
|
15.
Thủ tục : Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ
tục: 1.013818
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Giấy đăng ký tham dự
kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10 ban hành kèm
theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP);
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Quyết định công nhận hoàn
thành tập sự; (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
3
|
Giấy tờ chứng minh đã
nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng. (Bản chính hoặc
bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,024,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
10,240,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
8,700,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 84,96%)
|
16.
Thủ tục : Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành
nghề công chứng - Mã thủ tục: 1.013808
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Giấy đăng ký tập sự
hành nghề công chứng (Mẫu TP- TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban hành kèm theo
Thông tư số 06/2025/TT-BTP)
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Giấy chứng nhận tốt
nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối
với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
947,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
9,470,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,930,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 83,74%)
|
17.
Thủ tục : Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công
chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương - Mã thủ tục: 1.013810
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Văn bản đề nghị miễn
nhiệm công chứng viên (Mẫu TP- CC-03 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
8,700,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 82,3%)
|
18.
Thủ tục : Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công
chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công
chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác - Mã thủ tục: 1.013810
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Giấy đề nghị đăng ký
tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban
hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Giấy chứng nhận tốt
nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối
với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
Quyết định xoá đăng
ký tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự theo Mẫu
TP-TSCC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,024,000
₫
|
308,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
10,240,000
₫
|
3,080,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 69,92%)
|
19.
Thủ tục : Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục:
3.000444
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
2
|
77,000
|
|
1
|
Văn bản đề nghị công
nhận hoàn thành tập sự;
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Báo cáo kết quả tập
sự, Sổ nhật ký tập sự. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao
điện tử)
|
1
|
0
|
1
|
0
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
8,700,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 83,74%)
|
20.
Thủ tục : Cấp lại Thẻ công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013830
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị cấp lại
thẻ công chứng viên theo Mẫu TP- CC-08 ban hành kèm theo Thông tư số
05/2025/TT- BTP.
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Thẻ công chứng viên
đang sử dụng (trong trường hợp thẻ bị hỏng).
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
3
|
02 ảnh chân dung cỡ
2cm x 3cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ).
|
1
|
0
|
0
|
0
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,024,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
10,240,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
8,700,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 84,96%)
|
21.
Thủ tục: Thành lập Văn phòng công chứng - Mã thủ tục: 1013834
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
5
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị thành lập
Văn phòng công chứng
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Đề án thành lập Văn
phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức,
tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển
khai thực hiện đề án thành lập Văn phòng công chứng; giá trị và tỷ lệ góp
vốn, xác định thời hạn góp vốn trước ngày Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng
ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh;
thông tin về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng
công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;
|
1
|
0
|
1
|
0
|
|
3
|
Quyết định bổ nhiệm
của các công chứng viên hợp danh dự kiến và dự thảo Điều lệ Văn phòng công
chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; quyết
định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng đối
với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
4
|
Giấy tờ chứng minh đã
hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm
Trưởng Văn phòng công chứng. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản
sao điện tử).
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,101,000
₫
|
308,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
11,010,000
₫
|
3,080,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,930,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 72,03%)
|
22.
Thủ tục : Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh
của Văn phòng công chứng - Mã thủ tục: 1013846
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
3
|
77,000
|
|
1
|
Hợp đồng chuyển
nhượng vốn góp, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn
phòng công chứng nơi các công chứng viên hợp danh chuyển nhượng toàn bộ phần
vốn góp đang hành nghề (sau đây gọi là Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn
góp); tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hợp danh chuyển nhượng,
nhận chuyển nhượng vốn góp; giá chuyển nhượng và phương thức thanh toán; việc
bàn giao Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; số lượng, phân loại hồ
sơ công chứng, tài sản hiện có của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn
góp; quyền, nghĩa vụ của các bên, trong đó nêu rõ việc kế thừa toàn bộ quyền,
nghĩa vụ, tiếp nhận yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ của Văn phòng
công chứng chuyển nhượng vốn góp; Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp phải có chữ
ký của tất cả công chứng viên chuyển nhượng vốn góp và công chứng viên nhận
chuyển nhượng vốn góp.
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Kê khai thuế, báo cáo
tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng
chuyển nhượng vốn góp. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao
điện tử).
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
Quyết định bổ nhiệm
của các công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp; giấy tờ chứng minh công
chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại
khoản 2 Điều 30 của Luật Công chứng.
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,024,000
₫
|
308,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
10,240,000
₫
|
3,080,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 69,92%)
|
23.
Thủ tục : Cấp thẻ công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013859
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
5
|
77,000
|
4
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị cấp thẻ
công chứng viên
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại
công chứng viên
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
02 ảnh 2cm x 3cm của
mỗi công chứng viên (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ)
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
4
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh công chứng viên là
hội viên Hội công chứng viên tại địa phương
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
100,000
|
0
|
100,000
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,201,000
₫
|
485,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
12,010,000
₫
|
4,850,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 59,62%)
|
24.
Thủ tục : Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng - Mã thủ tục: 1.013835
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
5
|
77,000
|
4
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị đăng ký
hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp thẻ công chứng viên
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn
phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng
công chứng
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp
danh đã góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp đối với Văn phòng công
chứng theo loại hình công ty hợp danh; giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của
Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh
nghiệp tư nhân; hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên
làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có)
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
4
|
02 ảnh 2cm x 3cm của
mỗi công chứng viên
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
1,000,000
|
0
|
1,000,000
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
2,101,000
₫
|
1,385,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
21,010,000
₫
|
13,850,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 34,1%)
|
25.
Thủ tục : Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục: 1.013816
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Báo cáo bằng văn bản
của tổ chức hành nghề công chứng về việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
8,700,000
₫
|
1,540,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
7,160,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 82,3%)
|
26.
Thủ tục : Công nhận Điều lệ của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày
01/7/2025 - Mã thủ tục: 1.013856
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu
trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
2
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
1
|
Văn bản thông báo
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Dự thảo Điều lệ Văn
phòng công chứng (gồm các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn
phòng công chứng; họ và tên, địa chỉ liên lạc của các công chứng viên hợp
danh; tổng vốn điều lệ, tài sản góp vốn, giá trị và tỷ lệ góp vốn của các
công chứng viên hợp danh; quyền và nghĩa vụ của các công chứng viên hợp danh;
cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn
phòng công chứng và các công chứng viên hợp danh còn lại; nguyên tắc trả
lương, thu nhập; nguyên tắc giải quyết tranh chấp; thể thức sửa đổi, bổ sung
Điều lệ)
|
1
|
77,000
|
0
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
870,000
₫
|
154,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
78
|
78
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
67,860,000
₫
|
12,012,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
55,848,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 82,3%)
|
27.
Thủ tục : Chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân
thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh - Mã thủ tục:
1.013849
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
4
|
77,000
|
4
|
77,000
|
|
1
|
Đơn đề nghị chuyển
đổi Văn phòng công chứng
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của các công chứng
viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi; giấy tờ chứng minh
đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến
làm Trưởng Văn phòng công chứng chuyển đổi
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
Dự thảo Điều lệ của
Văn phòng công chứng chuyển đổi
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
4
|
Văn bản cam kết, thỏa
thuận theo quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
1,024,000
₫
|
385,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
10,240,000
₫
|
3,850,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
6,390,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 62,4%)
|
28.
Thủ tục : Bán Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân - Mã thủ
tục: 1.013852
|
STT
|
Tên
hồ sơ
|
Trước
khi Tái cấu trúc
|
Sau
khi Tái cấu trúc
|
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
Giờ
|
Chi
phí (đồng)
|
|
(1) Chuẩn bị hồ sơ
|
3
|
77,000
|
3
|
77,000
|
|
1
|
Hợp đồng bán Văn
phòng công chứng
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
2
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong
03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được bán
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
3
|
Bản chính hoặc bản
sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của công chứng
viên mua Văn phòng công chứng; giấy tờ chứng minh công chứng viên mua Văn
phòng công chứng đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 31 của
Luật Công chứng
|
1
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(2) Nộp hồ sơ và nhận
kết quả
|
8
|
77,000
|
1
|
77,000
|
|
(3) Phí/lệ phí
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
(4) Các chi phí khác
(xăng xe, đi lại, tư vấn,...)
|
1
|
100,000
|
0
|
0
|
|
Tổng chi phí/bộ hồ sơ
(1) + (2) + (3) + (4)
|
947,000
₫
|
308,000
₫
|
|
Số lượng đối tượng
tuân thủ/ 01 năm
|
10
|
10
|
|
Tổng chi phí thực
hiện TTHC 1 năm
|
9,470,000
₫
|
3,080,000
₫
|
|
Chi phí tiết kiệm sau
khi tái cấu trúc
|
6,390,000
₫
|
|
(Tiết
kiệm: 67,47%)
|