|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH PHÚ YÊN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
55/2019/QĐ-UBND
|
Phú
Yên, ngày 30 tháng 12 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 21 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định trao đổi, lưu trữ,
xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 21 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 41/TTr-STTTT ngày 06 tháng 12 năm 2019.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước trên địa
bàn tỉnh Phú Yên.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày …… tháng 01
năm 2020 và thay thế Quyết định số 11/2018/QĐ-UBND ngày 27 tháng 3 năm 2018 của
UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống quản lý
văn bản, điều hành và liên thông văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước
trên địa bàn tỉnh Phú Yên.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3 (bản điện tử);
- Vụ pháp chế - Bộ TTTT; (b/c)
- Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp; (b/c)
- TT. Tỉnh ủy, TT. HĐNĐ tỉnh; (b/c)
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Ủy ban MTTQVN tỉnh;
- Trung tâm Truyền thông;
- Phòng KD&KTr VBQPPL - Sở Tư pháp;
- Chánh, các PCVP UBND tỉnh (bản điện tử);
- Các Phòng, TT (VP UBND tỉnh) (bản điện tử);
- Lưu: VT, KGVX (Dg).
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phan Đình Phùng
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN
NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 55/2019/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2019
của Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định việc tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và chỉ
đạo điều hành (gọi tắt là Hệ thống VBĐH) trên môi trường mạng giữa các cơ quan
nhà nước trên địa bàn tỉnh Phú Yên.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ
quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Phú Yên (sau đây gọi
là cơ quan, đơn vị).
2. Cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động của các cơ quan, đơn vị quy định tại Khoản 1 Điều này (sau đây gọi tắt
là cán bộ, công chức) và các cá nhân, tổ chức có liên quan tham gia quản lý,
khai thác sử dụng Hệ thống VBĐH trên môi trường mạng.
3. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị
không thuộc khoản 1 Điều này áp dụng Quy chế này trong việc tiếp nhận, xử lý,
phát hành và quản lý văn bản điện tử.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống quản lý văn bản và chỉ
đạo điều hành trên môi trường mạng: Là phần mềm được xây dựng nhằm quản lý,
gửi, nhận; lưu trữ và xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng.
2. Trục liên thông văn bản tỉnh:
Là hệ thống trung gian được được xây dựng, triển khai kết nối, liên thông gửi,
nhận văn bản điện tử giữa các Hệ thống VBĐH khác nhau trên địa bàn tỉnh; kết nối,
liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản điện tử với
các bộ, ngành, địa phương khác.
3. Tài khoản người dùng (User Account):
Mỗi người được cấp một tên riêng không trùng lắp (User name) và mật khẩu
(password) để có quyền truy cập Hệ thống VBĐH và sử dụng.
4. Hồ sơ điện tử: Là tập hợp các văn bản điện tử có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
Điều 4. Định dạng
văn bản điện tử
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử thực hiện theo các văn bản quy định pháp luật hiện hành.
2. Sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt
trong văn bản điện tử là bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:
2001 trong trao đổi thông tin văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.
3. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin,
áp dụng theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng
Bộ Thông tin và Truyền thông về Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng
công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
4. Định dạng văn bản điện tử:
a) Định dạng văn bản tiêu chuẩn, văn
bản được số hóa từ bản gốc văn bản giấy được ký số: (.pdf);
b) Định dạng các tài liệu là văn bản:
(.txt), (.rtf), (.doc); (.docx), (.odt);
c) Định dạng các tài liệu là bảng
tính: (.csv), (.xls), (.xlsx), (.ods);
d) Định dạng các các tài liệu chỉ đọc:
(.pdf);
đ) Định dạng các tài liệu là đồ họa,
đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: (.jpeg).
e) Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu
của văn bản điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một
cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực hiện
chuyển đổi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được
chuyển đổi.
5. Đặt tên tệp dữ liệu của văn bản điện
tử
Tên tệp dữ liệu của văn bản điện tử
bao gồm ba phần, cụ thể như sau:
a) Số, ký hiệu: Ký tự “/” thay bằng dấu
gạch ngang “-”; chữ “Đ” thay bằng chữ “D”; chữ “Ư” thay bằng chữ “U” (tiếng Việt
không dấu);
b) Ngày phát hành: Viết liền 08 ký tự
số theo định dạng ddmmyyyy;
c) Trích yếu văn bản: Viết không dấu (trường
hợp trích yếu quá dài có thể viết tắt hoặc rút gọn nhưng vẫn phải thể hiện đủ ý
nghĩa của trích yếu văn bản).
Ví dụ:
992-QD_SGDDT_12112019_quy_che_quan_ly_trang_TTDT.pdf là Quyết định số 992 của Sở
Giáo dục và Đào tạo; ban hành ngày 12/11/2019 về quản lý, vận hành và cung cấp
thông tin trên trang thông tin điện tử.
6. Văn bản điện tử gửi, nhận trên Hệ
thống VBĐH phải được xác thực bằng chữ ký số theo quy định hiện hành.
Điều 5. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy
định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống VBĐH quy định tại Khoản 1 Điều 7
Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi,
nhận văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc Khoản
1 Điều này được gửi, nhận qua Hệ thống VBĐH có giá trị để biết, tham khảo,
không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 6. Nguyên tắc
và yêu cầu quản lý văn bản
1. Nguyên tắc
a) Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải
thực hiện theo nguyên tắc quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh,
an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
b) Tất cả văn bản đi, đến cơ quan, tổ
chức phải được đăng ký vào Hệ thống VBĐH, trừ văn bản mật.
b) Các cơ quan không phát hành văn bản
giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy
định phải gửi kèm văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Quy chế này, tại
mục “Nơi nhận” của văn bản điện tử, sau tên cơ quan, đơn vị ghi bổ sung cụm từ
“Văn bản điện tử” hoặc “VBĐT” để phân biệt với các văn bản trao đổi dưới dạng vừa
điện tử, vừa văn bản giấy.”
c) Đối với các văn bản thuộc Khoản 2
Điều 7 Quy chế này, bên nhận chỉ nhận văn bản giấy nhưng không nhận văn bản điện
tử có ký số trên Hệ thống VBĐH thì xem như văn bản chưa đảm bảo để đưa vào Hệ
thống VBĐH xử lý.
d) Cơ quan nhận có quyền từ chối nhận
văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về
gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời cơ quan nhận
phản hồi cho cơ quan gửi được biết thông qua Hệ thống VBĐH hoặc thông qua Trục
liên thông văn bản tỉnh để xử lý theo quy định.
2. Yêu cầu
a) Theo quy định Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
b) Khi nhận được văn bản điện tử đến,
văn thư cơ quan nhận phải xử lý ngay không quá 04 giờ hành chính, không phải chờ
văn bản giấy. Lãnh đạo cơ quan phân công xử lý đến phòng/ban chủ trì ngay trong
ngày.
c) Đối với các văn bản đến có mức độ
khẩn thì văn thư phải chuyển ngay cho lãnh đạo xử lý sau khi nhận. Văn bản điện
tử có mức độ khẩn sẽ được tự động sắp xếp thứ tự ưu tiên ở vị trí đầu tiên
trong danh sách văn bản chưa xử lý của người nhận trên Hệ thống VBĐH.
d) Văn bản điện tử phải được gửi ngay
trong ngày văn bản được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm
việc tiếp theo. Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế
độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số.
đ) Văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy,
cơ quan, đơn vị phát hành văn bản giấy trong ngày làm việc đó sau khi phát hành
văn bản điện tử; trường hợp, cơ quan, đơn vị không phát hành văn bản giấy thì
phải có văn bản thông báo thu hồi văn bản điện tử đã phát hành.
e) Các văn bản đi, văn bản đến được cập
nhật những thông tin cần thiết vào sổ văn bản đi, sổ văn bản đến và ghi nhận tự
động trạng thái xử lý trên Hệ thống VBĐH.
g) Văn bản phải được lưu trữ, bảo quản
an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển
giao, giải quyết công việc.
Điều 7. Các loại
văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận
1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc
thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, đơn vị (trừ văn bản mật) phải
được gửi, nhận trên Trục liên thông qua Hệ thống VBĐH, trừ các trường hợp các
cơ quan, đơn vị chưa đáp ứng các yêu cầu về tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn
thông tin để gửi, nhận văn bản dưới hình thức điện tử.
2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm
văn bản giấy:
a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ.
b) Văn bản quy phạm pháp luật, Quyết
định hành chính cá biệt, Quy chế, Quy định, thông cáo, phương án, đề án, dự án,
tờ trình.
c) Văn bản có nội dung liên quan về
tài chính, tổ chức, biên chế, tuyển dụng, nâng lương, cấp phát vật tư, lương thực,
cấp phép đầu tư, giao đất, khai thác tài nguyên khoáng sản, các loại giấy phép,
chứng nhận đầu tư, các văn bản về đấu thầu, đánh giá, xếp loại thi đua, khen
thưởng, kỷ luật, văn bản gửi đến cơ quan chủ trì giải quyết công việc.
d) Văn bản chuyên ngành theo quy định
của Chính Phủ phải lưu trữ hồ sơ bằng bản gốc.
đ) Loại hình văn bản không quy định cụ
thể tại Quyết định này thì thực hiện theo quy định pháp luật về công tác văn
thư và chế độ bảo mật.
3. Đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử
a) Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh gửi,
nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Hội đồng nhân dân tỉnh
và theo Quy chế làm việc của Hội đồng nhân dân tỉnh, Quy chế về công tác văn
thư, lưu trữ của Hội đồng nhân dân tỉnh.
b) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi,
nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh,
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Văn phòng các Sở; bộ phận hành
chính của các cơ quan, đơn vị là đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm
vi, thẩm quyền quản lý của mình và theo Quy chế làm việc, Quy chế về công tác
văn thư, lưu trữ của các sở, ban, ngành.
d) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân cấp huyện; Công chức Văn phòng - Thống kê của Ủy ban nhân dân cấp
xã là đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và
theo Quy chế làm việc, Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
mình.
Điều 8. Thời điểm
gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử
đến các cơ quan, đơn vị là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư cơ quan gửi
phát hành trên Hệ thống VBĐH có hồi báo văn bản gửi thành công.
2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử
tại cơ quan, đơn vị được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào Hệ
thống VBĐH của cơ quan nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào Hệ thống VBĐH ngoài
giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời
điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.
3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử
giữa các Hệ thống VBĐH bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo ngày, tháng, năm; múi
giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục liên thông văn bản tỉnh.
Chương II
GỬI, NHẬN VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG
Điều 9. Nội dung
thông tin văn bản điện tử
1. Nội dung thông tin của văn bản điện
tử được gửi, nhận trên Hệ thống VBĐH của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh theo
quy định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg.
2. Thông tin thể hiện của văn bản điện
tử trên Hệ thống VBĐH, bao gồm
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức:
theo quy định tại Quyết định số 1113/QĐ-UBND ngày 04 tháng 6 năm 2018 của Ủy
ban nhân dân tỉnh về Danh mục mã định danh (mã dùng trao đổi văn bản điện tử
trên Trục liên thông văn bản) của các cơ quan, đơn vị tỉnh Phú Yên và các văn bản
liên quan khác của UBND tỉnh về mã định danh.
b) Mã định danh văn bản: Mỗi văn bản điện
tử có một mã định danh văn bản. Cấu trúc Mã định danh văn bản gồm: Mã định danh
của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật; Năm ban hành văn bản; số thứ
tự văn bản được ban hành trong năm.
c) Ngoài mã định danh văn bản, các
thông tin khác của văn bản điện tử thực hiện theo quy định hiện hành.
3. Phân bổ cấu trúc Mã định danh văn
bản: Cấu trúc Mã định danh văn bản được xác định như sau:
V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYYY.X Trong đó:
a) V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là Mã định
danh của cơ quan, tổ chức được quy định tại điểm a Khoản 2 Điều này, bao gồm 13
ký tự kể cả dấu chấm;
b) YYYY là năm ban hành văn bản, bao
gồm 4 ký tự số;
c) X là số thứ tự văn bản được ban
hành trong năm. X sẽ được Hệ thống VBĐH tự động sinh ra theo nguyên tắc X là số
tự nhiên liên tiếp, bắt đầu từ số 1 và kết thúc là số thứ tự văn bản cuối cùng
của năm nhằm bảo đảm tính liên tiếp và duy nhất của Mã định danh văn bản;
d) Năm ban hành văn bản và số thứ tự
văn bản được ban hành trong năm được phân tách bởi dấu chấm (.);
đ) Dấu chấm để phân tách giữa Mã định
danh cơ quan với nhóm năm ban hành văn bản và số thứ tự văn bản được ban hành
trong năm.
Ví dụ: Cấu trúc mã định danh văn bản:
000.00.16.H45.2019.05.QĐ, trong đó 000.00.16.H45 là mã định danh của Sở Thông
tin và Truyền thông; 2019 là năm ban hành; 05.QĐ là số thứ tự ban hành văn bản
dưới thể loại quyết định trong năm.
Điều 10. Tiếp nhận,
xử lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản điện tử đến liên
thông trên môi trường mạng:
a) Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư
cơ quan kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang mỗi văn bản, kiểm tra tính đầy
đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử theo quy định.
Thông báo tiếp nhận qua Hệ thống VBĐH
cho cơ quan, tổ chức về việc đã nhận văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót,
không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử phải kịp thời
phản hồi thông qua Hệ thống VBĐH để cơ quan gửi biết, xử lý theo quy định hoặc
báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Vào sổ văn bản đến trên hệ thống
VBĐH: Tất cả văn bản đến được cập nhật những thông tin cần thiết của văn bản điện
tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Quy chế này.
c) Sau khi tiếp nhận, Hệ thống VBĐH của
cơ quan nhận xử lý sẽ phản hồi trạng thái văn bản điện tử cho Hệ thống VBĐH cơ
quan gửi biết
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi
văn bản điện tử, cơ quan nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi
đó trên Hệ thống VBĐH, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được
thu hồi thông qua hệ Hệ thống VBĐH để cơ quan gửi biết.
2. Tiếp nhận văn bản đến từ bản giấy
Trường hợp các cơ quan, đơn vị gửi
văn bản giấy trong điều kiện không đáp ứng hạ tầng kỹ thuật công nghệ để gửi,
nhận văn bản dưới hình thức điện tử, văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa
văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản
2, Điều 6 Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 21 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ và cập
nhật đầy đủ các trường thông tin theo quy định, số đến, thời gian đến được lưu
trong Hệ thống VBĐH.
3. Xử lý văn bản đến trên Hệ thống
VBĐH
a) Sau khi vào sổ văn bản đến, văn
thư cơ quan chuyển kịp thời cho người đứng đầu cơ quan hoặc được người đứng đầu
cơ quan giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết và
chuyển giao cho phòng/ban/đơn vị trực thuộc giải quyết trên Hệ thống VBĐH đảm bảo
các trường thông tin quy định.
b) Đối với văn bản liên quan đến nhiều
đơn vị thì cần giao rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời hạn giải quyết văn
bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
c) Việc tổ chức chuyển xử lý công việc
bằng văn bản điện tử thực hiện theo các quy trình xử lý nội bộ do đơn vị xây dựng
và ban hành đảm bảo theo quy định.
Điều 11. Soạn thảo,
xử lý, phát hành văn bản đi liên thông trên môi trường mạng
1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể
thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định hiện hành.
2. Ban hành và phát hành văn bản đi
a) Văn bản điện tử sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định của pháp luật được
phát hành đến bên nhận thông qua Hệ thống VBĐH quản lý văn bản và điều hành được
kết nối, liên thông giữa các cơ quan, đơn vị qua Trục liên thông văn bản của tỉnh.
b) Cơ quan gửi có trách nhiệm kiểm
tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng cơ quan nhận. Trường hợp
thu hồi văn bản điện tử, cơ quan gửi phải thông báo trên Hệ thống VBĐH cho cơ
quan nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.
c) Trường hợp văn bản đi để xử lý hoặc
phản hồi cho văn bản đến, phải có liên kết với văn bản đến.
d) Văn bản điện tử được in và đóng dấu
của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản phát hành trước khi ký số tổ chức;
phát hành văn bản phải lưu một bản có giá trị pháp lý vào Hệ thống VBĐH để lưu
trữ văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị.
3. Theo dõi việc phát hành văn bản đi
a) Văn thư cơ quan, đơn vị gửi văn bản
có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản thuộc đối tượng nhận.
b) Chuyên viên chủ trì có trách nhiệm
theo dõi tình hình và trạng xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình gửi. Đối với
các văn bản có nội dung yêu cầu phúc đáp, chuyên viên phải cập nhật, theo dõi,
đôn đốc thường xuyên; đồng thời đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết,
xử lý đối với các trường hợp chậm trễ (nếu có).
Điều 12. Nội
dung, tiêu chuẩn dữ liệu gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống VBĐH
Nội dung, chuẩn dữ liệu và thứ tự dữ
liệu của Hệ thống VBĐH khi thực hiện việc gửi văn bản điện tử đi và khung tiếp
nhận văn bản điện tử đến được áp dụng theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu
trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống
VBĐH (QCVN 102:2016/BTTTT).
Điều 13. Yêu cầu
về chức năng, tính năng kỹ thuật Hệ thống VBĐH
1. Đảm bảo theo quy định các yêu cầu
về chức năng, tính năng kỹ thuật của Hệ thống VBĐH, đáp ứng theo quy định hiện
hành,
2. Các yêu cầu về chức năng, tính
năng kỹ thuật Hệ thống VBĐH phải đồng bộ trên địa bàn tỉnh.
Điều 14. Số hoá
thông tin và lưu trữ dữ liệu
1. Thông tin được tạo ra đều phải ở dạng
số và lưu trữ theo quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm
kiếm thông tin.
2. Thông tin số phải được sao chép tại
từng Hệ thống VBĐH để lưu trữ và dự phòng, thực hiện ánh xạ dữ liệu về máy chủ
của Sở Thông tin và Truyền thông, đảm bảo anh toàn, tính toàn vẹn và khả năng
khai thác văn bản điện tử.
3. Việc quản lý, lưu trữ đối với văn
bản điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
4. Cơ quan có kế hoạch số hóa những
nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số liên quan đến việc ứng dụng Hệ thống
VBĐH theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.
Điều 15. Tạo lập,
nộp và quản lý hồ sơ điện tử hồ sơ điện tử
1. Việc tạo lập, nộp và quản lý hồ sơ
điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 21 tháng 01
năm 2019 của Bộ Nội vụ và các quy định hiện hành.
2. Mã hồ sơ gồm
a) Mã định danh của cơ quan, đơn vị:
được cấp theo quy định tại Quyết định số 1113/QĐ-UBND ngày 04 tháng 6 năm 2018
của UBND tỉnh về Ban hành Danh mục mà định danh (mã dùng trao đổi văn bản điện
tử trên trục liên thông văn bản) của các cơ quan, đơn vị tỉnh Phú Yên và các
quy định khác của tỉnh về mã định danh văn bản.
b) Năm hình thành hồ sơ;
c) Số và ký hiệu hồ sơ (số hồ sơ và
ký hiệu loại hồ sơ)
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định
bằng dấu chấm.
Ví dụ: 000.00.12.H45.2019.01.TH
Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2019,
Sở Nội vụ.
Trong đó 000.00.12.H45 là mà định
danh của Sở Nội vụ; 2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là ký hiệu hồ sơ theo
Danh mục hồ sơ cơ quan.
3. Khi công việc hoàn thành, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát toàn bộ văn bản,
tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống
VBĐH.
Điều 16. Đảm bảo
hạ tầng kỹ thuật
1. Trục liên thông văn bản tỉnh phải
đảm bảo kết nối liên thông giữa các Hệ thống VBĐH khác nhau trên địa bàn tỉnh;
kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia.
2. Hệ thống VBĐH đảm bảo chức năng quản
lý văn bản, tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử.
3. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
chuẩn bị điều kiện về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận
văn bản điện tử được thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về
công nghệ thông tin, viễn thông và lưu trữ.
4. Các điều kiện tối thiểu về hạ tầng
kỹ thuật công nghệ thông tin các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá
nhân, máy quét số hóa văn bản, mạng nội bộ (LAN) có kết nối Internet, thiết bị
wifi bảo mật, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan, đơn vị (con
dấu cơ quan, đơn vị) và cá nhân lãnh đạo đơn vị.
5. Các cơ quan, đơn vị đảm bảo hạ tầng
kỹ thuật hoạt động ổn định để triển khai sử dụng hiệu quả việc gửi, nhận văn bản
điện tử qua Hệ thống VBĐH trên môi trường mạng.
Điều 17. Đảm bảo
an toàn thông tin
1. Sử dụng mạng truyền số liệu chuyên
dùng để kết nối liên thông Hệ thống VBĐH. Đối với các cơ quan sử dụng mạng
Internet để kết nối liên thông Hệ thống VBĐH phải đảm bảo an toàn thông tin của
hệ thống và chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố mất an toàn thông tin.
2. Các cơ quan, đơn vị sử dụng có biện
pháp tăng cường bảo đảm an toàn thông tin mạng đối với Hệ thống VBĐH; bảo đảm
an toàn tài khoản người dùng; có sự phân cấp, phân quyền người sử dụng để bảo đảm
mức độ an toàn, bảo mật của thông tin, dữ liệu được lưu trữ.
3. Đơn vị cung cấp dịch vụ đảm bảo an
toàn thông tin, dữ liệu của các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống do mình cung cấp;
phối hợp cơ quan chuyên trách công nghệ thông tin của tỉnh để triển khai hạ tầng
đảm bảo dữ liệu đáp ứng thời gian thực.
4. Khi xảy ra sự cố về an toàn thông
tin liên quan đến kết nối, liên thông Hệ thống VBĐH, các cơ quan, đơn vị báo
ngay đơn vị cung cấp vận hành Hệ thống hoặc Sở Thông tin và Truyền thông để phối
hợp xử lý.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Theo dõi, kiểm tra việc đảm bảo Hệ
thống VBĐH kết nối vận hành thông suốt từ các cơ quan, đơn vị để gửi, nhận văn
bản điện tử.
2. Tham mưu, đề xuất các giải pháp an
toàn trong việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước; thường xuyên tổ chức
tập huấn, hướng dẫn thực hiện công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
3. Khi xảy ra các sự cố về an toàn
thông tin
a) Điều phối lực lượng ứng cứu của tỉnh
hoặc phối hợp với các đơn vị chuyên trách thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ để tham
gia khắc phục sự cố khi có yêu cầu của đơn vị cung cấp dịch vụ.
b) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng
vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông tin và Truyền
thông.
4. Theo dõi, kiểm tra việc bảo đảm mạng
Truyền số liệu chuyên dùng thông suốt, ổn định đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản
điện tử; xây dựng phương án triển khai mở rộng băng thông mạng Truyền số liệu
chuyên dùng nhằm đảm bảo việc gửi, nhận văn bản điện tử được thông suốt.
5. Bảo đảm triển khai hạ tầng kỹ thuật,
giải pháp kết nối, liên thông giữa Hệ thống VBĐH với Trục liên thông văn bản quốc
gia; ứng dụng các giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát
trong gửi, nhận văn bản điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
6. Đảm bảo Trục liên thông văn bản tỉnh
để thống nhất kết nối, liên thông giữa các Hệ thống VBĐH khác nhau của các cơ
quan, đơn vị phục vụ gửi, nhận văn bản liên thông giữa các cơ quan nhà nước
trên địa bàn tỉnh.
7. Căn cứ kế hoạch hàng năm chủ trì,
phối hợp các đơn vị liên quan vụ lập dự toán kinh phí cho việc duy trì thuê Hệ
thống VBĐH của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; Trục kết nối liên thông
tỉnh, lưu trữ văn bản theo các quy định tài chính hiện hành.
8. Định kỳ sáu tháng, một năm hoặc đột
xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông, Sở
Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổng hợp báo cáo việc triển khai thực
hiện Quy chế này.
Điều 19. Sở Nội
vụ
1. Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc
tạo lập, nộp và quản lý hồ sơ điện tử vào lưu trữ các cơ quan, đơn vị địa
phương theo quy định hiện hành.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Danh mục các loại văn bản
điện tử gửi kèm văn bản giấy qua hệ thống VBĐH phù hợp qua từng thời kỳ.
3. Căn cứ kế hoạch hàng năm chủ trì,
phối hợp các đơn vị liên quan vụ lập dự toán kinh phí cho lưu trữ hồ sơ điện tử
theo các quy định tài chính hiện hành.
Điều 20. Các cơ
quan nhà nước
1. Người đứng đầu cơ quan nhà nước
a) Chỉ đạo việc ứng dụng Hệ thống
VBĐH vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong
quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.
b) Chỉ đạo việc thiết lập cơ sở dữ liệu
văn bản điện tử của cơ quan.
c) Phân công cán bộ chuyên trách hoặc
phụ trách công nghệ thông tin phối hợp hỗ trợ hướng dẫn sử dụng.
2. Ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý
và phát hành văn bản điện tử tại đơn vị, địa phương mình.
3. Triển khai Hệ thống VBĐH thuộc phạm
vi quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, bảo đảm khả năng kết nối, liên
thông theo quy định.
4. Cán bộ, công chức, viên chức
a) Sử dụng Hệ thống VBĐH để giải quyết
công việc được giao.
b) Thường xuyên thay đổi mật khẩu tài
khoản được cấp và tự bảo vệ tài khoản của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm
soát lài khoản phải thông báo ngay với cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công
nghệ thông tin của đơn vị để khắc phục.
5. Cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách
công nghệ thông tin
a) Trong trường hợp Hệ thống VBĐH triển
khai tại cơ quan bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử, thông
báo ngay cho người sử dụng trong nội bộ cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng
hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biện pháp tạm thời được
áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cập nhật văn bản vào hệ
thống khi bắt đầu sử dụng lại.
b) Tiến hành các biện pháp cần thiết
trong khả năng hoặc báo đơn vị cung cấp dịch vụ nhằm nhanh chóng khắc phục, giải
quyết sự cố, phục hồi hệ thống.
c) Thông báo ngay cho Sở Thông tin và
Truyền thông, nếu có dấu hiệu không đảm bảo về an toàn thông tin, để có thông
tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết.
6. Định kỳ sáu tháng (trước ngày 10
tháng 6), một năm (trước ngày 10 tháng 12) hoặc đột xuất, báo cáo việc triển
khai thực hiện Quyết định này gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông, để tổng hợp
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.
7. Trong trường hợp Hệ thống VBĐH hiện
hành của các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân huyện, thị xã, thành phố chưa đáp
ứng các quy định ban hành tại Quy chế này về hồi báo gửi văn bản điện tử đi, hồ
sơ điện tử lưu trữ và các yêu cầu chức năng, kỹ thuật; các cơ quan, đơn vị phối
hợp Sở Thông tin và Truyền thông để yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ nâng cấp,
hoàn thiện về mặt kỹ thuật hệ thống, trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày quy chế
này có hiệu lực.
Điều 21. Đơn vị cung
cấp dịch vụ
1. Các đơn vị cung cấp dịch vụ Hệ thống
VBĐH, Trục liên thông văn bản đảm bảo các quy định hiện hành về chức năng, tính
năng kỹ thuật và an toàn thông tin Hệ thống theo quy định hiện hành.
2. Khi có sự cố xảy ra, đơn vị cung cấp
dịch vụ có trách nhiệm khắc phục nhanh, đảm bảo an toàn thông tin; trong trường
hợp cần có sự tham gia của các cơ quan, đơn vị liên quan thì đề xuất Sở Thông
tin và Truyền thông để phối hợp ứng cứu.
3. Đơn vị cung cấp dịch vụ hạ tầng kỹ
thuật đảm bảo ổn định, thông suốt đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
trên môi trường mạng.
Điều 22. Trách
nhiệm thi hành
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị
xã, thành phố; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy
chế này.
Trong quá trình triển khai thực hiện,
nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức
phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh điều
chỉnh, bổ sung./.