|
BỘ TƯ PHÁP
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2163/QĐ-BTP
|
Hà Nội, ngày 30 tháng9 năm 2026
|
QUYẾT
ĐỊNH
PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH MỘT
SỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
CỦA BỘ TƯ PHÁP
BỘ
TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Nghị
quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát
triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;
Căn cứ Kế hoạch
số 05-KH/BCĐTW ngày 11 tháng 7 năm 2026 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát
triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số ban hành Kế hoạch
hành động 100 ngày xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số trong hệ thống chính
trị;
Căn cứ Thông
báo số 24-TB/CQTTBCĐ ngày 07 tháng 7 năm 2026 của Cơ quan Thường trực Ban Chỉ
đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển
đổi số Thông báo kết luận của Đồng chí Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm,
Trưởng Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng
tạo và chuyển đổi số tại Hội nghị toàn quốc sơ kết 1 năm 6 tháng triển khai
thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW;
Căn cứ Thông
báo số 25-TB/CQTTBCĐ ngày 11 tháng 7 năm 2026 của Cơ quan Thường trực Ban Chỉ
đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển
đổi số Thông báo kết luận của đồng chí Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm,
Trưởng Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng
tạo và chuyển đổi số tại Phiên họp chuyên đề về chuyển đổi số trong hệ thống
chính trị;
Căn cứ Nghị
định số 09/2026/NĐ-CP ngày 10 tháng 01 năm 2026 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Quyết
định số 1738/QĐ-BCĐ ngày 17 tháng 7 năm 2026 của Trưởng Ban Chỉ đạo về phát
triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và đề án 06 của Bộ
Tư pháp về ban hành Kế hoạch hành động 100 ngày triển khai
thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về phát triển khoa
học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số;
Căn cứ Quyết
định số 1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc
ban hành Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu
tiên thực hiện tái thiết kế quy trình;
Theo đề nghị
của Cục trưởng Cục Hành chính tư pháp.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt kèm theo Quyết định này Phương án tái thiết kế một số thủ tục hành chính
trong lĩnh vực hộ tịch thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp (Chi tiết tại các Phụ lục kèm theo).
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Cục
trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Cục trưởng Cục Hành chính tư pháp, Cục
trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như điều 3;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Các Thứ trưởng (để biết);
- Bộ Công an (để phối hợp);
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (để thực hiện);
- Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (để thực hiện);
- Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp (để đăng tải);
- Lưu: VT, Cục HCTP.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn
Thanh Ngọc
|
PHƯƠNG ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH
Thủ tục hành chính Đăng ký khai tử (Mã
TTHC 1.000656)
(Kèm
theo Quyết định số 2163/QĐ-BTP ngày 30 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)
A. CƠ SỞ TÁI
THIẾT KẾ QUY TRÌNH
1. Phân tích,
đánh giá hiện trạng
Thủ tục Đăng ký khai tử
(Mã TTHC 1.000656) là một trong những thủ tục trọng điểm thuộc lĩnh vực Hộ tịch
tại cấp xã cần ưu tiên tái thiết kế vì có số lượng hồ sơ phát sinh cao.
2. Căn cứ tái
thiết kế
- Căn cứ Nghị quyết số
66.7/2025/NQ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2025 của Chính phủ Quy định cắt giảm, đơn
giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;
- Căn cứ Nghị định số
118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành
chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch
vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ
sung bởi: 1. Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng
6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa,
một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu
lực kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2025. 2. Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24
tháng 6 năm 2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. 3. Nghị
định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục
hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng
Dịch vụ công quốc gia được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP, có
hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 8 năm 2026.
- Căn cứ Quyết định số
163/QĐ - BTP ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố
thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại
cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư
pháp.
- Căn cứ Quyết định số
1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành
Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực
hiện tái thiết kế quy trình.
B. PHƯƠNG ÁN
TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH
1. Tên thủ tục
hành chính
Thủ tục Đăng ký khai tử
(Mã TTHC 1.000656)
2. Hình thức
tiếp nhận và trả kết quả
- Tiếp nhận theo hình
thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Ứng dụng định danh quốc gia
(VNeID).
- Bản điện tử của kết
quả giải quyết TTHC sẽ được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá
nhân/địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại của người yêu cầu sau khi thủ
tục hoàn tất, bản điện tử có giá trị như bản giấy khi được tạo lập, ký số theo
quy định của pháp luật; nội dung của bản điện tử phải đầy đủ, chính xác và
không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ, truyền gửi.
- Bản giấy được trả
theo hình thức do công dân lựa chọn.
3. Thời gian
giải quyết
Thời gian giải quyết:
Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không
giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
4. Biểu mẫu
điện tử tương tác
TỜ
KHAI ĐIỆN TỬ ĐĂNG KÝ KHAI TỬ
I. Thông tin về
người đăng ký khai tử
(1) Họ, chữ đệm, tên* (tách
biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);
(2) Ngày, tháng, năm
sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
(3) Số định danh cá
nhân*;
(4) Giấy tờ tùy thân*:
Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;
(Chỉ khai thông
tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân
tại Mục 3);
(5) Quan hệ với người
được đăng ký khai tử;
II. Thông tin
về người được đăng ký khai tử
(6) Họ, chữ đệm, tên (tách
biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);
(7) Ngày, tháng, năm
sinh (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
(8) Dân tộc;
(9) Quốc tịch;
(10) Số định danh cá
nhân;
(11) Giấy tờ tùy thân:
Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;
(Chỉ khai thông
tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân
tại Mục 10)
(12) Nơi cư trú cuối
cùng (nơi thường trú/nơi tạm trú/nơi ở hiện tại/nơi đang thực tế sinh sống);
(13) Thời gian chết:
giờ, phút, ngày, tháng, năm (tách biệt riêng các trường thông tin giờ, phút,
ngày, tháng, năm);
(14) Nơi chết;
(15) Nguyên nhân chết (có
chú thích: nếu chưa xác định được/chưa rõ thì để trống);
(16) Giấy báo tử hoặc
Giấy tờ thay thế giấy báo tử: số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp
(Tách biệt
riêng các trường thông tin số, ngày, tháng, năm, cơ quan cấp; có chú thích nếu
không có thì để trống);
(17) Đề nghị cấp bản
sao:
□ Có
Số lượng bản sao yêu
cầu: ...
□ Không
(18) Hồ sơ đính kèm
theo quy định.
- Người đăng ký hộ tịch
cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm
trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.
- Mẫu điện tử tương tác
ghi nhận thời gian (giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm) hoàn tất việc cung cấp
thông tin; người đăng ký hộ tịch trước đó đã đăng nhập vào hệ thống, thực hiện xác
thực điện tử theo quy định.
- Các mục (*) công dân không
phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.
Đánh giá biểu mẫu:
- Các mục (*) công dân không
phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.
- Đã cắt giảm hẳn nội
dung về thông tin cư trú, số điện thoại, email của người yêu cầu trong biểu
mẫu.
- Mục “Giấy tờ tùy
thân” chỉ phải khai khi công dân không có Mã định danh cá nhân.
5. Thành phần
hồ sơ
|
TT
|
Thành phần hồ sơ
|
Cắt giảm
|
Không cắt giảm
|
Hồ sơ điện tử
|
Kết nối, chia sẻ dữ liệu và số hóa hồ sơ
|
|
1
|
Biểu mẫu điện
tử tương tác
|
X
|
|
- Công dân kê
khai trực tuyến đối với các thông tin chưa khai thác được và các thông tin
khác phục vụ việc tra cứu thông tin theo biểu mẫu.
- Công dân
đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng Ứng dụng định danh quốc gia
(VNeID) đề nghị giải quyết thủ tục hành chính thì không phải thực hiện ký số
biểu mẫu điện tử tương tác.
|
- CSDL quốc gia
về dân cư;
|
|
2
|
Giấy báo tử
(hoặc giấy tờ thay thế)
|
X
|
|
Trường hợp
người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy báo tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã
khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy báo tử thì không phải nộp
bản giấy.
|
|
|
3
|
Giấy tờ, tài
liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ
chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã
lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử
|
|
X
|
Trường hợp hồ
sơ có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử thì không hiện yêu cầu
đính kèm các giấy tờ này.
|
- Ưu tiên sử dụng
các bản điện tử, công dân không phải nộp bản giấy.
|
|
4
|
Giấy tờ chứng
minh nhân thân (Hộ chiếu/CCCD/...) (Xuất trình)
|
X
|
|
Các thông tin
cá nhân trong Hộ chiếu, Căn cước công dân đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, sẽ
được hệ thống điền tự động thì người yêu cầu không phải tải lên (trực tuyến).
|
- CSDL quốc
gia về dân cư;
|
|
5
|
Văn bản ủy
quyền (nếu có)
|
|
X
|
Công dân nộp
trong trường hợp có uỷ quyền.
|
Không có
nguồn dữ liệu thay thế
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*Đánh giá thành
phần hồ sơ:
- Thủ tục này không yêu
cầu đính kèm thành phần hồ sơ nếu cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ
liệu điện tử có ký số của Giấy báo tử, trừ trường hợp đăng ký khai tử cho người
chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử
và người thực hiện yêu cầu là người được ủy quyền thì phải đính kèm giấy tờ,
tài liệu theo quy định.
6. Quy trình
thực hiện
QUY
TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH HỘ TỊCH
(1) Chỉ nhập các thông
tin không khai thác được và các thông tin phục vụ việc khai thác dữ liệu.
(2) Bỏ qua bước này nếu
cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy báo
tử, chỉ xuất hiện giao diện yêu cầu đính kèm hồ sơ là: văn bản ủy quyền đối với
trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền; Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết
đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo
tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử.
* Mô tả chi
tiết:
Bước 1: Nộp hồ
sơ
- Công dân truy cập vào
Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản VNeID và chọn thủ tục hành
chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện.
- Hệ thống tự động kết
nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/tổ
chức đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.
- Công dân thực hiện
tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn hoặc đính kèm các tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu
cá nhân.
- Công dân đóng phí/lệ
phí (nếu có).
Bước 2: Tiếp
nhận và chuyển hồ sơ về cơ quan giải quyết
- Cổng Dịch vụ công
quốc gia/VNeID nhận thông tin thanh toán thành công từ nền tảng thanh toán và
tiến hành bóc tách thành phần hồ sơ, thực hiện chuyển hồ sơ (bao gồm biểu mẫu
điện tử tương tác, các giấy tờ đính kèm) sang Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC của Bộ Tư pháp qua Nền tảng chia sẻ và điều phối dữ liệu. Hệ thống thông
tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp đồng bộ hồ sơ về Hệ thống đăng ký, quản lý
hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của
Bộ Tư pháp tiếp nhận hồ sơ và phản hồi trạng thái cho Cổng Dịch vụ công quốc
gia/ VNeID qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp.
- Công chức tiếp nhận
kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của thành phần hồ sơ. Thông báo qua email, tin
nhắn điện thoại hoặc gửi thông báo đến tài khoản của cá nhân trên Cổng Dịch vụ
công Quốc gia/VNeID các trường hợp sau:
+ Trường hợp hồ sơ đủ điều
kiện giải quyết: lập Giấy tiếp nhận hồ sơ, thông báo và hướng dẫn thanh toán
phí, lệ phí trực tuyến, chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải
quyết theo quy định.
+ Trường hợp hồ sơ chưa
đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu
bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức.
+ Trường hợp không
thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý
do theo quy định.
Bước 3: Thẩm
định hồ sơ
- Cơ quan chuyên môn
tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.
- Hệ thống cung cấp các
biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: Thông báo
không đủ điều kiện giải quyết; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu
từ chối tiếp nhận hồ sơ.
- Lãnh đạo cơ quan, đơn
vị ký bản chính và ký số kết quả giải quyết TTHC. Hệ thống tự động chuyển kết
quả đã ký số đến Bộ phận Văn thư điện tử để thực hiện lấy số, vào sổ và đóng
dấu điện tử.
- Cán bộ xác nhận kết
thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống (trạng thái “Đã xử lý xong”).
Bước 4: Nhận
kết quả
- Sau khi Cán bộ xác
nhận kết thúc quy trình giải quyết, Hệ thống tự động chuyển kết quả giải quyết
TTHC bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu chuyên ngành để phục vụ quản lý, đồng
thời chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC, VNeID.
- Cán bộ Trung tâm Phục
vụ hành chính công/ Một cửa xác nhận trả kết quả trên Hệ thống (trạng thái “Đã
trả kết quả”).
- Kết quả bản giấy sẽ
được trả theo phương thức công dân đăng ký.
C. ĐÁNH GIÁ TÁC
ĐỘNG
1. Tác động đối
với người dân
- Giảm thiểu giấy tờ và
thời gian: Giảm các trường thông tin trên E-Form và không cần xuất trình giấy
tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) nếu dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về
dân cư (CSDLQGVDC); bỏ bước đính kèm hồ sơ, công dân chỉ đính kèm văn bản ủy
quyền trong trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền.
- Thuận tiện, dễ theo
dõi hồ sơ: Theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ trực tuyến. Nhận thông báo tự
động qua tin nhắn điện thoại hoặc email.
- Việc trả kết quả điện
tử (đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công
quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID) giúp cá nhân được sở hữu
kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho
các giao dịch điện tử tiếp theo.
2. Tác động đối
với cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Việc tái thiết kế quy
trình giúp nâng cao hiệu năng đáp ứng của hệ thống và giảm tải công việc thủ
công nhờ việc số hóa hồ sơ, giấy tờ và tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu từ
các cơ sở dữ liệu dùng chung (CSDLQGVDC, CSDLHTĐT).
D. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
- Căn cứ kết quả tái
thiết kế quy trình, Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành
chính tư pháp, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính thực hiện kiểm thử thủ tục hành
chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư
pháp, Cổng Dịch vụ công quốc gia và đánh giá hiệu quả, thực hiện theo tiến độ
yêu cầu tại Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29/07/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Cục Công nghệ thông
tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp và Trung tâm Dữ liệu quốc gia
– Bộ Công an thực hiện việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống
thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp với Cơ sở dữ
liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành có liên quan theo
phương án tái thiết kế đã được phê duyệt.
PHƯƠNG
ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH
Thủ tục hành chính Cấp Giấy xác nhận tình
trạng hôn nhân (Mã TTHC: 1.004873)
(Kèm
theo Quyết định số 2163/QĐ-BTP ngày 30 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp)
A. CƠ SỞ TÁI
THIẾT KẾ QUY TRÌNH
1. Phân tích,
đánh giá hiện trạng
Thủ tục hành chính cấp
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mã TTHC: 1.004873) là một trong những thủ
tục cần ưu tiên tái thiết kế quy trình do có số lượng hồ sơ phát sinh nhiều
trong số các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ tịch.
2. Căn cứ tái
thiết kế
- Căn cứ Nghị quyết số
66.7/2025/NQ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2025 của Chính phủ Quy định cắt giảm, đơn
giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;
- Căn cứ Nghị định số
118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành
chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch
vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ
sung bởi: 1. Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng
6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa,
một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu
lực kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2025. 2. Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24
tháng 6 năm 2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. 3. Nghị
định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục
hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng
Dịch vụ công quốc gia được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP, có
hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 8 năm 2026.
- Căn cứ Quyết định số
163/QĐ - BTP ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố
thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại
cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư
pháp.
- Căn cứ Quyết định số
1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành
Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực
hiện tái thiết kế quy trình.
B. PHƯƠNG ÁN
TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH
1. Tên thủ tục
hành chính
Thủ tục hành chính cấp
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mã TTHC: 1.004873).
2. Hình thức
tiếp nhận và trả kết quả
- Tiếp nhận theo hình
thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Ứng dụng định danh quốc gia
(VNeID).
- Bản điện tử của kết
quả giải quyết TTHC sẽ được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá
nhân/địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại của người yêu cầu sau khi thủ
tục hoàn tất, bản điện tử có giá trị như bản giấy khi được tạo lập, ký số theo quy
định của pháp luật; nội dung của bản điện tử phải đầy đủ, chính xác và không bị
thay đổi trong quá trình lưu trữ, truyền gửi.
- Bản giấy được trả
theo hình thức do công dân lựa chọn.
3. Thời gian
giải quyết
Thời gian giải quyết:
03 ngày làm việc; 23 ngày trong trường hợp phải xác minh.
4. Biểu mẫu
điện tử tương tác
TỜ
KHAI ĐIỆN TỬ
CẤP
GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN
I. Thông tin về
người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
(1) Họ, chữ đệm, tên* (tách
biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);
(2) Ngày, tháng, năm
sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
(3) Số định danh cá
nhân*;
(4) Giấy tờ tùy thân*:
Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;
(Chỉ khai thông
tin và đính kèm bản chụp trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục
3);
(5) Quan hệ với người
được cấp văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân;
II. Thông tin
về người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
(6) Họ, chữ đệm, tên* (tách
biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);
(7) Ngày, tháng, năm
sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
(8) Giới tính*;
(9) Dân tộc*;
(10) Quốc tịch*;
(11) Số định danh cá
nhân*;
(12) Giấy tờ tùy thân*:
Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;
(Chỉ khai thông
tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân
tại Mục 11);
(13) Nơi cư trú* (nơi
thường trú/nơi tạm trú/nơi ở hiện tại/nơi đang thực tế sinh sống);
(14) Tình trạng hôn
nhân;
(Trường hợp người
yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ/đã có chồng nhưng đã ly hôn tại
Tòa án nhân dân có thẩm quyền hoặc vợ/chồng đã chết và đã đăng ký khai tử tại
cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền thì người yêu cầu có trách nhiệm cung cấp
thông tin về giấy tờ, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu, khai thác
thông tin của các giấy tờ này thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện
tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư).
(15) Mục đích sử dụng
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Ghi rõ mục đích sử dụng văn bản xác nhận
tình trạng hôn nhân. Trường hợp sử dụng văn bản xác nhận tình trạng hôn nhân để
kết hôn, thì phải ghi rõ kết hôn với ai (họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày,
tháng, năm sinh; quốc tịch; giấy tờ tùy thân); nơi dự định đăng ký kết hôn.
(16) Phương thức nhận
kết quả:
□ Trực tiếp
□ Trực tuyến (Bản điện
tử sẽ tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân trên Cổng dịch vụ công
quốc gia, thư điện tử hoặc trên Ứng dụng định danh quốc gia VNeID của người
đăng ký hộ tịch sau khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh tại cơ quan đăng
ký hộ tịch)
□ Bưu chính (cung cấp
địa chỉ nơi nhận).
(17) Hồ sơ đính kèm
theo quy định.
- Người đăng ký hộ tịch
cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm
trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.
- Mẫu điện tử tương tác
ghi nhận thời gian (giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm) hoàn tất việc cung cấp
thông tin; người đăng ký hộ tịch trước đó đã đăng nhập vào hệ thống, thực hiện
xác thực điện tử theo quy định.
- Các mục (*) công dân
không phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ
CSDLQGVDC hoặc chỉ nhập trong trường hợp người yêu cầu không phải là người được
cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thông tin không khai thác được từ
CSDLQGVDC.
Đánh giá biểu mẫu:
- Các mục (*) công dân không
phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.
- Đã cắt giảm hẳn nội
dung về thông tin cư trú, số điện thoại, email của người yêu cầu trong biểu
mẫu.
- Mục “Giấy tờ tùy
thân” chỉ phải khai khi công dân không có Mã định danh cá nhân.
5. Thành phần hồ
sơ đính kèm
|
TT
|
Thành phần hồ sơ
|
Cắt giảm
|
Không cắt giảm
|
Hồ sơ điện tử
|
Kết nối, chia sẻ dữ liệu và số hóa hồ sơ
|
|
1
|
Mẫu điện tử
tương tác
|
X
|
|
- Công dân kê
khai trực tuyến đối với các thông tin chưa khai thác được và các thông tin
khác phục vụ việc tra cứu dữ liệu theo biểu mẫu.
- Công dân
đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng Ứng dụng định danh quốc gia
(VNeID) đề nghị giải quyết thủ tục hành chính thì không phải thực hiện ký số
biểu mẫu điện tử tương tác.
|
- CSDL quốc gia
về dân cư;
|
|
2
|
Giấy tờ chứng
minh nhân thân (Hộ chiếu/CCCD/...)
|
X
|
|
Các thông tin
cá nhân trong Hộ chiếu, Căn cước công dân đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, sẽ
được hệ thống điền tự động thì người yêu cầu không phải tải lên.
|
- CSDL quốc gia
về dân cư;
|
|
3
|
Trường hợp
người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng
đã ly hôn hoặc người vợ/chồng đã chết thì phải xuất trình hoặc nộp bản sao
giấy tờ hợp lệ để chứng minh
|
X
|
|
Trường hợp
người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ/đã có chồng nhưng đã ly
hôn tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền hoặc vợ/chồng đã chết và đã đăng ký
khai tử tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền thì cơ quan đăng ký hộ tịch
có trách nhiệm tra cứu, khai thác thông tin của các giấy tờ này thông qua kết
nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
|
- CSDL quốc gia
về dân cư;
- CSDL Hộ
tịch điện tử.
- Kho dữ liệu
điện tử của cá nhân, tổ chức.
|
|
4
|
Giấy tờ có
giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ
tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân
theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số
104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ
|
|
X
|
Lựa chọn tải
lên hệ thống 1 trong 03 hình thức của thành phần hồ sơ này, cụ thể như sau:
- Bản điện tử
- Bản chứng
thực điện tử
- Bản sao
điện tử.
Trường hợp
thông tin cá nhân trong giấy tờ này đã có trong CSDL quốc gia về dân cư; CSDL
hộ tịch điện tử được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên.
|
- CSDL quốc gia
về dân cư;
- CSDL Hộ
tịch điện tử.
- Kho dữ liệu
điện tử của cá nhân, tổ chức.
|
|
5
|
Văn bản ủy
quyền (nếu có)
|
|
X
|
Trường hợp uỷ
quyền cho người khác thực hiện.
|
Không có
nguồn dữ liệu thay thế
|
6. Quy trình
thực hiện
QUY
TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH HỘ TỊCH
(1) Chỉ nhập các thông
tin không khai thác được và các thông tin phục vụ việc khai thác dữ liệu.
(2) Bỏ qua bước này,
chỉ xuất hiện giao diện yêu cầu đính kèm hồ sơ (là văn bản ủy quyền) đối với
trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền hoặc công dân lựa chọn đính kèm
hồ sơ thay vì tra cứu dữ liệu.
* Mô tả chi
tiết:
Bước 1: Nộp hồ
sơ
- Công dân truy cập vào
Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản VneID và chọn thủ tục hành
chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện.
- Hệ thống tự động kết
nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/tổ
chức đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.
- Công dân thực hiện
tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn hoặc đính kèm các tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu
cá nhân.
- Công dân đóng phí/lệ
phí (nếu có).
Bước 2: Tiếp
nhận và chuyển hồ sơ về cơ quan giải quyết
- Cổng Dịch vụ công
quốc gia/VNeID nhận thông tin thanh toán thành công từ nền tảng thanh toán và
tiến hành bóc tách thành phần hồ sơ, thực hiện chuyển hồ sơ (bao gồm biểu mẫu
điện tử tương tác, các giấy tờ đính kèm) sang Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC của Bộ Tư pháp qua Nền tảng chia sẻ và điều phối dữ liệu. Hệ thống thông
tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp đồng bộ hồ sơ về Hệ thống đăng ký, quản lý
hộ tịch điện tử. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử tiếp nhận hồ sơ và
phản hồi trạng thái cho Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID qua Hệ thống thông tin
giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp.
- Công chức tiếp nhận
kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của thành phần hồ sơ. Thông báo qua email, tin
nhắn điện thoại hoặc gửi thông báo đến tài khoản của cá nhân trên Cổng Dịch vụ
công Quốc gia các trường hợp sau:
+ Trường hợp hồ sơ đủ điều
kiện giải quyết: lập Giấy tiếp nhận hồ sơ, thông báo và hướng dẫn thanh toán
phí, lệ phí trực tuyến, chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải
quyết theo quy định.
+ Trường hợp hồ sơ chưa
đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu
bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức.
+ Trường hợp không
thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý
do theo quy định.
Bước 3: Thẩm
định hồ sơ
- Cơ quan chuyên môn
giải quyết tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.
- Hệ thống cung cấp các
biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: Thông báo
không đủ điều kiện giải quyết; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu
từ chối tiếp nhận hồ sơ.
- Lãnh đạo cơ quan, đơn
vị ký bản giấy (nếu có) và ký số kết quả giải quyết TTHC. Hệ thống tự động
chuyển kết quả đã ký số đến Bộ phận Văn thư điện tử để thực hiện lấy số, vào sổ
và đóng dấu điện tử.
- Cán bộ xác nhận kết
thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống (trạng thái “Đã xử lý xong”).
Bước 4: Nhận
kết quả
- Sau khi Cán bộ xác
nhận kết thúc quy trình giải quyết, Hệ thống tự động chuyển kết quả giải quyết
TTHC bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu chuyên ngành để phục vụ quản lý, đồng
thời chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC, VNeID.
- Cán bộ Trung tâm Phục
vụ hành chính công/Một cửa xác nhận trả kết quả trên Hệ thống (trạng thái “Đã
trả kết quả”).
- Kết quả bản giấy sẽ
được trả theo phương thức công dân đăng ký.
C. ĐÁNH GIÁ TÁC
ĐỘNG
1. Tác động đối
với người dân
- Giảm thiểu giấy tờ và
thời gian: Giảm các trường thông tin trên E-Form và không cần xuất trình giấy
tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) nếu dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về
dân cư (CSDLQGVDC); bỏ bước đính kèm hồ sơ, công dân chỉ đính kèm văn bản ủy
quyền trong trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền.
- Thuận tiện, dễ theo
dõi hồ sơ: Theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ trực tuyến; nhận thông báo tự
động qua tin nhắn điện thoại hoặc email.
- Việc trả kết quả điện
tử (đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công
quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID) giúp cá nhân được sở hữu
kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho
các giao dịch điện tử tiếp theo.
2. Tác động đối
với cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Việc tái thiết kế quy
trình giúp nâng cao hiệu năng đáp ứng của hệ thống và giảm tải công việc thủ
công nhờ việc số hóa hồ sơ, giấy tờ và tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu từ
các cơ sở dữ liệu dùng chung (CSDLQGVDC, CSDLHTĐT).
D. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
- Căn cứ kết quả tái
thiết kế quy trình, Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành
chính tư pháp, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính thực hiện kiểm thử thủ tục hành
chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư
pháp, Cổng Dịch vụ công quốc gia và đánh giá hiệu quả, thực hiện theo tiến độ
yêu cầu tại Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29/07/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Cục Công nghệ thông
tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp và Trung tâm Dữ liệu quốc gia
– Bộ Công an thực hiện việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống
thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp với Cơ sở dữ
liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành có liên quan theo phương
án tái thiết kế đã được phê duyệt.
PHƯƠNG
ÁN TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH
Thủ tục hành chính Cấp bản sao trích lục
hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã TTHC: 2.000635)
(Kèm
theo Quyết định số 2163/QĐ-BTP ngày 30 tháng 9 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp)
A. CƠ SỞ TÁI
THIẾT KẾ QUY TRÌNH
1. Phân tích,
đánh giá hiện trạng
Thủ tục Cấp bản sao
trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã TTHC: 2.000635) là một trong
những thủ tục hành chính trọng điểm cần ưu tiên tái thiết kế quy trình do có số
lượng hồ sơ phát sinh lớn nhất trong các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hộ
tịch.
2. Căn cứ tái
thiết kế
- Căn cứ Nghị quyết số
66.7/2025/NQ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2025 của Chính phủ Quy định cắt giảm, đơn
giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;
- Căn cứ Nghị định số
118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành
chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch
vụ công quốc gia, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, được sửa đổi, bổ
sung bởi: 1. Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng
6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa,
một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, có hiệu
lực kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2025. 2. Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24
tháng 6 năm 2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. 3. Nghị
định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục
hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng
Dịch vụ công quốc gia được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 367/2025/NĐ-CP, có
hiệu lực kể từ ngày 05 tháng 8 năm 2026.
- Căn cứ Quyết định số
163/QĐ-BTP ngày 16 tháng 01 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc công bố
thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại
cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư
pháp.
- Căn cứ Quyết định số
1775/QĐ-BTP ngày 29 tháng 07 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành
Danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ưu tiên thực
hiện tái thiết kế quy trình.
B. PHƯƠNG ÁN
TÁI THIẾT KẾ QUY TRÌNH
1. Tên thủ tục
hành chính
Thủ tục Cấp bản sao
Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh (Mã: 2.000635).
2. Hình thức
tiếp nhận và trả kết quả
- Tiếp nhận theo hình
thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Ứng dụng định danh quốc gia
(VNeID).
- Bản điện tử của kết
quả giải quyết TTHC sẽ được tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá
nhân/địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại của người yêu cầu sau khi thủ
tục hoàn tất, bản điện tử có giá trị như bản giấy khi được tạo lập, ký số theo
quy định của pháp luật; nội dung của bản điện tử phải đầy đủ, chính xác và
không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ, truyền gửi.
- Bản giấy được trả
theo hình thức do công dân lựa chọn.
3. Thời gian
giải quyết
Thời gian giải quyết:
Trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải
quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
4. Biểu mẫu
điện tử tương tác
TỜ
KHAI ĐIỆN TỬ
CẤP
BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH, BẢN SAO GIẤY KHAI SINH
I. Thông tin về
người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch
(1) Họ, chữ đệm, tên* (tách
biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);
(2) Ngày, tháng, năm
sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
(3) Số định danh cá
nhân*;
(4) Giấy tờ tùy thân*:
Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;
Chỉ khai thông
tin và đính kèm bản chụp giấy tờ trong trường hợp không có Số định danh cá nhân
tại Mục (3);
(5) Quan hệ với người
được cấp bản sao giấy tờ hộ tịch;
II. Thông tin
về giấy tờ hộ tịch đã đăng ký
(6) Họ, chữ đệm, tên
người được đăng ký*(tách biệt riêng 03 trường thông tin họ, chữ đệm, tên);
(7) Ngày, tháng, năm
sinh* (tách biệt riêng 03 trường thông tin ngày, tháng, năm);
(8) Số định danh cá
nhân*;
(9) Giấy tờ tùy thân*:
Loại giấy tờ sử dụng; số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp;
Chỉ khai thông
tin và đính kèm bản chụp trong trường hợp không có Số định danh cá nhân tại Mục
(10)
(10) Loại việc yêu cầu
cấp bản sao giấy tờ hộ tịch;
(11) Cơ quan đã đăng ký
sự kiện hộ tịch trước đây;
(12) Tên giấy tờ hộ
tịch, số, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký;
Thông tin bổ sung: (trường
hợp công dân không có đầy đủ thông tin tại Mục 12):
Họ, tên Cha; Họ, tên Mẹ
(trong trường hợp đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh).
Họ, tên Vợ hoặc Họ, tên
Chồng; ngày sinh (trong trường hợp đề nghị cấp Trích lục kết hôn bản sao).
(13) Số lượng bản sao;
(14) Phương thức nhận
kết quả:
□ Trực tiếp;
□ Trực tuyến (Bản điện
tử sẽ tự động gửi về Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân trên Cổng dịch vụ công
quốc gia, thư điện tử hoặc trên Ứng dụng định danh quốc gia VNeID của người
đăng ký hộ tịch sau khi đã hoàn tất thủ tục tại cơ quan đăng ký hộ tịch);
□ Bưu chính (cung cấp
địa chỉ nơi nhận).
(15) Hồ sơ đính kèm
theo quy định
- Người đăng ký hộ tịch
cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm
trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.
- Mẫu điện tử tương tác
ghi nhận thời gian (giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm) hoàn tất việc cung cấp
thông tin; người đăng ký hộ tịch trước đó đã đăng nhập vào hệ thống, thực hiện
xác thực điện tử theo quy định.
- Các mục (*) công dân không
phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.
Đánh giá biểu mẫu:
- Các mục (*) công dân không
phải nhập thông tin, hệ thống điền tự động nếu đã được khai thác từ CSDLQGVDC.
- Đã cắt giảm hẳn mục
khai về thông tin cư trú, số điện thoại, email của người yêu cầu, thông tin về
giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú của người được cấp trích lục trong
biểu mẫu;
- Mục “Giấy tờ tùy
thân” chỉ phải khai khi công dân không có Mã định danh cá nhân.
5. Thành phần
hồ sơ
|
TT
|
Thành phần hồ sơ
|
Cắt giảm
|
Không cắt giảm
|
Hồ sơ điện tử
|
Kết nối, chia sẻ dữ liệu và số hóa hồ sơ
|
|
1
|
Mẫu điện tử
tương tác
|
X
|
|
- Công dân kê
khai trực tuyến đối với các thông tin chưa khai thác được và các thông tin
khác phục vụ việc tra cứu thông tin theo biểu mẫu.
- Công dân
đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng Ứng dụng định danh quốc gia
(VNeID) đề nghị giải quyết thủ tục hành chính thì không phải thực hiện ký số
biểu mẫu điện tử tương tác.
|
- CSDL quốc gia
về dân cư;
|
|
2
|
Giấy tờ chứng
minh nhân thân (Hộ chiếu/CCCD/...) (Xuất trình)
|
X
|
|
Các thông tin
cá nhân trong Hộ chiếu, Căn cước công dân đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, sẽ
được hệ thống điền tự động thì người yêu cầu không phải tải lên (trực tuyến).
|
- CSDL quốc gia
về dân cư;
|
|
3
|
Văn bản ủy
quyền (nếu có)
|
|
X
|
Công dân nộp
trong trường hợp có uỷ quyền.
|
Không có nguồn
dữ liệu thay thế.
|
Đánh giá thành phần
hồ sơ trực tuyến:
- Thủ tục này không yêu
cầu đính kèm thành phần hồ sơ, trừ trường hợp người thực hiện yêu cầu là người
được ủy quyền thì phải đính kèm giấy ủy quyền theo quy định.
6. Quy trình
thực hiện
QUY
TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH HỘ TỊCH
(1) Chỉ nhập các thông
tin không khai thác được và các thông tin phục vụ việc khai thác dữ liệu.
(2) Bỏ qua bước này,
chỉ xuất hiện giao diện yêu cầu đính kèm hồ sơ (là văn bản ủy quyền) đối với
trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền;
* Mô tả chi tiết:
Bước 1: Nộp hồ
sơ
- Công dân truy cập vào
Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đăng nhập bằng tài khoản VNeID và chọn thủ tục hành
chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện.
- Hệ thống tự động kết
nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/tổ
chức đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.
- Công dân thực hiện
tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn hoặc đính kèm các tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu
cá nhân.
- Công dân đóng phí/lệ
phí (nếu có).
Bước 2: Tiếp
nhận và chuyển hồ sơ về cơ quan giải quyết
- Cổng Dịch vụ công
quốc gia/VNeID nhận thông tin thanh toán thành công từ nền tảng thanh toán và
tiến hành bóc tách thành phần hồ sơ, thực hiện chuyển hồ sơ (bao gồm biểu mẫu
điện tử tương tác, các giấy tờ đính kèm) sang Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC của Bộ Tư pháp qua Nền tảng chia sẻ và điều phối dữ liệu. Hệ thống thông
tin giải quyết TTHC của Bộ Tư pháp đồng bộ hồ sơ về Hệ thống đăng ký, quản lý
hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử của
Bộ Tư pháp tiếp nhận hồ sơ và phản hồi trạng thái cho Cổng Dịch vụ công quốc
gia Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của
Bộ Tư pháp.
- Công chức tiếp nhận
kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của thành phần hồ sơ. Thông báo qua email, tin
nhắn điện thoại hoặc gửi thông báo đến tài khoản của cá nhân trên Cổng Dịch vụ
công quốc gia/VNeID, các trường hợp sau:
+ Trường hợp hồ sơ đủ điều
kiện giải quyết: lập Giấy tiếp nhận hồ sơ, thông báo và hướng dẫn thanh toán
phí, lệ phí trực tuyến, chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn để giải
quyết theo quy định.
+ Trường hợp hồ sơ chưa
đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu
bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức.
+ Trường hợp không thuộc
thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: lập Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do
theo quy định.
Bước 3: Thẩm
định hồ sơ
- Cơ quan chuyên môn
tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.
- Hệ thống cung cấp các
biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: Thông báo
không đủ điều kiện giải quyết; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu
từ chối tiếp nhận hồ sơ.
- Lãnh đạo cơ quan, đơn
vị ký bản giấy (nếu có) và ký số kết quả giải quyết TTHC. Hệ thống tự động
chuyển kết
quả đã ký số đến Bộ
phận Văn thư điện tử để thực hiện lấy số, vào sổ và đóng dấu điện tử.
- Cán bộ xác nhận kết
thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống (trạng thái “Đã xử lý xong”).
Bước 4: Nhận
kết quả
- Sau khi Cán bộ xác
nhận kết thúc quy trình giải quyết, Hệ thống tự động chuyển kết quả giải quyết
TTHC bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu chuyên ngành để phục vụ quản lý, đồng
thời chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ
chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết
TTHC, VNeID.
- Cán bộ Trung tâm Phục
vụ hành chính công/Một cửa xác nhận trả kết quả trên Hệ thống (trạng thái “Đã
trả kết quả”).
- Kết quả bản giấy sẽ
được trả theo phương thức công dân đăng ký.
C. ĐÁNH GIÁ TÁC
ĐỘNG
1. Tác động đối
với người dân
- Giảm thiểu giấy tờ và
thời gian: Giảm các trường thông tin trên E-Form và không cần xuất trình giấy
tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) nếu dữ liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về
dân cư (CSDLQGVDC); bỏ bước đính kèm hồ sơ, công dân chỉ đính kèm văn bản ủy
quyền trong trường hợp người yêu cầu là người được ủy quyền.
- Thuận tiện, dễ theo
dõi hồ sơ: Theo dõi được tiến trình xử lý hồ sơ trực tuyến. Nhận thông báo tự
động qua tin nhắn điện thoại hoặc email.
- Việc trả kết quả điện
tử (đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Cổng dịch vụ công
quốc gia/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, VNeID) giúp cá nhân được sở hữu
kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho
các giao dịch điện tử tiếp theo.
2. Tác động đối
với cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Việc tái thiết kế quy
trình giúp nâng cao hiệu năng đáp ứng của hệ thống và giảm tải công việc thủ
công nhờ việc số hóa hồ sơ, giấy tờ và tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu từ
các cơ sở dữ liệu dùng chung (CSDLQGVDC, CSDLHTĐT).
D. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
- Căn cứ kết quả tái
thiết kế quy trình, Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành
chính tư pháp, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính thực hiện kiểm thử thủ tục hành
chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư
pháp, Cổng Dịch vụ công quốc gia và đánh giá hiệu quả, thực hiện theo tiến độ
yêu cầu tại Quyết định số 1775/QĐ-BTP ngày 29/07/2026 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Cục Công nghệ thông
tin chủ trì, phối hợp với Cục Hành chính tư pháp và Trung tâm Dữ liệu quốc gia
– Bộ Công an thực hiện việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống
thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của Bộ Tư pháp với Cơ sở dữ
liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành có liên quan theo
phương án tái thiết kế đã được phê duyệt.