|
BỘ
CÔNG AN- BỘ QUỐC PHÒNG - BỘ TƯ PHÁP - TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO - VIỆN KIỂM SÁT
NHÂN DÂN TỐI CAO
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
13/2026/TTLT-BCA-BQP-BTP-TANDTC-VKSNDTC
|
Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2026
|
THÔNG TƯ LIÊN TỊCH
QUY ĐỊNH VIỆC PHỐI HỢP TRONG SỐ HÓA HỒ
SƠ, KÝ SỐ, KẾT NỐI, CHIA SẺ DỮ LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG THI HÀNH TẠM GIỮ, TẠM GIAM
VÀ CẤM ĐI KHỎI NƠI CƯ TRÚ; THI HÀNH ÁN HÌNH SỰ TẠI CỘNG ĐỒNG; TÁI HÒA NHẬP CỘNG
ĐỒNG; HỖ TRỢ TƯ PHÁP; QUẢN LÝ KHO VẬT CHỨNG VÀ TÀI LIỆU, ĐỒ VẬT
Căn cứ Bộ luật Tố tụng
hình sự số 101/2015/QH13 được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số
02/2021/QH15, Luật số 34/2024/QH15, Luật số 59/2024/QH15, Luật số 99/2025/QH15,
Luật số 103/2025/QH15, Luật số 105/2025/QH15, Luật số 106/2025/QH15 và Luật số
128/2025/QH15;
Căn cứ Luật Thi hành tạm
giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư trú số 128/2025/QH15;
Căn cứ Luật Thi hành án
hình sự số 127/2025/QH15;
Căn cứ Luật Thi hành án
dân sự số 106/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung một số điều
theo Luật số 87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Giao dịch
điện tử số 20/2023/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 60/2024/QH15, Luật số
116/2025/QH15, Luật số 148/2025/QH15;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
33/2024/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15;
Căn cứ Luật Dữ liệu số
60/2024/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 116/2025/QH15;
Căn cứ Luật Bảo vệ dữ
liệu cá nhân số 91/2025/QH15;
Căn cứ Luật An ninh mạng
số 116/2025/QH15;
Căn cứ Luật Chuyển đổi
số số 148/2025/QH15;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật
nhà nước số 117/2025/QH15;
Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ
trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành Thông tư liên tịch quy định
việc phối hợp trong số hóa hồ sơ, ký số, kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động
thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng
đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu,
đồ vật.
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
1. Thông tư liên tịch này
quy định việc phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền trong việc số hóa hồ sơ,
ký số, kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hoạt động thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm
đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng;
hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật.
2. Việc số hóa hồ sơ, ký số,
quản lý, lưu trữ, kết nối, chia sẻ, khai thác và sử dụng hồ sơ điện tử, dữ liệu
điện tử không thuộc phạm vi phối hợp liên ngành được thực hiện theo quy định của
pháp luật chuyên ngành và quy định của từng cơ quan có thẩm quyền.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư liên tịch
này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Thi hành án hình sự
tại cộng đồng gồm: thi hành án treo, cải tạo
không giam giữ, cấm cư trú, quản chế, tước một số quyền công dân, cấm đảm nhiệm
chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, cảnh cáo, trục xuất, bắt
buộc chữa bệnh, thi hành quyết định tha tù trước thời hạn có điều kiện, hoãn chấp
hành án phạt tù, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù, đối tượng tại ngoại và thi
hành án hình sự đối với pháp nhân thương mại.
2. Hoạt động hỗ trợ tư
pháp gồm: bắt, áp giải, dẫn giải, bảo vệ
phiên tòa, bảo vệ cưỡng chế thi hành án dân sự, thi hành án tử hình.
3. Phần mềm chuyên dụng là phần mềm do các cơ quan có thẩm quyền xây dựng, quản lý,
sử dụng để phục vụ việc tạo lập, quản lý, lưu trữ, ký số, kết nối và chia sẻ hồ
sơ điện tử, dữ liệu điện tử về hoạt động thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi
khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ
trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật.
4. Ký số là việc người có thẩm quyền, tổ chức hoặc chủ thể có liên
quan sử dụng chữ ký số đối với văn bản, tài liệu, dữ liệu điện tử theo quy định.
5. Hồ sơ điện tử là tập hợp thông tin, tài liệu, dữ liệu điện tử được tạo lập,
cập nhật, quản lý, lưu trữ và ký số hoặc hình thức xác nhận hợp lệ khác trong hệ
thống thông tin điện tử theo quy định của các cơ quan có thẩm quyền trong hoạt
động thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự
tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và
tài liệu, đồ vật.
6. Mã hồ sơ điện tử là dãy ký tự duy nhất được tạo lập từ hệ thống thông tin
theo quy tắc thống nhất giúp định danh chính xác hồ sơ cụ thể trong hoạt động
thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng
đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu,
đồ vật.
7. Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.
8. Số hóa hồ sơ là việc lập hồ sơ, văn bản điện tử ngay từ đầu trên phần mềm
chuyên dụng; chuyển đổi hồ sơ, tài liệu từ dạng giấy hoặc dạng khác thành dữ liệu
điện tử để lập, cập nhật, quản lý, lưu trữ và khai thác trong hoạt động thi
hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng
đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu,
đồ vật.
Điều
3. Nguyên tắc thực hiện
1. Hồ sơ điện tử phải đảm
bảo tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn, xác thực, bảo mật, đảm bảo tính chống chối
bỏ, được gắn mã hồ sơ điện tử có khả năng truy vết, kiểm tra, đối chiếu trong
suốt quá trình quản lý, sử dụng, lưu trữ và đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm
tra, kiểm sát.
2. Hồ sơ điện tử, dữ liệu
điện tử phải đảm bảo dễ truy cập, tra cứu, khai thác và sử dụng. Việc khai
thác, sử dụng dữ liệu điện tử phải đúng mục đích, phạm vi, thẩm quyền. Ưu tiên
khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ
liệu chuyên ngành và các hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ theo quy định;
không yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin, dữ liệu đã có,
trừ trường hợp dữ liệu sai lệch hoặc pháp luật có quy định khác. Cơ quan tạo lập
dữ liệu chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp của dữ liệu do
mình tạo lập; cơ quan khai thác, sử dụng dữ liệu chịu trách nhiệm về việc khai
thác, sử dụng dữ liệu đúng mục đích, phạm vi và thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
3. Việc kết nối, chia sẻ dữ
liệu giữa các cơ quan phải đảm bảo thống nhất về định dạng, tiêu chuẩn dữ liệu,
giao thức kết nối, chính xác, toàn vẹn, an ninh mạng, an toàn thông tin, bảo vệ
bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm ảnh hưởng đến tính độc lập
trong hoạt động của các cơ quan theo quy định của pháp luật và Thông tư liên tịch
này. Trường hợp phát hiện dữ liệu không thống nhất giữa các hệ thống thông tin
thì cơ quan tạo lập dữ liệu chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm
tra, xác minh, cập nhật và đồng bộ dữ liệu theo quy định.
4. Việc lưu trữ dữ liệu điện
tử trong hệ thống thông tin, kết nối và chia sẻ dữ liệu điện tử phải đảm bảo
đúng quy định của pháp luật.
5. Việc triển khai số hóa
hồ sơ, ký số, kết nối, chia sẻ dữ liệu phải thực hiện theo tiêu chuẩn, quy chuẩn,
quy trình nghiệp vụ; phù hợp với điều kiện hạ tầng kỹ thuật, lộ trình chuyển đổi
số, khả năng đảm bảo an toàn thông tin của từng cơ quan, đơn vị và không làm
gián đoạn hoạt động nghiệp vụ. Việc lưu trữ hồ sơ giấy sau khi số hóa thực hiện
theo quy định của pháp luật.
Chương
II
KÝ SỐ VÀ XÁC THỰC ĐIỆN TỬ
Điều
4. Sử dụng chứng thư chữ ký số
1. Cơ quan, người có thẩm quyền
sử dụng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ để ký số văn bản điện tử, hồ sơ
điện tử, dữ liệu điện tử trong hoạt động thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi
khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ
trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật.
2. Việc ký số phải đảm bảo
đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật về chứng thư chữ ký số còn hiệu lực
tại thời điểm ký; nội dung văn bản, hồ sơ, dữ liệu điện tử phải được đảm bảo
tính toàn vẹn sau khi ký số; có khả năng xác thực chủ thể ký, xác định thời điểm
ký và chống chối bỏ; tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử,
cơ yếu, an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ
bí mật nhà nước.
3. Văn bản điện tử, hồ sơ
điện tử được ký số hợp lệ có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật về
giao dịch điện tử và pháp luật có liên quan.
4. Việc quản lý, sử dụng
chứng thư chữ ký số thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
và pháp luật về cơ yếu.
5. Đối với các tổ chức, cá
nhân không thuộc đối tượng được cấp, quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng
công vụ hoặc trong trường hợp pháp luật không bắt buộc sử dụng chữ ký số chuyên
dùng công vụ thì được sử dụng chữ ký chuyên dùng, chữ ký số công cộng theo quy
định của pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật có liên quan.
Điều
5. Hình thức xác nhận điện tử khác
1. Hình thức xác nhận điện
tử khác không phải là chữ ký số gồm: sử dụng chức năng xác nhận bằng vân tay hoặc
xác thực sinh trắc học bằng khuôn mặt thông qua thiết bị điện tử; ký trên màn
hình thiết bị điện tử tích hợp trên phần mềm chuyên dụng; tiến hành xác thực
nhiều lớp khi điều kiện thực hiện được đảm bảo. Cơ quan có thẩm quyền căn cứ điều
kiện hạ tầng kỹ thuật, yêu cầu nghiệp vụ để lựa chọn, áp dụng hình thức xác nhận
điện tử phù hợp; việc lựa chọn, áp dụng phải đảm bảo khả năng kết nối, liên
thông, đồng bộ, chia sẻ dữ liệu giữa các phần mềm chuyên dụng, đồng thời đáp ứng
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, yêu cầu về an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo
vệ dữ liệu cá nhân và bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
2. Việc thực hiện hình thức
xác nhận điện tử khác của người tham gia hoạt động tạm giữ, tạm giam và cấm đi
khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ
trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật phải được ghi nhận nhật
ký điện tử, lưu trữ thông tin về thời điểm xác nhận, hình thức xác nhận và các
thông tin kỹ thuật; trường hợp cần thiết có thể ghi hình để phục vụ việc kiểm
tra, đối chiếu khi cần thiết.
Điều
6. Xác thực điện tử
1. Việc xác thực điện tử
được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử; chữ ký số; mã xác thực điện
tử; dữ liệu sinh trắc học và các phương thức xác thực điện tử hợp pháp khác
theo quy định của pháp luật.
2. Việc xác thực điện tử
phải đảm bảo đúng chủ thể thực hiện; đảm bảo tính chính xác, an toàn, bảo mật,
toàn vẹn, chống chối bỏ; có khả năng kiểm tra, đối chiếu, truy vết giao dịch điện
tử. Dữ liệu phục vụ xác thực điện tử phải được gắn với hồ sơ điện tử tương ứng
và được quản lý theo quy định của pháp luật.
3. Việc thu thập, quản lý,
lưu trữ, sử dụng dữ liệu phục vụ xác thực điện tử phải tuân thủ quy định của
pháp luật về dữ liệu, giao dịch điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng
và pháp luật có liên quan.
4. Đối với dữ liệu sinh trắc
học, mật khẩu và các dữ liệu xác thực nhạy cảm khác, bắt buộc phải áp dụng các
biện pháp mã hóa phù hợp theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và quy định của
pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhằm
phòng ngừa hành vi truy cập, khai thác trái phép.
Điều
7. Trường hợp ký trực tiếp văn bản giấy
1. Văn bản được lập và ký
trực tiếp trên bản giấy trong các trường hợp sau:
a) Pháp luật có quy định
phải lập bằng văn bản giấy;
b) Văn bản có nội dung thuộc
phạm vi bí mật nhà nước ở cấp độ mật mà phần mềm được triển khai trên hệ thống
thông tin chưa triển khai các giải pháp bảo mật cơ yếu và chưa đảm bảo an toàn
hệ thống thông tin theo cấp độ tương ứng theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước
hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
c) Người có thẩm quyền
chưa được cấp chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; chứng thư chữ ký số
chuyên dùng công vụ hết hiệu lực, bị thu hồi vì lý do khách quan hoặc không đảm
bảo an toàn, không thể sử dụng được tại thời điểm ký;
d) Hạ tầng kỹ thuật, hệ thống
thông tin, phần mềm chuyên dụng hoặc dịch vụ chứng thực chữ ký số gặp sự cố,
không đảm bảo việc ký số theo quy định;
đ) Do tình trạng khẩn cấp,
sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan khác không thể thực hiện việc lập,
ký số hoặc gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Văn bản giấy được lập
theo các điểm b, c, d và đ khoản 1 Điều này phải được số hóa, cập nhật vào hồ
sơ điện tử ngay sau khi điều kiện kỹ thuật được đảm bảo; việc cập nhật phải ghi
nhận trên hệ thống lý do, thời điểm cập nhật và người thực hiện để phục vụ việc
kiểm tra, giám sát. Cơ quan lập văn bản giấy chịu trách nhiệm về tính đầy đủ,
chính xác và thống nhất giữa văn bản giấy và hồ sơ điện tử được cập nhật.
Chương
III
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ; SỐ HÓA HỒ
SƠ; GỬI, NHẬN, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
Điều
8. Lập hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử được lập
ngay từ khi phát sinh căn cứ theo quy định của pháp luật trong hoạt động thi
hành tạm giữ, tạm giam, cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng;
tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật.
Hồ sơ điện tử được lập trên phần mềm chuyên dụng hoặc hệ thống thông tin theo
quy định của pháp luật; được cấp mã định danh duy nhất để quản lý trong suốt
quá trình xử lý, khai thác, lưu trữ và chia sẻ.
2. Hồ sơ điện tử bao gồm:
a) Văn bản điện tử được tạo
lập trong quá trình thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư trú; thi
hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý
kho vật chứng và tài liệu, đồ vật;
b) Tài liệu được số hóa từ
hồ sơ giấy;
c) Thông tin, dữ liệu được
khai thác, cập nhật từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và
các hệ thống thông tin được kết nối, chia sẻ theo quy định của pháp luật.
3. Hồ sơ điện tử phải có danh
mục tài liệu điện tử và cập nhật lịch sử (log) phản ánh đầy đủ quá trình hình
thành, xử lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ. Danh mục tài liệu điện tử phải được
xác nhận bằng chữ ký số hoặc hình thức xác nhận điện tử khác khi kết thúc từng
giai đoạn thi hành hoặc khi chuyển giao hồ sơ giữa các cơ quan.
4. Hồ sơ điện tử, văn bản
điện tử được lập, ký số hoặc được xác nhận bằng hình thức hợp lệ khác có giá trị
pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và được sử dụng trong
hoạt động quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, giải quyết công việc, thanh
tra, kiểm tra và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.
5. Trường hợp hệ thống
thông tin hoặc hạ tầng kỹ thuật gặp sự cố, mất kết nối hoặc không thể khai thác
thì đơn vị được thực hiện nghiệp vụ bằng hồ sơ giấy; ngay sau khi hệ thống hoạt
động trở lại phải cập nhật đầy đủ vào hồ sơ điện tử.
Điều
9. Số hóa hồ sơ, tài liệu
1. Số hóa hồ sơ, tài liệu
giấy hoặc tương tự sang tài liệu điện tử được thực hiện theo cấu trúc dữ liệu,
chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung, có xác thực dữ liệu và đáp ứng các quy
định về chuyển đổi hình thức, xác thực dữ liệu. Trường hợp pháp luật quy định
tài liệu được chuyển đổi phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển
đổi thì phải thực hiện ký số theo quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ, tài liệu sau khi
số hóa phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hồ sơ, tài liệu gốc
được số hóa; có khả năng khai thác, sử dụng, chia sẻ; có thông tin về thời điểm
số hóa, người thực hiện và nguồn gốc tài liệu; đảm bảo tính toàn vẹn và khả
năng kiểm tra, đối chiếu.
3. Người có thẩm quyền,
người thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính
xác, toàn vẹn của dữ liệu điện tử được tạo lập so với hồ sơ, tài liệu gốc.
4. Hồ sơ, tài liệu gốc được
lập trước thời điểm liên ngành triển khai thống nhất việc ký số, số hóa hồ sơ,
việc số hóa được thực hiện theo quy định tại Điều này và lộ trình cụ thể do cơ
quan có thẩm quyền quyết định.
5. Hồ sơ, tài liệu gốc sau
khi số hóa được quản lý, lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu
trữ.
Điều
10. Gửi, nhận hồ sơ điện tử, văn bản điện tử
1. Việc gửi, nhận hồ sơ điện
tử, văn bản điện tử giữa các cơ quan được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng
và qua nền tảng kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ điện tử, văn bản
điện tử được gửi, nhận hợp lệ khi hệ thống thông tin hoặc nền tảng kết nối,
chia sẻ dữ liệu ghi nhận trạng thái gửi thành công và cơ quan tiếp nhận đã nhận
được đầy đủ dữ liệu. Thời điểm hệ thống ghi nhận việc tiếp nhận thành công được
xác định là thời điểm nhận hồ sơ điện tử, văn bản điện tử để thực hiện các
trình tự, thủ tục tiếp theo theo quy định của pháp luật. Cơ quan tiếp nhận văn
bản điện tử quản lý, sử dụng theo đúng mục đích, thẩm quyền và quy định của pháp
luật về giao dịch điện tử, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Trường hợp hồ sơ điện tử,
văn bản điện tử không đầy đủ, không đảm bảo tính toàn vẹn, không đọc được hoặc
phát hiện dữ liệu không thống nhất giữa hồ sơ, văn bản gửi và dữ liệu trên hệ
thống thì cơ quan tiếp nhận phải thông báo ngay trên phần mềm chuyên dụng và bằng
văn bản điện tử cho cơ quan gửi để phối hợp xử lý.
4. Hệ thống thông tin phải
ghi nhận đầy đủ nhật ký đối với hoạt động gửi, nhận, truy cập, khai thác và xử
lý hồ sơ điện tử, văn bản điện tử. Trường hợp cần thiết có thể lập biên bản điện
tử để phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và truy xuất thông tin.
5. Việc gửi, nhận hồ sơ,
tài liệu bằng bản giấy chỉ thực hiện trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư liên tịch này. Khi điều kiện thực hiện
việc gửi, nhận điện tử được đảm bảo, cơ quan có trách nhiệm cập nhật, đồng bộ hồ
sơ, tài liệu, dữ liệu điện tử vào hệ thống thông tin theo quy định.
Điều
11. Quản lý, cập nhật và khai thác hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử được quản
lý tập trung, thống nhất trên phần mềm chuyên dụng hoặc cơ sở dữ liệu chuyên
ngành theo phân cấp quản lý của từng cơ quan.
2. Cơ quan lập hồ sơ điện
tử có trách nhiệm số hóa (nếu là tài liệu giấy), cập nhật đầy đủ, kịp thời tài
liệu, dữ liệu phát sinh vào hồ sơ điện tử; chịu trách nhiệm về tính chính xác của
dữ liệu do mình tạo lập.
3. Việc khai thác, sử dụng
hồ sơ điện tử phải đúng phạm vi, thẩm quyền; cơ quan có thẩm quyền thiết lập
tài khoản, phân quyền và cơ chế kiểm soát truy cập để đảm bảo việc khai thác, sử
dụng được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
4. Việc sửa đổi, bổ sung
hoặc xóa dữ liệu trong hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện bởi người có thẩm quyền,
có căn cứ và phải được phê duyệt theo quy định, được ghi nhận trên hệ thống và
nhật ký hệ thống, đảm bảo khả năng truy vết phục vụ kiểm tra, giám sát và truy
xuất khi cần thiết.
5. Nghiêm cấm việc tự ý sửa
đổi, xóa hoặc hủy dữ liệu trong hồ sơ điện tử trái quy định của pháp luật.
Điều
12. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử được lưu
trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.
2. Cơ quan quản lý hồ sơ
điện tử có trách nhiệm thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ; có phương án phục hồi
dữ liệu khi xảy ra sự cố; kiểm tra định kỳ việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ điện tử;
đảm bảo an toàn hệ thống thông tin, an ninh mạng và cơ sở dữ liệu trong quá
trình lưu trữ.
3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ
điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên
ngành có liên quan. Việc tiêu hủy, xóa hồ sơ điện tử hết thời hạn lưu trữ phải
được người có thẩm quyền quyết định, lập biên bản, ghi nhận trên hệ thống và đảm
bảo dữ liệu không thể phục hồi trái phép. Hồ sơ điện tử có giá trị lưu trữ lịch
sử hoặc thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn được bảo quản, chuyển giao theo quy định của
pháp luật.
Chương
IV
KẾT NỐI, CHIA SẺ DỮ LIỆU;
XỬ LÝ SỰ CỐ; ĐẢM BẢO AN NINH, AN TOÀN, BẢO MẬT DỮ LIỆU
Điều
13. Quy định kết nối, chia sẻ dữ liệu
1. Việc kết nối, chia sẻ dữ
liệu điện tử trong hoạt động thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư
trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp;
quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật được thực hiện trên cơ sở chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan; đúng phạm vi, mục đích, đối tượng được
phép khai thác theo quy định của pháp luật; tuân thủ Khung kiến trúc dữ liệu quốc
gia, Khung quản trị, quản lý dữ liệu quốc gia và Từ điển dữ liệu dùng chung.
2. Dữ liệu điện tử được kết
nối, chia sẻ cho Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cùng cấp theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi và mục đích khai thác, sử dụng theo quy định
để phục vụ công tác kiểm sát, xét xử và các hoạt động nghiệp vụ có liên quan.
Việc từ chối kết nối, chia sẻ dữ liệu phải được trả lời bằng văn bản hoặc trên
phần mềm chuyên dụng và nêu rõ căn cứ pháp luật.
Điều
14. Phương thức kết nối, chia sẻ dữ liệu
1. Việc kết nối, chia sẻ dữ
liệu giữa các hệ thống thông tin trong hoạt động thi hành tạm giữ, tạm giam và
cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng;
hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật với cơ sở dữ liệu về
hồ sơ vụ án, các cơ sở dữ liệu liên quan khác được thực hiện thông qua Nền tảng
chia sẻ, điều phối dữ liệu hoặc các phương thức kỹ thuật khác do cơ quan có thẩm
quyền thống nhất triển khai và đảm bảo đồng bộ, kết nối liên thông.
2. Hệ thống thông tin, Nền
tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu hoặc các phương thức kỹ thuật khác phải đảm bảo
khả năng kết nối, liên thông, đồng bộ dữ liệu; xác thực, phân quyền truy cập;
ghi nhận nhật ký hệ thống; đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ dữ
liệu, bí mật nhà nước; đảm bảo khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự
cố và tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật.
3. Việc kết nối, chia sẻ dữ
liệu phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và quy định của pháp luật
về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, giao dịch điện tử, an toàn thông tin và an
ninh mạng.
Điều
15. Xử lý sự cố và đồng bộ, chia sẻ dữ liệu
1. Khi phát hiện hệ thống
thông tin, phần mềm chuyên dụng, hạ tầng kỹ thuật hoặc đường truyền phục vụ kết
nối, chia sẻ dữ liệu xảy ra sự cố hoặc không đảm bảo điều kiện vận hành an
toàn, ổn định thì cơ quan quản lý hệ thống thông tin có trách nhiệm kịp thời áp
dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn hệ thống; thông báo cho các cơ
quan liên quan biết để phối hợp và khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất.
2. Trong thời gian xảy ra
sự cố, các cơ quan gửi, nhận hồ sơ, tài liệu bản giấy hoặc phương thức khác
theo quy định của pháp luật để đảm bảo hoạt động nghiệp vụ không bị gián đoạn.
3. Sau khi sự cố được khắc
phục, cơ quan quản lý hệ thống thông tin và các cơ quan liên quan có trách nhiệm
rà soát, đối chiếu, cập nhật và đồng bộ dữ liệu phát sinh trong thời gian xảy
ra sự cố, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, thống nhất và liên tục của dữ liệu giữa
các hệ thống thông tin.
4. Việc kết nối, chia sẻ dữ
liệu chỉ được khôi phục khi đã đảm bảo các điều kiện về an toàn thông tin, an ninh
mạng và tính toàn vẹn, chính xác của dữ liệu theo quy định của pháp luật.
5. Mọi hoạt động xử lý sự
cố, cập nhật và đồng bộ dữ liệu phải được ghi nhận trên hệ thống thông tin hoặc
bằng hình thức phù hợp để phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và truy
xuất khi cần thiết.
Điều
16. Đảm bảo an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước
1. Việc kết nối, chia sẻ,
quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu điện tử, tài liệu điện tử phải đảm bảo an
toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ bí mật nhà nước và dữ liệu cá nhân theo
quy định của pháp luật.
2. Các cơ quan thực hiện
việc quản lý tài khoản, phân quyền truy cập và đảm bảo việc truy cập đúng thẩm
quyền; mọi hoạt động truy cập, khai thác, sử dụng dữ liệu phải được ghi nhận
vào nhật ký hệ thống. Dữ liệu nhật ký hệ thống phải được lưu trữ toàn vẹn, chống
thay đổi.
3. Mọi hành vi truy cập,
khai thác, sửa đổi, sao chép hoặc sử dụng dữ liệu trái quy định của pháp luật
phải được phát hiện, xử lý kịp thời.
Điều
17. Yêu cầu của phần mềm chuyên dụng
1. Phần mềm chuyên dụng phải
đáp ứng yêu cầu quản lý, tạo lập, ký số, lưu trữ, kết nối, chia sẻ và khai thác
hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật.
2. Phần mềm chuyên dụng phải
đảm bảo khả năng kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu; quản lý người sử dụng
và phân quyền truy cập; ghi nhận nhật ký hệ thống; sao lưu, phục hồi dữ liệu; đảm
bảo an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu.
3. Phần mềm chuyên dụng phải
được duy trì, nâng cấp, bổ sung các chức năng nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật, an
ninh, an toàn thông tin, bảo mật cho phù hợp với tiến bộ khoa học và kỹ thuật,
đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
4. Phần mềm chuyên dụng chỉ
được đưa vào sử dụng chính thức khi được đánh giá đạt điều kiện về chức năng
nghiệp vụ, hiệu năng, an toàn, an ninh mạng, bảo mật; được cơ quan có thẩm quyền
xác nhận đáp ứng yêu cầu quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này và được giám
sát, kiểm tra định kỳ, đột xuất trong quá trình vận hành.
Chương
V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
18. Hiệu lực thi hành
Thông tư liên tịch này có
hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Điều
19. Tổ chức thực hiện
1. Bộ Công an có trách nhiệm:
a) Chủ trì, phối hợp với Bộ
Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao
tổ chức triển khai thực hiện Thông tư liên tịch này;
b) Tổ chức thực hiện việc
số hóa hồ sơ, ký số, kết nối, chia sẻ dữ liệu trong phạm vi quản lý;
c) Chủ trì đánh giá, tổng
hợp tình hình thực hiện; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện
Thông tư liên tịch;
d) Chủ trì, phối hợp xử lý
các vấn đề phát sinh liên quan đến kết nối, chia sẻ dữ liệu liên ngành thuộc phạm
vi điều chỉnh của Thông tư liên tịch này.
2. Bộ Quốc phòng có trách
nhiệm tổ chức thực hiện việc số hóa hồ sơ, ký số, kết nối, chia sẻ dữ liệu
trong phạm vi quản lý; phối hợp với Bộ Công an và các cơ quan có liên quan đảm
bảo việc kết nối, chia sẻ dữ liệu được thực hiện thống nhất, đồng bộ, an toàn
và hiệu quả.
3. Bộ Tư pháp có trách nhiệm
tổ chức thực hiện việc số hóa hồ sơ, ký số, kết nối, chia sẻ dữ liệu trong phạm
vi quản lý; phối hợp với các cơ quan có liên quan đảm bảo việc kết nối, chia sẻ
dữ liệu theo quy định tại Thông tư liên tịch này.
4. Tòa án nhân dân tối cao
có trách nhiệm chỉ đạo Tòa án các cấp thực hiện việc tạo lập, quản lý, ký số, gửi,
nhận, kết nối và chia sẻ dữ liệu điện tử trong phạm vi quản lý; phối hợp với
các cơ quan có liên quan đảm bảo việc kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định tại
Thông tư liên tịch này.
5. Viện kiểm sát nhân dân
tối cao có trách nhiệm chỉ đạo Viện kiểm sát các cấp thực hiện việc tạo lập, ký
số, gửi, nhận, kết nối và chia sẻ dữ liệu điện tử trong phạm vi quản lý; xây dựng
danh mục dữ liệu dùng chung; phối hợp đảm bảo việc trao đổi, kiểm sát và sử dụng
dữ liệu điện tử phục vụ hoạt động kiểm sát theo quy định của pháp luật.
6. Các cơ quan, đơn vị, tổ
chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện các quy định của Thông tư liên
tịch này và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của dữ liệu do
mình tạo lập, cập nhật, chia sẻ và khai thác, sử dụng.
7. Các bộ, ngành có trách
nhiệm đảm bảo điều kiện cần thiết về hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, nhân
lực và các điều kiện đảm bảo khác theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao
để tổ chức triển khai thực hiện việc số hóa hồ sơ, ký số, kết nối, chia sẻ dữ
liệu theo quy định của Thông tư liên tịch này và lộ trình chuyển đổi số của từng
cơ quan, đơn vị.
Quá trình thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh vấn đề cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan
kịp thời phản ánh về Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối
cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao để xem xét, hướng dẫn thực hiện hoặc sửa đổi,
bổ sung cho phù hợp./.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
BỘ CÔNG AN
THỨ TRƯỞNG
Thượng tướng Lê Văn Tuyến
|
KT. BỘ TRƯỞNG
BỘ QUỐC PHÒNG
THỨ TRƯỞNG
Thượng tướng Nguyễn Văn Gấu
|
KT. BỘ TRƯỞNG
BỘ TƯ PHÁP
THỨ TRƯỞNG
Mai Lương Khôi
|
|
KT. CHÁNH ÁN
TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO
PHÓ CHÁNH ÁN
Nguyễn Văn Tiến
|
KT. VIỆN TRƯỞNG
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
PHÓ VIỆN TRƯỞNG
Trần Hải Quân
|
|
Nơi nhận:
- Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
- Ủy ban Pháp luật và Tư pháp của Quốc hội;
- Ban Nội chính Trung ương;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao;
- Công báo;
- Cổng thông tin điện tử các bộ, ngành: Bộ Công an, Bộ Quốc phòng,
Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Lưu: VT (BCA, BQP, BTP, TANDTC, VKSNDTC).
|
|
|
|
|