|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH BÌNH DƯƠNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 929/QĐ-HQBD
|
Bình Dương, ngày 09 tháng 8 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
V/V BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH
BÌNH DƯƠNG
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP
ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về quản
lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định 09/2010/NĐ-CP
ngày 8/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn xây dựng Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV
ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV
ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC
ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lịch sử
các cấp;
Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
lịch sử các cấp;
Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC
ngày 6 tháng 9 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục hải quan tỉnh, liên tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Quyết định số 1616/QĐ-BTC
ngày 19/7/2016 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ
Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 2449/QĐ-BTC
ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của
Bộ Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC
ngày 31 tháng 10 năm 2014, của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà
nước ngành tài chính;
Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA
ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ
ngày 28/04/2017 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ
ngành Hải quan;
Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ
ngày 14/04/2017 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác văn thư
ngành Hải quan;
Căn cứ công văn số 16837/BTC-VP
ngày 25/11/2016 của Bộ Tài chính về việc triển khai Quy chế lưu trữ của Bộ Tài
chính;
Căn cứ Công văn số 8036/BTC-VP
ngày 16/6/2017 của Bộ Tài chính v/v tăng cường công tác lưu trữ tại Cục Hải
quan tỉnh Bình Dương.
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục
Hải quan tỉnh Bình Dương.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế công tác Văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1025/QĐ-HQBD ngày 20/12/2016 của Cục
trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Dương về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng
các đơn vị thuộc và trực thuộc, CBCC Cục Hải quan tỉnh Bình Dương chịu trách
nhiệm thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- TCHQ;
- LĐ Cục (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
|
CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Phước Việt Dũng
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 929 ngày 09 tháng 8
năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Dương)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định các hoạt động về
văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Cục Hải quan tỉnh Bình
Dương để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với cán
bộ, công chức và người lao động theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của
Chính phủ (được gọi chung là cán bộ, công chức); các đơn vị thuộc và trực thuộc
Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương
bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản
lý, chỉ đạo, điều hành của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương để
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Công tác văn thư tại Cục Hải quan tỉnh Bình Dương bao gồm
các công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu hành chính; lập
hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng,
văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
4. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Cục Hải
quan tỉnh Bình Dương ban hành và phát hành đi.
5. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
6. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo
văn bản.
7. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Cục Hải quan tỉnh
Bình Dương ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
8. Bản gốc, bản chính văn bản là
bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, có chữ ký
sống trực tiếp của người có thẩm quyền và được Cục Hải quan tỉnh Bình Dương ban
hành.
9. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của
văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được
thực hiện từ bản chính.
10. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức
quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
11. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của
văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
12. Hồ sơ
là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
13. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của Cục Hải quan tỉnh Bình
Dương theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
14. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa
chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ tỉnh.
15. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống
kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương
16. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu
có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
17. Tài liệu hết giá trị là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo
quy định và không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch
sử.
18. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
19. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
20. Tài liệu, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu
trữ.
21. Tài liệu lưu trữ điện tử
là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ
hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
22. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
23. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
24. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức cá nhân.
25. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
Điều 3. Trách
nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của lãnh đạo Cục Hải
quan tỉnh Bình Dương trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật hiện hành.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị
thuộc, trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng giúp Cục trưởng Cục Hải
quan tỉnh Bình Dương trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ tại Cục Hải quan tỉnh Bình Dương, đồng
thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị
thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
thuộc và trực thuộc
Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc
Cục Hải quan tỉnh Bình Dương có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các
quy định của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương về công tác văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức.
Trong quá trình giải quyết công việc
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức phải thực hiện
nghiêm túc các quy định của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương về văn thư, lưu trữ và
được hưởng các chế độ, quyền lợi theo quy định của Nhà nước.
Điều 4. Nhiệm vụ
của cán bộ lưu trữ
1. Cán bộ lưu trữ thuộc Văn phòng Cục
a) Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
b) Lập kế hoạch thu thập, bổ sung hồ
sơ, tài liệu đến hạn do các đơn vị giao nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của cơ quan;
e) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ,
tài liệu lưu trữ;
f) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị
bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch
sử và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của lãnh đạo Cục;
g) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công
nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN và ISO 9001 vào công tác
lưu trữ.
2. Cán bộ lưu trữ các đơn vị thuộc và
trực thuộc Cục
a) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ,
tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa giao nộp vào lưu trữ cơ
quan);
b) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của
đơn vị và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Điều 5. Nhiệm vụ
của cán bộ văn thư
1. Văn thư tại
Văn phòng Cục có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức
trong cơ quan thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;
b) Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu, phân
luồng xử lý văn bản đến trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan;
c) Trình, chuyển giao văn bản đến cho
các đơn vị, cá nhân;
d) Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được
giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng; Làm thủ tục phát hành, cập nhật
dữ liệu văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan, chuyển
phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
e) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc
tra cứu, sử dụng bản lưu;
g) Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu,
giấy đi đường cho cán bộ, công chức; quản lý sổ sách hình
thành trong hoạt động của công tác văn thư;
h) Quản lý, sử dụng con dấu hành
chính và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của cơ quan, đơn vị;
i) Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa
học công nghệ, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư.
2. Văn thư
chuyên trách hoặc kiêm nhiệm tại các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục có nhiệm vụ:
a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức
trong đơn vị thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;
b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý văn bản
đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa
giao nộp cho lưu trữ cơ quan);
c) Làm đầu mối trình và nhận văn bản,
hồ sơ; chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý văn bản theo các tiêu
chí quy định của hệ thống quản lý điều hành qua mạng thuộc trách nhiệm của đơn
vị mình; đôn đốc các phòng, đội, cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết
quả xử lý văn bản của đơn vị;
d) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của
đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;
đ) Quản lý, sử dụng con dấu hành
chính và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của đơn vị.
Điều 6. Tiêu chuẩn
và quyền lợi của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
1. Cán bộ, công chức làm công tác văn
thư, lưu trữ ở cơ quan phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật;
được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết
khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng và được hưởng
phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người được giao kiêm nhiệm làm
công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công
việc.
Điều 7. Các hành
vi bị nghiêm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài
liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội
dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái
phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục
đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước
ngoài trái phép.
6. Đối với tài liệu lưu trữ điện tử ngoài các hành vi bị nghiêm cấm nêu tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5 điều này,
nghiêm cấm truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép
tài liệu lưu trữ điện tử. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn,
thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử.
7. Cán bộ, công chức không được sử dụng
hệ thống quản lý điều hành qua mạng để trao đổi các thông tin mật, đơn thư tố
cáo, thông tin hạn chế công bố, trao đổi công việc không
thuộc nhiệm vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định.
Điều 8. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động trong công tác văn
thư, lưu trữ của đơn vị phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ bí mật nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7
năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng
10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước
của ngành Tài chính.
2. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu
trữ phải có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm, có ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có
năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước
bằng văn bản theo quy định.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 9. Hình thức
văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi giữa Cục Hải quan
tỉnh Bình Dương với cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân bên ngoài.
Điều 10. Thể thức
văn bản
Thực hiện theo Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 11. Soạn thảo
văn bản
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện
như sau:
a. Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương giao cho một đơn vị hoặc
một công chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b. Đơn vị hoặc công chức được giao soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau
- Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với
Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân
có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 12. Duyệt dự
thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Văn bản dự thảo phải do người có
thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được
Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa,
bổ sung.
Điều 13. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo
Cục Hải quan tỉnh Bình Dương ký ban
hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng
nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm
giúp Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành
văn bản của Cục và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 14. Ký văn
bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ
ký của người có thẩm quyền.
Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương
ký tất cả các văn bản do Cục Hải quan tỉnh Bình Dương ban hành. Các trường hợp
ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi
TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để
ký văn bản.
Điều 15. Bản sao
văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục,
trích sao văn bản do Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Bình Dương quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục,
trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và
chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này
thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài Cục Hải quan tỉnh Bình Dương những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp
các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghi trong văn bản cần thiết cho việc
giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 16. Nguyên
tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương ban hành phải được quản
lý tập trung tại Văn thư Cục Hải quan tỉnh
Bình Dương (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản
đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến
có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc”
hẹn giờ),“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản không đóng dấu khẩn nhưng
có tính chất quan trọng yêu cầu thời gian xử lý gấp thì
vào sổ văn thư và luân chuyển theo quy định, đồng thời
scan chuyển ngay cho đơn vị có liên quan để xử lý.
4. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị thì văn thư đơn vị có trách nhiệm trả lại văn bản cho nơi phát hành văn bản.
5. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng
ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và
hướng dẫn tại Quy chế này.
Điều 17. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến Cục Hải quan tỉnh
Bình Dương phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 18. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi
nguồn, trong giờ (hoặc ngoài giờ làm việc), Văn thư hoặc người được giao nhiệm
vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng
bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
2. Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu,
mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn
hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu
“Hỏa tốc hẹn giờ”), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải thông báo ngay cho người chuyển văn bản đến và báo
cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản xác nhận
sự việc với người chuyển văn bản đến.
3. Đối với bản fax, phải chụp lại trước
khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được
bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký (số đến, ngày đến).
4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và
báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để xử lý.
5. Văn bản đến phải được phân loại sơ
bộ và đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
6. Văn bản mật đến được đăng ký trên
máy tính, vào số, ngày đến và không scan nội dung.
Điều 19. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký,
phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có
dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản
theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm
bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận
văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 20. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời
theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình
Dương; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có
yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy chế làm
việc của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương.
3. Văn thư có
trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến
hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến
có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi
trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn
đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục về tình hình giải quyết, tiến độ
và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 21. Trình tự
giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo
trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu
mức độ mật, khẩn.
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 22. Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo
văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản,
ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo Cục
ký ban hành; đồng thời đề xuất mức độ khẩn, độ mật (nếu có).
- Chánh Văn phòng hoặc phó chánh văn
phòng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước
khi trình lãnh đạo Cục ký ban hành.
- Trước khi phát hành văn bản, Văn
thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu
phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn
bản
a) Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức
được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất
quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật
được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản hành chính thực
hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
3. Văn bản mật đi được đánh số và
đăng ký riêng.
Điều 23. Đăng ký
văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại
văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký
văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký và lập sổ
riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện
theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính.
Điều 24. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a. Số lượng văn bản cần nhân bản để
phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến
nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải
có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b. Nơi nhận phải được xác định cụ thể
trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết,
tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến
nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và
thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d. Việc nhân bản văn bản mật phải có
ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và được thực hiện theo quy định tại Khoản
1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Việc đóng dấu
lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d. Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ
giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a. Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN,
THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính
được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
b. Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT
MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước.
c. Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật
và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ
LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
Điều 25. Thủ tục
phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, đơn vị tiến hành các
công việc sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật
và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ
tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy
phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký
văn bản.
b. Đối với những văn bản "HẸN GIỜ",
"HỎA TỐC", "KHẨN","THƯỢNG KHẨN"
phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c. Văn bản đi được chuyển phát qua
bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu
vào sổ;
d. Việc chuyển giao trực tiếp văn bản
cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá
nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
đ. Chuyển phát văn bản đi bằng máy
fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh,
văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy
fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những
văn bản có giá trị lưu trữ.
e. Chuyển phát văn bản mật thực hiện
theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
a. Công chức văn thư có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b. Lập Phiếu gửi để theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những
văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất,
trình người ký quyết định;
c. Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng để xử lý.
Điều 26. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản:
bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan,
đơn vị phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn
thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Cục Hải quan tỉnh Bình
Dương.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ
VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 27. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a. Mở hồ sơ
Căn cứ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, vào Danh mục hồ sồ
của cơ quan, đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công
chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức
trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình
thành có liên quan vào hồ sơ.
b. Thu thập văn bản vào hồ sơ
Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập
hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan
đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp
xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa
chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến
công việc).
c. Kết thúc và
biên mục hồ sơ
Khi công việc, giải quyết xong thì hồ
sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ
sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra
văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đơn vị hình thành hồ sơ;
b. Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c. Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 28. Giao nhận
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức
a. Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương theo thời hạn được quy định tại
Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bình
Dương biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương
nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
b. Cán bộ, công chức khi chuyển công
tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu
cho cơ quan, đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của
cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày
công việc kết thúc;
b. Sau 03 tháng kể từ ngày công trình
được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị,
cán bộ, công chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản
Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Cục Hải quan tỉnh Bình Dương và bên giao
tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 29. Trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại Cục Hải
quan tỉnh Bình Dương
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Cục
Hải quan tỉnh Bình Dương
Hàng năm Lãnh đạo Cục Hải quan Bình
Dương có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của Cục
Hải quan tỉnh Bình Dương; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a. Tham mưu cho người đứng đầu Cục Hải quan tỉnh Bình Dương trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối
với các đơn vị thuộc, trực thuộc;
b. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức
a. Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập
hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b. Giao nộp hồ sơ, tài liệu đứng thời
hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức văn thư,
lưu trữ
Công chức văn thư, lưu trữ có trách
nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ công chức lập hồ sơ công
việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ
SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 30. Quản lý
con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm
trước Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương việc quản lý,
sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo các đơn vị
thuộc, trực thuộc chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình quản
lý (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương, con dấu các đơn vị thuộc, trực thuộc được giao cho công
chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, văn thư được giao sử dụng và bảo quản
con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh Bình Dương, Lãnh đạo
đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định
sau:
a. Con dấu phải được bảo quản tại
phòng làm việc của công chức văn thư. Trường hợp cần đưa
con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.
Con dấu phải được bảo quản an toàn
trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b. Không giao con dấu cho người khác
khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
cán bộ, công chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị làm thủ tục
đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ
quan, đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia,
tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 31. Sử dụng
con dấu
1. Cán bộ, công chức văn thư phải tự
tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi
các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy
không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người
không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. GIAO NỘP
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 32. Giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hàng năm cán bộ công chức lưu trữ
cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho
lưu trữ cơ quan.
2. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan đối với tài liệu lưu trữ và vật mang tin khác
a) Trách nhiệm đối với bên giao:
- Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu Phụ lục I, Cách lập
hồ sơ, thống kê Mục lục hồ sơ được quy định cụ thể tại Quyết định số
1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ Tài chính.
- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho
lưu trữ của cơ quan để làm thủ tục giao nộp.
b) Trách nhiệm đối với bên nhận:
Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối
chiếu thống nhất với Bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tiếp nhận và lập Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu.
c) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản, bên giao và bên nhận
mỗi bên giữ một bản.
3. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ
điện tử vào Lưu trữ cơ quan
a) Trách nhiệm của bên giao:
- Cán bộ công chức phải lập hồ sơ điện
tử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ
điện tử để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và
dữ liệu đặc tả kèm theo.
- Tài liệu điện tử giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan phải chuẩn thông tin đầu vào; đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và
khả năng truy cập; bảo đảm nội dung, cấu trúc, bối cảnh
hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy
hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
b) Trách nhiệm của bên nhận:
- Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị
giao nộp Danh mục hồ sơ nộp lưu.
- Kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận
đúng, đủ theo Danh mục; dang thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác
dữ liệu đặc tả với hồ sơ, tài liệu; kiểm tra virút và kiểm tra tính chính xác,
toàn vẹn và khả năng truy cập.
- Lập Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.
- Chuyển hồ sơ, tài liệu vào hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện
các biện pháp sao lưu dự phòng.
Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử
và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
Điều 33. Chỉnh
lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, Cục Hải quan tỉnh Bình Dương phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong
kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài
liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý
và sắp xếp riêng biệt;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự
theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu;
sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.
2. Trình tự các bước chỉnh lý tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Công văn
số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quy trình chỉnh
lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000; Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày
06/12/2004 của Bộ Tài chính về ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
thuộc Bộ Tài chính; Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính về
quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của ngành Tài chính và các quy định liên quan.
3. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn
chỉnh theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu.
d) Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị
cần loại ra để hủy (nếu có).
f) Lập danh mục tài liệu bảo quản
vĩnh viễn (nếu có).
a) Lập danh mục tài liệu lạc phông (nếu
có).
b) Lập danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn.
c) Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.
1. Đối với việc thuê công ty chỉnh lý
tài liệu
a) Phải thực hiện đúng các quy trình, thủ tục quy định của Luật Đấu thầu và pháp luật có liên
quan.
b) Công ty thực hiện chỉnh lý phải bảo
mật thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị thuê chỉnh lý.
c) Cơ quan, đơn vị thuê chỉnh lý phải
quản lý, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện và sản phẩm sau khi thuê chỉnh
lý phải đáp ứng được các quy định của nhà nước và của Bộ Tài chính.
Điều 34. Xác định
giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu thực
hiện theo các quy định của Luật lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật
lưu trữ và Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính; Quyết định 888/QĐ-TCHQ ngày 26/3/2014 của Tổng cục Hải
quan quy định về thời hạn bảo quản hồ y sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của ngành Hải quan.
2. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Cục Hải
quan Bình Dương có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trình Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương ban hành sau khi có ý kiến thẩm
định của cơ quan có thẩm quyền.
3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử được xác
định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội
dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu
sau:
- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn
và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ
điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
- Thông tin chứa trong tài liệu lưu
trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
các điều kiện quy định tại Điểm a, Khoản 3 Điều này có giá trị như bản gốc.
4. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 35. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18
Luật lưu trữ 2011; Điều 10 Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 17/11/2016 của Bộ Tài
chính.
Mục 2. GIAO NỘP
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Điều 36. Giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, đơn vị có
trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
vào Lưu trữ lịch sử.
2. Việc giao nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo quy định tại Thông tư số
17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các
cấp.
3. Trình tự, thủ tục giao nộp tài liệu
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy định
tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao,
nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp. Đối với việc giao nộp tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo
quy định tại Điều 7, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ.
Mục 3. BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Điều 37. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu
chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Cục do các cán bộ, công chức tự bảo quản
và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp
lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương và tập trung bảo quản
trong kho lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương. Kho lưu trữ phải
được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo
quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ
đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu
trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức văn thư, lưu trữ của Cục Hải
quan Bình Dương có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học
tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy
đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được
số lượng, chất lượng tài liệu.
4. Thực hiện vệ sinh tài liệu, kho
giá định kỳ theo quy định của pháp luật.
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
a) Tài liệu lưu trữ
điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được
thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy
cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân
loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung tài liệu.
c) Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu
trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
Điều 38. Đối tượng
và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức trong,
ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức ngoài cơ quan,
đơn vị nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy
giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo Cục Hải
quan Bình Dương hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc
hộ chiếu và phải được Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương hoặc Chánh Văn phòng đồng
ý.
Điều 39. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32
Luật lưu trữ 2011; Điều 14 Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 17/11/2016 của Bộ Tài
chính.
Điều 40. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo các quy định tại Điều
31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.
Điều 41. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương phải
có Nội quy mượn - trả hồ sơ lưu trữ.
2. Nội quy bao gồm các nội dung cần
quy định sau:
a) Thời gian mượn trả hồ sơ;
b) Các giấy tờ cần xuất trình khi đến
mượn hồ sơ, tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được
mang vào Phòng lưu trữ;
d) Quy định người mượn phải thực hiện
các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên Phòng
lưu trữ;
đ) Người mượn không được tự ý sao, chụp
ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa
được phép;
e) Ngoài các quy định trên, người mượn
cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống
cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công chức lưu trữ cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục
lục hồ sơ và sổ đăng ký người mượn hồ sơ để quản lý tài liệu
lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Điều 42. Tiêu hủy
tài liệu hết giá trị
Thực hiện theo quy định tại Điều 28
Luật lưu trữ 2011 và Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn trình tự, thủ tục tổ chức tiêu hủy
tài liệu hết giá trị.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 43. Khen
thưởng, xử lý vi phạm
Tập thể, cá nhân có thành tích sau
đây sẽ được xét khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng và các văn
bản hướng dẫn thi hành;
1. Có thành tích tiêu biểu, xuất sắc
trong công tác Văn thư - lưu trữ.
2. Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ
quan trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
3. Phát hiện, tố giác kịp thời hành
vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ cơ quan.
4. Tập thể, cá nhân vi phạm các quy định
của Quyết định này và các quy định khác của pháp luật về công tác Văn thư - lưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm
xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 44. Điều
khoản thi hành
1. Trong quá trình
thực hiện, nếu các văn bản dẫn chiếu tại quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc
thay thế bằng các văn bản mới thì áp dụng theo các văn bản mới.
2. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Bình Dương có trách
nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy chế này; đồng thời
phổ biến, quán triệt đến toàn thể cán bộ công chức của đơn
vị mình.
Trong quá trình triển khai thực hiện,
nếu có những khó khăn, vướng mắc đề nghị các đơn vị phản ánh kịp thời về Cục (qua Văn phòng) để xem xét, hướng dẫn, điều chỉnh
cho phù hợp./.