Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm gì khi cấp giấy chứng nhận?

Chào anh, Ban tư vấn xin giải đáp như sau:

1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Theo khoản 15 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định "Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp"

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là một loại giấy tờ pháp lý chứng minh việc một tổ chức hoặc cá nhân đã đăng ký thành lập doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh. Giấy chứng nhận bao gồm thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký, mã số thuế, ngày thành lập, ngành nghề kinh doanh, và tên các chủ sở hữu hoặc cổ đông.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm gì khi cấp giấy chứng nhận?

Hiện nay, cơ quan đăng ký kinh doanh được tổ chức ở cấp tỉnh và cấp huyện. Ở cấp tỉnh là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, ở cấp huyện là Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện. Nhiệm vụ chính phòng đăng ký kinh doanh là tiếp nhận hồ sơ để đăng ký cho doanh nghiệp, còn Phòng tài chính kế toán chỉ tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì "Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp xảy ra trước và sau khi đăng ký doanh nghiệp" Đây là một trong các nguyên tắc đăng ký khi giải quyết thủ tục đăng ký kinh doanh của cơ quan đăng ký kinh doanh, nhằm mục đích loại trừ trách nhiệm cho cán bộ đăng ký kinh doanh, đồng thời tăng sự nhanh chóng giải quyết thủ tục cho người đăng ký kinh doanh, đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Điều đó có nghĩa, cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ mà không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp khi tiến hành kê khai. Trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ nghĩa là thành phần hồ sơ, các thông tin được ghi trong nội dung hồ sơ phải đầy đủ.

Ví dụ: Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ thì người nộp hồ sơ phải có đủ các giấy tờ sau: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; Điều lệ công ty; Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân. Giả sử nội dung trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp ghi một địa chỉ khác so với địa chỉ đặt trụ sở thực tế của doanh nghiệp hoặc ghi khống vốn số điều lệ, thì cơ quan đăng ký kinh doanh vẫn được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho người nộp.

3. Trách nhiệm của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì "Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo."

Vậy, tính hợp pháp của hồ sơ sẽ do người kê khai hồ sơ chịu trách nhiệm trước pháp luật. Trong trường hợp người kê khai, kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 20 đến 30 triệu đồng đối với tổ chức và từ 10 đến 15 triệu đồng đối với cá nhân theo Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Như vậy, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, còn người kê khai hồ sơ sẽ chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ. Việc kê khai hồ sơ không trung thực, chính xác sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.