TCVN
7420-1:2004 (ISO15489-1) [Tiêu chuẩn chung]
|
TCVN
7420 -2:2004 (ISO/TR 15489-2) (Hướng dẫn)
|
Điều
|
Mô
tả
|
Điều
|
Mô
tả
|
1
|
Phạm vi áp dụng
của TCVN 7420-1 (ISO15489-1)
|
1
|
Phạm vi áp dụng
của TCVN 7420 - 2
(ISO/TR 15489-2)
|
2
|
Tài liệu viện dẫn
Danh mục các tiêu chuẩn
được viện dẫn trong TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)
|
-
|
Thư mục tài liệu
tham khảo
Danh mục các xuất bản
phẩm sử dụng trong tiêu chuẩn
|
3
|
Thuật ngữ và định
nghĩa
|
Không có các định
nghĩa và thuật ngữ bổ sung
|
4
|
Những lợi ích của
quản lý hồ sơ
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
5
|
Môi trường chế định
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
6
|
Chính sách và trách
nhiệm
|
2
|
Chính sách và trách
nhiệm
|
6.1
|
Yêu cầu chung
Thiết lập nhu cầu
về chính sách quản lý hồ sơ
|
2.1
|
Giới thiệu
Lưu ý những hướng
dẫn mở rộng các loại hình trách nhiệm đã được xác định và ấn định
|
6.2
|
Chính sách
Bao gồm các mục
tiêu và các mối quan hệ đối với các hoạt động và môi trường chế định
|
2.2
|
Bản công bố về chính
sách quản lý hồ sơ
Bao gồm các chức
năng, mối quan hệ
với các tài liệu
khác và sự hỗ trợ
|
6.3
|
Trách nhiệm
Bao gồm việc xác
định và định vị trách nhiệm đối với các chính sách
|
2.3
|
Trách nhiệm
|
2.3.1
|
Mục tiêu của việc xác
định trách nhiệm và quyền hạn
Bao gồm mục tiêu và
phạm vi của các quy tắc công việc cần thiết để xác định trách nhiệm đối với
hồ sơ quản lý
|
2.3.2
|
Quyền hạn và trách
nhiệm trong tổ chức
Bao gồm các loại trách
nhiệm của nhân viên trong tổ chức đối với quản lý hồ sơ
|
7
|
Yêu cầu quản lý hồ
sơ
|
-
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
8
|
Thiết kế và thực
hiện hệ thống hồ sơ
|
Không có tiêu đề tương
ứng
|
8.1
|
Yêu cầu chung
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
8.2
|
Đặc tính của hệ
thống hồ sơ
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
8.3
|
Thiết kế và thực
hiện hệ thống hồ sơ
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
8.4
|
Phương pháp luận
thiết kế và thực hiện
|
3
|
Chiến lược, thiết
kế và thực hiện
|
3.1
|
Giới thiệu
Chỉ ra rằng điều 3
mở rộng 8.4
|
3.2
|
Thiết kế và thực
hiện hệ thống hồ sơ
Lưu ý sự tương ứng giữa
các đoạn ở 8.4 và tên các bước trong 3.2
|
8.4
a)
|
Điều tra sơ bộ
|
3.2.2
Bước
A
|
Điều tra sơ bộ
Mở rộng mục tiêu từng
bước và mối liên hệ với các bước khác
|
8.4
b)
|
Phân tích hoạt động
tác nghiệp
|
3.2.3
Bước
B
|
Phân tích hoạt động
tác nghiệp
Mở rộng mục tiêu của
từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
|
8.4
c)
|
Nhận biết các yêu
cầu về hồ sơ
|
3.2.4
Bước
C
|
Xác định các yêu
cầu đối với hồ sơ
Mở rộng mục tiêu của
từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
|
8.4
d)
|
Đánh giá các hệ
thống hiện hành
|
3.2.5
Bước
D
|
Đánh giá hệ thống hiện
hành
Mở rộng mục tiêu của
từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
|
8.4
e)
|
Xác định các chiến
lược để đáp ứng những yêu cầu về hồ sơ
|
3.2.6
Bước
E
|
Xác đinh chiến lược
để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ
Danh mục các yếu tố
ảnh hưởng tới các chiến lược, các chiến lược mang tính khả thi và các tài
liệu cần thiết
|
8.4
f)
|
Thiết kế hệ thống hồ
sơ
|
3.2.7
Bước
F
|
Thiết kế hệ thống hồ
sơ
Giải thích mối quan
hệ giữa bước F và các bước khác và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
|
8.4
g)
|
Thực hiện hệ thống hồ
sơ
|
3.2.8
Bước
G
|
Thực hiện hệ thống hồ
sơ
Mở rộng mục đích của
từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
|
8.4
h)
|
Xem xét sau khi
thực hiện
|
3.2.9
Bước
H
|
Xem xét sau khi
thực hiện
Danh mục các hoạt
động đã áp dụng và mô tả mức lợi nhuận
|
8.5
|
Hệ thống hồ sơ gián
đoạn
|
-
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
9
|
Các quá trình quản lý
hồ sơ và biện pháp kiểm soát
Tiêu đề
|
4
|
Quá trình xử lý hồ sơ
và biện pháp kiểm soát
|
4.1
|
Giới thiệu
Giải thích các
trình tự của quá trình xử lý tài liệu, sự khác biệt giữa siêu dữ liệu trong hệ
thống hồ sơ giấy và trong hệ thống hồ sơ điện tử và sự sắp xếp của điều 4
trong hướng dẫn
|
4.2
|
Công cụ
|
4.2.1
|
Công cụ chính
Danh mục các công cụ
sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ và các lựa chọn được trình bày trong hướng
dẫn (phân loại hoạt động tác nghiệp, quyền xác định giá trị hồ sơ, khung phân
loại cách tiếp cận và bảo mật, từ điển từ chuẩn và từ vựng)
|
4.3
|
Quá trình quản lý
hồ sơ
Giới thiệu và Danh
mục các quá trình
|
9.1
|
Xác định các tài
liệu cần đưa vào hệ thống hồ sơ
Phân tích rủi ro trong
thu nhận, bản chất động của hồ sơ và nhu cầu siêu dữ liệu
|
4.2.4
|
Quyền xác định giá
trị hồ sơ
Giải thích việc thu
nhận hồ sơ phải theo hệ thống
|
4.2.4.2
|
Xác định tài liệu cần
đưa vào hệ thống hồ sơ
Bao gồm việc xác
định các yêu cầu thu nhận các chức năng và hoạt động
Danh mục các quá
trình xác định các nhu cầu thu nhận
Lưu ý việc sử dụng phân
tích rủi ro để quyết định loại hồ sơ cần thu nhận
|
4.3.6
|
Xác định tình trạng
xác định giá trị hồ sơ
Danh mục các quá
trình để xác định tình trạng xác định giá trị tại các điểm thu nhận hồ sơ,
đặc biệt là trong môi trường điện tử
|
9.2
|
Xác định thời hạn lưu
giữ hồ sơ
Mô tả các nhân tố ảnh
hưởng tới quá trình lưu giữ, lý do lưu giữ và loại hồ sơ cần tiếp tục lưu giữ
|
4.2
|
Công cụ
|
4.2.1
|
Công cụ chính
Đề cập tới quyền
xác định giá trị
|
4.2.2
|
Phân loại hoạt động
tác nghiệp
Lưu ý xây dựng quyền
xác định giá trị từ khung phân loại hoạt động tác nghiệp
|
4.2.4
|
Quyền xác định giá
trị hồ sơ
Mô tả quyền xác
định giá trị
|
4.2.4.2
|
Xác định tài liệu
cần thu nhận vào hệ thống hồ sơ
Giải thích việc xác
định thời gian duy trì hồ sơ phải được yêu cầu trên sự phân định chức năng và
hoạt động Lưu ý nhu cầu cần có một thời hạn lưu giữ rõ ràng
|
4.2.4.3
|
Xác định thời hạn lưu
giữ hồ sơ
Mô tả yêu cầu phân
tích để xác định hồ sơ được lưu giữ trong bao lâu, các ví dụ. Cung cấp bản mô
tả thời hạn lưu giữ
|
4.3.6
|
Xác định tình trạng
xác định giá trị
Danh mục các quá
trình liên kết các hoạt động dựa trên phân loại tình trạng xác định giá trị,
đặc biệt trong một môi trường điện tử
|
4.3.9
|
Áp dụng việc xác
định giá trị
Giải thích quyền áp
dụng việc xác định giá trị
|
9.3
|
Thu nhận hồ sơ
Danh mục các mục
đích và công nghệ
|
-
|
Xem 4.2.4.2 Xác
định tài liệu cần thu nhận vào hệ thống hồ sơ
|
|
|
4.3.2
|
Thu nhận
Mô tả các quá trình
thu nhận, kể cả các ví dụ về tài liệu không cần thu nhận vào hồ sơ, phương pháp
thu nhận được yêu cầu trong hệ thống hồ sơ giấy và hệ thống hồ sơ điện tử và
siêu dữ liệu.
|
9.4
|
Đăng ký
Xác định quá trình
đăng ký và giải thích các mục đích
|
4.3.3
|
Đăng ký
Mở rộng các quá
trình, Danh mục các siêu dữ liệu và quy định siêu dữ liệu
|
9.5
|
Phân loại
|
3.2.2
|
Bước A: Điều tra sơ
bộ
Bao gồm dấu hiệu
biết trước để xây dựng khung phân loại công việc
|
9.5.1
|
Phân loại các hoạt
động tác nghiệp
Giải thích cách sử
dụng khung phân loại công việc
|
3.2.3
|
Bước B: Phân tích hoạt
động tác nghiệp
Giải thích mục đích
của việc phân tích công việc trong thiết kế hệ thống hồ sơ; khung phân loại hoạt
động tác nghiệp liên quan tới các tài liệu khác của quá trình tác nghiệp và
danh mục các công cụ được xây dựng từ khung phân loại hoạt động tác nghiệp
|
9.5.2
|
Hệ thống phân loại
Lưu ý mối quan hệ
với các hoạt động tác nghiệp
|
4.2.1
|
Công cụ chính
Đề cập tới những công
cụ chính
|
4.2.2
|
Phân loại hoạt động
tác nghiệp
Giải thích bản chất
và mục đích của khung phân loại hoạt động tác nghiệp
|
4.2.2.2
|
Xây dựng hệ thống phân
loại hoạt động tác nghiệp
Giải thích yêu cầu
phân tích và cấu trúc khung
Cung cấp danh mục
các điểm hướng dẫn trong việc xây dựng khung phân loại công việc
|
9.5.3
|
Kiểm soát từ vựng
Lưu ý sự hỗ trợ đối
với sơ đồ phân loại và đánh chỉ số.
|
4.2.3
|
Từ vựng
|
4.2.3.1
|
Kiểm soát từ vựng -
danh mục các tiêu đề quy định
Mô tả danh mục tiêu
đề quy định
|
4.2.3.2
|
Từ điển từ chuẩn
Mô tả từ điển từ
chuẩn
|
4.3.4.2
|
Kiểm soát từ vựng
Bàn luận mức yêu
cầu kiểm soát từ vựng trong những tình huống khác nhau.
|
9.5.4
|
Đánh chỉ số
Lưu ý tới khả năng
đánh chỉ số tự động hoặc bằng tay và đề cập tới các tiêu chuẩn quốc tế
|
4.3.4.3
|
Đánh chỉ số
Bao gồm các mục
tiêu và phương tiện đánh chỉ số
Nguồn danh mục thuật
ngữ đánh chỉ số
|
9.5.5
|
Cáp số hiệu và mã
hiệu
Mô tả giá trị các
mã hiệu để nhận dạng
|
-
|
Không có hướng dẫn
bổ sung
|
9.6
|
Lưu giữ và xử lý
Mô tả khung duy trì
hồ sơ trong một điều kiện có thể sử dụng được
|
4.3.7
|
Lưu trữ
|
4.3.7.1
|
Quyết định lưu trữ
hồ sơ
Giải thích các lý
do đưa ra quyết định lưu giữ và sử dụng phân tích rủi ro. Danh mục các yếu tố
để xem xét lựa chọn trong việc lưu trữ và xử lý các lựa chọn
|
4.3.7.2
|
Xem xét các phương
tiện
Danh mục các yếu tố
để tiếp cận khi lựa chọn phương tiện lưu trữ
|
4.3.7.3
|
Lưu giữ bằng kỹ
thuật số
Danh mục các yếu tố
bổ sung khi xem xét việc lưu giữ bằng kỹ thuật số
|
9.7
|
Tiếp cận
Sự tiếp cận liên quan
khung chế định và giải thích các nhu cầu về các nguyên tắc tiếp cận
Danh mục các yêu
cầu kiểm soát tiếp cận
|
4.2.5
|
Khung phân loại tiếp
cận và bảo mật
Xác định khung phân
loại tiếp cận và bảo mật
|
4.2.5.2
|
Xây dựng phân loại hướng
tiếp cận và bảo mật
Danh mục các lý do
hạn chế tiếp cận Danh mục các nguồn thông tin về yêu cầu bảo mật và tiếp cận
hồ sơ Giải thích nhu cầu đối với khung nhận dạng nhân viên, mức tiếp cận hồ sơ
và áp dụng kiểm soát tiếp cận và bảo mật
|
4.3.5
|
Phân loại tiếp cận
và bảo mật
Danh mục các bước
áp dụng khung phân loại tiếp cận và bảo mật và lưu ý nhu cầu giám sát liên tục
của việc kiểm soát hồ sơ
|
4.3.8
|
Sử dụng và theo dõi
Giải thích nhu cầu
theo dõi sử dụng và mối quan hệ sử dụng bảo mật
|
9.8
|
Theo dõi
|
4.3.8
|
Sử dụng và theo dõi
Cung cấp một khung quản
lý việc sử dụng thông qua theo dõi
Giải thích cách
thức để phát huy tác dụng của việc theo dõi vào quá trình bảo mật hồ sơ và
chỉ ra các loại hình sử dụng
Lưu ý nhu cầu theo dõi
hệ thống để định vị hồ sơ và tìm kiếm
|
9.8.1
|
Yêu cầu chung
Cung cấp lý do theo
dõi
|
9.8.2
|
Theo dõi áp dụng
công việc
Giải thích cơ sở
theo dõi hoạt động
|
9.8.3
|
Theo dõi vị trí
Giải thích cơ sở
theo dõi vị trí
|
9.9
|
Thực hiện việc xác
định giá trị
Bao gồm việc thực
hiện các quyết định xác định giá trị bằng việc tiêu hủy hoặc chuyển giao sự
lưu trữ hoặc lưu giữ khác nhau
Danh mục các nguyên
tắc quan sát khi tiêu hủy hồ sơ
|
4.3.9
|
Thực hiện việc xác
định giá trị
Mô tả quá trình xác
định giá trị hồ sơ
|
4.3.9.2
|
Sự lưu giữ liên tục
Trách nhiệm và chiến
dịch đối với việc lưu giữ liên tục
|
4.3.9.3
|
Tiêu hủy
Mô tả quá trình
tiêu hủy
|
4.3.9.4
|
Chuyển giao lưu giữ
hoặc sở hữu hồ sơ
Giải thích điều kiện
chuyển giao quyền sở hữu và lưu giữ tài liệu
Danh mục trách
nhiệm và kiểm soát việc xuất bản phải được xem xét
|
9.10
|
Lập văn bản các quá
trình quản lý hồ sơ
Các yêu cầu về lập
văn bản và quyền hạn đối với các quá trình xử lý hồ sơ
|
4.2.4
|
Quyền xác định giá
trị hồ sơ
Lưu ý nhu cầu quyền
hạn về xác định giá trị hồ sơ chính thức
|
4.2.4.3
|
Xác định thời gian
duy trì hồ sơ
Đề cập đến quyền
xác định giá trị hồ sơ và xác định giá trị hồ sơ nhanh
|
4.3.2
|
Thu nhận
Đề cập quyền xác định
giá trị hồ sơ chính thức
|
10
|
Giám sát và đánh
giá
Lưu ý các yêu cầu
|
5
|
Giám sát và đánh
giá
|
5.1
|
Yêu cầu chung
Đưa lý do về lợi ích
và trách nhiệm trong các chương trình giám sát
|
5.2
|
Đánh giá sự tuân
thủ
Lưu ý các nhu cầu
để chỉ ra rằng hệ thống hồ sơ vận hành tốt
|
5.3
|
Giá trị của bằng
chứng
Mô tả nhu cầu để đảm
bảo rằng hồ sơ được chấp nhận tại tòa
|
5.4
|
Giám sát kết quả áp
dụng
Đề cập nhu cầu để
thiết lập các mức tiến hành trong việc đánh giá quá trình áp dụng hệ thống
|
11
|
Đào tạo
Lưu ý các yêu cầu
|
6
|
Đào tạo
|
6.1
|
Giới thiệu
Trình bày mục đích của
các chương trình đào tạo
|
6.2
|
Các yêu cầu của chương
trình đào tạo
Mô tả ý nghĩa của chương
trình đào tạo
|
6.3
|
Các đối tượng cần được
đào tạo
Danh mục danh sách
nhân sự
|
6.4
|
Đào tạo chuyên gia
quản lý hồ sơ
Trình bày chi tiết việc
đào tạo các nhân viên quản lý hò sơ
|
6.4.2
|
Phương pháp đào tạo
Danh mục các phương
pháp đào tạo
|
6.5
|
Đánh giá và xem xét
việc đào tạo
Phương pháp và lợi
ích
|
Phụ lục B
(Tham
khảo)
So sánh TCVN 7420-2 (ISO/TR 15489 - 2)
và TCVN 7420-1 (ISO 15489 - 1)
Phụ lục này liệt kê
các điều của TCVN 7420-2 (ISO/TR 15489-2) (Hướng dẫn) và chỉ ra mối liên quan
với các điều trong TCVN 7420-1 (ISO 15489 - 1).
Các điều trong TCVN
7420-1 (ISO 15489 - 1) không có các hướng dẫn bổ sung trong TCVN 7420-2:
(ISO/TR 15489-2) sẽ được trình bày ở cuối bảng B.1.
Bảng
B.1
TCVN
7420 -2 (ISO/TR 15489-2)
(Hướng
dẫn)
TCVN
7420-1 (ISO15489-1)
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Điều
Mô
tả
Điều
Mô
tả
1
Phạm vi áp dụng
của hướng dẫn
1
Phạm vi áp dụng
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
2
Các chính sách và
trách nhiệm
6
Chính sách và trách
nhiệm
2.1
Giới thiệu
Lưu ý những hướng
dẫn mở rộng các loại hình trách nhiệm đã được xác định và ấn định
6.1
Yêu cầu chung
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
2.2
Bản công bố về chính
sách quản lý hồ sơ
Bao gồm các chức năng,
mối quan hệ với các tài liệu khác và sự hỗ trợ
6.2
Chính sách
Bao gồm các mục tiêu
và các mối quan hệ đối với các hoạt động và môi trường chế định
2.3
Các trách nhiệm
6.3
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Bao gồm việc xác định
và định vị trách nhiệm đối với các chính sách
2.3.1
Mục tiêu của việc
xác định trách nhiệm và quyền hạn
Bao gồm mục tiêu và
phạm vi của các quy tắc công việc cần thiết để xác định trách nhiệm đối với
hồ sơ quản lý
2.3.2
Quyền hạn và trách
nhiệm trong tổ chức
Bao gồm các loại trách
nhiệm của nhân viên trong tổ chức đối với quản lý hồ sơ
3
Chiến lược, thiết
kế và thực hiện
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Phương pháp luận
thiết kế và thực hiện
3.1
Giới thiệu
Chỉ ra rằng điều 3
mở rộng 8.4
3.2
Thiết kế và thực
hiện hệ thống hồ sơ
Lưu ý sự tương ứng giữa
các đoạn ở 8.4 và tên các bước trong 3.2
3.2.2
Bước
A
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Mở rộng mục tiêu
từng bước và mối liên hệ với các bước khác
8.4
a)
Điều tra sơ bộ
3.2.3
Bước
B
Phân tích hoạt động
tác nghiệp
Mở rộng mục tiêu
của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4
b)
Phân tích hoạt động
tác nghiệp
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Bước
C
Xác định các yêu
cầu đối với hồ sơ
Mở rộng mục tiêu
của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4
c)
Nhận biết các yêu
cầu về hồ sơ
3.2.5
Bước
D
Đánh giá hệ thống hiện
hành
Mở rộng mục tiêu
của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Đánh giá các hệ
thống hiện hành
3.2.6
Bước
E
Xác đinh chiến lược
để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ
Danh mục các yếu tố
ảnh hưởng tới các chiến lược, các chiến lược mang tính khả thi và các tài
liệu cần thiết
8.4
e)
Xác định các chiến
lược để đáp ứng những yêu cầu về hồ sơ
3.2.7
Bước
F
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Giải thích mối quan
hệ giữa bước F và các bước khác và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4
f)
Thiết kế hệ thống hồ
sơ
3.2.8
Bước
G
Thực hiện hệ thống hồ
sơ
Mở rộng mục đích của
từng bước và danh mục các tài liệu có thể thực hiện
8.4
g)
Thực hiện hệ thống hồ
sơ
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Bước
H
Xem xét sau khi
thực hiện
Danh mục các hoạt
động đã áp dụng và mô tả mức lợi nhuận
8.4
h)
Xem xét sau khi
thực hiện
4
Quá trình xử lý hồ sơ
và biện pháp kiểm soát
9
Các quá trình quản lý
hồ sơ và biện pháp kiểm soát
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Giới thiệu
Cấu trúc các quá
trình xử lý hồ sơ và hướng dẫn
-
Không tương ứng
4.2
Công cụ
-
Xem 9.10 Lập văn
bản các quá trình quản lý hồ sơ
Lưu ý các yêu cầu
đối với tài liệu
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Công cụ chính
Danh mục các công cụ
sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ và các lựa chọn được trình bày trong hướng
dẫn (phân loại hoạt động tác nghiệp, quyền xác định giá trị hồ sơ, khung phân
loại cách tiếp cận và bảo mật, từ điển từ chuẩn và từ vựng)
4.2.2
Phân loại hoạt động
tác nghiệp
Bao gồm phân tích các
chức năng, hoạt động và giao dịch để mô tả, quản lý và truy tìm hồ sơ và hỗ
trợ lưu giữ và xác định giá trị hồ sơ
9.5
Phân loại
9.5.1
Phân loại các hoạt
động tác nghiệp
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
4.2.2.2
Xây dựng hệ thống phân
loại hoạt động tác nghiệp
Bao gồm các phân
tích để hỗ trợ sự phân loại hoạt động tác nghiệp và các phương pháp xây dựng
khung phân loại. Xem 8.3 Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ.
9.5.2
Hệ thống phân loại
Lưu ý yêu cầu cơ sở
và mức phân loại.
4.2.3
Từ vựng
9.5.3
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Lưu ý mục đích của kiểm
soát từ vựng.
4.2.3.1
Kiểm soát từ vựng -
danh mục các tiêu đề quy định.
Trình bày một danh sách
tiêu đề.
4.2.3.2
Từ điển từ chuẩn
Mô tả từ điển từ
chuẩn.
-
Xem thêm 9.5.3 Kiểm
soát từ vựng
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Quyền xác định giá
trị hồ sơ.
Mô tả yêu cầu đối
với các công cụ chính thức
9.2
Xác định thời gian
lưu trữ hồ sơ
Giải thích cơ sở
của việc lưu trữ và tiếp tục lưu trữ.
4.2.4.2
Xác định tài liệu
cần thu nhận vào hệ thống hồ sơ.
Bao gồm yêu cầu
phân tích và phân tích rủi ro
4.2.4.3
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Bao gồm quyết định
thời hạn lưu giữ hồ sơ dựa trên các yêu cầu bên trong và bên ngoài, sử dụng và
nối kết với các hệ thống khác và quy cách về thời gian lưu giữ.
9.10
Lập văn bản quá
trình quản lý hồ sơ.
Mô tả quyền xác
định giá trị hồ sơ
4.2.5
Khung phân loại việc
tiếp cận và bảo mật
Mô tả yêu cầu và
mức độ phức tạp cần thiết.
9.7
Tiếp cận
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
4.2.5.2
Xây dựng phân loại hướng
tiếp cận và bảo mật
Bao gồm sự phân
tích và phân tích rủi ro để xây dựng khung và các quá trình áp dụng
4.3
Quá trình quản lý
hồ sơ
Danh mục các quá trình
(thu nhận, đăng ký, phân loại, xác định tình trạng xác định giá trị, phân
loại tiếp cận, lưu giữ, sử dụng và định vị, áp dụng việc xác định giá trị hồ
sơ).
-
Không tương ứng.
4.3.2
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Mô tả các yếu tố
tác động tới thu nhận, phương pháp và mức cụ thể
9.1
Xác định các tài
liệu cần đưa vào hệ thống hồ sơ
Phân tích và giải
thích việc thu nhận
9.3
Thu nhận hồ sơ
Danh mục mục đích
và công nghệ
4.3.3
Đăng ký
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
9.4
Đăng ký
Giải thích mục đích
4.3.4
Phân loại
Gồm các định nghĩa,
các bước và yếu tố ảnh hưởng tới mức phân loại.
9.5
Phân loại
9.5.1
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Mô tả lợi ích của việc
phân loại hoạt động tác nghiệp
9.5.2
Hệ thống phân loại
Lưu ý yêu cầu về cơ
sở và mức phân loại
4.3.4.2
Kiểm soát từ vựng
Lưu ý các nhân tố ảnh
hưởng tới mức giới hạn.
9.5.3
Kiểm soát từ vựng
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
4.3.4.3
Đánh chỉ số
Bao gồm các mục đích
và phương tiện đánh chỉ số. Danh mục các nguồn thuật ngữ đánh chỉ số.
9.5.4
Đánh chỉ số
Lưu ý khả năng đánh
chỉ số thủ công hoặc tự động dựa theo tiêu chuẩn quốc tế
4.3.5
Phân loại tiếp cận
và bảo mật
Phân tích việc ấn
định các quyền tiếp cận và trách nhiệm đối với việc hạn chế
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Tiếp cận
Trình bày khung chế
định và quá trình hỗ trợ
4.3.6
Xác định tình trạng
xác định giá trị
Giải thích các quá
trình xác định
9.9
Thực hiện việc xác
định giá trị hồ sơ
Danh mục loại hành động
xác định giá trị và các nguyên tắc tiêu hủy tài liệu.
4.3.7
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
9.6
Lưu trữ và xử lý
Trình bày xem xét
về các yêu cầu
4.3.7.1
Quyết định lưu giữ
hồ sơ
Bao gồm phân tích
rủi ro để quyết định các lưu trữ tùy chọn và các khía cạnh liên quan đến hồ
sơ cần xem xét.
4.3.7.2
Xem xét các phương
tiện
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
4.3.7.3
Lưu giữ bằng kỹ
thuật số
Danh mục các chiến
lược bổ sung về lưu giữ kỹ thuật số.
4.3.8
Sử dụng và theo dõi
Đề cập quá trình được
yêu cầu để quản lý sử dụng và kiểm soát
9.8
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
9.8.1
Yêu cầu chung
Danh mục các mục đích
của việc lưu chuyển và sử dụng hồ sơ
9.8.2
Theo dõi thực hiện
công việc
Danh mục các lợi
ích của việc kiểm soát lưu chuyển hồ sơ qua các quá trình công việc
9.8.3
Theo dõi vị trí
Trình bày các lợi ích
và yêu cầu đối với quá trình định vị hồ sơ
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Thực hiện việc xác
định giá trị hồ sơ
Mô tả các quá trình
xác định giá trị.
9.9
Thực hiện việc xác
định giá trị
Bao gồm quá trình
áp dụng các quyết định xác định giá trị hồ sơ bằng cách tiêu hủy hoặc chuyển
giao tới kho tài liệu hoặc tổ chức giữ tài liệu
Các nguyên tắc để quan
sát khi tiêu hủy tài liệu khác.
Danh mục các nguyên
tắc khi tiêu hủy hồ sơ.
4.3.9.2
Lưu giữ liên tục
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
4.3.9.3
Tiêu hủy
Trình bày các quá
trình tiêu hủy
4.3.9.4
Chuyển giao quyền lưu
giữ hoặc sở hữu hồ sơ
Trình bày các trường
hợp chuyển giao quyền sở hữu và lưu giữ hồ sơ.
Danh mục trách
nhiệm và kiểm soát cần xem xét.
5
Giám sát và đánh
giá
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Giám sát và đánh
giá
Lưu ý tới các yêu
cầu.
5.1
Yêu cầu chung
Đưa ra lý do giám
sát chương trình
5.2
Kiểm soát việc áp
dụng
Giải thích các nhu cầu
để chỉ ra rằng hệ thống hồ sơ vẫn vận hành tốt.
5.3
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Giải thích rằng các
hồ sơ được chấp nhận tại tòa
5.4
Kiểm soát quá trình
áp dụng
Lưu ý tới các nhu cầu
đánh giá quá trình áp dụng hệ thống.
6
Đào tạo
11
Đào tạo
Lưu ý tới các yêu
cầu
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Giới thiệu.
Lưu ý mục đích của chương
trình đào tạo
6.2
Các yêu cầu của chương
trình đào tạo
Lưu ý các cách thức
quản lý một chương trình đào tạo
6.3
Các đối tượng cần được
đào tạo
Danh mục danh sách
nhân viên
6.4
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Lưu ý các nhiệm vụ và
kỹ năng cần thiết của một chuyên gia tốt
6.4.2
Phương pháp đào tạo
Danh mục các phương
pháp
6.5
Đánh giá và xem xét
việc đào tạo
Lưu ý phương pháp
và lợi ích
-
Thư mục tài liệu
tham khảo
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
2
Tài liệu tham khảo
Danh mục các tiêu chuẩn
viện dẫn trong TCVN 7420-1 (ISO 15489 - 1)
-
Lưu ý rằng các điều
và điều nhỏ sau đây có lời văn trong TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) nhưng không có
các điều và điều nhỏ tương ứng trong hướng dẫn
3
Thuật ngữ và định
nghĩa
4
Những lợi ích của
việc quản lý hồ sơ
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Môi trường chế định
7
Yêu cầu quản lý hồ
sơ
8
Thiết kế và thực
hiện hệ thống hồ sơ
8.1
Yêu cầu chung
8.2
Đặc tính của hệ
thống hồ sơ
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
Thiết kế và thực
hiện hệ thống hồ sơ
8.5
Hệ thống hồ sơ gián
đoạn
9.5.5
Cấp số hiệu và mã
hiệu
Thư mục tài liệu tham khảo
[1] ISO 690-2, Information
and documentation - Bibligraphic references - Part 2: Electronic documents or
parts thereof
[2] ISO 2788, Documentation
- Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
MỤC
LỤC
1. Phạm vi áp dụng
2. Chính sách và
trách nhiệm.
2.1. Giới thiệu
2.2. Công bố về chính
sách quản lý hồ sơ
2.3. Trách nhiệm
3. Chiến lược, thiết
kế và thực hiện
3.1. Giới thiệu
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
3.2.1. Yêu cầu chung
3.2.2. Bước A: Điều
tra sơ bộ
3.2.3. Bước B: Phân
tích hoạt động kinh doanh
3.2.4. Bước C: Xác
định các yêu cầu đối với hồ sơ
3.2.5. Bước D: Đánh
giá hệ thống hiện hành
3.2.6. Bước E: Xác
định chiến lược để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ
3.2.7. Bước F: Thiết
kế hệ thống hồ sơ
3.2.8. Bước G: Thực
hiện hệ thống hồ sơ
3.2.9. Bước H: Xem
xét sau khi thực hiện
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
4.1. Giới thiệu
4.2. Công cụ
4.3. Quá trình quản lý
hồ sơ
5. Giám sát và đánh
giá
5.1. Yêu cầu chung
5.2. Đánh giá sự tuân
thủ
5.3. Giá trị của bằng
chứng
5.4. Giám sát kết quả
thực hiện
6. Đào tạo
...
...
...
Bạn phải
đăng nhập hoặc
đăng ký Thành Viên
TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66
6.2. Các yêu cầu của
chương trình đào tạo
6.3. Các đối tượng
cần được đào tạo
6.4. Đào tạo chuyên
gia quản lý hồ sơ
6.5. Đánh giá và xem
xét việc đào tạo
Phụ lục A (tham khảo)
Phụ lục B (tham khảo)
Thư mục tài liệu tham
khảo